Sócio pagou despesas da LLC: reembolsar ou aportar?

Um sócio pode pagar custos da LLC do próprio bolso e ser reembolsado?

Sim. Um sócio de uma LLC com vários membros tributada como sociedade de pessoas pode pagar um custo da LLC com um cartão ou uma conta pessoal. O custo é então resolvido de uma de três maneiras: a LLC devolve o dinheiro ao sócio, o sócio deixa o dinheiro na LLC como aporte de capital, ou o sócio o deduz no próprio Schedule E como despesa da sociedade não reembolsada. Cada custo recebe um só tratamento, nunca dois. Uma quarta via, o empréstimo à LLC, está em aporte ou empréstimo à sua LLC.

As colunas de capital e de custo-base mostram apenas o efeito do pagamento em si. Nas duas primeiras linhas, o custo também reduz a parcela de lucro de cada sócio e, com ela, a conta de capital e o custo-base.

O caso deixa de ser simples quando o acordo operacional não trata de custos pagos por sócios, os pagamentos são desiguais ou se estendem por mais de um ano, os livros nunca registraram quem pagou, os sócios se lembram do combinado de formas diferentes, o custo veio antes da existência da LLC, ou um Form 1065 ou Schedule K-1 está prestes a ser enviado.

Reúna o acordo operacional e eventuais aditivos, as faturas e os recibos, os extratos de cartão ou de banco, a data em que cada custo foi pago e o saldo da conta de capital de cada sócio nos livros.

A LLC deve reembolsar o sócio ou tratar o valor como aporte de capital?

As duas opções mantêm o custo nos livros da LLC. A diferença é se o dinheiro do sócio volta agora ou fica na LLC.

• Reembolsar. A LLC registra o custo na data em que o sócio o pagou, registra o valor que deve ao sócio e lança a devolução contra esse valor, e não como retirada. A devolução não gera aporte de capital, então a conta de capital não muda. Enquanto a LLC deve ao sócio, esse valor pode contar como uma obrigação da sociedade, e o custo-base acompanha a parte do sócio nas obrigações da sociedade (26 U.S.C. § 752); veja aporte ou empréstimo à sua LLC.
• Aporte de capital. A LLC registra o mesmo custo e credita a conta de capital do sócio, em vez de pagar em dinheiro. O custo-base do sócio sobe no valor em dinheiro aportado (26 U.S.C. § 722; Publication 541), e a conta de capital nos livros também (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Um aporte não é uma doação. Ele fica na conta de capital do sócio, e se e quando ele volta depende do contrato. O sócio que quer o dinheiro de volta em um cronograma precisa de um reembolso ou de um empréstimo.

Uma conta de capital não é o custo-base fiscal. A Publication 541 diz que o custo-base é calculado sem considerar qualquer valor que conste como conta de capital nos livros da sociedade. Contas de capital dos sócios explica como mantê-las.

Um custo pago por um sócio é deduzido na declaração da sociedade ou na declaração pessoal de cada sócio?

Na quase totalidade dos casos, um custo da LLC pago por um sócio é deduzido na declaração da sociedade, o Form 1065. A LLC deduz no Form 1065 seus custos comuns e necessários do negócio, e cada sócio recebe uma parte no Schedule K-1 e a informa na própria declaração (Publication 583; instruções do Form 1065). O contrato define a parte de cada sócio (26 U.S.C. § 704(a)).

Um custo que o sócio pagou e que a LLC depois reembolsou, ou creditou como aporte, é um custo da LLC e é deduzido uma única vez, no Form 1065. O sócio não o lança de novo. Um custo pessoal não é um custo da LLC; veja contas pessoais pagas pela conta da empresa.

Quando um sócio pode deduzir despesas da sociedade não reembolsadas na própria declaração?

Um sócio só pode deduzir uma despesa da sociedade não reembolsada (unreimbursed partnership expense, UPE) na própria declaração quando o contrato de sociedade exige que ele a pague, a LLC não a reembolsa, e ela é uma despesa comum e necessária do negócio pela seção 162, ou seja, um custo usual e útil para tocar o negócio. As instruções do Schedule E estabelecem as três condições. O sócio responde Sim à pergunta da Parte II sobre despesas da sociedade não reembolsadas, informa o valor em uma linha separada da Parte II do Schedule E, marcada “UPE”, e não o compensa com mais nada. Se a despesa vem de uma atividade passiva e o sócio precisa entregar o Form 8582, ela não vai em uma linha separada; peça uma revisão dos fatos.

Este caminho tem consequências:

• Só o sócio que pagou fica com a dedução. Uma dedução da LLC é dividida entre todos os sócios conforme o contrato.
• Imposto de autônomo (self-employment tax). As instruções do Schedule K-1 mandam o sócio geral (general partner) reduzir o valor da caixa 14, código A, pelas despesas da sociedade não reembolsadas que ele deduziu, antes de lançá-lo no Schedule SE. Se um membro da LLC conta como sócio limitado para o imposto de autônomo depende do 26 U.S.C. § 1402(a)(13); esta página não decide isso.
• O custo precisa continuar sem reembolso. Se a LLC reembolsa o mesmo custo, ele sai deste caminho.
• Não vale para custos de constituição ou de pré-operação. Fora da opção da sociedade, o 26 U.S.C. § 709(a) não permite dedução à sociedade nem a qualquer sócio pelos custos de organizar a sociedade, e o 26 U.S.C. § 195(a) não permite nenhuma pelos custos de pré-operação.

Sem uma cláusula do contrato que exija que o sócio pague, as instruções do Schedule E não permitem este caminho, e o custo é reembolsado ou aportado. Peça uma revisão do contrato antes de usar esse caminho.

Um sócio pagou o domínio, as taxas de registro ou os honorários jurídicos antes de a LLC ter conta bancária: como compensamos o sócio?

Um custo pago antes de a LLC ter conta bancária é reembolsado ou deixado como aporte, como qualquer outro custo. O que muda é a forma como a LLC o deduz, que depende da finalidade do gasto.

• Criação da LLC. Honorários jurídicos do acordo operacional, honorários contábeis de abertura e taxas estaduais de registro são custos de organização (26 CFR 1.709-2). Eles se enquadram quando incorridos de um prazo razoável antes de a LLC começar a operar até a data de vencimento, sem contar prorrogações, da declaração do ano em que ela começa a operar.
• Preparação para abrir o negócio. O domínio de um site ou a assinatura de um software é um custo de pré-operação quando seria dedutível para um negócio já existente (26 U.S.C. § 195(c)).
• Depois de o negócio começar. Custos de funcionamento, como a assinatura de um software, são custos operacionais comuns no Form 1065, e um domínio ou outra compra segue as regras fiscais desse tipo de bem. As taxas de criação da LLC continuam sendo custos de organização dentro do prazo acima.

Nos custos de organização e de pré-operação, a LLC pode deduzir um valor limitado no ano em que o negócio começa e distribuir o restante ao longo do tempo, a menos que escolha, no Form 1065 entregue no prazo, prorrogações incluídas, capitalizá-los. Nenhuma das duas escolhas pode ser desfeita (instruções do Form 1065; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). O sócio que pagou não pode deduzir esses custos pessoalmente. Valores, prazos e registro estão em custos de abertura pagos pessoalmente antes da LLC.

O reembolso tem uma regra a mais. Se o sócio também transfere um bem para a LLC, como um domínio registrado no nome dele, o reembolso pode ser analisado como a venda desse bem à LLC, com exceções restritas no 26 CFR 1.707-4(d). Peça uma revisão dos fatos.

Quais registros e acordo por escrito precisamos para a escolha se sustentar?

Para cada pagamento, guarde a fatura ou o recibo que mostra a finalidade do negócio, o extrato que mostra qual sócio pagou e quando, e uma anotação do que os sócios escolheram: reembolsar, aportar ou Schedule E. A Publication 583 diz que a prova de pagamento, sozinha, não comprova uma dedução; por isso, guarde também a fatura. Lance a decisão nos livros na data em que ela é tomada, com um e-mail curto ou uma nota assinada por todos os sócios.

Um contrato de sociedade pode ser verbal ou escrito (Publication 541), mas um contrato escrito é mais fácil de provar a um credor, ao IRS ou a um sócio que se lembra do combinado de outro jeito. Ele deve dizer:

• se os sócios podem pagar custos da LLC do próprio bolso e até qual valor;
• se um custo pago por um sócio é reembolsado em um prazo definido ou creditado como aporte por padrão;
• quais custos, se houver, cada sócio deve arcar pessoalmente, o que torna possível uma dedução no Schedule E;
• como os aportes afetam as contas de capital e os pagamentos aos sócios.

O contrato de um ano fiscal inclui as alterações com as quais todos os sócios concordam, ou que o contrato permite que os sócios adotem de outra forma, até a data de entrega da declaração daquele ano, sem contar prorrogações (26 U.S.C. § 761(c); Publication 541). Se o contrato é omisso, a lei local preenche a lacuna. As fontes do IRS não dizem se uma alteração feita depois de o custo ser pago pode sustentar uma dedução no Schedule E para ele. Isso é uma questão de fatos; por isso, escreva a exigência antes de o custo ser pago.

Como um aporte aparece no K-1?

O item L do Schedule K-1 do sócio o mostra na linha “Capital contributed during the year” (capital aportado durante o ano): dinheiro mais o custo-base fiscal ajustado de qualquer bem aportado (instruções do Form 1065). A linha 2a do Schedule M-2 totaliza o dinheiro aportado por todos os sócios. O custo em si também reduz o “Current year net income (loss)” (lucro ou prejuízo líquido do ano) de cada sócio na sua parte. Um reembolso não acrescenta nada a essa linha.

O item L informa a conta de capital de cada sócio pelo método do custo-base fiscal; por isso, livros que mantêm as contas de capital de outra forma podem precisar ser reformulados antes de o K-1 ser enviado. Ele também pode diferir do custo-base do sócio, principalmente porque o custo-base inclui uma parte da dívida da sociedade, e cada sócio mantém o próprio registro de custo-base (instruções do Schedule K-1). Uma sociedade que cumpre os quatro requisitos da pergunta 4 do Schedule B não precisa preencher o item L nem o Schedule M-2. Se as contas de capital nunca foram mantidas, veja reconstruir as contas de capital da sociedade.

Pagamentos desiguais mudam a participação ou a divisão do lucro?

Pagamentos desiguais não mudam a divisão do lucro ou do prejuízo, a menos que o contrato de sociedade vincule essas partes ao capital. Em geral, o contrato define a parte de cada sócio na renda, no prejuízo e na dedução (26 U.S.C. § 704(a)), e os percentuais de lucro e de prejuízo do item J do K-1 o acompanham (instruções do Form 1065). Pagamentos deixados como aporte aumentam as contas de capital e o custo-base. O percentual de capital do item J é a parte que o sócio receberia se a sociedade fosse liquidada; por isso, ele acompanha as contas de capital se o contrato paga pelos saldos das contas de capital (instruções do Form 1065; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Se o contrato não diz como um sócio participa de um item, ou uma alocação nele não tem efeito econômico substancial, a parte acompanha a participação dos sócios na sociedade, e os aportes relativos são um dos fatores (26 U.S.C. § 704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Para que os pagamentos mudem a participação ou a divisão do lucro, altere o contrato e peça uma revisão das novas alocações; veja como dividir a participação entre os sócios da LLC.

E se os sócios continuarem pagando do próprio bolso o ano todo?

Um hábito permanente exige mudar a forma de pagar os custos, e não um rótulo no fim do ano. Quatro etapas:

1. Passe os custos recorrentes, como softwares e assinaturas, para um cartão ou uma conta da LLC.
2. Para os custos que ainda passam por um sócio, reembolse em um cronograma fixo contra os recibos, ou escreva uma regra padrão no contrato.
3. Registre cada pagamento quando ele acontece, com o nome do sócio e o tratamento escolhido.
4. Antes de preparar o Form 1065, some os pagamentos de cada sócio por tratamento e concilie-os com as contas de capital.

Pagamentos que se arrastaram por vários anos, sem registro de quem pagou, são mais difíceis. O tratamento de cada um, as contas de capital e qualquer Schedule K-1 já entregue dependem de registros que podem não existir. Peça uma revisão dos livros antes da próxima declaração; veja ajuda com escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Reembolsado antes de a LLC ter conta bancária

A sócia A de uma LLC de design com dois sócios paga US$1.200 de domínio e software com o próprio cartão antes de a LLC abrir uma conta bancária. Suponha que o domínio esteja registrado em nome da LLC, que esses custos seriam dedutíveis em um negócio em operação, que sejam os únicos custos de pré-operação da LLC, que os sócios dividam o lucro igualmente e tenham custo-base suficiente, e que o negócio comece mais tarde no mesmo ano. A LLC reembolsa US$1.200 a A nesse ano e registra o custo como seu. O reembolso não gera aporte de capital. No ano em que o negócio começa, a LLC deduz o custo como custo de pré-operação, a menos que escolha capitalizá-lo. A dedução reduz a conta de capital e o custo-base de cada sócio em US$600.

Deixado como aporte

O sócio B paga US$3.000 de honorários jurídicos do próprio bolso pela revisão de um contrato com um cliente e não quer reembolso. A LLC registra a despesa de US$3.000 e credita US$3.000 na conta de capital de B, e o custo-base de B sobe US$3.000. O item L mostra US$3.000 de capital aportado por B. Com uma divisão de lucro de 50/50, a despesa também reduz em US$1.500 a parte do lucro de cada sócio, o que se reflete na conta de capital e no custo-base de cada um.

Uma despesa da sociedade não reembolsada

O sócio C paga US$800 por ano em viagens de clientes. O contrato de sociedade diz que cada sócio arca com as próprias viagens de clientes, e a LLC não as reembolsa. A LLC não registra nada. C deduz US$800 em uma linha separada do Schedule E, marcada “UPE”. Se C é tratado como sócio geral para o imposto de autônomo, C reduz em US$800 o valor da caixa 14, código A, antes do Schedule SE. As partes dos outros sócios não mudam.

E no seu caso?

• Os sócios pagaram valores desiguais por mais de um ano, os livros nunca registraram quem pagou o quê, ou um Form 1065 ou K-1 está a caminho: cada pagamento precisa ser classificado e as contas de capital conciliadas com os K-1, e o acordo operacional pode precisar de uma alteração que um advogado deve redigir; veja ajuda com escrituração contábil e colocar a escrituração contábil atrasada em dia.
• Sua LLC é tributada como corporação S: os acionistas seguem outras regras; veja como reembolsar despesas dos proprietários.
• Uma só pessoa é dona da LLC: veja despesas do negócio pagas no cartão de crédito pessoal.
• Os únicos proprietários são cônjuges: uma LLC que eles possuem inteiramente como bem comum do casal (community property) pode ser declarada como entidade desconsiderada (disregarded entity), e não como sociedade de pessoas (Revenue Procedure 2002-69), e então nada disto se aplica. Mudar depois de declarações de sociedade de pessoas já entregues é tratado como uma conversão; por isso, peça uma revisão; veja LLCs de cônjuges e de família.
• O sócio pretendia emprestar o dinheiro: um empréstimo tem registro e condições próprios; veja aporte ou empréstimo à sua LLC.
• Os sócios recebem por trabalho ou retiram dinheiro: veja pagamentos garantidos ou retiradas dos sócios.
• Um sócio transferiu um domínio, um equipamento ou outro bem para a LLC e foi reembolsado: vale o teste de venda acima; veja como colocar bens pessoais na sua LLC e peça uma revisão dos fatos.
• Sua divisão de participação precisa mudar: veja como dividir a participação entre os sócios da LLC.