Kanada'da Bordro Yevmiye Kaydı: CPP, EI, Vergi ve CRA Aktarımı

Kanada'da bordro yevmiye kaydında neler yer alır?

Her bordro ödemesini (pay run) iki kayıt olarak işleyin. 1. kayıt çalışanın ücretidir: brüt ücret giderdir ve ondan kesilen CPP, EI ve gelir vergisi CRA'ya borçlu olduğunuz paradır. 2. kayıt işverenin kendi CPP ve EI payıdır: bir gider daha ve borçlu olunan bir para daha. CRA, işverenin ücretten kesilecek CPP katkılarını, EI primlerini ve gelir vergisini hesaplaması ve ayrıca kendi CPP ve EI payını da hesaplaması gerektiğini söyler.

İki kural hesapları dürüst tutar:

• Çalışandan kesilen tutar bir yükümlülüktür, gider değildir. Ücret gideri onu zaten içerir.
• İşveren payı bir giderdir ve aktarılana kadar bir yükümlülüktür.

Ödenecek hesap, borçlu olduğunuz ve henüz ödemediğiniz paradır. Aşağıdaki tablolarda borç sol sütun, alacak sağ sütundur.

Net ücret, ödeme gününde bankadan çıkan tek kısımdır. CRA'ya ödeme daha sonra, tek bir aktarımla yapılır.

CRA, kestiğiniz her tutarın hükümet adına emanette tutulduğunu söyler. Bir şirket bunu aktarmazsa o dönemdeki yönetim kurulu üyeleri şirketle birlikte şahsen sorumlu olabilir (Income Tax Act, s. 227.1; CPP ve EI aynı kuralı izler) ve bir yönetim kurulu üyesine karşı dava, yönetim kurulu üyesinin son kez görevden ayrılmasından iki yıl sonra geçtikten sonra açılamaz. Bkz. geç bordro aktarımı.

Bir bordro ödemesi şu hallerde basit değildir: ilk bordronuzsa, ödenecek bordro hesaplarınız CRA'nın hesabınız için gösterdiğiyle uyuşmuyorsa, muhasebeciniz T2'den önce bordronun aktarımlar ve T4'lerle eşleştirilmesini istiyorsa, bir aktarım atlanmışsa, bir çalışan Québec'te çalışıyorsa veya tek çalışan sahipse. Defterler ile CRA uyuşmuyorsa bir bordro ödemesi daha işlemek sorunu çözmez: her dönem, ücret kayıtlarından CRA hesabına kadar izlenmelidir. Her ödeme için maaş bordrolarını veya bordro kayıt defterini, aktarım makbuzlarını veya banka borç kayıtlarını, CRA bordro ekstrelerini ve T4 belgelerini ve özetini toplayın.

İşveren neler ekler: CPP ve EI?

İşveren, çalışandan kesilen CPP'ye eşit tutarda CPP öder ve çalışanın EI priminin 1,4 katı kadar EI öder. İşverenler Rehberi, işverenin kestiği CPP'ye eşit tutarda ve kestiği EI primlerinin 1,4 katı kadar katkı yapması gerektiğini söyler; EI katsayısı kısa süreli engellilik planı kapsamında daha düşük olabilir. EI sayfası her iki tutarın toplamının aktarılmasını söyler.

Kaynaklar: CPP, CPP2 ve EI. Yıllık azami tutara ulaşıldığında kesintiler o yıl için durur.

Her çalışanda her satır bulunmaz. İşverenler Rehberi uyarınca CPP; 18 yaşından küçük bir çalışandan, çalışanın 70 yaşına girdiği aydan sonra, Form CPT30'u size vermiş 65–69 yaşındaki bir çalışandan veya CPP kapsamında engelli sayılan bir çalışandan kesilmez. Bir şirketin oy hakkı veren hisselerinde %40 sınırını aşan oy hakkını kontrol eden kişi sigortalı istihdamda değildir ve ilişkili bir kişinin işi de olmayabilir (Employment Insurance Act, s. 5); dolayısıyla EI yoktur. O kişi için bu satırları kayıttan çıkarın. Sahibin kendi ücreti için bkz. yalnızca sahibin olduğu bordro; eş veya çocuk için bkz. aile üyelerine ücret ödeme.

Tek bir bordro ödemesi için bordro yevmiye kaydı neye benzer?

Net ücret, brüt ücretten üç kesintinin ve ücret bordrosundaki yan hak primi, sendika aidatı veya haciz gibi diğer kesintilerin çıkarılmasıyla bulunur. Bu tablo yalnızca CRA aktarımının kapsadığı üçünü gösterir; her diğer kesinti için ayrı bir ödenecek hesap açın ve üçüncü tarafa ödeme yapıldığında kapatın. Tatil ücreti brüt ücretin parçasıdır. Hesap adları muhasebe uygulamasıdır; önemli olan CPP, EI ve gelir vergisinin her birinin kendi ödenecek hesabına sahip olmasıdır; böylece her biri CRA'nın T4 Özeti'ndeki bir satırla eşleşir.

Bunu sizin yerinize işleyen bordro yazılımı, kendisiyle eşlediğiniz hesapları kullanır. İlk bordro ödemesinden önce bu eşlemeyi tabloyla karşılaştırın. Çalışanın kesintileri için asla ikinci kez gider borçlandırmayın.

CRA'ya yapılan aktarımı nasıl kaydederim?

Aktarımı ödenecek hesaplara karşı bir ödeme olarak kaydedin: ödenecek CPP, ödenecek EI ve ödenecek gelir vergisini borçlandırın, bankayı alacaklandırın. Burada gider kaydedilmez; çünkü her iki gider de bordro ödemesinde kaydedilmiştir.

Bir bordro hizmeti ücreti ve CRA tutarlarını bankanızdan çekiyorsa kaydı banka satırlarından değil, onun bordro ödemesi raporundan işleyin. Hizmete yapılan bir banka borcu, CRA'ya ödeme yapıldığının kanıtı değildir; ödemeyi CRA hesabınızdan doğrulayın.

Tek ödeme iki payı ve kesilen vergiyi kapsar. PD7A makbuzunda ödenen tutar, işveren ve çalışan payları dahil toplam CPP ve EI ile gelir vergisidir. CRA bir ödemeyi nasıl yapıldığına göre tarihler: çevrimiçi veya telefonla bankacılıkta banka CRA'yı alacaklandırdığı tarih, banka gişesinde makbuza basılan tarih veya postayla ödemede CRA'nın ödemeyi aldığı tarih. Kaydı banka ödemenizin tarihine göre tarihleyin ve CRA'nın farklı bir güne düşebilen kaydıyla karşılaştırın.

Üç şeyi bordro ödenecek hesaplarının dışında tutun:

• Faiz ve cezalar. Bunları kendi hesaplarında kaydedin; bkz. CRA yeniden tarhiyatları ve cezaları.
• CRA tarhiyatına yapılan ödeme. CRA, bunu kaynakta kesintilerinizden ayrı tutmanızı söyler.
• Aktarım hatası. İşverenler Rehberi uyarınca, eksik tutarı mümkün olan en kısa sürede aktarın; fazla aktardıysanız bir sonraki aktarımınızı fazla ödeme kadar azaltın. Fazla aktarım, o sonraki daha küçük aktarıma kadar ödenecek hesapta borç bakiyesi bırakır.

Hesabın nasıl açılacağı ve ödemenin nasıl yapılacağı için bkz. bordro yürütme.

PD7A nedir ve muhasebe yazılımımdan çalıştırabilir miyim?

PD7A, cari kaynakta kesintiler için CRA'nın hesap ekstresidir ve bir aktarım makbuzu içerir. Bu bir CRA belgesidir; muhasebe veya bordro yazılımınızın ürettiği bir rapor değildir. CRA bunu düzenli ve üç aylık aktarıcılar için, hızlandırılmış aktarıcılar için PD7A(TM) ile birlikte listeler.

İşverenler Rehberi uyarınca ekstre kısmı hesap numarasını, düzenlenme tarihini ve yıl için aktarım hesabı bakiyesini gösterir. Hesap özeti, son ekstreden bu yana işlenen işlemleri listeler. CRA, elektronik ortamda arka arkaya altı veya daha fazla aktarım ödediğinizde kâğıt PD7A göndermeyi bırakır; aynı bilgi My Business Account'ta “View account transactions” ve “View account balance” altında bulunur.

Yazılım kendi bordro özetini veya yükümlülük raporunu yazdırabilir. Aktarımı hazırlamak için kullanın, sonra CRA'nın ekstresiyle karşılaştırın.

Aktarımın vadesi ne zaman ve yükümlülük bakiyesini nasıl değiştirir?

Vade tarihi aktarım türüne bağlıdır ve ödemeler arasında ödenecek hesaplarda ne kadar tutarın kaldığını belirler. CRA vade tarihleri şöyledir:

Hafta sonuna veya CRA tatiline denk gelen bir vade, CRA ödemeyi sonraki iş gününde veya daha önce aldıysa ya da bir Kanada finans kuruluşu o tarihte veya daha önce işleme aldıysa karşılanmış sayılır. Üç aylık aktarım küçük bir bordro ve kusursuz bir uyum geçmişi gerektirir; ölçütler CRA'nın ne zaman aktarılır sayfasındadır.

CRA aktarım türünüzü genellikle iki takvim yılı öncesindeki ortalama aylık kesintiye göre belirler; bu yüzden bordro büyüdükçe değişebilir. Kendi türünüzü tahmin etmek yerine CRA hesabınızdan doğrulayın. Aralık sonunda ödenip 15 Ocak'ta aktarılan ücret, yıl sonunda yine bir Aralık ödenecek hesabıdır. Vade tarihini geçmiş bir ödenecek hesap bir uyarı işaretidir; geç aktarım için bkz. geç bordro aktarımı.

Hangi bordro maliyetleri federal kaydın dışında kalır?

Eyalet bordro vergileri ve işçi tazminatı ayrı gider satırlarıdır; eyalete borçlanılır ve CRA aktarımının parçası değildir. Her birine kendi gider ve ödenecek hesabını verin.

Bu sayfa yalnızca Ontario ve British Columbia'yı kapsar. Manitoba ve Newfoundland and Labrador da işverenlere bordro vergisi uygular, Northwest Territories ise çalışanlardan alınan bir bordro vergisi uygular. Kendi eyaletinizi veya bölgenizi kontrol edin.

Defterleri CRA bordro hesabı ve T4 toplamlarıyla nasıl eşleştiririm?

Defterleri iki kez eşleştirin: her ay CRA'nın hesabıyla, her yıl T4 Özeti ile.

Her ay, defterlerdeki her aktarımı CRA'nın işlenmiş işlemleriyle karşılaştırın. Üç ödenecek hesapta kalan tutar yalnızca henüz vadesi gelmemiş bordro ödemelerinin kesintileri olmalıdır. Vade tarihinden hemen sonra, bu ödemeler dışında sıfır olmalıdır.

Yıl sonunda T4 Özeti satırları ödenecek hesaplarla eşleşir:

Satır 80 eksi satır 82 farktır. CRA genellikle $2 veya daha küçük bir fark için ücret almaz ya da iade yapmaz. Kutu 14, kesintilerden önceki gelirdir ve ücret kayıt defterindeki ücret satırlarından fazlasını içerebilir; bu yüzden defterlerdeki brüt ücret ondan farklı olabilir. T4 ayrıca ücreti ödendiği yılda sayar: CRA'nın T4 rehberi, gelirin ne zaman kazanıldığına bakılmaksızın ödendiği yıl için bildirildiğini söyler. Aralıkta kazanılıp Ocak'ta ödenen ücretler, tahakkuk esaslı defterlerde Aralık gideridir ancak gelecek yılın T4'üne aittir; bu yüzden T4 toplamlarını yıllık gider ile değil, ödeme tarihi toplamlarıyla karşılaştırın.

Defterler eşleşmediğinde bunlardan birini arayın:

T4 belgesinin kendisi için bkz. bir çalışana hangi belge verilir. T2'den önceki yıl sonu temizliği için bkz. bir şirket için yıl sonu kontrol listesi.

Québec'te ne değişir?

İstihdam eyaleti Québec olan bir çalışan için kayıt farklı satırlara ve iki idareye sahiptir. CRA, CPP yerine QPP, Québec oranında EI, QPIP primleri ve Revenu Québec'e aktarılan Québec gelir vergisi kesmenizi söyler. Québec EI oranı %1,30, başka yerlerde ise %1,63 olarak uygulanır. Québec gelir vergisi T4'e değil, RL-1'e yazılır.

Québec'te bir iş yerinin bulunması, CRA'ya ek olarak Revenu Québec'e de aktarım yapmak anlamına gelebilir. Ödenecek hesaplar, aktarımlar ve yıl sonu eşleştirmesi bu durumda iki idare arasında bölünür; bu yüzden yukarıdaki tablo olduğu gibi geçerli olmaz.

Örnek

Bu örnekler Kanada dolarıyla verilmiştir ve rakamlar yalnızca gösterim için tam dolara yuvarlanmıştır. Gerçek kesintiler her ödeme dönemi için bordro hesaplamanızdan gelir.

Ontario şirketi, bir çalışan, bir ay

Bir çalışan brüt C$5.000 kazanır. Kesilen: CPP C$280, EI C$82, gelir vergisi C$800; net ücret C$3.838 olur. İşveren CPP C$280 ve EI C$114 ekler (yuvarlanmamış çalışan primi C$81,50'nin 1,4 katı C$114,10'dur).

Ödenecek hesaplar C$560, C$196 ve C$800'e ulaşır ve C$1.556 tutarındaki aktarım üçünü de kapatır. Bordro şirkete C$5.394'e mal olur. Bu örnekte bordro Ontario muafiyetinin çok altındadır; bu yüzden işveren sağlık vergisi kaydedilmez.

British Columbia'da yarı zamanlı yardımcısı olan şahıs işletmesi sahibi

Bir yardımcıya ayda C$1.000 ödenir. Her ay CPP C$42 ve EI C$16 kesilir (C$1.000'in %1,63'ü C$16,30'dur). Bu kadar düşük bir ücretten temel TD1 talebiyle az gelir vergisi kesilir ya da hiç kesilmez; burada yardımcı TD1'de her ödemeden C$40 ek vergi kesilmesini istemiştir. İşveren CPP C$42 ve EI C$23 ekler (C$16,30'un 1,4 katı C$22,82'dir). Her ay ödenecek hesaplara C$163 ekler. İşletme üç aylık aktarıcıdır; bu yüzden Ocak–Mart dönemi için 15 Nisan'a kadar hiçbir şey ödenmez.

C$489 tutarındaki aktarım CPP C$252, EI C$117 ve vergi C$120 olarak bölünür. Bu ödemeden sonra kalan bir bakiye, yanlış kaydedilmiş bir şeye veya zamanlama farkına işaret eder; CRA'nın kaydıyla karşılaştırın. Bu örnekte yardımcının ücreti B.C. muafiyetinin çok altındadır; bu yüzden işveren sağlık vergisi kaydedilmez.

Ödenecek CPP'de C$1.100 fazla

Bir şirket ayda bir ödeme yapar, aylık aktarım yapar ve ilk bordro ödemesi Ocak'ta olmuştur. Her bordro ödemesi ödenecek CPP'yi C$100 alacaklandırır (çalışandan C$50, işverenden C$50). 31 Aralık'a kadar yapılan on bir aktarımın her biri ödenecek CPP yerine bordro giderine kodlanmıştır. Yıl sonunda ödenecek CPP C$1.200 gösterir, ancak yalnızca Aralık'ın C$100'ü hâlâ borçludur; bu yüzden ödenecek hesap ve gider C$1.100 fazladır.

Bu örnekte düzeltme, cari yılda tek bir kayıttır: ödenecek CPP'yi C$1.100 borçlandırın ve bordro giderini C$1.100 alacaklandırın. Bundan sonra aktarımı ödenecek hesaba karşı kodlayın. Hata zaten verilmiş bir yıldaysa, cari yılın bordro giderini alacaklandırmayın. O yılın gideri iki kez sayılmıştır; bu yüzden vergilendirilebilir geliri çok düşük kalmıştır ve beyannamesi için bir değişiklik talebi gerekebilir; bkz. geçen yılın mali tablolarını düzeltme.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bordro yükümlülükleriniz CRA'nın bakiyesiyle uyuşmuyor veya defterler ile T4 toplamları farklı: hangi bordro ödemelerinin ve aktarımların farklı olduğunu bulmak, ceza veya faiz uygulanıp uygulanmadığını belirlemek ve kaydı her dönemde eşleşecek şekilde kurmak, CRA hesabını, ücret kayıtlarını ve defterleri yan yana koymayı gerektirir. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Muhasebeciniz T2'den önce bordronun aktarımlar ve T4'lerle mutabakatını istiyor: yıl sonu kontrol listesini kullanın ve rakamlar mutabık olmuyorsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• İlk bordronuz veya yazılımın hesap eşlemesinin yukarıdaki tabloyla uyuştuğundan emin değilsiniz: yanlış bir eşleme her ödemeyi yanlış işler. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Önceki bordro ödemeleri veya yıllar için bordro hiç kaydedilmedi ya da hata zaten verilmiş bir yılda: ödenecek hesaplar ve CRA bakiyesi ikisi de yanlış olabilir; bir düzeltme o yılın tablolarını değiştirir ve o yıl için verilen beyannameyi de değiştirebilir. Bkz. geçen yılın mali tablolarını düzeltme veya muhasebe kayıtları desteği.
• Bir aktarım atlandı veya geç yapıldı: bkz. geç bordro aktarımı ve herhangi bir cezayı CRA yeniden tarhiyatları ve cezaları rehberindeki gibi kaydedin.
• Bir bordro bildirimi veya incelemesi aldınız: bkz. bordro denetimleri ve çalışan statüsü kararları.
• Şahıs işletmesi sahibi veya ortaksınız: CRA, size veya ortaklarınıza ödenen maaşların ya da çekimlerin indirilemeyeceğini söyler; bu yüzden kendi çekimleriniz bordrodan geçmez; bkz. şahıs işletmesi sahibinin çekimleri.
• Tek çalışan sizsiniz: bkz. yalnızca sahibin olduğu bordro; maaş yerine temettü için bkz. temettülerin kaydedilmesi.
• Bir çalışan Québec'te çalışıyor: kayıt farklıdır; bunu muhasebe kayıtları desteği ile görüşün.
• Ayrıca bir ABD işletmeniz var: bkz. ABD'de bordro yevmiye kayıtları.