Taranmış Makbuzlar ve CRA: Dijital Kopyalar Yeterli mi?

CRA beni denetlerse taranmış makbuzları kabul eder mi?

Taranmış veya fotoğrafı çekilmiş bir makbuz, kâğıdın yerini yalnızca görüntü CRA'nın koşullarını karşılayan bir görüntüleme programı kapsamında yapılmışsa alır. Görüntüleme programı; görüntüleri taramak, kaydetmek, dizinlemek ve kontrol etmek için belgelenmiş bir düzendir. İşletme koşulları karşılayamıyorsa CRA asıl belgeleri saklamak zorunda olduğunu söyler (CRA: kabul edilebilir biçim ve görüntüleme). CRA'nın sayfaları, yetersiz kalan bir taramaya bir denetçinin nasıl davrandığını söylemez. Kâğıdı saklamanızı söyler.

Makbuzlar beyannameyle birlikte gönderilmez, ancak CRA bunları daha sonra görmek isteyebilir (CRA: iş kayıtları; CRA makbuz gereklilikleri). Bir denetçi onları isterse, belgelerin çevrimiçi nasıl gönderileceğini açıklar; çünkü denetçiler kayıtları e-postayla alamaz (CRA: denetimler). Bir kopya göndermek asıl belgeyi imha etmenize izin vermez ve giderin belgelenmiş olup olmadığını da çözmez. Bir talebe cevap vermek için bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim.

CRA'nın rehberliği iki yönü işaret eder: kâğıdı saklayıp taramaları yedek saymak ya da herhangi bir kâğıt imha edilmeden önce tüm görüntüleme koşullarını karşılamak. Kâğıtsız çalışmaya geçiyorsanız, kâğıt zaten imha edildiyse, makbuzların fotoğrafını birkaç kişi çekiyorsa, makbuzlar bir uygulamadaysa ya da CRA kayıt istediyse durum basit değildir. Taramalara güvenmeden önce şunları toplayın:

• görüntüleme için yazılı onay ve yazılı prosedür
• tarama kayıt defteri ve dizin
• kâğıtla karşılaştırılarak kontrol edilmiş bir görüntü örneği
• test amacıyla bir kez geri yüklenmiş bir yedek

Kâğıt yerine dijital makbuz saklayıp kâğıdı atabilir miyim?

Yalnızca görüntüler, en güncel ulusal standardı izleyen kabul edilebilir bir görüntüleme programı kapsamında yapılmışsa. CRA, bu şekilde görüntülenen kâğıt kaynak belgelerin imha edilebileceğini ve görüntülerin o zaman kalıcı kayıt olarak saklandığını söyler (IC05-1R1, 28. paragraf; IC78-10R5, 21 ve 22. paragraflar).

Bu program olmadan asıl belge saklanmalıdır. CRA ayrıca kâğıt kayıtları imha etme konusunda herhangi bir şüphe varsa önce hukuki danışmanlık alınmasını önerir.

Bir makbuzun telefonla çekilmiş fotoğrafı veya basılmış resmi yeterli mi?

CRA'nın görüntüleme sayfaları telefon fotoğraflarından söz etmez; yani onları ne kabul eder ne reddeder. Test her görüntü için aynıdır: görüntü, kâğıdın yerini almak üzere hazırlanmış doğru bir kopya olmalı, aynı bilgiyi vermeli ve çözünürlük, ton veya renk nedeniyle önemli ayrıntıları gizlememelidir (CRA: kabul edilebilir biçim ve görüntüleme).

Bu yalnızca görüntü testidir. Kâğıdı imha etmek için ayrıca bir görüntüleme programı gerekir: yazılı onay, prosedür, kayıt defteri, dizin ve kalite kontrol (sonraki bölümdeki yedi koşul). Telefonun galerisinde bırakılmış bir fotoğrafın etrafında bunların hiçbiri genellikle yoktur; bu yüzden CRA'nın rehberliğine göre o fotoğraf bir yedek kopyadır, kâğıdın yerini almaz.

Basılmış resim, bir kopyanın kopyasıdır. Asıl kâğıdı veya asıl elektronik dosyayı saklayın.

Taranmış makbuzları imha etmeden önce CRA ne ister?

CRA'nın genelgeleri kabul edilebilir bir görüntüleme programı için yedi koşul sıralar ve görüntüleme sayfası en güncel ulusal standardın izlenmesini ister. Kâğıt imha edilmeden önce yedi koşulun tamamı karşılanmalıdır (IC05-1R1, 27. paragraf; IC78-10R5, 21. paragraf).

GST/HST kayıtları için Memorandum 15.2 (17. paragraf) de yedi koşul sıralar, ancak kayıt defteri yerine bir denetim izi koyar. Denetim izi, oluşturulan kayıtların özgünlüğünü ve alınan kayıtların alındıkları andan itibaren bütünlüğünü göstermelidir. Diğer koşullar yakındır; memorandumun kalite kontrolü tüm prosedürlerini kapsar. Bir makbuz hem gelir vergisini hem GST/HST'yi destekliyorsa her iki listeyi de karşılayın. Ayrıca IC05-1R1 (36. paragraf), elektronik kayıtların kaynak belgeden özetlenmiş mali hesaplara kadar bir denetim izi göstermesini ister.

Programın arkasındaki standart, Canadian General Standards Board'ın CAN/CGSB-72.34, Delil Olarak Elektronik Kayıtlar standardıdır; CRA'nın görüntüleme sayfasında ve Memorandum 15.2'de adı geçer. Eski genelgeler (IC05-1R1 ve IC78-10R5) daha önceki bir standardı, CAN/CGSB-72.11-93'ü anar. Hepsi en güncel olanın izlenmesini söyler. CRA'nın sayfaları standardı yeniden üretmez ve bir tarayıcının veya uygulamanın ona uyduğunun nasıl kanıtlanacağını söylemez. İşletme standardı karşılayamıyorsa CRA asıl belgeleri saklamak zorunda olduğunu söyler. Görüntülemeyi üçüncü bir taraf yapıyorsa, bunun kabul edilebilir olmasını sağlamak işletmenin sorumluluğunda kalır (IC05-1R1, 29. paragraf).

Makbuz e-postayla veya bir uygulama aracılığıyla geldiyse ne olur?

İlk olarak elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen veya alınan bir makbuz da elektronik ortamda saklanmalıdır. CRA'nın genelgesi bu belgelerin elektronik biçimde saklanması gereken kayıtlar olduğunu söyler (IC05-1R1, 39. paragraf). Sıraladığı kaynak belgeler arasında alım faturaları ve kredi kartı makbuzları ile vergi bakımından önem taşıyan e-postalar yer alır.

Makbuzu yazdırmak dosyanın yerini almaz. GST/HST kayıtları için kâğıt kopya olsa bile elektronik kayıtlar yine de saklanmalıdır (Memorandum 15.2, 5. paragraf). Kanun, elektronik tutulan kayıtların elektronik olarak okunabilir bir biçimde saklanmasını ister (Income Tax Act, 230(4.1) maddesi; Excise Tax Act, 286(3.1) maddesi). Bakan, bir kişiyi veya kişi sınıfını bu kuraldan Bakan'ın kabul ettiği koşullarla muaf tutabilir (230(4.2) maddesi; 286(3.2) maddesi).

Dosya başka bir biçime dönüştürülürse, dönüştürme vergi bakımından önemli bilgiyi kaybetmemeli, yok etmemeli ya da değiştirmemelidir (IC05-1R1, 37. paragraf).

Dijital makbuzları ne kadar ve nerede saklarım?

İlgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın; şirket için bu, mali dönemdir (CRA: kayıtlarınızı nerede saklamalısınız). Kâğıdın yerini alan görüntüler kayıttır; bu yüzden aynı süre onlara da uygulanır. Geç verilmiş beyannameler, itirazlar ve kapanmış bir işletme için bkz. iş kayıtları ne kadar saklanır.

CRA yazılı olarak başka bir izin vermedikçe kayıtlar Kanada'daki iş yerinde veya konutta saklanmalıdır. CRA, Kanada dışında tutulan ve Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtların Kanada'da tutulmuş sayılmadığını söyler. Kayıtları yurt dışında tutma izni olsa bile, CRA'nın talep üzerine incelemesi için Kanada'da erişilebilir olmaları gerekir. GST/HST için Bakan başka türlü yetkilendirmedikçe bir kayıt Kanada'da, İngilizce veya Fransızca tutulmalıdır (Excise Tax Act, 286(1.2) maddesi).

CRA hangi dosya biçimini ve yedeklemeyi bekler?

Dosyalar okunabilir kalmalıdır. İşletmenin CRA'ya verdiği kopya, CRA yazılımının işleyebildiği, yaygın kullanılan, tescilli olmayan bir biçimde (tek bir satıcının uygulaması olmadan açılan bir biçim) olmalıdır (IC05-1R1, 7. paragraf). CRA'nın kayıt tutma sayfaları makbuz görüntüleri için dosya türleri listelemez. Çevrimiçi gönderilen belgeler için yükleme sayfası PDF, JPG, JPEG ve TIFF dahil biçimleri listeler; kabul edilen bir yükleme biçimi tek başına görüntüleme kurallarını karşılamaz.

Yedekleme işletmenin işidir. CRA, yeniden yazılabilir ortamda tutulan kayıtların CRA'nın kullanabileceği bir biçimde geri yüklenebilmesi için yedeklenmesini söyler (CRA: kabul edilebilir biçim ve yedekleme). Saklama yöntemi yedeklemeyse genelge (15 ve 17. paragraflar) şunları ister:

• kullanılabilir, okunabilir bir biçime geri yüklenebilen yedekler
• benzersiz etiketli ortamlar ve her birinin neyi içerdiğini gösteren bir kayıt
• önceki yedeklerin üzerine yazılmayan yedekler
• dosyaları geri yüklemek için gereken yazılım
• yedeklenen kayıtların geri yüklenebildiğinin düzenli olarak test edilmesi

Gerekli elektronik kayıtlar kaybolursa, yok olursa veya zarar görürse genelge, bunu CRA'ya bildirmenizi ve dosyaları makul bir süre içinde yeniden oluşturmanızı söyler (46. paragraf).

Taramalarımı bir makbuz uygulaması veya bulut hizmeti tutuyorsa ne olur?

Sorumluluk işletmede kalır. Kayıt tutmayı bir muhasebe sorumlusuna, muhasebeciye veya bulut depolama sağlayıcısına devretmek, işletmeyi kayıt tutma, okunabilirlik, saklama veya erişim yükümlülüklerinden kurtarmaz; yazılım değişiklikleri, sağlayıcının iflası ya da sağlayıcılar arasında geçiş sırasında da böyledir (Memorandum 15.2, 34. paragraf; IC05-1R1, 19. paragraf). Memorandum, sağlayıcının gerekli bilgilerin kabul edilebilir bir elektronik kopyasını vermesini iyi uygulama olarak niteler (36. paragraf).

CRA'nın konum ve okunabilirlik kurallarından iki kontrol çıkar. Birincisi, sağlayıcının veriyi nerede sakladığı: Kanada dışında tutulan ve Kanada'dan erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz ve kayıtları yurt dışında tutmak CRA'nın yazılı iznini gerektirir. CRA'nın sayfaları bunun belirli bir hizmete nasıl uygulandığını söylemez; bu yüzden sağlayıcıya sorun. İkincisi, işletmenin her görüntüyü ve dizinini sağlayıcının yardımı olmadan okunabilir biçimde dışa aktarıp aktaramayacağı. Aktaramıyorsa, işletme kayıtları ibraz etme yükümlülüğünü yerine getiremeyebilir.

Taranmış makbuzlar GST/HST girdi vergisi kredilerini hâlâ destekler mi?

Destekleyebilir; tarama kabul edilebilir bir görüntüleme programı kapsamında yapılmışsa kayıt odur ve makbuz kredinin ihtiyaç duyduğu bilgiyi gösteriyorsa. Girdi vergisi kredisi talep eden bir işletme, alım faturalarının veya makbuzlarının kopyalarını saklamak zorundadır (CRA: GST/HST kayıtları). GST/HST kayıtları aynı saklama süresini ve elektronik biçim kuralını izler (Excise Tax Act, 286. madde) ve Memorandum 15.2, denetim izi dahil, bunlar için görüntüleme koşullarını belirler.

Bulanık veya kırpılmış bir görüntü iki kez başarısız olabilir: görüntülenmiş bir kayıt olarak ve kredinin dayandığı bir ayrıntıyı gizleyerek. Bir makbuzda neler görünmesi gerektiği için bkz. girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları ve CRA makbuz gereklilikleri.

Makbuzları altı yıl dolmadan imha edebilir miyim?

Yalnızca Bakan'ın yazılı izniyle (Income Tax Act, 230(8) maddesi; Excise Tax Act, 286(6) maddesi). CRA, kâğıt veya elektronik kayıtları izni olmadan imha etmenin kovuşturmaya yol açabileceği konusunda uyarır (CRA: kayıtlarınızı nerede saklamalısınız). Talep Form T137 ile ya da yazılı olarak yapılır; adımlar iş kayıtları ne kadar saklanır rehberinde.

Uygun görüntülemeden sonra kâğıdı imha etmek farklı bir adımdır. Kayıt görüntüdür ve saklama süresi onun üzerinde işlemeye devam eder.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar Kanada dolarıdır (C$).

Fotoğraflandı, sonra imha edildi

Alberta'daki serbest çalışan bir tasarımcı yılda yaklaşık 300 makbuzun fotoğrafını çeker (C$12.000 gider) ve kâğıtları imha eder. Yazılı onay, prosedür, kayıt defteri ya da dizin yoktur. Program koşulları karşılanmadığı için CRA'nın rehberliği asıl belgeleri saklamaktır; yani fotoğraflar yedek kopyadır, kayıt değildir. Tasarımcı bundan sonra kâğıdı saklar ya da önce programı kurar. Zaten imha edilmiş makbuzlar için bkz. makbuzsuz işletme giderleri.

Bir tarayıcı ve yazılı bir program

Ontario'daki bir şirket bir iş tarayıcısı alır. İşletme sahibi yazılı bir onay imzalar, muhasebe sorumlusu yazılı bir prosedürü izler, yazılım her görüntüyü dizinler ve damgalar, bir kayıt defteri her partiyi ve kâğıdın imha edildiği günü kaydeder. Biri her çeyrekte bir görüntü örneğini kontrol eder; dosyalar yedeklenir ve test olarak geri yüklenir. Süreç en güncel ulusal standardı da izliyorsa görüntüler kalıcı kayıt olur ve kâğıt gidebilir. Şirket GST/HST'ye kayıtlıysa aynı görüntüler kredilerini de destekler; Memorandum 15.2 kayıt defteri yerine kendi listesinde bir denetim izi ister, bu yüzden şirket hem kayıt defterini hem denetim izini tutar. Şirket bunları, ilgili oldukları mali dönemin sonundan itibaren altı yıl saklar.

E-postayla gelen tedarikçi faturaları

Québec'teki bir mağaza sahibi tedarikçi faturalarını e-postayla PDF olarak alır. Federal gelir vergisi için CRA'nın rehberliği, dosyaların saklama süresi boyunca elektronik ve okunabilir tutulmasıdır; çıktı bunların yerini almaz. Revenu Québec, QST için kendi kayıt kurallarını koyar ve Québec'teki bir işletme QST ve GST/HST kayıtlarını ona sormalıdır; bu sayfa onları kapsamaz.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kâğıt zaten imha edildi, fotoğraflar hiçbir zaman bir görüntüleme programı kapsamında çekilmedi ya da defterler artık kalanla uyuşmuyor: CRA, kâğıdın yalnızca koşullarını karşılayan bir görüntülemeden sonra imha edilebileceğini söyler ve sayfaları bir eksikliğe nasıl davranıldığını söylemez. Makbuzların banka ve kart ekstreleriyle ve tedarikçi kopyalarıyla desteklenmesi gerekebilir; kalanlar bir muhasebe sorumlusunun veya muhasebecinin bakmasına değer. Bkz. makbuzsuz işletme giderleri ve muhasebe kayıtları desteği.
• CRA kayıt istedi ya da bir inceleme veya denetim yazısı gönderdi: bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim. Kayıtların arkasındaki defterler eksikse bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Kâğıtsız çalışmaya geçiyorsunuz ya da kayıtlar kâğıt, uygulamalar ve birkaç yıl arasında dağınık: program, yedekler ve defterlerin birbirine uyması gerekir. Bkz. muhasebe kayıtları desteği, defterleri kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı ve gecikmiş kayıtların tamamlanması.
• Makbuzlarınız yurt dışındaki tedarikçilerden geliyor ya da başka bir dilde: bkz. yabancı tedarikçi ve yüklenicilerden gelen faturalar.
• Bir satıcı uygun makbuz vermiyor ya da bir makbuzda neler görünmesi gerektiğini bilmeniz gerekiyor: bkz. CRA makbuz gereklilikleri.
• Bir şirketi kapatıyorsunuz ya da altı yılın başlangıç tarihini bilmeniz gerekiyor: bkz. iş kayıtları ne kadar saklanır.
• ABD'de de kayıtlarınız var: taranmış makbuzlara dair ABD rehberi IRS kurallarını kapsar.