Obra temporária nos EUA para empregador canadense: impostos

Devo imposto nos EUA quando meu empregador canadense me manda para uma obra nos EUA?

Se você mora no Canadá e um empregador canadense o manda para uma obra nos EUA, os EUA podem tributar o salário dos seus dias na obra americana desde o primeiro dia, salvo se o tratado o isentar. O Artigo XV do tratado tributário entre o Canadá e os EUA mantém esse salário tributável só no Canadá se qualquer uma destas vias se aplicar:

• Via (a), salário baixo: seu salário pelo trabalho nos EUA não passa de $10.000 em dólares americanos no ano-calendário.
• Via (b), estadia curta: você fica nos EUA no máximo 183 dias em qualquer período de 12 meses que comece ou termine no ano, E nenhum residente nos EUA paga seu salário ou o paga em nome do seu empregador, E nenhum estabelecimento permanente nos EUA (uma filial americana, ou um projeto que conte como tal) arca com ele, ou seja, o deduz como custo próprio.

Em qualquer caso, você entrega o Form 1040-NR (declaração dos EUA para não residentes) para pedir a isenção e recuperar o imposto dos EUA retido. O Canadá tributa todo o seu salário e dá crédito pelo imposto final dos EUA, se houver.

Seu caso exige análise profissional quando a obra dura mais de um ano, uma empresa dos EUA paga ou reembolsa seu salário, os rodízios atravessam dois anos ou os dois países retiveram imposto.

Como conto os dias e o limite de salário, e se os rodízios entrarem no ano seguinte?

Teste cada via separadamente; passar em qualquer uma basta.

O limite de salário (via a) é em dólares americanos e vale por ano-calendário para qualquer forma de remuneração, “inclusive pagamentos em espécie” (Technical Explanation do Tesouro dos EUA). Some salários, horas extras, diárias, ajudas de custo de hospedagem e benefícios em espécie pelo trabalho nos EUA. Um segundo rodízio no mesmo ano pode fazer você ultrapassar o limite. O salário é dividido pelos dias trabalhados nos EUA sobre o total de dias trabalhados; benefícios do tipo moradia seguem seu local principal de trabalho (instruções do 1040-NR). Converta cada pagamento em dólares canadenses e guarde os cálculos.

A contagem de dias (via b) considera os dias de presença nos EUA, não os dias trabalhados: fins de semana, folgas e dias de chegada e de partida contam. A janela é móvel, então 120 dias no outono e 90 dias na primavera seguinte dentro de uma mesma janela de 12 meses reprovam a via (b) nos dois anos.

O que derruba a via (b) são dois fatos que só seu empregador conhece:

• Um estabelecimento permanente nos EUA arca com seu salário: em geral, o próprio projeto do seu empregador, se ele for um. Um projeto de instalação é estabelecimento permanente se durar mais de 12 meses (Artigo V(3)); uma regra de serviços do Artigo V(9) também pode criar um. “Arcar com” significa deduzir no cálculo da renda desse estabelecimento. A construção de um data center pode durar mais de um ano.
• Um residente nos EUA, como uma afiliada americana ou o cliente americano, paga seu salário ou o paga em nome do seu empregador. Em casos abusivos, as autoridades fiscais podem olhar além de quem formalmente paga você.

Pergunte por escrito ao seu empregador quem paga e quem arca com seu salário e quanto tempo dura o projeto nos EUA. O lado dele: enviar empregados para trabalhar nos EUA; a declaração dele nos EUA: a declaração americana de uma corporação canadense.

Por que descontaram imposto dos EUA do meu salário, e o Form 8233 pode evitar isso?

A folha de pagamento nos EUA retém imposto federal sobre o salário dos dias nos EUA, salvo se o empregador aceitar o Form 8233 (pedido de isenção de retenção por tratado sobre serviços pessoais), que pede a isenção do tratado antecipadamente. Não ter folha de pagamento nos EUA não significa não ter imposto dos EUA.

Regras do Form 8233 (instruções do Form 8233):

• Exige SSN (número de seguridade social dos EUA) ou ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS). A maioria das equipes não tem SSN, então pede o ITIN no Form W-7, com os documentos exigidos, antes da viagem; uma cópia do W-7 pendente pode acompanhar o Form 8233.
• É preciso um formulário novo para cada ano fiscal e cada empregador.
• O empregador o encaminha ao IRS em até 5 dias e espera pelo menos 10 dias por eventual objeção.
• O empregador ainda pode reter quando o direito à isenção só fica claro após o fim do ano (Publication 519), o que é comum quando os rodízios atravessam uma janela de 12 meses.

O salário isento por um Form 8233 aceito vai no Form 1042-S, não na caixa 1 do W-2.

Tenho que entregar o Form 1040-NR se o tratado isenta meu salário, e até quando?

Sim. Um não residente que trabalhou nos EUA deve entregar o Form 1040-NR mesmo que a renda “seja isenta do imposto dos EUA por um tratado tributário” (instruções do 1040-NR, Table A).

• Prazo: 15 de abril após o ano, se houve retenção de imposto de renda dos EUA sobre seu salário; caso contrário, 15 de junho.
• O salário isento vai na linha 1k, não na linha 1a, com o item L do Schedule OI: Canadá, Artigo XV, o valor.
• Sem Form 8233, reduza o salário do W-2 pelo valor isento, anexe o W-2 e anexe uma declaração com as informações que o Form 8233 teria.
• Ainda sem ITIN: anexe o Form W-7 à declaração.
• O Form 8833 (declaração de posição baseada em tratado) não é necessário para pedir o Artigo XV. Ele é necessário se você se basear na regra de desempate do tratado (tie-breaker) para a residência; a multa por não entregá-lo é de US$1.000.

Como recupero o imposto dos EUA retido do meu salário?

Peça no Form 1040-NR. Se você não informar uma conta bancária para depósito direto, o IRS envia a restituição pelo correio ao seu endereço, que pode ser no Canadá (instruções do 1040-NR, linha 35e). A retenção sobre salário conta como paga em 15 de abril após o ano (26 USC 6513), e a restituição fica limitada ao imposto pago nos três anos antes da entrega (26 USC 6511). Por isso, entregue em até 3 anos após o dia 15 de abril seguinte ao ano fiscal, ou a restituição em geral se perde.

O estado onde trabalhei me tributa mesmo se o tratado me isenta?

Pode tributar. O IRS diz que “alguns estados respeitam os dispositivos dos tratados tributários dos EUA e outros não” (IRS: tratados tributários).

• A Califórnia tributa não residentes sobre salários por trabalho na Califórnia, e um tratado limitado ao imposto de renda federal não a obriga (FTB Publication 1031). O tratado com o Canadá cobre os impostos de renda federais dos EUA.
• A Virgínia exige que não residentes com renda na Virgínia entreguem o Form 763 “salvo se dispensados da exigência por tratado federal” (Virginia Tax).
• O Texas não tem imposto de renda de pessoa física (Constituição do Texas, Artigo VIII, Seção 24-a).

Nos demais estados, confira as instruções para não residentes e o limite de obrigatoriedade de entrega. A retenção estadual só volta pela declaração de não residente daquele estado. Para obras no centro de Ohio, veja imposto de renda municipal de Ohio para equipes itinerantes.

Tenho um T4 e um W-2: como declaro o salário dos EUA na minha declaração canadense?

Informe o total da caixa 14 dos seus informes T4 na linha 10100 (CRA). Um T4 de empregador canadense normalmente já inclui o salário da obra nos EUA, então não some de novo o salário do W-2; o W-2 serve de comprovante para o crédito. Só o salário dos EUA que falta no T4, como o pago por uma afiliada americana, vai na linha 10400.

Como evito pagar imposto duas vezes sobre o mesmo salário?

O Canadá dá crédito pelo imposto dos EUA: Form T2209 no nível federal e Form T2036 no provincial fora de Quebec; residentes em Quebec pedem o crédito de Quebec pela Revenu Québec, o órgão de impostos de Quebec. O crédito é, em geral, o menor entre o imposto estrangeiro pago e o imposto canadense sobre essa renda (CRA: linha 40500).

• Imposto federal dos EUA: peça o crédito pelo imposto final do 1040-NR entregue, nunca pela retenção do W-2. Imposto que é ou será restituído não é imposto pago (CRA Folio S5-F2-C1, parágrafos 1.33 e 1.35).
• O imposto de renda estadual em geral gera crédito: a Income Tax Act considera um estado como governo estrangeiro. O tratado só cobre impostos estaduais que não sejam cobrados de forma incompatível com ele, e a CRA pode pedir a declaração estadual e o comprovante de pagamento.
• Social Security e Medicare dos EUA efetivamente pagos também podem contar (Artigo XXIV(2)(a) do tratado).

Entregue primeiro a declaração dos EUA; o prazo dela é anterior. Quando os dois países retêm, peça à CRA uma carta de autorização para que a folha de pagamento desconte menos imposto canadense (CRA: emprego fora do Canadá; Form T1213). Detalhes do cálculo: rendimentos do exterior na declaração canadense.

CPP e EI continuam sendo descontados, ou pago Social Security dos EUA?

Um empregado enviado temporariamente aos EUA normalmente continua no CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá) e fica isento de Social Security (previdência social dos EUA) e Medicare, por até 60 meses (CRA IC84-6). O empregador pede um certificado de cobertura previdenciária no Form CPT56, ou à Retraite Québec para o QPP. Peça antes de viajar. O IC84-6 acrescenta que o Canadá normalmente não emite certificado para visitas aos EUA de 6 meses ou menos. Quando não há certificado, a Publication 519 orienta pedir uma declaração de que seu salário não está coberto pela Social Security dos EUA.

• Sem a cobertura do acordo, o trabalho como empregado nos EUA em geral está sujeito a Social Security e Medicare (Publication 519).
• Descontado por engano: peça primeiro ao empregador e depois ao IRS, no Form 843, com seu W-2, a declaração do empregador sobre o que ele restituiu e qualquer outro item da lista do IRS que se aplique a você (IRS).
• O EI (Employment Insurance, seguro-desemprego do Canadá) continua só se você reside habitualmente no Canadá, o empregador é residente ou tem estabelecimento no Canadá, o trabalho seria segurável no Canadá e não é segurável pela lei dos EUA.

E se meus rodízios durarem o bastante para me tornar residente fiscal nos EUA?

A contagem de dias do tratado não é o teste de residência do IRS. O teste de presença substancial torna você residente nos EUA com 31 dias no ano e 183 dias ponderados em três anos (Publication 519). A exceção do vínculo mais próximo exige menos de 183 dias no ano, domicílio fiscal no Canadá e vínculo mais próximo com ele, além do Form 8840 entregue até o prazo do 1040-NR, ou a exceção se perde; caso contrário, decide a regra de desempate do tratado, com o Form 8833. Veja canadenses com visto TN.

Que registros comprovam meus dias e meu salário nos EUA?

Guarde, para cada ano:

• Um registro datado de presença: entradas e saídas na fronteira, voos, hospedagem, registros do crachá da obra.
• A divisão de dias trabalhados e de salário de cada rodízio, com os cálculos de câmbio.
• T4, W-2 ou 1042-S e demonstrativos de pagamento.
• A resposta por escrito do empregador sobre quem paga e quem arca com seu salário e quanto tempo dura o projeto.
• Qualquer certificado de cobertura previdenciária do CPP ou do QPP.
• O 1040-NR entregue, eventual declaração estadual, a transcrição (transcript) da conta no IRS e o comprovante de pagamento.

Se a CRA pedir comprovantes, veja revisão do crédito por imposto estrangeiro.

Exemplo

Apenas ilustrativo, em dólares americanos. Nenhuma alíquota é presumida.

Seis semanas de comissionamento em Abilene, Texas

Um eletricista de Alberta, empregado de uma empreiteira elétrica de Calgary, fica 42 dias no Texas, fins de semana incluídos, e ganha US$15.000 por eles. A via (a) falha. A obra inteira da empreiteira no Texas dura 4 meses, sem outro trabalho ligado nos EUA, a empreiteira não tem local fixo lá e o paga a partir do Canadá, sem reembolso por empresa americana, então a via (b) isenta o salário.

A folha de pagamento não tinha Form 8233 e reteve US$2.500 em um W-2. Até 15 de abril, ele entrega o Form 1040-NR com o Form W-7, coloca US$15.000 na linha 1k, preenche o item L, anexa a declaração no estilo do Form 8233 e pede os US$2.500 de volta. O Texas não tem imposto de renda. A T1 dele informa a caixa 14 do T4 uma vez, sem imposto dos EUA para creditar. Pelo acordo de previdência social, ele continua no CPP; se o W-2 mostrar Social Security ou Medicare, ele pede primeiro o reembolso ao empregador.

Cinco meses em uma obra no condado de Loudoun que dura mais de um ano

Uma engenheira de comissionamento de Ontário fica 150 dias na Virgínia, sem dias anteriores nos EUA, e ganha US$60.000 por eles. O contrato de instalação do empregador dura 18 meses e o salário dela é lançado nele, então a via (b) falha e os US$60.000 são tributáveis nos EUA.

Ela entrega o Form 1040-NR, pedindo a retenção do W-2, e o Form 763 da Virgínia. Na T1, os Forms T2209 e T2036 dão crédito pelo imposto final federal e da Virgínia dessas declarações, não pelos valores retidos, limitado ao imposto canadense sobre esse salário. Ela pede à CRA uma carta de autorização para o ano seguinte. Outro rodízio longo no ano seguinte colocaria em jogo o teste de presença substancial.

Três semanas em Santa Clara, Califórnia

Um técnico de automação da Colúmbia Britânica ganha US$8.000 por 21 dias, seu único trabalho nos EUA no ano. A via (a) o isenta no nível federal, mas ele ainda entrega o Form 1040-NR. A Califórnia pode tributar mesmo assim, então ele entrega uma declaração de não residente da Califórnia. A T1 dele dá crédito pelo imposto final da Califórnia, e ele guarda a declaração e o comprovante de pagamento.

E no seu caso?

• Você é o empregador: veja enviar empregados para trabalhar nos EUA.
• Você trabalha para um empregador dos EUA, remotamente ou cruzando a fronteira diariamente: veja trabalhar dos dois lados da fronteira.
• Você fatura clientes dos EUA como prestador de serviços ou pela sua própria empresa: veja freelancer canadense com clientes nos EUA.
• Suas estadias podem torná-lo residente nos EUA, ou você tem status TN: veja canadenses com visto TN.
• O IRS restitui ou altera seu imposto dos EUA depois que você entregou a T1: veja retificar a declaração depois que o outro país altera a sua.
• Você é cidadão americano ou tem green card e mora no Canadá: veja americanos que moram no Canadá.
• Você vai se mudar de vez para os EUA: veja mudar do Canadá para os EUA.
• Você mora nos EUA e foi enviado a uma obra no Canadá: veja empregado dos EUA trabalhando no Canadá.
• Os dois países retiveram, a obra durou mais de um ano ou há vários estados envolvidos: a resposta depende de fatos nos dois países; fale com um contador de impostos entre países antes de entregar qualquer das declarações.