Reçus numérisés : l'ARC accepte-t-elle les copies numériques?

L'ARC acceptera-t-elle des reçus numérisés si elle me vérifie?

Un reçu numérisé ou photographié ne remplace le papier que si l'image est faite dans le cadre d'un programme de numérisation qui respecte les conditions de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Un programme de numérisation est une procédure documentée pour numériser, consigner, indexer et vérifier les images. Si une entreprise ne peut pas respecter les conditions, l'ARC dit qu'elle doit garder les documents originaux (ARC : format acceptable et numérisation). Les pages de l'ARC ne disent pas comment un vérificateur traite une numérisation qui ne respecte pas les conditions. Elles disent de garder le papier.

Les reçus ne sont pas envoyés avec la déclaration, mais l'ARC peut demander à les voir plus tard (ARC : registres d'entreprise; exigences de l'ARC sur les reçus). Si un vérificateur les demande, il explique comment envoyer les documents en ligne, parce que les vérificateurs ne peuvent pas recevoir de registres par courriel (ARC : vérifications). Envoyer une copie ne vous permet pas de déchiqueter l'original ni ne règle la question de savoir si la dépense est appuyée. Pour répondre à une demande, voyez examens, vérifications et divulgation volontaire.

Les directives de l'ARC vont dans deux sens : garder le papier et traiter les numérisations comme une sauvegarde, ou respecter toutes les conditions de numérisation avant de détruire le moindre papier. Un cas n'est pas simple quand vous passez au sans-papier, que du papier a déjà été déchiqueté, que plusieurs personnes photographient les reçus, que les reçus sont dans une application, ou que l'ARC a demandé des registres. Avant de vous fier aux numérisations, rassemblez :

• l'approbation écrite de la numérisation et la procédure écrite
• le journal des numérisations et l'index
• un échantillon d'images comparées au papier
• une sauvegarde qui a été restaurée une fois à titre d'essai

Puis-je garder des reçus numériques au lieu du papier et jeter le papier?

Seulement si les images ont été faites dans le cadre d'un programme de numérisation acceptable qui suit la plus récente norme nationale. L'ARC dit que les documents sources papier numérisés de cette façon peuvent être éliminés, et que les images sont alors conservées comme registres permanents (IC05-1R1, paragraphe 28; IC78-10R5, paragraphes 21 et 22).

Sans ce programme, l'original doit être conservé. L'ARC conseille aussi d'obtenir d'abord un avis juridique en cas de doute sur la destruction de registres papier.

Une photo de téléphone ou une image imprimée d'un reçu suffit-elle?

Les pages de l'ARC sur la numérisation ne mentionnent pas les photos de téléphone; elles ne les acceptent donc ni ne les rejettent. Le critère est le même pour toute image : elle doit être une reproduction fidèle destinée à remplacer le papier, donner les mêmes renseignements et ne pas masquer de détails importants à cause de la résolution, de la tonalité ou de la teinte (ARC : format acceptable et numérisation).

Ce n'est que le critère de l'image. Éliminer le papier exige aussi un programme de numérisation : approbation écrite, procédure, journal, index et contrôle de la qualité (les sept conditions de la section suivante). Une photo laissée dans la pellicule d'un téléphone n'a habituellement rien de tout cela autour d'elle; selon les directives de l'ARC, c'est donc une copie de sauvegarde, et non un remplacement du papier.

Une image imprimée n'est que la copie d'une copie. Gardez le papier original ou le fichier électronique original.

Qu'exige l'ARC avant que je puisse déchiqueter des reçus numérisés?

Les circulaires de l'ARC énumèrent sept conditions pour un programme de numérisation acceptable, et sa page sur la numérisation exige de suivre la plus récente norme nationale. Les sept conditions doivent être respectées avant d'éliminer le papier (IC05-1R1, paragraphe 27; IC78-10R5, paragraphe 21).

Pour les registres de la TPS/TVH, le Mémorandum 15.2 (paragraphe 17) énumère aussi sept conditions, mais avec une piste de vérification à la place du journal. La piste de vérification doit montrer l'authenticité des registres produits et l'intégrité de ceux qui sont reçus, à partir du moment de la réception. Les autres conditions sont proches; le contrôle de la qualité du mémorandum couvre toutes ses procédures. Lorsqu'un même reçu appuie à la fois l'impôt sur le revenu et la TPS/TVH, respectez les deux listes. Par ailleurs, la circulaire IC05-1R1 (paragraphe 36) demande que les registres électroniques montrent une piste de vérification depuis le document source jusqu'aux comptes financiers sommaires.

La norme qui sous-tend le programme est la norme CAN/CGSB-72.34, Enregistrements électroniques comme preuve documentaire, de l'Office des normes générales du Canada, nommée sur la page de l'ARC sur la numérisation et dans le Mémorandum 15.2. Les circulaires plus anciennes (IC05-1R1 et IC78-10R5) nomment une norme antérieure, CAN/CGSB-72.11-93. Toutes disent de suivre la plus récente. Les pages de l'ARC ne reproduisent pas la norme et ne disent pas comment prouver qu'un numériseur ou une application la respecte. Si une entreprise ne peut pas respecter la norme, l'ARC dit qu'elle doit garder les documents originaux. Si un tiers effectue la numérisation, l'entreprise reste responsable de s'assurer qu'elle est acceptable (IC05-1R1, paragraphe 29).

Et si le reçu est arrivé par courriel ou par une application?

Un reçu d'abord créé, envoyé ou reçu par voie électronique doit aussi être conservé par voie électronique. La circulaire de l'ARC dit que ces documents sont des registres qui doivent être conservés sous forme électronique (IC05-1R1, paragraphe 39). Les documents sources qu'elle énumère comprennent les factures d'achat et les reçus de carte de crédit, ainsi que les courriels lorsqu'ils comptent aux fins de l'impôt.

Imprimer le reçu ne remplace pas le fichier. Pour les registres de la TPS/TVH, même lorsqu'il existe une copie papier, les registres électroniques doivent quand même être conservés (Mémorandum 15.2, paragraphe 5). La loi exige que les registres tenus sous forme électronique soient conservés dans un format lisible par voie électronique (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 230(4.1); Loi sur la taxe d'accise, par. 286(3.1)). Le ministre peut exempter une personne ou une catégorie de personnes de cette règle aux conditions qu'il accepte (par. 230(4.2); par. 286(3.2)).

Si le fichier est converti dans un autre format, la conversion ne doit pas faire perdre, détruire ou modifier des renseignements pertinents sur le plan fiscal (IC05-1R1, paragraphe 37).

Combien de temps dois-je garder les reçus numériques, et où?

Gardez-les six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent; pour une société, il s'agit de l'exercice (ARC : où conserver vos registres). Les images qui remplacent le papier sont les registres; le même délai s'applique donc à elles. Pour les déclarations tardives, les oppositions et une entreprise fermée, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Les registres doivent être conservés à l'établissement ou à la résidence au Canada, sauf permission écrite contraire de l'ARC. L'ARC dit que des registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. Avec la permission de conserver des registres à l'étranger, ils doivent quand même être disponibles au Canada pour l'examen de l'ARC sur demande. Pour la TPS/TVH, un registre doit être conservé au Canada, en français ou en anglais, sauf autorisation contraire du ministre (Loi sur la taxe d'accise, par. 286(1.2)).

Quel format de fichier et quelles sauvegardes l'ARC attend-elle?

Les fichiers doivent rester lisibles. La copie qu'une entreprise remet à l'ARC doit être dans un format non exclusif (un format qui s'ouvre sans l'application d'un seul fournisseur) d'usage courant que les logiciels de l'ARC peuvent traiter (IC05-1R1, paragraphe 7). Les pages de l'ARC sur la tenue de registres ne donnent pas de liste de types de fichiers pour les images de reçus. Pour les documents qui lui sont envoyés en ligne, sa page de téléversement énumère des formats dont PDF, JPG, JPEG et TIFF; un format de téléversement accepté ne suffit pas, à lui seul, à respecter les règles de numérisation.

Les sauvegardes sont la responsabilité de l'entreprise. L'ARC dit de sauvegarder les registres conservés sur des supports réinscriptibles pour qu'ils puissent être restaurés dans un format que l'ARC peut utiliser (ARC : format acceptable et sauvegardes). Lorsque les sauvegardes sont la méthode de conservation, la circulaire (paragraphes 15 et 17) demande :

• des sauvegardes qui peuvent être restaurées sous une forme utilisable et lisible
• des supports étiquetés de façon unique et un journal de ce que contient chacun
• des sauvegardes qui n'écrasent pas les précédentes
• le logiciel nécessaire pour restaurer les fichiers
• des essais périodiques pour vérifier que les registres sauvegardés peuvent être restaurés

Si des registres électroniques exigés sont perdus, détruits ou endommagés, la circulaire dit de le signaler à l'ARC et de recréer les fichiers dans un délai raisonnable (paragraphe 46).

Et si une application de reçus ou un service infonuagique garde mes numérisations?

L'entreprise reste responsable. Confier la tenue des registres à un spécialiste de la tenue de livres, à un comptable ou à un fournisseur de stockage infonuagique ne libère pas l'entreprise de ses obligations de tenue, de lisibilité, de conservation ou d'accès aux registres, y compris lors de changements de logiciel, de la faillite d'un fournisseur ou d'un passage d'un fournisseur à un autre (Mémorandum 15.2, paragraphe 34; IC05-1R1, paragraphe 19). Le mémorandum juge de bonne pratique de demander au fournisseur de remettre une copie électronique acceptable des renseignements exigés (paragraphe 36).

Deux vérifications découlent des règles de l'ARC sur l'emplacement et la lisibilité. Premièrement, où le fournisseur stocke les données : des registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada, et conserver des registres à l'étranger exige la permission écrite de l'ARC. Les pages de l'ARC ne disent pas comment cela s'applique à un service en particulier; posez donc la question au fournisseur. Deuxièmement, si l'entreprise peut exporter chaque image et son index sous une forme lisible sans l'aide du fournisseur. Sinon, l'entreprise pourrait ne pas être en mesure de s'acquitter de son obligation de produire les registres.

Les reçus numérisés appuient-ils encore les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH?

Ils le peuvent, si la numérisation a été faite dans le cadre d'un programme de numérisation acceptable, de sorte qu'elle est le registre, et que le reçu montre ce que le crédit exige. Une entreprise qui demande un crédit de taxe sur les intrants (CTI) doit conserver des copies de ses factures ou reçus d'achat (ARC : registres de la TPS/TVH). Les registres de la TPS/TVH suivent le même délai de conservation et la même règle de format électronique (Loi sur la taxe d'accise, art. 286), et le Mémorandum 15.2 fixe les conditions de numérisation qui les visent, y compris la piste de vérification.

Une image floue ou rognée peut échouer deux fois : comme registre numérisé, et en cachant un détail dont dépend le crédit. Pour ce qu'un reçu doit montrer, voyez détails des reçus de TPS/TVH pour les crédits de taxe sur les intrants et exigences de l'ARC sur les reçus.

Puis-je détruire des reçus avant la fin des six ans?

Seulement avec la permission écrite du ministre (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 230(8); Loi sur la taxe d'accise, par. 286(6)). L'ARC avertit que détruire des registres papier ou électroniques sans sa permission peut entraîner des poursuites (ARC : où conserver vos registres). La demande se fait sur le formulaire T137 ou par écrit; les étapes sont expliquées dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Éliminer le papier après une numérisation conforme est une étape différente. L'image est le registre, et le délai de conservation continue de courir pour elle.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars canadiens ($ CA).

Photographiés, puis déchiquetés

Une graphiste pigiste de l'Alberta photographie environ 300 reçus par année (12 000 $ CA de dépenses) et déchiquette le papier. Il n'y a ni approbation écrite, ni procédure, ni journal, ni index. Comme les conditions du programme ne sont pas respectées, les directives de l'ARC sont de garder les originaux; les photos sont donc des copies de sauvegarde, et non les registres. À l'avenir, la graphiste garde le papier ou met d'abord le programme en place. Pour les reçus déjà déchiquetés, voyez dépenses d'entreprise sans reçus.

Un numériseur et un programme écrit

Une société de l'Ontario achète un numériseur professionnel. Le propriétaire signe une approbation écrite, le spécialiste de la tenue de livres suit une procédure écrite, le logiciel indexe et date chaque image, et un journal consigne chaque lot et le jour où le papier est détruit. Quelqu'un vérifie un échantillon d'images chaque trimestre, et les fichiers sont sauvegardés et restaurés à titre d'essai. Si le processus suit aussi la plus récente norme nationale, les images deviennent les registres permanents et le papier peut être éliminé. Si la société est inscrite à la TPS/TVH, les mêmes images appuient aussi ses crédits, et le Mémorandum 15.2 demande une piste de vérification dans sa propre liste à la place du journal; la société garde donc le journal et la piste de vérification. La société les garde six ans à partir de la fin de l'exercice auquel ils se rapportent.

Des factures de fournisseurs reçues par courriel

Le propriétaire d'un magasin au Québec reçoit des factures de fournisseurs en PDF par courriel. Pour l'impôt fédéral sur le revenu, les directives de l'ARC gardent les fichiers électroniques et lisibles pendant le délai de conservation, et une version imprimée ne les remplace pas. Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, fixe ses propres règles sur les registres pour la TVQ, et une entreprise du Québec devrait la consulter au sujet des registres de la TVQ et de la TPS/TVH; cette page ne les traite pas.

Votre situation est différente?

• Le papier est déjà déchiqueté, les photos n'ont jamais été faites dans le cadre d'un programme de numérisation, ou les livres ne correspondent plus à ce qui reste : l'ARC dit que le papier ne peut être détruit qu'après une numérisation qui respecte ses conditions, et ses pages ne disent pas comment une lacune est traitée. Les reçus pourraient devoir être appuyés par des relevés bancaires et de carte et des copies des fournisseurs, et ce qui reste mérite l'examen d'un spécialiste de la tenue de livres ou d'un comptable. Voyez dépenses d'entreprise sans reçus et aide en tenue de livres.
• L'ARC a demandé des registres ou envoyé une lettre d'examen ou de vérification : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire. Si les livres derrière les registres sont incomplets, voyez aide en tenue de livres.
• Vous passez au sans-papier, ou vos registres sont dispersés entre le papier, des applications et plusieurs années : le programme, les sauvegardes et les livres doivent s'accorder. Voyez aide en tenue de livres, tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres et rattraper des livres en retard.
• Vos reçus viennent de fournisseurs étrangers ou sont dans une autre langue : voyez factures de fournisseurs et d'entrepreneurs étrangers.
• Un vendeur refuse de donner un reçu en bonne et due forme, ou vous voulez savoir ce qu'un reçu doit montrer : voyez exigences de l'ARC sur les reçus.
• Vous fermez une société ou vous avez besoin de la date de départ des six ans : voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.
• Vous avez aussi des registres américains : le guide américain sur les reçus numérisés traite des règles de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis.