CTI de TPS/TVH : ce que la facture ou le reçu doit indiquer

Que doit indiquer une facture pour demander un crédit de taxe sur les intrants (CTI) de TPS/TVH?

Un inscrit à la TPS/TVH ne peut demander un crédit de taxe sur les intrants que s'il détient, avant de produire la déclaration qui le demande, une preuve suffisante de l'achat, y compris les renseignements que prévoit le règlement (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 169(4)). Les renseignements exigés augmentent avec le total payé ou à payer figurant sur le document (règlement, article 3; ARC : crédits de taxe sur les intrants). La règle est la même pour un entrepreneur individuel, une société de personnes et une société inscrits à la TPS/TVH.

Le palier dépend du total figurant sur le document : une facture qui couvre plusieurs achats se mesure donc selon son total combiné. Ni le règlement ni la page de l'ARC ne précisent si ce total comprend la taxe; si un document est près d'un seuil, le plus prudent est d'y inscrire les renseignements du palier supérieur. Les renseignements listés sont un minimum : selon la Loi, la preuve doit permettre de calculer le montant du crédit.

Ce qui complique le dossier :

• Le fournisseur n'est pas inscrit : il n'y a donc pas de numéro à indiquer et, en général, aucune TPS/TVH n'est facturée.
• Un fournisseur ou un sous-traitant refuse de remettre une facture complète, ou n'a pas répondu, et la déclaration est à produire.
• Le seul document est un relevé de carte, ou un ticket de caisse sans taxe indiquée.
• Des crédits déjà demandés reposent sur des pièces incomplètes. Selon la Loi, la preuve doit être détenue avant la production de la déclaration; savoir si ces crédits tiendront est donc une question de jugement : voir la dernière section.
• Le fournisseur est à l'extérieur du Canada, ou la taxe est la TVQ du Québec. Pour les fournisseurs étrangers, voir les factures de fournisseurs et d'entrepreneurs étrangers. Cette page ne traite d'aucune règle de la TVQ.

À rassembler : les factures classées par fournisseur, le numéro de chaque fournisseur avec la date de votre vérification, et la date, le total et la taxe indiqués sur chaque facture.

La facture doit-elle indiquer le numéro de TPS/TVH du fournisseur, et à partir de quel montant?

Oui, dès que le total figurant sur le document atteint 100 $. En dessous, le règlement exige seulement le nom du fournisseur, la date et le total (règlement, article 3).

Le numéro est le numéro d'inscription à la TPS/TVH attribué au fournisseur, ou à l'intermédiaire relativement à la fourniture (un inscrit qui, comme mandataire du fournisseur ou en vertu d'une entente avec lui, provoque ou facilite la vente). Un document de 500 $ ou plus doit aussi porter le numéro, parce que le palier supérieur inclut les paliers inférieurs.

En dessous de 100 $, le règlement n'exige pas le numéro, mais l'ARC précise que les crédits ne doivent comprendre que la TPS/TVH facturée par un fournisseur inscrit (ARC : crédits de taxe sur les intrants). Un reçu qui n'indique aucune taxe et n'identifie pas un fournisseur inscrit peut ne pas permettre de calculer le montant du crédit.

Si la facture indique la TPS/TVH et une taxe de vente provinciale en un seul montant combiné, le règlement ne l'accepte que sous certaines conditions, dont une mention que le total comprend la TPS/TVH. Un fournisseur qui indique le montant de TPS/TVH séparément évite la question.

Comment vérifier qu'un numéro de TPS/TVH de fournisseur est valide, et en conserver la preuve?

Un numéro imprimé sur une facture ne prouve pas l'inscription. Le Registre de la TPS/TVH de l'ARC est un service gratuit qui permet de confirmer que l'entreprise qui vous facture la TPS/TVH est inscrite, afin que vos crédits ne comprennent que la taxe facturée par des fournisseurs inscrits (ARC : confirmer un numéro de compte de TPS/TVH).

1. Relevez trois éléments sur la facture : les neuf premiers chiffres du numéro de TPS/TVH, la dénomination sociale, le nom d'exploitation ou le nom commercial du fournisseur, et la date de l'opération (la date du reçu, de la facture ou du contrat).
2. Lancez la recherche dans le Registre.
3. Imprimez l'écran Détails de la recherche et conservez-le avec la facture. L'ARC demande de l'imprimer pour que vous ne demandiez des crédits que pour la taxe facturée par des fournisseurs inscrits.

Si la facture n'indique aucun numéro, l'ARC dit de communiquer avec le fournisseur et, s'il ne le donne pas, d'appeler sa ligne de renseignements aux entreprises. Si la recherche ne donne aucun résultat sous le nom figurant sur la facture, l'ARC dit de demander au propriétaire de l'entreprise le nom exact qu'il a fourni à l'ARC. La page du Registre n'en dit pas plus sur une recherche infructueuse : tant que le fournisseur n'est pas confirmé comme inscrit, ce crédit reste non confirmé. Un numéro de TVQ se confirme auprès de Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec), et non dans le Registre de l'ARC.

Si la facture n'a pas un détail ou le numéro, puis-je demander le crédit d'abord et corriger plus tard?

En règle générale, non. Un inscrit ne peut demander le crédit que s'il détient la preuve avant de produire la déclaration qui le demande (paragraphe 169(4)). Il existe de rares exceptions : le paragraphe 169(5) permet au ministre de dispenser des inscrits d'une exigence, sous certaines conditions, et le paragraphe 225(3), plus bas, vise un crédit déjà demandé sans la preuve. Sous le paragraphe 169(5), le mémorandum de politique de l'ARC dit qu'elle dispense généralement l'inscrit dont les livres informatisés saisissent les renseignements indiqués dans la ligne sur les livres informatisés ci-dessous, avec le statut fiscal et le taux de chaque fourniture, lorsque le document papier ne peut être obtenu avant la production ou ne contient pas un renseignement exigé (Mémorandum sur la TPS/TVH 8.4). Ce mémorandum est une ancienne publication, et non une loi; sa liste comprend le numéro du fournisseur, donc l'absence de numéro n'est pas couverte. Pour le reste, les directives de l'ARC ne décrivent pas l'ajout d'un renseignement manquant après la production : une lacune avant la production est donc une raison de mettre ce crédit de côté.

Un crédit mis de côté peut être demandé dans une déclaration ultérieure tant que le délai de demande n'est pas écoulé (paragraphe 225(1)). La plupart des inscrits disposent de quatre ans (paragraphe 225(4)). Une facture corrigée reçue plus tard peut appuyer une demande faite dans ce délai. Si le délai se termine avant, la Loi ne permet généralement pas la demande.

Si une déclaration a déjà demandé des crédits à partir de pièces incomplètes, la preuve n'était pas en main au moment de la production. Le paragraphe 225(3) permet de demander ce montant de nouveau dans une déclaration ultérieure lorsque la seule raison du refus est l'absence de la preuve exigée par le paragraphe 169(4), toujours dans le délai de demande indiqué plus haut. Si l'ARC n'a pas déjà refusé le montant, vous devez signaler l'erreur à l'ARC par écrit au plus tard au moment de la production de la déclaration ultérieure, et vous devez aussi payer le montant et les intérêts à ce moment, sauf si vous la signalez au moins trois mois avant la fin du délai dont dispose l'ARC pour établir une cotisation pour la période antérieure (paragraphe 225(3)). Pour savoir comment la signaler, voir corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite; si l'ARC vous a écrit, voir examens et vérifications de la TPS/TVH.

Que demander à l'autre entreprise pour appuyer la demande?

Demandez une facture corrigée ou complète, et non une confirmation verbale. Un fournisseur qui effectue une fourniture taxable doit vous remettre, sur demande et sans délai, les renseignements écrits dont vous avez besoin pour appuyer le crédit (article 223(2)). Le défaut de fournir les renseignements exigés peut entraîner une pénalité de 100 $ pour chaque défaut (article 284). Faites la demande par écrit et gardez-en une copie. La facture doit indiquer :

• Son numéro de TPS/TVH, sous le même nom que celui que vous cherchez dans le Registre.
• Le montant de TPS/TVH, ou une mention que le total l'inclut.
• La date de la facture et le total.
• À partir de 500 $, le nom de votre entreprise, une description de ce que vous avez acheté et les modalités de paiement.

S'il dit ne pas être inscrit, il n'y a pas de numéro à demander : voir la section suivante.

Mon sous-traitant ne facture pas encore la TPS/TVH : ai-je droit à un crédit?

Seulement si une taxe était payable. Un crédit de taxe sur les intrants vise la taxe qui devient payable par vous ou que vous payez (paragraphe 169(1)). Aucune taxe n'est payable sur les fournitures d'un petit fournisseur non inscrit, sauf pour certaines ventes d'immeubles (article 166); sa facture ne vous donne donc rien à demander.

Deux situations se ressemblent sur la facture :

• Le sous-traitant est un petit fournisseur. Une entreprise dont les ventes taxables restent sous la limite de petit fournisseur de 30 000 $, mesurée sur quatre trimestres civils consécutifs et dans un trimestre pris seul, n'a pas l'obligation de s'inscrire (paragraphe 240(1); ARC : quand s'inscrire). À moins de s'être inscrite volontairement, elle n'a pas de numéro à indiquer, et une recherche dans le Registre ne peut pas en confirmer un qu'elle n'a pas.
• Le sous-traitant aurait dû s'inscrire. Un fournisseur qui dépasse la limite doit s'inscrire et commencer à facturer la taxe. S'il vous facture plus tard la taxe sur des travaux antérieurs, le crédit exige quand même une facture qui respecte les paliers ci-dessus, et pour la plupart des inscrits, le délai de demande de quatre ans court à partir de la période visée par le crédit, et non de la date de la facture tardive. L'alinéa 225(4)c) ajoute une date ultérieure lorsque le fournisseur n'a pas facturé la taxe dans ce délai, vous avise par écrit que l'ARC lui a établi une cotisation pour cette taxe, et que vous la payez ensuite (paragraphe 225(4)). La façon dont cela s'applique à un contrat précis est une question de jugement.

Les paiements aux sous-traitants peuvent aussi exiger des feuillets T4A ou T5018 : voir déclarer les paiements aux sous-traitants. La question de savoir si un fournisseur doit s'inscrire est traitée dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Que faut-il de plus pour une facture élevée : mon nom, une description, les modalités de paiement?

À partir de 500 $, le document doit comporter trois éléments en plus de tout ce qu'exigent les paliers inférieurs (règlement, article 3) :

• Le nom de l'acheteur. Votre nom, le nom sous lequel votre entreprise exerce ses activités, ou le nom de votre mandataire ou représentant autorisé. Le crédit appartient à la personne qui acquiert le bien ou le service (paragraphe 169(1)); une facture établie au nom de quelqu'un d'autre soulève donc la question de savoir qui est l'acheteur. Voir les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Une description de chaque fourniture suffisante pour l'identifier. « Fournitures » est trop vague; « 10 feuilles de contreplaqué » identifie l'achat.
• Les modalités de paiement, comme « payable à la réception » ou « net 30 jours ». Le règlement ne définit pas l'expression.

Y a-t-il des règles allégées pour les courses de taxi et de covoiturage, les cartes d'achat et les livres informatisés?

Oui, dans des cas précis, et chacun a sa propre liste de ce que les registres doivent indiquer (ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Une écriture dans un logiciel tient lieu de facture selon les conditions indiquées plus haut pour les détails manquants. La même page énumère aussi des registres allégés pour les ententes contractuelles, pour les allocations ou remboursements versés à un employé ou à un associé, et pour l'argent déposé dans des appareils à pièces ou à billets; consultez-la pour ces listes. Les chauffeurs de taxi et de covoiturage commercial doivent s'inscrire à la TPS/TVH même s'ils sont de petits fournisseurs (ARC : quand s'inscrire).

Le règlement nomme aussi les documents qui peuvent contenir les renseignements exigés : une facture, un reçu, un reçu de carte de crédit, une note de débit, un livre ou registre comptable, un contrat ou une entente écrite, un registre informatisé, ou un autre document délivré en bonne et due forme par un inscrit.

Un relevé bancaire ou de carte suffit-il à lui seul?

Non, pas à lui seul. Un relevé montre que vous avez payé. Il n'indique généralement pas le numéro d'inscription du fournisseur ni la taxe facturée, et le règlement exige les deux sur le document à partir de 100 $ (règlement, article 3).

Le mémorandum de politique de l'ARC dit qu'un relevé mensuel de carte de crédit n'appuie pas à lui seul un crédit et doit être accompagné d'un autre document, comme un reçu de carte ou une facture (Mémorandum 8.4). C'est une ancienne publication, et non une loi, mais le règlement va dans le même sens : le critère est de savoir si le document contient les renseignements exigés et permet de calculer le montant du crédit (paragraphe 169(4)). L'exception relative aux données de carte, sur la page de l'ARC sur les crédits de taxe sur les intrants, vise les cartes d'achat, selon les conditions qui y sont indiquées.

Un ticket de carte ou de caisse est différent : le règlement énumère le reçu et le reçu de carte de crédit parmi les documents justificatifs, et l'un ou l'autre convient s'il contient les renseignements de son palier (règlement, article 2). Un ticket sans numéro de fournisseur ni taxe, à partir de 100 $, ne suffit pas.

Servez-vous du relevé pour retrouver ce que vous avez payé et quand, puis demandez la facture au fournisseur. Pour une dépense sans aucun reçu, voir les dépenses d'entreprise sans reçus. Pour la preuve en matière d'impôt sur le revenu, voir les exigences de l'ARC sur les reçus.

Combien de temps garder les documents, et jusqu'où puis-je remonter pour demander un crédit oublié?

En général, conservez les registres de TPS/TVH, y compris les factures d'achat, pendant 6 ans à compter de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent. Pour les détruire plus tôt, vous devez envoyer une demande écrite au bureau des services fiscaux et attendre son approbation. L'ARC peut vous demander de garder les factures plus longtemps (ARC : registres de TPS/TVH à conserver).

Vous n'envoyez pas les reçus lorsque vous produisez par voie électronique, mais vous devez les détenir (même page). Les copies numérisées sont traitées dans les reçus numérisés pour l'ARC et la durée de conservation dans combien de temps garder les registres d'entreprise.

Pour un crédit oublié, la plupart des inscrits disposent de quatre ans : la demande doit figurer dans une déclaration produite au plus tard à la date limite de la dernière période de déclaration qui se termine dans ce délai suivant la période visée par le crédit. Les institutions financières désignées et certaines très grandes entreprises disposent plutôt de deux ans, à compter de la fin de l'exercice qui comprend la période, avec des exceptions (paragraphes 225(4) et (4.1)). Après la fin du délai, la Loi ne permet généralement pas la demande, sauf exceptions étroites comme l'alinéa 225(4)c), décrit plus haut. Les étapes de production sont expliquées dans produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars canadiens.

Reçu ontarien sans numéro

Un inscrit à la TVH de l'Ontario reçoit un reçu pour des fournitures dont le total, TVH comprise, est de 450 $ CA. Le reçu n'indique que le nom du vendeur, la date et le total. De 100 $ CA à moins de 500 $ CA, le document doit aussi porter le numéro d'inscription du vendeur et soit le montant de TVH, soit une mention, avec le taux, que le total comprend la TVH. L'acheteur met ce crédit en attente jusqu'à la réception d'un reçu corrigé, vérifie le numéro dans le Registre, puis demande le crédit dans la déclaration en cours si le reçu arrive à temps, ou dans une déclaration ultérieure sinon.

Sous-traitant albertain sans TPS

Un rénovateur de l'Alberta paie un sous-traitant 4 000 $ CA, et la facture n'indique aucune TPS. Le sous-traitant est peut-être un petit fournisseur non inscrit. Si c'est le cas, aucune taxe n'était payable sur les travaux, donc il n'y a aucun crédit à demander. S'il devait s'inscrire, l'existence d'un crédit est une autre question. Une recherche dans le Registre sur tout numéro donné par le sous-traitant indique s'il est inscrit.

Facture d'équipement à Calgary

Un atelier de Calgary achète pour 650 $ CA d'équipement. À partir de 500 $ CA, la facture doit comporter tout ce qu'exigent les paliers inférieurs : le nom du vendeur, la date, le total, le montant de TPS et le numéro de TPS. Elle doit aussi porter le nom de l'atelier comme acheteur, une description de l'article et les modalités de paiement.

Votre situation est différente?

• Un fournisseur ou un sous-traitant refuse de remettre une facture complète, ou des crédits déjà demandés reposent sur des pièces fragiles : savoir quels crédits passés tiennent, lesquels exigent des factures corrigées et lesquels les pièces ne peuvent pas appuyer dépend des factures elles-mêmes et demande l'avis d'un professionnel : aide en tenue de livres. Pour des crédits déjà produits, voir corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite.
• L'ARC vous a écrit pour demander des factures : voir examens et vérifications de la TPS/TVH. Une réponse s'appuie sur des factures qui respectent les paliers ci-dessus; si les pièces sont fragiles, voyez aussi l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs années de factures manquent ou les livres ne concordent pas avec les déclarations : voir rattraper une tenue de livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Un sous-traitant a peut-être dépassé la limite de petit fournisseur sans s'inscrire : lisez quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Vous avez payé de la TPS/TVH avant votre inscription : voir demander la TPS/TVH payée avant l'inscription.
• Vous utilisez la méthode rapide : les crédits ne sont permis que pour les immeubles, les immobilisations comme les ordinateurs et les véhicules, et quelques cas étroits; ces règles de facture comptent donc surtout pour ces achats (ARC : RC4058). Voir la méthode rapide de la TPS/TVH.
• Vous voulez savoir quels achats donnent droit à un crédit complet, partiel ou nul : voir les dépenses sans crédit ou à crédit partiel.
• La facture vient d'un fournisseur à l'extérieur du Canada, ou la taxe est la TVQ du Québec : les factures étrangères sont traitées dans les factures de fournisseurs et d'entrepreneurs étrangers. Les règles de preuve de la TVQ sont fixées par Revenu Québec et ne sont pas traitées ici. Au Québec, Revenu Québec administre généralement aussi la TPS/TVH, et une entreprise qui s'y trouve produit ses déclarations auprès de lui (ARC : RC4022); la Loi et le règlement ci-dessus fixent quand même les documents exigés.