זיכוי מס תשומות ב-⁠⁦GST/HST⁩: מה חייבת להציג חשבונית או קבלה

מה חייבת להציג חשבונית כדי לתבוע זיכוי מס תשומות (ITC) ב-⁠⁦GST/HST⁩?

עסק הרשום ל-⁠⁦GST/HST⁩ לא רשאי לתבוע זיכוי מס תשומות (ITC) אלא אם לפני הגשת הדוח שבו הוא תובע אותו יש בידיו הוכחה מספקת לרכישה, כולל הפרטים שהתקנות קובעות (Excise Tax Act, סעיף ⁦169(4)⁩). הפרטים הנדרשים גדלים עם הסכום ששולם או שיש לשלם במסמך (התקנות, סעיף 3; CRA: זיכויי מס תשומות). הכלל זהה לעסק יחידני, לשותפות ולחברה, כל עוד הם רשומים.

הרמה נקבעת לפי הסכום במסמך, ולכן חשבונית אחת שמכסה כמה רכישות נמדדת לפי הסכום הכולל שלה. לא התקנות ולא עמוד CRA אומרים אם הסכום הזה כולל את המס. לכן במסמך שקרוב לגבול בטוח יותר להשלים את פרטי הרמה הגבוהה. הפרטים ברשימה הם רף תחתון: המבחן בחוק הוא שההוכחה מאפשרת לחשב את סכום הזיכוי.

מתי המקרה אינו פשוט:

• הספק אינו רשום, ולכן אין מספר להציג ובדרך כלל לא נגבה ⁦GST/HST⁩.
• ספק או קבלן משנה לא נותן חשבונית מלאה או לא ענה, והדוח עומד להגשה.
• המסמך היחיד הוא דף חשבון של כרטיס אשראי, או קבלה מהקופה בלי מס.
• תבעתם כבר זיכויים על סמך מסמכים חלקיים. הכלל בחוק הוא שההוכחה מוחזקת לפני הגשת הדוח, ולכן השאלה אם הזיכויים האלה יחזיקו היא שאלה של שיקול דעת: ראו את הסעיף האחרון.
• הספק נמצא מחוץ לקנדה, או שהמס הוא ה-⁠QST של קוויבק. לספקים מחוץ לקנדה ראו חשבוניות מספקים וקבלנים בחו״ל. העמוד הזה אינו קובע כללים ל-⁠QST.

אספו: חשבוניות ממוינות לפי ספק, את מספר הספק עם תאריך הבדיקה שלו, ואת תאריך החשבונית, הסכום והמס שמופיעים בכל אחת.

האם החשבונית חייבת לכלול את מספר ה-⁠⁦GST/HST⁩ של הספק, ומאיזה סכום?

כן, מרגע שהסכום במסמך מגיע ל-⁠⁦$100⁩. מתחת לסכום הזה התקנות דורשות רק את שם הספק, התאריך והסכום (התקנות, סעיף 3).

המספר הוא מספר הרישום ל-⁠⁦GST/HST⁩ שהוקצה לספק, או למתווך במכירה (עסק רשום שפועל כסוכן של הספק או לפי הסכם איתו וגורם למכירה או מאפשר אותה). גם במסמך של ⁦$500⁩ ומעלה צריך את המספר, כי הרמה העליונה כוללת את הרמות שמתחתיה.

מתחת ל-⁠⁦$100⁩ התקנות אינן דורשות את המספר, אבל CRA אומרת שבזיכויים יש לכלול רק ⁦GST/HST⁩ שגבה ספק רשום (CRA: זיכויי מס תשומות). קבלה שאין בה מס ואינה מזהה ספק רשום עלולה שלא לאפשר חישוב של סכום הזיכוי.

אם בחשבונית ⁦GST/HST⁩ ומס מכירה פרובינציאלי מופיעים כסכום משולב אחד, התקנות מקבלות זאת רק בתנאים קבועים, ובהם הצהרה שהסכום הכולל כולל את ה-⁠⁦GST/HST⁩. ספק שמציג את סכום ה-⁠⁦GST/HST⁩ בנפרד חוסך את השאלה.

איך בודקים שמספר ה-⁠⁦GST/HST⁩ של ספק אמיתי, ואיך שומרים הוכחה?

מספר שמודפס על חשבונית אינו הוכחה לרישום. ה-⁠⁦GST/HST⁩ Registry של CRA (מרשם הרשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩) הוא שירות חינמי שמאשר שהעסק שגובה מכם ⁦GST/HST⁩ אכן רשום, כדי שהזיכויים שלכם יכללו רק מס שגבו ספקים רשומים (CRA: אימות מספר חשבון ⁦GST/HST⁩).

1. קחו מהחשבונית שלושה פרטים: תשע הספרות הראשונות של מספר ה-⁠⁦GST/HST⁩, שם הספק (השם המשפטי, שם הפעילות או שם המסחר), ותאריך העסקה (התאריך בקבלה, בחשבונית או בחוזה).
2. הריצו את החיפוש ב-⁠Registry.
3. הדפיסו את מסך Search Details ושמרו אותו עם החשבונית. CRA מורה להדפיס אותו כדי שתתבעו זיכויים רק על מס שגבו ספקים רשומים.

אם בחשבונית אין מספר, CRA אומרת לפנות לספק, ואם הוא לא נותן אותו, לפנות לקו Business enquiries של CRA. אם חיפוש לא מחזיר תוצאות לפי השם שבחשבונית, CRA אומרת לפנות לבעל העסק ולברר איזה שם בדיוק מסר ל-⁠CRA. עמוד ה-⁠Registry לא אומר יותר על חיפוש שנכשל; כל עוד לא אושר שהספק רשום, הזיכוי הזה אינו מאושר. מספר QST מאמתים מול Revenu Québec, לא ב-⁠Registry של CRA.

חסר פרט או מספר בחשבונית: אפשר לתבוע עכשיו ולתקן אחר כך?

ככלל, לא. עסק רשום אינו רשאי לתבוע את הזיכוי אלא אם ההוכחה בידיו לפני שהוא מגיש את הדוח שתובע אותו (סעיף ⁦169(4)⁩). יש חריגים צרים: סעיף ⁦169(5)⁩ מאפשר לשר לפטור עסקים רשומים מדרישה בתנאים, וסעיף ⁦225(3)⁩, בהמשך, מסדיר זיכוי שכבר נתבע בלי ההוכחה. לפי סעיף ⁦169(5)⁩, מזכר המדיניות של CRA אומר שבדרך כלל היא פוטרת עסק רשום שהספרים הממוחשבים שלו קולטים את הפרטים שבשורת הספרים הממוחשבים בהמשך, יחד עם מעמד המס והשיעור של כל מכירה, כשאי אפשר להשיג את המסמך לפני ההגשה או שחסר בו פרט נדרש (⁦GST/HST⁩ Memorandum 8.4). המזכר הוא פרסום ישן ואינו חוק, והרשימה שלו כוללת את מספר הספק, ולכן מספר חסר אינו מכוסה. מעבר לזה, ההנחיות של CRA אינן מתארות הוספת פרט חסר אחרי ההגשה, ולכן פער לפני ההגשה הוא סיבה להחזיק את הזיכוי הזה בצד.

זיכוי שהוחזק בצד אפשר לתבוע בדוח מאוחר יותר כל עוד חלון התביעה פתוח (סעיף ⁦225(1)⁩). לרוב העסקים הרשומים יש ארבע שנים (סעיף ⁦225(4)⁩). חשבונית מתוקנת שמגיעה מאוחר יותר יכולה לתמוך בתביעה בתוך החלון הזה. אם החלון נסגר קודם, החוק בדרך כלל אינו מתיר את התביעה.

אם דוח שכבר הוגש כלל זיכויים על סמך מסמכים חלקיים, ההוכחה לא הייתה בידיכם בעת ההגשה. סעיף ⁦225(3)⁩ מאפשר לתבוע שוב את הסכום הזה בדוח מאוחר יותר כשהסיבה היחידה לכך שלא אושר היא חוסר בהוכחה לפי סעיף ⁦169(4)⁩, עדיין בתוך חלון התביעה שלמעלה. אם CRA עוד לא דחתה אותו, חובה לדווח לה על הטעות בכתב לא יאוחר מהגשת הדוח המאוחר, וחובה גם לשלם עד אז את הסכום ואת הריבית, אלא אם דיווחתם על כך לפחות שלושה חודשים לפני שפג הזמן של CRA להוציא שומה לתקופה המוקדמת (סעיף ⁦225(3)⁩). איך מדווחים, ראו תיקון דוח ⁦GST/HST⁩ שהוגש; אם CRA כבר כתבה לכם, ראו בדיקות וביקורות ⁦GST/HST⁩.

מה לבקש מהעסק השני כדי לתמוך בתביעה?

בקשו חשבונית מתוקנת או מלאה, לא אישור בעל פה. ספק שמבצע מכירה חייבת במס חייב למסור לכם, לפי בקשה ומיד, את הפרטים בכתב שדרושים כדי לתמוך בזיכוי (סעיף ⁦223(2)⁩). אי-מסירה של מידע נדרש עלולה לגרור קנס של ⁦$100⁩ על כל מקרה (סעיף 284). בקשו בכתב ושמרו עותק. בחשבונית צריך להופיע:

• מספר ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלו, תחת אותו שם שאתם מחפשים ב-⁠Registry.
• סכום ה-⁠⁦GST/HST⁩, או הצהרה שהסכום הכולל כולל אותו.
• תאריך החשבונית והסכום הכולל.
• מ-⁠⁦$500⁩ ומעלה: שם העסק שלכם, תיאור של מה שקניתם ותנאי התשלום.

אם הוא אומר שאינו רשום, אין מספר לבקש: ראו את הסעיף הבא.

קבלן המשנה שלי עדיין לא גובה ⁦GST/HST⁩: האם מגיע לי זיכוי כלשהו?

רק אם המס היה לתשלום. זיכוי מס תשומות הוא על מס שהגיע לתשלום מצדכם או ששילמתם (סעיף ⁦169(1)⁩). במכירות של ספק קטן שאינו רשום לא חל מס לתשלום, מלבד כמה מכירות של מקרקעין (סעיף 166), ולכן החשבונית שלו לא נותנת לכם מה לתבוע.

שני מצבים נראים דומים בחשבונית:

• קבלן המשנה הוא ספק קטן. עסק שהמכירות החייבות במס שלו נשארות בתוך גבול הספק הקטן, ⁦$30,000⁩, הנבדק על פני ארבעה רבעונים קלנדריים רצופים ובכל רבעון בנפרד, אינו חייב להירשם (סעיף ⁦240(1)⁩; CRA: מתי נרשמים). אם לא נרשם מרצונו, אין לו מספר להציג, וחיפוש ב-⁠Registry לא יאשר מספר שאינו קיים.
• קבלן המשנה היה צריך להירשם. ספק שעבר את הגבול חייב להירשם ולהתחיל לגבות. אם אחר כך הוא מחייב אתכם במס על עבודה קודמת, הזיכוי עדיין דורש חשבונית שעומדת ברמות שלמעלה, ולרוב העסקים הרשומים חלון התביעה של ארבע שנים נספר מהתקופה שאליה הזיכוי שייך, לא ממועד החשבונית המאוחרת. סעיף ⁦225(4)(c)⁩ מוסיף מועד מאוחר יותר כשהספק לא גבה את המס בתוך החלון, מודיע לכם בכתב ש-⁠CRA חייבה אותו במס, ואתם משלמים אותו (סעיף ⁦225(4)⁩). איך זה חל על עבודה מסוימת היא שאלה של שיקול דעת.

תשלומים לקבלני משנה עשויים לחייב גם טפסי ⁦T4A⁩ או ⁦T5018⁩: ראו דיווח על תשלומים לקבלני משנה. השאלה אם ספק חייב להירשם נסקרת ב-מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩.

מה עוד נדרש בחשבונית גדולה: השם שלי, תיאור, תנאי תשלום?

מ-⁠⁦$500⁩ ומעלה המסמך צריך שלושה פרטים נוספים על כל מה שנדרש ברמות הנמוכות (התקנות, סעיף 3):

• שם הקונה. השם שלכם, השם שבו העסק פועל, או שם הסוכן או הנציג המורשה שלכם. הזיכוי שייך למי שרוכש את הנכס או השירות (סעיף ⁦169(1)⁩), ולכן חשבונית שהוצאה על שם אחר מעלה את השאלה מי הקונה. ראו הוצאות עסקיות ששולמו באופן אישי.
• תיאור של כל מכירה שמספיק כדי לזהות אותה. “אספקות” אינו מספיק; “10 לוחות דיקט” מזהה את הרכישה.
• תנאי התשלום, למשל לתשלום מיידי או net 30. התקנות אינן מגדירות את הביטוי.

האם יש כללים קלים יותר לנסיעות במונית ובשירותי הסעה, לכרטיסי רכש ולספרים ממוחשבים?

כן, במקרים קבועים, ולכל אחד רשימה משלו של מה שהרישומים צריכים להציג (CRA: זיכויי מס תשומות).

רישום בתוכנה מחליף את החשבונית בתנאים שצוינו למעלה בסעיף על פרטים חסרים. בעמוד הזה מופיעות גם רשימות מצומצמות לרישומים של הסכמים חוזיים, של קצבאות או החזרים לעובד או לשותף, ושל מזומן שהוכנס למכונות שפועלות במטבעות או בשטרות; ראו אותו לרשימות האלה. נהגי מונית ושירותי הסעה מסחריים חייבים להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩ גם אם הם ספקים קטנים (CRA: מתי נרשמים).

התקנות גם מפרטות אילו מסמכים יכולים לשאת את הפרטים הנדרשים: חשבונית, קבלה, קבלה של כרטיס אשראי, הודעת חיוב (debit note), ספר או פנקס חשבונות, חוזה או הסכם בכתב, רישום ממוחשב, או מסמך אחר שעסק רשום הוציא כדין.

האם דף חשבון של בנק או של כרטיס אשראי מספיק לבדו?

לא, לא לבדו. דף חשבון מראה ששילמתם. בדרך כלל הוא לא מראה את מספר הרישום של הספק ואת המס שנגבה, והתקנות דורשות את שניהם במסמך מ-⁠⁦$100⁩ ומעלה (התקנות, סעיף 3).

מזכר המדיניות של CRA אומר שדף חשבון חודשי של כרטיס אשראי אינו תומך בזיכוי בפני עצמו וצריך לגבות אותו במסמך נוסף, כמו קבלת כרטיס או חשבונית (Memorandum 8.4). זה פרסום ישן ואינו חוק, אבל התקנות מכוונות לאותו כיוון: המבחן הוא אם המסמך נושא את המידע הנדרש ומאפשר לחשב את סכום הזיכוי (סעיף ⁦169(4)⁩). החריג של נתוני כרטיס בעמוד זיכוי מס תשומות של CRA נוגע לכרטיסי רכש, בתנאים שנקבעו בו.

תלוש כרטיס או קבלה מהקופה הם עניין אחר: התקנות מונות קבלה וקבלת כרטיס אשראי כמסמכים תומכים, וכל אחד מהם מספיק אם יש בו הפרטים של הרמה שלו (התקנות, סעיף 2). קבלה בלי מספר ספק או בלי מס, ב-⁠⁦$100⁩ ומעלה, לא מספיקה.

השתמשו בדף החשבון כדי למצוא מה שילמתם ומתי, ואז בקשו מהספק חשבונית. להוצאה שאין עליה שום קבלה ראו הוצאות עסקיות בלי קבלות. להוכחה לצורכי מס הכנסה ראו דרישות הקבלות של CRA.

כמה זמן שומרים את המסמכים, ועד מתי אפשר לתבוע זיכוי שפספסתי?

בדרך כלל שומרים רישומי ⁦GST/HST⁩, כולל חשבוניות רכישה, 6 שנים מסוף השנה שאליה הם שייכים. כדי להשמיד אותם מוקדם יותר צריך לשלוח בקשה בכתב למשרד שירותי המס ולחכות לאישור. CRA רשאית לבקש מכם לשמור חשבוניות זמן ארוך יותר (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩ שיש לשמור).

בהגשה אלקטרונית לא שולחים את הקבלות, אבל חייבים להחזיק אותן (אותו עמוד). על סריקות ראו קבלות סרוקות עבור CRA, ועל שעון השמירה ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

לזיכוי שפוספס יש לרוב העסקים הרשומים ארבע שנים: התביעה חייבת להופיע בדוח שמוגש עד מועד ההגשה של תקופת הדיווח האחרונה שמסתיימת בתוך הזמן הזה מהתקופה שאליה הזיכוי שייך. למוסדות פיננסיים רשומים ולכמה עסקים גדולים מאוד יש במקום זאת שנתיים, שנספרות מסוף שנת הכספים שכוללת את התקופה, עם חריגים (סעיף ⁦225(4)⁩ ו-⁠⁦(4.1)⁩). אחרי שהחלון נסגר החוק בדרך כלל אינו מתיר את התביעה, למעט חריגים צרים כמו סעיף ⁦225(4)(c)⁩, שתואר למעלה. שלבי ההגשה מופיעים ב-הגשת ⁦GST/HST⁩ וזיכויי מס תשומות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים קנדיים.

קבלה באונטריו בלי מספר ספק

עסק באונטריו הרשום ל-⁠HST מקבל קבלה על רכישה בסכום כולל של ⁦C$450⁩, כולל HST. בקבלה מופיעים רק שם המוכר, התאריך והסכום. בטווח של ⁦C$100⁩ עד פחות מ-⁠⁦C$500⁩ המסמך צריך לכלול גם את מספר הרישום של המוכר, ואת סכום ה-⁠HST או הצהרה, עם השיעור, שהסכום הכולל כולל אותו. הקונה מחזיק את הזיכוי הזה עד שמגיעה קבלה מתוקנת, בודק את המספר ב-⁠Registry, ותובע בדוח שמוגש עכשיו אם הקבלה מגיעה בזמן, ובדוח מאוחר יותר אם לא.

קבלן משנה באלברטה בלי GST

שיפוצניק באלברטה משלם לקבלן משנה ⁦C$4,000⁩, ובחשבונית אין GST. ייתכן שקבלן המשנה הוא ספק קטן שלא נרשם. אם כך, לא חל מס על העבודה, ולכן אין זיכוי לתבוע. אם הוא היה חייב להירשם, השאלה אם קיים זיכוי היא שאלה נפרדת. חיפוש ב-⁠Registry לפי כל מספר שקבלן המשנה נותן יראה אם הוא רשום.

חשבונית ציוד בקלגרי

חנות בקלגרי קונה ציוד ב-⁦C$650⁩. ב-⁠⁦C$500⁩ ומעלה החשבונית צריכה לכלול את כל פרטי הרמות הנמוכות: שם המוכר, תאריך, סכום, סכום ה-⁠GST ומספר ה-⁠GST. היא צריכה לכלול גם את שם החנות עצמה כקונה, תיאור הפריט ותנאי התשלום.

המצב שלכם שונה?

• ספק או קבלן משנה לא נותן חשבונית מלאה, או שזיכויים שתבעתם כבר נשענים על מסמכים חלשים: אילו זיכויים מהעבר יחזיקו, אילו דורשים חשבוניות מתוקנות ואילו המסמכים לא יכולים לתמוך בהם, תלוי בחשבוניות עצמן ודורש קריאה של איש מקצוע: עזרה בהנהלת חשבונות. לזיכויים שכבר הוגשו ראו תיקון דוח ⁦GST/HST⁩ שהוגש.
• CRA כתבה לכם ומבקשת חשבוניות: ראו בדיקות וביקורות ⁦GST/HST⁩. תשובה נשענת על חשבוניות שעומדות ברמות שלמעלה, ולכן אם המסמכים חלשים ראו גם עזרה בהנהלת חשבונות.
• חסרות חשבוניות של כמה שנים, או שהספרים לא מתיישבים עם הדוחות: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור ו-עזרה בהנהלת חשבונות.
• ייתכן שקבלן משנה עבר את גבול הספק הקטן בלי להירשם: קראו מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩.
• שילמתם ⁦GST/HST⁩ לפני שנרשמתם: ראו תביעת ⁦GST/HST⁩ ששולם לפני הרישום.
• אתם משתמשים בשיטה המהירה (Quick Method): מותר לתבוע זיכויים רק על מקרקעין, על נכסי הון כמו מחשבים ורכבים, ועל כמה מקרים צרים, ולכן כללי החשבונית האלה חשובים בעיקר לרכישות אלה (CRA: ⁦RC4058⁩). ראו השיטה המהירה ל-⁠⁦GST/HST⁩.
• אתם רוצים לדעת אילו רכישות מזכות בזיכוי מלא, חלקי או בלי זיכוי: ראו הוצאות בלי זיכוי או עם זיכוי חלקי.
• החשבונית מספק מחוץ לקנדה, או שהמס הוא ה-⁠QST של קוויבק: חשבוניות מחו״ל מופיעות ב-חשבוניות מספקים וקבלנים בחו״ל. כללי ההוכחה של QST נקבעים על ידי Revenu Québec ואינם נסקרים כאן. בקוויבק Revenu Québec מנהלת בדרך כלל גם את ה-⁠⁦GST/HST⁩, ועסק שנמצא שם מגיש אליה (CRA: ⁦RC4022⁩); החוק והתקנות שלמעלה עדיין קובעים את המסמכים.