1099-K ou 1042-S de plataforma dos EUA: vendedor canadense

Por que uma plataforma dos EUA me enviou um 1099-K ou 1042-S?

O Form 1099-K informa os pagamentos processados para um vendedor. O Form 1042-S informa, em geral, rendimentos específicos de fonte americana pagos a um beneficiário estrangeiro e a retenção correspondente; os dois formulários têm finalidades diferentes.

Quando uma plataforma entrega qualquer um dos formulários, ela dá uma via ao beneficiário e entrega outra ao IRS, a receita federal dos EUA. O Form 1042-S pode ser exigido mesmo quando um tratado ou outra isenção faz com que nenhum imposto seja retido. IRS: Form 1099-K, IRS: instruções do Form 1042-S.

O que fazer com o formulário. Guarde-o com seus registros de vendas e compare a caixa 1a com seus próprios relatórios de vendas e de repasses. Um pagamento informado em um 1099-K não é tributável só por isso, e a renda de um negócio canadense é declarada, chegando ou não um formulário. IRS: o que fazer com o Form 1099-K.

Receber um desses formulários significa que devo imposto nos EUA?

Receber um 1099-K ou 1042-S não prova que um vendedor canadense deve imposto de renda nos EUA.

Para um vendedor que não é residente fiscal dos EUA, separe três perguntas: onde está a origem do rendimento, se o vendedor exerce uma atividade empresarial nos EUA (trade or business) e se um tratado limita o imposto resultante. Estar isento de imposto nos EUA ainda pode deixar uma obrigação de entregar declaração nos EUA. IRS: Publication 519.

Quando a renda de um vendedor canadense pode ser tributada nos EUA?

O imposto dos EUA sobre a renda de um vendedor canadense depende do que foi vendido e de onde a venda ou o trabalho acontece, não de onde estão o comprador ou a plataforma.

Essas são regras iniciais, e há exceções: uma venda atribuível ao escritório do vendedor nos EUA pode mudar o resultado. Para bens comprados, a venda em geral é tratada como feita onde a propriedade e o risco de perda passam ao comprador. IRS: Publication 519, origem do rendimento, 26 CFR 1.861-7(c), 26 CFR 1.863-3(c).

A origem é só o primeiro passo. Quando o vendedor exerce uma atividade empresarial nos EUA, o lucro de fonte americana da venda de bens em geral é tratado como efetivamente conectado a essa atividade; o rendimento de fonte estrangeira em geral não é, salvo se houver um escritório nos EUA. Um vendedor sem atividade empresarial nos EUA paga imposto à alíquota de 30% (ou à alíquota menor do tratado) apenas sobre rendimentos fixos ou determináveis, anuais ou periódicos (FDAP) de fonte americana, como royalties; as regras de retenção tratam o ganho com a venda de bens como fora dessa classe. IRS: Publication 519, capítulo 4, 26 CFR 1.1441-2(b)(2).

Pelo Artigo VII, um residente canadense com direito aos benefícios do tratado em geral só paga imposto federal dos EUA sobre lucros empresariais na medida em que sejam atribuíveis a um estabelecimento permanente nos EUA. O Artigo V abrange locais fixos, certos agentes e atividades de serviço que se qualificam, então não ter escritório nos EUA não resolve a questão. Tratado entre o Canadá e os EUA, Artigos V e VII.

Por que recebi um 1099-K sendo canadense, e como evito receber outro?

Um vendedor canadense em geral recebe um 1099-K porque a plataforma tratou a conta como de um beneficiário dos EUA: não havia formulário de status estrangeiro, ou havia endereço, conta bancária ou outro sinal de pessoa dos EUA. Um endereço no Canadá, sozinho, não impede o formulário. Para reduzir a chance de receber outro:

1. Entregue à plataforma o formulário certo da tabela abaixo e mantenha-o atualizado.
2. Confira se o nome, o endereço e o banco que recebe os repasses da conta são os da pessoa ou entidade que fez as vendas.
3. Pergunte se o formulário arquivado cobre os repasses já feitos: o alívio depende de documentos que a plataforma tinha antes do pagamento, então um W-8 entregue depois pode não cancelar um formulário já emitido; pergunte se a plataforma vai corrigi-lo.

Uma plataforma dos EUA não precisa entregar um 1099-K para um beneficiário com endereço no exterior que recebe em uma conta fora dos EUA, se tiver documentos válidos de status estrangeiro antes de pagar. Se a conta mostra endereço nos EUA ou instruções de pagamento nos EUA, esse alívio também exige um W-8 coletado em até 90 dias após o contrato da plataforma com o vendedor, e não vale se a plataforma sabe que o vendedor é uma pessoa dos EUA. Um marketplace ou aplicativo de pagamento deve informar ao IRS acima de US$20.000, em mais de 200 transações por ano, mas pode enviar o formulário abaixo disso; pagamentos por cartão não têm mínimo. IRS: exceções para beneficiários estrangeiros, IRS: limite de declaração.

O formulário vai para a plataforma, não para o IRS. Se o rendimento estiver efetivamente conectado a uma atividade empresarial nos EUA (negócio exercido nos EUA), o formulário pode ser o W-8ECI; o W-8 certifica a situação do beneficiário, então precisa corresponder ao rendimento. Um W-8 em geral vale até o fim do terceiro ano-calendário após a assinatura, mas uma mudança que o torne incorreto (o rendimento passar a ser efetivamente conectado ou, no caso de pessoa física, uma mudança para os EUA) deve ser informada à plataforma em até 30 dias, com um novo formulário; formulários W de uma corporação canadense explica o preenchimento e a renovação para corporações. IRS: instruções do Form W-8BEN, IRS: instruções do Form W-8BEN-E.

E se a plataforma reteve imposto e enviou um 1042-S?

Um 1042-S significa que a plataforma tratou um pagamento como rendimento de fonte americana pago a uma pessoa estrangeira, e informa o imposto retido. Se esse imposto pode ser recuperado ou usado como crédito depende do motivo da retenção, que aparece no código de rendimento e nos códigos de isenção.

Certos rendimentos de fonte americana, como royalties, podem sofrer um imposto padrão de 30% sobre o valor bruto quando não estão efetivamente conectados a uma atividade empresarial nos EUA; um tratado pode reduzir esse imposto. Esse não é um imposto sobre todas as vendas feitas por uma plataforma dos EUA; sobre royalties, veja royalties e pagamentos de licença de clientes dos EUA. IRS: rendimentos fixos ou determináveis.

Uma plataforma que não recebe o W-8 do beneficiário pode ter de reter à alíquota de 30% ou à alíquota de retenção adicional (backup withholding) de 24%, que é uma parte do pagamento retida para o IRS; a caixa 4 do 1099-K informa a retenção adicional. IRS: instruções do Form W-8BEN, IRS: instruções do Form 1099-K.

Para saber o que conferir em cada caixa do 1042-S e como recuperar ou usar o imposto como crédito, veja imposto dos EUA retido sobre pagamentos a canadenses.

Preciso entregar uma declaração nos EUA por causa do formulário?

O formulário, sozinho, não cria a obrigação de entregar declaração nos EUA. Pode ser preciso entregar uma quando há atividade empresarial nos EUA (mesmo que um tratado elimine o imposto), rendimento de fonte americana que a retenção não cobriu por inteiro ou pedido de restituição.

A declaração aplicável depende das atividades do vendedor nos EUA: veja declarações de imposto dos EUA de uma corporação canadense (e, para anos não entregues, declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense) ou, para pessoa física, profissionais independentes canadenses com clientes nos EUA.

Entregar a declaração também decide se as deduções se mantêm. Para aplicar deduções e créditos contra um rendimento que depois se descubra tributável nos EUA, uma corporação estrangeira em geral deve entregar a declaração em até 18 meses do vencimento e uma pessoa física em até 16 meses dele; pode valer um prazo anterior quando a declaração do ano anterior não foi entregue. As instruções do Form 1120-F orientam a corporação estrangeira a entregar uma declaração protetiva para resguardá-las se suas atividades limitadas nos EUA não geram rendimento efetivamente conectado, ou se ela não encontra imposto dos EUA pelo tratado (por exemplo, por não haver estabelecimento permanente). Uma declaração que alega que o rendimento não é atribuível a um estabelecimento permanente nos EUA em geral precisa do Form 8833 anexado, salvo dispensa; deixar de informar pode custar US$1.000 (US$10.000 para uma corporação C) por falha. IRS: Publication 519, informações de entrega, IRS: entrega do Form 1120-F e declarações protetivas, 26 CFR 1.882-4(a)(3), IRS: Form 8833.

O que declaro no Canadá, e o que acontece com o imposto dos EUA retido?

Um vendedor residente no Canadá declara no Canadá a renda do negócio, inclusive as vendas que não aparecem em nenhum formulário dos EUA. As vendas e os custos elegíveis são declarados separadamente, não como um repasse líquido da plataforma. CRA: obrigações fiscais na economia de plataformas.

Os valores do imposto canadense em geral são calculados em dólares canadenses, à taxa de câmbio do dia em que cada valor surge; sobre qual taxa usar e sobre a opção que permite a algumas corporações declarar em dólares americanos, veja vendas e repasses de marketplaces em dólares americanos. CRA: moeda de declaração, parágrafos 1.3-1.8.

O imposto retido nos EUA não é automaticamente um crédito no Canadá: o crédito é limitado, e o imposto restituído e a retenção acima da alíquota do tratado não são imposto estrangeiro elegível. Um crédito não usado de imposto estrangeiro sobre renda de negócio pode ser levado até 3 anos para trás ou até 10 anos para a frente (Income Tax Act, seção 126(2)). Um crédito provincial ou territorial é pedido à parte (Form T2036; residentes de Quebec usam a Revenu Québec, conforme a página de crédito da CRA). Veja rendimentos estrangeiros em uma declaração canadense (pessoa física) ou como usar o imposto dos EUA na declaração corporativa (corporação). CRA: crédito por imposto estrangeiro, parágrafos 1.32-1.38.

Como concilio o valor bruto do formulário com a minha contabilidade?

Concilie primeiro o formulário com os registros de transações e depois esses registros com os repasses e com a declaração no Canadá. A caixa 1a do Form 1099-K não subtrai tarifas, reembolsos, descontos nem valores de frete. IRS: declaração de pagamentos brutos.

Um vendedor autônomo, exceto agricultor, pescador ou agente de comissão, declara a renda pelo regime de competência, que conta a renda quando ela é ganha e não quando é paga; por isso um formulário do ano-calendário pode diferir da renda do período declarado. CRA: T4002, capítulo 1. No T2125, o imposto sobre vendas, as devoluções, os abatimentos e os descontos incluídos nas vendas vão no valor 3B, e os bens comprados ou produzidos para venda são deduzidos no período em que são vendidos. CRA: T4002, capítulo 2.

Para o passo a passo, veja como conciliar vendas e repasses.

A CRA (Agência da Receita do Canadá) vê o que uma plataforma informa sobre mim?

O Canadá tem regras próprias de declaração para plataformas, separadas dos formulários dos EUA; um 1099-K ou 1042-S não mostra se a plataforma tem a obrigação de declarar no Canadá. O equivalente mais próximo do 1099-K é a informação que uma plataforma declarante deve dar a cada vendedor que declara.

As regras estão na Parte XX do Income Tax Act, e o primeiro período declarável foi o ano-calendário de 2024. Um operador de plataforma baseado fora do Canadá também pode ser operador declarante quando facilita vendas ou serviços de vendedores residentes no Canadá. Um operador declarante informa a identidade de cada vendedor, a contraprestação paga ou creditada, o número de atividades e as tarifas, comissões ou impostos cobrados ou retidos, e entrega essas informações ao vendedor até 31 de janeiro do ano seguinte. Fica excluído o vendedor para quem o operador facilitou apenas vendas de bens, menos de 30 delas e somando no máximo C$2.800 no ano-calendário. CRA: orientações sobre as regras de declaração das plataformas, parágrafos 2.29, 6.2, 6.3 e 6.11, Income Tax Act, seção 282(1).

As regras canadenses têm condições sobre o operador, o vendedor e a atividade, e um software que apenas processa pagamentos não é uma plataforma. A contraprestação declarada é o valor líquido pago ou creditado, ao contrário dos pagamentos brutos do 1099-K, então os totais serão diferentes. CRA: parágrafos 2.5-2.6 e 7.7. Para declarar a renda de plataformas, veja como a renda de autônomo é tributada.

E se o formulário estiver errado, duplicado ou faltando?

Peça ao emissor que corrija um formulário de pagamento incorreto e declare uma única vez as transações do negócio. A falta de um formulário não elimina a obrigação de um residente no Canadá de declarar sua renda. Uma plataforma obrigada a emitir o formulário deve enviar o 1099-K até 31 de janeiro e o 1042-S até 15 de março do ano seguinte. IRS: via do 1099-K para o beneficiário, IRS: vencimento do 1042-S.

1. Compare o nome do beneficiário, a conta, o período e os valores com seus registros. Várias plataformas podem gerar vários 1099-K, então confira se dois formulários não cobrem as mesmas vendas. Se o formulário traz o seu nome mas as vendas foram da sua corporação (ou o contrário), peça ao emissor que corrija o beneficiário e guarde registros que mostrem qual entidade ganhou a renda.
2. Para um 1099-K incorreto, duplicado ou enviado à pessoa errada, peça um formulário corrigido ao emissor indicado no formulário, com valor zero no caso de um duplicado ou de um formulário que não é seu. O IRS não pode corrigir o formulário do emissor.
3. Para um 1042-S incorreto, peça ao agente de retenção uma via corrigida do beneficiário e qualquer retificação exigida da entrega ao IRS.
4. Guarde o original, a via corrigida e a correspondência, e cumpra o prazo da declaração enquanto a correção estiver pendente.

IRS: 1099-K incorreto, IRS: correção do 1042-S.

Reúna os formulários, o W-8 e o registro de aceitação, os relatórios de repasses e as vendas mensais; se a exposição aos EUA for incerta, acrescente contratos, condições de frete, locais de produção e datas de trabalho nos EUA.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Todos os valores estão em dólares americanos; o exemplo não calcula imposto nem fornece taxa de câmbio.

Um empresário individual canadense presta serviços inteiramente no Canadá por meio de uma plataforma dos EUA. O Form 1099-K mostra US$40.000 em pagamentos brutos. A plataforma registra US$2.000 em reembolsos e US$3.000 em tarifas, restando US$35.000 pagos ao vendedor. Suponha que não haja imposto sobre vendas, retenção, outros custos nem diferenças de data.

No T2125, os US$40.000 de pagamentos brutos vão no valor 3A e os US$2.000 de reembolsos no valor 3B, o que dá US$38.000 de vendas após reembolsos no valor 3C. A tarifa de US$3.000 é uma despesa separada, e sobram US$35.000 antes das outras despesas. A declaração no Canadá usa os valores correspondentes em dólares canadenses.

O formulário, sozinho, não estabelece imposto nem obrigação de declaração nos EUA. O trabalho feito inteiramente no Canadá em geral é de fonte estrangeira para fins dos EUA; qualquer outra atividade empresarial nos EUA ainda precisa de análise.

E no seu caso?

• Você prestou serviços nos EUA: veja profissionais independentes canadenses com clientes nos EUA.
• Você mantém estoque em um armazém nos EUA: veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• O pagamento é por licenciamento: veja royalties e pagamentos de licença de clientes dos EUA.
• Você precisa avaliar o imposto sobre vendas: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas para o imposto sobre vendas dos EUA e como cobrar GST/HST de clientes dos EUA para o GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá).
• Suas vendas passam por uma LLC ou corporação dos EUA: o formulário pode trazer o nome dessa entidade, não o seu; veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA ou proprietário canadense de uma corporação dos EUA.
• Você passa longas temporadas nos EUA: dias suficientes podem fazer de um canadense um residente fiscal dos EUA, e então o W-8 está errado; veja residentes sazonais (snowbirds) e residência nos EUA.
• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card: veja americanos que moram no Canadá e, para um 1099-K como contribuinte dos EUA, imposto de renda de vendedores on-line.
• Uma corporação tem atividades nos EUA ou direito a tratado incertos: traga os formulários e os registros para a revisão tributária entre países.