Lançamento contábil da folha de pagamento no Canadá: CPP e EI

O que entra em um lançamento contábil da folha de pagamento no Canadá?

Lance cada folha em dois lançamentos. O lançamento 1 é o pagamento do empregado: o salário bruto é a despesa, e o CPP, o EI e o imposto de renda descontados dele são dinheiro que você deve à CRA. O lançamento 2 é o CPP e o EI do próprio empregador: outra despesa e mais dinheiro a pagar. A CRA diz que o empregador deve calcular as contribuições ao CPP, os prêmios do EI e o imposto de renda a descontar do pagamento, e também calcular a sua própria parte do CPP e do EI.

Duas regras mantêm as contas corretas:

• O que é retido do empregado é um passivo, não uma despesa. A despesa com salários já o contém.
• A parte do empregador é uma despesa e, até ser recolhida, um passivo.

Um valor a pagar é dinheiro que você deve e ainda não pagou. Nas tabelas abaixo, o débito é a coluna da esquerda e o crédito a da direita.

O salário líquido é a única parte que sai do banco no dia do pagamento. A CRA é paga depois, em um único recolhimento.

A CRA diz que todo valor que você desconta é mantido em fideicomisso para o governo. Se uma corporação não o recolhe, os administradores da época podem responder pessoalmente junto com ela (Income Tax Act, seção 227.1; o CPP e o EI seguem a mesma regra), e nenhuma ação contra um administrador pode começar depois de dois anos após a última vez em que a pessoa deixou de ser administradora. Veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.

Uma folha deixa de ser simples quando é a sua primeira, quando as contas a pagar da folha não batem com o que a CRA mostra para a sua conta, quando o contador quer a folha conciliada com os recolhimentos e os T4 antes da T2, quando um recolhimento foi perdido, quando um empregado trabalha em Quebec ou quando o único empregado é o proprietário. Se a escrituração e a CRA discordam, lançar mais uma folha não resolve: cada período precisa ser rastreado desde os registros de pagamento até a conta da CRA. Reúna os demonstrativos de pagamento ou o registro da folha de cada período, os recibos de recolhimento ou débitos bancários, os extratos de folha da CRA e os informes T4 e o Summary.

O que o empregador acrescenta: CPP e EI?

O empregador paga um CPP igual ao CPP descontado do empregado e um EI de 1,4 vez o prêmio de EI do empregado. O Guia do empregador diz que o empregador deve contribuir com um valor igual ao CPP que desconta e com 1,4 vez os prêmios de EI que desconta; o múltiplo do EI pode ser menor em um plano de invalidez de curto prazo. A página do EI diz para recolher o total dos dois valores.

Fontes: CPP, CPP2 e EI. Os descontos param no ano quando o máximo anual é atingido.

Nem todo empregado tem todas as linhas. Segundo o Guia do empregador, o CPP não é descontado de empregado com menos de 18 anos, depois do mês em que o empregado faz 70 anos, de quem tem de 65 a 69 anos e entregou a você o Form CPT30, nem de quem é considerado incapacitado pelo CPP. Quem controla mais de 40% das ações com direito a voto de uma corporação não está em emprego segurável, e o emprego de uma pessoa relacionada também pode não estar (Employment Insurance Act, seção 5), então não há EI. Deixe essas linhas fora do lançamento dessa pessoa. Para o pagamento do próprio proprietário, veja folha de pagamento só do proprietário; para cônjuge ou filho, veja pagar familiares.

Como é um lançamento contábil da folha de pagamento de um período?

O salário líquido é o salário bruto menos as três retenções e qualquer outro desconto do demonstrativo de pagamento, como prêmio de benefício, mensalidade sindical ou penhora. Esta tabela mostra apenas os três que o recolhimento à CRA cobre; dê a cada outro desconto uma conta a pagar própria, baixada quando você pagar o terceiro. O pagamento de férias faz parte do salário bruto. Os nomes das contas são prática de escrituração; o que importa é que o CPP, o EI e o imposto de renda tenham cada um a sua conta a pagar, para que cada um se concilie com uma linha do T4 Summary da CRA.

O software de folha que faz esse lançamento por você usa as contas que você mapeou nele. Confira esse mapeamento com a tabela antes da primeira folha. Nunca debite a despesa de novo pelas retenções do empregado.

Como registro o recolhimento à CRA?

Registre o recolhimento como um pagamento contra as contas a pagar: debite CPP a pagar, EI a pagar e imposto de renda a pagar, e credite o banco. Nenhuma despesa é lançada aqui, porque as duas despesas foram lançadas na folha.

Se um serviço de folha de pagamento debita do seu banco o salário e os valores da CRA, lance a partir do relatório da folha dele, não das linhas do banco. Um débito bancário para o serviço não prova que a CRA foi paga; confirme o pagamento na sua conta da CRA.

Um pagamento cobre as duas partes mais o imposto retido. No comprovante do PD7A, o valor pago é o total do CPP e do EI, das partes do empregador e do empregado, e do imposto de renda. A CRA data o pagamento conforme a forma de pagar: a data em que o banco credita a CRA no caso de banco online ou por telefone, a data carimbada no comprovante no guichê do banco, ou a data em que a CRA recebe um pagamento pelo correio. Date o lançamento pelo pagamento no seu banco e compare com o lançamento da CRA, que pode cair em outro dia.

Mantenha três coisas fora das contas a pagar da folha:

• Juros e multas. Lance-os em contas próprias; veja novos lançamentos e multas da CRA.
• Um pagamento de um lançamento da CRA. A CRA diz para mantê-lo separado dos seus descontos na fonte.
• Um erro de recolhimento. Segundo o Guia do empregador, recolha a diferença a menos o mais rápido possível; se recolheu a mais, reduza o próximo recolhimento pelo valor pago a mais. Um recolhimento a mais deixa saldo devedor na conta a pagar até esse próximo recolhimento, menor.

Para abrir a conta e pagar, veja processar a folha de pagamento.

O que é o PD7A e posso emiti-lo pelo meu software de contabilidade?

O PD7A é o extrato da CRA da conta de descontos na fonte do período, com um comprovante de recolhimento. É um documento da CRA, não um relatório que o seu software de contabilidade ou de folha produz. A CRA o lista para recolhedores regulares e trimestrais, com um PD7A(TM) para recolhedores acelerados.

Segundo o Guia do empregador, a parte do extrato mostra o número da conta, a data de emissão e o saldo da conta de recolhimentos do ano. O resumo da conta lista as transações lançadas desde o último extrato. A CRA deixa de enviar o PD7A em papel quando você pagou eletronicamente seis recolhimentos consecutivos ou mais; as mesmas informações estão no My Business Account em “View account transactions” e “View account balance”.

O software pode imprimir o próprio resumo da folha ou relatório de obrigações. Use-o para preparar o recolhimento e depois compare com o extrato da CRA.

Quando vence o recolhimento e como ele muda o saldo da obrigação?

A data de vencimento depende do tipo de recolhedor e decide quanto fica nas contas a pagar entre os pagamentos. Os vencimentos da CRA são:

Um vencimento em fim de semana ou feriado da CRA é cumprido se a CRA receber o pagamento, ou uma instituição financeira canadense o processar, até o próximo dia útil. O recolhimento trimestral exige uma folha pequena e um histórico de conformidade perfeito; os testes estão na página de quando recolher da CRA.

A CRA define o seu tipo de recolhedor, em geral a partir da retenção mensal média de dois anos-calendário antes, então ele pode mudar conforme a folha cresce. Confirme o seu na conta da CRA em vez de estimar. Um pagamento feito no fim de dezembro e recolhido em 15 de janeiro continua sendo uma conta a pagar de dezembro no fim do ano. Uma conta a pagar mais antiga que o vencimento é um sinal de alerta; para um recolhimento atrasado, veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.

Quais custos da folha ficam fora do lançamento federal?

Os impostos provinciais sobre a folha e o seguro contra acidentes de trabalho (workers' compensation) são linhas de despesa separadas, devidas à província e fora do recolhimento à CRA. Dê a cada um sua própria conta de despesa e de contas a pagar.

Esta página trata apenas de Ontário e da Colúmbia Britânica. Manitoba e Terra Nova e Labrador também têm um imposto sobre a folha cobrado dos empregadores, e os Territórios do Noroeste têm um cobrado dos empregados. Consulte a sua província ou território.

Como concilio a escrituração com a conta de folha da CRA e os totais dos T4?

Concilie duas vezes: todo mês com a conta da CRA e todo ano com o T4 Summary.

Todo mês, compare cada recolhimento da escrituração com as transações lançadas pela CRA. O que sobra nas três contas a pagar deve ser apenas os descontos das folhas ainda não vencidas. Logo depois de um vencimento, elas devem estar zeradas, exceto por essas folhas.

No fim do ano, as linhas do T4 Summary correspondem às contas a pagar:

A linha 80 menos a linha 82 é a diferença. Em geral, a CRA não cobra nem restitui uma diferença de $2 ou menos. A caixa 14 é a renda antes dos descontos e pode incluir mais do que as linhas de salário do registro da folha, então o salário bruto da escrituração pode diferir dela. O T4 também conta o pagamento no ano em que ele é feito: o guia do T4 da CRA diz que a renda é informada no ano em que é paga, independentemente de quando foi ganha. Salários ganhos em dezembro e pagos em janeiro são despesa de dezembro na escrituração por competência, mas pertencem ao T4 do ano seguinte, então compare os totais do T4 com os totais por data de pagamento, não com a despesa do ano.

Quando a escrituração não concilia, procure uma destas causas:

Para o informe T4 em si, veja qual informe entregar a um trabalhador. Para a arrumação de fim de ano antes da T2, veja a lista de fechamento do ano de uma corporação.

O que muda em Quebec?

Para um empregado cuja província de emprego é Quebec, o lançamento tem linhas diferentes e dois órgãos. A CRA diz para descontar o QPP em vez do CPP, o EI na alíquota de Quebec, os prêmios do QPIP e o imposto de renda de Quebec recolhido à Revenu Québec. A alíquota de EI de Quebec é 1,30%, contra 1,63% nas outras províncias. O imposto de renda de Quebec vai no RL-1, não no T4.

Um estabelecimento em Quebec também pode significar recolher à Revenu Québec além da CRA. As contas a pagar, os recolhimentos e a conciliação de fim de ano passam então a se dividir entre dois órgãos, e a tabela acima não vale como está.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses e valores arredondados para dólares inteiros, apenas como ilustração. Os descontos reais vêm do cálculo da folha de cada período.

Corporação de Ontário, um empregado, um mês

Um empregado ganha C$5.000 brutos. Retidos: CPP C$280, EI C$82, imposto de renda C$800, e o salário líquido é de C$3.838. O empregador acrescenta CPP de C$280 e EI de C$114 (1,4 vez o prêmio do empregado sem arredondamento, C$81,50, dá C$114,10).

As contas a pagar chegam a C$560, C$196 e C$800, e o recolhimento de C$1.556 quita as três. A folha custa à corporação C$5.394. Neste exemplo a folha fica bem abaixo da isenção de Ontário, então nenhum employer health tax é lançado.

Empresário individual da Colúmbia Britânica com um ajudante em meio período

Um ajudante recebe C$1.000 por mês. Cada mês retém CPP de C$42 e EI de C$16 (1,63% de C$1.000 é C$16,30). Um pagamento tão baixo teria pouco ou nenhum imposto de renda retido com uma declaração TD1 básica; aqui o ajudante pediu no TD1 C$40 de imposto adicional em cada pagamento. O empregador acrescenta CPP de C$42 e EI de C$23 (1,4 vez C$16,30 é C$22,82). Cada mês soma C$163 às contas a pagar. A empresa é uma recolhedora trimestral, então nada é pago até 15 de abril, referente a janeiro a março.

O recolhimento de C$489 se divide em CPP de C$252, EI de C$117 e imposto de C$120. Um saldo que sobre depois desse pagamento indica algo lançado errado ou uma diferença de prazo; compare com o lançamento da CRA. Neste exemplo o pagamento do ajudante fica bem abaixo da isenção da Colúmbia Britânica, então nenhum employer health tax é lançado.

C$1.100 a mais em CPP a pagar

Uma corporação paga uma vez por mês e recolhe todo mês, e sua primeira folha foi em janeiro. Cada folha credita C$100 em CPP a pagar (C$50 do empregado, C$50 do empregador). Cada um dos onze recolhimentos feitos até 31 de dezembro foi lançado como despesa de folha, e não como CPP a pagar. No fim do ano, o CPP a pagar mostra C$1.200, mas só os C$100 de dezembro ainda são devidos, então a conta a pagar e a despesa estão cada uma C$1.100 acima do correto.

Neste exemplo a correção é um lançamento no ano corrente: debite CPP a pagar em C$1.100 e credite a despesa de folha em C$1.100. Daí em diante, lance o recolhimento contra a conta a pagar. Se o erro está em um ano já entregue, não credite a despesa de folha do ano corrente. A despesa daquele ano foi contada duas vezes, então a renda tributável dele ficou baixa demais e a declaração pode precisar de um pedido de alteração; veja corrigir as demonstrações financeiras do ano passado.

E no seu caso?

• As obrigações da sua folha não batem com o saldo da CRA, ou a escrituração e os totais dos T4 diferem: descobrir quais folhas e recolhimentos diferem, se há multas ou juros e como montar o lançamento para que ele concilie a cada período exige a conta da CRA, os registros de pagamento e a escrituração lado a lado. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Seu contador quer a folha conciliada com os recolhimentos e os T4 antes da T2: use a lista de fechamento do ano e procure ajuda com escrituração contábil se os números não conciliarem.
• É a sua primeira folha, ou você não tem certeza de que o mapeamento de contas do software combina com a tabela acima: um mapeamento errado lança toda folha de forma errada. Veja ajuda com escrituração contábil.
• A folha nunca foi lançada para períodos ou anos anteriores, ou há um erro em um ano já entregue: as contas a pagar e o saldo da CRA podem estar errados, e uma correção muda as demonstrações daquele ano e pode mudar a declaração entregue para ele. Veja corrigir as demonstrações financeiras do ano passado ou ajuda com escrituração contábil.
• Um recolhimento foi perdido ou atrasou: veja recolhimento atrasado da folha de pagamento e registre qualquer multa como em novos lançamentos e multas da CRA.
• Você recebeu um aviso ou um exame sobre a folha de pagamento: veja auditorias da folha de pagamento e decisões sobre o status do trabalhador.
• Você é empresário individual ou sócio: a CRA diz que salários ou retiradas pagos a você ou a seus sócios não são dedutíveis, então as suas retiradas não passam pela folha; veja retiradas do empresário individual.
• Você é o único empregado: veja folha de pagamento só do proprietário; para dividendos em vez de salário, veja registrar dividendos na escrituração.
• Um empregado trabalha em Quebec: o lançamento é diferente; leve o caso à ajuda com escrituração contábil.
• Você também tem uma empresa nos EUA: veja lançamentos contábeis da folha de pagamento nos EUA.