Erro na folha de pagamento: pagamento a mais, Form 941-X, W-2c

Posso cancelar uma folha de pagamento que já foi paga?

Se um sistema de folha de pagamento deixa você anular um lote é um recurso do software; a orientação do IRS sobre correções não diz nada a respeito. As declarações de imposto seguem o que foi de fato pago e retido, não o que a tela da folha mostra, e o dever de depositar conta a partir da data em que o salário é pago, não de quando o passivo é lançado na escrituração (Publication 15). Portanto, quando o dinheiro chegou ao empregado, o salário foi pago e as declarações são corrigidas para refletir isso, como abaixo. Um lote em duplicidade ou um valor errado é tratado do mesmo modo.

Onde está o erro decide a correção:

Pagou a menos? Pague a diferença numa nova folha de pagamento. O Form 941 conta os salários que você pagou durante o trimestre (instruções do Form 941), então o pagamento extra é declarado no trimestre em que é de fato pago; o Form 941-X serve só para o que o lote original declarou errado. Em quanto tempo você deve pagá-lo é uma questão de lei trabalhista para o departamento do trabalho do seu estado.

Um erro de folha de pagamento deixa de ser simples quando:

• atravessa um trimestre ou o fim do ano;
• afeta vários empregados, ou um provedor de folha de pagamento entregou as declarações;
• o empregado não quer devolver, saiu da empresa ou contesta o valor;
• a escrituração e as declarações entregues já não coincidem.

Reúna antes de mudar qualquer coisa: o relatório da folha de pagamento (pay register) de cada data de pagamento afetada, os débitos bancários, os registros de depósito, cada Form 941 entregue e os Forms W-2 já emitidos.

Posso pedir o dinheiro de volta ao empregado, ou descontá-lo do próximo pagamento?

As regras de imposto dizem como as declarações mudam quando o empregado devolve um salário pago por engano, como o pagamento de horas não trabalhadas. Elas não dizem como você pode cobrar. Se você pode descontar o pagamento a mais de pagamentos futuros é uma questão de lei trabalhista, e a lei estadual se aplica tanto quanto a federal.

O limite federal mais próximo está no guia de referência rápida da Fair Labor Standards Act, do Department of Labor. Ele diz que descontos para itens como faltas de caixa e uniformes não são legais na medida em que reduzam o pagamento abaixo do salário mínimo federal ou diminuam o pagamento de horas extras devido. Esse guia não diz nada sobre recuperar pagamentos a mais. O guia acrescenta que a lei federal não se sobrepõe às leis estaduais que protegem mais os empregados, então as leis estaduais de pagamento de salários podem limitar se, quanto e em que condições um empregador pode fazer esse desconto. Consulte o departamento do trabalho do seu estado antes de descontar.

Seja o que for que você combine com o empregado, mantenha o registro fiscal correto:

• Anote a data do pagamento, o valor pago por engano e o valor devolvido.
• Combine por escrito quanto o empregado devolve e quando. O salário de anos anteriores deve voltar bruto (veja abaixo); a Publication 15 é omissa para o salário do mesmo ano, então registre o que foi combinado.
• Uma edição na folha de pagamento, ou o dinheiro voltando, não corrige as declarações entregues. A correção está ligada à devolução e é feita no Form 941-X (Publication 15).
• Se o empregado nunca devolver, não há devolução a corrigir; a Publication 15 não trata de um pagamento a mais não recuperado.

O que acontece com os impostos sobre a folha se o pagamento a mais for devolvido no mesmo ano?

O salário pago por engano e devolvido no mesmo ano-calendário, num trimestre posterior, é corrigido no Form 941-X do trimestre em que foi pago. A correção recupera a retenção do imposto de renda e o imposto de Social Security e Medicare sobre o salário devolvido (Publication 15, Wage Repayments).

1. Registre a devolução: a data, o valor e a data do pagamento original.
2. Entregue um Form 941-X separado para cada trimestre afetado. Reduza os salários (linha 6), o imposto de renda retido (linha 7), os salários de Social Security (linha 8) e os salários de Medicare (linha 12). Use o processo de ajuste (linha 1): um pedido de restituição não pode recuperar o imposto de renda realmente retido. Explique cada mudança na linha 43 e informe a data em que você descobriu o erro (instruções do Form 941-X).
3. Preencha as certificações. Quando a correção reduz o imposto de Social Security ou Medicare retido dos empregados, você certifica que a parte do empregado foi devolvida ou reembolsada a ele. Um pedido de restituição pode, em vez disso, apoiar-se no consentimento escrito do empregado, e quando não é possível localizar o empregado ou ele não dá declaração, só a parte do empregador é corrigida (instruções do Form 941-X).
4. Prepare o Form W-2 do ano com os totais corrigidos. Como o salário foi recebido por engano no mesmo ano, a devolução pode reduzir o salário desse ano (Publication 15).

Se o erro e a devolução ocorrem no mesmo trimestre, antes de o Form 941 desse trimestre ser entregue, o Form 941-X não é necessário: o Form 941 já leva os totais corretos.

E se o empregado devolver depois do fim do ano?

O salário pago por engano num ano e devolvido num ano posterior recupera só o imposto de Social Security e Medicare, no Form 941-X do trimestre em que o salário foi pago. A retenção do imposto de renda continua como foi declarada, e um Form W-2c corrige as caixas de Social Security e Medicare (Publication 15; instruções do W-2 e W-3).

Três regras se aplicam à devolução de salário de anos anteriores:

• Devolva bruto. As instruções do W-2 e W-3 dizem que a devolução feita neste ano de salário pago num ano anterior deve ser feita em valor bruto, não líquido.
• Guarde a declaração do empregado. Para recuperar a parte do empregado do imposto do ano anterior, você certifica que devolveu ou reembolsou o empregado e guarda uma declaração escrita de que o empregado não pediu nem pedirá restituição ou crédito por ele. Guarde-a por pelo menos quatro anos (instruções do Form 941-X).
• Explique ao empregado o que isso significa. O IRS diz que o empregado pode ter direito a uma dedução ou a um crédito pela devolução se ela passar de $3.000, e só se o empregado incluiu o pagamento na renda quando parecia que tinha direito irrestrito a ele (26 USC 1341). A dedução é uma dedução detalhada; o empregado pode escolher um crédito no lugar dela. Em valor igual ou inferior a esse, a Publication 525 diz que a devolução não pode ser deduzida na declaração federal; as declarações estaduais podem ser diferentes. Para recuperar o Additional Medicare Tax pago sobre esse salário, o empregado entrega o Form 1040-X; o empregador não o ajusta.

Retive demais do pagamento de um empregado. O que devo fazer e até quando?

Devolva ou reembolse o excesso ao empregado. O excesso de imposto de renda ou de Additional Medicare Tax deve ser devolvido antes do fim do ano-calendário em que foi retido, e você guarda o recibo escrito do empregado, com a data e o valor (Publication 15).

Se você não devolver nem reembolsar o empregado, deve declarar e pagar cada valor em excesso, inclusive o imposto de Social Security e Medicare, com o Form 941 do trimestre em que reteve a mais. Para o imposto de renda, a correção de uma cobrança a mais só é permitida se você também devolveu o valor ao empregado no mesmo ano (IRS: como corrigir impostos sobre a folha).

O excesso de imposto de Social Security ou Medicare já declarado num Form 941 entregue segue o caminho do Form 941-X acima: devolva ao empregado, ou tenha o consentimento escrito do empregado para um pedido, e então corrija a declaração.

Retive ou declarei de menos. Como corrijo e cobro do empregado?

Quando se reteve de menos, o empregador deve o imposto que era obrigado a reter, quer o cobre do empregado, quer não. Primeiro compare o Form 941 com o que ele deveria mostrar: a linha 3 informa o imposto de renda retido ou que deveria ter sido retido (instruções do Form 941). Se o Form 941 do trimestre não foi entregue, declare nele o valor total. Se ele declarou só o que foi retido, corrija-o no Form 941-X; se ele já declarou o valor total, não o aumente de novo e pague qualquer saldo. Se você pode então recuperar o imposto de pagamentos futuros é a questão de lei trabalhista acima, e a Publication 15 diz que o reembolso é um assunto a acertar entre você e o empregado (Publication 15). Declare cada dólar uma só vez: não conte o mesmo imposto de renda no Form 941-X e de novo como retenção de pagamentos futuros. Como declarar isso é assunto do seu preparador.

Se você escolher arcar com o imposto em vez de recuperá-lo, as instruções do Form 941-X tratam o imposto que o empregador paga pelo empregado, em vez de descontá-lo do pagamento, como salário adicional sujeito a imposto. Resolva isso antes de entregar.

Dois limites se aplicam:

• O imposto de renda e o Additional Medicare Tax devem ser recuperados do empregado até o último dia do ano-calendário.
• Depois do fim do ano, o Form 941-X não pode corrigir o imposto de renda que nunca foi retido, porque a declaração já mostra o que foi de fato retido (instruções do Form 941-X). O empregador continua responsável pelo imposto que era obrigado a reter (26 USC 3403), a menos que o imposto do próprio empregado sobre esse salário tenha sido pago (26 USC 3402(d)). Os formulários do IRS para essa prova são o Form 4669 e o Form 4670. Para a retenção do imposto de renda, o Form 4670 também pede um relatório de fiscalização e, se o imposto foi pago, uma declaração ajustada, como o Form 941-X; por isso, se esse caminho serve é decisão de um profissional. As multas e os acréscimos de imposto não são dispensados.

Os salários de Social Security e Medicare declarados a menos são corrigidos no Form 941-X enquanto o prazo de correção estiver aberto.

Como corrijo um Form 941: Form 941-X, ajuste ou pedido de restituição, e até quando?

Quando você encontra um erro num Form 941 já entregue, deve corrigi-lo com o Form 941-X. Entregue um formulário para cada trimestre, separado do seu Form 941 atual, e entregue-o por via eletrônica, se puder. Se você nunca entregou o Form 941, entregue-o no lugar de um Form 941-X e veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento (instruções do Form 941-X). Se um provedor de folha de pagamento entrega as suas declarações, peça a ele que prepare o Form 941-X e o Form W-2c: você continua responsável pelas declarações e pelo imposto (Publication 15).

A Parte 1 pede que você escolha um processo:

Corrigir valores declarados a menos e a mais no mesmo trimestre exige o processo de ajuste num só formulário. Um pedido de restituição para o mesmo trimestre exige um segundo formulário para a parte declarada a menos (IRS: como corrigir impostos sobre a folha).

Prazo quando você deve. Entregue até o vencimento do Form 941 do trimestre em que você encontrou o erro e pague até o momento de entregar:

O vencimento que cai em fim de semana ou feriado legal passa para o próximo dia útil.

Prazo para imposto declarado a mais. O IRS chama o prazo de correção de prazo de prescrição (period of limitations): um ajuste deve ser entregue mais de 90 dias antes do fim dele, e um pedido de restituição pode ser entregue a qualquer momento antes do fim e é obrigatório dentro dos últimos 90 dias. O prazo para imposto declarado a mais é de 3 anos a partir da data em que o Form 941 foi entregue ou de 2 anos a partir da data em que o imposto foi pago, o que for mais tarde. Para imposto declarado a menos, é de 3 anos a partir da entrega. Um Form 941 entregue, e o imposto pago, antes de 15 de abril do ano seguinte contam como entregue e pago em 15 de abril (instruções do Form 941-X; 26 USC 6513(c)).

Se o prazo de restituição estiver prestes a vencer antes de os empregados serem reembolsados ou terem dado consentimento, as instruções do Form 941-X dizem para entregar o pedido sem nenhuma caixa marcada na linha 5 e dizer isso na linha 43. Você deve devolver ou reembolsar os empregados e certificar isso antes que o IRS possa aceitar o pedido (instruções do Form 941-X).

Quem entrega uma declaração anual usa o Form 944-X, com vencimento em 31 de janeiro do ano seguinte ao ano em que encontrou o erro, quando deve imposto (instruções do Form 944-X). Não há formulário X para o Form 940: marque a caixa de declaração retificadora num novo Form 940 (IRS: como corrigir impostos sobre a folha).

Quando também entrego o Form W-2c e o Form W-3c?

Entregue o Form W-2c com o Form W-3c quando uma correção muda o salário ou o imposto de Social Security e Medicare de um ano cujos Forms W-2 já foram entregues. A Publication 15 liga os dois, e o Form 941-X pede que você certifique que entregou ou entregará todos os Forms W-2 e W-2c exigidos, mesmo que a sua correção não os altere (Publication 15; instruções do Form 941-X).

• Entregue o quanto antes depois de encontrar o erro e dê uma cópia ao empregado (instruções do W-2 e W-3).
• Entregue por via eletrônica se o original tinha de ser entregue assim. O Form W-2c que corrige um Form W-2 de entrega eletrônica obrigatória também deve ser entregue por via eletrônica.
• Erro encontrado depois que o empregado tem o Form W-2, mas antes de ele chegar à SSA (Social Security Administration, a previdência social dos EUA): anule a Copy A incorreta, prepare um novo Form W-2 e marque as novas cópias do empregado com “CORRECTED”.
• Salário devolvido de um ano anterior: corrija somente o salário e o imposto de Social Security e Medicare, não a caixa 1 nem a caixa 2.

Um erro encontrado e devolvido dentro de um mesmo ano não precisa de Form W-2c, porque o Form W-2 do ano ainda não foi entregue. A página do IRS sobre o Form W-2c traz o link do formulário atual.

Quais erros de retenção do imposto de renda ainda podem ser corrigidos depois do fim do ano?

A retenção do imposto de renda só pode ser corrigida se você encontrar o erro no mesmo ano-calendário em que pagou o salário. Para anos anteriores, só podem ser corrigidos um erro administrativo ou um erro sobre um trabalhador tratado por engano como prestador de serviços e tributado pelas alíquotas da seção 3509. Erro administrativo é aquele em que o valor do Form 941, linha 3, não é o valor realmente retido; as instruções do Form 941-X contam apenas erros de cálculo ou de transposição ao declarar o valor retido (Publication 15; instruções do Form 941-X).

O mesmo limite de fim de ano vale para a retenção do Additional Medicare Tax. O salário declarado errado ainda é corrigido no Form 941-X, linha 6, e num Form W-2c, exceto o salário que o empregado devolveu.

Como corrijo a escrituração depois de um erro de folha de pagamento?

Corrija a escrituração com lançamentos novos e datados que acabem coincidindo com as declarações corrigidas. Nenhuma fonte do governo prescreve os lançamentos, então este é um método de trabalho comum, não uma regra de imposto. A âncora fiscal é o valor trimestral de salário na linha 6 do Form 941-X, que, segundo o IRS, alimenta o Form W-2 e, em geral, a dedução de salários do negócio (instruções do Form 941-X).

Como a devolução de salário de um ano anterior aparece na declaração de imposto de renda do próprio negócio é outra questão, que esta página não responde. Para os lançamentos em si, veja lançamentos contábeis da folha de pagamento, e para saldos que não zeram, veja passivos da folha de pagamento que não zeram.

As minhas declarações estaduais de folha de pagamento e de seguro-desemprego precisam da mesma correção?

Uma correção federal não altera por você uma declaração estadual. A retenção do imposto de renda estadual, os relatórios estaduais de salários para o seguro-desemprego e as informações estaduais de salário no Form W-2 têm, cada um, a sua própria agência e o seu próprio processo de correção, e as regras, os formulários e os prazos variam por estado. Esta página não indica nenhum.

Um ponto federal ajuda. Se as suas únicas mudanças num Form W-2 são em dados estaduais ou locais, você não envia a Copy A do Form W-2c à SSA: envia à agência estadual ou local e dá uma cópia ao empregado (instruções do W-2 e W-3). Pergunte às agências de impostos e de trabalho do seu estado como retificar.

Vou dever juros ou multa por uma correção da folha de pagamento?

Nem sempre. A correção de imposto declarado a menos geralmente fica livre de juros e das multas por falta de pagamento e por falta de depósito se você:

• entregar até o vencimento do Form 941 do trimestre em que encontrou o erro;
• pagar o valor mostrado na linha 27 até o momento de entregar;
• informar a data em que descobriu o erro; e
• explicar os fundamentos e os fatos da correção.

A correção não fica livre de juros se os valores declarados a menos se referem a uma questão levantada numa fiscalização de um período anterior, se você declarou a menos de propósito, ou se recebeu uma notificação e cobrança de pagamento ou uma notificação de determinação pela seção 7436 (classificação do trabalhador) (instruções do Form 941-X; Publication 15). O FUTA (imposto federal de seguro-desemprego) pago a menos não tem ajuste livre de juros (IRS: como corrigir impostos sobre a folha).

O Form 941-X que mostra imposto devido e é entregue depois do vencimento deve anexar um Schedule B retificado (Form 941, o relatório da sua obrigação de imposto por data), ou o IRS pode lançar uma multa média por falta de depósito (instruções do Form 941-X). Se uma carta de multa chegar depois de você entregar, responda à carta com a sua explicação; não anexe uma à declaração. Use o Form 843, não o Form 941-X, para pedir o cancelamento (abatement) de multas ou juros já lançados (sobre o Form 843; instruções do Form 941-X). A pessoa obrigada a reter e repassar o imposto retido que deixa de fazê-lo deliberadamente pode ser responsabilizada pessoalmente por uma multa igual ao imposto não repassado (26 USC 6672). Para as multas por falta de depósito e para saber quem pode ser responsabilizado, veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos. Eles supõem imposto de Social Security de 6,2% e imposto de Medicare de 1,45% para cada um, empregado e empregador, e um empregado abaixo do teto salarial.

Devolução no mesmo ano, de um trimestre anterior

Em março, uma folha de pagamento paga a um empregado US$3.000 brutos em vez de US$1.500. Sobre os US$1.500 extras, retém US$150 de imposto de renda, US$93,00 de imposto de Social Security e US$21,75 de imposto de Medicare, então o empregado recebe US$1.235,25 a mais. O empregador também deve o imposto correspondente do empregador e o deposita. Em novembro, o empregado devolve os US$1.235,25 que de fato recebeu. O empregado já arcou com os US$264,75 retidos sobre esse salário. Este exemplo trata isso como acerto da parte do empregado; a certificação do Form 941-X ainda precisa ser verdadeira.

O empregador entrega o Form 941-X do trimestre de março, usando o processo de ajuste: salários -US$1.500 (linha 6), imposto de renda -US$150 (linha 7), Social Security -US$186,00 (linha 8, 12,4% de US$1.500) e Medicare -US$43,50 (linha 12, 2,9%). O crédito é de US$379,50. O Form W-2 do ano mostra o salário e o imposto de renda reduzidos.

Devolução depois do fim do ano

Em dezembro do ano passado, uma folha de pagamento pagou US$4.000 a mais a um empregado, com US$600 de imposto de renda retido sobre esse valor. O empregado devolve os US$4.000 brutos em março. O Form 941-X do trimestre de dezembro recupera US$496,00 de Social Security e US$116,00 de Medicare, uma correção de US$612,00, mas não os US$600 de imposto de renda.

O empregador reembolsa a parte do empregado (US$306) e guarda a declaração escrita do empregado. Um Form W-2c corrige só as caixas de Social Security e Medicare. Os US$4.000 continuam tributáveis para o empregado no ano passado. Suponha que, quando a declaração do ano passado foi entregue, parecia que o empregado tinha direito ao pagamento. Como a devolução passa de US$3.000, o empregado pode deduzi-la (se fizer deduções detalhadas) ou tomar um crédito na declaração deste ano. O salário deste ano não é reduzido.

Imposto de renda retido a menos

Um erro de configuração retém US$1.200 a menos de imposto de renda federal em três pagamentos no terceiro trimestre, e o Form 941 entregue declarou só o imposto realmente retido. O empregador descobre o erro em novembro. Ele entrega o Form 941-X do terceiro trimestre até 31 de janeiro, usando o processo de ajuste, e paga os US$1.200 até o momento de entregar. Se o erro tivesse sido encontrado depois de 31 de dezembro, o Form 941-X não poderia corrigir o imposto de renda retido, e o empregador continuaria responsável pelo imposto, a menos que o imposto do próprio empregado sobre esse salário tenha sido pago.

E no seu caso?

• O erro atravessa trimestres ou o fim do ano, atinge vários empregados, um provedor de folha de pagamento entregou as declarações erradas, ou se está devolvendo salário de anos anteriores: o ajuste ou o pedido de restituição, a parte do empregado, qualquer Form W-2c e a escrituração precisam todos coincidir com as declarações entregues. Tudo isso precisa estar alinhado antes de você entregar; veja ajuda com escrituração contábil.
• O imposto de renda deveria ter sido retido num ano anterior e não foi: o Form 941-X não pode corrigir isso, e o empregador continua responsável, a menos que o imposto do próprio empregado tenha sido pago. Comprovar isso começa pelos registros da folha de pagamento e pela escrituração; veja ajuda com escrituração contábil.
• O empregado não quer devolver, ou contesta o que foi pago: a cobrança é uma questão de lei trabalhista para o departamento do trabalho do seu estado; lançar o valor não recuperado e manter as declarações coincidindo é ajuda com escrituração contábil.
• Você deixou de fazer depósitos, nunca entregou um Form 941 ou recebeu uma carta do IRS: veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• Um provedor de folha de pagamento não depositou os impostos: veja o provedor de folha de pagamento não pagou os seus impostos.
• Forms W-2 ou 1099 nunca foram entregues: veja formulários de prestadores de serviços e empregados entregues com atraso.
• Trabalhadores foram pagos como prestadores de serviços: veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• O proprietário de uma corporação S pagou imposto a mais pelo EFTPS em vez de retê-lo: veja imposto do proprietário de corporação S pago pelo EFTPS.
• Você pagou salário a si mesmo pela sua LLC de um único membro: veja salário pago pela sua própria LLC de um único membro.
• O erro veio depois de uma troca de provedor de folha de pagamento no meio do ano, ou você quer a folha configurada para que ele não se repita: veja como trocar de provedor de folha de pagamento e como configurar a folha de pagamento.