Contador para corporación S: costo anual, nómina, 1120-S y K-1

¿Cuánto cuesta al año un contador o CPA para una corporación S y de qué depende?

Ninguna fuente del gobierno fija ni publica lo que cobran los preparadores, por eso esta página no da una lista de precios. Muestra lo que la ley obliga a presentar cada año a una corporación S, porque la factura anual es el costo de esas presentaciones y de la contabilidad que las respalda.

Una corporación S con año calendario cuyo propietario trabaja en el negocio generalmente tiene este calendario (IRS: corporaciones S; instrucciones del Form 1120-S; IRS: fechas de vencimiento de los impuestos de nómina):

Cuando una fecha de vencimiento cae en fin de semana o en un día feriado legal, rige el siguiente día hábil. Una corporación presenta el Form 1120-S por cada año en que su elección sigue vigente, deba impuestos o no. Esa obligación depende de una elección del Form 2553 que el IRS haya aceptado. Si no tiene la confirmación del IRS, las instrucciones indican dar seguimiento; si el formulario se presentó tarde o nunca, puede haber alivio por elección presentada tarde si se solicita dentro de 3 años y 75 días de la fecha de entrada en vigor prevista y se cumplen las demás condiciones (instrucciones del Form 1120-S; instrucciones del Form 2553).

La contabilidad no es una presentación, pero cada línea anterior se arma a partir de ella: el balance general del Schedule L, cuando se exige, debe coincidir con la contabilidad de la corporación, y los informes de nómina deben cuadrar con lo que se pagó (instrucciones del Form 1120-S).

Si tiene una cotización agrupada que no aclara si incluye la nómina, el 1120-S, las declaraciones estatales y la contabilidad, o una primera factura después de hacer la elección, pida el alcance por escrito antes de comparar totales. Un caso también deja de ser sencillo si la contabilidad está atrasada, si el propietario nunca ha estado en la nómina, si hay varios accionistas, propiedades de alquiler, ingresos del exterior, más de un estado, o un propietario que no es ciudadano ni residente de EE. UU. (un extranjero no residente no puede ser accionista, según IRS: corporaciones S). Cada situación agrega trabajo y puede convertir una cotización rutinaria en un trabajo distinto.

Reúna esto antes de pedir una cotización:

• La cotización o la carta de contratación por escrito.
• La aceptación del Form 2553 por el IRS y el Form 1120-S del año pasado, si lo hay.
• Los informes de nómina: Forms 941, 940 y W-2.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas del año.
• La lista de accionistas con las fechas de propiedad.

¿Qué incluye la factura agrupada de una corporación S: contabilidad, nómina, 1120-S y K-1?

Una factura agrupada cobra en una sola tarifa la contabilidad, la nómina, la declaración federal con los K-1, las declaraciones estatales y, a veces, el Form 1040 del propietario; la tabla de cotización más abajo muestra cómo separarla. Para saber qué contabilidad necesita una corporación S, vea contabilidad de una corporación S.

La tarifa de un preparador es distinta de lo que la corporación le debe al gobierno. Los impuestos, las multas y los impuestos mínimos estatales son montos que se deben al gobierno, no parte de la tarifa.

¿El Form 1040 personal del propietario forma parte del paquete?

Es una declaración aparte, así que la cotización puede cobrarla en una partida propia o dejarla fuera. Los ingresos de una corporación S se informan en la declaración de cada accionista, por lo que el propietario presenta el Form 1040 con el Schedule E y cualquier otro formulario que pida el K-1, y puede deber impuestos estimados sobre esos ingresos con el Form 1040-ES (IRS: corporaciones S).

La base fiscal agrega trabajo. El accionista que recibió una distribución que no es dividendo, declara una pérdida agregada, vendió acciones o recibió el pago de un préstamo presenta el Form 7203, que calcula los límites de cuánto de las pérdidas y deducciones de la corporación puede usar el propietario (instrucciones del Form 7203). Una cotización para el Form 1040 debe aclarar si incluye el trabajo de base fiscal; vea base fiscal del accionista de una corporación S.

¿Qué hace que el 1120-S y los K-1 den más trabajo?

Cada accionista, anexo o tipo de activo adicional agrega trabajo, y la multa por presentación tardía crece con el número de accionistas. Las instrucciones del Form 1120-S vinculan cada partida con un formulario:

¿Por qué la nómina con Form W-2 del propietario de una corporación S cuesta dinero cada trimestre?

Un ejecutivo de una corporación generalmente es un empleado, por lo que una corporación S cuyo propietario trabaja en el negocio generalmente le paga a ese propietario por nómina, y la nómina trae presentaciones con un calendario fijo aun cuando el sueldo sea pequeño (IRS: cómo pagarse a sí mismo). El IRS espera una compensación razonable por los servicios del propietario antes de cualquier distribución que no sea salario, y puede reclasificar las distribuciones como salarios (IRS: problemas de compensación).

Qué presenta la nómina:

• Cada fecha de pago: retenga el impuesto sobre la renta y la parte del empleado del impuesto del Seguro Social y Medicare, y pague la parte del empleador (Publication 15).
• Depósitos: generalmente según un calendario mensual o semisemanal. El impuesto del Form 941 menor de $2,500 en el trimestre actual o el anterior puede pagarse con la declaración presentada a tiempo en lugar de depositarse, salvo que en ese trimestre haya surgido un depósito para el día siguiente. Acumular $100,000 o más en un período de depósito exige depositar a más tardar el siguiente día hábil (Publication 15).
• Cada trimestre: Form 941. Un empleador pequeño que el IRS haya aprobado presenta el Form 944 una vez al año en su lugar (IRS: fechas de vencimiento de los impuestos de nómina).
• Cada año: Form 940 para el impuesto federal por desempleo sobre los primeros $7,000 pagados a cada empleado, y los Forms W-2 y W-3 a más tardar el 31 de enero. La mayoría de los empleadores también paga un impuesto estatal por desempleo (IRS: Topic 759).

Si un propietario-ejecutivo se trata como no empleado, la corporación responde por el impuesto de nómina que no retuvo y, posiblemente, por la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty), una multa por el impuesto de nómina retenido que no se entregó al IRS (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Para saber cuánto sueldo tomar, vea sueldo del propietario de una corporación S. Si nunca se corrió la nómina, vea corporación S sin nómina.

¿Qué agregan las declaraciones estatales a la factura?

La elección S federal no decide el tratamiento estatal, así que las partidas estatales de una cotización dependen de dónde opera la corporación y dónde viven sus propietarios: algunos estados gravan a la propia corporación S, y algunos exigen retención sobre los ingresos de propietarios que viven en otro lugar. Revise la página del departamento de ingresos de cada estado. Tres ejemplos:

El K-1 debe incluir la información que los accionistas necesitan para sus declaraciones estatales y locales (instrucciones del Form 1120-S). Los estados que permiten a una corporación S pagar impuestos a nivel de la entidad por elección están en impuesto de entidad transparente por estado.

¿Cuánto cuesta una declaración o una presentación de nómina tardía, además de la tarifa?

Las multas se cobran a la corporación además de la tarifa del preparador, y la multa del Form 1120-S se aplica aunque no se deba ningún impuesto (instrucciones del Form 1120-S; IRS: multa por no presentar a tiempo).

Cuando una declaración y su pago son tardíos en el mismo mes, el porcentaje de presentación tardía se reduce por el porcentaje de pago tardío, así que no se suman. Ambos son una parte del impuesto que se debe con la declaración, no de los salarios (Publication 15). Las multas por presentación tardía, pago tardío, depósito tardío y comprobantes no se aplican a una falla debida a causa razonable. Un Form 7004 presentado a tiempo traslada al plazo prorrogado el inicio de la multa del Form 1120-S; no prorroga el plazo para pagar, y los intereses corren sobre el impuesto pagado tarde (instrucciones del Form 7004; instrucciones del Form 1120-S). Para solicitudes de alivio y avisos, vea multas por presentación y pago tardíos.

¿Estoy pagando de más? ¿Cómo leo una cotización agrupada línea por línea?

Compare líneas, no totales. Una cotización que nombra la nómina, el Form 1120-S con los K-1, las declaraciones estatales y la contabilidad como trabajos separados se puede contrastar con lo que la corporación debe presentar; una sola línea como «preparación de impuestos» no. Un total menor que deja fuera la nómina o las declaraciones estatales no es una cotización más barata por el mismo trabajo.

Cualquier persona con un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) puede preparar declaraciones por pago, y las credenciales varían. El IRS mantiene un directorio de preparadores con credenciales reconocidas (IRS: cómo elegir a un profesional de impuestos). Para más comparaciones de cotizaciones, vea costo de un contador para una pequeña empresa y costo mensual de la contabilidad.

¿Puede un CPA cobrar una tarifa basada en mi reembolso o en los impuestos ahorrados?

Generalmente no. La Circular 230 prohíbe a un profesional autorizado, como un abogado, un contador público certificado o un agente inscrito (enrolled agent), cobrar una tarifa contingente por un asunto ante el IRS, con excepciones limitadas (31 CFR 10.27; 31 CFR 10.3).

La norma define una tarifa contingente como la que depende, en todo o en parte, de si una posición en la declaración evita el cuestionamiento del IRS o se mantiene. Eso incluye una tarifa fijada como porcentaje del reembolso o de los impuestos ahorrados, así que una tarifa cotizada como una parte de lo que ahorra la elección S puede caer dentro de la definición. Un asunto ante el IRS incluye la planificación y asesoría tributarias y la preparación o presentación de declaraciones y reclamos.

Las excepciones son limitadas: exámenes o cuestionamientos del IRS, ciertas declaraciones enmendadas y reclamos de reembolso, reclamos limitados a intereses o multas, y procesos judiciales. La norma también prohíbe una tarifa desproporcionada (unconscionable). Una tarifa fija o por hora no depende del resultado.

Una limitación: en 2014 un tribunal federal de distrito resolvió que el IRS no tiene autoridad para regular las tarifas de los reclamos de reembolso ordinarios, es decir, los reclamos presentados después de la declaración original y antes de cualquier examen del IRS (Ridgely v. Lew). El fallo se refiere solo a esos reclamos, y el reglamento sigue diciendo lo anterior.

La norma está escrita para profesionales autorizados, así que pregunte qué credencial tiene su preparador.

¿La elección S sigue valiendo la pena después de estos costos?

La elección agrega a la factura anual la nómina del propietario que trabaja en el negocio, un Form 1120-S con K-1 y cualquier declaración estatal o impuesto mínimo. Solo conviene si el impuesto que ahorra es mayor que ese costo adicional.

Cuando ahorra impuestos, la fuente habitual es que el pago al propietario por sus servicios es salario, mientras que las distribuciones que no son salario no están sujetas a impuestos de nómina; el IRS puede reclasificar las distribuciones como salarios si el sueldo es demasiado bajo (IRS: problemas de compensación). Otros efectos, como los impuestos estatales a la entidad antes descritos, también cambian el resultado. El ahorro depende de cuánta utilidad queda por encima de un sueldo razonable, así que una corporación cuya utilidad está cerca de ese sueldo o por debajo puede tener poco que ahorrar. El cálculo del punto de equilibrio está en cuándo conviene la elección de corporación S.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y números redondos. Muestran el alcance, no precios ni asesoría.

Corporación de consultoría con un solo propietario

Una corporación S tiene US$180,000 de utilidad y paga a su único propietario un sueldo de US$90,000. Esa cifra es una ilustración, no una opinión sobre lo que es razonable. El trabajo del año es:

• Doce meses de contabilidad.
• Cuatro Forms 941 y un Form 940.
• Un Form W-2, con un Form W-3.
• Un Form 1120-S con un K-1.
• Cualquier declaración estatal o impuesto mínimo.
• El Form 1040 del propietario con el Schedule E, y el Form 7203 si se tomaron distribuciones.

Una cotización debe nombrar cada línea y decir si incluye las declaraciones estatales y el Form 1040. Una que solo dice «preparación de impuestos» no responde eso.

Dos accionistas, una declaración presentada con dos meses de retraso

Una corporación S con dos accionistas presenta su Form 1120-S dos meses después de la fecha de vencimiento, sin prórroga. Para una declaración que debía presentarse en 2026, la multa es US$255 x 2 accionistas x 2 meses = US$1,020 antes de cualquier alivio, con el monto por accionista de la tabla de multas anterior. Se cobra además de la tarifa del preparador, aunque la corporación no deba impuestos. Si además los dos K-1 llegaron a los accionistas dos meses después de la fecha de vencimiento, las instrucciones los consideran tardíos (la ley fija la fecha del K-1 en el día en que se presenta la declaración), y la multa aparte por K-1 de la tabla es de US$130 cada uno (US$340 cada uno si se entregan después del 1 de agosto), salvo que se aplique causa razonable.

Una LLC de un solo miembro elige ser corporación S a mitad de año

Una LLC de un solo miembro, que hasta ahora tributaba en la declaración personal de su propietario, presenta el Form 2553 con fecha de entrada en vigor del 1 de julio, a más tardar 2 meses y 15 días después de esa fecha, que es el 15 de septiembre. Una presentación posterior necesita alivio por elección tardía, que generalmente debe solicitarse dentro de 3 años y 75 días del 1 de julio. Desde esa fecha, la LLC se trata como corporación (instrucciones del Form 2553). El pago al propietario por sus servicios desde el 1 de julio pasa por la nómina, así que si no se corrió nómina antes del 1 de julio, el primer año tiene dos Forms 941 (tercer y cuarto trimestre), no cuatro. La corporación presenta un Form 1120-S por el período que comienza el 1 de julio, y su contabilidad debe mantener separados el sueldo y las distribuciones desde esa fecha. Antes del 1 de julio, los ingresos de la LLC siguen en la declaración personal del propietario (IRS: LLC de un solo miembro).

¿Su caso es distinto?

• Tiene una cotización agrupada o una primera factura después de la elección y no sabe si cubre la nómina, el 1120-S, las declaraciones estatales y la contabilidad, o su contabilidad o la nómina del propietario están atrasadas: un profesional puede aclarar qué presentaciones debe la corporación, qué cubre cada línea de la cotización y si el estatus S todavía le conviene. Vea contabilidad para los registros contables y declaraciones de impuestos corporativas para el 1120-S y los K-1.
• Nunca corrió la nómina para usted mismo: vea corporación S sin nómina y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Es el primer año después de la elección: vea contabilidad después de la elección de corporación S.
• Una declaración o una presentación de nómina está atrasada, o llegó un aviso de multa: vea multas por presentación y pago tardíos.
• La contabilidad lleva meses o años de atraso: vea contabilidad atrasada de una corporación S y costo de la contabilidad atrasada.
• El balance general del Schedule L no cuadra: vea balance general de una corporación S que no cuadra.
• Está decidiendo si hacer la elección o cuánto sueldo tomar: vea cuándo conviene la elección y sueldo del propietario de una corporación S.
• Piensa preparar usted mismo el Form 1120-S: vea cómo presentar su propia declaración de corporación S.
• Un propietario vive en el exterior o no es ciudadano ni residente de EE. UU.: vea LLC o corporación S viviendo en el exterior.