Hóa đơn để khai tín thuế đầu vào GST/HST: cần ghi những gì

Hóa đơn phải ghi những gì để khai tín thuế đầu vào (ITC) GST/HST?

Doanh nghiệp đã đăng ký GST/HST không được khai tín thuế đầu vào, trừ khi trước khi nộp tờ khai có khai khoản đó, doanh nghiệp đã có đủ chứng từ về giao dịch mua, trong đó có các thông tin mà quy định yêu cầu (Excise Tax Act, section 169(4)). Số chi tiết bắt buộc tăng theo tổng số tiền đã trả hoặc phải trả ghi trên chứng từ (quy định, section 3; CRA: tín thuế đầu vào). Quy tắc này giống nhau với chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty đã đăng ký.

Mức chi tiết phụ thuộc vào tổng tiền trên chứng từ, nên một hóa đơn gộp nhiều khoản mua được tính theo tổng của cả hóa đơn. Quy định và trang của CRA đều không nói tổng này đã gồm thuế hay chưa, vì vậy nếu chứng từ có số tiền sát ngưỡng, cách an toàn nhất là ghi đủ chi tiết của mức cao hơn. Các chi tiết được liệt kê chỉ là mức tối thiểu: theo luật, chứng từ phải cho phép tính ra số tiền tín thuế.

Những trường hợp không đơn giản:

• Nhà cung cấp chưa đăng ký, nên không có số để ghi và thường không tính GST/HST.
• Nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ không chịu đưa hóa đơn đầy đủ, hoặc chưa trả lời, trong khi đã đến hạn nộp tờ khai.
• Chứng từ duy nhất là sao kê thẻ, hoặc biên lai bán hàng không ghi thuế.
• Các khoản tín thuế đã khai dựa trên chứng từ chưa đầy đủ. Quy tắc của luật là phải có chứng từ trước khi nộp tờ khai, nên việc những khoản đó có giữ được hay không cần đánh giá riêng: xem phần cuối.
• Nhà cung cấp ở ngoài Canada, hoặc khoản thuế là QST của Quebec. Với nhà cung cấp nước ngoài, xem hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài. Trang này không nêu quy tắc nào về QST.

Cần chuẩn bị: hóa đơn xếp theo nhà cung cấp, số đăng ký của từng nhà cung cấp kèm ngày bạn kiểm tra, cùng ngày lập hóa đơn, tổng tiền và thuế ghi trên từng hóa đơn.

Hóa đơn có cần số GST/HST của nhà cung cấp không, và từ mức tiền nào?

Có, khi tổng tiền trên chứng từ đạt $100. Dưới mức đó, quy định chỉ yêu cầu tên nhà cung cấp, ngày và tổng tiền (quy định, section 3).

Số này là số đăng ký GST/HST được cấp cho nhà cung cấp, hoặc cho bên trung gian trong giao dịch đó (doanh nghiệp đã đăng ký, với tư cách đại lý của nhà cung cấp hoặc theo thỏa thuận với nhà cung cấp, thực hiện hoặc tạo điều kiện cho giao dịch bán). Chứng từ từ $500 trở lên cũng cần số này, vì mức cao nhất bao gồm cả các mức thấp hơn.

Dưới $100, quy định không yêu cầu số này, nhưng CRA nói rằng tín thuế chỉ nên gồm GST/HST do nhà cung cấp đã đăng ký tính (CRA: tín thuế đầu vào). Biên lai không ghi thuế và không cho biết nhà cung cấp đã đăng ký có thể không đủ để tính ra số tiền tín thuế.

Nếu hóa đơn gộp GST/HST và thuế bán hàng cấp tỉnh bang thành một con số, quy định chỉ chấp nhận theo một số điều kiện, trong đó có ghi chú rằng tổng tiền đã gồm GST/HST. Nhà cung cấp ghi riêng số tiền GST/HST thì không vướng vấn đề này.

Làm sao kiểm tra số GST/HST của nhà cung cấp là thật và lưu bằng chứng?

Số in trên hóa đơn chưa chứng minh nhà cung cấp đã đăng ký. GST/HST Registry của CRA là dịch vụ miễn phí để xác nhận doanh nghiệp tính GST/HST cho bạn có đăng ký hay không, giúp tín thuế của bạn chỉ gồm thuế do nhà cung cấp đã đăng ký tính (CRA: xác nhận số tài khoản GST/HST).

1. Lấy ba thông tin từ hóa đơn: chín chữ số đầu tiên của số GST/HST, tên pháp lý, tên hoạt động hoặc tên thương mại của nhà cung cấp, và ngày giao dịch (ngày trên biên lai, hóa đơn hoặc hợp đồng).
2. Chạy tìm kiếm trong Registry.
3. In màn hình "Search Details" và lưu cùng hóa đơn. CRA yêu cầu in màn hình này để bạn chỉ khai tín thuế cho khoản thuế do nhà cung cấp đã đăng ký tính.

Nếu hóa đơn không ghi số, CRA hướng dẫn liên hệ nhà cung cấp, và gọi đường dây Business enquiries của CRA nếu nhà cung cấp không đưa số. Nếu tìm theo tên trên hóa đơn mà không có kết quả, CRA hướng dẫn liên hệ chủ doanh nghiệp để hỏi tên chính xác mà họ đã khai với CRA. Trang Registry không nói thêm gì về trường hợp tìm không ra; cho đến khi xác nhận được nhà cung cấp đã đăng ký, khoản tín thuế đó chưa được xác nhận. Số QST được xác nhận qua Revenu Québec, không phải qua Registry của CRA.

Hóa đơn thiếu một chi tiết hoặc thiếu số: tôi có thể khai trước rồi sửa sau không?

Nói chung là không. Doanh nghiệp đã đăng ký không được khai tín thuế trừ khi có chứng từ trước khi nộp tờ khai có khai khoản đó (section 169(4)). Có một số ngoại lệ hẹp: section 169(5) cho phép Bộ trưởng miễn một yêu cầu nào đó cho doanh nghiệp đã đăng ký theo điều kiện, và section 225(3), nêu bên dưới, áp dụng cho khoản tín thuế đã khai mà chưa có chứng từ. Theo section 169(5), bản hướng dẫn chính sách của CRA nói rằng CRA thường miễn cho doanh nghiệp đã đăng ký có sổ sách trên máy tính ghi lại các chi tiết nêu ở dòng sổ sách và hồ sơ trên máy tính trong bảng bên dưới, cùng tình trạng thuế và thuế suất của từng giao dịch, khi không thể có chứng từ giấy trước khi nộp tờ khai hoặc chứng từ thiếu một chi tiết bắt buộc (GST/HST Memorandum 8.4). Bản hướng dẫn đó là ấn phẩm cũ, không phải luật, và danh sách của nó có số của nhà cung cấp, nên thiếu số thì không được miễn. Ngoài ra, hướng dẫn của CRA không mô tả việc bổ sung chi tiết còn thiếu sau khi đã nộp tờ khai, vì vậy nếu thiếu chi tiết trước khi nộp, nên giữ lại khoản tín thuế đó, chưa khai.

Khoản tín thuế đã giữ lại có thể khai trong một tờ khai sau, miễn là thời hạn khai còn mở (section 225(1)). Hầu hết doanh nghiệp đã đăng ký có bốn năm (section 225(4)). Hóa đơn đã chỉnh sửa đến sau vẫn có thể làm căn cứ khai trong thời hạn đó. Nếu thời hạn kết thúc trước, luật nói chung không cho phép khai.

Nếu một tờ khai đã khai tín thuế dựa trên chứng từ chưa đầy đủ, nghĩa là lúc nộp tờ khai bạn chưa có chứng từ trong tay. Section 225(3) cho phép khai lại khoản đó trong một tờ khai sau, khi lý do duy nhất khiến khoản này không được chấp nhận là thiếu chứng từ theo section 169(4), và vẫn trong thời hạn khai nêu trên. Nếu CRA chưa bác bỏ khoản này, bạn phải báo lỗi cho CRA bằng văn bản chậm nhất khi nộp tờ khai sau, và cũng phải nộp khoản tiền đó cùng tiền lãi chậm nhất vào lúc ấy, trừ khi bạn báo lỗi ít nhất ba tháng trước khi hết thời hạn CRA được phép ấn định thuế cho kỳ trước (section 225(3)). Cách báo lỗi xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp; nếu CRA đã gửi thư, xem rà soát và kiểm tra GST/HST.

Tôi nên yêu cầu doanh nghiệp kia cung cấp gì để chứng minh khoản tín thuế?

Hãy yêu cầu hóa đơn đã chỉnh sửa hoặc đầy đủ, không chỉ xác nhận bằng lời. Nhà cung cấp có giao dịch chịu thuế phải đưa cho bạn ngay, khi bạn yêu cầu, các thông tin bằng văn bản cần để chứng minh khoản tín thuế (section 223(2)). Không cung cấp thông tin bắt buộc có thể bị phạt $100 cho mỗi lần vi phạm (section 284). Hãy yêu cầu bằng văn bản và giữ một bản sao. Hóa đơn cần có:

• Số GST/HST của họ, ứng với đúng tên bạn dùng để tìm trong Registry.
• Số tiền GST/HST, hoặc ghi chú rằng tổng tiền đã gồm thuế.
• Ngày lập hóa đơn và tổng tiền.
• Từ $500 trở lên: tên doanh nghiệp của bạn, mô tả thứ bạn đã mua và điều kiện thanh toán.

Nếu họ nói mình chưa đăng ký thì không có số để yêu cầu: xem phần tiếp theo.

Nhà thầu phụ của tôi chưa tính GST/HST: tôi có được tín thuế nào không?

Chỉ khi thuế thực sự phải nộp. Tín thuế đầu vào dành cho khoản thuế bạn phải trả hoặc đã trả (section 169(1)). Giao dịch của nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không phát sinh thuế phải nộp, trừ một số trường hợp bán bất động sản (section 166), nên hóa đơn của họ không có gì để bạn khai.

Hai tình huống trông giống nhau trên hóa đơn:

• Nhà thầu phụ là nhà cung cấp nhỏ. Doanh nghiệp có doanh thu chịu thuế nằm trong giới hạn nhà cung cấp nhỏ $30.000, tính trên bốn quý dương lịch liên tiếp và trong bất kỳ một quý nào, thì không bắt buộc phải đăng ký (section 240(1); CRA: khi nào phải đăng ký). Nếu không đăng ký tự nguyện, họ không có số để ghi, và tìm trong Registry cũng không xác nhận được một số mà họ không có.
• Nhà thầu phụ lẽ ra phải đăng ký. Nhà cung cấp vượt giới hạn phải đăng ký và bắt đầu tính thuế. Nếu sau đó họ tính thuế cho công việc trước đó, khoản tín thuế vẫn cần hóa đơn đáp ứng các mức nêu trên, và với hầu hết doanh nghiệp đã đăng ký, thời hạn khai bốn năm tính từ kỳ mà khoản tín thuế liên quan, không phải từ ngày của hóa đơn đến trễ. Section 225(4)(c) bổ sung một mốc muộn hơn khi nhà cung cấp không tính thuế trong thời hạn đó, thông báo bằng văn bản cho bạn rằng CRA đã ấn định khoản thuế này đối với họ, và sau đó bạn trả khoản thuế này (section 225(4)). Việc áp dụng cho một công việc cụ thể cần đánh giá riêng.

Các khoản trả cho nhà thầu phụ cũng có thể phải khai bằng chứng từ T4A hoặc T5018: xem báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ. Nhà cung cấp có bắt buộc đăng ký hay không được giải thích trong khi nào phải đăng ký GST/HST.

Hóa đơn lớn cần thêm gì: tên của tôi, mô tả, điều kiện thanh toán?

Từ $500 trở lên, chứng từ cần thêm ba điều sau, ngoài mọi thông tin của các mức thấp hơn (quy định, section 3):

• Tên người mua. Tên của bạn, tên thương mại doanh nghiệp bạn đang dùng, hoặc tên đại lý hay người đại diện được ủy quyền của bạn. Tín thuế thuộc về người mua hàng hóa hoặc dịch vụ (section 169(1)), nên hóa đơn đứng tên người khác đặt ra câu hỏi ai là người mua. Xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Mô tả từng hàng hóa hoặc dịch vụ đủ để nhận ra đó là gì. "Vật tư" thì quá chung chung; "10 tấm ván ép" thì xác định được khoản mua.
• Điều kiện thanh toán, chẳng hạn thanh toán khi nhận hóa đơn hoặc net 30. Quy định không định nghĩa cụm này.

Taxi, ride-share, thẻ mua hàng của công ty và sổ sách trên máy tính có quy tắc nhẹ hơn không?

Có, trong một số trường hợp, và mỗi trường hợp có danh sách riêng về những gì hồ sơ phải ghi (CRA: tín thuế đầu vào).

Một bút toán trong phần mềm có thể thay cho hóa đơn theo các điều kiện nêu ở trên trong phần về chi tiết còn thiếu. Cùng trang đó còn liệt kê hồ sơ rút gọn cho thỏa thuận hợp đồng, khoản phụ cấp hoặc hoàn chi phí cho nhân viên hay thành viên hợp danh, và tiền mặt bỏ vào máy vận hành bằng xu hoặc tiền giấy; hãy xem trang đó để biết các danh sách này. Tài xế taxi và ride-share thương mại phải đăng ký GST/HST ngay cả khi là nhà cung cấp nhỏ (CRA: khi nào phải đăng ký).

Quy định cũng nêu các loại chứng từ có thể chứa thông tin bắt buộc: hóa đơn, biên lai, biên lai thẻ tín dụng, giấy báo ghi nợ, sổ hoặc sổ cái kế toán, hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản, hồ sơ trên máy tính, hoặc chứng từ khác do doanh nghiệp đã đăng ký phát hành hợp lệ.

Sao kê ngân hàng hoặc sao kê thẻ có đủ làm chứng từ không?

Không, riêng nó thì không. Sao kê cho thấy bạn đã trả tiền, nhưng thường không cho thấy số đăng ký của nhà cung cấp hay khoản thuế đã tính, trong khi quy định yêu cầu cả hai trên chứng từ từ $100 trở lên (quy định, section 3).

Bản hướng dẫn chính sách của CRA nói rằng sao kê thẻ tín dụng hằng tháng tự nó không đủ để làm căn cứ khai tín thuế và phải đi kèm chứng từ khác, như biên lai thẻ hoặc hóa đơn (Memorandum 8.4). Đây là ấn phẩm cũ, không phải luật, nhưng quy định cũng theo hướng đó: tiêu chí là chứng từ có chứa thông tin bắt buộc và cho phép tính ra số tiền tín thuế hay không (section 169(4)). Ngoại lệ về dữ liệu thẻ trên trang tín thuế đầu vào của CRA chỉ dành cho thẻ mua hàng của công ty, theo các điều kiện được nêu.

Phiếu thanh toán thẻ hoặc biên lai bán hàng thì khác: quy định liệt kê biên lai và biên lai thẻ tín dụng là chứng từ hợp lệ, và loại nào cũng dùng được nếu có đủ chi tiết của mức tương ứng (quy định, section 2). Biên lai không có số của nhà cung cấp hoặc không ghi thuế, với số tiền từ $100 trở lên, là chưa đủ.

Hãy dùng sao kê để tìm xem bạn đã trả gì và khi nào, rồi yêu cầu nhà cung cấp đưa hóa đơn. Với chi phí hoàn toàn không có biên lai, xem chi phí kinh doanh không có biên lai. Về chứng từ cho thuế thu nhập, xem yêu cầu của CRA về biên lai.

Tôi phải giữ chứng từ bao lâu, và có thể khai bù khoản tín thuế bị bỏ sót đến khi nào?

Thông thường, hãy giữ hồ sơ GST/HST, kể cả hóa đơn mua hàng, trong 6 năm tính từ cuối năm mà hồ sơ liên quan. Muốn hủy sớm hơn, bạn phải gửi yêu cầu bằng văn bản đến văn phòng dịch vụ thuế và chờ được chấp thuận. CRA có thể yêu cầu bạn giữ hóa đơn lâu hơn (CRA: hồ sơ GST/HST cần lưu giữ).

Khi nộp điện tử, bạn không gửi biên lai nhưng phải giữ chúng (cùng trang đó). Việc quét biên lai được giải thích trong biên lai quét cho CRA, còn thời hạn lưu hồ sơ nằm trong thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.

Với khoản tín thuế bị bỏ sót, hầu hết doanh nghiệp đã đăng ký có bốn năm: phải khai trong tờ khai nộp đúng hạn của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong khoảng thời gian đó sau kỳ mà khoản tín thuế liên quan. Tổ chức tài chính được liệt kê và một số doanh nghiệp rất lớn thì có hai năm, tính từ cuối năm tài chính có chứa kỳ đó, với một số ngoại lệ (section 225(4) và (4.1)). Sau khi hết thời hạn, luật nói chung không cho phép khai, trừ một số ngoại lệ hẹp như section 225(4)(c) nêu trên. Các bước nộp tờ khai xem ở nộp GST/HST và khai tín thuế đầu vào.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Canada.

Biên lai ở Ontario thiếu số đăng ký

Một doanh nghiệp đã đăng ký HST ở Ontario nhận biên lai mua vật tư có tổng tiền, đã gồm HST, là C$450. Biên lai chỉ ghi tên người bán, ngày và tổng tiền. Ở mức từ C$100 đến dưới C$500, chứng từ còn cần số đăng ký của người bán, cùng số tiền HST hoặc một ghi chú, kèm thuế suất, rằng tổng tiền đã gồm HST. Người mua giữ lại khoản tín thuế này cho đến khi nhận được biên lai đã chỉnh sửa, kiểm tra số trong Registry, rồi khai trong tờ khai đang nộp nếu biên lai đến kịp, hoặc khai trong tờ khai sau nếu không kịp.

Nhà thầu phụ ở Alberta không tính GST

Một thợ cải tạo nhà ở Alberta trả cho nhà thầu phụ C$4.000, và hóa đơn không ghi GST. Nhà thầu phụ có thể là nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký. Nếu vậy, không có thuế phải nộp cho công việc đó, nên không có tín thuế để khai. Nếu họ buộc phải đăng ký, việc có tín thuế hay không là một câu hỏi riêng. Tìm trong Registry theo số mà nhà thầu phụ đưa sẽ cho biết họ đã đăng ký hay chưa.

Hóa đơn thiết bị ở Calgary

Một cửa hàng ở Calgary mua thiết bị trị giá C$650. Ở mức từ C$500 trở lên, hóa đơn cần mọi thông tin của các mức thấp hơn: tên người bán, ngày, tổng tiền, số tiền GST và số GST của người bán. Hóa đơn còn cần tên của chính cửa hàng với tư cách người mua, mô tả mặt hàng và điều kiện thanh toán.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ không chịu đưa hóa đơn đầy đủ, hoặc các khoản tín thuế bạn đã khai dựa trên chứng từ sơ sài: khoản nào còn giữ được, khoản nào cần hóa đơn chỉnh sửa và khoản nào chứng từ không đủ để hỗ trợ tùy thuộc vào chính các hóa đơn và cần chuyên gia xem xét: hỗ trợ ghi sổ kế toán. Với các khoản tín thuế đã nộp, xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.
• CRA đã gửi thư yêu cầu hóa đơn: xem rà soát và kiểm tra GST/HST. Thư trả lời phải dựa trên hóa đơn đáp ứng các mức nêu trên, nên nếu chứng từ sơ sài, hãy xem thêm hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Thiếu hóa đơn của nhiều năm hoặc sổ sách không khớp với tờ khai: xem bổ sung sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhà thầu phụ có thể đã vượt giới hạn nhà cung cấp nhỏ mà chưa đăng ký: đọc khi nào phải đăng ký GST/HST.
• Bạn đã trả GST/HST trước khi đăng ký: xem khai GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• Bạn dùng Quick Method: chỉ được khai tín thuế cho bất động sản, tài sản vốn như máy tính và xe, và một số ít trường hợp hẹp, nên các quy tắc về hóa đơn này chủ yếu quan trọng với những khoản mua đó (CRA: RC4058). Xem Quick Method của GST/HST.
• Bạn muốn biết khoản mua nào được hưởng tín thuế đầy đủ, một phần hoặc không được hưởng: xem chi phí không có hoặc chỉ có một phần tín thuế.
• Hóa đơn của nhà cung cấp ngoài Canada, hoặc khoản thuế là QST của Quebec: hóa đơn nước ngoài được giải thích trong hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài. Quy tắc chứng từ QST do Revenu Québec đặt ra và không được đề cập ở đây. Tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý cả GST/HST, và doanh nghiệp đặt tại đó nộp tờ khai cho cơ quan này (CRA: RC4022); luật và quy định nêu trên vẫn quy định các chứng từ cần có.