Cartão próprio na Square: renda, escrituração e 1099-K

Passar o meu próprio cartão na Square conta como renda?

Em geral, não, se o negócio não deu nada em troca e o dinheiro era seu. Uma cobrança no seu próprio cartão no seu próprio leitor é dinheiro seu entrando no negócio, então não é uma venda. Nenhuma página do IRS trata da cobrança do cartão do próprio proprietário. A regra decorre do que o IRS diz que o Form 1099-K informa, pagamentos recebidos por bens ou serviços, e da afirmação dele de que um pagamento no formulário não é necessariamente tributável (Understanding your Form 1099-K; IRS: o que fazer com o Form 1099-K). A receita bruta é a renda recebida do negócio, e a Publication 583 sugere identificar a origem de cada depósito como renda do negócio, recursos pessoais ou empréstimo (Publication 583). Se os pontos de cartão ganhos assim são tributáveis é uma questão em aberto; veja a seção sobre recompensas abaixo.

O formulário é um problema à parte. O processador informa cada pagamento por cartão que liquida, então o Form 1099-K pode mostrar mais que as suas vendas reais.

O caso deixa de ser simples quando:

• As cobranças se estenderam por meses ou por vários anos fiscais.
• A declaração daquele ano já foi entregue, ou usou o total do formulário como vendas.
• O negócio é uma sociedade de pessoas ou uma corporação, em que o dinheiro do proprietário vai para contas de capital ou de empréstimo.
• As cobranças estão misturadas com vendas reais, ou algumas foram no cartão de outras pessoas.
• O processador bloqueou ou encerrou a conta.

Reúna o detalhe das transações do processador no ano, os extratos do cartão que você usou, os depósitos na conta bancária do negócio e o Form 1099-K.

As cobranças no meu próprio cartão vão aparecer no Form 1099-K do negócio?

Em geral, sim. Um processador de cartão informa o valor bruto dos pagamentos por cartão que liquida para um negócio, e o regulamento não lista nenhuma exceção para o cartão do próprio proprietário.

O regulamento define uma transação com cartão de pagamento como qualquer transação em que um cartão é aceito como pagamento. Ele não pergunta para que serviu a cobrança (26 CFR 1.6050W-1). Ele lista o que um processador não informa: saques em caixas eletrônicos e adiantamentos em dinheiro, porque nenhum comerciante aceita o cartão; cheques de conveniência; e pagamentos a um comerciante relacionado ao emissor do cartão. Uma cobrança passada no leitor do próprio negócio não está nessa lista.

A caixa 1a é bruta. Ela não é reduzida por créditos, taxas, reembolsos nem outros valores (Instructions for Form 1099-K).

Nenhum mínimo vale para pagamentos por cartão: o IRS diz que um processador de cartão envia o formulário, não importa quantos pagamentos nem de que valor. O teste de $20.000 e 200 transações é para aplicativos de pagamento e marketplaces online (IRS: entendendo o seu Form 1099-K).

Uma cobrança que você depois estornou para o seu próprio cartão continua contando na caixa 1a. Subtraia a cobrança uma só vez na ponte descrita abaixo, e lance o estorno contra o aporte ou o empréstimo do proprietário, e não como reembolso de venda. O reembolso a um cliente é diferente: ele vai na linha de devoluções e abatimentos, e não sai da receita bruta (Schedule C, linha 2; linha 1b nos Forms 1065, 1120 e 1120-S) (instruções do Schedule C).

Assim, a caixa 1a pode superar a receita bruta no valor das cobranças do proprietário. O IRS já trata um caso parecido, o troco em dinheiro no caixa, como questão de registros: os valores estão no formulário, em geral não são receita bruta, e o IRS manda guardar registros deles (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). As caixas mensais 5a a 5l do formulário mostram quais meses ficam acima da sua escrituração, e a caixa 3 dá a contagem de transações do ano.

Como lanço isso na escrituração para que não seja uma venda?

O tratamento usual é lançar o dinheiro como dinheiro do proprietário entrando, um aporte ou um empréstimo, e não como receita. Se for deixado como venda, a receita fica superestimada, em geral porque o depósito chegou junto com as vendas reais.

1. Liste cada cobrança do proprietário: data, valor, cartão e para que o dinheiro serviu. Inclua qualquer estorno de uma cobrança.
2. Tire cada uma das vendas. Lance o valor total cobrado como aporte do proprietário (patrimônio líquido) ou, em uma sociedade de pessoas ou corporação, como empréstimo do proprietário (uma dívida que o negócio tem com você). O depósito bancário é o valor cobrado menos a taxa, e menos qualquer retenção adicional (backup withholding) mostrada na caixa 4 (Instructions for Form 1099-K).
3. Lance a taxa dessa cobrança separadamente; a seção sobre taxas abaixo diz onde ela vai.
4. Se o dinheiro seguiu para você pessoalmente, em geral ele é lançado como retirada ou distribuição do proprietário, ou como pagamento de um empréstimo que seja dívida real. Para uma corporação o efeito fiscal é diferente, então um preparador de declarações deve confirmar.
5. Confira o resultado e guarde-o como uma lista curta, a ponte: comece na caixa 1a do formulário, subtraia as cobranças do proprietário uma só vez e explique toda outra diferença em relação à sua escrituração. O formulário pode incluir itens que não são receita sua, como o imposto sobre vendas devido pelo comprador (Publication 334), gorjetas repassadas aos funcionários (IRS) e troco em dinheiro dado ao cliente, e pode deixar de fora receitas como dinheiro vivo, cheques e vendas de outros processadores. Ele conta um pagamento no ano em que o processador o liquida, que pode não ser o ano em que você lançou a venda. Suas próprias gorjetas e o imposto sobre vendas imposto a você como vendedor continuam na receita bruta. O resultado deve chegar às suas vendas brutas reais antes dos reembolsos.

Se é um aporte ou um empréstimo depende do que foi pretendido e escrito. Veja aportes e empréstimos do proprietário a uma LLC. Para saber como depósitos, taxas e vendas do leitor são lançados normalmente, veja depósitos da Square na escrituração.

Como isso é lançado para um empresário individual, um membro de LLC e um acionista de corporação?

O lançamento é o mesmo em cada caso, dinheiro do proprietário entrando; o nome da conta e a linha da declaração mudam.

Um empresário individual ou uma LLC de um único membro é um só contribuinte com o proprietário: a menos que opte por outro regime (Form 8832, ou Form 2553 para corporação S), uma LLC de um único proprietário é desconsiderada como entidade separada do proprietário, e é classificada como sociedade de pessoas assim que tem um segundo membro (26 CFR 301.7701-3). Assim, o dinheiro do próprio proprietário entrando em geral não é renda e, sem um credor separado, um “empréstimo” do proprietário é só um rótulo na escrituração. A escrituração ainda o separa para que a demonstração do resultado mostre as vendas reais.

Em uma sociedade de pessoas, os aportes de cada sócio são controlados na conta de capital desse sócio, e um aporte de bens em troca de uma participação em geral não gera ganho nem perda (26 U.S.C. 721); veja um sócio que paga custos da LLC com dinheiro próprio.

A renda bruta de uma corporação não inclui um aporte ao seu capital (26 U.S.C. 118). Um empréstimo de acionista precisa ser dívida real; veja empréstimos de acionista a uma corporação S. Quando a conta do leitor está no nome e no EIN da corporação, o formulário leva esses dados, então é a escrituração da corporação, e não a declaração pessoal do acionista, que precisa explicar a diferença. Um formulário que traz o número do próprio proprietário para um negócio que entrega o Form 1120, 1120-S ou 1065 precisa ser corrigido (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

Uma LLC de um único membro nos EUA, de propriedade total de uma pessoa estrangeira, pode ter de informar no Form 5472 os aportes, distribuições e empréstimos do proprietário. O mesmo vale para uma corporação dos EUA com um acionista que detém pelo menos 25% do voto ou do valor, direta ou indiretamente, quanto a transações entre partes relacionadas, como empréstimos. O status de pessoa estrangeira depende de cidadania e residência nos EUA, e não de onde o cartão foi emitido (Instructions for Form 5472). Veja pagamentos de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.

As taxas de processamento do cartão são despesa do negócio?

Depende do que o dinheiro pagou, e quem decide é um preparador de declarações. A taxa de uma venda real é um custo do negócio: o IRS diz que a caixa 1a não é ajustada por taxas e que as taxas podem ser deduzidas do valor bruto (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). A taxa sobre uma cobrança do proprietário não tem venda por trás, e nenhuma página do IRS em que este guia se baseia diz como ela é tratada.

Uma dedução exige uma despesa comum e necessária para conduzir o negócio (26 U.S.C. 162), e despesas pessoais não são dedutíveis (26 U.S.C. 262). Então:

• O dinheiro pagou custos do negócio, como folha de pagamento ou um fornecedor: a taxa pode ser um custo do negócio. Ela pode ser, em vez disso, um custo do financiamento do proprietário: um valor pago para facilitar a captação de capital ou um empréstimo em geral precisa ser capitalizado, e não deduzido quando pago (26 CFR 1.263(a)-5), e se a taxa do leitor faz isso depende dos fatos.
• O dinheiro foi para o proprietário, ou a cobrança foi feita para ganhar pontos: a taxa parece pessoal do proprietário e pode caber na retirada dele ou, para uma corporação, em uma distribuição.
• Misto ou incerto: divida-a usando a lista do que o dinheiro pagou e peça a um preparador de declarações que revise a divisão.

Os juros e as taxas do próprio cartão pessoal são tratados em despesas do negócio em um cartão de crédito pessoal.

Como mostro na declaração que o 1099-K é maior que a minha receita bruta real?

Informe a sua receita bruta real, tirada da sua escrituração, e guarde a ponte entre a caixa 1a do formulário e esse número. Para um formulário que cobre mais de uma fonte de renda, o IRS diz para usar a sua escrituração e os seus registros para informar a receita bruta na linha certa (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

Empresário individual ou LLC de um único membro. A linha 1 do Schedule C pede a receita bruta do negócio ou profissão, então o valor ali é, em geral, o das vendas reais da sua escrituração, e não o da caixa 1a (instruções do Schedule C). Para um valor do formulário incluído por engano, o IRS manda informá-lo no campo de lançamento no alto do Schedule 1 (Form 1040), e só a parte errada se o restante for venda real (Instructions for Form 1040). Nenhuma página do IRS diz se a cobrança do cartão do próprio proprietário conta como incluída por engano, então usar ou não o campo é decisão de um preparador de declarações. As instruções impressas cobrem o ano fiscal anterior, e o rascunho do IRS do Schedule 1 deste ano fiscal mantém o campo (rascunho do Schedule 1); confira os formulários finais. Para um ano anterior, use o formulário daquele ano: o IRS diz que o campo vale a partir do ano fiscal de 2024 e descreve as linhas 8z e 24z para 2022 e 2023 (Form 1099-K FAQs).

Sociedade de pessoas ou corporação. A linha 1a dos Forms 1065, 1120 e 1120-S pede a receita bruta ou as vendas de todas as operações do negócio (instruções do Form 1065, do Form 1120 e do Form 1120-S). O campo do Schedule 1 fica na declaração pessoal do proprietário e não vale para a declaração de uma entidade. Quem mostra a diferença é a ponte.

O IRS recebe a própria cópia do formulário. Para pessoas físicas, o IRS descreve uma carta quando as informações de terceiros sobre a renda não batem com uma declaração (CP2000); os guias sobre essas cartas estão linkados no fim.

Devo pedir ao processador um formulário corrigido, e e se ele não emitir?

Você pode pedir, mas o processador pode recusar, porque informou pagamentos por cartão que de fato liquidou. Quando o valor bruto de um formulário está incorreto, o IRS diz para falar com o emissor identificado como “Filer” no alto à esquerda do formulário, ou com a entidade de liquidação de pagamentos (payment settlement entity) indicada embaixo à esquerda se você não reconhece o emissor, e pedir um formulário corrigido (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). O IRS não pode corrigir o formulário.

1. Peça por escrito, listando as cobranças do proprietário por data e valor. Peça um formulário corrigido sem elas, ou uma justificativa por escrito de por que o formulário permanece. Guarde o formulário original, o seu pedido e qualquer resposta.
2. Não espere: o IRS diz para entregar a declaração mesmo que você não consiga um formulário corrigido.
3. Se não for corrigido, entregue com os seus valores reais e a ponte.

Para um formulário errado de outras formas, veja um formulário de plataforma errado ou corrigido.

Que registros provam quais cobranças eram minhas?

Os registros devem ligar cada cobrança do proprietário ao cartão, ao depósito e ao destino do dinheiro depois. A Publication 583 diz que os registros devem identificar a origem das receitas, separando o que é do negócio do que não é, e que documentos de apoio sustentam os lançamentos da sua declaração (Publication 583).

Guarde-os pelo tempo em que possam ser necessários, o que em geral significa até o fim do prazo de prescrição da declaração (Publication 583). Exporte já o histórico completo das transações: os General Terms da Square dizem que a Square pode apagar os dados de uma conta quando a encerra (Square: General Terms of Service).

Os leitores de cartão da Square permitem uso pessoal, e o que diz o contrato de processamento?

Quem decide isso é o seu contrato com o processador, e não as regras fiscais. Os General Terms of Service da Square (última atualização em 14 de setembro de 2026) não têm nenhuma frase sobre cobrar o seu próprio cartão, então os termos sozinhos não respondem à pergunta. Mas dão espaço para a Square agir:

• A Square pode suspender ou encerrar uma conta a qualquer momento e por qualquer motivo, inclusive a violação dos termos.
• O vendedor declara que as informações dele descrevem com precisão o negócio pelo qual vende bens e serviços, que as transações dele seguirão a lei e que ele não usará os serviços para nenhum empreendimento fraudulento.
• Na seção de arbitragem, o vendedor declara que não pretende usar o serviço para fins pessoais, familiares ou domésticos. Essa frase não menciona cobrar o seu próprio cartão.
• O vendedor concorda em cobrir os custos da Square decorrentes de reclamações ou processos que surjam da violação dessas declarações ou do uso indevido ou impróprio dos serviços.

Os termos de pagamento da Square e o contrato do cartão pessoal são documentos separados, que este guia não leu. Os termos mudam, então leia a versão que você aceitou. Se um determinado conjunto de cobranças violou algum termo é uma questão para esses documentos. Se a conta já está bloqueada ou encerrada, obtenha primeiro os registros.

E se as cobranças foram para um parente, parceiro ou amigo?

O teste é se o dinheiro pagou bens ou serviços que o negócio forneceu. Se pagou, é uma venda, de quem quer que fosse o cartão. Se era dinheiro da própria pessoa indo para você ou para o negócio, não é.

• Um presente, ou a devolução de uma despesa pessoal: o IRS diz que dinheiro de amigos e familiares assim não deve constar em um Form 1099-K e não é renda tributável (Understanding your Form 1099-K). Veja presentes e contas divididas em um aplicativo de pagamento.
• Um empréstimo ao negócio: é uma dívida, e não uma venda. Veja um empréstimo de familiar ao seu negócio.
• O cartão de um sócio ou coproprietário: é o aporte ou o empréstimo desse proprietário, lançado na conta de capital ou na conta de empréstimo dele.
• Você passou o cartão de outra pessoa e entregou o dinheiro a ela: o negócio pode ter apenas repassado o dinheiro. Uma taxa que você cobrou dela por isso pode ser pagamento por um serviço, e o IRS diz que a renda de serviços que você presta deve ser declarada (Understanding your Form 1099-K). Se um contrato de processamento permite passar o cartão de outra pessoa é uma questão para esse contrato.
• As cobranças eram vendas do negócio de outra pessoa: veja um formulário que cobre vendas de outra pessoa. O IRS diz também que, se você compartilhou o seu terminal de cartão com outro negócio, pode ser preciso entregar uma declaração informativa por ele (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

Os pontos ou recompensas de cartão ganhos assim são tributáveis?

Em aberto aqui. As páginas do IRS em que este guia se baseia não dizem se pontos ou recompensas ganhos ao cobrar o seu próprio cartão são renda, uma redução de custo ou nenhuma das duas coisas. O Announcement 2002-18 cobre apenas milhas de passageiro frequente e benefícios em espécie parecidos de viagens de negócio ou oficiais, e o alívio dele não alcança benefícios convertidos em dinheiro (Announcement 2002-18). Ele não trata de recompensas por gastos no cartão.

Guarde os extratos do cartão que mostram as recompensas ganhas e leve a questão a um preparador de declarações, em vez de presumir uma resposta ou outra.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Cobranças para cobrir a folha de pagamento

A dona de um salão passa US$5.000 em um cartão pessoal no leitor do salão para cobrir a folha de pagamento. O depósito não é uma venda. O salão lança os US$5.000 como aporte da proprietária e analisa à parte a taxa dessa cobrança. O Form 1099-K de fim de ano ainda conta os US$5.000.

Cinco cobranças para ganhar pontos

Um proprietário passa cinco cobranças que somam US$10.000 ao longo do ano para ganhar pontos. As vendas reais são US$120.000, todas vendas por cartão nesse leitor, sem reembolsos, gorjetas nem imposto sobre vendas no ano, e o formulário de fim de ano mostra US$130.000. O proprietário informa US$120.000 como receita bruta, lança cada cobrança como dinheiro que entrou e depois saiu para o proprietário, pede a um preparador de declarações que decida onde vão as taxas dessas cobranças e guarda uma lista das cinco cobranças (data, valor, cartão) que faz a ponte de US$130.000 a US$120.000. Se os pontos são tributáveis é uma questão em aberto.

O cartão de um acionista no leitor da empresa

Um acionista passa US$8.000 em um cartão pessoal no leitor da empresa. A empresa lança um empréstimo de acionista, ou um aporte ao capital se essa era a intenção, e deixa os US$8.000 fora da receita bruta na linha 1a do Form 1120-S. O formulário traz o EIN da empresa, então é a escrituração da empresa que explica a diferença. Se o mesmo ocorreu em anos anteriores, cada ano anterior pode precisar ser refeito.

E no seu caso?

• As cobranças se estenderam por meses ou anos, ou a declaração daquele ano já foi entregue: a escrituração pode precisar ser refeita ano a ano, e uma declaração entregue pode ter usado o total do formulário como vendas. Um pedido de restituição sobre uma declaração entregue (Form 1040-X; 1120-X para uma corporação) em geral deve ser feito em até 3 anos da entrega original ou 2 anos do pagamento do imposto, o que vier depois (instruções do Form 1040-X e do Form 1120-X). Se é preciso um formulário corrigido ou uma mudança na declaração exige julgamento; veja refazer a escrituração.
• O processador bloqueou ou encerrou a conta: exporte primeiro o histórico completo das transações, depois veja reconstruir os registros e conciliar pagamentos com vendas.
• O negócio é uma sociedade de pessoas ou uma corporação e o formulário traz dinheiro do proprietário: se é um aporte ou um empréstimo afeta contas de capital, saldos de empréstimos e as declarações dos proprietários. Veja empréstimos de acionista, custos pagos por sócios e organizar os lançamentos.
• O proprietário ou um acionista não é cidadão nem residente dos EUA: dependendo do tipo de entidade e da propriedade, empréstimos, aportes e distribuições entre o proprietário e o negócio podem ter de ser informados no Form 5472. Veja pagamentos de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira e lançar o dinheiro do proprietário.
• Chegou uma carta do IRS: leia uma carta do IRS ao seu negócio ou o guia sobre cartas de divergência. A ponte entre a caixa 1a e os seus valores reais é o registro em que uma resposta se apoia; veja reconstruí-la a partir da escrituração.
• O formulário está errado de outra forma, como parte do ano, duplicado, com o número de identificação errado, ou um negócio que foi vendido ou mudou de tipo durante o ano (o IRS diz para informar ao processador o novo nome e o novo número fiscal): veja um formulário de plataforma errado ou corrigido.
• Os pagamentos eram presentes ou contas divididas: veja presentes e contas divididas em um aplicativo de pagamento.
• A conta recebeu pagamentos do negócio de outra pessoa: veja vendas de outra pessoa no seu formulário.
• O dinheiro do proprietário entra e sai do negócio de outras formas também: veja separar o dinheiro do negócio do dinheiro pessoal.