Lohnbuchung in Kanada: CPP, EI, Steuer und Abführung an die CRA

Was gehört in einen Buchungssatz zur Lohnabrechnung in Kanada?

Buchen Sie jeden Lohnlauf als zwei Buchungen. Buchung 1 ist der Lohn des Arbeitnehmers: Der Bruttolohn ist der Aufwand, und die davon abgezogenen CPP, EI und Einkommensteuer sind Geld, das Sie der CRA schulden. Buchung 2 sind CPP und EI des Arbeitgebers selbst: weiterer Aufwand und weiteres geschuldetes Geld. Die CRA sagt, ein Arbeitgeber muss die abzuziehenden CPP-Beiträge, EI-Beiträge und die Einkommensteuer berechnen und auch seinen eigenen Anteil an CPP und EI berechnen.

Zwei Regeln halten die Konten sauber:

• Vom Arbeitnehmer einbehalten ist eine Verbindlichkeit, kein Aufwand. Der Lohnaufwand enthält es bereits.
• Der Anteil des Arbeitgebers ist ein Aufwand und bis zur Abführung eine Verbindlichkeit.

Eine Verbindlichkeit ist Geld, das Sie schulden und noch nicht gezahlt haben. In den Tabellen unten ist das Soll die linke Spalte und das Haben die rechte.

Nur der Nettolohn verlässt am Zahltag die Bank. Die CRA wird später in einer Abführung bezahlt.

Die CRA sagt, dass jeder abgezogene Betrag treuhänderisch für den Staat gehalten wird. Führt eine Kapitalgesellschaft ihn nicht ab, können ihre damaligen Direktoren mit ihr persönlich haften (Income Tax Act, s. 227.1; CPP und EI folgen derselben Regel), und gegen einen Direktor darf nicht später als zwei Jahre, nachdem der Direktor zuletzt aus dem Amt ausgeschieden ist eine Klage beginnen. Siehe verspätete Lohnabführung.

Ein Lohnlauf ist nicht einfach, wenn es Ihre erste Lohnabrechnung ist, wenn Ihre Lohnverbindlichkeiten nicht zu dem passen, was die CRA für Ihr Konto zeigt, wenn Ihr Buchhaltungsexperte die Lohnabrechnung vor der T2 mit den Abführungen und T4 abgestimmt haben will, wenn eine Abführung versäumt wurde, wenn ein Arbeitnehmer in Québec arbeitet oder wenn der einzige Arbeitnehmer der Eigentümer ist. Widersprechen sich Bücher und CRA, behebt ein weiterer Lohnlauf das nicht: Jeder Zeitraum muss von den Lohnunterlagen bis zum CRA-Konto nachverfolgt werden. Sammeln Sie die Gehaltsabrechnungen oder das Lohnjournal für jeden Lohnlauf, die Abführungsbelege oder Bankbelastungen, die Lohnkontoauszüge der CRA sowie die T4-Bescheinigungen und die Zusammenfassung.

Was kommt auf Arbeitgeberseite hinzu: CPP und EI?

Der Arbeitgeber zahlt CPP in Höhe des vom Arbeitnehmer abgezogenen CPP und EI in Höhe des 1,4-Fachen des EI-Beitrags des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeberleitfaden sagt, ein Arbeitgeber muss einen Betrag in Höhe des abgezogenen CPP beitragen und das 1,4-Fache der abgezogenen EI-Beiträge; das EI-Vielfache kann bei einem Plan für kurzfristige Erwerbsunfähigkeit niedriger sein. Die EI-Seite sagt, dass die Summe beider Beträge abzuführen ist.

Quellen: CPP, CPP2 und EI. Die Abzüge enden für das Jahr, sobald der Jahreshöchstbetrag erreicht ist.

Nicht jeder Arbeitnehmer hat jede Zeile. Nach dem Arbeitgeberleitfaden wird CPP nicht abgezogen bei einem Arbeitnehmer unter 18, nach dem Monat, in dem der Arbeitnehmer 70 wird, bei einem Arbeitnehmer von 65 bis 69, der Ihnen Form CPT30 gegeben hat, oder bei einem, der nach dem CPP als erwerbsunfähig gilt. Wer mehr als 40 % der Stimmrechtsaktien einer Kapitalgesellschaft kontrolliert, steht nicht in versicherungspflichtiger Beschäftigung, und die Tätigkeit einer nahestehenden Person ist es womöglich ebenfalls nicht (Employment Insurance Act, s. 5); dann fällt kein EI an. Lassen Sie diese Zeilen in der Buchung für diese Person weg. Für die eigene Vergütung des Eigentümers siehe Lohnabrechnung nur für den Eigentümer; für einen Ehepartner oder ein Kind siehe Familienmitglieder bezahlen.

Wie sieht ein Buchungssatz zur Lohnabrechnung für einen Lohnlauf aus?

Der Nettolohn ist der Bruttolohn abzüglich der drei Einbehalte und aller anderen Abzüge auf der Gehaltsabrechnung, etwa Prämien für Leistungen, Gewerkschaftsbeiträge oder eine Lohnpfändung. Diese Tabelle zeigt nur die drei, die die Abführung an die CRA abdeckt; führen Sie für jeden anderen Abzug eine eigene Verbindlichkeit, die Sie ausgleichen, wenn Sie den Dritten bezahlen. Urlaubsgeld gehört zum Bruttolohn. Die Kontonamen sind Buchhaltungspraxis; entscheidend ist, dass CPP, EI und Einkommensteuer jeweils eine eigene Verbindlichkeit haben, damit jede zu einer Zeile der T4-Zusammenfassung der CRA passt.

Eine Lohnsoftware, die das für Sie bucht, nutzt die Konten, die Sie ihr zugeordnet haben. Prüfen Sie diese Zuordnung vor dem ersten Lohnlauf anhand der Tabelle. Belasten Sie den Aufwand nie ein zweites Mal für die Einbehalte des Arbeitnehmers.

Wie erfasse ich die Abführung an die CRA?

Erfassen Sie die Abführung als Zahlung gegen die Verbindlichkeiten: Soll auf Verbindlichkeit aus CPP, Verbindlichkeit aus EI und Verbindlichkeit aus Einkommensteuer, Haben auf die Bank. Hier wird kein Aufwand gebucht, weil beide Aufwendungen beim Lohnlauf gebucht wurden.

Zieht ein Lohnabrechnungsdienst den Lohn und die CRA-Beträge von Ihrer Bank ein, buchen Sie nach dem Bericht zum Lohnlauf, nicht nach den Bankzeilen. Eine Bankbelastung an den Dienst ist kein Beweis, dass die CRA bezahlt wurde; bestätigen Sie die Zahlung auf Ihrem CRA-Konto.

Eine Zahlung deckt beide Anteile plus die einbehaltene Steuer ab. Auf dem PD7A-Beleg ist der gezahlte Betrag die Summe aus CPP und EI, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile, und Einkommensteuer. Die CRA datiert eine Zahlung danach, wie sie geleistet wurde: das Datum, an dem die Bank der CRA beim Online- oder Telefonbanking gutschreibt, das Datum, das am Bankschalter auf den Beleg gestempelt wird, oder das Datum, an dem die CRA eine Zahlung per Post erhält. Datieren Sie die Buchung auf Ihre Banküberweisung und vergleichen Sie sie mit der Verbuchung der CRA, die auf einen anderen Tag fallen kann.

Halten Sie drei Dinge aus den Lohnverbindlichkeiten heraus:

• Zinsen und Strafzuschläge. Buchen Sie sie auf eigenen Konten; siehe Neuveranlagungen und Strafzuschläge der CRA.
• Eine Zahlung auf einen Bescheid der CRA. Die CRA sagt, Sie sollen sie getrennt von Ihren Abzügen an der Quelle halten.
• Ein Fehler bei der Abführung. Nach dem Arbeitgeberleitfaden führen Sie einen Fehlbetrag so bald wie möglich ab; haben Sie zu viel abgeführt, kürzen Sie Ihre nächste Abführung um die Überzahlung. Eine Überzahlung hinterlässt einen Sollsaldo in der Verbindlichkeit, bis die nächste, kleinere Abführung erfolgt.

Wie Sie das Konto eröffnen und zahlen, steht in Lohnabrechnung durchführen.

Was ist die PD7A, und kann ich sie aus meiner Buchhaltungssoftware erstellen?

Die PD7A ist der Kontoauszug der CRA für laufende Abzüge an der Quelle, mit einem Abführungsbeleg. Sie ist ein Dokument der CRA, kein Bericht, den Ihre Buchhaltungs- oder Lohnsoftware erstellt. Die CRA führt sie für reguläre und vierteljährliche Abführer, mit einer PD7A(TM) für beschleunigte Abführer.

Nach dem Arbeitgeberleitfaden zeigt der Kontoauszug die Kontonummer, das Ausstellungsdatum und den Saldo des Abführungskontos für das Jahr. Die Kontenübersicht listet die seit dem letzten Auszug verbuchten Vorgänge. Die CRA verschickt keine PD7A auf Papier mehr, sobald Sie sechs aufeinanderfolgende Abführungen oder mehr elektronisch bezahlt haben; dieselben Angaben stehen in My Business Account unter „View account transactions“ und „View account balance“.

Die Software kann eine eigene Lohnübersicht oder einen Verbindlichkeitsbericht drucken. Nutzen Sie ihn, um die Abführung vorzubereiten, und vergleichen Sie ihn dann mit dem Kontoauszug der CRA.

Wann ist die Abführung fällig, und wie verändert sie den Saldo der Verbindlichkeit?

Der Fälligkeitstermin hängt vom Abführungstyp ab und bestimmt, wie viel zwischen den Zahlungen in den Verbindlichkeiten bleibt. Die Fälligkeitstermine der CRA sind:

Ein Fälligkeitstermin an einem Wochenende oder CRA-Feiertag ist eingehalten, wenn die CRA die Zahlung erhält oder ein kanadisches Finanzinstitut sie bearbeitet, spätestens am nächsten Geschäftstag. Die vierteljährliche Abführung setzt eine kleine Lohnsumme und eine einwandfreie Compliance voraus; die Bedingungen stehen auf der Seite der CRA Wann abzuführen ist.

Die CRA legt Ihren Abführungstyp fest, in der Regel nach dem durchschnittlichen monatlichen Einbehalt zwei Kalenderjahre zuvor, er kann sich also ändern, wenn die Lohnsumme wächst. Bestätigen Sie Ihren auf dem CRA-Konto, statt ihn zu schätzen. Lohn, der Ende Dezember gezahlt und am 15. Januar abgeführt wird, ist zum Jahresende noch eine Verbindlichkeit des Dezembers. Eine Verbindlichkeit, die älter als ihr Fälligkeitstermin ist, ist ein Warnzeichen; zu einer verspäteten Abführung siehe verspätete Lohnabführung.

Welche Lohnkosten liegen außerhalb der Bundesbuchung?

Lohnsteuern der Provinzen und Arbeitsunfallversicherung sind eigene Aufwandszeilen, die der Provinz geschuldet werden und nicht Teil der Abführung an die CRA sind. Geben Sie jeder ein eigenes Aufwands- und Verbindlichkeitskonto.

Diese Seite behandelt nur Ontario und British Columbia. Manitoba und Newfoundland and Labrador erheben ebenfalls eine Lohnsteuer von Arbeitgebern, und die Northwest Territories erheben eine von Arbeitnehmern. Prüfen Sie Ihre eigene Provinz oder Ihr eigenes Territorium.

Wie stimme ich die Bücher mit dem Lohnabrechnungskonto der CRA und den T4-Summen ab?

Stimmen Sie die Bücher zweimal ab: jeden Monat mit dem Konto der CRA und jedes Jahr mit der T4-Zusammenfassung.

Vergleichen Sie jeden Monat jede Abführung in den Büchern mit den verbuchten Vorgängen der CRA. In den drei Verbindlichkeiten sollten nur die Abzüge für Lohnläufe bleiben, die noch nicht fällig sind. Direkt nach einem Fälligkeitstermin sollten sie bis auf diese Lohnläufe null sein.

Zum Jahresende entsprechen die Zeilen der T4-Zusammenfassung den Verbindlichkeiten:

Zeile 80 minus Zeile 82 ist die Differenz. In der Regel berechnet oder erstattet die CRA eine Differenz von $2 oder weniger nicht. Feld 14 sind Einkünfte vor Abzügen und kann mehr enthalten als die Lohnzeilen im Lohnjournal, daher kann der Bruttolohn in den Büchern davon abweichen. Eine T4 zählt außerdem den Lohn in dem Jahr, in dem er gezahlt wird: Der T4-Leitfaden der CRA sagt, dass Einkünfte für das Jahr gemeldet werden, in dem sie gezahlt werden, unabhängig davon, wann sie verdient wurden. Im Dezember verdienter und im Januar gezahlter Lohn ist in periodengerechten Büchern Aufwand des Dezembers, gehört aber in die T4 des nächsten Jahres; vergleichen Sie die T4-Summen daher mit den Summen nach Zahltag, nicht mit dem Aufwand des Jahres.

Wenn die Bücher nicht stimmen, suchen Sie nach einer dieser Ursachen:

Zur T4-Bescheinigung selbst siehe welche Bescheinigung ein Arbeitnehmer bekommt. Für den Abschluss zum Jahresende vor der T2 siehe die Checkliste zum Jahresende für eine Kapitalgesellschaft.

Was ändert sich in Québec?

Bei einem Arbeitnehmer, dessen Beschäftigungsprovinz Québec ist, hat die Buchung andere Zeilen und zwei Behörden. Die CRA sagt, dass QPP statt CPP, EI zum Satz von Québec, QPIP-Beiträge und Einkommensteuer von Québec an Revenu Québec abzuführen sind. Der EI-Satz in Québec beträgt 1,30 %, gegenüber 1,63 % anderswo. Die Einkommensteuer von Québec steht auf der RL-1, nicht auf der T4.

Ein Geschäftssitz in Québec kann auch bedeuten, zusätzlich zur CRA an Revenu Québec abzuführen. Verbindlichkeiten, Abführungen und die Abstimmung zum Jahresende teilen sich dann auf zwei Behörden auf, sodass die Tabelle oben nicht unverändert gilt.

Beispiel

Diese Beispiele nutzen kanadische Dollar und auf ganze Dollar gerundete Werte, nur zur Veranschaulichung. Die tatsächlichen Abzüge ergeben sich aus Ihrer Lohnberechnung für jeden Zahlungszeitraum.

Kapitalgesellschaft in Ontario, ein Arbeitnehmer, ein Monat

Ein Arbeitnehmer verdient brutto C$5.000. Einbehalten werden CPP C$280, EI C$82 und Einkommensteuer C$800, der Nettolohn beträgt also C$3.838. Der Arbeitgeber fügt CPP C$280 und EI C$114 hinzu (das 1,4-Fache des ungerundeten Arbeitnehmerbeitrags von C$81,50 sind C$114,10).

Die Verbindlichkeiten erreichen C$560, C$196 und C$800, und die Abführung von C$1.556 gleicht alle drei aus. Die Lohnkosten der Kapitalgesellschaft betragen C$5.394. In diesem Beispiel liegt die Lohnsumme weit unter dem Freibetrag in Ontario, es wird also keine Employer Health Tax gebucht.

Einzelunternehmer in British Columbia mit einer Teilzeithilfe

Eine Hilfskraft erhält C$1.000 im Monat. Jeden Monat werden CPP C$42 und EI C$16 einbehalten (1,63 % von C$1.000 sind C$16,30). Bei so niedrigem Lohn würde mit einem einfachen TD1 wenig oder keine Einkommensteuer einbehalten; hier hat die Hilfskraft auf dem TD1 um C$40 zusätzliche Steuer aus jeder Zahlung gebeten. Der Arbeitgeber fügt CPP C$42 und EI C$23 hinzu (das 1,4-Fache von C$16,30 sind C$22,82). Jeder Monat erhöht die Verbindlichkeiten um C$163. Das Unternehmen führt vierteljährlich ab, daher wird für Januar bis März bis zum 15. April nichts gezahlt.

Die Abführung von C$489 teilt sich auf in CPP C$252, EI C$117 und Steuer C$120. Ein Saldo, der nach dieser Zahlung bleibt, deutet auf eine falsche Buchung oder einen Zeitunterschied hin; vergleichen Sie ihn mit der Verbuchung der CRA. In diesem Beispiel liegt der Lohn der Hilfskraft weit unter dem Freibetrag in B.C., es wird also keine Employer Health Tax gebucht.

C$1.100 zu viel in der Verbindlichkeit aus CPP

Eine Kapitalgesellschaft zahlt einmal im Monat und führt monatlich ab, ihr erster Lohnlauf war im Januar. Jeder Lohnlauf schreibt der Verbindlichkeit aus CPP C$100 gut (C$50 vom Arbeitnehmer, C$50 vom Arbeitgeber). Jede der elf Abführungen bis zum 31. Dezember wurde auf Lohnaufwand statt auf die Verbindlichkeit aus CPP gebucht. Zum Jahresende zeigt die Verbindlichkeit aus CPP C$1.200, aber nur die C$100 des Dezembers werden noch geschuldet, sodass Verbindlichkeit und Aufwand jeweils um C$1.100 zu hoch sind.

In diesem Beispiel ist die Lösung eine Buchung im laufenden Jahr: Soll Verbindlichkeit aus CPP C$1.100 und Haben Lohnaufwand C$1.100. Buchen Sie die Abführung von da an gegen die Verbindlichkeit. Liegt der Fehler in einem bereits eingereichten Jahr, schreiben Sie nicht den Lohnaufwand des laufenden Jahres gut. Der Aufwand jenes Jahres wurde doppelt gezählt, sein steuerpflichtiges Einkommen war daher zu niedrig, und seine Erklärung muss womöglich mit einem Änderungsantrag korrigiert werden; siehe Finanzabschlüsse des Vorjahres korrigieren.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Lohnverbindlichkeiten passen nicht zum Saldo der CRA, oder Bücher und T4-Summen weichen ab: Herauszufinden, welche Lohnläufe und Abführungen abweichen, ob Strafzuschläge oder Zinsen anfallen und wie die Buchung so einzurichten ist, dass sie in jedem Zeitraum aufgeht, verlangt, das CRA-Konto, die Lohnunterlagen und die Bücher nebeneinanderzulegen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Buchhaltungsexperte will die Lohnabrechnung vor der T2 mit den Abführungen und T4 abgestimmt haben: nutzen Sie die Checkliste zum Jahresende und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Zahlen nicht aufgehen.
• Es ist Ihre erste Lohnabrechnung, oder Sie sind nicht sicher, ob die Kontenzuordnung der Software zur Tabelle oben passt: Eine falsche Zuordnung bucht jeden Lohnlauf falsch. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Lohnabrechnung wurde für frühere Lohnläufe oder Jahre nie gebucht, oder ein Fehler liegt in einem bereits eingereichten Jahr: Die Verbindlichkeiten und der Saldo bei der CRA können beide falsch sein, und eine Korrektur ändert die Abschlüsse jenes Jahres und kann die dafür eingereichte Erklärung ändern. Siehe Finanzabschlüsse des Vorjahres korrigieren oder Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Abführung wurde versäumt oder kam zu spät: siehe verspätete Lohnabführung und erfassen Sie einen Strafzuschlag wie in Neuveranlagungen und Strafzuschläge der CRA.
• Sie haben ein Schreiben zur Lohnabrechnung oder eine Prüfung erhalten: siehe Prüfungen der Lohnabrechnung und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.
• Sie sind Einzelunternehmer oder Gesellschafter: Die CRA sagt, dass an Sie oder Ihre Gesellschafter gezahlte Gehälter oder Entnahmen nicht abzugsfähig sind; Ihre eigenen Entnahmen laufen also nicht über die Lohnabrechnung; siehe Entnahmen des Einzelunternehmers.
• Sie sind der einzige Arbeitnehmer: siehe Lohnabrechnung nur für den Eigentümer; für Dividenden statt Gehalt siehe Dividenden buchen.
• Ein Arbeitnehmer arbeitet in Québec: Die Buchung unterscheidet sich; nehmen Sie das zu Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben auch ein US-Unternehmen: siehe Buchungssätze zur Lohnabrechnung in den USA.