Recibos digitalizados para a CRA: a cópia digital basta?

A CRA aceita recibos digitalizados se me auditar?

Um recibo digitalizado ou fotografado só substitui o papel quando a imagem é feita sob um programa de digitalização que cumpre as condições da CRA (Agência da Receita do Canadá). Um programa de digitalização é uma rotina documentada para escanear, registrar, indexar e conferir imagens. Se uma empresa não consegue cumprir as condições, a CRA diz que ela tem de guardar os documentos originais (CRA: formato aceitável e digitalização). As páginas da CRA não dizem como um auditor trata uma digitalização que fica aquém das condições. Elas dizem para guardar o papel.

Os recibos não são enviados com a declaração, mas a CRA pode pedir para vê-los depois (CRA: registros do negócio; requisitos da CRA para recibos). Se um auditor os pedir, ele explica como enviar documentos on-line, porque os auditores não podem receber registros por e-mail (CRA: auditorias). Enviar uma cópia não permite picotar o original nem resolve se a despesa está comprovada. Para responder a um pedido, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

A orientação da CRA aponta dois caminhos: guardar o papel e tratar as digitalizações como cópia de segurança, ou cumprir todas as condições de digitalização antes de destruir qualquer papel. O caso não é simples quando você está deixando o papel, o papel já foi picotado, várias pessoas fotografam recibos, os recibos ficam em um aplicativo ou a CRA pediu registros. Antes de confiar nas digitalizações, reúna:

• a aprovação por escrito da digitalização e o procedimento escrito
• o livro de registro das digitalizações e o índice
• uma amostra de imagens conferidas com o papel
• uma cópia de segurança que foi restaurada uma vez como teste

Posso guardar recibos digitais no lugar do papel e jogar o papel fora?

Só se as imagens foram feitas sob um programa de digitalização aceitável que siga o padrão nacional mais recente. A CRA diz que documentos de origem em papel digitalizados dessa forma podem ser descartados, e as imagens passam a ser guardadas como registros permanentes (IC05-1R1, parágrafo 28; IC78-10R5, parágrafos 21 e 22).

Sem esse programa, o original deve ficar. A CRA também recomenda buscar orientação jurídica antes, quando houver qualquer dúvida sobre destruir registros em papel.

Uma foto de celular ou uma imagem impressa de um recibo é suficiente?

As páginas da CRA sobre digitalização não mencionam fotos de celular, então não as aceitam nem as rejeitam. O teste é o mesmo para qualquer imagem: ela deve ser uma reprodução fiel, feita para tomar o lugar do papel, dar as mesmas informações e não ocultar detalhes importantes por causa de resolução, tonalidade ou cor (CRA: formato aceitável e digitalização).

Esse é só o teste da imagem. Descartar o papel também exige um programa de digitalização: aprovação por escrito, procedimento, livro de registro, índice e controle de qualidade (as sete condições da próxima seção). Uma foto deixada no rolo da câmera do celular em geral não tem nada disso em torno, então, pela orientação da CRA, ela é uma cópia de segurança, e não um substituto do papel.

Uma imagem impressa é só a cópia de uma cópia. Guarde o papel original ou o arquivo eletrônico original.

O que a CRA exige antes de eu picotar os recibos digitalizados?

As circulares da CRA listam sete condições para um programa de digitalização aceitável, e a página de digitalização exige seguir o padrão nacional mais recente. As sete condições devem ser cumpridas antes de o papel ser descartado (IC05-1R1, parágrafo 27; IC78-10R5, parágrafo 21).

Para os registros de GST/HST, o Memorandum 15.2 (parágrafo 17) também lista sete condições, mas com uma trilha de auditoria no lugar do livro de registro. A trilha de auditoria deve mostrar a autenticidade dos registros feitos e a integridade dos recebidos desde o momento do recebimento. As outras condições são parecidas; o controle de qualidade do memorandum abrange todos os seus procedimentos. Quando um mesmo recibo sustenta o imposto de renda e o GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá), cumpra as duas listas. À parte, o IC05-1R1 (parágrafo 36) pede que os registros eletrônicos mostrem uma trilha de auditoria do documento de origem até as contas financeiras resumidas.

O padrão por trás do programa é o CAN/CGSB-72.34, Electronic Records as Documentary Evidence, do Canadian General Standards Board, citado na página de digitalização da CRA e no Memorandum 15.2. As circulares mais antigas (IC05-1R1 e IC78-10R5) citam um padrão anterior, o CAN/CGSB-72.11-93. Todas dizem para seguir o mais recente. As páginas da CRA não reproduzem o padrão nem dizem como provar que um scanner ou aplicativo o cumpre. Se uma empresa não consegue cumprir o padrão, a CRA diz que ela tem de guardar os documentos originais. Se um terceiro faz a digitalização, a empresa continua responsável por garantir que ela seja aceitável (IC05-1R1, parágrafo 29).

E se o recibo chegou por e-mail ou por um aplicativo?

Um recibo criado, enviado ou recebido primeiro em meio eletrônico também deve ser guardado em meio eletrônico. A circular da CRA diz que esses documentos são registros que devem ser mantidos em forma eletrônica (IC05-1R1, parágrafo 39). Os documentos de origem que ela lista incluem faturas de compra e recibos de cartão de crédito, e e-mails quando importam para o imposto.

Imprimir o recibo não substitui o arquivo. Nos registros de GST/HST, mesmo quando existe uma cópia em papel, os registros eletrônicos ainda devem ser guardados (Memorandum 15.2, parágrafo 5). A lei exige que registros mantidos em meio eletrônico sejam guardados em formato eletronicamente legível (Income Tax Act, seção 230(4.1); Excise Tax Act, seção 286(3.1)). O Ministro pode dispensar uma pessoa ou uma classe de pessoas dessa regra nas condições que o Ministro aceitar (seção 230(4.2); seção 286(3.2)).

Se o arquivo for convertido para outro formato, a conversão não pode perder, destruir nem alterar informações relevantes para o imposto (IC05-1R1, parágrafo 37).

Por quanto tempo guardo os recibos digitais, e onde?

Guarde-os por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; para uma corporação, é o exercício fiscal (CRA: onde guardar seus registros). As imagens que substituem o papel são os registros, então o mesmo prazo vale para elas. Para declarações atrasadas, contestações e uma empresa encerrada, veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Os registros devem ser guardados no local do negócio ou na residência no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito para outro local. A CRA diz que registros guardados fora do Canadá e acessados eletronicamente do Canadá não são considerados guardados no Canadá. Com permissão para guardar registros no exterior, eles ainda devem estar disponíveis no Canadá para revisão da CRA, quando solicitados. Para o GST/HST, um registro deve ser guardado no Canadá, em inglês ou francês, a menos que o Ministro autorize de outra forma (Excise Tax Act, seção 286(1.2)).

Que formato de arquivo e cópias de segurança a CRA espera?

Os arquivos devem continuar legíveis. A cópia que uma empresa entrega à CRA deve estar em um formato não proprietário (que abre sem o aplicativo de um único fornecedor) de uso comum que o software da CRA consiga processar (IC05-1R1, parágrafo 7). As páginas da CRA sobre guarda de registros não listam tipos de arquivo para imagens de recibos. Para documentos enviados on-line, a página de envio lista formatos como PDF, JPG, JPEG e TIFF; um formato de envio aceito não cumpre, por si só, as regras de digitalização.

As cópias de segurança são tarefa da empresa. A CRA diz para fazer cópia de segurança dos registros mantidos em mídia regravável, para que possam ser restaurados em um formato que a CRA consiga usar (CRA: formato aceitável e cópias de segurança). Quando as cópias de segurança são o método de guarda, a circular (parágrafos 15 e 17) pede:

• cópias de segurança que possam ser restauradas em uma forma utilizável e legível
• mídias com identificação única e um registro do que cada uma contém
• cópias de segurança que não sobrescrevam as anteriores
• o software necessário para restaurar os arquivos
• testes periódicos de que os registros copiados podem ser restaurados

Se registros eletrônicos exigidos forem perdidos, destruídos ou danificados, a circular diz para informar a CRA e recriar os arquivos em um prazo razoável (parágrafo 46).

E se um aplicativo de recibos ou um serviço na nuvem guarda minhas digitalizações?

A empresa continua responsável. Terceirizar a guarda dos registros a um responsável contábil, contador ou provedor de armazenamento na nuvem não livra a empresa dos deveres de guarda, legibilidade, retenção ou acesso, inclusive em mudanças de software, na falência do provedor ou na troca de provedor (Memorandum 15.2, parágrafo 34; IC05-1R1, parágrafo 19). O memorandum chama de boa prática pedir ao provedor uma cópia eletrônica aceitável das informações exigidas (parágrafo 36).

Duas verificações decorrem das regras de local e legibilidade da CRA. Primeiro, onde o provedor armazena os dados: registros guardados fora do Canadá e acessados do Canadá não são considerados guardados no Canadá, e guardar registros no exterior exige permissão por escrito da CRA. As páginas da CRA não dizem como isso se aplica a um serviço específico, então pergunte ao provedor. Segundo, se a empresa consegue exportar cada imagem e seu índice em forma legível sem a ajuda do provedor. Se não consegue, pode ser que a empresa não consiga cumprir o dever de apresentar os registros.

As digitalizações ainda sustentam os créditos de imposto sobre insumos do GST/HST?

Podem sustentar, se a digitalização foi feita sob um programa de digitalização aceitável, de modo que seja o registro, e se o recibo mostra o que o crédito exige. Uma empresa que pede um crédito de imposto sobre insumos tem de guardar cópias das faturas ou recibos de compra (CRA: registros de GST/HST). Os registros de GST/HST seguem o mesmo prazo de guarda e a mesma regra de formato eletrônico (Excise Tax Act, seção 286), e o Memorandum 15.2 define as condições de digitalização para eles, incluindo a trilha de auditoria.

Uma imagem borrada ou cortada pode falhar duas vezes: como registro digitalizado e por ocultar um detalhe de que o crédito depende. Para o que um recibo deve mostrar, veja dados do recibo de GST/HST para créditos de imposto sobre insumos e requisitos da CRA para recibos.

Posso destruir recibos antes de os seis anos terminarem?

Só com a permissão por escrito do Ministro (Income Tax Act, seção 230(8); Excise Tax Act, seção 286(6)). A CRA avisa que destruir registros em papel ou eletrônicos sem a sua permissão pode levar a um processo (CRA: onde guardar seus registros). O pedido é feito no Form T137 ou por escrito; as etapas estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Descartar o papel depois de uma digitalização conforme é outra etapa. A imagem é o registro, e o prazo de guarda continua correndo sobre ela.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses (C$).

Fotografado e depois picotado

Uma designer autônoma em Alberta fotografa cerca de 300 recibos por ano (C$12.000 de despesas) e picota o papel. Não há aprovação por escrito, procedimento, livro de registro nem índice. Como as condições do programa não são cumpridas, a orientação da CRA é guardar os originais, então as fotos são cópias de segurança, e não os registros. Daqui em diante, a designer guarda o papel ou monta o programa primeiro. Para os recibos já picotados, veja despesas de negócio sem recibos.

Um scanner e um programa escrito

Uma corporação em Ontário compra um scanner profissional. O proprietário assina uma aprovação por escrito, o responsável contábil segue um procedimento escrito, o software indexa e carimba cada imagem, e um livro de registro anota cada lote e o dia em que o papel é destruído. Alguém confere uma amostra de imagens a cada trimestre, e os arquivos têm cópia de segurança e são restaurados como teste. Se o processo também segue o padrão nacional mais recente, as imagens passam a ser os registros permanentes e o papel pode ir embora. Se a corporação é registrada no GST/HST, as mesmas imagens também sustentam seus créditos, e o Memorandum 15.2 pede uma trilha de auditoria em sua própria lista no lugar do livro de registro, então a corporação mantém o livro de registro e a trilha de auditoria. A corporação os guarda por seis anos a partir do fim do exercício fiscal a que se referem.

Faturas de fornecedores que chegam por e-mail

O dono de uma loja em Quebec recebe faturas de fornecedores em PDF por e-mail. Para o imposto de renda federal, a orientação da CRA é manter os arquivos eletrônicos e legíveis durante o prazo de guarda, e uma impressão não os substitui. A Revenu Québec define suas próprias regras de registros para o QST, e uma empresa de Quebec deve consultá-la sobre os registros do QST e do GST/HST; esta página não os cobre.

E no seu caso?

• O papel já foi picotado, as fotos nunca foram feitas sob um programa de digitalização ou a escrituração não bate mais com o que sobrou: a CRA diz que o papel só pode ser destruído depois de uma digitalização que cumpra suas condições, e suas páginas não dizem como uma falha é tratada. Os recibos podem precisar do apoio de extratos de banco e de cartão e de cópias dos fornecedores, e o que sobrou merece a análise de um responsável contábil ou contador. Veja despesas de negócio sem recibos e ajuda com escrituração contábil.
• A CRA pediu registros ou enviou uma carta de revisão ou auditoria: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária. Se a escrituração por trás dos registros está incompleta, veja ajuda com escrituração contábil.
• Você está deixando o papel, ou os registros estão espalhados entre papel, aplicativos e vários anos: o programa, as cópias de segurança e a escrituração precisam se encaixar. Veja ajuda com escrituração contábil, fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e atualizar a escrituração atrasada.
• Seus recibos vêm de fornecedores no exterior ou estão em outro idioma: veja faturas de fornecedores e prestadores de serviços do exterior.
• Um vendedor não quer dar um recibo adequado, ou você precisa saber o que um recibo deve mostrar: veja requisitos da CRA para recibos.
• Você está encerrando uma empresa ou precisa da data de início dos seis anos: veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.
• Você também tem registros nos EUA: o guia dos EUA sobre recibos digitalizados trata das regras do IRS.