Kanada'da İşletme Kayıtları Ne Kadar Saklanır? (CRA 6 Yıl)

Kanada'da işletme kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyım?

Gelir vergisi kayıtlarınızı ve bunları destekleyen belgeleri, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca saklayın (Income Tax Act s. 230(4); CRA). Buna faturalar, makbuzlar, sözleşmeler, banka hesap özetleri ve iptal edilmiş çekler dahildir (CRA: İşletme kayıtları). Vergi yılı, şahıs işletmesi sahibi dahil gerçek kişiler için takvim yılı, şirketler için mali dönemdir.

Bu varsayılan süredir, kuralın tamamı değildir:

Bir beyanname geç verildiyse, işletme kapanıyor, satılıyor veya kapatılıyorsa, açık bir itiraz varsa, daha eski bir yıl sorgulanıyorsa, yıllarca birikmiş dosyaları ayıklıyorsanız ya da bazı kayıtlar zaten kayıpsa durum basit değildir. Hâlâ sahip olduğunuz mülke veya sonradan kullanacağınız bir zarara ait kayıtlar da varsayılan süreden uzun yaşayabilir. Her yılın beyan tarihlerini, şirketin kuruluş ve kapatılma tarihlerini, şirket karar defterini (minute book) ve hisse defterini ve CRA'dan gelen her bildirimi toplayın.

6 yıl ne zaman başlar?

Süre, bir kaydın ilgili olduğu son vergi yılının sonunda başlar; makbuzun tarihinde ya da beyannameyi verdiğiniz günde değil. Aynı takvim yılındaki Mart ayına ait bir makbuz ile Kasım ayına ait bir fatura aynı gün sona erer (CRA).

Birden fazla yıla ilişkin bir kayıt, sonuncusunu bekler. CRA'nın genelgesi, sürenin genellikle kaydın oluşturulduğu yıla göre değil, Kanun'un amaçları bakımından gerekli olabileceği son vergi yılına göre belirlendiğini söyler. Genelgedeki örnek, yatırımların ve diğer sermaye mallarının (ekipman veya kiralık bina gibi) maliyetini destekleyen kayıtlardır; bunlar, işlemin herhangi bir gelir vergisi hesabına girebileceği son vergi yılından altı yıl sonrasına kadar saklanır (IC78-10R5). Aynı mantık, sonraki bir beyannameye devrettiğiniz işletme zararı için de geçerli olabilir; ancak genelge bu örneği vermez. CRA'nın web sayfası, uzun vadeli mülk alım ve satımlarına ilişkin kayıtların, hisse sicilinin ve işletmenin satışını, tasfiyesini veya kapatılmasını etkileyen diğer geçmişin süresiz saklandığını söyler (CRA).

Geç beyan edersem 6 yıl yeniden başlar mı?

Sayım yeniden başlamaz, ancak kayar. Bir beyanname gerektiği zamanda verilmediyse o vergi yılının kayıtları, yılın sonundan değil, beyannamenin verildiği günden itibaren altı yıl boyunca saklanır (s. 230(5); CRA).

Henüz beyan etmediğiniz bir yıl için süre başlamamıştır: o yıla ait her şeyi saklayın. Zamanında beyan ettiğiniz yılların kendi tarihleri geçerlidir. Gecikmiş kayıtları tamamlamak için gecikmiş defterler rehberine bakın.

CRA 6 yıl sonra da beni denetleyebilir mi?

Bazen. Altı yıl, kayıtları saklamanız gereken süredir. CRA'nın bir yılı yeniden tarh etme süresi ayrı bir kuraldır ve olağan süre daha kısadır.

• Yeniden tarh süresi genellikle daha kısadır. Gelir vergisinde bu süre gerçek kişi için üç yıl, Kanada kontrollü özel şirket (CCPC) için üç yıl, diğer şirketler için dört yıl olur. Süre, ilk tarhiyat bildiriminden veya vergi çıkmadığı bildiriminden itibaren sayılır (s. 152(3.1)). İhmal, dikkatsizlik veya kasıtlı kusurdan kaynaklanan yanlış beyan, hile, feragat veya listelenmiş başka bir durumdan sonra daha uzun olabilir (s. 152(4)). GST/HST'nin kendi sınırı vardır ve genellikle 4 yıl olur (ETA s. 298).
• Bakmak, yeniden tarh etmek değildir. Yetkili bir CRA görevlisi, Kanun'un uygulanmasıyla ilgili herhangi bir amaçla, bir mükellefin yükümlülükleri veya hakları bakımından ilgili olabilecek her belgeyi inceleyebilir (s. 231.1). Bu madde, ifadesine göre hiçbir sınır yılı belirtmez; bu nedenle CRA, ilgili olabilecekleri durumlarda daha eski bir yılın kayıtlarını isteyebilir. Bir talebin hukuka uygun biçimde zaten imha edilmiş kayıtlara uzanıp uzanmadığı, bir uzmana sorulacak bir sorudur.

CRA ayrıca size şahsen veya taahhütlü posta ile kayıtları daha uzun süre saklamanızı bildirebilir (CRA). Yıl yıl sınırlar için CRA bir yılı ne kadar geriye dönük yeniden tarh edebilir rehberine, elinizde bir yazı varsa incelemeler ve denetimler rehberine bakın.

Hangi şirket kayıtları daha uzun saklanmalı: toplantı tutanakları, hisse kayıtları, genel muhasebe defteri?

Bir şirket beş tür kaydı, kapatıldığı tarihten iki yıl sonrasına kadar saklar; yani şirket var olduğu sürece bunların hiçbirinin süresi dolmaz (Reg. 5800(1)(a); CRA). CRA aynı beşini listesinde sayar:

• yönetim kurulu toplantı tutanakları
• hissedarlar toplantı tutanakları
• hisselerin kime ait olduğunu ve her devri gösteren kayıtlar
• genel muhasebe defteri veya nihai kayıt defteri (her hesabın ana kaydı)
• defter kayıtlarını anlamak için gereken özel sözleşmeler veya anlaşmalar

Olağan makbuzlar ve faturalar yıl yıl düşer. Bu beşi düşmez; bu yüzden onları şirketin kalıcı dosyasında saklayın. İşi durdurmak şirketi kapatmaz; sayım ancak kapatmayla başlar. Birleşmede (amalgamation) CRA, yeni şirketi birleşen her şirketin devamı sayar; bu nedenle bu kayıtlar devredilir (IC78-10R5).

Şahıs işletmesini veya ortaklığı kapattıktan sonra kayıtları ne kadar saklarım?

Şirket olmayan bir işletme sona erdiğinde kayıtlarını, sona erdiği vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca saklayın (CRA). Genel muhasebe defteri ve onu okumak için gereken sözleşmeler için bu süre Reg. 5800(1)(c) ile belirlenir. Diğer kayıtlar genellikle aynı tarihte sona erer; ancak geç verilen bir son beyanname, bir itiraz, bir CRA talebi veya bu kayıtlara dayanan sonraki bir yıl bu tarihi ileri itebilir.

CRA'nın ifadesi “non-incorporated business” (şirket olmayan işletme) şeklindedir; ortaklıkları anmaz ve bir ortaklık için hangi yıl sonunun esas alınacağını belirtmez. Gerçek kişi ortağı olan bir ortaklığın mali dönemi, ortaklar alternatif yöntemi seçmedikçe genellikle 31 Aralık'ta biter (ITA s. 249.1); yıl sonları farklıysa temkinli okuma, sayıma daha geç tarihten başlamaktır. İşletmeyi satıyorsanız, satışı veya kapatılmasını etkileyen kayıtlar için CRA'nın süresiz saklama kuralı da geçerli olabilir.

Bir şirketi kapattıktan sonra kayıtları ne kadar saklarım?

Kapatılmış bir şirket tüm kayıtlarını ve dayanak belgelerini, kapatma tarihinden sonra iki yıl boyunca saklar (CRA; Reg. 5800(1)(a) ve (b)). Gelir vergisi bakımından bu, olağan sayımın yerini alır: tarihi her kaydın yıl sonu değil, kapatma belirler; geç verilen bir beyanname, itiraz veya temyiz ya da CRA talebi süreyi uzatmadıkça. GST/HST süresini kısaltmaz: faturaları ve diğer GST/HST kayıtlarını ETA s. 286(3) uyarınca tam 6 yıl boyunca saklayın. Bu aynı zamanda bir asgari süredir, yeniden tarh sınırı değildir; CRA'nın son yılı yeniden tarh etme süresi bunun ötesine geçebilir (CRA bir yılı ne kadar geriye dönük yeniden tarh edebilir rehberine bakın). Kapatma her talebi de sona erdirmez: CRA, şirketle bağımsız taraflar arası (arm's length) ilişki içinde olmayan ve şirketin mal varlığını değerinden düşük bedelle alan bir kişiyi, şirket vergi borçluysa her zaman tarh edebilir (s. 160(2)); yönetim kurulu üyelerinin de kendi sınırları vardır (bir şirketi kapatma rehberine bakın).

Başka bir kanun daha fazlasını isteyebilir. Federal olarak kurulmuş bir şirkette, belgelerinin ve kayıtlarının muhafazası kendisine verilen kişi, bir mahkeme kararı daha kısa bir süre belirlemedikçe kapatma tarihinden itibaren altı yıl boyunca bunları ibraz etmekle yükümlü kalır (CBCA s. 225; Regulations s. 14.1). Kanada eyaletlerinin ve bölgelerinin şirketler kanunlarının kendi kuralları vardır; bu sayfa onları kapsamaz. Şirketinizin hangi kanuna göre kurulduğunu kontrol edin.

Vergi kuralı neyin saklanacağını söyler, kimin saklayacağını söylemez. Kapatmadan sonra dosyaları tutacak bir şirket kalmaz; bu yüzden kapatma tarihinden önce kişiyi ve yeri belirleyin. Kapatma adımlarının sırası bir şirketi kapatma rehberindedir.

İtiraz veya temyiz başvurusunda bulunduysam ne olur?

İtiraz veya temyiz için gereken her kaydı üç tarihten en geç olanına kadar saklayın: konunun çözüldüğü tarih, sonraki her temyiz için sürenin geçtiği tarih ve olağan sürenin geçtiği tarih (CRA; s. 230(6)). GST/HST kayıtları için benzer bir kural ETA s. 286(4) içindedir. Uyuşmazlığın kendisi için incelemeler ve denetimler rehberine bakın.

GST/HST kayıtları için kural aynı mı?

GST/HST kayıtları neredeyse aynı kurala tabidir: ilgili oldukları yılın sonundan sonra 6 yıl boyunca saklanır; itirazlar, CRA talepleri ve erken imha için de benzer kurallar vardır (ETA s. 286). İki fark önemlidir:

• Yer ve dil. CRA aksini onaylamadıkça GST/HST kayıtları Kanada'da, İngilizce veya Fransızca olarak tutulur (ETA s. 286(1.2)).
• Geç verilen ve verilmeyen beyannameler. Madde 286'da, gelir vergisindeki verilme tarihinden sayma kuralının bir karşılığı yoktur. Sona erişinden bu yana 6 yıl süresinden fazla zaman geçmiş bir dönem için GST/HST beyannamesi vermediyseniz, yine de vermeniz ve onu destekleyen kayıtları saklamanız gerekir (ETA s. 286(3); CRA).

Employment Insurance Act ve Canada Pension Plan kapsamındaki bordro kayıtları için genelge, sürenin ilgili oldukları takvim yılının sonunda başladığını söyler; gelir vergisindeki gibi kapatma veya sona eren işletme kuralları yoktur (IC78-10R5). Bordro dosyalarını imha etmeden önce süreyi doğrulayın. Revenu Québec ve eyalet satış vergisi kuralları burada kapsanmaz.

Kayıtları bilgisayarda tutabilir, kâğıdı tarayıp atabilir veya Kanada dışında saklayabilir miyim?

Bilgisayarda: evet. Elektronik olarak oluşturduğunuz kayıtlar, ayrıca yazdırsanız bile tüm süre boyunca elektronik olarak okunabilir biçimde kalır (s. 230(4.1); CRA). CRA'nın kullanabileceği biçimde geri yüklenebilen yedekler tutun ve bir muhasebe hesabını kapatmadan önce kayıtlarınızı dışa aktarın.

Taranmış kâğıt: CRA, kâğıdın belirttiği ulusal standart olan CAN/CGSB-72.34'e göre görüntülenmesi hâlinde imha edilebileceğini söyler. Görüntüleme eksik kalırsa asılları saklayın; şüphe varsa önce hukuki danışmanlık alın. Taranmış makbuzlar rehberine bakın.

Kanada dışında: yalnızca CRA'nın yazılı izniyle. Kayıtlar Kanada'daki iş yerinizde veya ikametinizde tutulur (s. 230(1)). Yurt dışında saklanan ve Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz. Elektronik kayıtlar için CRA izin verebilir ve Kanada'da erişilebilen, yazılımının okuduğu biçimdeki gerçek kopyaları kabul edebilir. Kayıtlar Kanada dışındaki sunucularda duruyorsa onlara kendiniz veya çalışanlarınız erişmeli ve CRA'nın istediğini vermelisiniz. Dış bir hizmet sağlayıcı yükümlülüğü sizden almaz (CRA; IC05-1).

Kayıtları erken imha edebilir miyim?

Yalnızca CRA'nın yazılı izniyle. Kayıtları, vergi yıllarını ve varsa özel koşulları belirterek Form T137 (Request for Destruction of Records, kayıtların imhası talebi) veya yazılı bir talebi yerel CRA vergi hizmetleri ofisinize gönderin (CRA; IC78-10R5). CRA, kayıtların izinsiz imha edilmesinin kovuşturmaya yol açabileceğini söyler.

İzin, sürenin bitiminden önce imha içindir. Süre bittikten sonra açık bir itiraz, CRA talebi, o kayda dayanan sonraki bir yıl veya başka bir kanun olup olmadığını kontrol edin. CRA'nın izni yalnızca kendi yönettiği kanunların gerektirdiği kayıtları kapsar; diğer federal, eyalet, bölge veya belediye kanunlarının gerektirdiği kayıtların imhasını onaylayamaz. Kapatılmakta olan bir şirket, kayıtları parçalamadan önce şirketler kanununu kontrol etmelidir.

Bazı kayıtlar zaten yoksa ne olur?

Eksik kayıtların hangi vergi yıllarını kapsadığını ve bu yılların hâlâ açık olup olmadığını (beyan tarihleri, tarhiyat bildirimleri) listeleyin. CRA'nın genelgesi, gerekli elektronik kayıtlar kaybolursa, yok olursa veya zarar görürse kişinin bunu yerel vergi hizmetleri ofisinin müdürüne bildirmesi ve dosyaları makul bir süre içinde yeniden oluşturması gerektiğini söyler (IC78-10R5). Bu kural elektronik kayıtlar için yazılmıştır. Bir afette yok olan kayıtlar için CRA, bir afetten etkilenirseniz CRA desteği sayfasına yönlendirir.

Geriye kalanlardan (banka ve kart hesap özetleri, satış platformu raporları, verilmiş beyannameler ve CRA bildirimleri) defterleri yeniden kurma, banka hesap özetlerinden defterleri yeniden kurma ve makbuzsuz giderler rehberlerinde anlatılır.

Örnek

Tüm tarihler açıklayıcıdır.

Bir serbest çalışanın 2024 kayıtları

Bir şahıs işletmesi sahibi 2024 beyannamesini 20 Nisan 2025'te verir. 2024'e ait her makbuz ve fatura, 2024 vergi yılının sonundan altı yıl sonra olan 31 Aralık 2030'a kadar saklanır. 2024'te alınıp 2027'de satılan ekipmanın satın alma faturası 2027 kazanç veya zararına girebilir; bu nedenle fatura en az 2027 vergi yılının sonundan altı yıl sonra olan 31 Aralık 2033'e kadar saklanır. CRA'nın web sayfası, mülkün uzun vadeli alım ve elden çıkarılmasına ilişkin kayıtların süresiz saklandığını söyler.

Beyannamesini geç veren bir şirket

Takvim yılı esaslı bir şirket 2022 beyannamesini son tarihten sonra, 1 Mart 2026'da verir. 2022'ye ait olağan kayıtları, verilme gününden altı yıl sonra olan 1 Mart 2032'ye kadar saklanır; 2022 yıl sonundan sayılsaydı süre 2028'de biterdi. Tutanakları, hisse kayıtları ve genel muhasebe defteri, verilme tarihi ne olursa olsun, kapatmadan en az iki yıl sonrasına kadar saklanır. 2023 beyannamesi zamanında verildiği için 2023 kayıtları kendi tarihini korur.

Kapanan bir şirket

Takvim yılı esaslı bir şirket 30 Haziran 2026'da kapatılır. Beyannamelerinin zamanında verildiğini ve açık bir itiraz veya CRA talebi bulunmadığını varsayın. Tutanaklar ve 2024 makbuzları dahil tüm kayıtları için gelir vergisi süresi, 2024 yıl sonundan itibaren altı yıl, yani 31 Aralık 2030'a kadar sürecek olsa da 30 Haziran 2028'de biter. Şirket GST/HST mükellefiyse GST/HST'yi de destekleyen makbuzlar GST/HST bakımından altı yıl saklanır. Kayıtları birinin tutması gerekir. Şirket federal olarak kurulmuşsa belgelerinin muhafazası kendisine verilen kişi, bir mahkeme daha kısa bir süre belirlemedikçe Haziran 2032'ye kadar, yani altı yıl boyunca bunları ibraz etmekle yükümlü kalır.

Sizin için farklı mı?

• Bir işletmeyi kapatıyor veya satıyorsunuz ya da bir şirketi kapatıyorsunuz: hangi kayıtların korunması gerektiği, hangi tarihe kadar ve kimin tutacağı; işletme türüne, kapatma tarihine ve alıcıya bağlıdır. Bir şirketi kapatma ve işletmenizi satma rehberlerine bakın; kapanış kayıtları hazır değilse sıradaki adım şudur: muhasebe kayıtları desteği.
• Yıllarca geç beyan ettiniz veya hiç beyan etmediniz: bu yılların kayıtlarına hâlâ ihtiyaç vardır. Verilmemiş şirket beyannameleri, verilmemiş kişisel beyannameler ve gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberlerine, ayrıca muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• Daha eski bir yıl sorgulanıyor, elinizde bir CRA yazısı var veya kayıtlar kayıp, eski bir muhasebe sorumlusunda ya da kapatılmış bir muhasebe hesabında: önce incelemeler ve denetimler rehberini okuyun, sonra banka hesap özetlerinden defterleri yeniden kurma ve makbuzsuz giderler rehberlerine bakın; o yılın muhasebe kayıtları eksikse sıradaki adım şudur: muhasebe kayıtları desteği.
• Yıllarca biriken dosyaları ayıklıyorsunuz: nelerin atılabileceği yıla, işletme türüne ve açık konulara bağlıdır. Taranmış makbuzlar ve bir makbuzda neler görünmelidir rehberlerine, ayrıca muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• Şirketiniz eyalet düzeyinde kurulmuş, bir şahıs işletmesini şirkete devrettiniz, kayıtlar veya sahipler Kanada dışında ya da Québec'te faaliyet gösteriyorsunuz: yukarıdaki federal kurallar yanıtın tamamı değildir; Revenu Québec'in kendi kayıt kuralları vardır. Şahıs işletmesini şirketleştirdikten sonra defterler rehberine ve muhasebe kayıtları desteğine bakın.