GST/HST: Pflichtangaben auf Rechnungen für den Vorsteuerabzug

Was muss eine Rechnung zeigen, damit ich den GST/HST-Vorsteuerabzug (Input Tax Credit, ITC) geltend machen kann?

Ein GST/HST-Registrierter darf den Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn er vor der Einreichung der Erklärung, in der er den Abzug beantragt, ausreichende Nachweise über den Einkauf besitzt, einschließlich der Angaben, die die Verordnung vorschreibt (Excise Tax Act, Abschnitt 169(4)). Die vorgeschriebenen Angaben nehmen mit dem gezahlten oder geschuldeten Gesamtbetrag auf dem Dokument zu (Verordnung, Abschnitt 3; CRA: Vorsteuerabzüge). Die Regel gilt gleich für ein registriertes Einzelunternehmen, eine registrierte Personengesellschaft und eine registrierte Kapitalgesellschaft in Kanada.

Die Stufe richtet sich nach dem Gesamtbetrag auf dem Dokument. Eine Rechnung über mehrere Einkäufe wird also nach ihrem Gesamtbetrag bemessen. Weder die Verordnung noch die Seite der CRA sagt, ob dieser Betrag die Steuer einschließt. Liegt ein Dokument nahe an einer Grenze, sind die Angaben der höheren Stufe am sichersten. Die aufgeführten Angaben sind eine Untergrenze: Nach dem Gesetz muss der Nachweis erlauben, die Höhe des Vorsteuerabzugs zu bestimmen.

Wann ein Fall nicht einfach ist:

• Der Lieferant ist nicht registriert, daher gibt es keine Nummer und meist keine berechnete GST/HST.
• Ein Lieferant oder Subunternehmer will keine vollständige Rechnung ausstellen oder antwortet nicht, und die Erklärung ist fällig.
• Es gibt nur einen Kartenauszug oder einen Kassenbon ohne ausgewiesene Steuer.
• Bereits beantragte Vorsteuerabzüge stützen sich auf unvollständige Unterlagen. Nach dem Gesetz müssen die Nachweise vor der Einreichung der Erklärung vorliegen. Ob solche Abzüge Bestand haben, ist daher eine Frage der Beurteilung: Siehe den letzten Abschnitt.
• Der Lieferant sitzt außerhalb Kanadas, oder es geht um die QST von Québec. Für ausländische Lieferanten siehe Rechnungen ausländischer Lieferanten und Auftragnehmer. Diese Seite nennt keine QST-Regel.

Bereitlegen: Rechnungen nach Lieferant sortiert, die Nummer jedes Lieferanten mit dem Datum, an dem Sie sie geprüft haben, sowie Rechnungsdatum, Gesamtbetrag und ausgewiesene Steuer jeder Rechnung.

Braucht die Rechnung die GST/HST-Nummer des Lieferanten, und ab welchem Betrag?

Ja, sobald der Gesamtbetrag auf dem Dokument $100 erreicht. Darunter verlangt die Verordnung nur den Namen des Lieferanten, das Datum und den Gesamtbetrag (Verordnung, Abschnitt 3).

Die Nummer ist die GST/HST-Registrierungsnummer, die dem Lieferanten zugewiesen wurde, oder dem Vermittler in Bezug auf die Leistung (ein Registrierter, der als Vertreter des Lieferanten oder aufgrund einer Vereinbarung mit ihm den Verkauf auslöst oder erleichtert). Auch ein Dokument über $500 oder mehr braucht die Nummer, weil die oberste Stufe die niedrigeren einschließt.

Unter $100 verlangt die Verordnung die Nummer nicht. Die CRA sagt aber, dass Vorsteuerabzüge nur GST/HST umfassen sollen, die ein registrierter Lieferant berechnet hat (CRA: Vorsteuerabzüge). Ein Beleg ohne Steuerausweis und ohne Angabe eines registrierten Lieferanten erlaubt es womöglich nicht, die Höhe des Vorsteuerabzugs zu bestimmen.

Weist die Rechnung die GST/HST und eine Provinzumsatzsteuer als einen gemeinsamen Betrag aus, akzeptiert die Verordnung das nur unter bestimmten Bedingungen, darunter die Aussage, dass der Gesamtbetrag die GST/HST enthält. Ein Lieferant, der den GST/HST-Betrag gesondert ausweist, vermeidet die Frage.

Wie prüfe ich, ob die GST/HST-Nummer eines Lieferanten echt ist, und wie halte ich den Nachweis fest?

Eine auf der Rechnung aufgedruckte Nummer beweist keine Registrierung. Das GST/HST Registry der CRA (Verzeichnis registrierter Unternehmen) ist ein kostenloser Dienst, mit dem Sie bestätigen können, dass das Unternehmen, das Ihnen GST/HST berechnet, registriert ist. So umfassen Ihre Vorsteuerabzüge nur Steuer, die registrierte Lieferanten berechnet haben (CRA: GST/HST-Kontonummer bestätigen).

1. Entnehmen Sie der Rechnung drei Angaben: die ersten neun Ziffern der GST/HST-Nummer, den rechtlichen Namen, den Betriebsnamen oder den Handelsnamen des Lieferanten und das Datum des Geschäftsvorfalls (das Datum auf dem Beleg, der Rechnung oder dem Vertrag).
2. Führen Sie die Suche im Registry durch.
3. Drucken Sie die Seite „Search Details“ aus und legen Sie sie zur Rechnung. Die CRA rät zum Ausdruck, damit Sie Vorsteuerabzüge nur für Steuer beantragen, die registrierte Lieferanten berechnet haben.

Zeigt die Rechnung keine Nummer, sagt die CRA, Sie sollen den Lieferanten kontaktieren und, wenn er die Nummer nicht nennt, die Business-Auskunftsleitung der CRA anrufen. Liefert die Suche unter dem Namen auf der Rechnung kein Ergebnis, sollen Sie beim Geschäftsinhaber den genauen Namen erfragen, den er der CRA genannt hat. Zu einer erfolglosen Suche sagt die Seite des Registry nichts weiter; solange der Lieferant nicht als registriert bestätigt ist, ist dieser Vorsteuerabzug unbestätigt. Eine QST-Nummer wird über Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) bestätigt, nicht über das Registry der CRA.

Was gilt, wenn auf der Rechnung eine Angabe oder die Nummer fehlt: Kann ich den Abzug zuerst beantragen und später nachbessern?

In der Regel nein. Ein GST/HST-Registrierter darf den Vorsteuerabzug nur beantragen, wenn er die Nachweise besitzt, bevor er die Erklärung einreicht, in der er ihn geltend macht (Abschnitt 169(4)). Es gibt enge Ausnahmen: Abschnitt 169(5) erlaubt dem Minister, Registrierte unter Bedingungen von einer Anforderung zu befreien, und Abschnitt 225(3), siehe unten, betrifft einen Vorsteuerabzug, der bereits ohne die Nachweise beantragt wurde. Zu Abschnitt 169(5) sagt das Grundsatzschreiben der CRA, dass sie einen Registrierten in der Regel befreit, wenn seine computergestützte Buchhaltung die Angaben aus der Zeile zur computergestützten Buchhaltung weiter unten erfasst, dazu den Steuerstatus und den Satz jeder Leistung, falls der Beleg vor der Einreichung nicht zu bekommen ist oder eine vorgeschriebene Angabe fehlt (GST/HST Memorandum 8.4). Dieses Memorandum ist eine ältere Veröffentlichung und kein Gesetz, und seine Liste enthält die Nummer des Lieferanten; eine fehlende Nummer ist also nicht abgedeckt. Im Übrigen beschreibt die Anleitung der CRA nicht, wie man eine fehlende Angabe nach der Einreichung ergänzt. Eine Lücke vor der Einreichung ist daher ein Grund, diesen Vorsteuerabzug zurückzuhalten.

Ein zurückgehaltener Vorsteuerabzug kann in einer späteren Erklärung beantragt werden, solange die Antragsfrist läuft (Abschnitt 225(1)). Die meisten Registrierten haben dafür vier Jahre (Abschnitt 225(4)). Eine berichtigte Rechnung, die später eintrifft, kann einen Antrag innerhalb dieser Frist stützen. Läuft die Frist zuerst ab, lässt das Gesetz den Antrag in der Regel nicht mehr zu.

Hat eine Erklärung bereits Vorsteuerabzüge auf unvollständige Unterlagen gestützt, lagen die Nachweise bei der Einreichung nicht vor. Abschnitt 225(3) erlaubt es, diesen Betrag in einer späteren Erklärung erneut zu beantragen, wenn er nur wegen der fehlenden Nachweise nach Abschnitt 169(4) nicht zugelassen wurde und die oben genannte Antragsfrist noch läuft. Hat die CRA ihn noch nicht abgelehnt, müssen Sie den Fehler der CRA spätestens bei der Einreichung der späteren Erklärung schriftlich melden und außerdem den Betrag samt Zinsen bis dahin zahlen, es sei denn, Sie melden ihn mindestens drei Monate vor Ablauf der Frist der CRA zur Veranlagung des früheren Zeitraums (Abschnitt 225(3)). Wie Sie ihn melden, steht in eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren; hat die CRA bereits geschrieben, siehe GST/HST-Überprüfungen und Betriebsprüfungen.

Was soll ich vom anderen Unternehmen verlangen, um den Abzug zu belegen?

Verlangen Sie eine berichtigte oder vollständige Rechnung, keine mündliche Bestätigung. Ein Lieferant, der eine steuerpflichtige Leistung erbringt, muss Ihnen auf Anfrage und unverzüglich die schriftlichen Angaben geben, die Sie für den Vorsteuerabzug brauchen (Abschnitt 223(2)). Wer verlangte Angaben nicht liefert, riskiert für jeden Verstoß einen Strafzuschlag von $100 (Abschnitt 284). Bitten Sie schriftlich und behalten Sie eine Kopie. Die Rechnung sollte enthalten:

• Die GST/HST-Nummer, unter demselben Namen, den Sie im Registry suchen.
• Den GST/HST-Betrag oder die Aussage, dass der Gesamtbetrag ihn enthält.
• Das Rechnungsdatum und den Gesamtbetrag.
• Ab $500: den Namen Ihres Unternehmens, eine Beschreibung dessen, was Sie gekauft haben, und die Zahlungsbedingungen.

Sagt der Lieferant, er sei nicht registriert, gibt es keine Nummer, nach der Sie fragen könnten: siehe den nächsten Abschnitt.

Mein Subunternehmer berechnet noch keine GST/HST: Bekomme ich trotzdem einen Vorsteuerabzug?

Nur wenn Steuer geschuldet war. Ein Vorsteuerabzug gilt für Steuer, die Sie schulden oder gezahlt haben (Abschnitt 169(1)). Auf die Leistungen eines nicht registrierten Kleinunternehmers (Small Supplier) fällt keine Steuer an, abgesehen von einigen Verkäufen von Grundstücken und Gebäuden (Abschnitt 166). Seine Rechnung gibt Ihnen also nichts zu beantragen.

Zwei Fälle sehen auf der Rechnung gleich aus:

• Der Subunternehmer ist ein Kleinunternehmer. Ein Unternehmen, dessen steuerpflichtige Umsätze innerhalb der Kleinunternehmergrenze von $30.000 bleiben, geprüft über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale und in jedem einzelnen Quartal, muss sich nicht registrieren (Abschnitt 240(1); CRA: Wann Sie sich registrieren müssen). Hat es sich nicht freiwillig registriert, kann es keine Nummer angeben, und eine Suche im Registry kann keine bestätigen, die es nicht hat.
• Der Subunternehmer hätte sich registrieren müssen. Ein Lieferant, der die Grenze überschreitet, muss sich registrieren und die Steuer berechnen. Stellt er Ihnen später Steuer für frühere Arbeiten in Rechnung, braucht der Vorsteuerabzug trotzdem eine Rechnung, die die oben genannten Stufen erfüllt. Für die meisten Registrierten läuft die Antragsfrist von vier Jahre ab dem Zeitraum, auf den sich der Vorsteuerabzug bezieht, nicht ab dem Datum der verspäteten Rechnung. Abschnitt 225(4)(c) nennt ein späteres Datum, wenn der Lieferant die Steuer innerhalb dieser Frist nicht berechnet hat, Ihnen schriftlich mitteilt, dass die CRA sie ihm veranlagt hat, und Sie sie dann zahlen (Abschnitt 225(4)). Wie das auf einen bestimmten Auftrag zutrifft, ist eine Frage der Beurteilung.

Zahlungen an Subunternehmer erfordern unter Umständen auch T4A- oder T5018-Bescheinigungen: siehe Zahlungen an Subunternehmer melden. Ob sich ein Lieferant registrieren muss, steht in Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Was braucht eine hohe Rechnung zusätzlich: meinen Namen, eine Beschreibung, Zahlungsbedingungen?

Ab $500 braucht das Dokument drei Angaben zusätzlich zu allem aus den niedrigeren Stufen (Verordnung, Abschnitt 3):

• Der Name des Käufers. Ihr Name, der Name, unter dem Ihr Unternehmen auftritt, oder der Name Ihres bevollmächtigten Vertreters. Der Vorsteuerabzug steht der Person zu, die die Ware oder Leistung erwirbt (Abschnitt 169(1)). Eine auf eine andere Person ausgestellte Rechnung wirft daher die Frage auf, wer der Käufer ist. Siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.
• Eine Beschreibung jeder Leistung, die ausreicht, sie zu erkennen. „Lieferungen“ ist zu dünn; „10 Sperrholzplatten“ benennt den Einkauf.
• Die Zahlungsbedingungen, etwa fällig bei Erhalt oder netto 30 Tage. Die Verordnung definiert den Begriff nicht.

Gibt es leichtere Regeln für Taxi- und Fahrdienstfahrten, Beschaffungskarten und computergestützte Buchhaltung?

Ja, in bestimmten Fällen, und jeder hat eine eigene Liste dessen, was die Unterlagen zeigen müssen (CRA: Vorsteuerabzüge).

Ein Eintrag in der Software ersetzt die Rechnung unter den Bedingungen, die oben bei den fehlenden Angaben genannt sind. Dieselbe Seite listet auch verringerte Unterlagen für Vertragsvereinbarungen, für Zulagen oder Erstattungen an einen Arbeitnehmer oder Gesellschafter und für Bargeld in münz- oder scheingesteuerten Automaten; diese Listen finden Sie dort. Fahrer von Taxis und gewerblichen Fahrdiensten müssen sich auch dann für die GST/HST registrieren, wenn sie Kleinunternehmer sind (CRA: Wann Sie sich registrieren müssen).

Die Verordnung nennt außerdem die Dokumente, die die vorgeschriebenen Angaben enthalten können: eine Rechnung, einen Beleg, einen Kreditkartenbeleg, eine Belastungsanzeige, ein Buch oder Kontenbuch, einen schriftlichen Vertrag oder eine Vereinbarung, einen computergestützten Eintrag oder ein anderes gültig von einem Registrierten ausgestelltes Dokument.

Genügt ein Bank- oder Kartenauszug allein?

Nein, nicht allein. Ein Auszug zeigt, dass Sie gezahlt haben. Er zeigt meist weder die Registrierungsnummer des Lieferanten noch die berechnete Steuer, und die Verordnung verlangt beides auf dem Dokument ab $100 (Verordnung, Abschnitt 3).

Das Grundsatzschreiben der CRA sagt, dass ein monatlicher Kreditkartenauszug einen Vorsteuerabzug nicht allein stützt und durch ein weiteres Dokument ergänzt werden muss, etwa einen Kartenbeleg oder eine Rechnung (Memorandum 8.4). Es ist eine ältere Veröffentlichung und kein Gesetz, aber die Verordnung weist in dieselbe Richtung: Entscheidend ist, ob das Dokument die vorgeschriebenen Angaben enthält und die Höhe des Vorsteuerabzugs bestimmen lässt (Abschnitt 169(4)). Die Ausnahme für Kartendaten auf der Seite der CRA zum Vorsteuerabzug gilt für Beschaffungskarten unter den dort genannten Bedingungen.

Ein Kartenbeleg oder Kassenbon ist anders: Die Verordnung nennt einen Beleg und einen Kreditkartenbeleg als zulässige Unterlagen, und beide genügen, wenn sie die Angaben ihrer Stufe enthalten (Verordnung, Abschnitt 2). Ein Beleg ohne Nummer des Lieferanten oder ohne Steuer ab $100 genügt nicht.

Nutzen Sie den Auszug, um zu finden, was Sie wann gezahlt haben, und fragen Sie dann den Lieferanten nach der Rechnung. Für eine Ausgabe ganz ohne Beleg siehe Betriebsausgaben ohne Belege. Für den Nachweis bei der Einkommensteuer siehe Beleganforderungen der CRA.

Wie lange bewahre ich die Dokumente auf, und wie weit zurück kann ich einen versäumten Vorsteuerabzug noch beantragen?

In der Regel bewahren Sie GST/HST-Unterlagen, auch Einkaufsrechnungen, 6 Jahre ab dem Ende des Jahres auf, auf das sie sich beziehen. Wollen Sie sie früher vernichten, müssen Sie bei der Steuerdienststelle (Tax Services Office) schriftlich eine Genehmigung beantragen und abwarten. Die CRA kann verlangen, dass Sie Rechnungen länger aufbewahren (CRA: Aufzubewahrende GST/HST-Unterlagen).

Bei der elektronischen Einreichung senden Sie keine Belege mit, müssen sie aber vorhalten (dieselbe Seite). Gescannte Belege behandelt gescannte Belege für die CRA, die Aufbewahrungsfrist wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Für einen versäumten Vorsteuerabzug haben die meisten Registrierten vier Jahre: Der Antrag muss in einer Erklärung stehen, die bis zum Fälligkeitstermin für den letzten Meldezeitraum eingereicht wird, der innerhalb dieser Zeit nach dem Zeitraum endet, auf den sich der Vorsteuerabzug bezieht. Gelistete Finanzinstitute und einige sehr große Unternehmen haben stattdessen zwei Jahre, gezählt ab dem Ende des Geschäftsjahres, das den Zeitraum einschließt, mit Ausnahmen (Abschnitt 225(4) und (4.1)). Nach Ablauf der Frist lässt das Gesetz den Antrag in der Regel nicht mehr zu, mit engen Ausnahmen wie Abschnitt 225(4)(c), siehe oben. Die Schritte der Einreichung stehen in GST/HST einreichen und Vorsteuerabzug geltend machen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Beleg aus Ontario ohne Nummer

Ein für die HST registriertes Unternehmen in Ontario erhält einen Beleg über Leistungen mit einem Gesamtbetrag von C$450, HST inklusive. Der Beleg zeigt nur den Namen des Verkäufers, das Datum und den Gesamtbetrag. Von C$100 bis unter C$500 braucht das Dokument zusätzlich die Registrierungsnummer des Verkäufers und entweder den HST-Betrag oder die Aussage samt Steuersatz, dass der Gesamtbetrag die HST enthält. Der Käufer hält diesen Vorsteuerabzug zurück, bis ein berichtigter Beleg eintrifft, prüft die Nummer im Registry und beantragt den Abzug in der Erklärung, die gerade eingereicht wird, falls der Beleg rechtzeitig kommt, sonst in einer späteren.

Subunternehmer aus Alberta ohne GST

Ein Renovierungsbetrieb in Alberta zahlt einem Subunternehmer C$4.000, und auf der Rechnung steht keine GST. Der Subunternehmer ist womöglich ein Kleinunternehmer, der sich nicht registriert hat. Dann war für die Arbeit keine Steuer geschuldet, also gibt es keinen Vorsteuerabzug. Hätte er sich registrieren müssen, ist die Frage, ob es einen Vorsteuerabzug gibt, eine eigene. Eine Suche im Registry nach einer vom Subunternehmer genannten Nummer zeigt, ob er registriert ist.

Rechnung für Geräte in Calgary

Ein Betrieb in Calgary kauft Geräte für C$650. Ab C$500 braucht die Rechnung alles aus den niedrigeren Stufen: Name des Verkäufers, Datum, Gesamtbetrag, GST-Betrag und GST-Nummer. Außerdem braucht sie den eigenen Namen des Betriebs als Käufer, eine Beschreibung des Geräts und die Zahlungsbedingungen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Lieferant oder Subunternehmer will keine vollständige Rechnung ausstellen, oder bereits beantragte Vorsteuerabzüge stützen sich auf dünne Unterlagen: Welche früheren Abzüge Bestand haben, welche berichtigte Rechnungen brauchen und welche die Unterlagen nicht tragen, hängt von den Rechnungen selbst ab und braucht die Einschätzung eines Fachmanns: Hilfe bei der Buchhaltung. Für bereits eingereichte Abzüge siehe eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.
• Die CRA hat geschrieben und Rechnungen angefordert: siehe GST/HST-Überprüfungen und Betriebsprüfungen. Eine Antwort stützt sich auf Rechnungen, die die oben genannten Stufen erfüllen. Sind die Unterlagen dünn, siehe auch Hilfe bei der Buchhaltung.
• Rechnungen mehrerer Jahre fehlen, oder die Bücher stimmen nicht mit den Erklärungen überein: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Subunternehmer hat die Kleinunternehmergrenze womöglich überschritten, ohne sich zu registrieren: lesen Sie Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Sie haben GST/HST vor Ihrer Registrierung gezahlt: siehe vor der Registrierung gezahlte GST/HST geltend machen.
• Sie nutzen die Quick Method: Vorsteuerabzüge sind nur für Grundstücke und Gebäude, für Anlagevermögen wie Computer und Fahrzeuge und in wenigen engen Fällen erlaubt. Diese Rechnungsregeln sind daher vor allem für solche Einkäufe wichtig (CRA: RC4058). Siehe die GST/HST Quick Method.
• Sie wollen wissen, welche Einkäufe einen vollen, teilweisen oder keinen Vorsteuerabzug bringen: siehe Ausgaben mit keinem oder teilweisem Vorsteuerabzug.
• Die Rechnung stammt von einem Lieferanten außerhalb Kanadas, oder es geht um die QST von Québec: Rechnungen aus dem Ausland stehen in Rechnungen ausländischer Lieferanten und Auftragnehmer. Die Nachweisregeln der QST legt Revenu Québec fest; sie sind hier nicht behandelt. In Québec verwaltet Revenu Québec in der Regel auch die GST/HST, und ein dort ansässiges Unternehmen reicht bei Revenu Québec ein (CRA: RC4022); die oben genannten Regeln des Gesetzes und der Verordnung bestimmen weiterhin die Dokumente.