Écriture de paie au Canada : RPC, AE, impôt et versement à l'ARC

Que contient une écriture de paie au Canada?

Inscrivez chaque paie en deux écritures. L'écriture 1 est la paie de l'employé : le salaire brut est la charge, et le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu retenus sont de l'argent que vous devez à l'ARC. L'écriture 2 est la part de l'employeur au RPC et à l'AE : une autre charge, et encore de l'argent dû. L'ARC dit qu'un employeur doit calculer les cotisations au RPC, les cotisations d'AE et l'impôt à retenir sur la paie, et calculer aussi sa propre part du RPC et de l'AE.

Deux règles gardent les comptes exacts :

• Ce qui est retenu sur la paie de l'employé est un passif, et non une charge. La charge de salaires le contient déjà.
• La part de l'employeur est une charge, et un passif jusqu'à ce qu'elle soit versée.

Un compte à payer est de l'argent que vous devez et n'avez pas encore payé. Dans les tableaux ci-dessous, un débit est la colonne de gauche et un crédit la colonne de droite.

La paie nette est la seule partie qui sort de la banque le jour de paie. L'ARC est payée plus tard, en un seul versement.

L'ARC dit que chaque montant que vous retenez est détenu en fiducie pour le gouvernement. Si une société ne le verse pas, ses administrateurs en poste à ce moment peuvent en être tenus personnellement responsables avec elle (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1; le RPC et l'AE suivent la même règle), et aucune action contre un administrateur ne peut être intentée plus de deux ans après que l'administrateur a cessé d'exercer ses fonctions après. Voir le versement tardif des retenues sur la paie.

Une paie n'est pas simple quand c'est votre première paie, quand vos comptes à payer de la paie ne correspondent pas à ce que l'ARC montre pour votre compte, quand votre comptable veut que la paie soit rapprochée des versements et des T4 avant la T2, quand un versement a été omis, quand un employé travaille au Québec, ou quand le seul employé est le propriétaire. Si les livres et l'ARC divergent, passer une autre paie ne réglera rien : chaque période doit être retracée des registres de paie jusqu'au compte de l'ARC. Rassemblez les talons de paie ou le registre de paie de chaque paie, les reçus de versement ou les débits bancaires, les relevés de paie de l'ARC, ainsi que les feuillets T4 et le sommaire.

Qu'ajoute l'employeur : RPC et AE?

L'employeur verse un RPC égal au RPC retenu sur l'employé, et une AE égale à 1,4 fois la cotisation d'AE de l'employé. Le Guide de l'employeur dit qu'un employeur doit cotiser un montant égal au RPC qu'il retient, et 1,4 fois les cotisations d'AE qu'il retient; le multiple de l'AE peut être plus bas dans le cadre d'un régime d'invalidité de courte durée. La page sur l'AE dit de verser le total des deux montants.

Sources : RPC, RPC2 et AE. Les retenues cessent pour l'année une fois le maximum annuel atteint.

Tous les employés n'ont pas toutes les lignes. Selon le Guide de l'employeur, le RPC n'est pas retenu sur un employé de moins de 18 ans, après le mois où l'employé atteint 70 ans, sur un employé de 65 à 69 ans qui vous a remis le formulaire CPT30, ni sur un employé considéré comme invalide selon le RPC. Une personne qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote d'une société n'occupe pas un emploi assurable, et l'emploi d'une personne liée peut ne pas l'être non plus (Loi sur l'assurance-emploi, art. 5); il n'y a donc pas d'AE. Omettez ces lignes dans l'écriture de cette personne. Pour la paie du propriétaire seul, voir la paie du propriétaire seul; pour un conjoint ou un enfant, voir payer des membres de la famille.

À quoi ressemble une écriture de paie pour un cycle de paie?

La paie nette est le salaire brut moins les trois retenues et toute autre retenue du talon de paie, comme une prime d'avantage social, des cotisations syndicales ou une saisie-arrêt. Ce tableau ne montre que les trois que couvre le versement à l'ARC; donnez à chaque autre retenue son propre compte à payer, éteint quand vous payez le tiers. La paie de vacances fait partie du salaire brut. Les noms de comptes relèvent de la pratique de tenue de livres; l'essentiel est que le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu aient chacun leur compte à payer, afin que chacun se rapproche d'une ligne du Sommaire T4 de l'ARC.

Un logiciel de paie qui passe cette écriture pour vous utilise les comptes que vous lui avez associés. Vérifiez cette association avec le tableau avant la première paie. Ne débitez jamais de nouveau une charge pour les retenues de l'employé.

Comment inscrire le versement à l'ARC?

Inscrivez le versement comme un paiement des comptes à payer : débitez le RPC à payer, l'AE à payer et l'impôt sur le revenu à payer, et créditez la banque. Aucune charge n'est inscrite ici, parce que les deux charges l'ont été à la paie.

Si un service de paie prélève de votre banque la paie et les montants de l'ARC, passez les écritures à partir de son rapport de paie, et non à partir des lignes de la banque. Un débit bancaire au service ne prouve pas que l'ARC a été payée; confirmez le paiement dans votre compte de l'ARC.

Un seul paiement couvre les deux parts et l'impôt retenu. Sur le coupon PD7A, le montant payé est le total du RPC et de l'AE, parts de l'employeur et de l'employé, et de l'impôt sur le revenu. L'ARC date un paiement selon la façon dont il a été fait : la date à laquelle la banque crédite l'ARC pour les services bancaires en ligne ou par téléphone, la date estampillée sur le coupon à un comptoir de banque, ou la date à laquelle l'ARC reçoit un paiement par la poste. Datez l'écriture selon votre paiement bancaire, et comparez-la avec l'inscription de l'ARC, qui peut tomber un autre jour.

Gardez trois choses hors des comptes à payer de la paie :

• Les intérêts et les pénalités. Inscrivez-les dans leurs propres comptes; voir les nouvelles cotisations et les pénalités de l'ARC.
• Un paiement sur une cotisation établie par l'ARC. L'ARC dit de le garder distinct de vos retenues à la source.
• Une erreur de versement. Selon le Guide de l'employeur, versez un manque dès que possible; si vous avez trop versé, réduisez votre prochain versement du trop-payé. Un versement en trop laisse un solde débiteur dans le compte à payer jusqu'au prochain versement, plus petit.

Pour savoir comment ouvrir le compte et payer, voir faire la paie.

Qu'est-ce que le PD7A, et puis-je l'obtenir de mon logiciel de comptabilité?

Le PD7A est le relevé de compte de l'ARC pour les retenues à la source courantes, avec un coupon de versement. C'est un document de l'ARC, et non un rapport produit par votre logiciel de comptabilité ou de paie. L'ARC le prévoit pour les déclarants réguliers et trimestriels, avec un PD7A(TM) pour les déclarants accélérés.

Selon le Guide de l'employeur, la partie relevé montre le numéro de compte, la date d'émission et le solde du compte de versements pour l'année. Le sommaire du compte énumère les opérations inscrites depuis le dernier relevé. L'ARC cesse d'envoyer un PD7A papier une fois que vous avez payé par voie électronique pour six versements consécutifs ou plus; les mêmes renseignements se trouvent dans Mon dossier d'entreprise sous « Afficher les opérations du compte » et « Afficher le solde du compte ».

Un logiciel peut imprimer son propre sommaire de paie ou son rapport des dettes. Servez-vous-en pour préparer le versement, puis comparez-le avec le relevé de l'ARC.

Quand le versement est-il dû, et comment change-t-il le solde du passif?

La date d'échéance dépend du type de déclarant, et elle détermine le montant qui reste dans les comptes à payer entre les paiements. Les dates d'échéance de l'ARC sont les suivantes :

Une échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié de l'ARC est respectée si l'ARC reçoit le paiement, ou si une institution financière canadienne le traite, au plus tard le jour ouvrable suivant. Le versement trimestriel exige une petite masse salariale et un dossier de conformité parfait; les critères figurent sur la page de l'ARC sur le moment de verser.

L'ARC fixe votre type de déclarant, généralement selon les retenues mensuelles moyennes d'il y a deux années civiles, qui peut donc changer à mesure que la masse salariale grossit. Confirmez le vôtre dans le compte de l'ARC au lieu de l'estimer. Une paie faite à la fin de décembre et versée le 15 janvier est quand même un compte à payer de décembre à la fin de l'année. Un compte à payer plus ancien que sa date d'échéance est un signal d'alarme; pour un versement tardif, voir le versement tardif des retenues sur la paie.

Quels coûts de paie se trouvent hors de l'écriture fédérale?

Les impôts provinciaux sur la paie et l'indemnisation des accidents du travail sont des lignes de charge distinctes, dues à la province et ne faisant pas partie du versement à l'ARC. Donnez à chacun son propre compte de charge et de compte à payer.

Cette page ne couvre que l'Ontario et la Colombie-Britannique. Le Manitoba et Terre-Neuve-et-Labrador ont aussi un impôt sur la paie à la charge des employeurs, et les Territoires du Nord-Ouest en ont un prélevé sur les employés. Vérifiez auprès de votre province ou territoire.

Comment rapprocher les livres du compte de paie de l'ARC et des totaux des T4?

Rapprochez les livres deux fois : chaque mois avec le compte de l'ARC, et chaque année avec le Sommaire T4.

Chaque mois, comparez chaque versement des livres avec les opérations inscrites par l'ARC. Ce qui reste dans les trois comptes à payer ne devrait être que les retenues des paies pas encore dues. Juste après une date d'échéance, ils devraient être à zéro, sauf pour ces paies.

À la fin de l'année, les lignes du Sommaire T4 correspondent aux comptes à payer :

La ligne 80 moins la ligne 82 donne l'écart. En général, l'ARC n'exige ni ne rembourse un écart de 2 $ ou moins. La case 14 est le revenu avant retenues et peut comprendre plus que les lignes de salaires du registre de paie; les salaires bruts des livres peuvent donc différer de ce chiffre. Un T4 compte aussi la paie dans l'année où elle est versée : le guide T4 de l'ARC dit que le revenu est déclaré pour l'année où il est payé, peu importe quand il a été gagné. Des salaires gagnés en décembre et payés en janvier sont une charge de décembre dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, mais appartiennent au T4 de l'année suivante; comparez donc les totaux des T4 avec les totaux selon la date de paie, et non avec la charge de l'année.

Quand les livres ne concordent pas, cherchez l'une de ces causes :

Pour le feuillet T4 lui-même, voir quel feuillet remettre à un travailleur. Pour le nettoyage de fin d'année avant la T2, voir la liste de contrôle de fin d'exercice d'une société.

Qu'est-ce qui change au Québec?

Pour un employé dont la province d'emploi est le Québec, l'écriture a d'autres lignes et fait intervenir deux agences. L'ARC dit de retenir le RRQ au lieu du RPC, l'AE au taux du Québec, les cotisations au RQAP et l'impôt sur le revenu du Québec versé à Revenu Québec. Le taux d'AE du Québec est de 1,30 %, contre 1,63 % ailleurs. L'impôt sur le revenu du Québec figure sur le relevé RL-1, et non sur le T4.

Un établissement au Québec peut aussi signifier des versements à Revenu Québec en plus de l'ARC. Les comptes à payer, les versements et le rapprochement de fin d'année se partagent alors entre deux agences, et le tableau ci-dessus ne s'applique donc pas tel quel.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars canadiens et des chiffres arrondis au dollar près, à titre d'illustration seulement. Les vraies retenues viennent du calcul de la paie pour chaque période.

Société ontarienne, un employé, un mois

Un employé gagne 5 000 $ CA brut. Retenues : RPC 280 $ CA, AE 82 $ CA, impôt sur le revenu 800 $ CA, donc une paie nette de 3 838 $ CA. L'employeur ajoute un RPC de 280 $ CA et une AE de 114 $ CA (1,4 fois la cotisation non arrondie de l'employé, 81,50 $ CA, donne 114,10 $ CA).

Les comptes à payer atteignent 560 $ CA, 196 $ CA et 800 $ CA, et le versement de 1 556 $ CA éteint les trois. La paie coûte 5 394 $ CA à la société. Dans cet exemple, la masse salariale est bien inférieure à l'exemption de l'Ontario; aucun impôt-santé des employeurs n'est donc inscrit.

Entrepreneur individuel de la Colombie-Britannique avec un aide à temps partiel

Un aide est payé 1 000 $ CA par mois. Chaque mois, la retenue est de 42 $ CA pour le RPC et de 16 $ CA pour l'AE (1,63 % de 1 000 $ CA donne 16,30 $ CA). Une paie aussi basse comporterait peu ou pas d'impôt sur le revenu retenu avec une demande de base au TD1; ici, l'aide a demandé sur le TD1 une retenue additionnelle de 40 $ CA sur chaque paiement. L'employeur ajoute un RPC de 42 $ CA et une AE de 23 $ CA (1,4 fois 16,30 $ CA donne 22,82 $ CA). Chaque mois ajoute 163 $ CA aux comptes à payer. L'entreprise est un déclarant trimestriel; rien n'est donc payé avant le 15 avril pour janvier à mars.

Le versement de 489 $ CA se répartit ainsi : RPC 252 $ CA, AE 117 $ CA et impôt 120 $ CA. Un solde restant après ce paiement indique quelque chose d'inscrit à tort ou un décalage de calendrier; comparez-le avec l'inscription de l'ARC. Dans cet exemple, la paie de l'aide est bien inférieure à l'exemption de la Colombie-Britannique; aucun impôt-santé des employeurs n'est donc inscrit.

1 100 $ CA de trop dans le RPC à payer

Une société paie une fois par mois et fait ses versements chaque mois, et sa première paie a eu lieu en janvier. Chaque paie crédite le RPC à payer de 100 $ CA (50 $ CA de l'employé, 50 $ CA de l'employeur). Chacun des onze versements faits d'ici le 31 décembre a été codé en charge de paie plutôt qu'au RPC à payer. À la fin de l'année, le RPC à payer montre 1 200 $ CA, mais seuls les 100 $ CA de décembre sont encore dus; le compte à payer et la charge sont donc chacun trop élevés de 1 100 $ CA.

Dans cet exemple, la correction est une seule écriture dans l'année en cours : débiter le RPC à payer de 1 100 $ CA et créditer la charge de paie de 1 100 $ CA. Par la suite, codez le versement au compte à payer. Si l'erreur se trouve dans une année déjà produite, ne créditez pas la charge de paie de l'année en cours. La charge de cette année-là a été comptée deux fois, son revenu imposable était donc trop bas et sa déclaration peut exiger une demande de modification; voir corriger les états financiers de l'an dernier.

Votre situation est différente?

• Vos dettes de paie ne correspondent pas au solde de l'ARC, ou les livres et les totaux des T4 diffèrent : trouver quelles paies et quels versements diffèrent, si des pénalités ou des intérêts s'appliquent, et comment monter l'écriture pour qu'elle se rapproche à chaque période demande de réunir le compte de l'ARC, les registres de paie et les livres. Voir l'aide en tenue de livres.
• Votre comptable veut que la paie soit rapprochée des versements et des T4 avant la T2 : utilisez la liste de contrôle de fin d'exercice et obtenez de l'aide en tenue de livres si les chiffres ne se rapprochent pas.
• C'est votre première paie, ou vous n'êtes pas sûr que l'association des comptes du logiciel corresponde au tableau ci-dessus : une mauvaise association inscrit chaque paie de travers. Voir l'aide en tenue de livres.
• La paie n'a jamais été inscrite pour des paies ou des années antérieures, ou une erreur se trouve dans une année déjà produite : les comptes à payer et le solde de l'ARC peuvent tous deux être erronés, et une correction modifie les états financiers de cette année-là et peut modifier la déclaration produite pour elle. Voir corriger les états financiers de l'an dernier ou l'aide en tenue de livres.
• Un versement a été omis ou tardif : voir le versement tardif des retenues sur la paie et inscrivez toute pénalité comme dans les nouvelles cotisations et les pénalités de l'ARC.
• Vous avez reçu un avis ou un examen sur la paie : voir les vérifications de la paie et les décisions sur le statut des travailleurs.
• Vous êtes entrepreneur individuel ou associé : l'ARC dit que les salaires ou les retraits versés à vous ou à vos associés ne sont pas déductibles; vos propres retraits ne passent donc pas par la paie; voir les retraits de l'entrepreneur individuel.
• Vous êtes le seul employé : voir la paie du propriétaire seul; pour des dividendes plutôt qu'un salaire, voir inscrire les dividendes dans les livres.
• Un employé travaille au Québec : l'écriture diffère; confiez-la à l'aide en tenue de livres.
• Vous avez aussi une entreprise américaine : voir les écritures de paie aux États-Unis.