Kilometre Kaydı Yok, CRA Araç Giderlerini İnceliyor: Ne Yapılır?

CRA araç gideri incelemesi ve kilometre kaydı yok: gider talebine ne olur?

Kilometre kaydı olmayan bir araç gideri talebi yalnızca arkasındaki diğer kanıtlara dayanır. CRA, araç giderlerinin ancak makul ve makbuzlarla desteklenmişse indirilebileceğini söyler; tüm yıl boyunca tutulmuş, iş seyahatlerini doğru gösteren bir kilometre kaydını da işletme kullanımının en iyi kanıtı sayar (CRA: motorlu taşıt giderleri). Income Tax Act 67. madde, bir gideri yalnızca koşullar içinde makul olduğu ölçüde kabul eder.

CRA'nın motorlu taşıt sayfaları, hiç tutulmamış bir kayıt yerine CRA'nın neyi kabul edeceğini söylemez; arşivdeki IT-521R bülteni de bu konuda sessizdir. Sonradan oluşturulan kayıt bir kanıttır, kesin bir ikame değildir ve kimse kabul edileceğinin sözünü veremez.

Böyle bir dosya basit değildir ve bir uzmanın bakması gerekir: CRA yazısı kaydı şimdiden istiyorsa, birkaç yıl aynı şekilde talep edildiyse, talep edilen işletme payı yüksekse veya araç bir şirketin mülkiyetindeyse. Makbuzlar neyin harcandığını kanıtlar; sürüşün ne kadarının işletme için olduğunu kanıtlamaz. O payı kanıtlayan şey kilometre kaydıdır.

GST/HST'ye kayıtlı bir kişi girdi vergisi kredilerini yalnızca alımın ticari faaliyetlerde kullanıldığı ölçüde alabilir (CRA: girdi vergisi kredileri; Excise Tax Act, 141.01 madde). Bu yüzden eksik araç kayıtları aracın maliyetlerine ait kredileri de etkileyebilir. Kredi, GST/HST kurallarına göre hesaplanır ve gelir vergisindeki işletme payıyla her zaman aynı değildir; bkz. işletmeniz üzerinden araç almak.

Önce şunları toplayın:

• Yakıt veya şarj, sigorta, onarım, ruhsat, kiralama veya kredi faizi ve otopark için makbuzlar ve hesap özetleri.
• Tarihli kilometre sayacı okumaları: servis, onarım, muayene ve sigorta evrakında çoğu zaman bir okuma bulunur.
• Tarih ve adres veren takvim kayıtları, iş fişleri, müşteri faturaları ve e-postalar.
• Aracın satın alma veya kiralama belgeleri.
• Aracı gider yazdığınız beyannameler (T2125 veya T2) ve işletme yüzdesinin nasıl hesaplandığını gösteren notlar.
• Beyan edilen kullanımı ve yıllık kilometreyi gösteren sigorta poliçesi veya yenileme belgesi.
• CRA yazısı; kapsadığı yıllar ve belirlediği tarih ile birlikte.

Ne göndereceğiniz ve cevap için ne kadar süre tanındığı hakkında bkz. CRA incelemeleri ve denetimleri.

Üç aylık örnek kilometre kaydı, hiç tutmadığım tam bir yılın yerini tutabilir mi?

Hayır. CRA'nın basitleştirilmiş kilometre kaydı, bir temel yılı oluşturan tam bir yıllık kayıtla başlar; ancak bu yıldan sonra üç aylık bir örnek, yılın işletme kullanımını tahmin etmek için kullanılabilir (CRA: motorlu taşıt kayıtları; T4002, 3. bölüm). Temel yıl yoksa örneği karşılaştıracak bir şey yoktur ve formül çalıştırılamaz.

Formül, örnek dönemin işletme kullanımını temel yılın aynı aylarındaki işletme kullanımına böler, sonra temel yılın yıllık işletme kullanımıyla çarpar. Sonuç, temel yılın sonuçlarının %10 içinde kalmalıdır ve işletme, temel yılın aracın olağan kullanımını hâlâ temsil ettiğini göstermelidir. Sonuç bu aralığın dışına çıkarsa örnek yalnızca kapsadığı üç ay için güvenilirdir; CRA, yılın geri kalanının fiili bir seyahat kaydıyla veya tanımlamadığı “alternatif kayıtlarla” gösterilmesi gerektiğini ve yeni bir 12 aylık temel yıl düşünülmesi gerektiğini söyler. Testin tamamı CRA kilometre kaydı rehberindedir.

Temel yılı olmadan şimdi tutulan üç aylık kayıt, yalnızca o üç ayı kaydeder, başka bir şey değil.

CRA, kilometre kaydında ve makbuzlarda ne bekler; bir şablon var mı?

CRA; toplam kilometrenin, işletme kilometresinin ve talep edilen her gider için bir makbuzun kaydını bekler. Motorlu taşıt sayfaları aşağıdaki kalemleri sıralar ve zorunlu bir form ya da şablon belirtmez; bu yüzden bir defter, bir elektronik tablo veya bir uygulama bunları tutabilir (CRA: motorlu taşıt giderleri; CRA: motorlu taşıt kayıtları):

Eksik olan ne varsa, her kalem için ona en yakın belgeyi hazırlayın: her makbuzu, tarihli her kilometre sayacı okumasını ve her iş seyahatinin arkasında tarihli bir kaydı. Eksik makbuzlar için bkz. makbuzsuz giderler; bir makbuzun neyi göstermesi gerektiği için bkz. CRA makbuz şartları.

Araç kilometre kaydını sonradan oluşturabilir miyim?

Geçmiş seyahatlerin kaydını başka belgelerden bir araya getirebilirsiniz. Bu destekleyici bir kanıttır ve ne kadar ağırlık taşıyacağına CRA karar verir.

1. Yılın toplam kilometresini bulun. En iyisi yılın başına ve sonuna yakın tarihli kilometre sayacı okumalarıdır; servis, onarım, muayene, sigorta veya satış evrakında çoğu zaman bir okuma basılıdır. Okumalar yılın içine düşüyorsa onları kullanın, kapsadıkları tarihleri yazın ve kaydı yalnızca o dönemi kapsıyor sayın.
2. Tarihli bir belgenin kanıtladığı her iş seyahatini listeleyin: fatura, iş fişi, takvim kaydı veya müşteri e-postası. Her seyahat için bir satır: tarih, varış yeri, amaç, kilometre. Mesafeyi iki adres arasındaki harita rotasından alın ve kayda “harita mesafesi” yazın.
3. Ev ile düzenli bir iş yeri arasındaki seyahatleri dahil etmeyin; bunlar genellikle kişiseldir. Şahıs işletmesi sahibi için ancak ev, işletme faaliyetlerinin merkeziyse sayılırlar (arşivdeki IT-521R, 24. paragraf; CRA'nın işverenin sağladığı otomobil sayfası evden iş yerine gidişi kişisel sayar). Şüpheli seyahati ayrıca işaretleyin.
4. İşletme kilometrelerini toplayın ve aynı dönemin toplam kilometresine bölün. Bu, belgelenmiş işletme payıdır.
5. Bunu talep edilen payla karşılaştırın. Aynı dönemin makbuzlu işletme maliyetlerine (yakıt, sigorta, onarım, ruhsat) uygulandığında, talebin şimdiye kadar belgelerle ne kadar desteklendiğini gösterir. İşletme otoparkı ve ek işletme sigortası paya göre değil, tam olarak indirilir (T4002, 3. bölüm). Kayıtlar yılın yalnızca bir bölümünü kapsıyorsa payı kaydı olmayan aylara yaymayın.
6. Kaydı “sonradan oluşturuldu” diye etiketleyin. Hazırlandığı tarihi ve kullanılan belgeleri yazın ve o belgeleri saklayın. Sonradan hazırlanan bir kaydı asla o sırada tutulmuş gibi tarihlemeyin.

Tarihli bir belgenin desteklemediği hiçbir seyahati eklemeyin; belgelenmiş pay, talep edilen paydan düşük çıkabilir.

Sonradan oluşturulan kayıt, sonraki bir yıla da kısayol sağlamaz. CRA temel yılı, bir yıl boyunca eksiksiz tutulmuş kilometre kaydı olarak tanımlar; sonradan oluşturulmuş geçmiş bir yılın temel yıl olarak kullanılıp kullanılamayacağı sayfalarında cevaplanmaz. Bu yüzden örnek yöntemin bundan işleyeceği varsayılamaz.

Her geçmiş yıl ayrıdır. Birkaç yıl kayıt olmadan gider yazıldıysa her yılın kendi kanıtı gerekir. İncelenen yılları CRA yazısı belirtir. CRA normalde bir bireyi veya Kanada kontrollü özel şirketi (CCPC) ilk tarhiyat bildiriminden üç yıl sonrasına kadar yeniden tarh edebilir (diğer şirketlerde dört yıl). İhmal, dikkatsizlik veya kasıtlı kusur sonucu yanlış beyan varsa ya da feragat belgesi verilmişse süre sınırı yoktur (152. madde). Kayıtlar yine de altı yıl saklanmalıdır. Gerisi CRA incelemeleri ve denetimleri rehberindedir.

Bugün kilometre kaydı tutmaya başlarsam bu, sonraki yıllar için nasıl temel yıl oluşturur?

Bugünden itibaren tutulan tam 12 aylık kayıt temel yıl olur ve üç aylık örnek yoluyla sonraki yılları destekler. Ondan önceki yıllar hakkında hiçbir şey söylemez. CRA'nın temel yılı, her iş seyahatinin kaydedildiği ve kilometre sayacının mali dönemin başında ve sonunda okunduğu tam bir yıllık kayıttır (CRA: motorlu taşıt kayıtları).

İşletme payını hem tüm yıl hem de her üç aylık blok için hesaplayın. Formül yalnızca yıllık rakamı değil, sonraki örnekle aynı aylar için temel yıl payını da ister.

Yeni bir araç, satın alındığı günden itibaren kendi kaydını ister. CRA bir mükellefin kayıtlarını yetersiz bulursa 230(3) madde, bundan sonra tutulacak kayıtları belirtmesine izin verir; neyi belirteceği olaya bağlıdır.

Aracın sahibi şirketim: CRA benden hangi kayıtları bekler?

CRA, bir şirketin otomobilini kullanabilen çalışanın, iş (istihdamla ilgili) ve kişisel kilometreleri gösteren bir kilometre kaydı veya günlük seyahat kaydı tutması ve bir kopyasını işverene vermesi gerektiğini söyler (CRA: işverenin sağladığı otomobil). Şirket için çalışan ve onun aracını kullanan bir sahip bu çalışan olabilir; ancak önce otomobilin işten dolayı mı, yoksa hisse sahipliğinden dolayı mı sağlandığına karar verin. CRA bunu bir olgu meselesi sayar; çalışan menfaatinin aksine hissedar menfaati işletme gideri olarak talep edilemez (CRA: hissedar menfaatleri). Kilometre kaydı hem menfaatin hem de şirketin araç maliyetlerinin arkasındaki kanıttır; bunlar ayrı hesaplamalardır. CRA'nın motorlu taşıt sayfaları şirket olmayan işletmeler için yazılmıştır, ancak 230. maddedeki kayıt tutma yükümlülüğü ve 67. maddedeki makullük sınırı, iş yapan herkese olduğu gibi şirkete de uygulanır.

Kişisel kilometreler, sahip için vergilenebilir bir menfaati de belirler. “Standby charge”, şirket aracının kişisel kullanıma hazır tutulması için CRA'nın aldığı bedeldir; indirimli standby charge için mesafenin %50 oranının üzerinde işletme sürüşü gerekir ve kişisel sürüş CRA'nın sınırları içinde kalmalıdır. Standby charge ayrıca otomobilin sahibin kullanımına hazır olduğu gün sayısına bağlıdır; kullanılmış olsun olmasın. Menfaat, şirketin mali yılından farklı olabilen sahibin takvim yılı için hesaplanır. Sabit oran yönteminde kişisel kilometreler işletme gideri menfaatini de belirler; isteğe bağlı yöntem için sürüşün yarıdan fazlasının iş için olması ve çalışanın yıl bitmeden işverene yazılı bildirimde bulunması gerekir; dolayısıyla zaten bitmiş bir yıl için sonradan seçilemez. Kayıt tutulmadıysa veya artık yoksa CRA, indirimli oranı kullanmak için işveren sıfatıyla şirketin kişisel ve iş kilometrelerini (sahip-yönetici için sahibin kendi kilometrelerini) makul biçimde açıklayabilmesi gerektiğini söyler. Aksi halde sayfası, kendi koşulları olan basitleştirilmiş standby charge hesaplamasına yönlendirir; bu koşullardan biri çalışanın indirimli orana uygun olmamasıdır.

Eksik bir kilometre kaydı bu yüzden hem sahibin vergilenebilir menfaatini hem de şirketin araç maliyetlerinin arkasındaki kanıtı etkileyebilir. T4 belgesinde hiç bildirilmeyen bir istihdam menfaati, kesilmeyen vergi bırakır ve bunu şirket öder; yönetim kurulu üyesi de koşullarına ve gerekli özen savunmasına tabi olarak 227.1 madde uyarınca bundan kişisel olarak sorumlu olabilir. Menfaat hesaplamaları işletmeniz üzerinden araç almak rehberindedir. İki durum ayrıca incelenmelidir. En çok sürücü ile iki yolcu alan ve öncelikle gelir elde etmek için mal veya ekipman taşımak amacıyla kullanılan ya da tamamen veya büyük ölçüde gelir elde etmek için kullanılan bir minibüs veya kamyonet, Act'in “otomobil” tanımının dışında kalır (248(1) madde, edinildiği veya kiralandığı yılda test edilir); bu yüzden farklı kurallara tabidir. Otomobil sahibe çalışan olduğu için değil, hissedar olduğu için sağlanmışsa hissedar menfaati kuralları uygulanır.

Kilometre kaydını başladıktan sonra ne kadar saklarım?

Temel yıl kilometre kaydını, işletme kullanımını belirlemek için kullanıldığı son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın (CRA: motorlu taşıt kayıtları). Sonraki her yılın örneği temel yılı kullandığından temel yıl kaydı, tutulduğu yıldan uzun yaşar.

Makbuzlar ve diğer kayıtlar, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklanır (Act'in 230. maddesi; CRA circular IC78-10R5). Geç verilen bir beyanname, bir itiraz veya CRA'nın kayıt saklamaya ilişkin yazılı talebi farklı bir süre belirler; diğer durumlar CRA kilometre kaydı rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Kilometre kaydı olmayan ve CRA yazısı alan tesisatçı

Şahıs işletmesi sahibi bir tesisatçı, incelenen yıl için %80 işletme kullanımıyla C$9.000 araç gideri talep etti; indirim C$7.200. CRA yazısı kaydı istiyor. Makbuzlar C$9.000'ın tamamını kapsıyor ve hepsi ortak işletme maliyeti (yalnızca işletmeye ait otopark veya sigorta yok). Kilometre kaydı yok.

Yılın başında ve sonunda düzenlenmiş iki servis faturasındaki kilometre sayacı okumalarının 24.000 km farkla olduğunu varsayın. Bu aralığa düşen, adresli iş faturaları 15.600 km iş seyahatini belgeliyor. Belgelenmiş pay %65'tir; makbuzlu maliyetlere uygulandığında C$5.850 çıkar. C$1.350'lik fark, talebin henüz hiçbir belgeyle desteklenmeyen kısmıdır. Aynı şekilde talep edilen her diğer yılın kendi kanıtı ve kendi rakamı gerekir.

Şimdi kayıt başlatan danışman

1. yıl: Bir danışman tam yıllık kayıt tutuyor. İşletme kullanımı yıl için %48, Mart–Mayıs için %50. 2. yıl: Mart–Mayıs örneği %52 gösteriyor. Hesaplanan yıllık kullanım 52 ÷ 50 × 48 = yaklaşık %50'dir; bu, temel yılın %48'i çevresindeki %38 ile %58 aralığının içindedir. CRA'nın kendi örneği 10'u yüzde puanı olarak okur: %49'luk temel yılda %39 ile %59 arasındaki sonuçlara izin verir. İşletme yine de temel yılın olağan kullanımı temsil ettiğini göstermelidir.

2. yıl örneği %70 gösterseydi sonuç 70 ÷ 50 × 48 = yaklaşık %67 olurdu ve aralığın dışında kalırdı. Örnek o zaman yalnızca Mart–Mayıs'ı kapsardı ve CRA yeni bir temel yıl düşünülmesi gerektiğini söyler. Kayıt, 1. yıldan önceki yıllar hakkında hiçbir şey söylemez.

Şirketin sahibi olduğu minibüsü kullanan şirket sahibi

Bir şirket, Act uyarınca otomobil sayılan bir minibüsün sahibi ve şirket sahibi onu iş için ve hafta sonları kullanıyor. Hiç kilometre kaydı tutulmadı. CRA'nın sayfası, şirketin işveren olarak indirimli standby charge'ı kullanabilmek için kişisel ve iş kilometrelerini makul biçimde açıklayabilmesi gerektiğini söyler; eksik kayıt bu indirimi tartışmaya açar. Örnek, minibüsün bir istihdam menfaati olarak sağlandığını varsayar; hissedar menfaatiyse kurallar farklıdır ve şirket o menfaati gider yazamaz. Tarihli kilometre sayacı okumaları ve iş faturaları, tesisatçıda olduğu gibi bir payı belgeleyebilir. Belgeleyemezse indirim uygulanamayabilir ve menfaat başka bir yolla, koşulları sağlanıyorsa basitleştirilmiş hesaplamayla hesaplanabilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• CRA, var olmayan bir kayıt istiyor ya da birkaç yıl kayıt olmadan araç gideri talep edildi: önce hangi yılların sorgulandığı, hangi kanıtların dürüstçe bir araya getirilebileceği, yazının nasıl cevaplanacağı ve sonraki yılları destekleyen bir kaydın nasıl başlatılacağı çözülmelidir. Kayıtlar için yıl yıl muhasebe kayıtları yardımı alın; yazının kendisi için CRA incelemeleri ve denetimleri rehberine bakın.
• Aracın sahibi bir şirket ve kilometre kaydı tutulmadı: sahibin vergilenebilir menfaati ve şirketin araç maliyetlerinin arkasındaki kanıt, aynı eksik kilometrelere dayanır. Kayıtlar için muhasebe kayıtları yardımı alın; menfaat hesaplaması işletmeniz üzerinden araç almak rehberindedir.
• CRA'nın kilometre kaydı kurallarının tamamını istiyorsunuz veya tüm sürüşü işletme için yazıyorsunuz: bkz. CRA kilometre kaydı rehberi.
• Makbuzlar da eksik: bkz. makbuzsuz işletme giderleri ve CRA makbuz şartları.
• Araç maliyetleri için GST/HST girdi vergisi kredisi de talep ettiniz: GST/HST kuralları farklı olduğundan bunları gelir vergisi indiriminden ayrı kontrol edin; bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri.
• Araç krediyle alındı veya kişisel bir otomobil işletmeye geçti: bkz. araç alımı ve kredisinin kaydı ve amortisman indirimi (CCA).
• CRA'nın dikkatini neyin çektiğini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. CRA denetimini ne tetikler.
• Araç bir ABD beyannamesinde talep ediliyor: bkz. ABD kilometre kaydını yeniden oluşturmak.