Taranmış Makbuzlar ve IRS: Kâğıt Aslı Atılabilir mi?

Makbuzların dijital kopyalarını saklayıp kâğıtları imha edebilir miyim?

Bir tarama veya fotoğraf kâğıt makbuzun yerini tutabilir, ancak önce üç şey doğru olmalıdır: düzeneğiniz her makbuzu bulabilmeli, gösterebilmeli ve okunaklı biçimde yazdırabilmelidir (IRS buna elektronik depolama sistemi der); bunu test etmiş olmalısınız; ve çalışmasını sürdüren prosedürleriniz olmalıdır. Biri eksikse kâğıdı saklayın. Standart Publication 583'te ve ayrıntılı olarak Revenue Procedure 97-22'de (IRS usul tebliği) yer alır; Publication 583 ve IRS otomatik kayıtlar sayfası hâlâ bu tebliğe işaret eder.

Bu kural 1997'den kalmadır ve telefonlardan veya uygulamalardan değil “elektronik depolama sistemlerinden” söz eder. Bu sayfada anılan IRS kılavuzu telefon fotoğraflarını veya makbuz uygulamalarını adıyla anmaz. Belirli bir uygulamanın uygun olup olmadığı olgulara bağlıdır: nasıl dizinlediği, her görüntünün geri getirilip yazdırılıp yazdırılamadığı, erişimi kimin denetlediği ve dosyaları ne kadar süre sakladığı.

Kâğıt atılmışsa ve sistem yetersizse, IRS bir Yetersiz Kayıt Bildirimi (Notice of Inadequate Records) düzenleyebilir ve doğrulukla ilgili ceza dahil geçerli cezaları uygulayabilir. Asıl kayıtlar saklanırsa cezalar uygulanmayabilir (Revenue Procedure 97-22, 6.02 ve 9. bölümler).

Yıllarca biriken kâğıt atılmak üzereyse ya da zaten atılmışsa, görüntüler yalnızca aboneliği bitebilecek bir uygulamada duruyorsa veya IRS zaten kayıt istemişse dosya basit değildir.

Önce şunları toplayın: birkaç örnek tarama (soluk olan biri dahil), uygulamanın şartları, saklama takviminiz, yedeklerinizin bulunduğu yer, yıla göre zaten imha edilenlerin listesi ve uygulamanın giriş bilgilerinin kimde olduğu.

Kâğıdı imha etmeden önce tarama düzeneğim neler yapabilmeli?

Revenue Procedure 97-22, 4. bölüm, düzeneğin her makbuzu eksiksiz ve doğru biçimde kopyalamasını, ardından dizinlemesini, saklamasını, korumasını, geri getirmesini ve okunaklı biçimde yeniden üretmesini şart koşar.

Kontroller makul olmalı ve dizin makul bir kâğıt dosyalama sistemi kadar iyi çalışmalıdır (4.01 ve 4.02. bölümler). Hizmet sağlayıcı kullanmak sorumluluğu devretmez: sistemden vergi mükellefi sorumlu kalır (Revenue Procedure 97-22, 3.03. bölüm).

Kâğıdı atmadan önce neyi test etmeli ve yazmalıyım?

İkisi de imhadan önce olmak üzere iki şey: kendi testinizi tamamlayın (bu test, sistemin kâğıdı her şartı karşılayacak biçimde yeniden ürettiğini gösterir) ve sistemi şartlara uygun tutacak prosedürleri devreye alın (Revenue Procedure 97-22, 7. bölüm). Bu tebliğ bir test biçimi veya örnek büyüklüğü belirlemez. Yaptıklarınızı yazmak, daha sonra gösterebilmenizin yoludur; bu kısım bir IRS kuralı değil, uygulamadır.

Önce iyi tarayın (uygulama, IRS kuralı değil): makbuzun tamamını düz bir yüzeyde ve eşit ışıkta fotoğraflayın, arkasında yazı varsa iki yüzünü de çekin ve termal makbuzları solmadan, birkaç gün içinde tarayın. Devam etmeden önce her görüntüyü ekranda kontrol edin.

1. Sistemi tanımlayın. Her makbuzun nasıl alındığını, adlandırıldığını, dosyalandığını ve kayıtlara bağlandığını, ayrıca nerede saklandığını yazın. IRS bu açıklamayı isteyebilir.
2. Bir örnek seçin. Farklı satıcıları, ayları ve kâğıt türlerini, en ince veya en eski makbuzlarınız dahil kapsayın.
3. Testi yapın. Her kalem için yalnızca dizini kullanarak bulun, görüntüleyin, yazdırın ve kâğıtla karşılaştırın. Her rakam okunabilir olmalıdır.
4. Sonucu kaydedin. Tarihi, testi kimin yaptığını, neyin örneklendiğini, neyin geçtiğini ve neyi düzelttiğinizi not edin.
5. Rutini belirleyin. Belirli bir tarihe kadar tarayın, belirli aralıklarla rastgele kontrol yapın ve yedek tutun.
6. Yalnızca testin kapsadıklarını imha edin.

Bir şey başarısız olursa kâğıdı saklayın: asıl kayıtlar hâlâ saklanıyorsa yukarıdaki cezalar uygulanmayabilir (Revenue Procedure 97-22, 6.02. bölüm; Publication 583).

Kâğıdı zaten imha ettiyseniz, elinizdeki görüntüler üzerinde 2 ila 4. adımları şimdi uygulayın ve tarihi ile sonucu yazın. Tebliğ, asılların test ve prosedürlerden sonra imha edilmesine izin verir; bu yüzden önce imha etmek tebliğin anlattığının dışındadır ve burada anılan IRS sayfaları bir inceleme görevlisinin buna nasıl baktığını söylemez. Bir görüntü testi geçemezse o makbuzu kayıp sayın: bkz. işletme giderleri için kayıp makbuzlar.

Taramadan sonra bile hangi kâğıtları saklamalıyım?

Görüntünün okunaklı ve eksiksiz gösteremediği her makbuzu saklayın. Tebliğ, okunaksız olan veya doğru ya da eksiksiz aktarılamayan kâğıdın saklanmasını önerilen uygulamalar arasında sayar (Revenue Procedure 97-22, 4.03. bölüm).

E-posta ile gelen veya satıcının sitesinden alınan makbuz hiç kâğıt olmamıştır. O dosyayı aynı dizinli yerde, bir kâğıt makbuz kadar süre okunabilir ve geri getirilebilir halde saklayın. Burada anılan IRS kılavuzu bunu yazdırmanızı söylemez.

Banka veya kart hesap özeti ya da uygulamamın banka akışı makbuz olmadan yeterli mi?

Tek başına değil. Hesap özeti bir ödeme kanıtıdır: kime, ne zaman ve ne kadar ödendiğini gösterir; neyin satın alındığını veya nedenini göstermez. Publication 583 hesap özetlerini gider belgeleri arasında sayar, ancak ödeme kanıtının tek başına bir indirimi ispatlamadığını ve maliyete de katlandığınızı göstermek için kredi kartı satış fişleri ve faturalar gibi belgelerin saklanmasını söyler (Publication 583). İptal edilmiş bir çek de tek başına iş amacını kanıtlamaz (Publication 463).

Giderin ödeme kanıtından fazlasına ihtiyaç duyduğu her yerde makbuzu hesap özetiyle birlikte saklayın. Bir hesap özetinin göstermesi gerekenler ve Publication 463'teki küçük gider kuralları IRS makbuz şartları rehberindedir.

Burada anılan IRS sayfaları bir banka akışının hesap özeti sayıldığını söylemez. Mutabakat olmayan bir akış için banka akışı mutabakat değildir rehberine bakın. Makbuz zaten kaybolduysa işletme giderleri için kayıp makbuzlar rehberine bakın.

Giderin geçerli kalması için kaydedilen görüntü neyi göstermeli?

Görüntü, kâğıdın gösterdiğini göstermeli; ödenen tutarı ve bunun bir işletme gideri olduğunu kanıtlamaya yetmelidir (Publication 583). Seyahat, hediye ve araç giderlerinde Publication 463, belgesel kanıtı genellikle giderin tutarını, tarihini, yerini ve temel niteliğini gösterdiğinde ve olayın olduğu sırada veya hemen sonrasında kaydedilmiş, koşullardan açıkça anlaşılmıyorsa iş amacını belirten yazılı bir beyan da bulunduğunda yeterli sayar.

Amaç genellikle makbuzda değil, sizin notunuzdadır. Notu kayıtlara görüntünün yanına koyun; böylece her gider kanıtına bağlanır. Her gider aynı standarda tabi değildir ve bazı küçük giderler için daha hafif bir kural vardır; her türün neye ihtiyaç duyduğu IRS makbuz şartları rehberindedir.

Görüntüleri ne kadar süre saklarım ve uygulamayı değiştirir ya da iptal edersem ne olur?

Görüntüleri kâğıdı saklayacağınız kadar süre saklayın. Elektronik depolama sistemleri, asıl kâğıtla aynı saklama kurallarına tabidir (Publication 583) ve kayıtlar, içerikleri herhangi bir iç gelir kanunu bakımından önem taşıyabildiği sürece saklanmalıdır (26 CFR 1.6001-1(e)). Çoğu gelir vergisi kaydı için bu, beyannamenin düzeltilebileceği veya IRS'nin ek vergi tarh edebileceği sürenin dolmasına kadardır: genellikle beyannameden sonra 3 yıl (erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır) ve listelenen durumlarda daha uzun (IRS: Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?). Ortaklık veya S şirketi için süre ayrıca her ortağın veya hissedarın beyannamesinin son tarihinden ya da verildiği tarihten, hangisi daha geçse, sayılır (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları). Tüm süreler iş kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı rehberindedir.

Mülk kayıtları da şartlara uygun görüntü olarak saklanabilir, ancak daha uzun süre: vergilendirilebilir bir elden çıkarmanın yapıldığı yılın süresi kapanana kadar. Vergilendirilmeyen bir değişimden sonra, yerine geçen mülkü elden çıkardığınız yılın süresi kapanana kadar eski ve yerine geçen mülkün kayıtlarını saklayın (Publication 583). Bir görüntü, ancak o zaman da geri getirilebiliyorsa işe yarar.

Bir uygulamayı iptal etmek, kayıtların imha edilmiş sayılmasına yol açabilir. Şartları karşılamak için gereken donanım ve yazılımın bakımını bırakırsanız, saklanan kayıtlar tebliğin gerektirdiği şekilde IRS'nin erişimine açık kalmadıkça imha edilmiş sayılır (Revenue Procedure 97-22, 4.01. bölüm). Abonelik bittiğinde görüntüleri silen bir uygulama sizi ne kâğıtla ne de görüntüyle bırakabilir.

İptal etmeden veya değiştirmeden önce:

1. Şartları okuyun. İptalde dosyalarınıza ne olduğunu, hangi dışa aktarma biçimlerinin bulunduğunu ve herhangi bir şartın erişimi sınırlayıp sınırlamadığını kontrol edin.
2. Her şeyi dışa aktarın. Her görüntüyü, dizini (veya dizini taşıyan dosya adlarını) ve her defter kaydından görüntüsüne giden bağlantıyı alın.
3. Dışa aktarmayı test edin. Dosyalardan bir örneği uygulama olmadan açın.
4. Tüm saklama süresi boyunca yedeklerinizle birlikte saklayın.
5. Sonra iptal edin.

Kayıtların kendisi için yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirme ve muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberlerine bakın.

IRS'nin veya hazırlayıcımın ulaşabilmesi için taranmış kayıtları nasıl düzenler ve yedeklerim?

Her dosyayı açmadan bulunabilecek şekilde adlandırın, defter kaydına bağlayın ve uygulamanın dışında ikinci bir kopya tutun.

• Dosya adları. Görüntüyü işleme ekleyen bir uygulama bunu sizin için yapar. Böyle bir uygulama yoksa tarih, satıcı ve tutar gibi sabit bir düzen kullanın.
• Klasörler. Publication 583, destekleyici belgelerin yıla ve gelir veya gider türüne göre düzenlenmesini önerir.
• Yedekler. Tebliğ; etiketleme, güvenli saklama, yedek kopyalar, dış bir konum ve periyodik testi önerilen uygulamalar olarak sayar ve bunları vergi mükellefine bırakır (Revenue Procedure 97-22, 4.03. bölüm). Kâğıt gittiğinde kaybolan bir görüntü yerine konamaz; bu yüzden yedeği zorunlu sayın.
• Hazırlayıcı erişimi. Muhasebe sorumlunuza veya hazırlayıcınıza, sizin girişinize bağlı olmayan, görüntüleri ve defteri açabilecekleri bir yol verin.

İncelemeye alınırsam ve kayıtlarımı yazılımda tutuyorsam IRS ne ister?

Genellikle incelemenin başında yazılımın yedek dosyasını ve yönetici kullanıcı adı ile parolasını. IRS bunları, istediklerinin yazılı listesi olan Form 4564 üzerindeki Bilgi Belgesi Talebi (Information Document Request) ile ister ve kayıtların yazılımda tutulduğu davaların çoğunda inceleme görevlilerinin yedek dosyayı istediğini söyler (IRS: elektronik muhasebe yazılımı kayıtları). Tek bir gider kalemi gibi dar bir denetim bunu gerektirmeyebilir. Bu sayfa Small Business/Self-Employed incelemelerini anlatır.

Yazılım verisi yalnızca görüntüler değil, bir kayıttır. Publication 583, makinenin okuyabildiği kayıtların (yazılımın kendi veri dosyası) ve sisteminizin bilgisayarlı kısmının eksiksiz bir açıklamasının saklanmasını söyler; ayrıntıyı Revenue Procedure 98-25 belirler (Publication 583). Daha küçük bir işletme için bu tebliğ, kanunun gerektirdiği bazı bilgiler yalnızca yazılımda bulunuyorsa uygulanır (4.02. bölüm). Uygulanmadığı yerde IRS, bunun var olan elektronik kayıtları sunmaktan muafiyet olmadığını söyler (IRS yazılım kayıtları SSS, 7. soru).

Tebliğ, incelenen yıllar için bir istisna getirmez; kayıtlar, bir inceleme açıkken önemini korur (26 CFR 1.6001-1(e)). Birçok sahip, açık veya bildirimi yapılmış her yıl için kâğıdı saklar; bu bir önlemdir, IRS kuralı değil. Bir incelemenin nasıl işlediği ve kayıtlar eksikse ne olduğu küçük bir işletmenin IRS denetimi ve iş kayıtlarını tutmamanın cezaları rehberlerindedir.

Diğer kurumların, kredi verenlerin veya sigortacıların kâğıt saklamayla ilgili kendi kuralları var mı?

Evet, olabilir. IRS, başka amaçlarla daha uzun süre saklamanız gerekip gerekmediğini kontrol edene kadar kayıtları atmamanızı söyler ve sigortacıların ile alacaklıların IRS'den daha uzun süre isteyebileceğini belirtir (IRS: Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?). Bu sayfa federal gelir vergisi standardını kapsar. Eyalet vergi idareleri, bordro kuralları, kredi verenler ve sigortacıların her biri kendi şartlarını koyar.

California'nın satış ve kullanım vergisi düzenlemesi bir örnektir. Bu kanuna tabi bir mükellefin, şartlar sağlanırsa gerekli kayıtları PDF dosyaları dahil yalnızca depolama amaçlı görüntülere dönüştürmesine ve kâğıdı atmasına izin verir ve eyalet yazılı olarak daha azına izin vermedikçe asgari 4 yıl süre belirler (CDTFA Regulation 1698). Diğer eyaletler farklıdır; bu yüzden beyanname verdiğiniz her eyaleti kontrol edin. Bordronun kendi süreleri vardır: bkz. bordro kayıtlarının saklanması.

Örnek

Tüm tutarlar ABD dolarıdır ve açıklayıcıdır.

Bir müteahhit test ediyor, belgeliyor ve imha ediyor

Bir müteahhit her makbuzu, görüntüyü tarih ve satıcıyla kaydeden ve muhasebe kaydına bağlayan bir uygulamada fotoğraflıyor. Bir Cuma günü farklı aylardan ve satıcılardan 20 makbuz seçiyor, her birini yalnızca uygulamanın aramasını kullanarak buluyor, yazdırıyor ve kâğıtla karşılaştırıyor. Her biri satıcıyı, tarihi ve toplamı net gösteriyor; örneğin bir malzeme mağazasında US$86,40. Tarihi, örneği ve sonucu içeren bir sayfa yazıyor, dosyaları nasıl taradığını, adlandırdığını ve yedeklediğini anlatan bir not ekliyor ve aylık bir rastgele kontrol belirliyor. Sonra testin kapsadığı kâğıtları imha ediyor. Bu, adımları gösterir; düzeneğinin her şartı karşıladığını göstermez. Bu ayrıca uygulamanın kontrollerine, dizinine ve şartlarının IRS'nin sisteme erişimini sınırlayıp sınırlamadığına bağlıdır.

Bir catering işletmecisi soluk kâğıdı saklıyor

Bir catering işletmecisinin yakıt makbuzları termal kâğıda basılıyor. Eski olanların fotoğrafları soluk çıkmış: US$62'lik toplam zor okunuyor ve tarih kaybolmuş. Görüntü okunamadığı için bu makbuzların kâğıdını saklıyor. Aynı partideki net olanlar testini geçiyor ve imha ediliyor.

Bir LLC sahibi makbuz uygulamasını iptal ediyor

Bir LLC sahibi bir makbuz uygulaması için ayda US$30 ödüyor ve bırakmayı planlıyor. Uygulama abonelik bittiğinde görüntüleri siliyor. Kâğıtlar zaten imha edilmişse hiç makbuzu kalmaz ve görüntüler imha edilmiş sayılabilir. İptal etmeden önce her görüntüyü dizin ve defter bağlantılarıyla dışa aktarıyor, dosyalardan bir örneği uygulama olmadan açıyor ve kopyaları diğer yedekleriyle saklıyor. Sonra iptal ediyor.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir çekmece veya kutu dolusu makbuzu imha etmek üzeresiniz ya da zaten ettiniz ve uygulamanın görüntülerinin yeterli olup olmayacağını bilemiyorsunuz: IRS sistem açıklamasına, dizine, görüntülerin okunaklılığına ve her giderden görüntüsüne giden bağlantıya bakar. Bunları, birkaç örnek taramayı (soluk olan biri dahil) ve uygulamanın şartlarını, mümkünse kâğıt gitmeden önce, muhasebe desteği için getirin.
• Kâğıt gitti ve görüntüler zayıf ya da yok: işletme giderleri için kayıp makbuzlar rehberine bakın. Nelerin desteklenebileceğini görmek için hesap özetlerinizi, satıcı kopyalarını ve uygulamanın verilerini muhasebe desteği için getirin.
• Kayıtlar geride ya da makbuzlar bir yıl veya daha uzun süredir ayrılmamış: gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.
• Bir muhasebe sorumlusu, ortak veya çalışan işletme için tarama yapıyor ya da uygulama hesabı başkasının adına: işletmenin sahip olduğu tek bir sistem, tek bir test kaydı ve tek bir yedek kurmak için muhasebe desteği alın.
• IRS bir yazı gönderdi ya da inceleme başlattı: işletmenize gelen bir IRS bildirimi ve küçük bir işletmenin IRS denetimi rehberlerine bakın.
• İşletmeyi kapatıyorsunuz veya yazılım değiştiriyorsunuz: muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberine bakın.
• Kanada'da da işletmeniz var ya da makbuzlarınız başka bir para biriminde: yabancı para birimiyle ödenen giderler ve CRA için taranmış makbuzlar rehberlerine bakın.
• Yıl boyu sürecek basit bir rutin istiyorsunuz ya da bir uygulama seçiyorsunuz: serbest çalışanlar için kayıt tutma ve Schedule C için muhasebe uygulaması rehberlerine bakın.