GST/HST 매입세액공제 청구서 기재 사항: 필수 항목

GST/HST 매입세액공제(ITC)를 청구하려면 청구서에 무엇이 적혀 있어야 하나요?

GST/HST 등록 사업자는 공제를 청구하는 신고서를 제출하기 전에 구매를 입증하는 충분한 증거를 갖고 있어야 매입세액공제를 청구할 수 있습니다. 이 증거에는 규정이 정한 정보가 들어 있어야 합니다(소비세법(Excise Tax Act) 제169조 제4항). 필요한 항목은 서류에 적힌 지급액(또는 지급해야 할 금액)이 클수록 늘어납니다(규정 제3조, CRA: 매입세액공제). 등록한 개인사업자, 파트너십, 법인 모두 같은 규칙이 적용됩니다.

어느 구간에 해당하는지는 서류에 적힌 총액으로 정해집니다. 그래서 여러 구매를 한 장에 묶은 청구서는 합계 금액으로 따집니다. 규정과 CRA 안내 페이지 모두 이 총액에 세금이 포함되는지는 밝히지 않으므로, 기준 금액에 가까운 서류는 더 높은 구간의 항목까지 갖추는 것이 안전합니다. 위 항목은 최소 기준입니다. 법이 보는 기준은 증거만으로 공제액을 계산할 수 있는지입니다.

간단하지 않은 경우:

• 공급업체가 GST/HST에 등록하지 않아 보여 줄 번호가 없고, 대개 GST/HST도 부과되지 않은 경우.
• 공급업체나 하도급업자가 완전한 청구서를 주지 않거나 답이 없는데 신고 기한이 다가오는 경우.
• 서류가 카드 명세서뿐이거나, 세금이 표시되지 않은 계산대 영수증뿐인 경우.
• 이미 청구한 공제가 불완전한 서류에 근거한 경우. 법은 신고서를 제출하기 전에 증거를 갖고 있어야 한다고 규정합니다. 그래서 이미 청구한 공제가 인정될지는 판단이 필요한 문제입니다. 마지막 섹션을 참고하세요.
• 공급업체가 캐나다 밖에 있거나 세금이 퀘벡의 QST인 경우. 해외 공급업체는 해외 공급업체와 계약자의 청구서를 참고하세요. 이 페이지는 QST 규정을 다루지 않습니다.

준비할 자료: 공급업체별로 정리한 청구서, 각 공급업체 번호와 번호를 확인한 날짜, 청구서마다 적힌 날짜·총액·세금.

청구서에 공급업체의 GST/HST 번호가 필요한가요? 얼마부터 필요한가요?

서류에 적힌 총액이 $100 이상이면 필요합니다. 그보다 적으면 규정은 공급업체 이름, 날짜, 총액만 요구합니다(규정 제3조).

여기서 번호는 공급업체에 부여된 GST/HST 등록 번호이거나, 해당 공급과 관련한 중개인의 번호입니다. 중개인은 공급업체의 대리인으로서 또는 공급업체와의 계약에 따라 판매를 일으키거나 돕는 등록 사업자입니다. $500 이상인 서류에도 번호가 필요합니다. 가장 높은 구간이 낮은 구간의 항목을 모두 포함하기 때문입니다.

$100 미만이면 규정은 번호를 요구하지 않습니다. 그래도 CRA는 매입세액공제에 등록된 공급업체가 부과한 GST/HST만 포함해야 한다고 안내합니다(CRA: 매입세액공제). 세금이 표시되지 않고 등록된 공급업체인지도 알 수 없는 영수증으로는 공제액을 계산할 수 없을 수 있습니다.

청구서에 GST/HST와 주 판매세가 하나의 금액으로 합쳐져 있다면, 규정은 일정한 조건을 갖출 때만 이를 인정합니다. 총액에 GST/HST가 포함되어 있다는 문구도 그 조건에 들어갑니다. 공급업체가 GST/HST 금액을 따로 표시하면 이런 문제가 생기지 않습니다.

공급업체의 GST/HST 번호가 진짜인지는 어떻게 확인하고, 증빙은 어떻게 남기나요?

청구서에 번호가 인쇄되어 있다고 해서 등록된 사업자라는 증거가 되지는 않습니다. CRA의 GST/HST Registry(GST/HST 등록 사업자 조회 서비스)는 GST/HST를 부과한 사업체가 등록되어 있는지 무료로 확인하는 서비스입니다. 이를 통해 등록된 공급업체가 부과한 세금만 공제에 포함할 수 있습니다(CRA: GST/HST 계정 번호 확인).

1. 청구서에서 세 가지를 확인하세요. GST/HST 번호의 앞 아홉 자리, 공급업체의 법적 이름·영업 이름·상호, 거래 날짜(영수증, 청구서 또는 계약서에 적힌 날짜)입니다.
2. Registry에서 검색합니다.
3. 검색 세부 정보(Search Details) 화면을 인쇄해 청구서와 함께 보관하세요. CRA는 등록된 공급업체가 부과한 세금에 대해서만 공제를 청구하도록 이 화면을 인쇄하라고 안내합니다.

청구서에 번호가 없으면 CRA는 공급업체에 문의하라고 안내합니다. 공급업체가 알려 주지 않으면 CRA의 사업자 문의 전화(Business enquiries line)로 연락하라고 합니다. 청구서에 적힌 이름으로 검색해도 결과가 없으면, 사업주에게 CRA에 등록한 정확한 이름을 물어보라고 합니다. 검색이 실패했을 때에 대해 Registry 페이지는 더 이상 설명하지 않습니다. 공급업체가 등록되어 있다고 확인될 때까지는 그 공제가 확정되지 않은 것입니다. QST 번호는 CRA Registry가 아니라 Revenu Québec(퀘벡 주 국세청)에서 확인합니다.

청구서에 항목이나 번호가 빠져 있어도 일단 공제를 청구하고 나중에 보완해도 되나요?

원칙적으로 안 됩니다. 등록 사업자는 공제를 청구하는 신고서를 제출하기 전에 증거를 갖고 있어야 합니다(제169조 제4항). 좁은 예외가 있습니다. 제169조 제5항에 따라 장관은 조건을 붙여 등록 사업자에게 일부 요건을 면제할 수 있습니다. 또 아래의 제225조 제3항은 증거 없이 이미 청구한 공제를 다룹니다. 제169조 제5항과 관련해 CRA의 정책 메모는, 전산 장부에 아래 전산 장부·기록 항목의 정보와 공급별 세금 구분 및 세율이 기록되어 있다면 일반적으로 그 등록 사업자를 면제한다고 설명합니다. 신고 전에 서류를 받을 수 없거나 서류에 필수 항목이 빠진 경우에 해당합니다(GST/HST Memorandum 8.4). 다만 이 메모는 오래된 자료이고 법이 아니며, 그 목록에 공급업체 번호가 들어 있으므로 번호가 없는 경우는 면제되지 않습니다. 그 밖에 CRA 안내에는 신고 후에 빠진 항목을 채워 넣는 방법이 나와 있지 않습니다. 따라서 신고 전에 빠진 항목이 있다면 그 공제는 보류하는 것이 맞습니다.

보류한 공제는 청구 기간이 끝나기 전이라면 이후 신고서에서 청구할 수 있습니다(제225조 제1항). 대부분의 등록 사업자는 청구 기간이 4년입니다(제225조 제4항). 나중에 정정된 청구서를 받으면 그 기간 안에서 공제를 뒷받침할 수 있습니다. 기간이 먼저 끝나면 법은 대체로 청구를 허용하지 않습니다.

이미 제출한 신고서에서 불완전한 서류로 공제를 청구했다면, 제출 당시에는 증거가 없었던 것입니다. 제225조 제3항은 제169조 제4항의 증거가 없다는 이유만으로 공제가 인정되지 않았다면, 위의 청구 기간 안에 이후 신고서에서 그 금액을 다시 청구할 수 있도록 합니다. CRA가 아직 그 공제를 부인하지 않았다면, 이후 신고서를 제출하는 때까지 또는 그 이전에 오류를 CRA에 서면으로 알려야 합니다. 이전 기간에 대한 CRA의 결정 기한이 끝나기 최소 3개월 전에 알리는 경우가 아니라면, 그때까지 해당 금액과 이자도 납부해야 합니다(제225조 제3항). 알리는 방법은 제출한 GST/HST 신고서 정정을, CRA에서 서신이 왔다면 GST/HST 검토와 세무조사를 참고하세요.

공제를 뒷받침하려면 상대 사업체에 무엇을 요청해야 하나요?

말로 확인받지 말고, 정정되었거나 완전한 청구서를 요청하세요. 과세 공급을 하는 공급업체는 요청이 있으면 지체 없이 공제를 뒷받침하는 데 필요한 정보를 서면으로 제공해야 합니다(제223조 제2항). 필요한 정보를 제공하지 않으면 위반할 때마다 $100의 가산세가 부과될 수 있습니다(제284조). 요청은 서면으로 하고 사본을 보관하세요. 청구서에는 다음이 있어야 합니다.

• Registry에서 검색하는 이름과 같은 이름으로 된 GST/HST 번호.
• GST/HST 금액, 또는 총액에 GST/HST가 포함되어 있다는 문구.
• 청구서 날짜와 총액.
• $500 이상이면 내 사업체 이름, 구매한 품목 설명, 지급 조건.

공급업체가 등록하지 않았다고 하면 요청할 번호가 없습니다. 다음 섹션을 참고하세요.

하도급업자가 아직 GST/HST를 부과하지 않는데, 공제를 받을 수 있나요?

세금이 발생한 경우에만 가능합니다. 매입세액공제는 본인이 내야 하거나 이미 낸 세금에 대한 것입니다(제169조 제1항). 등록하지 않은 소규모 공급자의 공급에는 일부 부동산 판매를 제외하고 세금이 발생하지 않습니다(제166조). 그래서 그 청구서로는 공제받을 금액이 없습니다.

청구서만 보면 비슷하지만 상황은 두 가지로 나뉩니다.

• 하도급업자가 소규모 공급자인 경우. 과세 매출이 연속된 네 개 분기 합계에서도, 어느 한 분기에서도 $30,000 소규모 공급자 한도를 넘지 않는 사업체는 등록할 의무가 없습니다(제240조 제1항, CRA: 등록 시기). 자발적으로 등록하지 않았다면 보여 줄 번호가 없고, 없는 번호는 Registry에서 검색해도 확인할 수 없습니다.
• 하도급업자가 등록했어야 하는 경우. 한도를 넘은 공급업체는 등록하고 세금을 부과하기 시작해야 합니다. 이전 작업분에 대한 세금을 나중에 청구하더라도, 공제를 받으려면 위 구간별 요건을 갖춘 청구서가 필요합니다. 대부분의 등록 사업자는 청구 기간(4년)은 늦게 받은 청구서의 날짜가 아니라 공제와 관련된 기간부터 계산합니다. 제225조 제4항 (c)호는 이 기간 안에 공급업체가 세금을 부과하지 않았고, CRA가 그 세금을 결정했다고 서면으로 알려 왔으며, 이후 그 세금을 납부한 경우 더 늦은 날짜를 인정합니다(제225조 제4항). 이것이 개별 작업에 어떻게 적용될지는 판단이 필요한 문제입니다.

하도급업자에게 지급한 금액은 T4A 명세서나 T5018 명세서로 보고해야 할 수도 있습니다. 하도급업자 지급 보고를 참고하세요. 공급업체가 등록해야 하는지는 GST/HST 등록 시기에서 다룹니다.

금액이 큰 청구서에는 내 이름, 품목 설명, 지급 조건까지 필요한가요?

$500 이상이면 낮은 구간의 모든 항목에 더해 다음 세 가지가 필요합니다(규정 제3조).

• 구매자 이름. 본인 이름, 사업체가 쓰는 상호, 또는 권한을 받은 대리인의 이름입니다. 공제는 재화나 서비스를 취득한 사람의 몫이므로(제169조 제1항), 다른 사람 이름으로 발행된 청구서는 누가 구매자인지 문제가 됩니다. 개인 자금으로 지출한 사업 비용을 참고하세요.
• 각 공급의 품목 설명. 무엇인지 알아볼 수 있을 만큼 구체적이어야 합니다. "자재"는 부족하고 "합판 10장"은 구매 내용을 알 수 있습니다.
• 지급 조건. 수령 즉시 지급이나 net 30(청구서 기준 지급 기한을 정하는 표기) 같은 내용입니다. 규정은 이 표현의 뜻을 따로 정하지 않았습니다.

택시·승차 공유 요금, 구매 카드, 전산 장부에는 더 간단한 규칙이 있나요?

네, 정해진 경우에 한해 있습니다. 각 경우마다 기록에 적어야 할 내용이 따로 정해져 있습니다(CRA: 매입세액공제).

소프트웨어 입력 내용이 청구서를 대신하려면 위의 항목 누락 시 조건을 갖춰야 합니다. 같은 CRA 페이지에는 계약, 직원이나 파트너에 대한 수당 또는 실비 정산, 동전·지폐 자동판매기에 넣은 현금에 대해 줄여 둔 기록 요건도 있습니다. 해당 목록은 그 페이지를 참고하세요. 택시와 상업용 승차 공유 운전자는 소규모 공급자라도 GST/HST에 등록해야 합니다(CRA: 등록 시기).

규정은 필수 정보를 담을 수 있는 서류도 정해 두었습니다. 청구서, 영수증, 신용카드 영수증, 대변 전표(debit note), 원장이나 계정 장부, 서면 계약서나 합의서, 전산 기록, 또는 등록 사업자가 적법하게 발행한 다른 서류입니다.

은행이나 카드 명세서만으로 충분한가요?

아니요, 명세서만으로는 충분하지 않습니다. 명세서에는 돈을 냈다는 사실은 나오지만 공급업체의 등록 번호와 부과된 세금은 보통 나오지 않습니다. 규정은 $100 이상인 서류에 이 두 가지를 모두 요구합니다(규정 제3조).

CRA의 정책 메모는 월별 신용카드 명세서만으로는 공제를 뒷받침하지 못하고, 카드 영수증이나 청구서 같은 다른 서류가 함께 있어야 한다고 설명합니다(Memorandum 8.4). 이 메모는 오래된 자료이고 법은 아니지만, 규정도 같은 방향입니다. 서류에 필수 정보가 있고 공제액을 계산할 수 있는지가 기준입니다(제169조 제4항). CRA의 매입세액공제 페이지에 나오는 카드 정보 예외는 구매 카드에만 해당하며, 거기에 적힌 조건을 갖춰야 합니다.

카드 전표나 계산대 영수증은 다릅니다. 규정은 영수증과 신용카드 영수증을 증빙 서류로 인정하며, 해당 구간의 항목이 있으면 둘 다 사용할 수 있습니다(규정 제2조). 총액이 $100 이상인데 공급업체 번호나 세금이 없다면 부족합니다.

명세서는 언제 얼마를 지급했는지 찾는 데 쓰고, 공급업체에는 청구서를 요청하세요. 영수증이 전혀 없는 비용은 영수증이 없는 사업 비용을 참고하세요. 소득세 증빙은 CRA 영수증 요건을 참고하세요.

서류는 얼마나 보관해야 하고, 놓친 공제는 얼마나 거슬러 올라가 청구할 수 있나요?

보통 매입 청구서를 포함한 GST/HST 기록은 해당 연도 말부터 6년 동안 보관해야 합니다. 더 일찍 폐기하려면 세무서(tax services office)에 서면으로 요청하고 승인을 받아야 합니다. CRA가 청구서를 더 오래 보관하라고 요구할 수도 있습니다(CRA: GST/HST 보관 기록).

전자 방식으로 제출할 때는 영수증을 보내지 않지만 보관은 해야 합니다(같은 페이지). 스캔본은 CRA용 영수증 스캔에서, 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에서 다룹니다.

놓친 공제의 경우 대부분의 등록 사업자는 4년 이내에 청구해야 합니다. 구체적으로는 공제와 관련된 기간이 끝난 뒤 그 기간 안에 끝나는 마지막 신고 기간의 제출 기한까지 제출하는 신고서에서 청구해야 합니다. 상장 금융기관과 일부 매우 큰 사업체는 대신 2년 이내에 청구해야 하며, 이 기간은 해당 기간이 포함된 회계연도 말부터 계산합니다. 예외도 있습니다(제225조 제4항 및 제4.1항). 기간이 끝나면 법은 위에서 설명한 제225조 제4항 (c)호 같은 좁은 예외를 제외하고 대체로 청구를 허용하지 않습니다. 제출 절차는 GST/HST와 매입세액공제 신고에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것입니다. 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

온타리오 주 영수증에 번호가 없는 경우

온타리오 주의 HST 등록 사업자가 HST를 포함해 총 C$450인 물품 영수증을 받았습니다. 영수증에는 판매자 이름, 날짜, 총액만 적혀 있습니다. C$100 이상 C$500 미만이면 판매자 등록 번호와 함께 HST 금액 또는 총액에 HST가 포함되어 있다는 문구와 세율도 필요합니다. 구매자는 정정된 영수증이 올 때까지 그 공제를 보류하고, Registry에서 번호를 확인합니다. 영수증이 제때 오면 지금 제출하는 신고서에서, 아니면 이후 신고서에서 청구합니다.

앨버타 주 하도급업자가 GST를 부과하지 않은 경우

앨버타 주의 리모델링 업체가 하도급업자에게 C$4,000을 지급했는데 청구서에 GST가 없습니다. 하도급업자는 아직 등록하지 않은 소규모 공급자일 수 있습니다. 그렇다면 이 작업에는 세금이 발생하지 않았으므로 청구할 공제가 없습니다. 등록해야 했던 업체라면 공제가 있는지는 별개의 문제입니다. 하도급업자가 알려 주는 번호는 Registry에서 검색하면 등록 여부를 알 수 있습니다.

캘거리 장비 청구서

캘거리의 한 가게가 C$650어치 장비를 샀습니다. C$500 이상이므로 청구서에는 낮은 구간의 항목이 모두 필요합니다. 판매자 이름, 날짜, 총액, GST 금액, GST 번호입니다. 여기에 구매자인 가게 이름, 품목 설명, 지급 조건도 있어야 합니다.

상황이 다르다면?

• 공급업체나 하도급업자가 완전한 청구서를 주지 않거나, 이미 청구한 공제가 부실한 서류에 근거한 경우: 지난 공제 중 무엇이 인정되고, 무엇에 정정된 청구서가 필요하며, 무엇이 서류로 뒷받침되지 않는지는 청구서 자체를 봐야 알 수 있고 전문가의 판단이 필요합니다. 장부 관리 도움을 참고하세요. 이미 제출한 공제는 제출한 GST/HST 신고서 정정을 참고하세요.
• CRA가 청구서를 요청하는 서신을 보낸 경우: GST/HST 검토와 세무조사를 참고하세요. 답변은 위 구간별 요건을 갖춘 청구서에 달려 있으므로, 서류가 부실하다면 장부 관리 도움도 함께 참고하세요.
• 몇 해 치 청구서가 없거나 장부가 신고서와 맞지 않는 경우: 밀린 장부 정리와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 하도급업자가 등록하지 않은 채 소규모 공급자 한도를 넘었을 수 있는 경우: GST/HST 등록 시기를 읽어 보세요.
• 등록하기 전에 GST/HST를 낸 경우: 등록 전에 낸 GST/HST 공제 청구를 참고하세요.
• 간편 방식(Quick Method)을 쓰는 경우: 공제는 부동산, 컴퓨터·차량 같은 자본 자산, 그리고 몇 가지 좁은 경우에만 인정됩니다. 그래서 이 청구서 규칙은 주로 그런 구매에 중요합니다(CRA: RC4058). GST/HST 간편 방식을 참고하세요.
• 어떤 구매가 전액, 일부 또는 전혀 공제되지 않는지 알고 싶은 경우: 공제가 없거나 일부만 되는 비용을 참고하세요.
• 청구서가 캐나다 밖의 공급업체에서 온 경우, 또는 세금이 퀘벡의 QST인 경우: 해외 청구서는 해외 공급업체와 계약자의 청구서에서 다룹니다. QST 증빙 규정은 Revenu Québec이 정하며 여기서 다루지 않습니다. 퀘벡에서는 일반적으로 Revenu Québec이 GST/HST도 관리하며, 퀘벡에 있는 사업체는 Revenu Québec에 신고합니다(CRA: RC4022). 필요한 서류는 위의 법과 규정이 정합니다.