CRA के लिए स्कैन की गई रसीदें: क्या डिजिटल कॉपी काफ़ी है?

अगर CRA ऑडिट करे तो क्या वह स्कैन की गई रसीदें स्वीकार करेगी?

स्कैन या फ़ोटो की गई रसीद कागज़ की जगह तभी लेती है जब इमेज ऐसे इमेजिंग कार्यक्रम के तहत बनी हो जो CRA (कनाडा राजस्व एजेंसी) की शर्तें पूरी करता है। इमेजिंग कार्यक्रम इमेज को स्कैन करने, दर्ज करने, इंडेक्स करने और जाँचने की एक दस्तावेज़ी दिनचर्या है। अगर कोई व्यवसाय शर्तें पूरी नहीं कर सकता, तो CRA के अनुसार उसे मूल दस्तावेज़ रखने होते हैं (CRA: स्वीकार्य प्रारूप और इमेजिंग)। CRA के पृष्ठ यह नहीं बताते कि ऑडिटर कमज़ोर स्कैन को कैसे देखता है। वे कागज़ रखने को कहते हैं।

रसीदें रिटर्न के साथ नहीं भेजी जातीं, लेकिन CRA बाद में उन्हें देखना चाह सकती है (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA की रसीद संबंधी ज़रूरतें)। अगर ऑडिटर उन्हें माँगे, तो वह बताता है कि दस्तावेज़ ऑनलाइन कैसे भेजें, क्योंकि ऑडिटर ईमेल से रिकॉर्ड नहीं ले सकते (CRA: ऑडिट)। कॉपी भेजने से मूल रसीद नष्ट करने की छूट नहीं मिलती और यह तय नहीं होता कि खर्च का प्रमाण पर्याप्त है। अनुरोध का जवाब देने के लिए समीक्षा, ऑडिट और स्वैच्छिक प्रकटीकरण देखें।

CRA का मार्गदर्शन दो दिशाओं में इशारा करता है: कागज़ रखें और स्कैन को बैकअप मानें, या कोई भी कागज़ नष्ट करने से पहले इमेजिंग की हर शर्त पूरी करें। मामला आसान नहीं है जब आप कागज़-मुक्त हो रहे हों, कागज़ पहले ही नष्ट हो चुका हो, कई लोग रसीदों की फ़ोटो लेते हों, रसीदें किसी ऐप में हों, या CRA ने रिकॉर्ड माँगे हों। स्कैन पर भरोसा करने से पहले ये इकट्ठा करें:

• इमेजिंग की लिखित मंज़ूरी और लिखित प्रक्रिया
• स्कैन की लॉगबुक और इंडेक्स
• कागज़ से मिलाकर जाँची गई इमेजों का एक नमूना
• ऐसा बैकअप जिसे परीक्षण के तौर पर एक बार बहाल करके देखा गया हो

क्या मैं कागज़ की जगह डिजिटल रसीदें रखकर कागज़ फेंक सकता हूँ?

केवल तब, जब इमेज ऐसे स्वीकार्य इमेजिंग कार्यक्रम के तहत बनी हों जो नवीनतम राष्ट्रीय मानक का पालन करता है। CRA कहती है कि इस तरह इमेज किए गए कागज़ी स्रोत दस्तावेज़ नष्ट किए जा सकते हैं, और तब इमेजें स्थायी रिकॉर्ड के रूप में रखी जाती हैं (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 28; IC78-10R5, पैराग्राफ़ 21 और 22)।

उस कार्यक्रम के बिना मूल रसीद रखनी होगी। CRA यह भी सलाह देती है कि कागज़ी रिकॉर्ड नष्ट करने के बारे में कोई भी संदेह हो तो पहले कानूनी सलाह लें।

क्या रसीद की फ़ोन से ली फ़ोटो या छपी तस्वीर काफ़ी है?

CRA के इमेजिंग पृष्ठ फ़ोन की फ़ोटो का ज़िक्र नहीं करते, इसलिए वे उन्हें न स्वीकार करते हैं न अस्वीकार। कसौटी किसी भी इमेज के लिए वही है: वह सटीक प्रतिलिपि होनी चाहिए जो कागज़ की जगह लेने के लिए बनी हो, वही जानकारी दे, और रेज़ोल्यूशन, टोन या रंग के कारण कोई अहम ब्योरा न छिपाए (CRA: स्वीकार्य प्रारूप और इमेजिंग)।

यह केवल इमेज की कसौटी है। कागज़ नष्ट करने के लिए इमेजिंग कार्यक्रम भी चाहिए: लिखित मंज़ूरी, प्रक्रिया, लॉगबुक, इंडेक्स और गुणवत्ता नियंत्रण (अगले खंड की सात शर्तें)। फ़ोन के कैमरा रोल में पड़ी फ़ोटो के आसपास आम तौर पर इनमें से कुछ नहीं होता, इसलिए CRA के मार्गदर्शन के अनुसार वह बैकअप कॉपी है, कागज़ की जगह लेने वाली नहीं।

छपी हुई तस्वीर कॉपी की कॉपी भर है। मूल कागज़ या मूल इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल रखें।

स्कैन की गई रसीदें नष्ट करने से पहले CRA क्या माँगती है?

CRA के सर्कुलर स्वीकार्य इमेजिंग कार्यक्रम की सात शर्तें गिनाते हैं, और उसका इमेजिंग पृष्ठ नवीनतम राष्ट्रीय मानक का पालन करने को कहता है। कागज़ नष्ट करने से पहले सातों शर्तें पूरी होनी चाहिए (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 27; IC78-10R5, पैराग्राफ़ 21)।

GST/HST रिकॉर्ड के लिए Memorandum 15.2 (पैराग्राफ़ 17) भी सात शर्तें देता है, लेकिन लॉगबुक की जगह ऑडिट ट्रेल के साथ। ऑडिट ट्रेल को बने रिकॉर्ड की प्रामाणिकता और मिले रिकॉर्ड की अखंडता, प्राप्ति के समय से, दिखाना चाहिए। बाकी शर्तें मिलती-जुलती हैं; मेमोरैंडम का गुणवत्ता नियंत्रण उसकी सारी प्रक्रियाओं को कवर करता है। जहाँ एक रसीद आयकर और GST/HST दोनों को सहारा देती है, वहाँ दोनों सूचियाँ पूरी करें। अलग से, IC05-1R1 (पैराग्राफ़ 36) कहता है कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड स्रोत दस्तावेज़ से सार वाले वित्तीय खातों तक ऑडिट ट्रेल दिखाएँ।

कार्यक्रम के पीछे का मानक Canadian General Standards Board का CAN/CGSB-72.34, Electronic Records as Documentary Evidence है, जिसका नाम CRA के इमेजिंग पृष्ठ और Memorandum 15.2 में है। पुराने सर्कुलर (IC05-1R1 और IC78-10R5) पहले के मानक CAN/CGSB-72.11-93 का नाम लेते हैं। सब कहते हैं कि नवीनतम का पालन करें। CRA के पृष्ठ मानक को दोहराते नहीं और न यह बताते हैं कि कैसे साबित करें कि कोई स्कैनर या ऐप उसे पूरा करता है। अगर कोई व्यवसाय मानक पूरा नहीं कर सकता, तो CRA के अनुसार उसे मूल दस्तावेज़ रखने होते हैं। अगर इमेजिंग कोई तीसरा पक्ष करता है, तो यह पक्का करने की ज़िम्मेदारी व्यवसाय की ही रहती है कि वह स्वीकार्य है (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 29)।

अगर रसीद ईमेल या ऐप से आई हो तो?

जो रसीद पहली बार इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनी, भेजी या मिली, उसे भी इलेक्ट्रॉनिक रूप में ही रखना होता है। CRA का सर्कुलर कहता है कि ये दस्तावेज़ ऐसे रिकॉर्ड हैं जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखना ज़रूरी है (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 39)। उसकी गिनाई स्रोत सामग्री में खरीद के चालान और क्रेडिट कार्ड की रसीदें, और ईमेल जहाँ वे कर के लिए मायने रखते हों, शामिल हैं।

रसीद छापना फ़ाइल की जगह नहीं लेता। GST/HST रिकॉर्ड के लिए, कागज़ की कॉपी होने पर भी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने ही होते हैं (Memorandum 15.2, पैराग्राफ़ 5)। कानून माँगता है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखे रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़ने योग्य प्रारूप में रखे जाएँ (Income Tax Act, धारा 230(4.1); Excise Tax Act, धारा 286(3.1))। Minister किसी व्यक्ति या व्यक्तियों के वर्ग को उन शर्तों पर इस नियम से छूट दे सकते हैं जो Minister को मंज़ूर हों (धारा 230(4.2); धारा 286(3.2))।

अगर फ़ाइल को किसी और प्रारूप में बदला जाए, तो बदलाव में कर से जुड़ी जानकारी खोनी, नष्ट होनी या बदलनी नहीं चाहिए (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 37)।

डिजिटल रसीदें कितने समय तक और कहाँ रखूँ?

उन्हें उस आखिरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें जिससे वे जुड़ी हैं; कंपनी के लिए वह वित्तीय अवधि है (CRA: अपने रिकॉर्ड कहाँ रखें)। कागज़ की जगह लेने वाली इमेजें ही रिकॉर्ड हैं, इसलिए उन पर भी वही अवधि लागू होती है। देर से फ़ाइल किए रिटर्न, आपत्तियों और बंद हो चुके व्यवसाय के लिए व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें देखें।

रिकॉर्ड कनाडा में व्यवसाय की जगह या निवास पर रखने होते हैं, जब तक CRA लिखित में कोई और अनुमति न दे। CRA कहती है कि कनाडा के बाहर रखे और कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से खोले गए रिकॉर्ड कनाडा में रखे हुए नहीं माने जाते। विदेश में रिकॉर्ड रखने की अनुमति मिलने पर भी, माँगे जाने पर वे CRA की समीक्षा के लिए कनाडा में उपलब्ध होने चाहिए। GST/HST के लिए, रिकॉर्ड कनाडा में, अंग्रेज़ी या फ़्रेंच में, रखना ज़रूरी है, जब तक Minister कुछ और अधिकृत न करें (Excise Tax Act, धारा 286(1.2))।

CRA किस फ़ाइल प्रारूप और बैकअप की उम्मीद करती है?

फ़ाइलें पढ़ने योग्य रहनी चाहिए। व्यवसाय CRA को जो कॉपी देता है, वह ऐसे गैर-मालिकाना प्रारूप (जो किसी एक कंपनी के ऐप के बिना खुल जाए) में होनी चाहिए जो आम इस्तेमाल में हो और जिसे CRA का सॉफ़्टवेयर प्रोसेस कर सके (IC05-1R1, पैराग्राफ़ 7)। CRA के रिकॉर्ड रखने वाले पृष्ठ रसीद की इमेजों के लिए फ़ाइल प्रकार नहीं गिनाते। उसे ऑनलाइन भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए उसका अपलोड पृष्ठ PDF, JPG, JPEG और TIFF समेत प्रारूप गिनाता है; स्वीकार्य अपलोड प्रारूप से अपने-आप इमेजिंग के नियम पूरे नहीं हो जाते।

बैकअप व्यवसाय का काम है। CRA कहती है कि दोबारा लिखे जा सकने वाले माध्यम में रखे रिकॉर्ड का बैकअप लें, ताकि उन्हें ऐसे प्रारूप में बहाल किया जा सके जिसे CRA इस्तेमाल कर सके (CRA: स्वीकार्य प्रारूप और बैकअप)। जहाँ बैकअप ही रखने का तरीका है, वहाँ सर्कुलर (पैराग्राफ़ 15 और 17) ये माँगता है:

• ऐसे बैकअप जिन्हें उपयोगी, पढ़ने योग्य रूप में बहाल किया जा सके
• अलग-अलग लेबल वाले माध्यम और इसका लॉग कि हर एक में क्या है
• ऐसे बैकअप जो पहले वाले बैकअप को मिटाकर उन पर न लिखें
• फ़ाइलें बहाल करने के लिए ज़रूरी सॉफ़्टवेयर
• समय-समय पर यह परीक्षण कि बैकअप किए रिकॉर्ड बहाल हो सकते हैं

अगर ज़रूरी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड खो जाएँ, नष्ट हो जाएँ या खराब हो जाएँ, तो सर्कुलर के अनुसार CRA को बताएँ और उचित अवधि में फ़ाइलें दोबारा बनाएँ (पैराग्राफ़ 46)।

अगर मेरे स्कैन किसी रसीद ऐप या क्लाउड सेवा में हैं तो?

ज़िम्मेदारी व्यवसाय की ही रहती है। रिकॉर्ड रखने का काम बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या क्लाउड स्टोरेज देने वाले को सौंपने से व्यवसाय रिकॉर्ड रखने, पढ़ने योग्य रखने, अवधि तक रखने या उन तक पहुँच देने की ज़िम्मेदारी से मुक्त नहीं होता, चाहे सॉफ़्टवेयर बदले, प्रदाता दिवालिया हो या प्रदाता बदला जाए (Memorandum 15.2, पैराग्राफ़ 34; IC05-1R1, पैराग्राफ़ 19)। मेमोरैंडम इसे अच्छा तरीका बताता है कि प्रदाता से ज़रूरी जानकारी की स्वीकार्य इलेक्ट्रॉनिक कॉपी ली जाए (पैराग्राफ़ 36)।

CRA के स्थान और पढ़ने योग्यता के नियमों से दो जाँचें निकलती हैं। पहली, प्रदाता डेटा कहाँ रखता है: कनाडा के बाहर रखे और कनाडा से खोले गए रिकॉर्ड कनाडा में रखे हुए नहीं माने जाते, और विदेश में रिकॉर्ड रखने के लिए CRA की लिखित अनुमति चाहिए। CRA के पृष्ठ नहीं बताते कि यह किसी खास सेवा पर कैसे लागू होता है, इसलिए प्रदाता से पूछें। दूसरी, क्या व्यवसाय प्रदाता की मदद के बिना हर इमेज और उसका इंडेक्स पढ़ने योग्य रूप में निर्यात कर सकता है। अगर नहीं, तो हो सकता है कि व्यवसाय रिकॉर्ड पेश करने की अपनी ज़िम्मेदारी पूरी न कर पाए।

क्या स्कैन की गई रसीदें GST/HST इनपुट कर क्रेडिट का समर्थन करती हैं?

कर सकती हैं, अगर स्कैन स्वीकार्य इमेजिंग कार्यक्रम के तहत बना हो, ताकि वही रिकॉर्ड हो, और रसीद में वह दिखे जो क्रेडिट को चाहिए। इनपुट कर क्रेडिट का दावा करने वाले व्यवसाय को अपने खरीद के चालान या रसीदों की कॉपियाँ रखनी होती हैं (CRA: GST/HST रिकॉर्ड)। GST/HST रिकॉर्ड पर वही रखने की अवधि और इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप का नियम लागू होता है (Excise Tax Act, धारा 286), और Memorandum 15.2 उनके लिए इमेजिंग की शर्तें तय करता है, जिनमें ऑडिट ट्रेल भी है।

धुँधली या कटी इमेज दो तरह से फ़ेल हो सकती है: इमेज किए रिकॉर्ड के रूप में, और उस ब्योरे को छिपाकर जिस पर क्रेडिट निर्भर है। रसीद में क्या दिखना चाहिए, इसके लिए इनपुट कर क्रेडिट के लिए GST/HST रसीद के ब्योरे और CRA की रसीद संबंधी ज़रूरतें देखें।

क्या मैं छह साल पूरे होने से पहले रसीदें नष्ट कर सकता हूँ?

केवल Minister की लिखित अनुमति से (Income Tax Act, धारा 230(8); Excise Tax Act, धारा 286(6))। CRA चेतावनी देती है कि उसकी अनुमति के बिना कागज़ी या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड नष्ट करने पर मुकदमा चल सकता है (CRA: अपने रिकॉर्ड कहाँ रखें)। अनुरोध Form T137 पर या लिखित में जाता है; चरण व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में हैं।

नियमों के अनुरूप इमेजिंग के बाद कागज़ नष्ट करना अलग कदम है। इमेज ही रिकॉर्ड है, और उस पर रखने की अवधि की घड़ी चलती रहती है।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं। सारी रकम कनाडाई डॉलर (C$) में हैं।

फ़ोटो ली, फिर कागज़ नष्ट किया

Alberta की एक फ़्रीलांस डिज़ाइनर साल में लगभग 300 रसीदों की फ़ोटो लेती है (C$12,000 के खर्च) और कागज़ नष्ट कर देती है। न लिखित मंज़ूरी है, न प्रक्रिया, न लॉगबुक, न इंडेक्स। कार्यक्रम की शर्तें पूरी नहीं हुईं, इसलिए CRA का मार्गदर्शन मूल रसीदें रखने का है, और फ़ोटो बैकअप कॉपी हैं, रिकॉर्ड नहीं। आगे से डिज़ाइनर कागज़ रखे या पहले कार्यक्रम बनाए। जिन रसीदों का कागज़ पहले नष्ट हो चुका है, उनके लिए रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च देखें।

स्कैनर और लिखित कार्यक्रम

Ontario की एक कंपनी व्यावसायिक स्कैनर खरीदती है। स्वामी लिखित मंज़ूरी पर हस्ताक्षर करता है, बहीखाता विशेषज्ञ लिखित प्रक्रिया का पालन करता है, सॉफ़्टवेयर हर इमेज को इंडेक्स करके मुहर लगाता है, और लॉगबुक हर बैच और कागज़ नष्ट करने का दिन दर्ज करती है। हर तिमाही कोई इमेजों का नमूना जाँचता है, और फ़ाइलों का बैकअप लिया जाता है और परीक्षण के तौर पर बहाल किया जाता है। अगर प्रक्रिया नवीनतम राष्ट्रीय मानक का भी पालन करती है, तो इमेजें स्थायी रिकॉर्ड बन जाती हैं और कागज़ जा सकता है। अगर कंपनी GST/HST के लिए पंजीकृत है, तो वही इमेजें उसके क्रेडिट का भी समर्थन करती हैं, और Memorandum 15.2 अपनी सूची में लॉगबुक की जगह ऑडिट ट्रेल माँगता है, इसलिए कंपनी लॉगबुक और ऑडिट ट्रेल दोनों रखती है। कंपनी उन्हें उस वित्तीय अवधि के अंत से छह साल तक रखती है जिससे वे जुड़ी हैं।

ईमेल से आने वाले आपूर्तिकर्ता के चालान

Quebec में एक दुकान का स्वामी आपूर्तिकर्ताओं के चालान ईमेल से PDF में पाता है। संघीय आयकर के लिए CRA का मार्गदर्शन फ़ाइलों को रखने की अवधि तक इलेक्ट्रॉनिक और पढ़ने योग्य रखने को कहता है, और प्रिंटआउट उनकी जगह नहीं लेता। Revenu Québec QST के लिए अपने रिकॉर्ड के नियम तय करता है, और क्यूबेक के व्यवसाय को QST और GST/HST रिकॉर्ड के बारे में उससे जाँच लेनी चाहिए; यह पृष्ठ उन्हें शामिल नहीं करता।

क्या आपका मामला अलग है?

• कागज़ पहले ही नष्ट हो चुका है, फ़ोटो कभी इमेजिंग कार्यक्रम के तहत नहीं ली गईं, या बहीखाता अब बचे हुए से मेल नहीं खाता: CRA कहती है कि कागज़ तभी नष्ट किया जा सकता है जब इमेजिंग उसकी शर्तें पूरी करे, और उसके पृष्ठ नहीं बताते कि कमी को कैसे देखा जाता है। रसीदों को बैंक और कार्ड विवरण और आपूर्तिकर्ताओं की कॉपियों से सहारे की ज़रूरत पड़ सकती है, और जो बचा है उसे बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार को दिखाना सार्थक है। रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च और बहीखाता सहायता देखें।
• CRA ने रिकॉर्ड माँगे हैं या समीक्षा या ऑडिट का पत्र भेजा है: समीक्षा, ऑडिट और स्वैच्छिक प्रकटीकरण देखें। अगर रिकॉर्ड के पीछे का बहीखाता अधूरा है, तो बहीखाता सहायता देखें।
• आप कागज़-मुक्त हो रहे हैं, या रिकॉर्ड कागज़, ऐप और कई वर्षों में बिखरे हैं: कार्यक्रम, बैकअप और बहीखाते को आपस में बैठाना होता है। बहीखाता सहायता, अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना और पिछड़े बहीखाते को पूरा करना देखें।
• आपकी रसीदें विदेशी आपूर्तिकर्ताओं से आती हैं या किसी दूसरी भाषा में हैं: विदेशी आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के चालान देखें।
• कोई विक्रेता सही रसीद नहीं देता, या आपको जानना है कि रसीद में क्या दिखना चाहिए: CRA की रसीद संबंधी ज़रूरतें देखें।
• आप कंपनी बंद कर रहे हैं या छह साल की शुरुआत की तारीख जाननी है: व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें देखें।
• आपके पास अमेरिकी रिकॉर्ड भी हैं: स्कैन की गई रसीदों की अमेरिकी मार्गदर्शिका IRS के नियमों को कवर करती है।