Kanada'da aylık muhasebe kayıtları ücreti: neye göre değişir?

Kanada'da muhasebe sorumlusu aylık ne kadar ücret alır ve neden standart bir fiyat yoktur?

CRA ve bu sayfanın kullandığı diğer resmi kaynaklar muhasebe kayıtları ücretini belirlemez veya yayımlamaz. Dolayısıyla aylık fiyat standart bir tarife değil, belirli bir iş miktarı için verilen tekliftir. Bu sayfa bu nedenle dolar aralığı vermez: resmi kaynağı olmayan bir rakam, başkasının piyasası hakkında tahmin olurdu. CRA'nın belirlediği şey, bir işletmenin ne kadar iş çıkardığıdır: tutması gereken kayıtlar, vermesi gereken beyannameler ve bunların sıklığı.

Sabit bir aylık rakam, teklif neyi varsaydığını yazmadıkça size hiçbir şey söylemez: aylık hesap ve işlem sayısı, GST/HST dönemi, bordro çalıştırma sayısı ve kayıtların güncel olup olmadığı. Aynı rakamı veren iki teklif farklı işleri kapsayabilir; düşük olan teklif gecikmiş kayıtların tamamlanmasını, GST/HST beyannamesini veya T4 belgelerini dışarıda bırakmış olabilir.

İşletmenin çalışanları varsa, GST/HST beyannamesini aylık veriyorsa, kayıtları aylarca geride kalmışsa, sahip ücreti ve hissedar kredisi olan bir şirketse veya Québec'te beyanları varsa durum basit değildir. İki durumda çoğunlukla bir uzmanın yardımı gerekir: başka bir teklifle karşılaştıramadığınız bir teklif ve aylarca geride kalmış kayıtlar; çünkü her teklif yeniden kurma işini farklı fiyatlar. Teklif istemeden önce şunları toplayın: her hesabın aylık işlem sayısı, GST/HST dönemi, çalışan sayısı ve ödeme sıklığı, kullandığınız yazılım ve kaç ay geride olduğunuz.

Aylık ücreti ne belirler: işlemler, hesaplar ve kayıtların ne kadar dağınık olduğu?

Ücretin arkasındaki işin büyük bölümünü kayıtların hacmi ve durumu belirler; çünkü her işlemin bir dayanağı ve defterlerde bir yeri olmalıdır. CRA; satış faturaları, makbuzlar, banka mevduat fişleri ve sözleşmeler gibi asıl belgeleri sayar ve kayıtların, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren genellikle en az altı yıl süreyle saklanmasını ister.

GST/HST kayıtlı mükellefinin, girdi vergisi kredisi talep etmeden önce yeterli belgesel kanıta da sahip olması gerekir; bu yüzden eksik bir makbuz krediyi riske atabilir. İşi artıran şeyler:

• Daha fazla hesap: her banka, kart ve ödeme platformu hesabı defterlerle eşleştirilmelidir.
• Daha fazla işlem: her biri kodlanır ve bir faturaya veya makbuza bağlanır.
• Eksik veya yetersiz makbuzlar: birinin bunların peşine düşmesi gerekir; bkz. bir makbuzda neler yazmalı.
• Kişisel ve işletme parasının aynı hesapta olması: önce ayrılmaları gerekir; bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri.
• Yabancı para birimi veya pazaryeri ödemeleri: bkz. ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri.
• Sahip ücreti: temettüler, maaş ve hissedar kredisi hesabı için ayrı kayıtlar gerekir.

GST/HST beyan sıklığı ücrete ne kadar ekler?

Her beyan dönemi için defterlerden ayrı bir beyanname hazırlanır; yani aylık beyan veren yılda on iki, üç aylık beyan veren dört, yıllık beyan veren bir beyanname verir. CRA, dönemi hasılata göre belirler; bu genellikle bir önceki mali yılın hasılatıdır. Bu nedenle beyannameleri fiyatlandırmadan önce GST/HST hesabınızda görünen döneme bakın. Kayıtlı mükellef, daha sık bir dönem seçebilir.

Kaynak: RC4022. Bu yayın, ihracat ve muaf teslimler gibi hasılata dahil edilmeyecek kalemleri de listeler. Aylık ve üç aylık beyannameler dönem bittikten 1 ay sonra; yıllık beyan verenlerin çoğunda ise mali yıl sonundan 3 ay sonra son bulur. 31 Aralık yıl sonlu ve işletme geliri olan bir şahıs işletmesi sahibi, ertesi yılın 30 Nisan tarihine kadar öder ve 15 Haziran tarihine kadar beyan verir.

Yıllık beyanname her zaman yılda tek ödeme anlamına gelmez: net GST/HST tutarı $3.000 tutarına ulaşan bir yıllık beyan veren, üç aylık taksitler ödemek zorunda kalabilir. Teklifin bu taksitleri takip edip etmediğini sorun.

Küçük tedarikçinin kayıt olması zorunlu değildir; bu yüzden kendi isteğiyle kaydolmadıkça GST/HST beyannamesi vermesi gerekmez. Test, dünya genelindeki vergiye tabi satışları sayar; sıfır oranlı satışlar da dahildir. Bir şahıs işletmesi sahibinin tüm işletmeleri ve ilişkili kişi ve kuruluşları birlikte hesaplanır. Küçük tedarikçi, hem tek bir takvim üç ayında hem de art arda dört üç aylık dönemde $30.000 tutarının altında kalır. Taksi ve ticari araç paylaşımı sürücüleri, bu tutarın altında olsalar bile kaydolmak zorundadır. Bkz. GST/HST'ye ne zaman kaydolunur. Teklif hangi dönemi varsaydığını ve beyannameyi muhasebe sorumlusunun hazırlayıp hazırlamadığını mı yoksa verip vermediğini de yazmalıdır.

Bordro bir ekip için neleri ekler: aktarımlar, T4 belgeleri ve kayıtlar?

Bordro ikinci bir takvim ekler: her bordro çalıştırması kesilecek tutarlar doğurur ve işveren bunları, kesintilerinin büyüklüğüne göre belirlenen bir takvimle aktarmak zorundadır. CRA işverenleri dört aktarım türüne ayırır; bu türler kesintilerin ne sıklıkla gönderileceğini belirler.

CRA türü genellikle iki takvim yılı öncesindeki kesintilere göre belirler. Ancak yönetmelik, son 12 ayda uyum geçmişi eksiksiz olan küçük bir işverenin, önceki iki yıldan herhangi birine dayanarak üç aylık aktarım hakkını kazanmasına izin verir. Yani yalnızca çalışan sayısı takvimi söylemez. Geç aktarımların cezası vardır ve bir şirketin yönetim kurulu üyeleri, aktarılmamış kesintilerden kişisel olarak sorumlu tutulabilir (Income Tax Act s. 227.1); bkz. bordro aktarımının gecikmesi.

İşverenin kayıtları her çalışanın çalıştığı saatleri ile CPP, EI ve vergi için kesilen tutarları göstermeli; ayrıca her çalışanın Form TD1'ini ve verilen her belge ile beyannameyi içermelidir. T4 belgelerinin son tarihi belgelerin ilgili olduğu takvim yılını izleyen Şubat'ın son günü tarihidir; bu gün cumartesi veya pazara denk gelirse bir sonraki iş günüdür (T4001). Teklif; çalışan sayısını, ayda kaç bordro çalıştırıldığını, muhasebe sorumlusunun ücreti kendisinin mi hesapladığını yoksa başka yerde hazırlanmış ücreti mi kaydettiğini ve T4 belgelerini kimin vereceğini yazmalıdır. Aylık ödenen 4 kişilik bir ekip ile haftalık ödenen 4 kişilik bir ekip için aynı satır çok farklı iş anlamına gelebilir.

Québec'te işverenler QPP, QPIP ve eyalet gelir vergisi kesintilerini Revenu Québec'e gönderir (T4001). Bkz. Québec şirketi muhasebe maliyeti.

Yazılım ve dosyayı kimin tuttuğu neyi değiştirir?

Yazılım ve dosyayı kimin tuttuğu, faturalanan tutarı ve erişebildiğiniz şeyleri değiştirir; CRA'nın kuralları ise işletmede kalır ve değişmez. CRA yazılı izin vermedikçe kayıtlar, işletmenin Kanada'daki iş yerinde veya konutunda tutulmalıdır. Kanada dışında tutulup Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz. Yine de CRA, elektronik kayıtların Kanada dışında tutulmasına, yazılı olarak belirlediği şartlarla izin verebilir; bu yüzden verilerin nerede saklandığını sorun. altı yıl saklama süresi, dosyayı kim tutarsa tutsun geçerlidir.

Her tekliften şunları sorun:

• Defterleri hangi hesap tutuyor ve muhasebe sorumlusu ayrılırsa hesap sizde kalıyor mu?
• Abonelik ücretini kim ödüyor ve bu ücret fiyata dahil mi? Bkz. muhasebe yazılımı seçimi.
• İstediğinizde dosyanın tamamını dışa aktarabilir misiniz ve veriler nerede saklanıyor?
• Muhasebe sorumlusunun CRA'da hangi erişime ihtiyacı var? CRA üç düzey sunar: yalnızca görüntüleme, görüntüleme ve güncelleme, devredilmiş yetki.

Bir teklifte neler olur ve ayrıca faturalanan neler vardır (gecikmiş kayıtların tamamlanması, yıl sonu, T2 desteği)?

Bir teklif, yalnızca varsaydığı beyanları ve kayıtların durumunu listeliyorsa karşılaştırılabilir. Her kalemi sorun.

Sabit aylık muhasebe kayıtları ücreti makul mü? Teklifi kalem kalem karşılaştırın

Toplam tutar bunu söylemez: farklı fiyatlı iki teklif farklı işleri kapsayabilir. GST/HST beyanını, bordroyu veya gecikmiş kayıtların tamamlanmasını dışarıda bırakan düşük bir aylık fiyat, bunları içeren daha yüksek bir fiyatla aynı ürün değildir.

1. Kendi kapsamınızı yazın: hesaplar, aylık işlemler, GST/HST dönemi, bordro çalıştırmaları ve geride kalan aylar.
2. Her teklifin bu kapsamın neresini karşıladığını işaretleyin ve her boşluğu not edin.
3. Fiyatları vergiden önce karşılaştırın.
4. Ücretin nasıl oluştuğunu sorun: hacimden bağımsız sabit mi, saatlik mi, işlem veya çalışan sayısına göre kademeli mi? Neyin ücreti artırdığını da sorun: daha fazla işlem, başka bir hesap, yeni bir çalışan, aylık GST/HST dönemi.
5. Gecikmiş kayıtların tamamlanmasının ve yıl sonu işlerinin ücrete dahil olup olmadığını sorun ve ayrı bir fiyat varsa yazılı olarak alın.
6. Her ay ne teslim alacağınızı sorun; bkz. muhasebe sorumlusu her ay neler yapmalı.

İşiniz değişmediği halde artan bir ücret, kapsamda neyin değiştiğini sormak için bir nedendir. Kimin ne yaptığı muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberinde anlatılır.

Aylık, üç aylık veya yalnızca yıl sonunda ödemek daha ucuz mu?

Hiçbir kaynak bunları sıralamaz ve daha küçük bir fatura her zaman daha düşük maliyet demek değildir. CRA'nın takvimi, muhasebe sorumlunuzun ne sıklıkla çalıştığına bağlı değildir: aylık ve üç aylık GST/HST dönemleri ile bordro aktarımları, defterleri kimse güncellemiş olsun olmasın vadesine gelir. Üç ayda bir veya yalnızca yıl sonunda gelen bir muhasebe sorumlusu, ziyaretler arasında aylık bir beyannamenin, bir aktarımın veya bir GST/HST taksitinin vadesinin dolmasına yol açabilir. Artı ve eksiler yalnızca yıl sonu veya aylık muhasebe kayıtları rehberinde yer alır.

Muhasebe kayıtları ücretine GST/HST veya eyalet vergisi eklenir mi?

Bir muhasebe sorumlusunun ücretine GST/HST eklenebilir. CRA, Kanada'da sunulan hizmetlerin çoğunun GST/HST'ye tabi olduğunu söyler ve muhasebe hizmetlerini vergiye tabi örnek olarak sayar. Oran, hizmetin sunulduğu yere göre belirlenir ve eyalete bağlı olarak %5 ile %15 arasında değişir (CRA oranları). Küçük tedarikçi olan bir muhasebe sorumlusunun kaydolması zorunlu değildir; bu yüzden teklifte vergi görünmeyebilir. Fiyatları vergiden önce karşılaştırın.

GST/HST kayıtlı mükellefi, ticari faaliyetleri için alımlarda ödediği vergiyi genellikle girdi vergisi kredisi olarak geri alabilir. Talebi desteklemek için muhasebe sorumlusunun faturası, tutar $100 tutarına ulaştığında onun GST/HST numarasını göstermelidir.

Eyalet vergisi farklıdır:

• British Columbia: BC, muhasebe hizmetleri sayfasında muhasebe kayıtlarını da kapsadığını belirttiği muhasebe hizmetlerine 1 Ekim'den itibaren PST uygulamayı planladı, sonra planı durdurdu. Order in Council 408/2026 muhasebe hizmetleri için 1 Ekim'den geçerli bir muafiyet ekledi; dolayısıyla bu düzenleme yürürlükte kaldığı sürece ücrete PST uygulanmaz. Sayfanın metni hâlâ verginin uygulanıyormuş gibi okunuyor ve BC bunu değiştirebilir. Bu yüzden imzaladığınız gün PST sayfasını kontrol edin ve muhasebe sorumlusundan tekliflerde PST bulunup bulunmadığını yazılı olarak belirtmesini isteyin. Bkz. BC'de hizmetlerde PST.
• Québec: Québec'in kendi satış vergisi olan QST, %9,975 oranındadır ve Revenu Québec tarafından yürütülür; Revenu Québec orada GST/HST'yi de genellikle yönetir (RC4022). Québec'teki bir teklif, QST'nin eklenip eklenmediğini belirtmelidir.
• Diğer yerler: teklifin eklenen her vergiyi göstermesini isteyin.

Doğru bir teklif almak için ne göndermeliyim?

Muhasebe sorumlusunun fiyat vermeden önce işi sayabilmesini sağlayacak belgeleri gönderin.

• Son üç aya ait banka, kart ve ödeme platformu hesap özetleri; hesap başına işlemleri göstermeli
• Hesapların listesi ve varsa yabancı para birimli hesap
• GST/HST kayıt durumunuz, beyan döneminiz ve en son verdiğiniz beyanname
• Bordro: çalışan sayısı, ödeme sıklığı, aktarım türü ve geçen yılın T4 özeti
• Kullandığınız muhasebe yazılımı ve kimlerin giriş yapabildiği
• Kayıtların en son ne zaman mutabık hale getirildiği ve kaç ayın geride kaldığı
• Geçen yılın mali tabloları ve vergi beyannamesi ile yıl sonu tarihi
• Sahip ücreti: maaş, temettüler ve sizinle işletme arasında aktarılan para
• Eyaletiniz ve varsa Québec beyanlarınız

Örnek

Bu örneklerde Kanada doları kullanılmıştır. Tutarlar açıklayıcıdır, piyasa oranı değildir. İlk ikisinde ilişkili kişi ve kuruluş olmadığını ve önceki mali yılda vergiye tabi satışların aynı olduğunu varsayın.

Tek hesaplı bir danışmanlık şirketi

Ontario'daki bir danışmanlık şirketinin tek sahibi, tek banka hesabı ve tek kredi kartı vardır; ayda yaklaşık 40 işlem yapar ve yıllık satışı C$180.000'dır. HST beyannamesini üç ayda bir verir. Bu büyüklükte CRA yıllık dönem atar, yani üç aylık beyan bir tercihtir ve teklifin bunu doğrulaması gerekir. Teklif; hesap ve kartın aylık mutabakatını, yılda dört HST beyannamesini ve muhasebeci için yıl sonu dosyasını açıkça yazmalıdır.

Ekibi olan bir dükkân

Alberta'daki bir dükkânın 3 çalışanı vardır. Son iki yılın her birinde aylık yaklaşık C$5.000 olan kesintileri, onu düzenli aktarım takvimine yerleştirir (CRA türü çalışan sayısına göre değil, geçmiş kesintilere göre belirler). Ayda yaklaşık 300 işlemi, C$600.000 satışı vardır ve GST'yi kendi tercihiyle üç ayda bir verir; çünkü bu büyüklükte CRA yıllık dönem atar. İşi belirleyen satışlar değildir. İşi 300 işlem, 3 çalışan, yılda 12 bordro aktarımı ve T4 belgeleri belirler. Teklifinin danışmanınkinden yüksek olmasının nedeni budur.

14 ay önce duran kayıtlar

Bir BC şirketinin yıl sonu Aralık ayıdır. Kayıtları 1. yılın Ağustos ayından sonra durmuş, şimdi 2. yılın Ekim ayıdır. Bir muhasebe sorumlusu devam eden kayıtlar için ayda C$300 teklif ediyor.

• 1. yıl: kayıtlar Ağustos'ta durur ve Aralık yıl sonu hiçbir hesap özeti olmadan geçer.
• 2. yıl: 1. yıl için T2, yıl sonundan altı ay sonra, Haziran'da vadesi gelmişti ve şimdi gecikmiş olabilir. Şirket GST/HST'ye kayıtlıysa kaçırılan dönemlerin GST/HST beyannameleri de gecikmiş olabilir.
• Bugün: ayda C$300, kayıtların bundan sonra tutulmasını kapsar. Geride kalan 14 ayı kapsamaz. İlk soru, yeniden kurma işinin aylık ücretten ayrı olarak tek seferlik mi fiyatlandığı ve gecikmiş olabilecek beyannameleri kapsayıp kapsamadığıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Karşılaştıramadığınız bir teklifiniz var: hesaplarınızı, işlemlerinizi, GST/HST döneminizi ve bordronuzu yukarıdaki tabloyla karşılaştırarak listeleyin, ardından yazılı bir kapsam için listeyi muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Kayıtlarınız aylarca geride ve her teklif bunları farklı fiyatlıyor: gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberiyle başlayın, ardından yeniden kurma işini aylık ücretten ayrı fiyatlanacak şekilde muhasebe kayıtları desteğiyle konuşun.
• Bir beyanname veya aktarım gecikmiş olabilir ya da önceki muhasebeciniz işleri yarım bıraktı: bkz. verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama, bordro aktarımının gecikmesi ve muhasebeci beyanları kaçırdığında veya yanıt vermeyi bıraktığında. Beyannameler kayıtlardan hazırlanır; bu yüzden önce güncel kayıtlar gerekir: muhasebe kayıtları desteği.
• Şahıs işletmesi sahibi veya serbest çalışansınız: T2 ve hissedar kredisi yoktur; bkz. serbest çalışanlar için muhasebe uygulamaları ve serbest çalışan beyannamesi için muhasebeci.
• Muhasebecinin T2 ücretini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. T2 beyannamesi maliyeti.
• Bir muhasebe sorumlusuna ihtiyacınız olup olmadığından emin değilsiniz: bkz. kendi kayıtlarınızı tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak ve yalnızca yıl sonu veya aylık muhasebe kayıtları.
• Kimin ne yaptığını bilmeniz gerekiyor: bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.
• İşletmeniz Québec'te: bkz. Québec şirketi muhasebe maliyeti.