Royalties de clientes dos EUA: retenção, tratado e formulários

O pagamento é royalties, honorários por serviço ou uma venda?

Um pagamento pela permissão de usar propriedade intelectual normalmente é royalties, mesmo quando é um preço por produto vendido. Um valor pago por um trabalho que você faz pode ser renda de serviço, e a transferência definitiva de todos os seus direitos pode ser uma venda. O rótulo do contrato não decide isso.

O artigo XII(4) trata como royalties os ganhos da transferência de direitos intangíveis quando dependem de produtividade, uso ou alienação posterior; por isso, chamar de preço de compra um pagamento por produto não o tira necessariamente do artigo sobre royalties. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigo XII

Para o imposto doméstico dos EUA, a venda por preço fixo de um intangível por um não residente geralmente tem fonte fora dos Estados Unidos; só a parte do preço que depende da produtividade, do uso ou da alienação do intangível tem fonte como royalties. Uma venda atribuível a um escritório dos EUA ou a outro local fixo de negócios é a exceção. 26 USC 865, IRS Publication 519, propriedade intangível

Uma licença de software ou um acesso online são royalties?

O que o cliente recebe decide.

Um acordo que mistura esses elementos é classificado pelo que o cliente paga principalmente. Para anos fiscais que começam em 14 de janeiro de 2025 ou depois, essas regras governam a retenção nos EUA; elas não tratam da definição de royalties do tratado nem da classificação do Canadá, então um contrato misto ainda depende dos seus termos. 26 CFR 1.861-18, 26 CFR 1.861-19

O imposto dos EUA sobre royalties depende do pagador ou do lugar onde meu trabalho é usado?

Em geral, a fonte dos royalties pelo direito doméstico dos EUA segue o lugar onde a propriedade intelectual é usada. O endereço de um pagador dos EUA, sozinho, não torna todos os royalties renda de fonte dos EUA.

Uma licença para uso nos Estados Unidos pode gerar royalties de fonte dos EUA mesmo que o criador trabalhe inteiramente no Canadá. Uma licença restrita ao uso fora dos Estados Unidos geralmente gera royalties de fonte estrangeira. Para direitos mundiais, mantenha registros de uso por território para apoiar a divisão. IRS Publication 519, regras de fonte

Para royalties de fonte dos EUA que não são efetivamente vinculados (effectively connected) a um negócio nos EUA, a alíquota federal padrão é 30% do pagamento bruto, sujeita ao alívio do tratado. As despesas não reduzem esse imposto sobre o valor bruto. IRS: renda FDAP (fixa, determinável, anual ou periódica)

O artigo XII(6) dá ao tratado a sua própria regra de fonte, mas o artigo XII(2) deixa a tributação dos EUA para o direito doméstico dos EUA. Analise primeiro a fonte pelo direito doméstico e depois o alívio do tratado. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigo XII

Qual alíquota de royalties do tratado entre o Canadá e os EUA se aplica?

Os royalties elegíveis são isentos ou limitados a 10% do royalty bruto. A categoria depende dos direitos licenciados, e não da profissão do criador.

O destinatário deve ser o beneficiário final e um residente do Canadá pelo tratado, com direito aos benefícios do tratado. Uma corporação também deve passar por um teste de limitação de benefícios (limitation-on-benefits), baseado em quem a possui e em quanto da sua renda bruta sai como pagamentos dedutíveis a terceiros, ou em um negócio ativo canadense que seja substancial em relação à atividade nos EUA; se não passar, pode pedir alívio à autoridade competente dos EUA. Constituir a corporação no Canadá, por si só, não basta. Regras especiais de estabelecimento permanente e de partes relacionadas podem mudar o resultado. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigos XII e XXIX A

O rótulo “desenho” não decide a alíquota; o direito licenciado decide. Reproduzir o seu desenho ou a sua arte gera royalties de direitos autorais pelo XII(3)(a); licenciar uma marca, ou um desenho ou modelo industrial, não é. Um personagem de quadrinhos em brinquedos pode ter os dois; por isso, o contrato deve dividir o valor por direito, e o manuseio de estoque e a expedição pela empresa de brinquedos não mostram quais direitos você forneceu. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigo XII

Que formulário W-8 e quais linhas do tratado entrego ao pagador?

Em geral, um beneficiário final pessoa física entrega ao pagador o Form W-8BEN; uma corporação canadense geralmente usa o Form W-8BEN-E. Entregue-o assinado antes do pagamento, indicando a categoria de royalties em que se baseia o pedido do tratado.

Os dois formulários servem só para pessoas estrangeiras. Um cidadão dos EUA, mesmo que more no Canadá, e um estrangeiro residente dos EUA, como o titular de green card, usam o Form W-9; veja americanos no Canadá.

A linha especial de royalties é exigida porque o tratado tem alíquotas diferentes para tipos diferentes de royalties. Por exemplo, para royalties de software: artigo XII(3)(b), 0%, royalties e uma declaração de que você é residente no Canadá e beneficiário final. Para royalties de marca: artigo XII(2), 10%. instruções do W-8BEN, instruções do W-8BEN-E

Nem sempre é necessário um número de contribuinte dos EUA para um pedido de tratado de royalties comuns. O destinatário geralmente pode dar, no lugar dele, um número de identificação fiscal estrangeiro emitido no Canadá: linha 6a do W-8BEN ou linha 9b do W-8BEN-E, em vez do número dos EUA da linha 5 ou da linha 8. Não use essa opção sem um número que a justifique. Requisitos do pedido de tratado, 26 CFR 1.1441-6

Em geral, um W-8 vale até o último dia do terceiro ano-calendário seguinte, contado a partir do ano em que você o assina, a menos que uma mudança o torne incorreto, como a mudança para os Estados Unidos, uma renda que passa a ser efetivamente vinculada a um negócio nos EUA ou uma mudança na propriedade de uma corporação que afeta a caixa de limitação de benefícios dela. Avise o pagador em até 30 dias e entregue um formulário novo. Se o pagador pedir um W-9 no lugar, veja autônomo canadense com clientes nos EUA; para o restante de um formulário de corporação, veja formulários W de uma corporação canadense.

O que o Form 1042-S deve mostrar e o que fazer se o código estiver errado?

Em geral, o pagador informa os royalties de fonte dos EUA no Form 1042-S mesmo quando o alívio do tratado elimina a retenção. O código de renda indica a categoria do pagamento; ele não define a alíquota do tratado. IRS Publication 515, obrigações de declaração

Confira o código de renda (caixa 1), a renda bruta (caixa 2), o código de isenção (caixa 3a; 04 para um pedido de tratado), a alíquota (caixa 3b), o imposto retido (caixa 10) e os seus próprios dados com o contrato e com a alíquota do tratado que você pediu. O código 10 pode cobrir tanto royalties de patente isentos quanto royalties de marca tributáveis. Se o contrato e o formulário divergirem, pergunte ao pagador por que escolheu esse código e peça um formulário corrigido, quando couber. instruções do Form 1042-S

Quando os royalties viram lucro de negócio nos EUA?

Só se você tem uma presença nos EUA ligada ao direito licenciado. Uma licença assinada do Canadá com um cliente dos EUA, sem escritório nem agente dependente nos EUA, é o caso comum de royalties descrito acima. Se você exerce, ou exerceu, atividade empresarial nos Estados Unidos por meio de um estabelecimento permanente, como um local fixo de negócios, uma pessoa que habitualmente conclui contratos em seu nome ou serviços prestados lá por 183 dias ou mais em 12 meses pelo artigo V(9), e o direito licenciado está efetivamente vinculado a ele, o artigo VII tributa os royalties como lucro de negócio, e não pelo artigo XII. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigos V, VII e XII(5) O direito doméstico dos EUA tem um teste próprio de renda efetivamente vinculada, então os dois precisam ser analisados. IRS Publication 519

Para renda efetivamente vinculada tributável, o Form W-8ECI geralmente substitui o W-8 comum para essa renda. Ele exige um número de contribuinte dos EUA, e o alívio da retenção sobre o valor bruto deixa aberta uma possível declaração dos EUA e imposto sobre a renda líquida. instruções do W-8ECI

Preciso entregar uma declaração dos EUA por causa dos royalties?

Não só por causa dos royalties, se o imposto correto foi retido e você não tem atividade empresarial nos EUA. Em geral, uma pessoa física entrega o Form 1040-NR se tem atividade empresarial nos EUA (mesmo que isenta pelo tratado), se nem todo o imposto dos EUA devido sobre os royalties foi retido ou para pedir de volta imposto retido a maior. instruções do 1040-NR, quem deve entregar Para o teste completo, veja autônomo canadense com clientes nos EUA ou, para uma corporação, declaração de imposto dos EUA de corporação canadense.

Como corrijo a retenção padrão ou recupero imposto retido a mais?

Se o pagador reteve 30% porque faltava a documentação do tratado, estabeleça a classificação, a fonte e a elegibilidade ao tratado antes de pedir restituição. O pagador responde pelo imposto que deveria ter retido e, por isso, retém quando não há um formulário válido (IRS Publication 515, responsabilidade pelo imposto). Um W-8 posterior apoia pagamentos futuros, mas não devolve automaticamente a retenção anterior. Entregue ao pagador o W-8 correto e as cláusulas da licença que sustentam o pedido, e pergunte se ele pode corrigir a retenção e o Form 1042-S, o que em geral só pode fazer antes de entregá-lo ou fornecê-lo, com vencimento em 15 de março do ano seguinte ao ano do pagamento (IRS Publication 515, ajuste de retenção a maior, 26 CFR 1.1461-2). Se ele não puder, uma pessoa física geralmente pede a restituição no Form 1040-NR e uma corporação no Form 1120-F (instruções do 1040-NR, instruções do 1120-F), até o que ocorrer depois entre 3 anos após a entrega da declaração e 2 anos após o pagamento do imposto, contando a retenção como paga na data de vencimento original da declaração (26 USC 6511, 26 USC 6513(b)(3)). Para o passo a passo, veja imposto dos EUA retido de pagamentos a canadenses.

Como declaro royalties e imposto dos EUA no Canadá?

Declare o royalty bruto em dólares canadenses, antes do imposto dos EUA. A classificação dos EUA para royalties não resolve a classificação canadense: a linha depende de os royalties serem de uma obra ou invenção, renda de negócio ou renda de propriedade.

A CRA reconhece que royalties podem ser renda de investimento ou de negócio; por isso, não coloque todo pagamento de criador na linha 10400 sem verificar a atividade. CRA: linha 10400, royalties

Para uma corporação, um negócio cujo objetivo principal é ganhar royalties de uma propriedade é um negócio de investimento especificado (specified investment business), e não um negócio ativo, a menos que empregue mais de 5 empregados em tempo integral durante todo o ano; a dedução para pequenas empresas se aplica apenas à renda de negócio ativo. Income Tax Act, seção 125; veja como as corporações são tributadas.

Converta a renda e o imposto elegível para dólares canadenses (CRA: crédito federal por imposto estrangeiro). Rendimentos estrangeiros na declaração do Canadá explica o Form T2209 e o limite do crédito; quem mora em Quebec também entrega uma declaração de Quebec e pede o crédito de Quebec no Form TP-772-V (Revenu Québec: crédito por imposto estrangeiro). O imposto retido acima da alíquota do tratado geralmente não gera crédito; a CRA espera um pedido de restituição aos EUA (folio de crédito por imposto estrangeiro da CRA, parágrafos 1.34–1.35); veja imposto dos EUA retido de pagamentos a canadenses. O crédito de uma corporação está em como usar o imposto dos EUA na declaração da corporação.

Para a renda de propriedade de fonte estrangeira de uma pessoa física, exceto bens imóveis, o imposto acima de 15% da renda geralmente é dedutível pela subseção 20(11), em vez de entrar no crédito por imposto estrangeiro. Nas alíquotas do tratado acima, o imposto dos EUA fica abaixo desse limite. O limite não se aplica a corporações e não é um limite geral para todos os royalties. Income Tax Act, subseção 20(11)

E se quem me paga é a minha própria empresa dos EUA ou uma plataforma?

A propriedade relacionada não elimina a retenção sobre royalties. O artigo XII(7) limita o tratamento do tratado ao valor que partes independentes teriam acordado; veja preços de transferência entre as suas empresas do Canadá e dos EUA para preços e documentação. Uma entidade tributada por meio dos proprietários em um país, mas como contribuinte separado no outro, também pode perder benefícios do tratado pelo artigo IV(7). Tratado entre o Canadá e os EUA, artigos IV(7) e XII(7)

Uma corporação relacionada ao pagador (seção 267(b) ou 707(b)) que receba dele mais de US$500.000 em um ano geralmente também deve informar o pedido de tratado no Form 8833 (instruções); veja declaração de imposto dos EUA de corporação canadense.

O Form 1099-K ou o Form 1042-S de uma plataforma não define a classificação nem a fonte; quem define é o contrato. Veja formulários de plataformas de pagamento dos EUA para vendedores canadenses.

Devo cobrar GST/HST sobre o pagamento da licença?

Uma licença de propriedade intelectual qualificada a um destinatário não residente que não está registrado pelas regras gerais de registro do GST/HST quando o fornecimento é feito tem alíquota zero; por isso, nenhum GST/HST é cobrado. Um endereço nos EUA ou uma isenção do tratado de imposto de renda, sozinhos, não definem o tratamento de GST/HST.

Confirme a residência e a situação de registro do destinatário quando o fornecimento é feito e guarde as provas. Outros arranjos podem exigir um dispositivo diferente, com exclusões diferentes. Excise Tax Act, Schedule VI, Part V, seção 10; memorando de GST/HST 4-5-3 da CRA, parágrafo 106

Para provas de exportação e outros arranjos com clientes, veja cobrança de GST/HST de clientes dos EUA.

Exemplo

Uma ilustradora autônoma canadense licencia apenas os direitos de reprodução (direitos autorais) do seu personagem de quadrinhos a uma empresa de brinquedos dos EUA, que reproduz a arte nos Estados Unidos. Suponha que ela tenha direito aos benefícios do tratado, não tenha estabelecimento permanente nos EUA, não tenha licença de marca nem de desenho industrial no contrato e declare os royalties como renda de negócio no Canadá. Em dólares americanos ilustrativos: o royalty bruto é de US$10.000.

• Com um W-8BEN arquivado pedindo o artigo XII(3)(a): o pagador retém US$0 e paga US$10.000. O Form 1042-S mostra o código de renda 12, o código de isenção 04 e uma alíquota de 0%.
• Sem W-8BEN: o pagador retém 30%, ou seja, US$3.000, e paga US$7.000. Se ela se qualificar, pode pedir os US$3.000 de volta ao pagador ou ao IRS, e não ao Canadá.

No Canadá, de qualquer forma, ela declara os US$10.000 brutos, antes das despesas. Com uma taxa de câmbio presumida de C$1.35 por US$1, são C$13.500; no caso sem formulário, só C$9.450 são depositados. Como a alíquota do tratado é de 0%, a CRA não trata os US$3.000 como imposto estrangeiro pago para o crédito e espera que ela os peça aos EUA. Uma licença de marca no mesmo negócio teria o limite de 10%, e não de 0%. Tratado entre o Canadá e os EUA, artigo XII, CRA: linha 10400, royalties, folio de crédito por imposto estrangeiro da CRA, parágrafos 1.34–1.35

E no seu caso?

• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card e mora no Canadá: o W-8 serve só para pessoas estrangeiras. Veja americanos no Canadá.
• Estadias longas nos EUA ou uma casa nos EUA podem fazer de você um residente dos dois países: o alívio do tratado passa então a depender da regra de desempate de residência do artigo IV. Veja canadenses com visto TN.
• Um contrato mistura direitos autorais, marca, acesso a software ou honorários de desenvolvimento, ou você tem atividade empresarial nos EUA: impostos entre países. Leve o contrato assinado, a lista de direitos e territórios, os relatórios de uso, o W-8 e o Form 1042-S.
• Sua corporação canadense recebe os royalties: formulários W de uma corporação canadense e como usar o imposto dos EUA na declaração da corporação.
• Sua própria empresa dos EUA paga a licença: preços de transferência entre as suas empresas do Canadá e dos EUA.
• Uma plataforma emite o formulário de pagamento, ou você vende downloads ou produtos a compradores individuais dos EUA em vez de licenciar a uma empresa: formulários de plataformas de pagamento dos EUA para vendedores canadenses.