Biên lai quét cho CRA: bản số có đủ thay bản giấy không

CRA có chấp nhận biên lai quét nếu kiểm tra thuế tôi không?

Biên lai quét hoặc chụp ảnh chỉ thay được bản giấy khi hình ảnh được tạo theo một chương trình số hóa hồ sơ đáp ứng các điều kiện của CRA. Chương trình số hóa hồ sơ là một quy trình được ghi lại để quét, ghi nhật ký, lập chỉ mục và kiểm tra hình ảnh. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện, CRA cho biết doanh nghiệp phải giữ tài liệu gốc (CRA: định dạng chấp nhận được và số hóa). Các trang của CRA không nói kiểm tra viên xử lý thế nào một bản quét chưa đạt. Họ chỉ yêu cầu giữ bản giấy.

Biên lai không được gửi kèm tờ khai, nhưng CRA có thể yêu cầu xem sau đó (CRA: hồ sơ kinh doanh; yêu cầu của CRA về biên lai). Nếu kiểm tra viên yêu cầu, họ sẽ hướng dẫn cách gửi tài liệu trực tuyến, vì kiểm tra viên không thể nhận hồ sơ qua email (CRA: kiểm tra thuế). Gửi một bản sao không cho phép bạn hủy bản gốc, cũng không giải quyết việc khoản chi phí đã có chứng từ hỗ trợ hay chưa. Để trả lời một yêu cầu, xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Hướng dẫn của CRA đi theo hai hướng: giữ bản giấy và coi bản quét là bản sao lưu, hoặc đáp ứng mọi điều kiện số hóa trước khi hủy bất kỳ bản giấy nào. Trường hợp không đơn giản khi bạn đang chuyển sang không dùng giấy, giấy đã bị hủy, nhiều người cùng chụp biên lai, biên lai nằm trong một ứng dụng, hoặc CRA đã yêu cầu hồ sơ. Trước khi dựa vào bản quét, hãy gom:

• phê duyệt bằng văn bản về việc số hóa và quy trình bằng văn bản
• sổ nhật ký quét và bảng chỉ mục
• một số hình ảnh mẫu đã được đối chiếu với bản giấy
• một bản sao lưu đã được khôi phục thử một lần

Tôi có thể giữ biên lai số thay cho bản giấy và vứt bản giấy đi không?

Chỉ khi các hình ảnh được tạo theo một chương trình số hóa hồ sơ chấp nhận được, tuân theo tiêu chuẩn quốc gia mới nhất. CRA cho biết tài liệu gốc bằng giấy được số hóa theo cách đó có thể được hủy, và khi đó các hình ảnh được giữ làm hồ sơ lâu dài (IC05-1R1, paragraph 28; IC78-10R5, paragraph 21 và 22).

Không có chương trình đó, bản gốc phải được giữ lại. CRA cũng khuyên nên hỏi ý kiến pháp lý trước khi hủy hồ sơ giấy nếu có bất kỳ nghi ngờ nào.

Ảnh chụp bằng điện thoại hoặc ảnh in ra của biên lai có đủ không?

Các trang về số hóa của CRA không nhắc đến ảnh chụp bằng điện thoại, nên họ không chấp nhận cũng không bác bỏ. Tiêu chí giống nhau cho mọi hình ảnh: hình ảnh phải là bản tái tạo chính xác, nhằm thay thế bản giấy, cho cùng thông tin, và không làm mất các chi tiết quan trọng vì độ phân giải, sắc độ hay màu sắc (CRA: định dạng chấp nhận được và số hóa).

Đó mới chỉ là tiêu chí về hình ảnh. Muốn hủy bản giấy còn cần một chương trình số hóa hồ sơ: phê duyệt bằng văn bản, quy trình, sổ nhật ký, bảng chỉ mục và kiểm soát chất lượng (bảy điều kiện ở phần tiếp theo). Một bức ảnh nằm trong thư viện ảnh của điện thoại thường không có thứ nào trong số này đi kèm, nên theo hướng dẫn của CRA, nó là bản sao lưu, không thay được bản giấy.

Ảnh in ra chỉ là bản sao của một bản sao. Hãy giữ bản giấy gốc hoặc tệp điện tử gốc.

CRA yêu cầu gì trước khi tôi được hủy biên lai đã quét?

Các thông tri của CRA liệt kê bảy điều kiện cho một chương trình số hóa hồ sơ chấp nhận được, và trang về số hóa của CRA yêu cầu tuân theo tiêu chuẩn quốc gia mới nhất. Phải đáp ứng cả bảy điều kiện trước khi hủy bản giấy (IC05-1R1, paragraph 27; IC78-10R5, paragraph 21).

Với hồ sơ GST/HST, Memorandum 15.2 (paragraph 17) cũng liệt kê bảy điều kiện, nhưng có dấu vết kiểm toán (audit trail) thay cho sổ nhật ký. Dấu vết kiểm toán phải cho thấy tính xác thực của các hồ sơ được tạo ra và tính toàn vẹn của các hồ sơ nhận được kể từ lúc nhận. Các điều kiện còn lại gần giống nhau; phần kiểm soát chất lượng của memorandum bao gồm mọi quy trình của nó. Khi một biên lai hỗ trợ cả thuế thu nhập lẫn GST/HST, hãy đáp ứng cả hai danh sách. Ngoài ra, IC05-1R1 (paragraph 36) yêu cầu hồ sơ điện tử phải cho thấy dấu vết kiểm toán từ chứng từ gốc đến các tài khoản tài chính tổng hợp.

Tiêu chuẩn đứng sau chương trình là CAN/CGSB-72.34, Electronic Records as Documentary Evidence, của Canadian General Standards Board, được nêu trên trang về số hóa của CRA và trong Memorandum 15.2. Các thông tri cũ hơn (IC05-1R1 và IC78-10R5) nêu một tiêu chuẩn trước đó, CAN/CGSB-72.11-93. Tất cả đều yêu cầu tuân theo tiêu chuẩn mới nhất. Các trang của CRA không sao chép tiêu chuẩn này và không nói cách chứng minh một máy quét hay ứng dụng đáp ứng tiêu chuẩn. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được tiêu chuẩn, CRA cho biết doanh nghiệp phải giữ tài liệu gốc. Nếu một bên thứ ba thực hiện việc số hóa, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm đảm bảo việc đó chấp nhận được (IC05-1R1, paragraph 29).

Nếu biên lai đến qua email hoặc qua một ứng dụng thì sao?

Biên lai được tạo ra, gửi đi hoặc nhận ban đầu ở dạng điện tử cũng phải được giữ ở dạng điện tử. Thông tri của CRA cho biết các tài liệu này là hồ sơ phải được lưu giữ ở dạng điện tử (IC05-1R1, paragraph 39). Các chứng từ gốc được liệt kê gồm hóa đơn mua hàng và biên lai thẻ tín dụng, cùng email khi chúng có ý nghĩa về thuế.

In biên lai ra không thay được tệp. Với hồ sơ GST/HST, ngay cả khi có bản giấy, hồ sơ điện tử vẫn phải được giữ (Memorandum 15.2, paragraph 5). Luật yêu cầu hồ sơ được giữ ở dạng điện tử phải được lưu giữ ở định dạng điện tử đọc được (Income Tax Act, s. 230(4.1); Excise Tax Act, s. 286(3.1)). Minister có thể miễn quy tắc đó cho một người hoặc một nhóm người theo các điều kiện Minister chấp nhận (s. 230(4.2); s. 286(3.2)).

Nếu tệp được chuyển sang định dạng khác, việc chuyển đổi không được làm mất, hủy hoặc thay đổi thông tin liên quan đến thuế (IC05-1R1, paragraph 37).

Tôi giữ biên lai số trong bao lâu, và ở đâu?

Hãy giữ chúng sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan; với công ty, đó là kỳ tài chính (CRA: nơi giữ hồ sơ). Các hình ảnh thay cho bản giấy chính là hồ sơ, nên cùng thời hạn áp dụng cho chúng. Về tờ khai nộp trễ, khiếu nại và doanh nghiệp đã đóng cửa, xem giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Hồ sơ phải được giữ tại nơi kinh doanh hoặc nơi ở tại Canada, trừ khi CRA cho phép khác bằng văn bản. CRA cho biết hồ sơ lưu ngoài Canada và truy cập điện tử từ Canada không được coi là lưu tại Canada. Khi được phép giữ hồ sơ ở nước ngoài, hồ sơ vẫn phải sẵn sàng tại Canada để CRA rà soát khi có yêu cầu. Với GST/HST, hồ sơ phải được giữ tại Canada, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, trừ khi Minister cho phép khác (Excise Tax Act, s. 286(1.2)).

CRA kỳ vọng định dạng tệp và bản sao lưu thế nào?

Các tệp phải luôn đọc được. Bản sao mà doanh nghiệp giao cho CRA phải ở định dạng không độc quyền (mở được mà không cần ứng dụng của một nhà cung cấp duy nhất), được dùng phổ biến và phần mềm của CRA xử lý được (IC05-1R1, paragraph 7). Các trang về lưu giữ hồ sơ của CRA không liệt kê loại tệp cho hình ảnh biên lai. Với tài liệu gửi trực tuyến cho CRA, trang tải lên của CRA liệt kê các định dạng gồm PDF, JPG, JPEG và TIFF; một định dạng tải lên được chấp nhận tự nó chưa đáp ứng các quy tắc số hóa.

Sao lưu là việc của doanh nghiệp. CRA yêu cầu sao lưu hồ sơ lưu trên phương tiện có thể ghi lại để có thể khôi phục ở định dạng CRA dùng được (CRA: định dạng chấp nhận được và sao lưu). Khi sao lưu là phương pháp lưu giữ, thông tri (paragraph 15 và 17) yêu cầu:

• các bản sao lưu có thể khôi phục thành dạng dùng được và đọc được
• phương tiện lưu trữ được dán nhãn riêng biệt và nhật ký ghi nội dung của từng phương tiện
• các bản sao lưu không ghi đè lên các bản trước
• phần mềm cần thiết để khôi phục các tệp
• kiểm tra định kỳ rằng các hồ sơ đã sao lưu có thể khôi phục được

Nếu hồ sơ điện tử bắt buộc bị mất, bị hủy hoặc bị hỏng, thông tri yêu cầu báo cho CRA và tạo lại các tệp trong một thời gian hợp lý (paragraph 46).

Nếu ứng dụng biên lai hoặc dịch vụ đám mây giữ các bản quét của tôi thì sao?

Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm. Giao việc lưu giữ hồ sơ cho nhân viên ghi sổ, kế toán viên hoặc nhà cung cấp lưu trữ đám mây không miễn cho doanh nghiệp các nghĩa vụ về lưu giữ hồ sơ, tính đọc được, thời hạn lưu giữ hay quyền truy cập, kể cả khi đổi phần mềm, nhà cung cấp phá sản hoặc chuyển giữa các nhà cung cấp (Memorandum 15.2, paragraph 34; IC05-1R1, paragraph 19). Memorandum coi việc yêu cầu nhà cung cấp đưa ra một bản sao điện tử chấp nhận được của thông tin bắt buộc là thông lệ tốt (paragraph 36).

Có hai việc cần kiểm tra, xuất phát từ các quy tắc về địa điểm và tính đọc được của CRA. Thứ nhất, nhà cung cấp lưu dữ liệu ở đâu: hồ sơ lưu ngoài Canada và truy cập từ Canada không được coi là lưu tại Canada, và việc giữ hồ sơ ở nước ngoài cần CRA cho phép bằng văn bản. Các trang của CRA không nói quy tắc này áp dụng thế nào cho một dịch vụ cụ thể, nên hãy hỏi nhà cung cấp. Thứ hai, doanh nghiệp có thể xuất mọi hình ảnh cùng bảng chỉ mục của chúng ở dạng đọc được mà không cần nhà cung cấp giúp hay không. Nếu không, doanh nghiệp có thể không đáp ứng được nghĩa vụ xuất trình hồ sơ.

Biên lai quét có còn hỗ trợ tín thuế đầu vào GST/HST không?

Có thể, nếu bản quét được tạo theo một chương trình số hóa hồ sơ chấp nhận được, nhờ đó nó là hồ sơ, và biên lai cho thấy những gì khoản tín thuế cần. Doanh nghiệp xin tín thuế đầu vào phải giữ bản sao hóa đơn hoặc biên lai mua hàng (CRA: hồ sơ GST/HST). Hồ sơ GST/HST theo cùng thời hạn lưu giữ và quy tắc định dạng điện tử (Excise Tax Act, s. 286), và Memorandum 15.2 đặt ra các điều kiện số hóa cho chúng, gồm cả dấu vết kiểm toán.

Một hình ảnh mờ hoặc bị cắt có thể hỏng ở hai chỗ: như một hồ sơ đã số hóa, và vì che mất một chi tiết mà khoản tín thuế cần. Về những gì biên lai phải ghi, xem chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào và yêu cầu của CRA về biên lai.

Tôi có thể hủy biên lai trước khi đủ sáu năm không?

Chỉ khi có sự cho phép bằng văn bản của Minister (Income Tax Act, s. 230(8); Excise Tax Act, s. 286(6)). CRA cảnh báo rằng hủy hồ sơ giấy hoặc điện tử khi chưa được phép có thể dẫn đến bị truy tố (CRA: nơi giữ hồ sơ). Yêu cầu được gửi trên Form T137 hoặc bằng văn bản; các bước có trong giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Hủy bản giấy sau khi số hóa đúng quy định là một bước khác. Hình ảnh là hồ sơ, và thời hạn lưu giữ vẫn tiếp tục tính cho nó.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Canada (C$).

Chụp ảnh rồi hủy giấy

Một nhà thiết kế tự do ở Alberta chụp khoảng 300 biên lai mỗi năm (chi phí C$12.000) rồi hủy bản giấy. Không có phê duyệt bằng văn bản, quy trình, sổ nhật ký hay bảng chỉ mục. Vì các điều kiện của chương trình không được đáp ứng, hướng dẫn của CRA là giữ bản gốc, nên các bức ảnh là bản sao lưu, không phải hồ sơ. Từ nay, nhà thiết kế giữ bản giấy hoặc xây dựng chương trình trước. Với các biên lai đã bị hủy, xem chi phí kinh doanh không có biên lai.

Một máy quét và một chương trình bằng văn bản

Một công ty ở Ontario mua một máy quét dùng cho doanh nghiệp. Chủ sở hữu ký phê duyệt bằng văn bản, nhân viên ghi sổ làm theo quy trình bằng văn bản, phần mềm lập chỉ mục và đóng dấu từng hình ảnh, và sổ nhật ký ghi từng lô cùng ngày hủy bản giấy. Mỗi quý có người kiểm tra một số hình ảnh mẫu, và các tệp được sao lưu rồi khôi phục thử. Nếu quy trình cũng tuân theo tiêu chuẩn quốc gia mới nhất, các hình ảnh trở thành hồ sơ lâu dài và có thể bỏ bản giấy. Nếu công ty đã đăng ký GST/HST, chính các hình ảnh đó cũng hỗ trợ các khoản tín thuế của công ty, và Memorandum 15.2 yêu cầu dấu vết kiểm toán trong danh sách riêng của nó thay cho sổ nhật ký, nên công ty giữ cả sổ nhật ký và dấu vết kiểm toán. Công ty giữ chúng sáu năm kể từ cuối kỳ tài chính mà chúng liên quan.

Hóa đơn nhà cung cấp gửi qua email

Một chủ cửa hàng ở Quebec nhận hóa đơn nhà cung cấp dưới dạng PDF qua email. Với thuế thu nhập liên bang, hướng dẫn của CRA là giữ các tệp ở dạng điện tử và đọc được trong suốt thời hạn lưu giữ, và bản in ra không thay được chúng. Revenu Québec đặt ra quy tắc hồ sơ riêng cho QST, và doanh nghiệp ở Quebec nên hỏi cơ quan này về hồ sơ QST và GST/HST; trang này không đề cập các hồ sơ đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Giấy đã bị hủy, ảnh chưa từng được tạo theo một chương trình số hóa hồ sơ, hoặc sổ sách không còn khớp với những gì còn lại: CRA cho biết chỉ được hủy giấy sau khi số hóa đáp ứng các điều kiện của họ, và các trang của CRA không nói một chỗ thiếu sót được xử lý thế nào. Các biên lai có thể cần được hỗ trợ bằng sao kê ngân hàng, sao kê thẻ và bản sao từ nhà cung cấp, và phần còn lại đáng để nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên xem xét. Xem chi phí kinh doanh không có biên lai và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• CRA đã yêu cầu hồ sơ hoặc gửi thư rà soát hay kiểm tra thuế: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo. Nếu sổ sách đứng sau các hồ sơ chưa đầy đủ, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang chuyển sang không dùng giấy, hoặc hồ sơ nằm rải rác giữa giấy, ứng dụng và nhiều năm: chương trình, các bản sao lưu và sổ sách phải khớp với nhau. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán, tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ và làm bù sổ sách quá hạn.
• Biên lai của bạn đến từ nhà cung cấp ở nước ngoài hoặc bằng ngôn ngữ khác: xem hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài.
• Người bán không chịu đưa biên lai hợp lệ, hoặc bạn cần biết biên lai phải ghi những gì: xem yêu cầu của CRA về biên lai.
• Bạn đang đóng công ty hoặc cần biết sáu năm bắt đầu tính từ khi nào: xem giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.
• Bạn cũng có hồ sơ tại Hoa Kỳ: hướng dẫn về biên lai quét tại Hoa Kỳ nói về các quy tắc của IRS.