קבלות סרוקות ל-⁠CRA: האם עותק דיגיטלי מספיק?

האם CRA תקבל קבלות סרוקות אם אעבור ביקורת?

קבלה סרוקה או מצולמת מחליפה את הנייר רק כשהתמונה נעשתה במסגרת תוכנית סריקה שעומדת בתנאים של CRA. תוכנית סריקה היא סדר פעולות מתועד לסריקה, לרישום, לאינדקס ולבדיקה של תמונות. אם עסק אינו יכול לעמוד בתנאים, CRA אומרת שעליו לשמור את מסמכי המקור (CRA: פורמט מקובל וסריקה). בעמודים של CRA לא כתוב איך מבקר מתייחס לסריקה שאינה עומדת בתנאים. כתוב בהם לשמור את הנייר.

קבלות לא נשלחות עם הדוח, אבל CRA עשויה לבקש לראות אותן מאוחר יותר (CRA: רישומים עסקיים; דרישות CRA לקבלות). אם מבקר מבקש אותן, הוא מסביר איך לשלוח מסמכים אונליין, כי מבקרים אינם יכולים לקבל רישומים במייל (CRA: ביקורות). שליחת עותק אינה מתירה להשמיד את המקור ואינה מכריעה אם ההוצאה מגובה. למענה לבקשה ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.

ההנחיה של CRA מצביעה לשני כיוונים: לשמור את הנייר ולראות בסריקות גיבוי, או לעמוד בכל תנאי הסריקה לפני שמשמידים נייר כלשהו. המקרה אינו פשוט כשעוברים לעבודה בלי נייר, כשנייר כבר הושמד, כשכמה אנשים מצלמים קבלות, כשקבלות נמצאות באפליקציה, או כש-⁠CRA ביקשה רישומים. לפני שנשענים על סריקות, אספו:

• את האישור בכתב לסריקה ואת הנוהל בכתב
• את יומן הסריקה ואת האינדקס
• מדגם של תמונות שנבדקו מול הנייר
• גיבוי ששוחזר פעם אחת כבדיקה

האם אפשר לשמור קבלות דיגיטליות במקום נייר ולזרוק את הנייר?

רק אם התמונות נעשו במסגרת תוכנית סריקה מקובלת שעומדת בתקן הלאומי העדכני. CRA אומרת שאפשר להיפטר ממסמכי מקור מנייר שנסרקו כך, והתמונות נשמרות אז כרישומים הקבועים (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 28; ⁦IC78-10R5⁩, סעיפים 21 ו-⁠22).

בלי התוכנית הזו, המקור חייב להישאר. CRA גם ממליצה לקבל ייעוץ משפטי תחילה כשיש ספק לגבי השמדת רישומי נייר.

האם תמונה מהטלפון או תמונה מודפסת של קבלה מספיקות?

בעמודי הסריקה של CRA אין אזכור של תמונות מטלפון, ולכן הם לא מקבלים אותן ולא דוחים אותן. המבחן זהה לכל תמונה: היא חייבת להיות העתק מדויק שנועד להחליף את הנייר, לתת את אותו מידע, ולא להסתיר פרטים משמעותיים בגלל רזולוציה, גוון או צבע (CRA: פורמט מקובל וסריקה).

זה רק מבחן התמונה. כדי להיפטר מהנייר צריך גם תוכנית סריקה: אישור בכתב, נוהל, יומן סריקה, אינדקס ובקרת איכות (שבעת התנאים בסעיף הבא). תמונה שנשארת בגלריית המצלמה בטלפון בדרך כלל אין סביבה אף אחד מהתנאים האלה, ולכן לפי ההנחיה של CRA היא עותק גיבוי ולא תחליף לנייר.

תמונה מודפסת היא רק עותק של עותק. שמרו את נייר המקור או את הקובץ האלקטרוני המקורי.

מה CRA דורשת לפני שאפשר להשמיד קבלות סרוקות?

החוזרים של CRA מפרטים שבעה תנאים לתוכנית סריקה מקובלת, ועמוד הסריקה שלה דורש לפעול לפי התקן הלאומי העדכני. כל שבעת התנאים חייבים להתקיים לפני שמשמידים נייר (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 27; ⁦IC78-10R5⁩, סעיף 21).

לרישומי ⁦GST/HST⁩, גם Memorandum 15.2 (סעיף 17) מפרט שבעה תנאים, אבל עם מסלול ביקורת (audit trail) במקום יומן הסריקה. מסלול הביקורת חייב להראות את האותנטיות של הרישומים שנוצרו ואת השלמות של אלה שהתקבלו מרגע הקבלה. שאר התנאים קרובים; בקרת האיכות במזכר מכסה את כל הנהלים שלו. כשקבלה אחת תומכת גם במס הכנסה וגם ב-⁠⁦GST/HST⁩, יש לעמוד בשתי הרשימות. בנפרד, ⁦IC05-1R1⁩ (סעיף 36) מבקש שרישומים אלקטרוניים יראו מסלול ביקורת ממסמך המקור ועד החשבונות הכספיים המסוכמים.

התקן שמאחורי התוכנית הוא ⁦CAN/CGSB-72.34⁩ של מועצת התקנים הכלליים של קנדה (Canadian General Standards Board), רישומים אלקטרוניים כראיה מסמכית, שמופיע בעמוד הסריקה של CRA וב-⁠Memorandum 15.2. החוזרים הישנים יותר (⁦IC05-1R1⁩ ו-⁠⁦IC78-10R5⁩) מציינים תקן קודם, ⁦CAN/CGSB-72.11-93⁩. כולם אומרים לפעול לפי העדכני. בעמודים של CRA התקן אינו מובא, ואין בהם הסבר איך מוכיחים שסורק או אפליקציה עומדים בו. אם עסק אינו יכול לעמוד בתקן, CRA אומרת שעליו לשמור את מסמכי המקור. אם גורם חיצוני מבצע את הסריקה, העסק נשאר אחראי לוודא שהיא מקובלת (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 29).

מה אם הקבלה הגיעה במייל או דרך אפליקציה?

קבלה שנוצרה, נשלחה או התקבלה לראשונה באופן אלקטרוני חייבת להישמר גם היא באופן אלקטרוני. החוזר של CRA אומר שהמסמכים האלה הם רישומים שיש לשמור בצורה אלקטרונית (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 39). מסמכי המקור שהוא מפרט כוללים חשבוניות רכישה וקבלות כרטיס אשראי, ומיילים כשהם חשובים לצורכי מס.

הדפסת הקבלה אינה מחליפה את הקובץ. ברישומי ⁦GST/HST⁩, גם כשקיים עותק נייר, צריך עדיין לשמור את הרישומים האלקטרוניים (Memorandum 15.2, סעיף 5). החוק דורש שרישומים שנשמרים באופן אלקטרוני יישמרו בפורמט קריא אלקטרונית (Income Tax Act, סעיף ⁦230(4.1)⁩; Excise Tax Act, סעיף ⁦286(3.1)⁩). השר רשאי לפטור אדם או סוג של אנשים מהכלל הזה בתנאים שהשר מקבל (סעיף ⁦230(4.2)⁩; סעיף ⁦286(3.2)⁩).

אם הקובץ מומר לפורמט אחר, ההמרה אסור שתאבד, תשמיד או תשנה מידע שרלוונטי למס (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 37).

כמה זמן שומרים קבלות דיגיטליות, ואיפה?

שומרים אותן שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהן מתייחסות אליה; בחברה זו תקופת הכספים (CRA: איפה לשמור את הרישומים). תמונות שמחליפות נייר הן הרישומים, ולכן אותה תקופה חלה עליהן. לדוחות שהוגשו באיחור, להשגות ולעסק שנסגר ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

רישומים חייבים להישמר במקום העסק או במקום המגורים בקנדה, אלא אם CRA נותנת אישור אחר בכתב. CRA אומרת שרישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים אלקטרונית מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה. עם אישור לשמור רישומים בחו״ל, עדיין צריך שיהיו זמינים בקנדה לבדיקת CRA לפי בקשה. ברישומי ⁦GST/HST⁩, רישום חייב להישמר בקנדה, באנגלית או בצרפתית, אלא אם השר מתיר אחרת (Excise Tax Act, סעיף ⁦286(1.2)⁩).

איזה פורמט קובץ וגיבויים CRA מצפה להם?

הקבצים חייבים להישאר קריאים. העותק שעסק מוסר ל-⁠CRA חייב להיות בפורמט לא קנייני (כזה שנפתח בלי אפליקציה של ספק יחיד) שנמצא בשימוש נפוץ ושתוכנות CRA יכולות לעבד (⁦IC05-1R1⁩, סעיף 7). בעמודי ניהול הרישומים של CRA אין רשימת סוגי קבצים לתמונות של קבלות. למסמכים שנשלחים אליה אונליין, עמוד ההעלאה שלה מפרט פורמטים כולל PDF, JPG, JPEG ו-⁠TIFF; פורמט שמקובל להעלאה אינו עומד כשלעצמו בכללי הסריקה.

גיבויים הם תפקיד העסק. CRA אומרת לגבות רישומים שנשמרים על מדיה הניתנת לכתיבה חוזרת, כך שאפשר לשחזר אותם בפורמט ש-⁠CRA יכולה להשתמש בו (CRA: פורמט מקובל וגיבויים). כשהגיבוי הוא שיטת השמירה, החוזר (סעיפים 15 ו-⁠17) מבקש:

• גיבויים שאפשר לשחזר לצורה שמישה וקריאה
• מדיה עם תווית ייחודית ויומן של מה שכל אחת מחזיקה
• גיבויים שאינם דורסים קודמים
• התוכנה הדרושה כדי לשחזר את הקבצים
• בדיקה תקופתית שאפשר לשחזר את הרישומים המגובים

אם רישומים אלקטרוניים נדרשים אבדו, הושמדו או ניזוקו, החוזר אומר לדווח על כך ל-⁠CRA וליצור מחדש את הקבצים בתוך תקופה סבירה (סעיף 46).

מה אם אפליקציית קבלות או שירות ענן מחזיקים את הסריקות שלי?

העסק נשאר אחראי. מסירת ניהול הרישומים לאיש מקצוע להנהלת חשבונות, לרואה חשבון או לספק אחסון בענן אינה פוטרת את העסק מחובות ניהול הרישומים, הקריאות, השמירה והגישה, כולל בעת שינויי תוכנה, פשיטת רגל של הספק או מעבר בין ספקים (Memorandum 15.2, סעיף 34; ⁦IC05-1R1⁩, סעיף 19). המזכר קורא לזה נוהג טוב שהספק יספק עותק אלקטרוני מקובל של המידע הנדרש (סעיף 36).

שתי בדיקות נובעות מכללי המיקום והקריאות של CRA. ראשית, איפה הספק מאחסן את הנתונים: רישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה, ושמירת רישומים בחו״ל מחייבת אישור בכתב של CRA. בעמודים של CRA לא כתוב איך זה חל על שירות מסוים, ולכן שאלו את הספק. שנית, האם העסק יכול לייצא כל תמונה ואת האינדקס שלה בצורה קריאה בלי עזרה של הספק. אם לא, ייתכן שהעסק לא יוכל לעמוד בחובתו להציג את הרישומים.

האם קבלות סרוקות עדיין תומכות בזיכויי מס תשומות של ⁦GST/HST⁩?

הן יכולות, אם הסריקה נעשתה במסגרת תוכנית סריקה מקובלת, כך שהיא הרישום, והקבלה מראה את מה שהזיכוי צריך. עסק שתובע זיכוי מס תשומות חייב לשמור עותקים של חשבוניות הרכישה או הקבלות שלו (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩). רישומי ⁦GST/HST⁩ כפופים לאותה תקופת שמירה ולאותו כלל לגבי פורמט אלקטרוני (Excise Tax Act, סעיף 286), ו-⁠Memorandum 15.2 קובע את תנאי הסריקה עבורם, כולל מסלול הביקורת.

תמונה מטושטשת או חתוכה יכולה להיכשל פעמיים: כרישום שנסרק, ובהסתרת פרט שהזיכוי תלוי בו. לגבי מה שקבלה חייבת להראות, ראו פרטי קבלה ב-⁠⁦GST/HST⁩ לזיכויי מס תשומות ודרישות CRA לקבלות.

האם אפשר להשמיד קבלות לפני שחלפו שש השנים?

רק באישור בכתב מהשר (Income Tax Act, סעיף ⁦230(8)⁩; Excise Tax Act, סעיף ⁦286(6)⁩). CRA מזהירה שהשמדת רישומי נייר או רישומים אלקטרוניים בלי אישורה עלולה להוביל להעמדה לדין (CRA: איפה לשמור את הרישומים). הבקשה מוגשת בטופס ⁦T137⁩ או בכתב; השלבים מופיעים בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

השמדת נייר אחרי סריקה שעומדת בתנאים היא שלב אחר. התמונה היא הרישום, ושעון השמירה ממשיך לרוץ עליה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים קנדיים (C$).

צילום ואחר כך גריסה

מעצבת פרילנסרית באלברטה מצלמת כ-⁠300 קבלות בשנה (הוצאות של ⁦C$12,000⁩) וגורסת את הנייר. אין אישור בכתב, נוהל, יומן סריקה או אינדקס. מאחר שתנאי התוכנית אינם מתקיימים, ההנחיה של CRA היא לשמור את המקורות, ולכן התמונות הן עותקי גיבוי ולא הרישומים. מעכשיו המעצבת שומרת את הנייר או בונה קודם את התוכנית. לגבי קבלות שכבר נגרסו, ראו הוצאות עסקיות בלי קבלות.

סורק ותוכנית כתובה

חברה באונטריו קונה סורק עסקי. הבעלים חותם על אישור בכתב, איש המקצוע להנהלת חשבונות פועל לפי נוהל כתוב, התוכנה יוצרת אינדקס ומסמנת כל תמונה, ויומן רושם כל קבוצה של מסמכים ואת היום שבו הנייר הושמד. מישהו בודק מדגם של תמונות כל רבעון, והקבצים מגובים ומשוחזרים כבדיקה. אם התהליך גם עומד בתקן הלאומי העדכני, התמונות הופכות לרישומים הקבועים ואפשר להיפטר מהנייר. אם החברה רשומה ל-⁠⁦GST/HST⁩, אותן תמונות תומכות גם בזיכויים שלה, ו-⁠Memorandum 15.2 מבקש מסלול ביקורת ברשימה שלו במקום יומן הסריקה, ולכן החברה שומרת גם את היומן וגם את מסלול הביקורת. החברה שומרת אותם שש שנים מסוף תקופת הכספים שהם מתייחסים אליה.

חשבוניות ספקים שמגיעות במייל

בעל חנות בקוויבק מקבל חשבוניות ספקים כקובצי PDF במייל. לצורכי מס הכנסה פדרלי, ההנחיה של CRA היא לשמור את הקבצים אלקטרוניים וקריאים לאורך תקופת השמירה, והדפסה אינה מחליפה אותם. Revenu Québec קובעת כללי רישום משלה ל-⁠QST, ועסק בקוויבק צריך לברר איתה לגבי רישומי QST ו-⁠⁦GST/HST⁩; העמוד הזה אינו מכסה אותם.

המצב שלכם שונה?

• הנייר כבר נגרס, תמונות מעולם לא נעשו במסגרת תוכנית סריקה, או שהספרים כבר לא תואמים למה שנותר: CRA אומרת שאפשר להשמיד נייר רק אחרי סריקה שעומדת בתנאים שלה, ובעמודים שלה לא כתוב איך מתייחסים לחוסר. ייתכן שהקבלות יצטרכו גיבוי מדפי חשבון בנק וכרטיס אשראי ומעותקי ספקים, ומה שנשאר ראוי להיבדק בידי איש מקצוע להנהלת חשבונות או רואה חשבון. ראו הוצאות עסקיות בלי קבלות ועזרה בהנהלת חשבונות.
• CRA ביקשה רישומים או שלחה מכתב בדיקה או ביקורת: ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון. אם הספרים שמאחורי הרישומים חלקיים, ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם עוברים לעבודה בלי נייר, או שהרישומים מפוזרים בין נייר, אפליקציות וכמה שנים: התוכנית, הגיבויים והספרים צריכים להשתלב. ראו עזרה בהנהלת חשבונות, ניהול ספרים עצמאי או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות והשלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת.
• הקבלות שלכם מספקים בחו״ל או בשפה אחרת: ראו חשבוניות מספקים וקבלנים מחו״ל.
• מוכר מסרב לתת קבלה תקינה, או שאתם צריכים לדעת מה קבלה חייבת להראות: ראו דרישות CRA לקבלות.
• אתם סוגרים חברה או צריכים את תאריך ההתחלה של שש השנים: ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.
• יש לכם גם רישומים אמריקאיים: המדריך האמריקאי לקבלות סרוקות מכסה את הכללים של IRS.