Su propia tarjeta en Square: ingresos, contabilidad y Form 1099-K

¿Pasar mi propia tarjeta por Square cuenta como ingreso?

En general no, si el negocio no dio nada a cambio y el dinero era suyo. Un cargo a su propia tarjeta en su propio lector es dinero suyo que pasa al negocio, así que no es una venta. Ninguna página del IRS trata el cargo de la tarjeta propia de un propietario. La regla se desprende de lo que el IRS dice que reporta el Form 1099-K, los pagos recibidos por bienes o servicios, y de su afirmación de que un pago en el formulario no es necesariamente gravable (cómo entender su Form 1099-K; qué hacer con el Form 1099-K). Los ingresos brutos son el ingreso recibido del negocio, y la Publication 583 sugiere identificar el origen de cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583). Si los puntos de la tarjeta ganados de esta manera son gravables no está resuelto; vea la sección sobre recompensas más abajo.

El formulario es un problema aparte. El procesador reporta cada pago con tarjeta que liquida, por lo que el Form 1099-K puede mostrar más que sus ventas reales.

Un caso no es sencillo cuando:

• Los cargos se repitieron durante meses o abarcan varios años fiscales.
• La declaración de ese año ya se presentó, o usó el total del formulario como ventas.
• El negocio es una sociedad de personas o una corporación, donde el dinero del propietario termina en cuentas de capital o de préstamos.
• Los cargos están mezclados con ventas reales, o algunos se hicieron con tarjetas de otras personas.
• El procesador congeló o cerró la cuenta.

Reúna el detalle de transacciones del año del procesador, los estados de cuenta de la tarjeta que usó, los depósitos bancarios del negocio y el Form 1099-K.

¿Mis cargos con mi propia tarjeta aparecerán en el Form 1099-K del negocio?

En general, sí. Un procesador de tarjetas reporta el monto bruto de los pagos con tarjeta que liquida a un negocio, y el reglamento no enumera ninguna excepción para la tarjeta propia del propietario.

El reglamento define una transacción con tarjeta de pago como cualquier transacción en la que se acepta una tarjeta como pago. No pregunta para qué era el cargo (26 CFR 1.6050W-1). Enumera lo que un procesador no reporta: los retiros en cajeros automáticos y los adelantos en efectivo, porque ningún comercio acepta la tarjeta; los cheques de conveniencia; y los pagos a un comercio relacionado con el emisor de la tarjeta. Un cargo pasado por el lector del propio negocio no figura en esa lista.

La casilla 1a es un monto bruto. No se reduce por créditos, comisiones, reembolsos ni otros montos (instrucciones del Form 1099-K).

A los pagos con tarjeta no se les aplica un mínimo: el IRS indica que un procesador de tarjetas envía el formulario sin importar cuántos pagos hubo ni por cuánto. La prueba de $20,000 y 200 transacciones es para las aplicaciones de pago y los marketplaces en línea (IRS: cómo entender su Form 1099-K).

Un cargo que luego reembolsó a su propia tarjeta igual cuenta en la casilla 1a. Reste el cargo una sola vez en la conciliación que se describe más abajo, y registre el reembolso contra el aporte o el préstamo del propietario, no como un reembolso de ventas. El reembolso a un cliente es distinto: va en la línea de devoluciones y bonificaciones, no se resta de los ingresos brutos (Schedule C, línea 2; línea 1b de los Forms 1065, 1120 y 1120-S) (instrucciones del Schedule C).

Por eso la casilla 1a puede superar los ingresos brutos en el monto de los cargos del propietario. El IRS ya trata un caso parecido, el efectivo que se entrega en la caja, como un asunto de registros: los montos figuran en el formulario, en general no son ingresos brutos, y el IRS indica que se conserven registros de ellos (qué hacer con el Form 1099-K). Las casillas mensuales 5a a 5l del formulario muestran qué meses superan sus libros, y la casilla 3 da el número de transacciones del año.

¿Cómo lo registro en la contabilidad para que no sea una venta?

El tratamiento habitual es registrar el dinero como dinero del propietario que entra, un aporte o un préstamo, no como ingresos. Si se deja como venta, los ingresos quedan inflados, por lo general porque el depósito entró junto con las ventas reales.

1. Haga una lista de cada cargo del propietario: fecha, monto, tarjeta y para qué se usó el dinero. Incluya cualquier reembolso de un cargo.
2. Quite cada uno de las ventas. Registre el monto total cargado como un aporte del propietario (capital) o, en una sociedad de personas o una corporación, como un préstamo del propietario (una deuda que el negocio tiene con usted). El depósito bancario es el monto cargado menos la comisión, y menos cualquier retención adicional que muestre la casilla 4 (instrucciones del Form 1099-K).
3. Registre aparte la comisión de ese cargo; la sección sobre comisiones, más abajo, indica dónde va.
4. Si el dinero pasó después a usted personalmente, en general se registra como un retiro o una distribución del propietario, o como pago de un préstamo que sea deuda real. En una corporación el efecto fiscal es distinto, así que un preparador debe confirmarlo.
5. Revise el resultado y consérvelo como una lista corta, la conciliación: parta de la casilla 1a del formulario, reste una sola vez los cargos del propietario y explique cualquier otra diferencia con sus libros. El formulario puede incluir partidas que no son sus ingresos, como el impuesto sobre las ventas que debe el comprador (Publication 334), las propinas que usted entrega al personal (IRS) y el efectivo que se entrega a los clientes, y puede omitir ingresos como el efectivo, los cheques y las ventas de otros procesadores. Cuenta un pago en el año en que el procesador lo liquida, que puede no ser el año en que usted registró la venta. Sus propias propinas y el impuesto sobre las ventas que se le impone a usted como vendedor siguen en los ingresos brutos. Debe terminar en sus ventas brutas reales antes de reembolsos.

Que sea un aporte o un préstamo depende de lo que se pretendía y de lo que quedó por escrito. Vea aportes y préstamos del propietario a una LLC. Para saber cómo se registran normalmente los depósitos del lector, las comisiones y las ventas, vea depósitos de Square en la contabilidad.

¿Cómo se registra para un propietario único, un miembro de una LLC y un accionista de una corporación?

La anotación es la misma en cada caso, dinero del propietario que entra; cambian el nombre de la cuenta y la línea de la declaración.

Un propietario único o una LLC de un solo miembro es un solo contribuyente con el propietario: salvo que elija otra cosa (Form 8832, o Form 2553 para una corporación S), una LLC con un solo propietario se ignora como entidad separada de su propietario, y se clasifica como sociedad de personas cuando tiene un segundo miembro (26 CFR 301.7701-3). Por eso el dinero propio del propietario que entra, en general, no es ingreso, y sin un prestamista distinto, un «préstamo» del propietario es solo una etiqueta contable. La contabilidad igual lo separa para que el estado de resultados muestre las ventas reales.

En una sociedad de personas, los aportes de cada socio se registran en la cuenta de capital de ese socio, y un aporte de bienes a cambio de una participación, en general, no genera ganancia ni pérdida (26 U.S.C. 721); vea un socio que paga personalmente costos de la LLC.

El ingreso bruto de una corporación no incluye un aporte a su capital (26 U.S.C. 118). Un préstamo del accionista tiene que ser deuda real; vea préstamos del accionista a una corporación S. Cuando la cuenta del lector está a nombre de la corporación y con su EIN, el formulario los lleva, por lo que la contabilidad de la corporación, no la declaración personal del accionista, tiene que explicar la diferencia. Un formulario que lleva el número propio del propietario de un negocio que presenta el Form 1120, 1120-S o 1065 debe corregirse (qué hacer con el Form 1099-K).

Una LLC de un solo miembro de EE. UU. cuyo único propietario es una persona extranjera puede tener que reportar en el Form 5472 los aportes, las distribuciones y los préstamos del propietario. También una corporación de EE. UU. con un accionista que posee al menos 25% de sus votos o de su valor, directa o indirectamente, por transacciones con partes relacionadas como los préstamos. La condición de persona extranjera depende de la ciudadanía y la residencia en EE. UU., no del lugar donde se emitió la tarjeta (instrucciones del Form 5472). Vea pagos de marketplaces en una LLC de propiedad extranjera.

¿Las comisiones por procesar la tarjeta son un gasto del negocio?

Depende de para qué era el dinero, y lo decide un preparador. La comisión de una venta real es un costo del negocio: el IRS indica que la casilla 1a no se ajusta por comisiones y que estas se pueden deducir del monto bruto (qué hacer con el Form 1099-K). La comisión de un cargo del propietario no tiene una venta detrás, y ninguna página del IRS en la que se apoya esta guía dice cómo se trata.

Una deducción requiere un gasto ordinario y necesario para operar el negocio (26 U.S.C. 162), y los gastos personales no son deducibles (26 U.S.C. 262). Por lo tanto:

• El dinero pagó costos del negocio, como la nómina o a un proveedor: la comisión puede ser un costo del negocio. También puede ser un costo del financiamiento del propietario: un monto pagado para facilitar la obtención de capital o un préstamo, en general, debe capitalizarse y no deducirse cuando se paga (26 CFR 1.263(a)-5), y si la comisión del lector es de ese tipo depende de los hechos.
• El dinero fue al propietario, o el cargo se hizo para ganar puntos: la comisión parece personal del propietario, y puede corresponder al retiro del propietario o, en una corporación, a una distribución.
• Mixto o poco claro: divídala con la lista de para qué se usó el dinero, y pida a un preparador que revise la división.

Los intereses y las comisiones de la propia tarjeta personal se tratan en gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.

¿Cómo muestro en la declaración que el 1099-K es más alto que mis ingresos brutos reales?

Declare sus ingresos brutos reales según sus libros, y conserve la conciliación desde la casilla 1a del formulario hasta esa cifra. Para un formulario que abarca más de una fuente de ingresos, el IRS indica que use sus libros y registros para declarar los ingresos brutos en la línea correcta (qué hacer con el Form 1099-K).

Propietario único o LLC de un solo miembro. La línea 1 del Schedule C pide los ingresos brutos del comercio o negocio, por lo que la cifra ahí es, en general, las ventas reales de sus libros, no la casilla 1a (instrucciones del Schedule C). Para un monto del formulario que se incluyó por error, el IRS indica que anote ese monto en el espacio de entrada en la parte superior del Schedule 1 (Form 1040), y solo la parte errónea si el resto son ventas reales (instrucciones del Form 1040). Ninguna página del IRS dice si el cargo de la tarjeta propia de un propietario cuenta como incluido por error, así que usar o no ese espacio es una decisión del preparador. Las instrucciones impresas cubren el año fiscal anterior, y el borrador del IRS del Schedule 1 de este año fiscal mantiene el espacio (borrador del Schedule 1); revise los formularios finales. Para un año anterior, use el formulario de ese año: el IRS indica que el espacio se aplica desde el año fiscal 2024, y describe las líneas 8z y 24z para 2022 y 2023 (preguntas frecuentes sobre el Form 1099-K).

Sociedad de personas o corporación. La línea 1a de los Forms 1065, 1120 y 1120-S pide los ingresos brutos o las ventas de todas las operaciones del negocio (instrucciones del Form 1065, del Form 1120 y del Form 1120-S). El espacio del Schedule 1 está en la declaración personal de un propietario y no se aplica a la declaración de una entidad. La conciliación es lo que muestra la diferencia.

El IRS recibe su propia copia del formulario. Para las personas físicas, el IRS describe un aviso cuando la información de ingresos de terceros no coincide con una declaración (CP2000); las guías sobre cartas están enlazadas al final.

¿Debo pedirle al procesador un formulario corregido y qué pasa si no lo emite?

Puede pedirlo, pero el procesador puede negarse, porque reportó pagos con tarjeta que en efecto liquidó. Cuando el monto bruto de un formulario es incorrecto, el IRS indica que se comunique con el emisor que aparece como «Filer» en la parte superior izquierda del formulario, o con la entidad de liquidación de pagos que figura en la parte inferior izquierda si no reconoce al emisor, y que pida un formulario corregido (qué hacer con el Form 1099-K). El IRS no puede corregir el formulario.

1. Pídalo por escrito, enumerando los cargos del propietario por fecha y monto. Pida un formulario corregido sin ellos, o una razón por escrito de por qué el formulario se mantiene. Conserve el formulario original, su solicitud y cualquier respuesta.
2. No espere: el IRS indica que presente su declaración aunque no pueda conseguir un formulario corregido.
3. Si no se corrige, presente con sus cifras reales y la conciliación.

Para un formulario que está mal de otras maneras, vea un formulario de plataforma incorrecto o corregido.

¿Qué registros prueban cuáles cargos eran míos?

Los registros deben vincular cada cargo del propietario con la tarjeta, con el depósito y con lo que el dinero hizo después. La Publication 583 indica que los registros deben identificar el origen de los ingresos, separando lo del negocio de lo ajeno al negocio, y que los documentos de respaldo sustentan las anotaciones de su declaración (Publication 583).

Consérvelos mientras puedan hacer falta, lo que en general significa hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración (Publication 583). Exporte ahora el historial completo de transacciones: los General Terms de Square indican que Square puede eliminar los datos de la cuenta cuando la cierra (Square: General Terms of Service).

¿Los lectores de tarjetas de Square permiten el uso personal y qué dice el acuerdo de procesamiento?

Lo decide su acuerdo con el procesador, no las reglas de impuestos. Los General Terms of Service de Square (última actualización: 14 de septiembre de 2026) no contienen ninguna frase sobre cargar su propia tarjeta, así que los términos por sí solos no lo responden. Sí dan margen de acción a Square:

• Square puede suspender o cerrar una cuenta en cualquier momento y por cualquier motivo, incluido un incumplimiento de los términos.
• El vendedor declara que su información describe con exactitud el negocio bajo el cual vende bienes y servicios, que sus transacciones cumplirán la ley y que no usará los servicios para ninguna actividad fraudulenta.
• En la sección de arbitraje, el vendedor declara que no tiene la intención de usar el servicio para fines personales, familiares o del hogar. Esa frase no menciona cargar su propia tarjeta.
• El vendedor acepta cubrir los costos de Square derivados de reclamaciones o procedimientos que surjan de un incumplimiento de esas declaraciones o de un uso indebido o inapropiado de los servicios.

Los términos de pago de Square y el acuerdo de la propia tarjeta personal son documentos aparte que esta guía no leyó. Los términos cambian, así que lea la versión que usted aceptó. Si un conjunto de cargos incumplió algún término es una pregunta para esos documentos. Si la cuenta ya está congelada o cerrada, primero obtenga los registros.

¿Y si los cargos eran de un familiar, una pareja o un amigo?

La prueba es si el dinero pagó bienes o servicios que el negocio proporcionó. Si fue así, es una venta, sin importar de quién era la tarjeta. Si era dinero propio de otra persona que le llegaba a usted o al negocio, no lo es.

• Un regalo, o el reembolso de un gasto personal: el IRS indica que el dinero de amigos y familiares de este tipo no debe figurar en un Form 1099-K y no es ingreso gravable (cómo entender su Form 1099-K). Vea regalos y cuentas divididas en una aplicación de pagos.
• Un préstamo al negocio: es una deuda, no una venta. Vea un préstamo familiar a su negocio.
• La tarjeta de un socio o copropietario: es el aporte o el préstamo de ese propietario, registrado en la cuenta de capital o de préstamos de ese propietario.
• Usted pasó la tarjeta de otra persona y le entregó el efectivo: puede ser dinero que el negocio solo transfirió. Una comisión que usted le cobró por hacerlo puede ser el pago de un servicio, y el IRS indica que el ingreso por los servicios que presta se declara (cómo entender su Form 1099-K). Si un acuerdo de procesamiento permite pasar la tarjeta de otra persona es una pregunta para ese acuerdo.
• Los cargos eran ventas del negocio de la otra persona: vea un formulario que incluye ventas de otra persona. El IRS también indica que si usted compartió su terminal de tarjetas con otro negocio, es posible que deba presentar una declaración informativa por ese negocio (qué hacer con el Form 1099-K).

¿Los puntos o recompensas de la tarjeta ganados de esta manera son gravables?

No está resuelto aquí. Las páginas del IRS en las que se apoya esta guía no dicen si los puntos o recompensas ganados al cargar su propia tarjeta son ingreso, una reducción del costo o ninguna de las dos cosas. El Announcement 2002-18 cubre solo las millas de viajero frecuente y beneficios en especie similares de viajes de negocios u oficiales, y su alivio no alcanza a los beneficios convertidos en efectivo (Announcement 2002-18). No trata las recompensas por gastos con tarjeta.

Conserve los estados de cuenta de la tarjeta que muestren las recompensas ganadas, y plantee la pregunta a un preparador en lugar de suponer cualquiera de las dos respuestas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Cargos para cubrir la nómina

La propietaria de un salón pasa US$5,000 de una tarjeta personal por el lector del salón para cubrir la nómina. El depósito no es una venta. El salón registra los US$5,000 como un aporte de la propietaria y revisa por separado la comisión de ese cargo. El Form 1099-K de fin de año igual cuenta los US$5,000.

Cinco cargos para ganar puntos

Un propietario pasa cinco cargos que suman US$10,000 durante el año para ganar puntos. Las ventas verdaderas son US$120,000, todas con tarjeta en este lector, sin reembolsos, propinas ni impuesto sobre las ventas en el año, y el formulario de fin de año muestra US$130,000. El propietario anota US$120,000 como ingresos brutos, registra cada cargo como dinero que entra y luego sale hacia él, pide a un preparador que decida dónde van las comisiones de esos cargos, y conserva una lista de los cinco cargos (fecha, monto, tarjeta) que concilia US$130,000 con US$120,000. Si los puntos son gravables no está resuelto.

La tarjeta de un accionista en el lector de la empresa

Un accionista pasa US$8,000 de una tarjeta personal por el lector de la empresa. La empresa registra un préstamo del accionista, o un aporte al capital si esa era la intención, y deja los US$8,000 fuera de los ingresos brutos en la línea 1a del Form 1120-S. El formulario lleva el EIN de la empresa, así que la contabilidad de la empresa explica la diferencia. Si lo mismo ocurrió en años anteriores, es posible que cada año anterior deba corregirse.

¿Su caso es distinto?

• Los cargos se repitieron durante meses o años, o la declaración de ese año ya se presentó: puede que haya que corregir la contabilidad año por año, y una declaración presentada puede haber usado el total del formulario como ventas. Una solicitud de reembolso sobre una declaración presentada (Form 1040-X; Form 1120-X para una corporación), en general, debe presentarse dentro de los 3 años de la presentación original o de los 2 años de haber pagado el impuesto, lo que ocurra después (instrucciones del Form 1040-X y del Form 1120-X). Si hace falta un formulario corregido o un cambio en la declaración requiere criterio; vea corregir la contabilidad.
• El procesador congeló o cerró la cuenta: primero exporte el historial completo de transacciones, y luego vea reconstruir los registros y conciliar pagos con ventas.
• El negocio es una sociedad de personas o una corporación y el formulario incluye dinero del propietario: que sea un aporte o un préstamo afecta las cuentas de capital, los saldos de los préstamos y las declaraciones de los propietarios. Vea préstamos del accionista, costos pagados por un socio y ordenar los asientos.
• El propietario o un accionista no es ciudadano ni residente de EE. UU.: según el tipo de entidad y la propiedad, los préstamos, aportes y distribuciones entre el propietario y el negocio pueden tener que reportarse en el Form 5472. Vea pagos de marketplaces en una LLC de propiedad extranjera y registrar el dinero del propietario.
• Llegó una carta del IRS: lea un aviso del IRS a su negocio o la guía sobre avisos por ingresos no declarados. La conciliación de la casilla 1a a sus cifras reales es el registro en el que se apoya una respuesta; vea reconstruirla desde la contabilidad.
• El formulario está mal de otra manera, como una parte del año, un duplicado, un número de identificación equivocado, o un negocio que se vendió o cambió de tipo durante el año (el IRS indica que se informe al procesador el nuevo nombre y número de identificación fiscal): vea un formulario de plataforma incorrecto o corregido.
• Los pagos eran regalos o cuentas divididas: vea regalos y cuentas divididas en una aplicación de pagos.
• La cuenta recibió pagos por el negocio de otra persona: vea ventas de otra persona en su formulario.
• El dinero del propietario entra y sale del negocio también de otras maneras: vea separar los fondos del negocio y los personales.