Fatura para crédito de GST/HST (ITC): o que ela deve mostrar

O que a fatura precisa mostrar para eu pedir o crédito de GST/HST (ITC)?

Um contribuinte registrado no GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) só pode pedir um crédito de imposto sobre insumos (ITC) se, antes de entregar a declaração que pede o crédito, tiver provas suficientes da compra, incluindo as informações que o regulamento exige (Excise Tax Act, seção 169(4)). Os detalhes exigidos aumentam conforme o total pago ou a pagar no documento (regulamento, seção 3; CRA: créditos de imposto sobre insumos). A regra vale igualmente para o empresário individual, a sociedade de pessoas e a corporação que estejam registrados.

A faixa segue o total do documento, então uma fatura que cobre várias compras é medida pelo total somado. Nem o regulamento nem a página da CRA dizem se esse total conta o imposto; por isso, quando o documento está perto de um limite, o mais seguro é incluir os detalhes da faixa mais alta. Os detalhes listados são um mínimo: o teste da lei é que a prova permita calcular o valor do crédito.

O que torna um caso mais complexo:

• O fornecedor não é registrado, então não há número a mostrar e, em geral, não houve GST/HST cobrado.
• Um fornecedor ou subcontratado não entrega uma fatura completa, ou não respondeu, e a declaração está vencendo.
• O único documento é um extrato de cartão ou um cupom de caixa sem imposto discriminado.
• Os créditos já pedidos se apoiam em documentos incompletos. A regra da lei é ter a prova antes de entregar a declaração, então saber se esses créditos se sustentam é uma questão de julgamento: veja a última seção.
• O fornecedor fica fora do Canadá, ou o imposto é o QST de Quebec. Para fornecedores estrangeiros, veja faturas de fornecedores e prestadores de serviços do exterior. Esta página não traz nenhuma regra do QST.

Reúna: as faturas separadas por fornecedor, o número de cada fornecedor com a data em que você o conferiu, e a data, o total e o imposto que aparecem em cada fatura.

A fatura precisa ter o número de GST/HST do fornecedor e a partir de que valor?

Sim, quando o total no documento chega a $100. Abaixo disso, o regulamento pede apenas o nome do fornecedor, a data e o total (regulamento, seção 3).

O número é o de registro no GST/HST atribuído ao fornecedor, ou ao intermediário na operação (um registrado que, como agente do fornecedor ou por acordo com ele, provoca ou facilita a venda). Um documento de $500 ou mais também precisa do número, porque a faixa mais alta inclui as anteriores.

Abaixo de $100, o regulamento não pede o número, mas a CRA diz que os créditos devem incluir apenas o GST/HST cobrado por fornecedor registrado (CRA: créditos de imposto sobre insumos). Um recibo que não mostra imposto e não identifica um fornecedor registrado pode não permitir calcular o valor do crédito.

Se a fatura mostra o GST/HST e um imposto provincial sobre vendas em um único valor, o regulamento só aceita isso sob certas condições, entre elas uma declaração de que o total inclui o GST/HST. Um fornecedor que mostra o valor do GST/HST em separado evita a dúvida.

Como confirmo que o número de GST/HST do fornecedor é verdadeiro e guardo a prova?

Um número impresso na fatura não prova o registro. O GST/HST Registry (cadastro de GST/HST) da CRA é um serviço gratuito para confirmar que a empresa que cobra GST/HST de você está registrada, para que seus créditos incluam apenas imposto cobrado por fornecedores registrados (CRA: confirmar um número de conta de GST/HST).

1. Pegue três dados na fatura: os nove primeiros dígitos do número de GST/HST, o nome legal, operacional ou comercial do fornecedor e a data da transação (a data do recibo, da fatura ou do contrato).
2. Faça a busca no Registry.
3. Imprima a tela Search Details e guarde-a junto com a fatura. A CRA manda imprimi-la para que você peça créditos só do imposto cobrado por fornecedores registrados.

Se a fatura não mostra número, a CRA diz para entrar em contato com o fornecedor e, se ele não informar, ligar para a linha de consultas para empresas da CRA. Se a busca não encontra nada com o nome da fatura, a CRA diz para pedir ao proprietário da empresa o nome exato que ele informou à CRA. A página do Registry não diz mais nada sobre uma busca sem resultado; até o fornecedor ser confirmado como registrado, esse crédito não está confirmado. Um número de QST é confirmado na Revenu Québec, não no Registry da CRA.

Se a fatura não tem um detalhe ou o número, posso pedir o crédito agora e corrigir depois?

Em regra, não. Um contribuinte registrado não pode pedir o crédito sem ter a prova antes de entregar a declaração que o pede (seção 169(4)). Há exceções restritas: a seção 169(5) permite que o Ministro dispense registrados de uma exigência, sob condições, e a seção 225(3), abaixo, trata de um crédito já pedido sem a prova. Com base na seção 169(5), o memorando de política da CRA diz que ela em geral dispensa o registrado cuja contabilidade computadorizada registra os detalhes da linha de registros computadorizados abaixo, com o status e a alíquota de cada fornecimento, quando o documento em papel não pode ser obtido antes da entrega ou lhe falta um detalhe exigido (GST/HST Memorandum 8.4). Esse memorando é uma publicação antiga, não é lei, e sua lista inclui o número do fornecedor, então a falta do número não é coberta. Fora isso, a orientação da CRA não descreve como acrescentar um detalhe que falta depois da entrega; por isso, se falta algo antes de entregar, o certo é segurar esse crédito.

Um crédito segurado pode ser pedido em uma declaração posterior enquanto o prazo estiver aberto (seção 225(1)). A maioria dos registrados tem quatro anos (seção 225(4)). Uma fatura corrigida que chegue depois pode sustentar o pedido dentro desse prazo. Se o prazo terminar antes, a lei em geral não permite o pedido.

Se uma declaração já pediu créditos com documentos incompletos, a prova não estava em mãos quando ela foi entregue. A seção 225(3) permite pedir esse valor de novo em uma declaração posterior quando o único motivo de não ter sido aceito é a falta da prova da seção 169(4), ainda dentro do prazo acima. Se a CRA ainda não o negou, você deve informar o erro à CRA por escrito até a entrega da declaração posterior e também pagar o valor e os juros até lá, a menos que informe pelo menos três meses antes de acabar o prazo da CRA para lançar o período anterior (seção 225(3)). Para saber como informar, veja corrigir uma declaração de GST/HST já entregue; se a CRA já escreveu, veja revisões e auditorias de GST/HST.

O que devo pedir à outra empresa para sustentar o pedido de crédito?

Peça uma fatura corrigida ou completa, não uma confirmação verbal. Um fornecedor que faz um fornecimento tributável deve dar a você, quando pedir e sem demora, os dados por escrito de que precisa para sustentar o crédito (seção 223(2)). Deixar de dar as informações exigidas pode gerar multa de $100 por cada falha (seção 284). Peça por escrito e guarde uma cópia. A fatura deve trazer:

• O número de GST/HST do fornecedor, no mesmo nome que você buscar no Registry.
• O valor do GST/HST, ou uma declaração de que o total o inclui.
• A data da fatura e o total.
• A partir de $500, o nome da sua empresa, a descrição do que você comprou e as condições de pagamento.

Se o fornecedor disser que não é registrado, não há número a pedir: veja a próxima seção.

Meu subcontratado ainda não cobra GST/HST: tenho algum crédito?

Só se havia imposto a pagar. O crédito de imposto sobre insumos é para o imposto que se torna devido por você ou que você paga (seção 169(1)). Não há imposto devido sobre os fornecimentos de um pequeno fornecedor não registrado, salvo algumas vendas de imóveis (seção 166), então a fatura dele não dá nada a pedir.

Duas situações parecem iguais na fatura:

• O subcontratado é um pequeno fornecedor. Uma empresa cujas vendas tributáveis ficam dentro do limite de pequeno fornecedor de $30.000, testado em quatro trimestres civis consecutivos e em qualquer trimestre isolado, não é obrigada a se registrar (seção 240(1); CRA: quando se registrar). A menos que tenha se registrado por opção, ela não tem número a mostrar, e uma busca no Registry não confirma um número que ela não tem.
• O subcontratado deveria ter se registrado. Um fornecedor que passa do limite precisa se registrar e começar a cobrar. Se ele depois cobrar o imposto de um trabalho anterior, o crédito ainda exige uma fatura que atenda às faixas acima, e para a maioria dos registrados o prazo de quatro anos corre a partir do período a que o crédito se refere, não da data da fatura tardia. A seção 225(4)(c) acrescenta uma data posterior quando o fornecedor não cobrou o imposto dentro desse prazo, avisa você por escrito que a CRA lançou o imposto contra ele e você então o paga (seção 225(4)). Como isso se aplica a um trabalho específico é uma questão de julgamento.

Pagamentos a subcontratados também podem exigir os informes T4A ou T5018: veja informar pagamentos a subcontratados. Se um fornecedor deve se registrar, isso está em quando se registrar no GST/HST.

O que uma fatura de valor alto exige a mais: meu nome, descrição, condições de pagamento?

A partir de $500, o documento precisa de três itens além de tudo o que as faixas mais baixas pedem (regulamento, seção 3):

• O nome do comprador. Seu nome, o nome sob o qual sua empresa atua, ou o nome do seu agente ou representante autorizado. O crédito pertence a quem adquire o bem ou o serviço (seção 169(1)), então uma fatura emitida em nome de outra pessoa levanta a dúvida de quem é o comprador. Veja despesas da empresa pagas com dinheiro pessoal.
• Uma descrição de cada fornecimento suficiente para identificá-lo. “Materiais” é vago; “10 chapas de compensado” identifica a compra.
• As condições de pagamento, como pagamento à vista ou prazo de 30 dias. O regulamento não define a expressão.

Há regras mais leves para corridas de táxi e de aplicativo, cartões corporativos e contabilidade computadorizada?

Sim, em casos definidos, e cada um tem sua própria lista do que os registros devem mostrar (CRA: créditos de imposto sobre insumos).

Um lançamento no software substitui a fatura nas condições descritas acima, na parte sobre detalhes que faltam. A mesma página lista também registros reduzidos para acordos contratuais, para ajudas de custo ou reembolsos a um empregado ou sócio e para dinheiro colocado em máquinas de moedas ou notas; veja a página para essas listas. Motoristas de táxi e de aplicativo comercial de transporte precisam se registrar no GST/HST mesmo que sejam pequenos fornecedores (CRA: quando se registrar).

O regulamento também cita os documentos que podem trazer as informações exigidas: fatura, recibo, recibo de cartão de crédito, nota de débito, livro ou razão contábil, contrato ou acordo escrito, registro computadorizado ou outro documento validamente emitido por um registrado.

Um extrato do banco ou do cartão basta por si só?

Não, não por si só. O extrato mostra que você pagou. Em geral, ele não mostra o número de registro do fornecedor nem o imposto cobrado, e o regulamento exige os dois no documento a partir de $100 (regulamento, seção 3).

O memorando de política da CRA diz que o extrato mensal do cartão de crédito não sustenta um crédito sozinho e precisa de outro documento, como o recibo do cartão ou uma fatura (Memorandum 8.4). É uma publicação antiga, não é lei, mas o regulamento aponta no mesmo sentido: o teste é se o documento traz as informações exigidas e permite calcular o valor do crédito (seção 169(4)). A exceção dos dados do cartão, na página de créditos de imposto sobre insumos da CRA, vale para os cartões corporativos de compras, nas condições que ela indica.

Um comprovante de cartão ou um cupom de caixa é diferente: o regulamento lista o recibo e o recibo de cartão de crédito como documentos de apoio, e ambos servem se trouxerem os detalhes da sua faixa (regulamento, seção 2). Um sem número do fornecedor ou sem imposto, a partir de $100, não basta.

Use o extrato para descobrir o que você pagou e quando, e depois peça a fatura ao fornecedor. Para uma despesa sem nenhum recibo, veja despesas da empresa sem recibo. Para a comprovação do imposto de renda, veja exigências de recibos da CRA.

Por quanto tempo guardo os documentos e até quando posso pedir um crédito que esqueci?

Em regra, guarde os registros de GST/HST, inclusive as faturas de compra, por 6 anos a partir do fim do ano a que se referem. Para destruí-los antes, você precisa enviar um pedido por escrito ao centro de serviços tributários e esperar a aprovação. A CRA pode pedir que você guarde as faturas por mais tempo (CRA: registros de GST/HST que você deve guardar).

Você não envia os recibos ao entregar a declaração pela internet, mas precisa guardá-los (mesma página). As digitalizações estão em recibos digitalizados para a CRA e o prazo de guarda em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Para um crédito esquecido, a maioria dos registrados tem quatro anos: o pedido deve estar em uma declaração entregue até o vencimento do último período de apuração que termine dentro desse prazo após o período a que o crédito se refere. Instituições financeiras listadas e algumas empresas muito grandes têm dois anos, contados do fim do exercício fiscal que inclui o período, com exceções (seção 225(4) e (4.1)). Depois que o prazo termina, a lei em geral não permite o pedido, com exceções restritas como a seção 225(4)(c), descrita acima. Os passos de entrega estão em entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Recibo de Ontário sem o número

Um contribuinte de Ontário registrado no HST recebe um recibo de fornecimentos com total, HST incluído, de C$450. O recibo mostra apenas o nome do vendedor, a data e o total. De C$100 até menos de C$500, o documento também precisa do número de registro do vendedor e do valor do HST ou de uma declaração, com a alíquota, de que o total inclui o HST. O comprador segura esse crédito até chegar um recibo corrigido, confere o número no Registry e pede o crédito na declaração que está entregando, se o recibo chegar a tempo, ou em uma declaração posterior, se não chegar.

Subcontratado de Alberta sem GST

Um reformador de Alberta paga C$4.000 a um subcontratado, e a fatura não mostra GST. O subcontratado pode ser um pequeno fornecedor que não se registrou. Se for, não havia imposto a pagar sobre o trabalho, então não há crédito a pedir. Se ele era obrigado a se registrar, saber se existe algum crédito é outra questão. Uma busca no Registry com qualquer número que o subcontratado informe mostra se ele está registrado.

Fatura de equipamento em Calgary

Uma oficina de Calgary compra C$650 em equipamento. A partir de C$500, a fatura precisa de tudo o que as faixas mais baixas pedem: nome do vendedor, data, total, valor do GST e número de GST. Precisa também do nome da própria oficina como compradora, da descrição do item e das condições de pagamento.

E no seu caso?

• Um fornecedor ou subcontratado não entrega uma fatura completa, ou os créditos que você já pediu se apoiam em documentos frágeis: quais créditos passados se sustentam, quais precisam de faturas corrigidas e quais os documentos não conseguem sustentar depende das próprias faturas e exige a leitura de um profissional: ajuda com escrituração contábil. Para créditos já entregues, veja corrigir uma declaração de GST/HST já entregue.
• A CRA escreveu pedindo faturas: veja revisões e auditorias de GST/HST. A resposta depende de faturas que atendam às faixas acima; se os documentos forem frágeis, veja também ajuda com escrituração contábil.
• Faltam faturas de vários anos ou a escrituração não bate com as declarações: veja como atualizar a escrituração atrasada e ajuda com escrituração contábil.
• Um subcontratado pode ter passado do limite de pequeno fornecedor sem se registrar: leia quando se registrar no GST/HST.
• Você pagou GST/HST antes de se registrar: veja pedir o GST/HST pago antes do registro.
• Você usa o Quick Method: os créditos só são permitidos para imóveis, bens de capital como computadores e veículos e poucos casos específicos, então estas regras de fatura importam principalmente para essas compras (CRA: RC4058). Veja o Quick Method do GST/HST.
• Você quer saber quais compras dão crédito integral, parcial ou nenhum crédito: veja despesas sem crédito ou com crédito parcial.
• A fatura é de um fornecedor de fora do Canadá, ou o imposto é o QST de Quebec: as faturas estrangeiras estão em faturas de fornecedores e prestadores de serviços do exterior. As regras de comprovação do QST são definidas pela Revenu Québec e não são tratadas aqui. Em Quebec, a Revenu Québec em regra administra também o GST/HST, e uma empresa localizada lá entrega a declaração a ela (CRA: RC4022); a lei e o regulamento acima continuam definindo os documentos.