Contador para startup: o que perguntar antes de contratar

Precisamos de um responsável contábil, de um CPA para startups ou dos dois?

A maioria das startups financiadas por venture capital precisa dos dois: um responsável contábil que registre todas as transações todo mês e um CPA, enrolled agent ou advogado que prepare e assine o Form 1120 e possa representar a empresa perante o IRS. O responsável contábil mantém os registros; só essas três credenciais dão direito de representação ilimitada perante o IRS, inclusive em auditorias, cobrança e recursos. Um mesmo escritório pode fazer os dois trabalhos, mas são trabalhos separados.

O caso de uma startup deixa de ser simples quando ela tem folha de pagamento em mais de um estado, opções de ações exercidas antecipadamente ou opções de ações incentivadas, um crédito de P&D a escolher, um fundador ou proprietário fora dos EUA, ou declarações de Delaware ou do IRS atrasadas. Algumas dessas escolhas têm prazos que não podem ser corrigidos depois, como a opção pelo crédito de P&D contra a folha de pagamento, descrita abaixo.

Reúna antes da primeira conversa: o último Form 1120 entregue, todas as notificações e relatórios anuais de Delaware, a composição acionária, os acordos de SAFE e de notas, as cópias das opções 83(b) dos fundadores, os relatórios da folha de pagamento e acesso de leitura às contas do banco e da folha.

Para saber o valor, veja quanto custa a contabilidade de uma startup. Para fazer a escrituração contábil por conta própria, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

Quem pode preparar o nosso Form 1120 e falar com o IRS por nós?

Quem recebe para preparar uma declaração federal precisa ter um número de identificação de preparador (PTIN), mas só CPAs, enrolled agents e advogados podem representar a empresa em qualquer assunto perante o IRS. A Circular 230 lista quem pode atuar perante o IRS; o IRS resume os direitos de cada credencial em sua página de credenciais.

O preparador pago deve assinar a declaração e informar nela o PTIN, mas a empresa continua responsável por cada item da declaração (IRS Topic 254). Escolha alguém que continue acessível se a declaração for examinada.

Como conferir a licença de um CPA e o PTIN de um preparador?

Confira a licença de um CPA no conselho de contabilidade do estado que a emitiu; cada conselho estadual mantém seu próprio registro público. Para PTINs e credenciais federais, o IRS mantém um diretório de preparadores com credenciais que lista CPAs, enrolled agents e advogados com PTIN válido. Um preparador que não está no diretório ainda pode ter um PTIN válido; por isso peça o número e confirme que ele aparece na declaração entregue (IRS).

Pergunte de quem é o nome que assina a declaração. Um escritório pode ter licença sem que a pessoa que faz o trabalho tenha; o que importa é quem assina e quem vai representar a empresa.

Que declarações de startups um CPA para startups já deve conhecer?

Um CPA para startups deve cuidar de cada item abaixo sem precisar pesquisar do zero. Pergunte sobre os que se aplicam ao seu caso.

O detalhe de cada item está em seu próprio guia: franchise tax de Delaware, custos de desenvolvimento de software nos EUA, o crédito de P&D contra o imposto sobre a folha e o que a empresa entrega depois de outorgar opções.

O contador cuida também do nosso estado-sede, e não só da declaração federal?

Pergunte diretamente. Uma corporação C de Delaware em geral deve imposto de renda ou franchise tax onde trabalha, contrata ou vende, e não só em Delaware. A Califórnia, por exemplo, cobra uma franchise tax mínima de $800 de toda corporação constituída, registrada ou com atividade no estado, exceto no primeiro ano fiscal de uma corporação recém-constituída ou habilitada (FTB). Cada estado onde um empregado trabalha também traz registro da folha de pagamento e retenção na fonte.

Um contador que entrega só as declarações federal e de Delaware deixa a declaração do estado-sede para outra pessoa. Veja em quais estados uma empresa entrega declaração e o calendário completo de uma corporação C de Delaware.

O que perguntar a um contador de startups antes de contratar?

Faça perguntas que definam o escopo e os prazos, porque a maioria das declarações perdidas cai entre dois prestadores.

O custo dessas respostas está em custo da contabilidade para startups.

Quais respostas são sinais de alerta?

Estas respostas são sinais de alerta, seja por orientação do IRS, seja porque a lei mudou.

• Honorários baseados na restituição ou no crédito. O IRS recomenda evitar preparadores que cobram uma porcentagem da restituição (IRS Topic 254).
• A promessa de uma restituição ou de um crédito maior do que os outros conseguem. O mesmo alerta do IRS.
• O pedido para assinar uma declaração em branco ou incompleta. O IRS diz para nunca fazer isso.
• Sem PTIN na declaração, ou declaração sem assinatura. Os dois são obrigatórios para um preparador pago.
• Ninguém para representar a empresa em uma auditoria ou cobrança. Um preparador sem a credencial de CPA, enrolled agent ou advogado não pode cuidar de cobrança nem de recursos; só um participante do Annual Filing Season Program pode cuidar de uma auditoria, e apenas de uma declaração que ele mesmo preparou e assinou.
• Diluir todo o pagamento de desenvolvedores nos EUA sem mencionar a seção 174A. Nos anos fiscais iniciados depois de 31 de dezembro de 2024, deduzir os custos de pesquisa nos EUA é a regra e diluí-los é uma opção (instruções do Form 1120).
• Citar os limites antigos de QSBS para ações novas. Ações emitidas depois de 4 de julho de 2025 seguem regras mais novas (guia de QSBS).
• Aceitar sem questionar uma notificação alta de Delaware. O imposto é o menor entre dois métodos, e o método do capital de valor nominal presumido precisa dos seus números de ativos e de ações (Delaware).

Form 8821 ou Form 2848: que acesso o contador vai precisar?

O Form 8821 permite que o contador veja as informações da empresa no IRS; o Form 2848 permite que um profissional habilitado atue pela empresa. Quem é designado no 8821 não pode falar pela empresa, defender a posição dela nem assinar renúncias (instruções do Form 8821). O representante do Form 2848 deve ser habilitado a atuar perante o IRS e também pode receber as informações da empresa (IRS).

Use o Form 8821 para um responsável contábil ou para um contador que só precisa de transcrições. Use o Form 2848 para o CPA ou enrolled agent que vai responder a notificações ou cuidar de uma auditoria. A retirada do acesso de um contador anterior está em troca de contador.

Quando precisamos de um controller ou de um CFO, e não de mais horas de contabilidade?

Nenhuma regra de imposto decide isso; depende do que o conselho e os investidores precisam. Quando os investidores passam a esperar um fechamento mensal pelo regime de competência e um pacote para o conselho (board package), o trabalho é de nível de controller, interno ou terceirizado, e um escritório de CPA continua cuidando das declarações. Veja demonstrações mensais para investidores e para o conselho e, antes de uma captação, como organizar a contabilidade.

• Um CFO fracionado cuida de orçamentos, modelos e apoio à captação; ele não substitui o preparador da declaração.
• Uma auditoria é um trabalho separado, feito por um escritório de CPA independente, em geral só quando um investidor líder ou um credor pede.
• Uma avaliação 409A vem de um prestador de avaliações, não do preparador da declaração.

O que muda se um fundador ou a empresa estiver no Canadá ou no exterior?

Um proprietário ou fundador estrangeiro traz declarações que um contador que atende só empresas dos EUA pode não saber fazer. Uma corporação dos EUA com um acionista estrangeiro que detém 25% ou mais é uma reporting corporation e em geral entrega o Form 5472 em qualquer ano em que tenha transações declaráveis com uma parte relacionada (instruções do Form 5472); veja o que um preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira. Um fundador que mora no Canadá pode dever imposto canadense sobre as ações dos fundadores, então as declarações dos dois países precisam combinar; veja um cofundador canadense com ações de startup dos EUA em aquisição gradual de direitos. Uma empresa canadense com atividade nos EUA começa por quando uma empresa canadense precisa de um contador para operações entre os dois países.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Pré-seed, dois fundadores, sem receita

Dois fundadores constituem uma corporação C de Delaware, cada um entrega a opção 83(b), e a empresa gasta US$80.000 do próprio dinheiro deles em desenvolvimento. Ela entrega um Form 1120, um relatório anual de Delaware com a franchise tax e uma declaração do estado-sede. Basta algumas horas de escrituração contábil por mês, e um CPA ou enrolled agent assina a declaração. Veja a primeira declaração de uma startup sem receita.

Seed, US$2.000.000 captados, seis empregados

A empresa agora tem folha de pagamento em dois estados, dois empregados que exerceram opções de ações incentivadas antecipadamente e US$400.000 de pagamento a desenvolvedores nos EUA. O contador entrega os Forms 3921, preenche os Schedules L, M-1 e M-2 porque os ativos passaram do limite, deduz o pagamento dos desenvolvedores pela seção 174A e, como a empresa é uma pequena empresa qualificada (receita abaixo de US$5 milhões neste ano, e as primeiras receitas vieram nos últimos cinco anos), opta pelo crédito de P&D contra a folha de pagamento em um Form 6765 entregue no prazo. As perguntas que importam aqui: o escopo inclui os dois estados, e quem entrega a prorrogação para que a opção não seja perdida?

Série A, US$10.000.000 captados

O conselho quer demonstrações mensais poucas semanas depois do fim do mês. A empresa acrescenta trabalho de nível de controller, interno ou terceirizado, para o fechamento pelo regime de competência e o pacote do conselho, e mantém um escritório de CPA nas declarações federal, de Delaware e estaduais.

E no seu caso?

• Você está comparando orçamentos: compare-os com o custo da contabilidade para startups.
• Você vai trocar de contador no meio do ano: siga troca de contador e busque ajuda com impostos de corporação.
• Declarações ou relatórios de Delaware foram perdidos: veja o calendário de uma corporação C de Delaware e busque ajuda com impostos de corporação.
• A contabilidade está atrasada antes de uma captação: veja como organizar a contabilidade antes de captar e ajuda com escrituração contábil.
• Um fundador ou proprietário está fora dos EUA: veja a lista do que o preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira e ajuda com impostos entre países.
• Sua empresa é canadense com atividade nos EUA: veja quando uma empresa canadense precisa de um contador para operações entre os dois países.