Bút toán tiền lương tại Canada: CPP, EI, thuế và khoản nộp CRA

Một bút toán tiền lương tại Canada gồm những gì?

Hãy ghi mỗi kỳ trả lương thành hai bút toán. Bút toán 1 là tiền lương của nhân viên: lương gộp là chi phí, còn CPP, EI và thuế thu nhập trừ ra từ đó là tiền bạn nợ CRA. Bút toán 2 là phần CPP và EI của chính người sử dụng lao động: thêm một khoản chi phí và thêm tiền phải nộp. CRA nói rằng người sử dụng lao động phải tính CPP, phí EI và thuế thu nhập cần khấu trừ từ tiền lương, và cũng phải tính phần của chính mình đối với CPP và EI.

Hai quy tắc giữ cho sổ sách đúng:

• Khoản khấu trừ từ nhân viên là nợ phải trả, không phải chi phí. Chi phí tiền lương đã bao gồm nó.
• Phần của người sử dụng lao động là chi phí, và là nợ phải trả cho đến khi nộp.

Khoản phải trả là tiền bạn nợ và chưa trả. Trong các bảng dưới đây, Nợ (debit) là cột bên trái và Có (credit) là cột bên phải.

Lương thực nhận là phần duy nhất rời ngân hàng vào ngày trả lương. CRA được trả sau, trong một khoản nộp.

CRA nói rằng mọi khoản bạn khấu trừ đều được giữ ủy thác cho chính phủ. Nếu công ty không nộp, các giám đốc tại thời điểm đó có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân cùng công ty (Income Tax Act, s. 227.1; CPP và EI theo cùng quy tắc), và không thể bắt đầu khởi kiện giám đốc sau hơn hai năm sau khi giám đốc thôi giữ chức vụ giám đốc lần cuối. Xem nộp tiền lương trễ.

Kỳ trả lương không đơn giản khi đây là lần trả lương đầu tiên, khi các khoản phải trả tiền lương của bạn không khớp với số CRA hiển thị cho tài khoản của bạn, khi kế toán viên muốn đối chiếu tiền lương với các khoản nộp và T4 trước khi làm T2, khi đã bỏ sót một khoản nộp, khi có nhân viên làm việc ở Quebec, hoặc khi nhân viên duy nhất là chủ sở hữu. Nếu sổ sách và CRA khác nhau, ghi thêm một kỳ trả lương sẽ không sửa được: từng kỳ phải được lần theo từ hồ sơ trả lương đến tài khoản CRA. Hãy gom phiếu lương hoặc sổ lương của từng kỳ, biên lai nộp tiền hoặc lệnh ghi nợ ngân hàng, các bảng kê tiền lương của CRA, cùng các chứng từ T4 và bản tóm tắt.

Người sử dụng lao động cộng thêm gì: CPP và EI?

Người sử dụng lao động đóng CPP bằng với CPP đã khấu trừ của nhân viên, và EI bằng 1,4 lần phí EI của nhân viên. Hướng dẫn cho người sử dụng lao động nói rằng người sử dụng lao động phải đóng một khoản bằng CPP mà họ khấu trừ, và 1,4 lần phí EI mà họ khấu trừ; hệ số EI có thể thấp hơn theo chương trình bảo hiểm khuyết tật ngắn hạn. Trang EI nói hãy nộp tổng của cả hai khoản.

Nguồn: CPP, CPP2 và EI. Khoản khấu trừ dừng lại trong năm khi đã đạt mức tối đa của năm.

Không phải nhân viên nào cũng có đủ mọi dòng. Theo Hướng dẫn cho người sử dụng lao động, không khấu trừ CPP của nhân viên dưới 18 tuổi, sau tháng nhân viên tròn 70 tuổi, của người từ 65 đến 69 tuổi đã đưa bạn Form CPT30, hoặc của người được coi là khuyết tật theo CPP. Người kiểm soát hơn 40% số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty không thuộc diện việc làm được bảo hiểm, và công việc của người có quan hệ liên quan cũng có thể không thuộc diện này (Employment Insurance Act, s. 5), nên không có EI. Hãy bỏ các dòng đó khỏi bút toán của người ấy. Với tiền lương của chính chủ sở hữu, xem tiền lương chỉ cho chủ sở hữu; với vợ/chồng hoặc con, xem trả lương cho người thân.

Bút toán tiền lương cho một kỳ trả lương trông thế nào?

Lương thực nhận là lương gộp trừ ba khoản khấu trừ và mọi khoản khấu trừ khác trên phiếu lương, chẳng hạn phí bảo hiểm phúc lợi, phí công đoàn hoặc khoản trừ lương theo lệnh tòa. Bảng này chỉ cho thấy ba khoản mà khoản nộp CRA bao gồm; hãy lập cho mỗi khoản khấu trừ khác một khoản phải trả riêng, xóa khi bạn trả cho bên thứ ba. Tiền nghỉ phép là một phần của lương gộp. Tên tài khoản là thông lệ ghi sổ; điều quan trọng là CPP, EI và thuế thu nhập mỗi loại có khoản phải trả riêng, để mỗi loại khớp với một dòng trên T4 Summary của CRA.

Phần mềm tiền lương tự ghi bút toán này dùng các tài khoản bạn đã ánh xạ cho nó. Hãy kiểm tra việc ánh xạ đó với bảng trước kỳ trả lương đầu tiên. Không bao giờ ghi Nợ chi phí lần nữa cho các khoản khấu trừ của nhân viên.

Tôi ghi khoản nộp cho CRA thế nào?

Ghi khoản nộp là một khoản thanh toán đối ứng với các khoản phải trả: ghi Nợ CPP phải trả, EI phải trả và thuế thu nhập phải trả, và ghi Có ngân hàng. Không ghi chi phí ở đây, vì cả hai khoản chi phí đã được ghi ở kỳ trả lương.

Nếu dịch vụ tiền lương lấy tiền lương và các khoản CRA từ ngân hàng của bạn, hãy ghi theo báo cáo kỳ trả lương của dịch vụ, không theo các dòng ngân hàng. Khoản ghi nợ ngân hàng cho dịch vụ không phải bằng chứng CRA đã được trả; hãy xác nhận khoản thanh toán trên tài khoản CRA của bạn.

Một khoản thanh toán bao gồm cả hai phần cộng với thuế đã khấu trừ. Trên phiếu nộp PD7A, số tiền trả là tổng CPP và EI, phần của người sử dụng lao động và của nhân viên, và thuế thu nhập. CRA tính ngày thanh toán theo cách trả: ngày ngân hàng ghi có cho CRA khi trả qua ngân hàng trực tuyến hoặc điện thoại, ngày đóng dấu trên phiếu tại quầy ngân hàng, hoặc ngày CRA nhận khoản thanh toán gửi qua đường bưu điện. Hãy ghi ngày của bút toán theo ngày thanh toán ngân hàng của bạn, và so sánh với ngày CRA ghi nhận, có thể là một ngày khác.

Hãy giữ ba thứ ra khỏi các khoản phải trả tiền lương:

• Tiền lãi và tiền phạt. Hãy ghi chúng vào các tài khoản riêng; xem ấn định lại và tiền phạt của CRA.
• Khoản thanh toán cho một thông báo ấn định của CRA. CRA nói hãy tách riêng khỏi các khoản khấu trừ tại nguồn của bạn.
• Lỗi khi nộp tiền. Theo Hướng dẫn cho người sử dụng lao động, hãy nộp phần thiếu càng sớm càng tốt; nếu bạn nộp thừa, hãy giảm khoản nộp kế tiếp đúng bằng số nộp thừa. Nộp thừa để lại số dư Nợ trong khoản phải trả cho đến khi có khoản nộp kế tiếp, nhỏ hơn.

Cách mở tài khoản và thanh toán xem ở chạy bảng lương.

PD7A là gì, và tôi có thể lấy nó từ phần mềm kế toán không?

PD7A là bảng kê tài khoản của CRA cho các khoản khấu trừ tại nguồn hiện tại, kèm phiếu nộp tiền. Đó là tài liệu của CRA, không phải báo cáo do phần mềm kế toán hay tiền lương tạo ra. CRA liệt kê nó cho người nộp thường xuyên và người nộp theo quý, còn PD7A(TM) dành cho người nộp tăng tốc.

Theo Hướng dẫn cho người sử dụng lao động, phần bảng kê cho thấy số tài khoản, ngày phát hành và số dư tài khoản nộp tiền trong năm. Phần tóm tắt tài khoản liệt kê các giao dịch đã ghi từ bảng kê trước. CRA ngừng gửi PD7A bản giấy khi bạn đã nộp điện tử từ sáu lần nộp liên tiếp trở lên; thông tin tương tự có trong My Business Account ở mục "View account transactions" và "View account balance".

Phần mềm có thể in báo cáo tổng hợp tiền lương hoặc báo cáo nợ phải trả của riêng nó. Hãy dùng báo cáo đó để chuẩn bị khoản nộp, rồi so với bảng kê của CRA.

Khoản nộp đến hạn khi nào, và nó làm thay đổi số dư nợ phải trả thế nào?

Hạn nộp phụ thuộc vào loại người nộp, và quyết định bao nhiêu tiền còn lại trong các khoản phải trả giữa các lần nộp. Hạn nộp của CRA là:

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ của CRA được coi là đúng hạn nếu CRA nhận khoản thanh toán, hoặc một tổ chức tài chính Canada xử lý nó, vào hoặc trước ngày làm việc kế tiếp. Nộp theo quý đòi hỏi bảng lương nhỏ và hồ sơ tuân thủ hoàn hảo; các điều kiện nằm ở trang khi nào nộp của CRA.

CRA ấn định loại người nộp của bạn, thường dựa trên khoản khấu trừ trung bình hằng tháng của hai năm dương lịch trước, nên loại này có thể thay đổi khi bảng lương tăng. Hãy xác nhận loại của bạn trên tài khoản CRA thay vì tự ước tính. Tiền lương trả vào cuối tháng 12 và nộp ngày 15 tháng 1 vẫn là khoản phải trả của tháng 12 vào cuối năm. Khoản phải trả cũ hơn hạn nộp của nó là dấu hiệu đáng ngờ; về khoản nộp trễ xem nộp tiền lương trễ.

Những chi phí tiền lương nào nằm ngoài bút toán liên bang?

Thuế tiền lương cấp tỉnh bang và bảo hiểm tai nạn lao động là các dòng chi phí riêng, nợ tỉnh bang và không thuộc khoản nộp CRA. Hãy lập cho mỗi khoản một tài khoản chi phí và một tài khoản phải trả riêng.

Trang này chỉ đề cập Ontario và British Columbia. Manitoba và Newfoundland and Labrador cũng có thuế tiền lương đánh vào người sử dụng lao động, còn Northwest Territories có loại thuế đánh vào nhân viên. Hãy kiểm tra tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ của bạn.

Tôi đối chiếu sổ sách với tài khoản tiền lương của CRA và tổng T4 thế nào?

Hãy đối chiếu sổ sách hai lần: hằng tháng với tài khoản của CRA, và hằng năm với T4 Summary.

Mỗi tháng, hãy so từng khoản nộp trong sổ sách với các giao dịch CRA đã ghi. Số còn lại trong ba khoản phải trả chỉ nên là các khoản khấu trừ của những kỳ trả lương chưa đến hạn. Ngay sau ngày đến hạn, chúng nên bằng không, trừ các kỳ trả lương đó.

Vào cuối năm, các dòng của T4 Summary tương ứng với các khoản phải trả:

Line 80 trừ line 82 là chênh lệch. Nói chung, CRA không thu hay hoàn khoản chênh lệch từ $2 trở xuống. Box 14 là thu nhập trước khấu trừ và có thể gồm nhiều hơn các dòng lương trong sổ lương, nên lương gộp trong sổ sách có thể khác với nó. T4 cũng tính tiền lương vào năm được trả: hướng dẫn T4 của CRA nói rằng thu nhập được khai cho năm mà nó được trả, bất kể khi nào nó phát sinh. Tiền lương phát sinh trong tháng 12 và trả vào tháng 1 là chi phí tháng 12 trong sổ dồn tích nhưng thuộc về T4 của năm sau, nên hãy so tổng T4 với tổng theo ngày trả lương, không phải với chi phí của năm.

Khi sổ sách không khớp, hãy tìm một trong các nguyên nhân sau:

Về chính chứng từ T4, xem chứng từ nào đưa cho người lao động. Về việc chỉnh đốn cuối năm trước khi làm T2, xem danh sách kiểm tra cuối năm cho công ty.

Quebec có gì thay đổi?

Với nhân viên có tỉnh bang làm việc là Quebec, bút toán có các dòng khác và có hai cơ quan. CRA nói hãy khấu trừ QPP thay cho CPP, EI theo mức của Quebec, phí QPIP, và thuế thu nhập Quebec nộp cho Revenu Québec. Mức EI của Quebec là 1,30%, so với 1,63% ở nơi khác. Thuế thu nhập Quebec được ghi trên RL-1, không phải T4.

Có cơ sở kinh doanh tại Quebec cũng có thể nghĩa là phải nộp cho Revenu Québec cũng như CRA. Khi đó các khoản phải trả, các khoản nộp và việc đối chiếu cuối năm chia giữa hai cơ quan, nên bảng ở trên không áp dụng nguyên văn.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada và số liệu làm tròn đến đô la nguyên, chỉ để minh họa. Các khoản khấu trừ thực tế lấy từ phép tính tiền lương cho từng kỳ trả lương.

Công ty ở Ontario, một nhân viên, một tháng

Một nhân viên có lương gộp C$5.000. Khấu trừ: CPP C$280, EI C$82, thuế thu nhập C$800, nên lương thực nhận là C$3.838. Người sử dụng lao động cộng thêm CPP C$280 và EI C$114 (1,4 lần phí nhân viên chưa làm tròn C$81,50 là C$114,10).

Các khoản phải trả đạt C$560, C$196 và C$800, và khoản nộp C$1.556 xóa cả ba. Bảng lương tốn của công ty C$5.394. Trong ví dụ này bảng lương thấp hơn nhiều so với mức miễn của Ontario, nên không ghi employer health tax.

Chủ doanh nghiệp một chủ ở British Columbia với một người phụ việc bán thời gian

Một người phụ việc được trả C$1.000 mỗi tháng. Mỗi tháng khấu trừ CPP C$42 và EI C$16 (1,63% của C$1.000 là C$16,30). Mức lương thấp thế này sẽ bị khấu trừ ít hoặc không có thuế thu nhập theo một khai báo TD1 cơ bản; ở đây người phụ việc đã yêu cầu trên TD1 khấu trừ thêm C$40 thuế từ mỗi lần trả. Người sử dụng lao động cộng thêm CPP C$42 và EI C$23 (1,4 lần C$16,30 là C$22,82). Mỗi tháng cộng thêm C$163 vào các khoản phải trả. Doanh nghiệp là người nộp theo quý, nên không trả gì cho đến ngày 15 tháng 4 cho tháng 1 đến tháng 3.

Khoản nộp C$489 chia thành CPP C$252, EI C$117 và thuế C$120. Số dư còn lại sau khoản thanh toán đó cho thấy có gì đó bị ghi sai hoặc có chênh lệch về thời điểm; hãy so với ngày CRA ghi nhận. Trong ví dụ này tiền lương của người phụ việc thấp hơn nhiều so với mức miễn của B.C., nên không ghi employer health tax.

CPP phải trả bị thừa C$1.100

Một công ty trả lương mỗi tháng một lần và nộp hằng tháng, và kỳ trả lương đầu tiên vào tháng 1. Mỗi kỳ trả lương ghi Có CPP phải trả C$100 (C$50 từ nhân viên, C$50 từ người sử dụng lao động). Mỗi khoản trong mười một khoản nộp thực hiện đến ngày 31 tháng 12 đều bị ghi vào chi phí tiền lương thay vì CPP phải trả. Cuối năm, CPP phải trả cho thấy C$1.200, nhưng chỉ C$100 của tháng 12 còn nợ, nên khoản phải trả và chi phí mỗi bên đều thừa C$1.100.

Trong ví dụ này, cách sửa là một bút toán trong năm hiện tại: ghi Nợ CPP phải trả C$1.100 và ghi Có chi phí tiền lương C$1.100. Từ đó trở đi, hãy ghi khoản nộp đối ứng với khoản phải trả. Nếu lỗi nằm ở một năm đã nộp tờ khai, đừng ghi Có vào chi phí tiền lương của năm hiện tại. Chi phí của năm đó đã bị tính hai lần, nên thu nhập chịu thuế của năm đó quá thấp và tờ khai có thể cần yêu cầu thay đổi; xem sửa báo cáo tài chính của năm trước.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản phải trả tiền lương của bạn không khớp với số dư của CRA, hoặc sổ sách và tổng T4 khác nhau: tìm ra kỳ trả lương và khoản nộp nào khác nhau, có áp dụng tiền phạt hay tiền lãi không, và cách thiết lập bút toán để mỗi kỳ đều khớp, cần đặt tài khoản CRA, hồ sơ trả lương và sổ sách cạnh nhau. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Kế toán viên của bạn muốn đối chiếu tiền lương với các khoản nộp và T4 trước khi làm T2: hãy dùng danh sách kiểm tra cuối năm và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu các số liệu không khớp.
• Đây là lần trả lương đầu tiên của bạn, hoặc bạn không chắc việc ánh xạ tài khoản của phần mềm khớp với bảng trên: ánh xạ sai sẽ ghi sai mọi kỳ trả lương. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tiền lương chưa bao giờ được ghi sổ cho các kỳ hoặc năm trước, hoặc có lỗi ở một năm đã nộp tờ khai: các khoản phải trả và số dư CRA đều có thể sai, và việc sửa làm thay đổi báo cáo tài chính của năm đó và có thể thay đổi tờ khai đã nộp cho năm đó. Xem sửa báo cáo tài chính của năm trước hoặc hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một khoản nộp bị bỏ sót hoặc trễ: xem nộp tiền lương trễ và ghi bất kỳ khoản phạt nào như trong ấn định lại và tiền phạt của CRA.
• Bạn nhận được thông báo hoặc việc kiểm tra về tiền lương: xem kiểm tra tiền lương và phán quyết về tình trạng người lao động.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh: CRA nói rằng tiền lương hoặc khoản rút tiền trả cho bạn hoặc các thành viên hợp danh của bạn không được khấu trừ, nên các khoản rút của chính bạn không đi qua bảng lương; xem khoản rút tiền của chủ doanh nghiệp một chủ.
• Bạn là nhân viên duy nhất: xem tiền lương chỉ cho chủ sở hữu; với cổ tức thay cho tiền lương, xem ghi sổ cổ tức.
• Một nhân viên làm việc ở Quebec: bút toán khác; hãy đưa đến hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn cũng có doanh nghiệp tại Hoa Kỳ: xem bút toán tiền lương tại Hoa Kỳ.