Factura para el crédito fiscal por insumos de GST/HST: qué debe incluir

¿Qué debe mostrar una factura para reclamar un crédito fiscal por insumos (ITC) de GST/HST?

Un registrante de GST/HST no puede reclamar un crédito fiscal por insumos a menos que, antes de presentar la declaración que lo reclama, tenga prueba suficiente de la compra, incluida la información que exigen los reglamentos (Excise Tax Act, sección 169(4)). El detalle exigido aumenta con el total pagado o por pagar que figura en el documento (reglamento, sección 3; CRA: créditos fiscales por insumos). La regla es la misma para un propietario único, una sociedad de personas y una corporación que estén registrados.

El nivel depende del total del documento, así que una factura que cubre varias compras se mide por su total combinado. Ni el reglamento ni la página de la CRA aclaran si ese total incluye el impuesto; por eso, si el documento está cerca de un límite, lo más seguro es incluir los datos del nivel superior. Los datos de la lista son un mínimo: la prueba de la Act es que la evidencia permita calcular el monto del crédito.

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• El proveedor no está registrado, así que no hay número que mostrar y, por lo general, tampoco se cobró GST/HST.
• Un proveedor o subcontratista no quiere dar una factura completa, o no ha respondido, y la declaración vence pronto.
• El único papel es un estado de cuenta de la tarjeta o un recibo de caja sin el impuesto.
• Ya se reclamaron créditos con papeles incompletos. La regla de la Act es tener la evidencia antes de presentar la declaración, así que saber si esos créditos se sostienen es un juicio profesional: vea la última sección.
• El proveedor está fuera de Canadá, o el impuesto es el QST de Quebec. Para proveedores extranjeros, vea facturas de proveedores y contratistas del extranjero. Esta página no establece ninguna regla del QST.

Reúna: las facturas ordenadas por proveedor, el número de cada proveedor con la fecha en que lo verificó, y la fecha, el total y el impuesto que muestra cada factura.

¿La factura necesita el número de GST/HST del proveedor, y desde qué monto?

Sí, cuando el total del documento llega a $100. Por debajo de ese monto, el reglamento pide solo el nombre del proveedor, la fecha y el total (reglamento, sección 3).

El número es el de registro de GST/HST asignado al proveedor, o al intermediario de la venta (un registrante que, como agente del proveedor o por un acuerdo con él, provoca o facilita la venta). Un documento de $500 o más también necesita el número, porque el nivel superior incluye los inferiores.

Por debajo de $100, el reglamento no pide el número, pero la CRA indica que los créditos deben incluir solo el GST/HST cobrado por un proveedor registrado (CRA: créditos fiscales por insumos). Un recibo que no muestra el impuesto ni identifica a un proveedor registrado puede no permitir calcular el monto del crédito.

Si la factura muestra el GST/HST y un impuesto provincial sobre las ventas como una sola cifra combinada, el reglamento solo lo acepta bajo ciertas condiciones, entre ellas una nota de que el total incluye el GST/HST. Si el proveedor muestra el monto del GST/HST por separado, se evita el problema.

¿Cómo verifico que el número de GST/HST de un proveedor es real y conservo la prueba?

Un número impreso en una factura no prueba que el proveedor esté registrado. El GST/HST Registry de la CRA es un servicio gratuito para confirmar que el negocio que le cobra GST/HST está registrado, de modo que sus créditos incluyan solo el impuesto cobrado por proveedores registrados (CRA: cómo confirmar un número de cuenta de GST/HST).

1. Tome tres datos de la factura: los primeros nueve dígitos del número de GST/HST, el nombre legal, operativo o comercial del proveedor, y la fecha de la operación (la fecha del recibo, la factura o el contrato).
2. Haga la búsqueda en el Registry.
3. Imprima la pantalla «Search Details» y guárdela con la factura. La CRA indica imprimirla para que usted reclame créditos solo por el impuesto cobrado por proveedores registrados.

Si la factura no muestra ningún número, la CRA indica que contacte al proveedor y, si no se lo da, que llame a su línea de consultas para negocios (Business enquiries). Si una búsqueda no arroja resultados con el nombre de la factura, la CRA indica que pregunte al propietario del negocio el nombre exacto que dio a la CRA. La página del Registry no dice más sobre una búsqueda fallida; mientras no se confirme que el proveedor está registrado, ese crédito queda sin confirmar. Un número de QST se confirma con Revenu Québec, no en el Registry de la CRA.

Si a la factura le falta un dato o el número, ¿puedo reclamar primero y corregir después?

Por regla general, no. Un registrante no puede reclamar el crédito a menos que tenga la evidencia antes de presentar la declaración que lo reclama (sección 169(4)). Hay excepciones limitadas: la sección 169(5) permite al Minister eximir a registrantes de un requisito bajo ciertas condiciones, y la sección 225(3), más abajo, cubre un crédito ya reclamado sin la evidencia. Según la sección 169(5), el memorándum de política de la CRA dice que, por lo general, exime a un registrante cuyos libros computarizados capturan los datos de la fila de registros computarizados que aparece abajo, con el estatus del impuesto y la tasa de cada venta, cuando no se puede obtener el papel antes de presentar la declaración o le falta un dato exigido (GST/HST Memorandum 8.4). Ese memorándum es una publicación antigua, no una ley, y su lista incluye el número del proveedor, así que la falta del número no queda cubierta. Fuera de eso, la guía de la CRA no describe cómo agregar un dato faltante después de presentar la declaración; por eso, si falta algo antes de presentarla, hay una buena razón para retener ese crédito.

Un crédito retenido puede reclamarse en una declaración posterior mientras siga abierto el plazo para reclamarlo (sección 225(1)). La mayoría de los registrantes tienen cuatro años (sección 225(4)). Una factura corregida que llegue más tarde puede respaldar un reclamo dentro de ese plazo. Si el plazo se cierra antes, por lo general la Act no permite el reclamo.

Si una declaración ya reclamó créditos con papeles incompletos, la evidencia no estaba en su poder cuando se presentó. La sección 225(3) permite reclamar de nuevo ese monto en una declaración posterior cuando el único motivo por el que no se aceptó es la falta de la evidencia de la sección 169(4), siempre dentro del plazo de reclamo indicado arriba. Si la CRA aún no lo ha rechazado, usted debe informar el error a la CRA por escrito a más tardar cuando se presente la declaración posterior, y también debe pagar el monto y los intereses para esa fecha, salvo que lo informe al menos tres meses antes de que venza el plazo de la CRA para determinar el período anterior (sección 225(3)). Para saber cómo informarlo, vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada; si la CRA le escribió, vea revisiones y auditorías de GST/HST.

¿Qué debo pedirle al otro negocio para respaldar el reclamo?

Pida una factura corregida o completa, no una confirmación verbal. Un proveedor que hace una venta gravada debe darle, si usted se lo pide y de inmediato, los datos por escrito que necesita para respaldar el crédito (sección 223(2)). No entregar la información requerida puede acarrear una multa de $100 por cada incumplimiento (sección 284). Pídalo por escrito y conserve una copia. La factura debe incluir:

• Su número de GST/HST, bajo el mismo nombre que busque en el Registry.
• El monto del GST/HST, o una nota de que el total lo incluye.
• La fecha de la factura y el total.
• Si es de $500 o más, el nombre de su negocio, una descripción de lo que compró y las condiciones de pago.

Si el proveedor dice que no está registrado, no hay número que pedir: vea la sección siguiente.

Mi subcontratista todavía no cobra GST/HST: ¿obtengo algún crédito?

Solo si había un impuesto pagadero. Un crédito fiscal por insumos corresponde al impuesto que usted debe pagar o que paga (sección 169(1)). Las ventas de un pequeño proveedor no registrado no generan impuesto pagadero, salvo algunas ventas de bienes inmuebles (sección 166), así que su factura no le da nada que reclamar.

Dos situaciones se ven igual en la factura:

• El subcontratista es un pequeño proveedor. Un negocio cuyas ventas gravadas se mantienen dentro del límite de pequeño proveedor de $30,000, medido en cuatro trimestres calendario consecutivos y en cualquier trimestre individual, no está obligado a registrarse (sección 240(1); CRA: cuándo registrarse). Si no se registró de forma voluntaria, no tiene número que mostrar, y una búsqueda en el Registry no puede confirmar un número que no existe.
• El subcontratista debió registrarse. Un proveedor que supera el límite tiene que registrarse y empezar a cobrar. Si más tarde le cobra el impuesto por trabajos anteriores, el crédito igual necesita una factura que cumpla los niveles indicados arriba, y para la mayoría de los registrantes el plazo de reclamo de cuatro años corre desde el período al que se refiere el crédito, no desde la fecha de la factura tardía. La sección 225(4)(c) agrega una fecha posterior cuando el proveedor no cobró el impuesto dentro de ese plazo, le informa por escrito que la CRA le determinó el impuesto y usted lo paga (sección 225(4)). Cómo se aplica esto a un trabajo concreto es un juicio profesional.

Los pagos a subcontratistas también pueden requerir comprobantes T4A o T5018: vea informar pagos a subcontratistas. Si un proveedor debe registrarse se explica en cuándo registrarse para el GST/HST.

¿Qué más necesita una factura grande: mi nombre, una descripción, las condiciones de pago?

Si el total es de $500 o más, el documento necesita tres datos además de todo lo de los niveles inferiores (reglamento, sección 3):

• El nombre del comprador. Su nombre, el nombre con el que opera su negocio, o el de su agente o representante autorizado. El crédito pertenece a quien adquiere el bien o el servicio (sección 169(1)), así que una factura emitida a nombre de otra persona plantea la duda de quién es el comprador. Vea gastos del negocio pagados de forma personal.
• Una descripción de cada venta que baste para identificarla. «Suministros» es muy vago; «10 láminas de madera contrachapada» sí identifica la compra.
• Las condiciones de pago, como pagadero al recibir o a 30 días. El reglamento no define esa expresión.

¿Hay reglas más ligeras para tarifas de taxi y de viajes compartidos, tarjetas de compras y libros computarizados?

Sí, en casos determinados, y cada uno tiene su propia lista de lo que deben mostrar los registros (CRA: créditos fiscales por insumos).

Un asiento en el software reemplaza a la factura bajo las condiciones indicadas arriba para los datos faltantes. La misma página también enumera registros reducidos para acuerdos contractuales, para asignaciones o reembolsos a un empleado o socio, y para el efectivo depositado en máquinas que funcionan con monedas o billetes; vea la página para esas listas. Los conductores de taxi y de viajes compartidos comerciales deben registrarse para el GST/HST aunque sean pequeños proveedores (CRA: cuándo registrarse).

El reglamento también nombra los documentos que pueden contener la información exigida: una factura, un recibo, un comprobante de tarjeta de crédito, una nota de débito, un libro o registro de cuentas, un contrato o acuerdo escrito, un registro computarizado u otro documento emitido de forma válida por un registrante.

¿Basta por sí solo un estado de cuenta del banco o de la tarjeta?

No, no por sí solo. Un estado de cuenta muestra que usted pagó. Por lo general no muestra el número de registro del proveedor ni el impuesto cobrado, y el reglamento exige ambos en el documento desde $100 (reglamento, sección 3).

El memorándum de política de la CRA dice que el estado de cuenta mensual de una tarjeta de crédito no respalda por sí solo un crédito y debe acompañarse de otro documento, como el recibo de la tarjeta o una factura (Memorandum 8.4). Es una publicación antigua, no una ley, pero el reglamento apunta en el mismo sentido: la prueba es si el documento contiene la información exigida y permite calcular el monto del crédito (sección 169(4)). La excepción de datos de tarjeta que figura en la página de créditos fiscales por insumos de la CRA es para las tarjetas de compras, bajo las condiciones que indica.

Un comprobante de tarjeta o un recibo de caja es distinto: el reglamento enumera el recibo y el comprobante de tarjeta de crédito como documentos de respaldo, y cualquiera de los dos sirve si trae los datos de su nivel (reglamento, sección 2). Uno sin número de proveedor ni impuesto, de $100 o más, no alcanza.

Use el estado de cuenta para ubicar qué pagó y cuándo, y luego pida la factura al proveedor. Para un gasto sin ningún recibo, vea gastos del negocio sin recibos. Para la prueba del impuesto sobre la renta, vea requisitos de recibos de la CRA.

¿Cuánto tiempo conservo los documentos y hasta cuándo puedo reclamar un crédito que olvidé?

Por lo general, conserve los registros de GST/HST, incluidas las facturas de compra, durante 6 años desde el final del año al que se refieren. Para destruirlos antes, debe enviar una solicitud escrita a la oficina de servicios tributarios y esperar su aprobación. La CRA puede pedirle que conserve las facturas por más tiempo (CRA: registros de GST/HST que debe conservar).

No envía los recibos cuando presenta la declaración por vía electrónica, pero debe conservarlos (misma página). Los escaneos se explican en recibos escaneados para la CRA y el plazo de conservación en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Para un crédito olvidado, la mayoría de los registrantes tienen cuatro años: el reclamo debe estar en una declaración presentada a más tardar en la fecha de vencimiento del último período de declaración que termina dentro de ese plazo contado desde el período al que se refiere el crédito. Las instituciones financieras incluidas en la lista y algunos negocios muy grandes tienen en cambio dos años, contados desde el final del ejercicio fiscal que incluye el período, con excepciones (sección 225(4) y (4.1)). Cuando el plazo se cierra, por lo general la Act no permite el reclamo, con excepciones limitadas como la sección 225(4)(c), descrita arriba. Los pasos para presentar están en presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses.

Recibo de Ontario sin número

Un registrante de HST de Ontario recibe un recibo de suministros con un total, HST incluido, de C$450. El recibo muestra solo el nombre del vendedor, la fecha y el total. De C$100 a menos de C$500, el documento también necesita el número de registro del vendedor y el monto del HST o una nota, con la tasa, de que el total incluye el HST. El comprador retiene ese crédito hasta que llegue un recibo corregido, verifica el número en el Registry, y lo reclama en la declaración que está presentando si el recibo llega a tiempo, o en una declaración posterior si no.

Subcontratista de Alberta sin GST

Un remodelador de Alberta paga C$4,000 a un subcontratista, y la factura no muestra GST. El subcontratista puede ser un pequeño proveedor que no se ha registrado. En ese caso, no había impuesto pagadero por el trabajo, así que no hay crédito que reclamar. Si estaba obligado a registrarse, saber si existe algún crédito es otra cuestión. Una búsqueda en el Registry con el número que dé el subcontratista muestra si está registrado.

Factura de equipo en Calgary

Un taller de Calgary compra equipo por C$650. De C$500 en adelante, la factura necesita todo lo de los niveles inferiores: nombre del vendedor, fecha, total, monto del GST y número de GST. También necesita el nombre del propio taller como comprador, la descripción del artículo y las condiciones de pago.

¿Su caso es distinto?

• Un proveedor o subcontratista no quiere dar una factura completa, o los créditos que ya reclamó se apoyan en papeles débiles: cuáles créditos pasados se sostienen, cuáles necesitan facturas corregidas y cuáles no puede respaldar el papel depende de las facturas mismas y requiere la lectura de un profesional: ayuda con la contabilidad. Para créditos ya presentados, vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada.
• La CRA le escribió para pedirle facturas: vea revisiones y auditorías de GST/HST. La respuesta se apoya en facturas que cumplan los niveles indicados arriba, así que, si el papel es débil, vea también ayuda con la contabilidad.
• Faltan facturas de varios años o los libros no concuerdan con las declaraciones: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Un subcontratista pudo haber superado el límite de pequeño proveedor sin registrarse: lea cuándo registrarse para el GST/HST.
• Pagó GST/HST antes de registrarse: vea reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.
• Usa el Quick Method: los créditos solo se permiten sobre bienes inmuebles, activos de capital como computadoras y vehículos, y unos pocos casos específicos, así que estas reglas de facturas importan sobre todo para esas compras (CRA: RC4058). Vea el Quick Method del GST/HST.
• Quiere saber qué compras dan un crédito completo, parcial o ninguno: vea gastos con crédito parcial o sin crédito.
• La factura es de un proveedor fuera de Canadá, o el impuesto es el QST de Quebec: las facturas del extranjero se explican en facturas de proveedores y contratistas del extranjero. Las reglas de comprobantes del QST las fija Revenu Québec y no se cubren aquí. En Quebec, Revenu Québec por lo general también administra el GST/HST, y un negocio ubicado allí presenta sus declaraciones ante esa autoridad (CRA: RC4022); la Act y el reglamento citados arriba siguen fijando los documentos.