Carte personnelle passée dans Square : revenu, livres et 1099-K

Passer ma propre carte dans Square compte-t-il comme un revenu?

Généralement pas, si l'entreprise n'a rien donné en échange et que l'argent était le vôtre. Un débit sur votre propre carte dans votre propre lecteur est votre argent qui entre dans l'entreprise : ce n'est donc pas une vente. Aucune page de l'IRS ne traite du débit de la propre carte d'un propriétaire. La règle découle de ce que l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) dit que le formulaire 1099-K déclare, soit les paiements reçus pour des biens ou des services, et de son affirmation qu'un paiement figurant sur le formulaire n'est pas nécessairement imposable (comprendre votre formulaire 1099-K; que faire d'un formulaire 1099-K). Les recettes brutes sont le revenu reçu de l'entreprise, et la Publication 583 suggère de relever la source de chaque dépôt : revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (Publication 583). Les points de carte gagnés de cette façon sont-ils imposables? La question n'est pas réglée; voyez la section sur les récompenses plus bas.

Le formulaire est un problème distinct. Le processeur déclare chaque paiement par carte qu'il règle : le formulaire 1099-K peut donc montrer plus que vos vraies ventes.

Votre cas n'est pas simple si :

• Les débits ont duré des mois ou touchent plusieurs années d'imposition.
• Une déclaration de cette année-là est déjà produite, ou elle a utilisé le total du formulaire comme ventes.
• L'entreprise est une société de personnes ou une société, où l'argent du propriétaire va dans des comptes de capital ou de prêt.
• Les débits sont mêlés à de vraies ventes, ou certains ont été faits avec les cartes d'autres personnes.
• Le processeur a gelé ou fermé le compte.

Rassemblez le détail des opérations du processeur pour l'année, les relevés de la carte que vous avez utilisée, les dépôts bancaires de l'entreprise et le formulaire 1099-K.

Mes débits sur ma propre carte figureront-ils sur le formulaire 1099-K de l'entreprise?

Généralement oui. Un processeur de cartes déclare le montant brut des paiements par carte qu'il règle à une entreprise, et le règlement ne prévoit aucune exception pour la propre carte du propriétaire.

Le règlement définit une opération par carte de paiement comme toute opération dans laquelle une carte est acceptée en paiement. Il ne s'intéresse pas à la raison du débit (26 CFR 1.6050W-1). Il énumère ce qu'un processeur ne déclare pas : les retraits à un guichet automatique et les avances de fonds, parce qu'aucun commerçant n'accepte la carte; les chèques de commodité; et les paiements à un commerçant lié à l'émetteur de la carte. Un débit passé dans le lecteur de l'entreprise ne figure pas sur cette liste.

La case 1a est un montant brut. Elle n'est pas réduite des crédits, des frais, des remboursements ni d'aucun autre montant (instructions du formulaire 1099-K).

Aucun minimum ne s'applique aux paiements par carte : l'IRS dit qu'un processeur de cartes envoie le formulaire quel que soit le nombre ou le montant des paiements. Le critère de 20 000 $ et de 200 opérations vise les applications de paiement et les places de marché en ligne (IRS : comprendre votre formulaire 1099-K).

Un débit que vous avez ensuite remboursé sur votre propre carte compte quand même à la case 1a. Soustrayez ce débit une seule fois dans le tableau de rapprochement décrit plus bas, et inscrivez le remboursement en réduction de l'apport ou du prêt du propriétaire, pas comme un remboursement de vente. Le remboursement à un client est différent : il va à la ligne des retours et rabais, et non en réduction des recettes brutes (annexe C, ligne 2; ligne 1b des formulaires 1065, 1120 et 1120-S) (instructions de l'annexe C).

La case 1a peut donc dépasser les recettes brutes du montant des débits du propriétaire. L'IRS traite déjà un cas semblable, le retrait d'argent à la caisse, comme une question de registres : les montants figurent sur le formulaire, ne sont généralement pas des recettes brutes, et l'IRS dit d'en conserver les registres (que faire d'un formulaire 1099-K). Les cases mensuelles 5a à 5l du formulaire montrent quels mois dépassent vos livres, et la case 3 donne le nombre d'opérations de l'année.

Comment l'inscrire aux livres pour que ce ne soit pas une vente?

Le traitement habituel consiste à inscrire l'argent comme celui du propriétaire qui entre, un apport ou un prêt, et non comme un revenu. Laissé comme une vente, le revenu est surévalué, habituellement parce que le dépôt est arrivé avec les vraies ventes.

1. Listez chaque débit du propriétaire : la date, le montant, la carte et ce que l'argent a payé. Incluez tout remboursement d'un débit.
2. Retirez chacun des ventes. Inscrivez le montant total débité comme un apport du propriétaire (capitaux propres) ou, pour une société de personnes ou une société, un prêt du propriétaire (une dette que l'entreprise vous doit). Le dépôt bancaire est le montant débité moins les frais, et moins toute retenue de réserve indiquée à la case 4 (instructions du formulaire 1099-K).
3. Inscrivez séparément les frais de ce débit; la section sur les frais plus bas indique où ils vont.
4. Si l'argent vous a ensuite été versé personnellement, il s'inscrit généralement comme un retrait du propriétaire ou une distribution, ou comme le remboursement d'un prêt qui est une vraie dette. Pour une société, l'effet fiscal diffère : un préparateur doit donc le confirmer.
5. Vérifiez le résultat et gardez-le sous forme de courte liste, le tableau de rapprochement : partez de la case 1a du formulaire, soustrayez une seule fois les débits du propriétaire, et expliquez toute autre différence avec vos livres. Le formulaire peut inclure des éléments qui ne sont pas vos recettes, comme la taxe de vente que l'acheteur doit (Publication 334), les pourboires que vous remettez au personnel (IRS) et l'argent remis aux clients à la caisse, et il peut omettre des recettes comme l'argent comptant, les chèques et les ventes d'autres processeurs. Il compte un paiement dans l'année où le processeur le règle, qui n'est pas forcément l'année où vous avez inscrit la vente. Vos propres pourboires et la taxe de vente qui vous est imposée comme vendeur restent dans les recettes brutes. Le tableau devrait se terminer à vos vraies ventes brutes avant remboursements.

Un apport ou un prêt dépend de ce qui était prévu et de ce qui a été consigné par écrit. Voyez les apports et prêts du propriétaire à une LLC. Pour la façon habituelle d'inscrire les dépôts du lecteur, les frais et les ventes, voyez les dépôts Square dans les livres.

Comment l'inscrire pour un entrepreneur individuel, un membre de LLC et un actionnaire de société?

L'écriture est la même dans chaque cas, soit l'argent du propriétaire qui entre; le nom du compte et la ligne de la déclaration diffèrent.

Un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique ne forme qu'un seul contribuable avec son propriétaire : sauf choix contraire (formulaire 8832, ou formulaire 2553 pour une société de type S), une LLC à propriétaire unique est une entité ignorée, distincte de son propriétaire, et elle est classée comme société de personnes dès qu'elle a un deuxième membre (26 CFR 301.7701-3). L'argent du propriétaire qui entre n'est donc généralement pas un revenu, et sans prêteur distinct, un « prêt » du propriétaire n'est qu'une étiquette comptable. Les livres le séparent quand même pour que l'état des résultats montre les vraies ventes.

Dans une société de personnes, les apports de chaque associé sont suivis dans le compte de capital de cet associé, et l'apport d'un bien en échange d'une participation ne cause généralement ni gain ni perte (26 U.S.C. 721); voyez un associé qui paie personnellement des coûts de la LLC.

Le revenu brut d'une société n'inclut pas un apport à son capital (26 U.S.C. 118). Un prêt à l'actionnaire doit être une vraie dette; voyez les prêts d'actionnaires à une société de type S. Lorsque le compte du lecteur est au nom et au numéro d'identification de l'employeur (EIN) de la société, le formulaire porte ces renseignements : ce sont donc les livres de la société, et non la déclaration personnelle de l'actionnaire, qui doivent expliquer l'écart. Un formulaire qui porte le numéro personnel du propriétaire pour une entreprise qui produit le formulaire 1120, 1120-S ou 1065 doit être corrigé (que faire d'un formulaire 1099-K).

Une LLC américaine à membre unique détenue en totalité par une personne étrangère peut devoir déclarer les apports, les distributions et les prêts du propriétaire sur le formulaire 5472. Il en va de même d'une société américaine dont un actionnaire détient au moins 25 % des droits de vote ou de la valeur, directement ou indirectement, pour les opérations avec une partie liée comme les prêts. Le statut de personne étrangère dépend de la citoyenneté et de la résidence américaines, non du lieu d'émission de la carte (instructions du formulaire 5472). Voyez les versements d'une place de marché dans une LLC détenue par des étrangers.

Les frais de traitement des cartes sont-ils une dépense d'entreprise?

Cela dépend de ce que l'argent a payé, et c'est un préparateur qui tranche. Les frais d'une vraie vente sont un coût d'entreprise : l'IRS dit que la case 1a n'est pas ajustée pour les frais et que les frais peuvent être déduits du montant brut (que faire d'un formulaire 1099-K). Les frais d'un débit du propriétaire n'ont aucune vente derrière eux, et aucune page de l'IRS sur laquelle ce guide s'appuie n'indique comment ils sont traités.

Une déduction exige une dépense ordinaire et nécessaire pour exploiter l'entreprise (26 U.S.C. 162), et les dépenses personnelles ne sont pas déductibles (26 U.S.C. 262). Donc :

• L'argent a payé des coûts d'entreprise, comme la paie ou un fournisseur : les frais peuvent être un coût d'entreprise. Ils peuvent aussi être un coût du financement du propriétaire : une somme payée pour faciliter l'obtention de capitaux ou un emprunt doit généralement être inscrite à l'actif, et non déduite quand elle est payée (26 CFR 1.263(a)-5); savoir si des frais de lecteur y correspondent dépend des faits.
• L'argent est allé au propriétaire, ou le débit visait à gagner des points : les frais semblent personnels pour le propriétaire et peuvent relever du retrait du propriétaire, ou d'une distribution pour une société.
• Mixte ou peu clair : répartissez-les à l'aide de la liste de ce que l'argent a payé, et faites vérifier la répartition par un préparateur.

Les intérêts et frais de la carte personnelle elle-même sont traités dans les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.

Comment indiquer dans la déclaration que le 1099-K dépasse mes vraies recettes brutes?

Déclarez vos vraies recettes brutes selon vos livres, et gardez le tableau de rapprochement entre la case 1a du formulaire et ce chiffre. Pour un formulaire qui couvre plus d'une source de revenu, l'IRS dit d'utiliser vos livres et registres pour déclarer les recettes brutes à la bonne ligne (que faire d'un formulaire 1099-K).

Entrepreneur individuel ou LLC à membre unique. La ligne 1 de l'annexe C demande les recettes brutes de l'entreprise : le chiffre qui y figure correspond donc généralement aux vraies ventes de vos livres, non à la case 1a (instructions de l'annexe C). Pour un montant de formulaire inclus par erreur, l'IRS dit d'inscrire ce montant dans l'espace de saisie en haut de l'annexe 1 (formulaire 1040), et seulement la partie erronée si le reste est de vraies ventes (instructions du formulaire 1040). Aucune page de l'IRS n'indique si le débit de la propre carte d'un propriétaire compte comme inclus par erreur : l'utilisation de l'espace est donc une décision du préparateur. Les instructions imprimées visent l'année d'imposition précédente, et la version préliminaire de l'annexe 1 de cette année par l'IRS conserve l'espace (version préliminaire de l'annexe 1); vérifiez les formulaires définitifs. Pour une année antérieure, utilisez le formulaire de cette année-là : l'IRS dit que l'espace s'applique à partir de l'année d'imposition 2024, et décrit les lignes 8z et 24z pour 2022 et 2023 (questions fréquentes sur le formulaire 1099-K).

Société de personnes ou société. La ligne 1a des formulaires 1065, 1120 et 1120-S demande les recettes brutes ou les ventes de toutes les activités de l'entreprise (instructions des formulaires 1065, 1120 et 1120-S). L'espace de l'annexe 1 se trouve dans la déclaration personnelle d'un propriétaire et ne s'applique pas à la déclaration d'une entité. Le tableau de rapprochement est ce qui montre l'écart.

L'IRS reçoit sa propre copie du formulaire. Pour les particuliers, l'IRS décrit un avis envoyé lorsque les renseignements de tiers sur le revenu ne concordent pas avec une déclaration (CP2000); les guides sur ces lettres sont indiqués à la fin.

Dois-je demander un formulaire corrigé au processeur, et que faire s'il refuse d'en émettre un?

Vous pouvez le demander, mais le processeur peut refuser, parce qu'il a déclaré des paiements par carte qu'il a bel et bien réglés. Lorsque le montant brut d'un formulaire est incorrect, l'IRS dit de communiquer avec l'émetteur désigné comme « Filer » en haut à gauche du formulaire, ou avec l'entité de règlement des paiements nommée en bas à gauche si vous ne reconnaissez pas le payeur, et de demander un formulaire corrigé (que faire d'un formulaire 1099-K). L'IRS ne peut pas corriger le formulaire.

1. Demandez-le par écrit en listant les débits du propriétaire par date et par montant. Demandez un formulaire corrigé qui les exclut, ou une raison écrite pour laquelle le formulaire demeure. Conservez le formulaire d'origine, votre demande et toute réponse.
2. N'attendez pas : l'IRS dit de produire la déclaration même si vous ne pouvez pas obtenir un formulaire corrigé.
3. S'il n'est pas corrigé, produisez la déclaration selon vos vrais chiffres, avec le tableau de rapprochement.

Pour un formulaire erroné d'une autre façon, voyez un formulaire de plateforme erroné ou corrigé.

Quels registres prouvent quels débits étaient les miens?

Les registres doivent relier chaque débit du propriétaire à la carte, au dépôt et à l'usage ultérieur de l'argent. La Publication 583 dit que les registres doivent indiquer la source des recettes, en séparant ce qui relève de l'entreprise de ce qui n'en relève pas, et que les pièces justificatives appuient les inscriptions de votre déclaration (Publication 583).

Conservez-les aussi longtemps qu'ils peuvent être nécessaires, ce qui signifie généralement jusqu'à la fin du délai de prescription de la déclaration (Publication 583). Exportez dès maintenant l'historique complet des opérations : les conditions générales de Square disent que Square peut supprimer les données d'un compte lorsqu'elle y met fin (Square : conditions générales d'utilisation).

Les lecteurs de cartes Square permettent-ils un usage personnel, et que dit l'entente avec le processeur?

Votre entente avec le processeur en décide, non les règles fiscales. Les conditions générales d'utilisation de Square (dernière mise à jour le 14 septembre 2026) ne contiennent aucune phrase sur le débit de votre propre carte : les conditions seules n'y répondent donc pas. Elles donnent toutefois à Square une marge de manœuvre :

• Square peut suspendre ou fermer un compte en tout temps, pour quelque motif que ce soit, y compris une violation des conditions.
• Le vendeur déclare que ses renseignements décrivent exactement l'entreprise sous laquelle il vend des biens et des services, que ses opérations respecteront la loi et qu'il n'utilisera pas les services pour une entreprise frauduleuse.
• Dans la section sur l'arbitrage, le vendeur déclare qu'il n'a pas l'intention d'utiliser le service à des fins personnelles, familiales ou domestiques. Cette phrase ne mentionne pas le débit de votre propre carte.
• Le vendeur accepte de couvrir les frais de Square liés aux réclamations ou aux procédures découlant d'une violation de ces déclarations ou d'une utilisation fautive ou inappropriée des services.

Les conditions de paiement de Square et l'entente de la carte personnelle elle-même sont des documents distincts que ce guide n'a pas lus. Les conditions changent : lisez la version que vous avez acceptée. Savoir si un ensemble de débits a violé une condition relève de ces documents. Si le compte est déjà gelé ou fermé, obtenez d'abord les registres.

Et si les débits visaient un proche, un conjoint ou un ami?

Le critère est de savoir si l'argent a payé des biens ou des services fournis par l'entreprise. Si oui, c'est une vente, quel que soit le propriétaire de la carte. Si c'était l'argent de quelqu'un qui allait à vous ou à l'entreprise, ce n'en est pas une.

• Un cadeau, ou le remboursement d'une dépense personnelle : l'IRS dit que l'argent d'amis et de proches de ce genre ne devrait pas figurer sur un formulaire 1099-K et n'est pas un revenu imposable (comprendre votre formulaire 1099-K). Voyez les cadeaux et les factures partagées sur une application de paiement.
• Un prêt à l'entreprise : c'est une dette, pas une vente. Voyez un prêt familial à votre entreprise.
• La carte d'un associé ou d'un copropriétaire : c'est l'apport ou le prêt de ce propriétaire, inscrit à son compte de capital ou à son compte de prêt.
• Vous avez passé leur carte et leur avez remis l'argent comptant : l'entreprise n'a peut-être fait qu'être un intermédiaire. Des frais que vous leur avez facturés pour ce service peuvent être le paiement d'un service, et l'IRS dit que le revenu tiré des services que vous fournissez est à déclarer (comprendre votre formulaire 1099-K). Savoir si une entente de traitement permet de passer la carte de quelqu'un d'autre relève de cette entente.
• Les débits étaient les ventes de l'entreprise de quelqu'un d'autre : voyez un formulaire qui couvre les ventes de quelqu'un d'autre. L'IRS dit aussi que si vous avez partagé votre terminal de cartes avec une autre entreprise, vous pourriez devoir produire une déclaration de renseignements pour elle (que faire d'un formulaire 1099-K).

Les points ou récompenses de carte gagnés de cette façon sont-ils imposables?

La question n'est pas réglée ici. Les pages de l'IRS sur lesquelles ce guide s'appuie ne disent pas si les points ou récompenses gagnés en débitant votre propre carte sont un revenu, une réduction de coût ou ni l'un ni l'autre. L'Announcement 2002-18 ne vise que les milles de grand voyageur et les avantages en nature semblables tirés d'un voyage d'affaires ou officiel, et son allègement ne s'étend pas aux avantages convertis en argent (Announcement 2002-18). Il ne traite pas des récompenses sur les dépenses de carte.

Conservez les relevés de carte qui montrent les récompenses gagnées, et soulevez la question avec un préparateur plutôt que de présumer l'une ou l'autre réponse.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Des débits pour couvrir la paie

Le propriétaire d'un salon passe 5 000 $ US sur une carte personnelle dans le lecteur du salon pour couvrir la paie. Le dépôt n'est pas une vente. Le salon inscrit les 5 000 $ US comme un apport du propriétaire et examine séparément les frais de ce débit. Le formulaire 1099-K de fin d'année compte quand même les 5 000 $ US.

Cinq débits pour des points

Un propriétaire passe cinq débits totalisant 10 000 $ US au cours de l'année pour gagner des points. Les vraies ventes sont de 120 000 $ US, toutes des ventes par carte dans ce lecteur, sans remboursement, pourboire ni taxe de vente dans l'année, et le formulaire de fin d'année indique 130 000 $ US. Le propriétaire inscrit 120 000 $ US comme recettes brutes, inscrit chaque débit comme de l'argent entré puis sorti vers le propriétaire, fait décider par un préparateur où vont les frais de ces débits, et conserve la liste des cinq débits (date, montant, carte) qui sert de tableau de rapprochement entre 130 000 $ US et 120 000 $ US. Les points sont-ils imposables? La question n'est pas réglée.

La carte d'un actionnaire dans le lecteur de la société

Un actionnaire passe 8 000 $ US sur une carte personnelle dans le lecteur de la société. La société inscrit un prêt à l'actionnaire, ou un apport au capital si telle était l'intention, et exclut les 8 000 $ US des recettes brutes à la ligne 1a du formulaire 1120-S. Le formulaire porte l'EIN de la société : les livres de la société expliquent donc l'écart. Si la même chose s'est produite les années précédentes, chaque année antérieure peut devoir être redressée.

Votre situation est différente?

• Les débits ont duré des mois ou des années, ou la déclaration de cette année-là est déjà produite : les livres peuvent devoir être redressés année par année, et une déclaration produite peut avoir utilisé le total du formulaire comme ventes. Une demande de remboursement sur une déclaration produite (formulaire 1040-X; 1120-X pour une société) doit généralement être produite dans les 3 ans suivant la production d'origine ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (instructions des formulaires 1040-X et 1120-X). Savoir s'il faut un formulaire corrigé ou une modification de la déclaration demande du jugement; voyez le redressement des livres.
• Le processeur a gelé ou fermé le compte : exportez d'abord l'historique complet des opérations, puis voyez la reconstitution des registres et le rapprochement des versements et des ventes.
• L'entreprise est une société de personnes ou une société et le formulaire porte l'argent du propriétaire : savoir s'il s'agit d'un apport ou d'un prêt influe sur les comptes de capital, les soldes de prêts et les déclarations des propriétaires. Voyez les prêts d'actionnaires, les coûts payés par un associé et le démêlage des écritures.
• Le propriétaire ou un actionnaire n'est ni citoyen ni résident américain : selon le type d'entité et la détention, les prêts, apports et distributions entre le propriétaire et l'entreprise peuvent devoir être déclarés sur le formulaire 5472. Voyez les versements d'une place de marché dans une LLC détenue par des étrangers et l'inscription de l'argent du propriétaire.
• Une lettre de l'IRS est arrivée : lisez un avis de l'IRS à votre entreprise ou le guide sur l'avis de revenus non déclarés. Le tableau de rapprochement entre la case 1a et vos vrais chiffres est le registre sur lequel repose une réponse; voyez la reconstitution à partir des livres.
• Le formulaire est erroné d'une autre façon, par exemple pour une partie d'année, en double, avec un mauvais numéro d'identification, ou pour une entreprise vendue ou transformée en cours d'année (l'IRS dit d'indiquer au processeur le nouveau nom et le nouveau numéro d'identification fiscale) : voyez un formulaire de plateforme erroné ou corrigé.
• Les paiements étaient des cadeaux ou des factures partagées : voyez les cadeaux et les factures partagées sur une application de paiement.
• Le compte a reçu des paiements pour l'entreprise de quelqu'un d'autre : voyez les ventes de quelqu'un d'autre sur votre formulaire.
• L'argent du propriétaire entre dans l'entreprise et en sort aussi d'autres façons : voyez démêler l'argent de l'entreprise et l'argent personnel.