Asiento contable de nómina en Canadá: CPP, EI, impuesto y remesa

¿Qué incluye un asiento contable de nómina en Canadá?

Registre cada corrida de nómina como dos asientos. El asiento 1 es el pago del empleado: el sueldo bruto es el gasto, y el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta que se le descuentan son dinero que usted debe a la CRA. El asiento 2 es el CPP y el EI propios del empleador: otro gasto, y más dinero que se debe. La CRA indica que un empleador debe calcular las contribuciones al CPP, las primas del EI y el impuesto sobre la renta que debe deducir del pago, y también calcular su propia parte del CPP y del EI.

Dos reglas mantienen las cuentas en orden:

• Lo retenido al empleado es un pasivo, no un gasto. El gasto de sueldos ya lo contiene.
• La parte del empleador es un gasto, y un pasivo hasta que se remite.

Una cuenta por pagar es dinero que usted debe y todavía no ha pagado. En las tablas siguientes, el débito es la columna izquierda y el crédito la derecha.

El pago neto es la única parte que sale del banco el día de pago. A la CRA se le paga después, en una sola remesa.

La CRA indica que cada monto que usted deduce se mantiene en fideicomiso para el gobierno. Si una corporación no lo remite, sus directores de ese momento pueden responder en lo personal junto con ella (Income Tax Act, s. 227.1; el CPP y el EI siguen la misma regla), y ninguna acción contra un director puede iniciarse más de dos años después de que el director dejó de serlo por última vez. Vea remesa de nómina tardía.

Una corrida de nómina no es sencilla cuando es su primera nómina, cuando sus cuentas por pagar de nómina no coinciden con lo que la CRA muestra en su cuenta, cuando su contador quiere la nómina conciliada con las remesas y los T4 antes de la T2, cuando se omitió una remesa, cuando un empleado trabaja en Quebec, o cuando el único empleado es el propietario. Si los libros y la CRA no coinciden, registrar una corrida más no lo arregla: hay que rastrear cada período desde los registros de pago hasta la cuenta de la CRA. Reúna los recibos de pago o el registro de nómina de cada corrida, los recibos de las remesas o los débitos bancarios, los estados de cuenta de nómina de la CRA, y los comprobantes T4 y el resumen.

¿Qué agrega el empleador: CPP y EI?

El empleador paga un CPP igual al CPP deducido al empleado, y un EI de 1.4 veces la prima del EI del empleado. La Employers' Guide dice que un empleador debe aportar un monto igual al CPP que deduce, y 1.4 veces las primas del EI que deduce; el múltiplo del EI puede ser menor bajo un plan de discapacidad de corto plazo. La página del EI indica remitir el total de ambos montos.

Fuentes: CPP, CPP2 y EI. Las deducciones se detienen en el año una vez que se alcanza el máximo anual.

No todos los empleados tienen todas las líneas. Según la Employers' Guide, no se deduce CPP a un empleado menor de 18 años, después del mes en que el empleado cumple 70, a uno de 65 a 69 años que le haya entregado el Form CPT30, ni a uno que se considere discapacitado según el CPP. Una persona que controla más de 40% de las acciones con derecho a voto de una corporación no tiene un empleo asegurable, y el empleo de una persona relacionada tampoco puede serlo (Employment Insurance Act, s. 5), por lo que no hay EI. Deje fuera del asiento esas líneas para esa persona. Para el pago del propio propietario, vea nómina solo del propietario; para un cónyuge o un hijo, vea pagar a familiares.

¿Cómo se ve el asiento contable de nómina de una corrida de nómina?

El pago neto es el sueldo bruto menos las tres retenciones y cualquier otra deducción del recibo de pago, como la prima de un beneficio, las cuotas sindicales o un embargo de sueldo. Esta tabla muestra solo las tres que cubre la remesa a la CRA; dé a cada otra deducción su propia cuenta por pagar, que se salda cuando pague al tercero. El pago de vacaciones es parte del sueldo bruto. Los nombres de las cuentas son práctica contable; lo importante es que el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta tengan cada uno su cuenta por pagar, de modo que cada uno cuadre con una línea del T4 Summary de la CRA.

El software de nómina que registra esto por usted usa las cuentas con las que lo configuró. Revise esa configuración contra la tabla antes de la primera corrida de nómina. Nunca debite el gasto otra vez por las retenciones del empleado.

¿Cómo registro la remesa a la CRA?

Registre la remesa como un pago contra las cuentas por pagar: debite el CPP por pagar, el EI por pagar y el impuesto sobre la renta por pagar, y acredite el banco. Aquí no se registra ningún gasto, porque ambos gastos se registraron en la corrida de nómina.

Si un servicio de nómina toma de su banco el pago y los montos de la CRA, registre desde el informe de corrida de nómina del servicio, no desde las líneas del banco. Un débito bancario al servicio no prueba que se pagó a la CRA; confirme el pago en su cuenta de la CRA.

Un solo pago cubre ambas partes más el impuesto retenido. En el comprobante del PD7A, el monto pagado es el total del CPP y del EI, las partes del empleador y del empleado, y el impuesto sobre la renta. La CRA fecha un pago según cómo se pagó: la fecha en que el banco acredita a la CRA en la banca en línea o telefónica, la fecha sellada en el comprobante en la ventanilla de un banco, o la fecha en que la CRA recibe un pago por correo. Ponga al asiento la fecha de su pago bancario, y compárela con el registro de la CRA, que puede caer en otro día.

Mantenga tres cosas fuera de las cuentas por pagar de nómina:

• Intereses y multas. Regístrelos en sus propias cuentas; vea reevaluaciones y multas de la CRA.
• Un pago sobre una determinación de la CRA. La CRA indica que se mantenga separado de sus deducciones en la fuente.
• Un error en la remesa. Según la Employers' Guide, remita un faltante lo antes posible; si remitió de más, reduzca su próxima remesa por el pago en exceso. Una remesa en exceso deja un saldo deudor en la cuenta por pagar hasta esa próxima remesa, que será menor.

Para saber cómo abrir la cuenta y pagar, vea procesar la nómina.

¿Qué es el PD7A y puedo generarlo desde mi software contable?

El PD7A es el estado de cuenta de la CRA de las deducciones en la fuente del período, con un comprobante de remesa. Es un documento de la CRA, no un informe que produzca su software contable o de nómina. La CRA lo asigna a los remitentes regulares y trimestrales, con un PD7A(TM) para los remitentes acelerados.

Según la Employers' Guide, la parte del estado de cuenta muestra el número de cuenta, la fecha de emisión y el saldo de la cuenta de remesas del año. El resumen de la cuenta enumera las transacciones registradas desde el último estado de cuenta. La CRA deja de enviar por correo un PD7A en papel cuando usted ha pagado por vía electrónica seis remesas consecutivas o más; la misma información está en My Business Account, en «View account transactions» y «View account balance».

El software puede imprimir su propio resumen de nómina o informe de pasivos. Úselo para preparar la remesa y luego compárelo con el estado de cuenta de la CRA.

¿Cuándo vence la remesa y cómo cambia el saldo del pasivo?

La fecha de vencimiento depende del tipo de remitente, y decide cuánto queda en las cuentas por pagar entre un pago y otro. Las fechas de vencimiento de la CRA son:

Un vencimiento que cae en fin de semana o feriado de la CRA se cumple si la CRA recibe el pago, o una institución financiera canadiense lo procesa, a más tardar el siguiente día hábil. Remitir por trimestre exige una nómina pequeña y un historial de cumplimiento perfecto; las pruebas están en la página de cuándo remitir de la CRA.

La CRA fija su tipo de remitente, por lo general según la retención mensual promedio de dos años calendario atrás, por lo que puede cambiar a medida que crece la nómina. Confírmelo en la cuenta de la CRA en vez de estimarlo. Un pago hecho a fines de diciembre y remitido el 15 de enero sigue siendo una cuenta por pagar de diciembre al cierre del año. Una cuenta por pagar más antigua que su fecha de vencimiento es una señal de alerta; para una remesa tardía vea remesa de nómina tardía.

¿Qué costos de nómina quedan fuera del asiento federal?

Los impuestos provinciales sobre la nómina y la compensación para trabajadores son líneas de gasto aparte, que se deben a la provincia y no forman parte de la remesa a la CRA. Dé a cada uno su propia cuenta de gasto y de cuenta por pagar.

Esta página cubre solo Ontario y Columbia Británica. Manitoba y Terranova y Labrador también tienen un impuesto sobre la nómina a cargo de los empleadores, y los Territorios del Noroeste tienen uno que se cobra a los empleados. Consulte su propia provincia o territorio.

¿Cómo cuadro los libros con la cuenta de nómina de la CRA y los totales de los T4?

Cuadre los libros dos veces: cada mes con la cuenta de la CRA, y cada año con el T4 Summary.

Cada mes, compare cada remesa de los libros con las transacciones registradas por la CRA. Lo que quede en las tres cuentas por pagar debe ser solo las deducciones de las corridas de nómina que aún no vencen. Justo después de una fecha de vencimiento, deben estar en cero, salvo por esas corridas de nómina.

Al cierre del año, las líneas del T4 Summary corresponden a las cuentas por pagar:

La línea 80 menos la línea 82 es la diferencia. Por lo general, la CRA no cobra ni reembolsa una diferencia de $2 o menos. La casilla 14 es el ingreso antes de deducciones y puede incluir más que las líneas de sueldos del registro de nómina, por lo que el sueldo bruto de los libros puede diferir de ella. Un T4 también cuenta el pago en el año en que se paga: la guía del T4 de la CRA dice que el ingreso se informa en el año en que se paga, sin importar cuándo se ganó. Los sueldos ganados en diciembre y pagados en enero son un gasto de diciembre en libros de acumulación, pero corresponden al T4 del año siguiente; por eso, compare los totales del T4 con los totales por fecha de pago, no con el gasto del año.

Cuando los libros no cuadran, busque una de estas causas:

Para el comprobante T4 en sí, vea qué comprobante dar a un trabajador. Para la limpieza de fin de año antes de la T2, vea la lista de cierre de año de una corporación.

¿Qué cambia en Quebec?

Para un empleado cuya provincia de empleo es Quebec, el asiento tiene líneas distintas y dos organismos. La CRA indica que se deduzca el QPP en lugar del CPP, el EI a la tasa de Quebec, las primas del QPIP, y el impuesto sobre la renta de Quebec que se remite a Revenu Québec. La tasa del EI de Quebec es 1.30%, frente a 1.63% en el resto del país. El impuesto sobre la renta de Quebec va en el RL-1, no en el T4.

Un lugar de negocios en Quebec también puede implicar remitir a Revenu Québec además de a la CRA. Las cuentas por pagar, las remesas y el cuadre de fin de año se dividen entonces entre dos organismos, así que la tabla anterior no se aplica tal como está.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses y cifras redondeadas a dólares enteros solo con fines ilustrativos. Las deducciones reales salen del cálculo de su nómina para cada período de pago.

Corporación de Ontario, un empleado, un mes

Un empleado gana C$5,000 brutos. Se retiene: CPP C$280, EI C$82, impuesto sobre la renta C$800, así que el pago neto es C$3,838. El empleador agrega CPP C$280 y EI C$114 (1.4 veces la prima del empleado sin redondear de C$81.50 es C$114.10).

Las cuentas por pagar llegan a C$560, C$196 y C$800, y la remesa de C$1,556 liquida las tres. La nómina le cuesta a la corporación C$5,394. En este ejemplo la nómina está muy por debajo de la exención de Ontario, así que no se registra el employer health tax.

Propietario único de Columbia Británica con un ayudante de medio tiempo

A un ayudante se le pagan C$1,000 al mes. Cada mes se retiene CPP C$42 y EI C$16 (1.63% de C$1,000 es C$16.30). Con un pago tan bajo, con una declaración TD1 básica se retendría poco o nada de impuesto sobre la renta; aquí el ayudante pidió en el TD1 C$40 de impuesto adicional de cada pago. El empleador agrega CPP C$42 y EI C$23 (1.4 veces C$16.30 es C$22.82). Cada mes suma C$163 a las cuentas por pagar. El negocio es un remitente trimestral, así que no se paga nada hasta el 15 de abril por enero a marzo.

La remesa de C$489 se divide en CPP C$252, EI C$117 e impuesto C$120. Un saldo que quede después de ese pago apunta a algo mal registrado o a una diferencia de momento; compárelo con el registro de la CRA. En este ejemplo el pago del ayudante está muy por debajo de la exención de B.C., así que no se registra el employer health tax.

C$1,100 de más en el CPP por pagar

Una corporación paga una vez al mes y remite cada mes, y su primera corrida de nómina fue en enero. Cada corrida de nómina acredita el CPP por pagar con C$100 (C$50 del empleado, C$50 del empleador). Cada una de las once remesas hechas hasta el 31 de diciembre se registró en el gasto de nómina en vez del CPP por pagar. Al cierre del año, el CPP por pagar muestra C$1,200, pero solo se deben aún los C$100 de diciembre, así que la cuenta por pagar y el gasto tienen cada uno C$1,100 de más.

En este ejemplo la corrección es un asiento en el año en curso: debitar el CPP por pagar C$1,100 y acreditar el gasto de nómina C$1,100. De ahí en adelante, registre la remesa contra la cuenta por pagar. Si el error está en un año ya presentado, no acredite el gasto de nómina del año en curso. El gasto de ese año se contó dos veces, por lo que su ingreso gravable fue demasiado bajo y su declaración puede necesitar una solicitud de cambio; vea corregir los estados financieros del año pasado.

¿Su caso es distinto?

• Sus pasivos de nómina no coinciden con el saldo de la CRA, o los libros y los totales de los T4 difieren: encontrar qué corridas de nómina y remesas difieren, si aplican multas o intereses, y cómo armar el asiento para que cuadre cada período requiere tener juntos la cuenta de la CRA, los registros de pago y los libros. Vea ayuda con la contabilidad.
• Su contador quiere la nómina conciliada con las remesas y los T4 antes de la T2: use la lista de cierre de año y pida ayuda con la contabilidad si los números no concilian.
• Es su primera nómina, o no está seguro de que la configuración de cuentas del software coincida con la tabla anterior: una configuración incorrecta registra mal cada corrida. Vea ayuda con la contabilidad.
• Nunca se registró la nómina de corridas o años anteriores, o hay un error en un año ya presentado: las cuentas por pagar y el saldo de la CRA pueden estar ambos mal, y una corrección cambia los estados financieros de ese año y puede cambiar la declaración presentada por él. Vea corregir los estados financieros del año pasado o ayuda con la contabilidad.
• Se omitió una remesa o se hizo tarde: vea remesa de nómina tardía y registre cualquier multa como en reevaluaciones y multas de la CRA.
• Recibió un aviso o un examen de nómina: vea auditorías de nómina y resoluciones sobre la condición del trabajador.
• Es propietario único o socio: la CRA indica que los sueldos o retiros pagados a usted o a sus socios no son deducibles, así que sus propios retiros no pasan por la nómina; vea retiros del propietario único.
• Es el único empleado: vea nómina solo del propietario; para dividendos en lugar de sueldo, vea registrar dividendos.
• Un empleado trabaja en Quebec: el asiento es distinto; llévelo a ayuda con la contabilidad.
• También tiene un negocio en EE. UU.: vea asientos contables de nómina en EE. UU..