GST/HST Girdi Vergisi Kredisi için Fatura Şartları

GST/HST girdi vergisi kredisi (ITC) için faturada neler görünmelidir?

GST/HST kayıtlı mükellefi, krediyi talep eden beyannameyi vermeden önce alıma ilişkin yeterli kanıta, yönetmeliğin öngördüğü bilgiler dahil, sahip olmadıkça girdi vergisi kredisi talep edemez (Excise Tax Act, madde 169(4)). Öngörülen ayrıntılar, belgede ödenen veya ödenecek toplam tutarla birlikte artar (yönetmelik, madde 3; CRA: girdi vergisi kredileri). Kural; kayıtlı bir şahıs işletmesi, ortaklık ve şirket için aynıdır.

Kademe, belgedeki toplam tutara göre belirlenir; bu yüzden birkaç alımı kapsayan tek bir fatura birleşik toplamıyla ölçülür. Ne yönetmelik ne de CRA'nın sayfası bu toplamın vergiyi içerip içermediğini söyler; bu nedenle bir sınıra yakın belgede üst kademenin ayrıntılarını aramak en güvenlisidir. Sayılan ayrıntılar bir alt sınırdır: Kanun'un ölçütü, kanıtın kredi tutarının hesaplanmasına izin vermesidir.

Durumu basit olmayan haller:

• Tedarikçi kayıtlı değildir; bu yüzden gösterilecek bir numara yoktur ve genellikle GST/HST de tahsil edilmemiştir.
• Bir tedarikçi veya alt yüklenici eksiksiz fatura vermiyor ya da yanıt vermedi ve beyanname tarihi geldi.
• Elinizdeki tek belge bir kart hesap özeti veya vergiyi göstermeyen bir kasa fişidir.
• Daha önce talep edilen krediler eksik belgelere dayanıyor. Kanun'un kuralı, kanıtın beyanname verilmeden önce elde bulunmasıdır; bu yüzden o kredilerin geçerli kalıp kalmayacağı bir değerlendirme meselesidir: son bölüme bakın.
• Tedarikçi Kanada dışındadır veya vergi Québec'in QST'sidir. Yabancı tedarikçiler için bkz. yabancı tedarikçilerden ve yüklenicilerden gelen faturalar. Bu sayfa QST kuralı belirtmez.

Toplayın: tedarikçiye göre sıralanmış faturalar, her tedarikçinin numarası ve numarayı kontrol ettiğiniz tarih, ayrıca her faturadaki fatura tarihi, toplam ve gösterilen vergi.

Fatura tedarikçinin GST/HST numarasını gerektirir mi ve hangi tutardan itibaren?

Evet, belgedeki toplam $100 tutarına ulaştığında. Bunun altında yönetmelik yalnızca tedarikçinin adını, tarihi ve toplamı ister (yönetmelik, madde 3).

Numara, tedarikçiye ya da bu mal veya hizmetle ilgili aracıya verilmiş GST/HST kayıt numarasıdır (aracı; tedarikçinin acentesi olarak veya onunla yaptığı bir anlaşma uyarınca satışa neden olan ya da satışı kolaylaştıran kayıtlı mükelleftir). $500 veya üzeri bir belge de numarayı gerektirir; çünkü en üst kademe alttakileri de kapsar.

$100 altında yönetmelik numarayı istemez; ancak CRA, kredilerin yalnızca kayıtlı bir tedarikçinin tahsil ettiği GST/HST'yi içermesi gerektiğini söyler (CRA: girdi vergisi kredileri). Vergi göstermeyen ve kayıtlı bir tedarikçiyi belirtmeyen bir makbuz, kredi tutarının hesaplanmasına izin vermeyebilir.

Fatura GST/HST ile eyalet satış vergisini tek bir birleşik rakam olarak gösteriyorsa yönetmelik bunu yalnızca belirli koşullarda kabul eder; bu koşullardan biri, toplamın GST/HST'yi içerdiğini belirten bir ifadedir. GST/HST tutarını ayrıca gösteren bir tedarikçi bu soruyu baştan ortadan kaldırır.

Bir tedarikçinin GST/HST numarasının gerçek olduğunu nasıl kontrol eder ve kanıtını nasıl saklarım?

Faturada yazılı bir numara kaydı kanıtlamaz. CRA'nın GST/HST Registry'si, size GST/HST uygulayan işletmenin kayıtlı olduğunu doğrulayan ücretsiz bir hizmettir; böylece kredileriniz yalnızca kayıtlı tedarikçilerin tahsil ettiği vergiyi içerir (CRA: GST/HST hesap numarasını doğrulama).

1. Faturadan üç şeyi alın: GST/HST numarasının ilk dokuz hanesi, tedarikçinin yasal, faaliyet veya ticari adı ve işlem tarihi (makbuz, fatura veya sözleşmedeki tarih).
2. Aramayı Registry'de yapın.
3. Search Details ekranını yazdırın ve faturayla birlikte saklayın. CRA, kredileri yalnızca kayıtlı tedarikçilerin tahsil ettiği vergi için talep etmeniz amacıyla bunu yazdırmanızı söyler.

Faturada numara yoksa CRA, tedarikçiyle iletişime geçmenizi, tedarikçi numarayı vermezse CRA'nın Business enquiries hattını aramanızı söyler. Faturadaki adla yapılan arama sonuç vermezse CRA, işletme sahibiyle iletişime geçip CRA'ya verdiği tam adı sormanızı söyler. Registry sayfası başarısız bir arama hakkında bundan fazlasını söylemez; tedarikçinin kayıtlı olduğu doğrulanana kadar o kredi doğrulanmamıştır. QST numarası CRA Registry'sinde değil, Revenu Québec üzerinden doğrulanır.

Faturada bir ayrıntı veya numara eksikse önce kredi talep edip sonra düzeltebilir miyim?

Kural olarak hayır. Kayıtlı mükellef, krediyi talep eden beyannameyi vermeden önce kanıta sahip değilse krediyi talep edemez (169(4) alt maddesi). Dar istisnalar vardır: 169(5) alt maddesi, ilgili Bakan'ın kayıtlı mükellefleri bir şarttan belirli koşullarla muaf tutmasına izin verir; aşağıdaki 225(3) alt maddesi ise kanıt olmadan zaten talep edilmiş bir krediyi kapsar. CRA'nın politika notuna göre, 169(5) kapsamında CRA; belge beyannameden önce temin edilemediğinde veya öngörülen bir ayrıntıyı içermediğinde, bilgisayarlı defterleri aşağıdaki bilgisayarlı kayıtlar satırındaki ayrıntıları, her mal veya hizmetin vergi durumu ve oranıyla birlikte kaydeden kayıtlı mükellefi genellikle muaf tutar (GST/HST Memorandum 8.4). Bu not eski bir yayındır, kanun değildir ve listesi tedarikçinin numarasını da içerir; bu yüzden eksik numara kapsam dışındadır. Bunun dışında CRA'nın rehberi, beyannameden sonra eksik bir ayrıntının eklenmesini anlatmaz; bu nedenle beyannameden önce ortaya çıkan bir eksik, o krediyi bekletmek için bir gerekçedir.

Bekletilen bir kredi, talep süresi açıkken sonraki bir beyannamede talep edilebilir (225(1) alt maddesi). Çoğu kayıtlı mükellefin süresi dört yıl kadardır (225(4) alt maddesi). Sonradan gelen düzeltilmiş bir fatura, bu süre içindeki bir talebi destekleyebilir. Süre ondan önce dolarsa Kanun genellikle talebe izin vermez.

Bir beyanname eksik belgelerle kredi talep ettiyse, beyanname verildiğinde kanıt elde yoktu. 225(3) alt maddesi, bu tutarın yalnızca 169(4) alt maddesindeki kanıt eksik olduğu için kabul edilmemesi halinde, yine yukarıdaki talep süresi içinde, sonraki bir beyannamede yeniden talep edilmesine izin verir. CRA tutarı henüz reddetmediyse hatayı, sonraki beyanname verilirken veya daha önce CRA'ya yazılı olarak bildirmeniz gerekir; ayrıca daha önceki dönem için CRA'nın tarhiyat süresi dolmadan en az üç ay önce bildirmediyseniz, tutarı ve faizini de o zamana kadar ödemeniz gerekir (225(3) alt maddesi). Nasıl bildirileceği için bkz. verilmiş bir GST/HST beyannamesini düzeltme; CRA size yazdıysa bkz. GST/HST incelemeleri ve denetimleri.

Krediyi desteklemek için diğer işletmeden ne istemeliyim?

Sözlü teyit değil, düzeltilmiş veya eksiksiz bir fatura isteyin. Vergiye tabi bir mal veya hizmet satan tedarikçi, talep üzerine ve gecikmeden, krediyi desteklemek için gereken yazılı ayrıntıları size vermek zorundadır (223(2) alt maddesi). Gerekli bilgiyi vermemek, her ihlal için $100 ceza getirebilir (284. madde). Talebinizi yazılı yapın ve bir kopyasını saklayın. Faturada şunlar bulunmalıdır:

• Registry'de aradığınız adla aynı ad altında tedarikçinin GST/HST numarası.
• GST/HST tutarı veya toplamın bunu içerdiğini belirten bir ifade.
• Fatura tarihi ve toplam.
• $500 veya üzerinde işletmenizin adı, satın aldığınız şeyin açıklaması ve ödeme şartları.

Kayıtlı olmadıklarını söylerlerse istenecek bir numara yoktur: bir sonraki bölüme bakın.

Alt yüklenicim henüz GST/HST uygulamıyor: yine de kredi alabilir miyim?

Yalnızca vergi ödenmesi gerekiyorsa. Girdi vergisi kredisi, sizin tarafınızdan ödenmesi gereken veya ödediğiniz vergi içindir (169(1) alt maddesi). Bazı gayrimenkul satışları dışında, kayıtlı olmayan küçük bir tedarikçinin teslimlerinde ödenecek vergi yoktur (166. madde); bu nedenle faturası size talep edebileceğiniz hiçbir şey vermez.

Faturada iki durum birbirine benzer görünür:

• Alt yüklenici küçük bir tedarikçidir. Vergiye tabi satışları, ardışık dört takvim çeyreği boyunca ve tek bir çeyrekte $30.000 küçük tedarikçi sınırı içinde kalan bir işletmenin kayıt yaptırma zorunluluğu yoktur (240(1) alt maddesi; CRA: ne zaman kayıt yaptırılır). Gönüllü kayıt yaptırmadıysa gösterecek numarası yoktur ve Registry araması sahip olmadığı bir numarayı doğrulayamaz.
• Alt yüklenici kayıt yaptırmış olmalıydı. Sınırı aşan tedarikçi kayıt yaptırmak ve vergi uygulamaya başlamak zorundadır. Daha önceki iş için size sonradan vergi faturalandırırsa kredi için yine de yukarıdaki kademelere uyan bir fatura gerekir ve çoğu kayıtlı mükellef için dört yıl talep süresi, geç faturanın tarihinden değil, kredinin ait olduğu dönemden başlar. 225(4)(c) bendi, tedarikçinin vergiyi bu süre içinde tahsil etmediği, size yazılı olarak CRA'nın vergiyi ondan tarh ettiğini bildirdiği ve sizin de ardından vergiyi ödediğiniz durumlarda daha geç bir tarih ekler (225(4) alt maddesi). Bunun belirli bir işe nasıl uygulanacağı bir değerlendirme meselesidir.

Alt yüklenicilere yapılan ödemeler için T4A veya T5018 belgeleri de gerekebilir: bkz. alt yüklenicilere yapılan ödemeleri bildirme. Bir tedarikçinin kayıt yaptırması gerekip gerekmediği GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır rehberinde ele alınır.

Yüksek tutarlı bir fatura daha neyi gerektirir: adımı, bir açıklamayı, ödeme şartlarını mı?

$500 veya üzerinde belge, alt kademelerdeki her şeye ek olarak üç şey daha gerektirir (yönetmelik, madde 3):

• Alıcının adı. Sizin adınız, işletmenizin ticari adı veya yetkili acentenizin ya da temsilcinizin adı. Kredi, mal veya hizmeti edinen kişiye aittir (169(1) alt maddesi); bu yüzden başkası adına düzenlenmiş bir fatura, alıcının kim olduğu sorusunu doğurur. Bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri.
• Her bir mal veya hizmetin yeterli bir açıklaması. “Malzeme” yetersizdir; “10 adet kontrplak levha” alımı tanımlar.
• Ödeme şartları, örneğin teslimde ödeme veya net 30 gibi vade ifadeleri. Yönetmelik bu ifadeyi tanımlamaz.

Taksi ve ride-share ücretleri, satın alma kartları ve bilgisayarlı defterler için daha hafif kurallar var mı?

Evet, belirli durumlarda; her birinin, kayıtların neleri göstermesi gerektiğine dair kendi listesi vardır (CRA: girdi vergisi kredileri).

Bir yazılım kaydı, yukarıda eksik ayrıntılar için verilen koşullarda faturanın yerini tutar. Aynı sayfa ayrıca sözleşme anlaşmaları, çalışana veya ortağa yapılan ödenekler ya da geri ödemeler ve jeton veya banknotla çalışan makinelere yatırılan nakit için azaltılmış kayıtları sıralar; bu listeler için o sayfaya bakın. Taksi ve ticari ride-share sürücüleri küçük tedarikçi olsalar bile GST/HST'ye kayıt yaptırmak zorundadır (CRA: ne zaman kayıt yaptırılır).

Yönetmelik ayrıca öngörülen bilgiyi taşıyabilecek belge türlerini sayar: fatura, makbuz, kredi kartı makbuzu, borç dekontu (debit note), defter veya hesap kitabı, yazılı sözleşme veya anlaşma, bilgisayarlı kayıt ya da kayıtlı bir mükellef tarafından usulüne uygun düzenlenmiş başka bir belge.

Banka veya kart hesap özeti tek başına yeterli mi?

Hayır, tek başına değil. Hesap özeti ödeme yaptığınızı gösterir. Genellikle tedarikçinin kayıt numarasını ya da tahsil edilen vergiyi göstermez; yönetmelik ise $100 ve üzerinde ikisini de belgede ister (yönetmelik, madde 3).

CRA'nın politika notuna göre aylık kredi kartı hesap özeti krediyi tek başına desteklemez; kart makbuzu veya fatura gibi başka bir belgeyle desteklenmesi gerekir (Memorandum 8.4). Bu eski bir yayındır, kanun değildir; ancak yönetmelik de aynı yöndedir: ölçüt, belgenin öngörülen bilgiyi taşıması ve kredi tutarının hesaplanmasına izin vermesidir (169(4) alt maddesi). CRA'nın girdi vergisi kredisi sayfasındaki kart verisi istisnası, belirtilen koşullarla satın alma kartları içindir.

Kart fişi veya kasa makbuzu farklıdır: yönetmelik makbuzu ve kredi kartı makbuzunu destekleyici belge olarak sayar ve kademesinin gerektirdiği ayrıntıları taşıyorsa ikisi de işe yarar (yönetmelik, madde 2). $100 veya üzerinde tedarikçi numarası ya da vergi göstermeyen makbuz yetersiz kalır.

Ne ödediğinizi ve ne zaman ödediğinizi bulmak için hesap özetini kullanın, sonra tedarikçiden faturayı isteyin. Hiç makbuzu olmayan bir gider için bkz. makbuzsuz işletme giderleri. Gelir vergisi kanıtı için bkz. CRA makbuz şartları.

Belgeleri ne kadar saklarım ve kaçırdığım bir krediyi ne kadar geriye dönük talep edebilirim?

Genellikle satın alma faturaları dahil GST/HST kayıtlarını, ait oldukları yılın sonundan itibaren 6 yıl saklayın. Daha erken imha etmek için vergi dairesine (tax services office) yazılı başvuru yapmanız ve onay beklemeniz gerekir. CRA faturaları daha uzun süre saklamanızı isteyebilir (CRA: saklanması gereken GST/HST kayıtları).

Elektronik beyan verirken makbuzları göndermezsiniz, ancak elinizde bulundurmanız gerekir (aynı sayfa). Taramalar CRA için taranmış makbuzlar rehberinde, saklama süresi ise işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberinde ele alınır.

Kaçırılan bir kredi için çoğu kayıtlı mükellefin dört yıl süresi vardır: talep, kredinin ait olduğu dönemden sonra bu süre içinde sona eren son bildirim dönemi için son tarihe kadar verilen bir beyannamede yapılmalıdır. Listelenmiş finans kuruluşlarının ve bazı çok büyük işletmelerin ise, istisnalarla birlikte, kredinin ait olduğu dönemi içeren mali yılın sonundan sayılan iki yıl süresi vardır (225(4) ve (4.1) alt maddeleri). Süre dolduktan sonra Kanun, yukarıda anlatılan 225(4)(c) gibi dar istisnalar dışında genellikle talebe izin vermez. Beyan adımları GST/HST ve girdi vergisi kredilerinin beyanı rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar Kanada dolarıdır.

Numarası eksik Ontario makbuzu

Ontario'da HST'ye kayıtlı bir mükellef, HST dahil toplamı C$450 olan mal alımı için bir makbuz alır. Makbuzda yalnızca satıcının adı, tarih ve toplam yazılıdır. C$100 veya üzeri, C$500'ün altındaki belgelerde ayrıca satıcının kayıt numarası ve HST tutarı ya da toplamın HST'yi içerdiğini oranıyla birlikte belirten bir ifade gerekir. Alıcı o krediyi düzeltilmiş makbuz gelene kadar bekletir, numarayı Registry'de kontrol eder ve makbuz zamanında gelirse verilmekte olan beyannamede, gelmezse sonraki bir beyannamede talep eder.

GST uygulamayan Alberta alt yüklenicisi

Alberta'da bir tadilat işletmesi alt yüklenicisine C$4.000 öder ve faturada GST görünmez. Alt yüklenici, kayıt yaptırmamış küçük bir tedarikçi olabilir. Öyleyse iş için ödenecek vergi yoktu ve talep edilecek kredi de yoktur. Kayıt yaptırması gerekiyorsa herhangi bir kredinin var olup olmadığı ayrı bir sorudur. Alt yüklenicinin verdiği herhangi bir numaranın Registry'de aranması, kayıtlı olup olmadığını gösterir.

Calgary ekipman faturası

Calgary'deki bir dükkân C$650 tutarında ekipman satın alır. C$500 ve üzerinde fatura alt kademelerdeki her şeyi gerektirir: satıcının adı, tarih, toplam, GST tutarı ve GST numarası. Ayrıca alıcı olarak dükkânın kendi adı, ürünün açıklaması ve ödeme şartları da gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir tedarikçi veya alt yüklenici eksiksiz fatura vermiyor ya da daha önce talep ettiğiniz krediler zayıf belgelere dayanıyor: geçmiş kredilerden hangilerinin geçerli kalacağı, hangilerinin düzeltilmiş fatura gerektireceği ve hangilerini belgelerin desteklemeyeceği faturaların kendisine bağlıdır ve bir uzmanın incelemesini gerektirir: muhasebe kayıtları desteği. Beyan edilmiş krediler için bkz. verilmiş bir GST/HST beyannamesini düzeltme.
• CRA fatura isteyen bir yazı gönderdi: bkz. GST/HST incelemeleri ve denetimleri. Yanıt, yukarıdaki kademelere uyan faturalara dayanır; belgeler zayıfsa ayrıca muhasebe kayıtları desteği sayfasına da bakın.
• Birkaç yıllık fatura eksik veya defterler beyannamelerle uyuşmuyor: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir alt yüklenici kayıt yaptırmadan küçük tedarikçi sınırını aşmış olabilir: GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır rehberini okuyun.
• GST/HST'yi kayıt yaptırmadan önce ödediniz: bkz. kayıttan önce ödenen GST/HST'yi talep etme.
• Hızlı Yöntemi kullanıyorsunuz: krediler yalnızca gayrimenkul, bilgisayar ve araç gibi sermaye varlıkları ile birkaç dar durumda kabul edilir; bu nedenle bu fatura kuralları esas olarak o alımlar için önemlidir (CRA: RC4058). Bkz. GST/HST Hızlı Yöntemi.
• Hangi alımların tam, kısmi veya hiç kredi sağlamadığını öğrenmek istiyorsunuz: bkz. kredisi olmayan veya kısmi olan giderler.
• Fatura Kanada dışındaki bir tedarikçiden geliyor veya vergi Québec'in QST'si: yabancı faturalar yabancı tedarikçilerden ve yüklenicilerden gelen faturalar rehberindedir. QST belge kuralları Revenu Québec tarafından belirlenir ve burada ele alınmaz. Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir ve orada bulunan bir işletme beyannamesini ona verir (CRA: RC4022); yukarıdaki Kanun ve yönetmelik yine de belgeleri belirler.