스캔한 영수증도 CRA가 인정할까? 디지털 보관 기준

세무조사를 받을 때 CRA가 스캔한 영수증을 인정하나요?

스캔하거나 촬영한 영수증이 종이를 대신하려면 CRA의 요건을 충족하는 이미지화 프로그램에 따라 이미지를 만들어야 합니다. 이미지화 프로그램이란 이미지를 스캔하고, 기록하고, 색인하고, 점검하는 문서화된 절차입니다. 사업체가 요건을 충족하지 못하면 CRA는 원본 문서를 보관해야 한다고 안내합니다(CRA: 인정되는 형식과 이미지화). 요건에 못 미치는 스캔을 조사관이 어떻게 다루는지는 CRA 페이지에 나와 있지 않습니다. 종이를 보관하라고만 안내합니다.

영수증은 신고서와 함께 제출하지 않지만 CRA가 나중에 보여 달라고 요청할 수 있습니다(CRA: 사업 기록; CRA 영수증 요건). 조사관이 요청하면 문서를 온라인으로 보내는 방법을 설명해 주며, 조사관은 이메일로 기록을 받을 수 없습니다(CRA: 세무조사). 사본을 보낸다고 해서 원본을 파쇄해도 되는 것도, 비용이 입증되는 것도 아닙니다. 요청에 답하는 방법은 검토, 세무조사와 자발적 신고를 참고하세요.

CRA의 안내는 두 방향을 가리킵니다. 종이를 보관하고 스캔은 백업으로 보거나, 종이를 폐기하기 전에 이미지화 요건을 모두 충족하는 것입니다. 종이 없는 업무로 전환하거나, 종이를 이미 파쇄했거나, 여러 사람이 영수증을 촬영하거나, 영수증이 앱에 있거나, CRA가 기록을 요청했다면 간단한 경우가 아닙니다. 스캔에 의존하기 전에 다음을 준비하세요.

• 이미지화에 대한 서면 승인과 서면 절차
• 스캔 작업 일지와 색인
• 종이와 대조해 확인한 이미지 표본
• 시험 삼아 한 번 복원해 본 백업

종이 대신 디지털 영수증을 보관하고 종이는 버려도 되나요?

최신 국가 표준을 따르는 인정되는 이미지화 프로그램에 따라 이미지를 만든 경우에만 가능합니다. CRA는 이렇게 이미지화한 종이 원본 문서는 폐기할 수 있으며, 이때 이미지를 영구 기록으로 보관한다고 안내합니다(IC05-1R1, 28항; IC78-10R5, 21항과 22항).

그 프로그램이 없으면 원본을 보관해야 합니다. CRA는 종이 기록을 폐기하는 데 조금이라도 의문이 있다면 먼저 법률 자문을 받으라고도 안내합니다.

영수증을 휴대폰으로 찍은 사진이나 인쇄한 사진이면 충분한가요?

CRA의 이미지화 안내는 휴대폰 사진을 언급하지 않으므로 인정도 거부도 하지 않습니다. 기준은 어떤 이미지든 같습니다. 이미지는 종이를 대신하려는 정확한 복제본이어야 하고, 같은 정보를 담아야 하며, 해상도, 명암, 색조 때문에 중요한 세부 내용이 가려져서는 안 됩니다(CRA: 인정되는 형식과 이미지화).

이는 이미지 기준일 뿐입니다. 종이를 폐기하려면 서면 승인, 절차, 작업 일지, 색인, 품질 관리라는 이미지화 프로그램도 필요합니다(다음 부분의 일곱 가지 요건). 휴대폰 카메라 앨범에 둔 사진에는 대개 이런 장치가 없으므로, CRA의 안내에 따르면 그 사진은 종이를 대체하는 것이 아니라 백업 사본입니다.

인쇄한 사진은 사본의 사본일 뿐입니다. 원본 종이나 원본 전자 파일을 보관하세요.

스캔한 영수증을 파쇄하려면 CRA가 무엇을 요구하나요?

CRA의 회람은 인정되는 이미지화 프로그램의 일곱 가지 요건을 열거하며, 이미지화 안내 페이지는 최신 국가 표준을 따르라고 요구합니다. 종이를 폐기하기 전에 일곱 가지 요건을 모두 충족해야 합니다(IC05-1R1, 27항; IC78-10R5, 21항).

GST/HST 기록의 경우 Memorandum 15.2(17항)도 일곱 가지 요건을 열거하지만, 작업 일지 대신 감사 추적(audit trail)이 들어갑니다. 감사 추적은 만든 기록의 진정성과 받은 기록의 무결성을 받은 때부터 보여 주어야 합니다. 나머지 요건은 비슷하며, 이 메모의 품질 관리는 모든 절차를 포함합니다. 영수증 하나가 소득세와 GST/HST를 모두 뒷받침한다면 두 목록을 모두 충족하세요. 별도로 IC05-1R1(36항)은 전자 기록이 원천 문서에서 요약된 재무 계정까지의 감사 추적을 보여 주도록 요구합니다.

프로그램의 기준이 되는 표준은 캐나다 일반표준위원회(Canadian General Standards Board)의 CAN/CGSB-72.34, 증거 문서로서의 전자 기록(Electronic Records as Documentary Evidence)이며, CRA의 이미지화 안내 페이지와 Memorandum 15.2에 나와 있습니다. 이전 회람(IC05-1R1과 IC78-10R5)은 이전 표준인 CAN/CGSB-72.11-93을 언급합니다. 모두 최신 표준을 따르라고 안내합니다. CRA 페이지는 표준 내용을 옮겨 싣거나 스캐너나 앱이 표준을 충족함을 증명하는 방법을 설명하지 않습니다. 사업체가 표준을 충족하지 못하면 CRA는 원본 문서를 보관해야 한다고 안내합니다. 제3자가 이미지화 작업을 하더라도 그 방식이 인정되는지 확인할 책임은 사업체에 있습니다(IC05-1R1, 29항).

영수증이 이메일이나 앱으로 왔다면 어떻게 하나요?

처음부터 전자적으로 만들어졌거나 전자적으로 보내졌거나 받은 영수증은 전자적으로 보관해야 합니다. CRA 회람은 이런 문서가 전자 형태로 보관해야 하는 기록이라고 안내합니다(IC05-1R1, 39항). 회람이 열거하는 원천 문서에는 매입 청구서와 신용카드 영수증, 세금에 중요한 이메일이 포함됩니다.

영수증을 출력해도 파일을 대신하지 않습니다. GST/HST 기록은 종이 사본이 있어도 전자 기록을 계속 보관해야 합니다(Memorandum 15.2, 5항). 법은 전자적으로 보관하는 기록을 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 보관하도록 요구합니다(소득세법 제230조 제4.1항; 소비세법 제286조 제3.1항). 장관은 자신이 받아들이는 조건으로 특정인이나 특정 부류에 이 규칙을 면제할 수 있습니다(제230조 제4.2항, 제286조 제3.2항).

파일을 다른 형식으로 변환할 때는 세금과 관련된 정보를 잃거나 파괴하거나 바꾸어서는 안 됩니다(IC05-1R1, 37항).

디지털 영수증은 얼마나 오래, 어디에 보관하나요?

관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 보관하세요. 법인은 회계기간 말 기준입니다(CRA: 기록 보관 장소). 종이를 대신하는 이미지가 기록이므로 이미지에도 같은 기간이 적용됩니다. 늦은 신고서, 이의 신청, 폐업한 사업체는 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

CRA가 서면으로 달리 허가하지 않는 한 기록은 캐나다 안의 사업장이나 거주지에 보관해야 합니다. CRA는 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 전자적으로 접근하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않는다고 안내합니다. 해외 보관 허가를 받아도 요청이 있으면 캐나다에서 CRA가 검토할 수 있어야 합니다. GST/HST 기록은 장관이 달리 승인하지 않는 한 캐나다에 영어나 프랑스어로 보관해야 합니다(Excise Tax Act 제286조 제1.2항).

CRA는 어떤 파일 형식과 백업을 기대하나요?

파일은 계속 읽을 수 있어야 합니다. 사업체가 CRA에 제공하는 사본은 CRA 소프트웨어가 처리할 수 있고 널리 쓰이는 비독점 형식(특정 업체의 앱 없이 열리는 형식)이어야 합니다(IC05-1R1, 7항). CRA의 기록 보관 페이지는 영수증 이미지의 파일 종류를 열거하지 않습니다. 온라인으로 보내는 문서에 대해서는 업로드 페이지가 PDF, JPG, JPEG, TIFF 등의 형식을 열거하지만, 업로드가 허용되는 형식이라고 해서 그것만으로 이미지화 규칙을 충족하는 것은 아닙니다.

백업은 사업체의 몫입니다. CRA는 다시 쓸 수 있는 매체에 보관한 기록을 CRA가 사용할 수 있는 형식으로 복원할 수 있도록 백업하라고 안내합니다(CRA: 인정되는 형식과 백업). 백업을 보관 방법으로 쓴다면 회람(15항과 17항)은 다음을 요구합니다.

• 사용할 수 있고 읽을 수 있는 형태로 복원할 수 있는 백업
• 고유하게 표시한 매체와 각 매체에 무엇이 들어 있는지 적은 일지
• 이전 백업을 덮어쓰지 않는 백업
• 파일을 복원하는 데 필요한 소프트웨어
• 백업한 기록을 복원할 수 있는지 주기적으로 시험

필요한 전자 기록이 분실, 파괴, 손상되면 회람은 CRA에 알리고 합리적인 기간 안에 파일을 다시 만들라고 안내합니다(46항).

영수증 앱이나 클라우드 서비스에 스캔본이 있다면 어떻게 하나요?

책임은 사업체에 남습니다. 장부 담당자, 회계사, 클라우드 저장 서비스에 기록 관리를 맡겨도, 소프트웨어 변경, 업체의 파산, 업체 간 이동이 있더라도 기록 보관, 가독성, 보존, 접근에 관한 사업체의 의무는 없어지지 않습니다(Memorandum 15.2, 34항; IC05-1R1, 19항). 메모는 업체가 필요한 정보의 인정되는 전자 사본을 제공하게 하는 것이 좋은 관행이라고 합니다(36항).

CRA의 보관 장소와 가독성 규칙에서 두 가지 확인 사항이 나옵니다. 첫째, 업체가 데이터를 어디에 저장하는지입니다. 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 접근하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않으며, 해외 보관에는 CRA의 서면 허가가 필요합니다. CRA 페이지는 이것이 특정 서비스에 어떻게 적용되는지 설명하지 않으므로 업체에 문의하세요. 둘째, 업체의 도움 없이 모든 이미지와 색인을 읽을 수 있는 형식으로 내보낼 수 있는지입니다. 그렇지 못하면 기록을 제출할 의무를 이행하지 못할 수 있습니다.

스캔한 영수증도 GST/HST 매입세액공제(ITC)를 뒷받침하나요?

인정되는 이미지화 프로그램에 따라 스캔해서 그 이미지가 기록이 되고, 영수증에 공제에 필요한 내용이 나와 있다면 뒷받침할 수 있습니다. 매입세액공제(ITC)를 청구하는 사업체는 매입 청구서나 영수증 사본을 보관해야 합니다(CRA: GST/HST 기록). GST/HST 기록에도 같은 보관 기간과 전자 형식 규칙이 적용되며(Excise Tax Act 제286조), Memorandum 15.2가 감사 추적을 포함한 이미지화 요건을 정합니다.

흐리거나 잘린 이미지는 두 번 실패할 수 있습니다. 이미지화한 기록으로서도, 공제가 의존하는 세부 내용을 가려서도 그렇습니다. 영수증에 들어가야 할 내용은 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 세부 내용과 CRA 영수증 요건을 참고하세요.

6년이 지나기 전에 영수증을 폐기해도 되나요?

장관의 서면 허가가 있는 경우에만 가능합니다(소득세법 제230조 제8항; 소비세법 제286조 제6항). CRA는 허가 없이 종이나 전자 기록을 폐기하면 기소될 수 있다고 경고합니다(CRA: 기록 보관 장소와 기간). 요청은 Form T137 또는 서면으로 하며, 절차는 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

규정을 지킨 이미지화 후 종이를 폐기하는 것은 다른 단계입니다. 이미지가 기록이며, 그 이미지에는 보관 기간이 계속 흐릅니다.

예시

이 예시는 설명용입니다. 모든 금액은 캐나다 달러(C$)입니다.

촬영한 뒤 파쇄한 경우

앨버타 주의 프리랜서 디자이너가 한 해에 영수증 약 300장(비용 C$12,000)을 촬영하고 종이를 파쇄합니다. 서면 승인, 절차, 작업 일지, 색인이 없습니다. 프로그램 요건을 충족하지 못했으므로 CRA의 안내는 원본을 보관하라는 것이어서, 이 사진은 기록이 아니라 백업 사본입니다. 앞으로 디자이너는 종이를 보관하거나 먼저 프로그램을 갖춰야 합니다. 이미 파쇄한 영수증은 영수증 없는 사업 비용을 참고하세요.

스캐너와 서면 프로그램

온타리오 주의 법인이 사업용 스캐너를 구입합니다. 소유주는 서면 승인에 서명하고, 장부 담당자는 서면 절차를 따르며, 소프트웨어는 이미지마다 색인을 만들고 날짜를 찍고, 작업 일지에는 묶음마다 종이를 폐기한 날을 기록합니다. 분기마다 누군가 이미지 표본을 점검하고, 파일을 백업하고 시험 삼아 복원합니다. 이 절차가 최신 국가 표준도 따른다면 이미지가 영구 기록이 되고 종이는 없앨 수 있습니다. 법인이 GST/HST에 등록되어 있다면 같은 이미지가 매입세액공제도 뒷받침하며, Memorandum 15.2는 작업 일지 대신 감사 추적을 별도 목록으로 요구하므로 법인은 작업 일지와 감사 추적을 모두 유지합니다. 법인은 관련 회계기간 말부터 6년 동안 보관합니다.

이메일로 도착하는 공급업체 청구서

퀘벡 주의 상점 주인이 공급업체 청구서를 이메일 PDF로 받습니다. 연방 소득세에 대한 CRA의 안내는 파일을 보관 기간 동안 전자 형태로 읽을 수 있게 보관하라는 것이며, 출력물은 이를 대신하지 못합니다. QST에 관해서는 Revenu Québec이 자체 기록 규칙을 두고 있으므로, 퀘벡 주 사업체는 QST와 GST/HST 기록을 Revenu Québec에 확인해야 합니다. 이 페이지는 이를 다루지 않습니다.

상황이 다르다면?

• 종이를 이미 파쇄했거나, 사진을 이미지화 프로그램에 따라 찍은 적이 없거나, 장부가 남은 자료와 더 이상 맞지 않는 경우: CRA는 종이를 요건을 충족하는 이미지화 이후에만 폐기할 수 있다고 안내하며, 요건에 못 미친 경우의 처리는 CRA 페이지에 나와 있지 않습니다. 영수증은 은행·카드 명세서와 공급업체 사본으로 뒷받침해야 할 수 있으며, 남은 자료는 장부 담당자나 회계사가 살펴보는 것이 좋습니다. 영수증 없는 사업 비용과 장부 관리 도움을 참고하세요.
• CRA가 기록을 요청했거나 검토·세무조사 서신을 보낸 경우: 검토, 세무조사와 자발적 신고를 참고하세요. 기록의 바탕이 되는 장부가 불완전하다면 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 종이 없는 업무로 전환하는 중이거나 기록이 종이, 앱, 여러 해에 흩어져 있는 경우: 프로그램, 백업, 장부가 서로 맞아야 합니다. 장부 관리 도움, 직접 장부 관리하기 vs 장부 담당자 고용하기, 밀린 장부 정리하기를 참고하세요.
• 영수증이 해외 공급업체에서 오거나 다른 언어로 되어 있는 경우: 해외 공급업체와 계약자의 청구서를 참고하세요.
• 판매자가 제대로 된 영수증을 주지 않거나, 영수증에 무엇이 들어가야 하는지 알아야 하는 경우: CRA 영수증 요건을 참고하세요.
• 회사를 폐업하거나 6년이 언제부터 시작하는지 알아야 하는 경우: 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.
• 미국 기록도 있는 경우: 미국 스캔 영수증 가이드가 IRS 규칙을 다룹니다.