Comptable de société de type S : coût annuel, 1120-S et K-1

Combien coûte un comptable ou un CPA pour une société de type S par année, et qu'est-ce qui fait varier le prix?

Aucune source gouvernementale ne fixe ni ne publie les tarifs des préparateurs; cette page ne donne donc pas de liste de prix. Elle montre ce que la loi oblige une société de type S à produire chaque année, car la facture annuelle correspond au coût de ces productions et de la tenue de livres qui les appuie.

Une société de type S à année civile dont le propriétaire travaille dans l'entreprise a généralement ce calendrier (IRS : sociétés de type S; instructions du formulaire 1120-S; IRS : dates d'échéance de l'impôt sur l'emploi) :

Lorsqu'une date d'échéance tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié, la date limite passe au jour ouvrable suivant. Une société produit le formulaire 1120-S pour chaque année où son choix demeure en vigueur, qu'elle doive de l'impôt ou non. Cette obligation repose sur un choix du formulaire 2553 que l'IRS a accepté. Sans confirmation de l'IRS, les instructions demandent de faire un suivi. Si le formulaire a été produit en retard ou jamais, un allègement pour choix tardif peut être possible, à condition de le demander dans les 3 ans et 75 jours suivant la date d'effet prévue et de remplir les autres conditions (instructions du formulaire 1120-S; instructions du formulaire 2553).

La tenue de livres n'est pas une production, mais chaque ligne ci-dessus en découle : le bilan de l'annexe L, lorsqu'il est exigé, doit concorder avec les livres de la société, et les relevés de paie doivent correspondre à ce qui a été versé (instructions du formulaire 1120-S).

Si vous avez une soumission globale qui n'indique pas si la paie, le formulaire 1120-S, les déclarations d'État et la tenue de livres y sont tous inclus, ou une première facture après avoir fait le choix, faites préciser l'étendue des services par écrit avant de comparer les totaux. Un dossier cesse aussi d'être simple lorsque les livres sont en retard, que le propriétaire n'a jamais été inscrit à la paie, qu'il y a plusieurs actionnaires, un immeuble locatif, des revenus de l'étranger, plus d'un État, ou un propriétaire qui n'est ni citoyen ni résident américain (un étranger non-résident ne peut pas être actionnaire, selon IRS : sociétés de type S). Chacun de ces éléments ajoute du travail et peut transformer une soumission courante en un mandat différent.

À rassembler avant de demander une soumission :

• La soumission écrite ou la lettre de mission.
• L'acceptation du formulaire 2553 par l'IRS et le formulaire 1120-S de l'an dernier, s'il y en a un.
• Les relevés de paie : formulaires 941, 940 et W-2.
• Les relevés bancaires et de carte de l'année.
• La liste des actionnaires avec leurs dates de détention.

Que comprend la facture globale d'une société de type S : tenue de livres, paie, formulaire 1120-S et K-1?

Une facture globale regroupe en un seul tarif la tenue de livres, la paie, la déclaration fédérale avec les K-1, les déclarations d'État et, parfois, le formulaire 1040 du propriétaire; le tableau des soumissions plus bas montre comment la décomposer. Pour savoir quels livres une société de type S doit tenir, voyez la tenue de livres d'une société de type S.

Les honoraires d'un préparateur sont distincts de ce que la société doit au gouvernement. Les impôts, les pénalités et les impôts minimums d'État sont des sommes dues au gouvernement et ne font pas partie des honoraires.

Le formulaire 1040 personnel du propriétaire fait-il partie du forfait?

C'est une déclaration distincte : la soumission peut donc l'inscrire sur sa propre ligne ou l'omettre. Le revenu d'une société de type S est déclaré dans la déclaration personnelle de chaque actionnaire; le propriétaire produit donc le formulaire 1040 avec l'annexe E et les autres formulaires que le K-1 exige, et peut devoir des paiements estimatifs sur ce revenu au moyen du formulaire 1040-ES (IRS : sociétés de type S).

Le coût de base ajoute du travail. L'actionnaire qui a reçu une distribution autre qu'un dividende, qui déclare une perte globale, qui a vendu des actions ou dont un prêt a été remboursé produit le formulaire 7203, qui établit les limites des pertes et des déductions de la société que le propriétaire peut utiliser (instructions du formulaire 7203). La soumission pour le formulaire 1040 devrait indiquer si le travail sur le coût de base est inclus; voyez le coût de base d'un actionnaire de société de type S.

Qu'est-ce qui alourdit le formulaire 1120-S et les K-1?

Chaque actionnaire, annexe ou type d'actif additionnel ajoute du travail, et la pénalité pour production tardive augmente avec le nombre d'actionnaires. Les instructions du formulaire 1120-S relient chaque élément à un formulaire :

Pourquoi la paie avec formulaire W-2 du propriétaire d'une société de type S coûte-t-elle de l'argent chaque trimestre?

Un dirigeant de société est généralement un employé; une société de type S dont le propriétaire travaille dans l'entreprise le rémunère donc généralement par la paie, et la paie entraîne des productions à dates fixes, même quand le salaire est modeste (IRS : se verser un revenu). L'IRS s'attend à une rémunération raisonnable pour les services du propriétaire avant toute distribution autre qu'un salaire, et peut requalifier des distributions en salaire (IRS : rémunération).

Ce que la paie oblige à produire :

• À chaque date de paie : retenez l'impôt sur le revenu et la part de l'employé des cotisations de sécurité sociale et Medicare, et versez la part de l'employeur (Publication 15).
• Dépôts : généralement selon un calendrier mensuel ou bihebdomadaire. L'impôt du formulaire 941 inférieur à 2 500 $ pour le trimestre courant ou précédent peut être payé avec la déclaration produite à temps plutôt que par dépôt, sauf si un dépôt du jour ouvrable suivant a été exigé durant ce trimestre. Lorsque 100 000 $ ou plus s'accumulent pendant une période de dépôt, le dépôt est exigé au plus tard le jour ouvrable suivant (Publication 15).
• Chaque trimestre : formulaire 941. Un petit employeur que l'IRS a approuvé produit plutôt le formulaire 944 une fois par année (IRS : dates d'échéance de l'impôt sur l'emploi).
• Chaque année : formulaire 940 pour l'impôt fédéral de chômage sur les 7 000 $ premiers versés à chaque employé, et formulaires W-2 et W-3 au plus tard le 31 janvier. La plupart des employeurs paient aussi une assurance chômage de l'État (IRS : Topic 759).

Si un dirigeant-propriétaire est traité comme un non-employé, la société reste responsable de l'impôt sur l'emploi qu'elle n'a pas retenu, et possiblement de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), une pénalité visant l'impôt retenu sur la paie mais non versé (IRS : se verser un revenu). Pour le salaire à se verser, voyez le salaire du propriétaire d'une société de type S. Si la paie n'a jamais été mise en place, voyez la paie jamais mise en place dans une société de type S.

Qu'ajoutent les déclarations d'État à la facture?

Le choix fédéral de société de type S ne détermine pas le traitement par l'État; les éléments d'État d'une soumission dépendent donc de l'endroit où la société exerce ses activités et où vivent ses propriétaires : certains États imposent la société de type S elle-même, et certains exigent une retenue sur le revenu des propriétaires qui vivent ailleurs. Consultez la page du ministère du Revenu de chaque État. Trois exemples :

Le K-1 doit contenir les renseignements dont les actionnaires ont besoin pour leurs déclarations d'État et locales (instructions du formulaire 1120-S). Les États qui permettent à une société de type S de payer l'impôt au niveau de l'entité par choix sont présentés dans l'impôt des entités intermédiaires par État.

Combien coûtent en plus des honoraires une déclaration tardive ou une production tardive de la paie?

Les pénalités sont imputées à la société en plus des honoraires du préparateur, et la pénalité du formulaire 1120-S s'applique même quand aucun impôt n'est dû (instructions du formulaire 1120-S; IRS : pénalité pour production tardive).

Lorsqu'une déclaration et son paiement sont tous deux en retard dans le même mois, le pourcentage de production tardive est réduit du pourcentage de paiement tardif; les deux ne s'additionnent donc pas. Les deux portent sur une part de l'impôt dû avec la déclaration, et non sur les salaires (Publication 15). Les pénalités de production tardive, de paiement tardif, de dépôt tardif et de relevé ne s'appliquent pas à un manquement dû à un motif raisonnable. Un formulaire 7004 produit à temps reporte au jour de la date prolongée le début de la pénalité du formulaire 1120-S; il ne prolonge pas le délai de paiement, et des intérêts courent sur l'impôt payé en retard (instructions du formulaire 7004; instructions du formulaire 1120-S). Pour les demandes d'allègement et les avis, voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.

Est-ce que je paie trop cher? Comment lire une soumission globale ligne par ligne?

Comparez les lignes, pas les totaux. Une soumission qui nomme la paie, le formulaire 1120-S et les K-1, les déclarations d'État et la tenue de livres comme des mandats distincts peut être vérifiée au regard des productions que la société doit; une ligne unique comme « préparation de déclarations de revenus » ne le permet pas. Un total plus bas qui exclut la paie ou les déclarations d'État n'est pas une soumission moins chère pour le même travail.

Toute personne qui possède un numéro d'identification de préparateur de déclarations (PTIN) peut préparer des déclarations contre rémunération, et les titres professionnels diffèrent. L'IRS tient un répertoire des préparateurs qui détiennent des titres reconnus (IRS : choisir un professionnel de la fiscalité). Pour d'autres comparaisons de soumissions, voyez le coût d'un comptable pour petite entreprise et le coût mensuel de la tenue de livres.

Un CPA peut-il facturer des honoraires fondés sur mon remboursement ou sur l'impôt économisé?

Généralement non. La Circular 230 interdit à un praticien, comme un avocat, un CPA (Certified Public Accountant) ou un enrolled agent, de facturer des honoraires conditionnels pour une affaire devant l'IRS, avec de rares exceptions (31 CFR 10.27; 31 CFR 10.3).

La règle définit des honoraires conditionnels comme des honoraires qui dépendent, en tout ou en partie, de la question de savoir si une position fiscale évite la contestation de l'IRS ou est maintenue. Cela comprend des honoraires fixés en pourcentage du remboursement ou de l'impôt économisé; des honoraires proposés comme une part de ce que le choix de société de type S fait économiser peuvent donc entrer dans la définition. Une affaire devant l'IRS comprend la planification et les conseils fiscaux ainsi que la préparation ou la production de déclarations et de demandes.

Les exceptions sont limitées : les examens ou contestations de l'IRS, certaines déclarations modifiées et demandes de remboursement, les demandes qui visent uniquement des intérêts ou des pénalités, et les procédures judiciaires. La règle interdit aussi des honoraires abusifs. Des honoraires forfaitaires ou à l'heure ne dépendent pas du résultat.

Une limite : en 2014, un tribunal fédéral de district a jugé que l'IRS n'a pas le pouvoir de réglementer les honoraires pour les demandes de remboursement ordinaires, soit celles produites après la déclaration initiale et avant tout examen de l'IRS (Ridgely v. Lew). Le jugement ne vise que ces demandes, et le règlement se lit toujours comme ci-dessus.

La règle s'adresse aux praticiens; demandez donc quel titre professionnel détient votre préparateur.

Le choix de société de type S reste-t-il rentable après ces coûts?

Le choix ajoute à la facture annuelle la paie du propriétaire qui travaille dans l'entreprise, un formulaire 1120-S avec K-1, et toute déclaration d'État ou tout impôt minimum. Il ne vaut la peine que si l'impôt qu'il fait économiser dépasse ce coût additionnel.

Là où il fait économiser de l'impôt, la source habituelle est que la rémunération du propriétaire pour ses services est un salaire, alors que les distributions autres que le salaire ne sont pas assujetties à l'impôt sur l'emploi; l'IRS peut requalifier des distributions en salaire si le salaire est trop bas (IRS : rémunération). D'autres effets, comme les impôts d'État au niveau de l'entité vus plus haut, modifient aussi le résultat. L'économie dépend de la part du bénéfice qui dépasse un salaire raisonnable; une société dont le bénéfice est proche de ce salaire ou inférieur à celui-ci a donc peu à économiser. Le calcul du seuil de rentabilité se trouve dans quand le choix de société de type S devient rentable.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds. Ils montrent l'étendue du travail, pas des prix ni des conseils.

Société de consultation à un seul propriétaire

Une société de type S a un bénéfice de 180 000 $ US et verse à son unique propriétaire un salaire de 90 000 $ US. Ce chiffre est une illustration, pas un avis sur ce qui est raisonnable. Le travail de l'année comprend :

• Douze mois de tenue de livres.
• Quatre formulaires 941 et un formulaire 940.
• Un formulaire W-2, avec un formulaire W-3.
• Un formulaire 1120-S avec un K-1.
• Toute déclaration d'État ou tout impôt minimum.
• Le formulaire 1040 du propriétaire avec l'annexe E, et le formulaire 7203 si des distributions ont été prises.

Une soumission devrait nommer chaque ligne et préciser si les déclarations d'État et le formulaire 1040 y sont inclus. Une soumission qui dit seulement « préparation de déclarations de revenus » ne répond pas à cette question.

Deux actionnaires, déclaration produite avec deux mois de retard

Une société de type S à deux actionnaires produit son formulaire 1120-S deux mois après la date d'échéance, sans prolongation. Pour une déclaration à produire en 2026, la pénalité est de 255 $ US × 2 actionnaires × 2 mois = 1 020 $ US avant tout allègement, selon le montant par actionnaire du tableau des pénalités ci-dessus. Elle s'ajoute aux honoraires du préparateur, même si la société ne doit aucun impôt. Si les deux K-1 sont aussi parvenus aux actionnaires deux mois après la date d'échéance, les instructions les traitent comme tardifs (la loi fixe la date du K-1 au jour de production de la déclaration), et la pénalité distincte pour le K-1 du tableau est de 130 $ US chacun (340 $ US chacun s'il est remis après le 1er août), sauf motif raisonnable.

Une LLC à membre unique choisit le statut de société de type S en cours d'année

Une LLC à membre unique, imposée jusqu'ici dans la déclaration personnelle de son propriétaire, produit le formulaire 2553 avec une date d'effet du 1er juillet, au plus tard 2 mois et 15 jours après cette date, soit le 15 septembre. Une production plus tardive exige un allègement pour choix tardif, qui doit généralement être demandé dans les 3 ans et 75 jours suivant le 1er juillet. À compter de cette date, la LLC est traitée comme une société (instructions du formulaire 2553). La rémunération du propriétaire pour ses services à compter du 1er juillet passe par la paie; si aucune paie n'a été exécutée avant le 1er juillet, la première année compte donc deux formulaires 941 (troisième et quatrième trimestres), et non quatre. La société produit un formulaire 1120-S pour la période commençant le 1er juillet, et ses livres doivent séparer le salaire des distributions à compter de cette date. Avant le 1er juillet, le revenu de la LLC reste dans la déclaration personnelle du propriétaire (IRS : LLC à membre unique).

Votre situation est différente?

• Vous avez une soumission globale ou une première facture après le choix et ne pouvez pas dire si la paie, le formulaire 1120-S, les déclarations d'État et la tenue de livres sont tous couverts, ou vos livres ou la paie du propriétaire sont en retard : un professionnel peut établir quelles productions la société doit, ce que couvre chaque ligne de la soumission, et si le statut de société de type S convient toujours. Voyez la tenue de livres pour les livres et les déclarations de revenus des sociétés pour le formulaire 1120-S et les K-1.
• Vous n'avez jamais mis en place votre propre paie : voyez la paie jamais mise en place dans une société de type S et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• C'est la première année après le choix : voyez la tenue de livres après le choix de société de type S.
• Une déclaration ou une production de paie est en retard, ou vous avez reçu un avis de pénalité : voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.
• Les livres ont des mois ou des années de retard : voyez la tenue de livres à rattraper d'une société de type S et le coût de la tenue de livres à rattraper.
• Le bilan de l'annexe L ne s'équilibre pas : voyez le bilan d'une société de type S qui ne s'équilibre pas.
• Vous hésitez à faire le choix, ou sur le salaire à vous verser : voyez quand le choix devient rentable et le salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Vous pensez préparer vous-même le formulaire 1120-S : voyez produire soi-même sa déclaration de société de type S.
• Un propriétaire vit à l'étranger ou n'est ni citoyen ni résident américain : voyez LLC ou société de type S en vivant à l'étranger.