Recibos escaneados para la CRA: ¿bastan las copias digitales?

¿La CRA aceptará recibos escaneados si me audita?

Un recibo escaneado o fotografiado sustituye al papel solo cuando la imagen se hizo bajo un programa de digitalización que cumple las condiciones de la CRA. Un programa de digitalización es una rutina documentada para escanear, registrar, indexar y revisar las imágenes. Si un negocio no puede cumplir las condiciones, la CRA indica que debe conservar los documentos originales (CRA: formato aceptable y digitalización). Las páginas de la CRA no explican cómo trata un auditor un escaneo que no cumple. Dicen que se conserve el papel.

Los recibos no se envían con la declaración, pero la CRA puede pedir verlos más tarde (CRA: registros del negocio; requisitos de la CRA para los recibos). Si un auditor los pide, el auditor explica cómo enviar los documentos en línea, porque los auditores no pueden recibir registros por correo electrónico (CRA: auditorías). Enviar una copia no le permite triturar el original ni resuelve si el gasto está respaldado. Para responder a una solicitud, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

La guía de la CRA apunta en dos direcciones: conservar el papel y tratar los escaneos como respaldo, o cumplir todas las condiciones de digitalización antes de destruir cualquier papel. Un caso no es sencillo cuando está dejando el papel, ya se trituró papel, varias personas fotografían recibos, los recibos están en una aplicación, o la CRA pidió registros. Antes de confiar en los escaneos, reúna:

• la aprobación por escrito de la digitalización y el procedimiento por escrito
• la bitácora de escaneo y el índice
• una muestra de imágenes comparadas con el papel
• un respaldo que se haya restaurado una vez como prueba

¿Puedo guardar recibos digitales en lugar de papel y tirar el papel?

Solo si las imágenes se hicieron bajo un programa de digitalización aceptable que siga la norma nacional más reciente. La CRA indica que los documentos fuente en papel digitalizados de esa forma pueden desecharse, y las imágenes se conservan entonces como registros permanentes (IC05-1R1, párrafo 28; IC78-10R5, párrafos 21 y 22).

Sin ese programa, el original debe conservarse. La CRA también aconseja pedir asesoría legal antes de destruir registros en papel cuando haya alguna duda.

¿Basta con una foto de teléfono o una imagen impresa de un recibo?

Las páginas de la CRA sobre digitalización no mencionan las fotos de teléfono, así que ni las aceptan ni las rechazan. La prueba es la misma para cualquier imagen: debe ser una reproducción exacta, hecha para sustituir al papel, que dé la misma información y no oculte detalles importantes por la resolución, el tono o el color (CRA: formato aceptable y digitalización).

Esa es solo la prueba de la imagen. Desechar el papel también exige un programa de digitalización: aprobación por escrito, procedimiento, bitácora, índice y control de calidad (las siete condiciones de la siguiente sección). Una foto que queda en el carrete del teléfono casi nunca tiene nada de esto alrededor, así que, según la guía de la CRA, es una copia de respaldo y no sustituye al papel.

Una imagen impresa es solo la copia de una copia. Conserve el papel original o el archivo electrónico original.

¿Qué exige la CRA antes de que pueda triturar los recibos escaneados?

Las circulares de la CRA enumeran siete condiciones para un programa de digitalización aceptable, y su página sobre digitalización exige seguir la norma nacional más reciente. Las siete condiciones deben cumplirse antes de desechar el papel (IC05-1R1, párrafo 27; IC78-10R5, párrafo 21).

Para los registros de GST/HST, el Memorandum 15.2 (párrafo 17) también enumera siete condiciones, pero con una pista de auditoría en lugar de la bitácora. La pista de auditoría debe mostrar la autenticidad de los registros creados y la integridad de los recibidos desde el momento de su recepción. Las demás condiciones son parecidas; el control de calidad del memorándum cubre todos sus procedimientos. Cuando un mismo recibo respalda el impuesto sobre la renta y el GST/HST, cumpla ambas listas. Aparte, la IC05-1R1 (párrafo 36) pide que los registros electrónicos muestren una pista de auditoría desde el documento fuente hasta las cuentas financieras resumidas.

La norma en que se basa el programa es la CAN/CGSB-72.34 del Canadian General Standards Board, Electronic Records as Documentary Evidence, que se nombra en la página de digitalización de la CRA y en el Memorandum 15.2. Las circulares más antiguas (IC05-1R1 e IC78-10R5) nombran una norma anterior, la CAN/CGSB-72.11-93. Todas dicen que se siga la más reciente. Las páginas de la CRA no reproducen la norma ni explican cómo demostrar que un escáner o una aplicación la cumple. Si un negocio no puede cumplir la norma, la CRA indica que debe conservar los documentos originales. Si un tercero hace la digitalización, el negocio sigue siendo responsable de asegurarse de que sea aceptable (IC05-1R1, párrafo 29).

¿Y si el recibo llegó por correo electrónico o por una aplicación?

Un recibo que se creó, envió o recibió primero en forma electrónica también debe conservarse en forma electrónica. La circular de la CRA indica que estos documentos son registros que deben conservarse en forma electrónica (IC05-1R1, párrafo 39). Los documentos fuente que enumera incluyen facturas de compra, recibos de tarjeta de crédito y correos electrónicos cuando importan para los impuestos.

Imprimir el recibo no sustituye al archivo. En los registros de GST/HST, aun cuando exista una copia en papel, deben conservarse los registros electrónicos (Memorandum 15.2, párrafo 5). La ley exige que los registros llevados en forma electrónica se conserven en un formato electrónico legible (Income Tax Act, s. 230(4.1); Excise Tax Act, s. 286(3.1)). El Ministro puede eximir a una persona o a una clase de personas de esa regla en los términos que el Ministro acepte (s. 230(4.2); s. 286(3.2)).

Si el archivo se convierte a otro formato, la conversión no debe perder, destruir ni alterar la información relevante para los impuestos (IC05-1R1, párrafo 37).

¿Cuánto tiempo y dónde guardo los recibos digitales?

Consérvelos durante seis años desde el fin del último año fiscal al que se refieren; en una corporación, es el ejercicio fiscal (CRA: dónde guardar sus registros). Las imágenes que sustituyen al papel son los registros, así que el mismo plazo se aplica a ellas. Para las declaraciones tardías, las objeciones y un negocio cerrado, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Los registros deben guardarse en el lugar del negocio o en una residencia en Canadá, salvo que la CRA dé permiso por escrito de otro modo. La CRA indica que los registros guardados fuera de Canadá y consultados electrónicamente desde Canadá no se consideran guardados en Canadá. Con permiso para guardar registros en el extranjero, igualmente deben estar disponibles en Canadá para la revisión de la CRA cuando los pida. Para el GST/HST, un registro debe guardarse en Canadá, en inglés o francés, salvo que el Ministro autorice otra cosa (Excise Tax Act, s. 286(1.2)).

¿Qué formato de archivo y qué respaldos espera la CRA?

Los archivos deben seguir siendo legibles. La copia que un negocio entrega a la CRA debe estar en un formato no propietario (uno que se abre sin la aplicación de un solo proveedor) de uso común que el software de la CRA pueda procesar (IC05-1R1, párrafo 7). Las páginas de la CRA sobre conservación de registros no enumeran tipos de archivo para las imágenes de recibos. Para los documentos que se le envían en línea, su página de carga enumera formatos como PDF, JPG, JPEG y TIFF; que un formato se acepte para cargar no significa por sí solo que cumpla las reglas de digitalización.

Los respaldos son tarea del negocio. La CRA indica que se respalden los registros guardados en medios regrabables para poder restaurarlos en un formato que la CRA pueda usar (CRA: formato aceptable y respaldos). Cuando los respaldos son el método de conservación, la circular (párrafos 15 y 17) pide:

• respaldos que puedan restaurarse en una forma utilizable y legible
• medios con etiquetas únicas y un registro de lo que contiene cada uno
• respaldos que no sobrescriban a los anteriores
• el software necesario para restaurar los archivos
• pruebas periódicas de que los registros respaldados pueden restaurarse

Si se pierden, destruyen o dañan registros electrónicos exigidos, la circular indica que se informe a la CRA y que se vuelvan a crear los archivos en un plazo razonable (párrafo 46).

¿Y si una aplicación de recibos o un servicio en la nube guarda mis escaneos?

El negocio sigue siendo responsable. Encargar el manejo de los registros a un responsable contable, un contador o un proveedor de almacenamiento en la nube no libera al negocio de sus deberes de llevar, mantener legibles, conservar y dar acceso a los registros, incluso ante cambios de software, la quiebra de un proveedor o un cambio entre proveedores (Memorandum 15.2, párrafo 34; IC05-1R1, párrafo 19). El memorándum considera una buena práctica que el proveedor entregue una copia electrónica aceptable de la información exigida (párrafo 36).

De las reglas de la CRA sobre ubicación y legibilidad se desprenden dos comprobaciones. Primero, dónde almacena los datos el proveedor: los registros guardados fuera de Canadá y consultados desde Canadá no se consideran guardados en Canadá, y guardar registros en el extranjero requiere el permiso por escrito de la CRA. Las páginas de la CRA no explican cómo se aplica eso a un servicio en particular, así que pregunte al proveedor. Segundo, si el negocio puede exportar cada imagen y su índice en una forma legible sin ayuda del proveedor. Si no puede, quizá no pueda cumplir su deber de presentar los registros.

¿Los recibos escaneados siguen respaldando los créditos fiscales por insumos del GST/HST?

Pueden hacerlo, si el escaneo se hizo bajo un programa de digitalización aceptable, de modo que sea el registro, y el recibo muestra lo que el crédito necesita. Un negocio que reclama un crédito fiscal por insumos debe conservar copias de sus facturas o recibos de compra (CRA: registros de GST/HST). Los registros de GST/HST siguen el mismo plazo de conservación y la misma regla de formato electrónico (Excise Tax Act, s. 286), y el Memorandum 15.2 fija las condiciones de digitalización para ellos, incluida la pista de auditoría.

Una imagen borrosa o recortada puede fallar dos veces: como registro digitalizado, y por ocultar un detalle del que depende el crédito. Para saber qué debe mostrar un recibo, vea detalles de los recibos de GST/HST para los créditos fiscales por insumos y requisitos de la CRA para los recibos.

¿Puedo destruir recibos antes de que pasen los seis años?

Solo con el permiso por escrito del Ministro (Income Tax Act, s. 230(8); Excise Tax Act, s. 286(6)). La CRA advierte que destruir registros en papel o electrónicos sin su permiso puede llevar a un proceso judicial (CRA: dónde guardar sus registros). La solicitud se hace en el Form T137 o por escrito; los pasos están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Desechar el papel después de una digitalización que cumple las condiciones es un paso distinto. La imagen es el registro, y el plazo de conservación sigue corriendo sobre ella.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses (C$).

Fotografiados y luego triturados

Una diseñadora independiente de Alberta fotografía unos 300 recibos al año (C$12,000 de gastos) y tritura el papel. No hay aprobación por escrito, procedimiento, bitácora ni índice. Como no se cumplen las condiciones del programa, la guía de la CRA es conservar los originales, así que las fotos son copias de respaldo, no los registros. De ahora en adelante, la diseñadora conserva el papel o arma primero el programa. Para los recibos que ya se trituraron, vea gastos del negocio sin recibos.

Un escáner y un programa por escrito

Una corporación de Ontario compra un escáner de uso comercial. El propietario firma una aprobación por escrito, el responsable contable sigue un procedimiento por escrito, el software indexa y marca cada imagen, y una bitácora registra cada lote y el día en que se destruye el papel. Alguien revisa una muestra de imágenes cada trimestre, y los archivos se respaldan y se restauran como prueba. Si el proceso además sigue la norma nacional más reciente, las imágenes pasan a ser los registros permanentes y el papel puede desecharse. Si la corporación está inscrita para el GST/HST, las mismas imágenes también respaldan sus créditos, y el Memorandum 15.2 pide una pista de auditoría en su propia lista en lugar de la bitácora, así que la corporación conserva la bitácora y la pista de auditoría. La corporación las conserva durante seis años desde el fin del ejercicio fiscal al que se refieren.

Facturas de proveedores que llegan por correo electrónico

El dueño de una tienda en Quebec recibe facturas de proveedores en PDF por correo electrónico. Para el impuesto federal sobre la renta, la guía de la CRA mantiene los archivos en forma electrónica y legible durante el plazo de conservación, y una impresión no los sustituye. Revenu Québec fija sus propias reglas de registros para el QST, y un negocio de Quebec debe consultarle sobre los registros del QST y del GST/HST; esta página no los cubre.

¿Su caso es distinto?

• El papel ya se trituró, las fotos nunca se hicieron bajo un programa de digitalización, o los libros ya no coinciden con lo que queda: la CRA indica que el papel solo puede destruirse después de una digitalización que cumpla sus condiciones, y sus páginas no explican cómo se trata una falla. Los recibos quizá necesiten respaldo en estados de cuenta bancarios y de tarjeta y en copias de los proveedores, y conviene que un responsable contable o un contador revise lo que queda. Vea gastos del negocio sin recibos y ayuda con la contabilidad.
• La CRA pidió registros o envió una carta de revisión o de auditoría: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria. Si los libros que respaldan los registros están incompletos, vea ayuda con la contabilidad.
• Está dejando el papel, o sus registros están dispersos entre papel, aplicaciones y varios años: el programa, los respaldos y los libros tienen que encajar entre sí. Vea ayuda con la contabilidad, llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable y ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Sus recibos vienen de proveedores en el extranjero o están en otro idioma: vea facturas de proveedores y contratistas extranjeros.
• Un vendedor no quiere dar un recibo adecuado, o necesita saber qué debe mostrar uno: vea requisitos de la CRA para los recibos.
• Está cerrando una empresa o necesita saber cuándo empiezan los seis años: vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• También tiene registros en EE. UU.: la guía de EE. UU. sobre recibos escaneados cubre las reglas del IRS.