Gescannte Belege für die CRA: Reichen digitale Kopien?

Akzeptiert die CRA gescannte Belege bei einer Prüfung?

Ein gescannter oder fotografierter Beleg ersetzt das Papier nur, wenn das Bild in einem Scanprogramm entsteht, das die Bedingungen der CRA erfüllt. Ein Scanprogramm ist ein dokumentierter Ablauf zum Scannen, Protokollieren, Indexieren und Prüfen von Bildern. Kann ein Unternehmen die Bedingungen nicht erfüllen, muss es laut CRA die Originaldokumente aufbewahren (CRA: zulässiges Format und Scannen). Die Seiten der CRA sagen nicht, wie ein Prüfer einen unzureichenden Scan behandelt. Sie sagen, dass Sie das Papier aufbewahren sollen.

Belege werden nicht mit der Erklärung eingereicht, aber die CRA kann später verlangen, sie zu sehen (CRA: Geschäftsunterlagen; Belegvorgaben der CRA). Verlangt ein Prüfer sie, erklärt er, wie Dokumente online übermittelt werden, denn Prüfer können Unterlagen nicht per E-Mail annehmen (CRA: Prüfungen). Das Senden einer Kopie erlaubt Ihnen nicht, das Original zu schreddern, und klärt auch nicht, ob die Ausgabe belegt ist. Zur Beantwortung einer Anforderung siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.

Die Hinweise der CRA weisen in zwei Richtungen: das Papier aufbewahren und Scans als Sicherung behandeln, oder alle Scanbedingungen erfüllen, bevor Papier vernichtet wird. Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie papierlos werden, Papier schon geschreddert wurde, mehrere Personen Belege fotografieren, Belege in einer App liegen oder die CRA Unterlagen angefordert hat. Bevor Sie sich auf Scans stützen, legen Sie bereit:

• die schriftliche Genehmigung für das Scannen und die schriftliche Verfahrensanweisung
• das Scan-Protokollbuch und den Index
• eine Stichprobe von Bildern, die mit dem Papier abgeglichen wurden
• eine Sicherung, die einmal als Test wiederhergestellt wurde

Kann ich digitale Belege statt Papier aufbewahren und das Papier wegwerfen?

Nur, wenn die Bilder in einem zulässigen Scanprogramm entstanden sind, das dem neuesten nationalen Standard folgt. Die CRA sagt, dass auf diese Weise gescannte Papier-Originaldokumente entsorgt werden dürfen und die Bilder dann als dauerhafte Unterlagen aufbewahrt werden (IC05-1R1, Ziffer 28; IC78-10R5, Ziffern 21 und 22).

Ohne dieses Programm muss das Original bleiben. Die CRA rät außerdem, zuerst rechtlichen Rat einzuholen, wenn irgendein Zweifel an der Vernichtung von Papierunterlagen besteht.

Reicht ein Handyfoto oder ein ausgedrucktes Bild eines Belegs?

Die Seiten der CRA zum Scannen erwähnen Handyfotos nicht; sie akzeptieren sie also weder, noch lehnen sie sie ab. Der Maßstab ist für jedes Bild derselbe: Es muss eine genaue Wiedergabe sein, die das Papier ersetzen soll, dieselben Angaben enthalten und wegen Auflösung, Tonwerten oder Farbton keine wesentlichen Einzelheiten verbergen (CRA: zulässiges Format und Scannen).

Das ist nur der Bildtest. Für die Entsorgung des Papiers braucht es außerdem ein Scanprogramm: schriftliche Genehmigung, Verfahrensanweisung, Protokollbuch, Index und Qualitätskontrolle (die sieben Bedingungen im nächsten Abschnitt). Ein Foto in der Kamerarolle eines Handys hat meist nichts davon um sich; nach den Hinweisen der CRA ist es daher eine Sicherungskopie, kein Ersatz für das Papier.

Ein ausgedrucktes Bild ist nur die Kopie einer Kopie. Bewahren Sie das Originalpapier oder die ursprüngliche elektronische Datei auf.

Was verlangt die CRA, bevor ich gescannte Belege schreddern darf?

Die Rundschreiben der CRA nennen sieben Bedingungen für ein zulässiges Scanprogramm, und ihre Seite zum Scannen verlangt, den neuesten nationalen Standard zu befolgen. Alle sieben Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor Papier entsorgt wird (IC05-1R1, Ziffer 27; IC78-10R5, Ziffer 21).

Für Unterlagen zur GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) nennt Memorandum 15.2 (Ziffer 17) ebenfalls sieben Bedingungen, aber mit einem Prüfpfad (Audit Trail) anstelle des Protokollbuchs. Der Prüfpfad muss die Echtheit der erstellten Unterlagen und die Unversehrtheit der empfangenen Unterlagen ab dem Zeitpunkt des Empfangs zeigen. Die übrigen Bedingungen sind ähnlich; die Qualitätskontrolle im Memorandum umfasst alle seine Verfahren. Belegt ein Beleg sowohl die Einkommensteuer als auch die GST/HST, erfüllen Sie beide Listen. Davon getrennt verlangt IC05-1R1 (Ziffer 36), dass elektronische Unterlagen einen Prüfpfad vom Ursprungsbeleg bis zu den zusammengefassten Finanzkonten zeigen.

Der Standard hinter dem Programm ist CAN/CGSB-72.34, Electronic Records as Documentary Evidence, des Canadian General Standards Board, genannt auf der Scanseite der CRA und im Memorandum 15.2. Die älteren Rundschreiben (IC05-1R1 und IC78-10R5) nennen einen früheren Standard, CAN/CGSB-72.11-93. Alle sagen, dass der neueste zu befolgen ist. Die Seiten der CRA geben den Standard nicht wieder und sagen nicht, wie man nachweist, dass ein Scanner oder eine App ihn erfüllt. Kann ein Unternehmen den Standard nicht erfüllen, muss es laut CRA die Originaldokumente aufbewahren. Übernimmt ein Dritter das Scannen, bleibt das Unternehmen dafür verantwortlich sicherzustellen, dass es zulässig ist (IC05-1R1, Ziffer 29).

Was gilt, wenn der Beleg per E-Mail oder über eine App eingegangen ist?

Ein Beleg, der zuerst elektronisch erstellt, gesendet oder empfangen wurde, muss auch elektronisch aufbewahrt werden. Das Rundschreiben der CRA sagt, dass diese Dokumente Unterlagen sind, die in elektronischer Form aufzubewahren sind (IC05-1R1, Ziffer 39). Zu den dort aufgeführten Ursprungsbelegen gehören Einkaufsrechnungen und Kreditkartenbelege sowie E-Mails, soweit sie für die Steuer von Bedeutung sind.

Das Ausdrucken des Belegs ersetzt die Datei nicht. Bei Unterlagen zur GST/HST müssen die elektronischen Unterlagen auch dann aufbewahrt werden, wenn eine Papierkopie existiert (Memorandum 15.2, Ziffer 5). Das Gesetz verlangt, dass elektronisch geführte Unterlagen in einem elektronisch lesbaren Format aufbewahrt werden (Income Tax Act, s. 230(4.1); Excise Tax Act, s. 286(3.1)). Der Minister kann eine Person oder eine Gruppe von Personen zu Bedingungen, die er akzeptiert, von dieser Regel befreien (s. 230(4.2); s. 286(3.2)).

Wird die Datei in ein anderes Format umgewandelt, darf die Umwandlung keine steuerlich relevanten Angaben verlieren, zerstören oder verändern (IC05-1R1, Ziffer 37).

Wie lange und wo bewahre ich digitale Belege auf?

Bewahren Sie sie sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen; bei einer Kapitalgesellschaft ist das das Geschäftsjahr (CRA: wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren). Bilder, die Papier ersetzen, sind die Unterlagen; dieselbe Frist gilt daher für sie. Zu verspäteten Erklärungen, Einsprüchen und einem geschlossenen Unternehmen siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Unterlagen müssen am Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahrt werden, es sei denn, die CRA erlaubt schriftlich etwas anderes. Die CRA sagt, dass Unterlagen, die außerhalb Kanadas geführt und von Kanada aus elektronisch abgerufen werden, nicht als in Kanada geführt gelten. Mit Erlaubnis, Unterlagen im Ausland zu führen, müssen sie dennoch in Kanada für eine Überprüfung durch die CRA auf Anforderung verfügbar sein. Bei der GST/HST muss eine Unterlage in Kanada in englischer oder französischer Sprache aufbewahrt werden, es sei denn, der Minister erlaubt etwas anderes (Excise Tax Act, s. 286(1.2)).

Welches Dateiformat und welche Sicherungen erwartet die CRA?

Die Dateien müssen lesbar bleiben. Die Kopie, die ein Unternehmen der CRA übergibt, muss in einem nicht proprietären Format vorliegen (eines, das ohne die App eines einzelnen Anbieters geöffnet werden kann), das üblich ist und das die Software der CRA verarbeiten kann (IC05-1R1, Ziffer 7). Die Seiten der CRA zur Buchführung nennen keine Dateitypen für Belegbilder. Für Dokumente, die online an sie gesendet werden, nennt ihre Upload-Seite Formate wie PDF, JPG, JPEG und TIFF; ein akzeptiertes Upload-Format erfüllt für sich allein nicht die Scanvorgaben.

Sicherungen sind Aufgabe des Unternehmens. Die CRA sagt, Unterlagen auf wiederbeschreibbaren Datenträgern zu sichern, damit sie in einem für die CRA nutzbaren Format wiederhergestellt werden können (CRA: zulässiges Format und Sicherungen). Wenn Sicherungen die Aufbewahrungsmethode sind, verlangt das Rundschreiben (Ziffern 15 und 17):

• Sicherungen, die sich in eine nutzbare, lesbare Form zurückspielen lassen
• eindeutig beschriftete Datenträger und ein Protokoll darüber, was jeder enthält
• Sicherungen, die frühere nicht überschreiben
• die Software, die zum Wiederherstellen der Dateien nötig ist
• regelmäßige Tests, dass sich die gesicherten Unterlagen wiederherstellen lassen

Gehen erforderliche elektronische Unterlagen verloren, werden sie zerstört oder beschädigt, sagt das Rundschreiben, dass dies der CRA zu melden ist und die Dateien innerhalb einer angemessenen Frist neu zu erstellen sind (Ziffer 46).

Was gilt, wenn eine Beleg-App oder ein Cloud-Dienst meine Scans hält?

Das Unternehmen bleibt verantwortlich. Die Auslagerung der Buchführung an einen Buchhalter, Buchhaltungsexperten oder Cloud-Speicheranbieter befreit das Unternehmen nicht von seinen Pflichten zu Führung, Lesbarkeit, Aufbewahrung und Zugang zu den Unterlagen, auch nicht bei Softwareänderungen, der Insolvenz eines Anbieters oder einem Wechsel zwischen Anbietern (Memorandum 15.2, Ziffer 34; IC05-1R1, Ziffer 19). Das Memorandum nennt es gute Praxis, den Anbieter eine zulässige elektronische Kopie der erforderlichen Angaben liefern zu lassen (Ziffer 36).

Aus den Regeln der CRA zu Ort und Lesbarkeit folgen zwei Prüfungen. Erstens, wo der Anbieter die Daten speichert: Unterlagen, die außerhalb Kanadas geführt und von Kanada aus abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada geführt, und die Führung von Unterlagen im Ausland braucht die schriftliche Erlaubnis der CRA. Die Seiten der CRA sagen nicht, wie das für einen bestimmten Dienst gilt; fragen Sie den Anbieter. Zweitens, ob das Unternehmen jedes Bild und seinen Index ohne Hilfe des Anbieters in lesbarer Form exportieren kann. Wenn nicht, kann das Unternehmen möglicherweise seiner Pflicht zur Vorlage der Unterlagen nicht nachkommen.

Belegen gescannte Belege weiterhin Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) bei der GST/HST?

Ja, wenn der Scan in einem zulässigen Scanprogramm entstanden ist, er also die Unterlage ist, und der Beleg zeigt, was der Abzug braucht. Ein Unternehmen, das einen Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) geltend macht, muss Kopien seiner Einkaufsrechnungen oder Belege aufbewahren (CRA: Unterlagen zur GST/HST). Für Unterlagen zur GST/HST gelten dieselbe Aufbewahrungsfrist und dieselbe Regel zum elektronischen Format (Excise Tax Act, s. 286), und Memorandum 15.2 legt die Scanbedingungen für sie fest, einschließlich des Prüfpfads.

Ein unscharfes oder zugeschnittenes Bild kann doppelt scheitern: als gescannte Unterlage und weil es eine Angabe verbirgt, von der der Abzug abhängt. Was ein Beleg zeigen muss, steht unter Belegangaben für Vorsteuerabzüge bei der GST/HST und Belegvorgaben der CRA.

Darf ich Belege vor Ablauf der sechs Jahre vernichten?

Nur mit schriftlicher Erlaubnis des Ministers (Income Tax Act, s. 230(8); Excise Tax Act, s. 286(6)). Die CRA warnt, dass die Vernichtung von Papier- oder elektronischen Unterlagen ohne ihre Erlaubnis zu einer Strafverfolgung führen kann (CRA: wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren). Der Antrag wird auf Form T137 oder schriftlich gestellt; die Schritte stehen unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Papier nach einem regelkonformen Scan zu entsorgen, ist ein anderer Schritt. Das Bild ist die Unterlage, und für sie läuft die Aufbewahrungsfrist weiter.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar (C$).

Fotografiert, dann geschreddert

Ein freiberuflicher Designer in Alberta fotografiert etwa 300 Belege im Jahr (C$12.000 Ausgaben) und schreddert das Papier. Es gibt keine schriftliche Genehmigung, Verfahrensanweisung, kein Protokollbuch und keinen Index. Weil die Programmbedingungen nicht erfüllt sind, lautet der Hinweis der CRA, die Originale aufzubewahren; die Fotos sind also Sicherungskopien, nicht die Unterlagen. Künftig bewahrt der Designer das Papier auf oder baut zuerst das Programm auf. Für die bereits geschredderten Belege siehe Betriebsausgaben ohne Belege.

Ein Scanner und ein schriftliches Programm

Eine Kapitalgesellschaft in Ontario kauft einen Geschäftsscanner. Der Eigentümer unterschreibt eine schriftliche Genehmigung, der Buchhalter folgt einer schriftlichen Verfahrensanweisung, die Software indexiert jedes Bild und versieht es mit einem Stempel, und ein Protokollbuch hält jeden Stapel und den Tag fest, an dem das Papier vernichtet wird. Jemand prüft jedes Quartal eine Stichprobe der Bilder, und die Dateien werden gesichert und testweise wiederhergestellt. Folgt der Ablauf außerdem dem neuesten nationalen Standard, werden die Bilder zu den dauerhaften Unterlagen, und das Papier darf weg. Ist die Kapitalgesellschaft für die GST/HST registriert, belegen dieselben Bilder auch ihre Abzüge, und Memorandum 15.2 verlangt in seiner eigenen Liste einen Prüfpfad anstelle des Protokollbuchs; die Kapitalgesellschaft führt daher Protokollbuch und Prüfpfad. Die Kapitalgesellschaft bewahrt sie sechs Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres auf, auf das sie sich beziehen.

Lieferantenrechnungen per E-Mail

Ein Ladeninhaber in Québec erhält Lieferantenrechnungen als PDF per E-Mail. Für die Einkommensteuer des Bundes verlangen die Hinweise der CRA, die Dateien für die Aufbewahrungsfrist elektronisch und lesbar aufzubewahren, und ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) setzt eigene Regeln für Unterlagen zur QST fest, und ein Unternehmen in Québec sollte dort Unterlagen zur QST und GST/HST klären; diese Seite behandelt sie nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Das Papier ist schon geschreddert, Fotos entstanden nie in einem Scanprogramm, oder die Bücher stimmen nicht mehr mit dem Rest überein: Die CRA sagt, dass Papier erst nach einem Scan vernichtet werden darf, der ihre Bedingungen erfüllt, und ihre Seiten sagen nicht, wie ein Mangel behandelt wird. Die Belege brauchen möglicherweise Nachweise aus Bank- und Kartenauszügen und Kopien der Lieferanten, und das Übrige sollte ein Buchhalter oder Buchhaltungsexperte ansehen. Siehe Betriebsausgaben ohne Belege und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die CRA hat Unterlagen angefordert oder ein Überprüfungs- oder Prüfungsschreiben geschickt: Siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung. Sind die Bücher hinter den Unterlagen unvollständig, siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie werden papierlos, oder Unterlagen sind über Papier, Apps und mehrere Jahre verstreut: Programm, Sicherungen und Bücher müssen zusammenpassen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, Bücher selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen und überfällige Bücher nachholen.
• Ihre Belege stammen von Lieferanten im Ausland oder sind in einer anderen Sprache: Siehe Rechnungen von ausländischen Lieferanten und Auftragnehmern.
• Ein Verkäufer stellt keinen ordnungsgemäßen Beleg aus, oder Sie müssen wissen, was ein Beleg zeigen muss: Siehe Belegvorgaben der CRA.
• Sie schließen ein Unternehmen oder brauchen den Starttermin der sechs Jahre: Siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.
• Sie haben auch US-Unterlagen: Der US-Ratgeber zu gescannten Belegen behandelt die Regeln des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde).