الإيصالات الممسوحة ضوئيًا لدى CRA: هل تكفي النسخ الرقمية؟

هل ستقبل CRA الإيصالات الممسوحة ضوئيًا إذا دققت حساباتي؟

لا تحل نسخة الإيصال الممسوحة ضوئيًا أو المصوّرة محل الورقة إلا عندما تُنتج الصورة ضمن برنامج تصوير ضوئي يستوفي شروط CRA. وبرنامج التصوير الضوئي هو إجراء موثق لمسح الصور وتسجيلها وفهرستها وفحصها. وإذا لم يستطع النشاط التجاري استيفاء الشروط، فتقول CRA إن عليه الاحتفاظ بالمستندات الأصلية (CRA: الصيغة المقبولة والتصوير). ولا تبيّن صفحات CRA كيف يعامل المدقق نسخة ممسوحة لا تستوفي الشروط. وتقول احتفظ بالورق.

لا تُرسل الإيصالات مع الإقرار، لكن قد تطلب CRA الاطلاع عليها لاحقًا (CRA: سجلات الأعمال؛ متطلبات إيصالات CRA). وإذا طلبها المدقق، فإنه يشرح كيفية إرسال المستندات إلكترونيًا، لأن المدققين لا يستطيعون استلام السجلات بالبريد الإلكتروني (CRA: التدقيق). وإرسال نسخة لا يتيح لك تمزيق الأصل ولا يحسم ما إذا كان المصروف مدعومًا. وللرد على طلب، راجع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي.

يشير إرشاد CRA في اتجاهين: احتفظ بالورق واعتبر النسخ الممسوحة نسخًا احتياطية، أو استوفِ كل شروط التصوير الضوئي قبل إتلاف أي ورقة. والحالة ليست بسيطة إذا كنت تتحول إلى العمل دون ورق، أو مُزّق الورق بالفعل، أو يصوّر عدة أشخاص الإيصالات، أو توجد الإيصالات في تطبيق، أو طلبت منك CRA سجلات. قبل الاعتماد على النسخ الممسوحة، اجمع:

• الموافقة المكتوبة على التصوير الضوئي والإجراء المكتوب
• سجل المتابعة الخاص بالمسح والفهرس
• عينة من الصور فُحصت مقابل الورق
• نسخة احتياطية استُعيدت مرة واحدة على سبيل الاختبار

هل أستطيع الاحتفاظ بالإيصالات الرقمية بدل الورقية والتخلص من الورق؟

فقط إذا أُنتجت الصور ضمن برنامج تصوير ضوئي مقبول يتبع أحدث معيار وطني. وتقول CRA إن المستندات الورقية المصدر المصوّرة بهذه الطريقة يجوز التخلص منها، وتُحفظ الصور عندئذ بوصفها السجلات الدائمة (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 28؛ ⁦IC78-10R5⁩، الفقرتان 21 و22).

وبدون ذلك البرنامج، يجب أن يبقى الأصل. وتنصح CRA أيضًا بطلب مشورة قانونية أولًا عند أي شك في إتلاف السجلات الورقية.

هل تكفي صورة الإيصال بالهاتف أو الصورة المطبوعة؟

لا تذكر صفحات CRA عن التصوير الضوئي صور الهاتف، فلا تقبلها ولا ترفضها. والاختبار نفسه لأي صورة: يجب أن تكون نسخة دقيقة مقصودًا بها أن تحل محل الورق، وتعطي المعلومات نفسها، ولا تخفي تفاصيل مهمة بسبب الدقة أو التدرج أو اللون (CRA: الصيغة المقبولة والتصوير).

وهذا اختبار الصورة فقط. أما التخلص من الورق فيحتاج أيضًا إلى برنامج تصوير ضوئي: موافقة مكتوبة، وإجراء، وسجل متابعة، وفهرس، ومراقبة جودة (الشروط السبعة في القسم التالي). والصورة المتروكة في ألبوم كاميرا الهاتف لا يحيط بها عادةً شيء من ذلك، ولذلك فهي على إرشاد CRA نسخة احتياطية وليست بديلًا عن الورق.

الصورة المطبوعة مجرد نسخة من نسخة. احتفظ بالورقة الأصلية أو بالملف الإلكتروني الأصلي.

ما الذي تشترطه CRA قبل أن أمزق الإيصالات الممسوحة؟

تسرد نشرات CRA سبعة شروط لبرنامج تصوير ضوئي مقبول، وتشترط صفحتها عن التصوير اتباع أحدث معيار وطني. ويجب استيفاء الشروط السبعة كلها قبل التخلص من الورق (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 27؛ ⁦IC78-10R5⁩، الفقرة 21).

أما بالنسبة إلى سجلات ⁦GST/HST⁩، فتسرد المذكرة 15.2 (الفقرة 17) سبعة شروط أيضًا، لكن مع مسار تدقيق بدل سجل المتابعة. ويجب أن يُظهر مسار التدقيق صحة السجلات المنشأة وسلامة السجلات المستلمة منذ لحظة الاستلام. والشروط الأخرى متقاربة؛ ومراقبة الجودة في المذكرة تغطي كل إجراءاتها. وعندما يدعم إيصال واحد ضريبة الدخل و⁦GST/HST⁩ معًا، فاستوفِ القائمتين. وبشكل منفصل، تطلب ⁦IC05-1R1⁩ (الفقرة 36) أن تُظهر السجلات الإلكترونية مسار تدقيق من المستند المصدر إلى الحسابات المالية الملخصة.

والمعيار وراء البرنامج هو ⁦CAN/CGSB-72.34⁩ الصادر عن مجلس المعايير العامة الكندي (CGSB)، السجلات الإلكترونية كدليل مستندي، المذكور في صفحة التصوير لدى CRA وفي المذكرة 15.2. أما النشرات الأقدم (⁦IC05-1R1⁩ و⁦IC78-10R5⁩) فتذكر معيارًا أسبق هو ⁦CAN/CGSB-72.11-93⁩. وكلها تقول اتبع الأحدث. ولا تنسخ صفحات CRA المعيار ولا تبيّن كيف تثبت أن الماسح الضوئي أو التطبيق يستوفيه. وإذا لم يستطع النشاط التجاري استيفاء المعيار، فتقول CRA إن عليه الاحتفاظ بالمستندات الأصلية. وإذا تولت جهة خارجية التصوير، يبقى النشاط التجاري مسؤولًا عن التأكد من أنه مقبول (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 29).

ماذا لو وصل الإيصال بالبريد الإلكتروني أو عبر تطبيق؟

الإيصال الذي أُنشئ أو أُرسل أو استُلم إلكترونيًا في الأصل يجب أيضًا حفظه إلكترونيًا. وتقول نشرة CRA إن هذه المستندات سجلات يجب الاحتفاظ بها بصيغة إلكترونية (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 39). والمستندات المصدر التي تسردها تشمل فواتير الشراء وإيصالات بطاقات الائتمان، والرسائل الإلكترونية حيث تهم للضريبة.

وطباعة الإيصال لا تحل محل الملف. وبالنسبة إلى سجلات ⁦GST/HST⁩، حتى لو وُجدت نسخة ورقية، يجب الاستمرار في حفظ السجلات الإلكترونية (المذكرة 15.2، الفقرة 5). ويشترط القانون أن تُحفظ السجلات المحفوظة إلكترونيًا بصيغة قابلة للقراءة إلكترونيًا (قانون ضريبة الدخل، المادة ⁦230(4.1)⁩؛ قانون ضريبة المبيعات، المادة ⁦286(3.1)⁩). ويجوز للوزير إعفاء شخص أو فئة من الأشخاص من هذه القاعدة بشروط يقبلها الوزير (المادة ⁦230(4.2)⁩؛ المادة ⁦286(3.2)⁩).

وإذا حُوّل الملف إلى صيغة أخرى، فيجب ألا يفقد التحويل معلومات ذات صلة بالضريبة أو يتلفها أو يغيّرها (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 37).

كم أحتفظ بالإيصالات الرقمية، وأين؟

احتفظ بها ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها؛ وبالنسبة إلى الشركة هي الفترة المالية (CRA: أين تحتفظ بسجلاتك). والصور التي تحل محل الورق هي السجلات، ولذلك تنطبق عليها المدة نفسها. وللإقرارات المتأخرة والاعتراضات والنشاط التجاري المغلق، راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

يجب حفظ السجلات في مكان العمل أو الإقامة في كندا ما لم تأذن CRA كتابيًا بخلاف ذلك. وتقول CRA إن السجلات المحفوظة خارج كندا والتي يُنفذ إليها إلكترونيًا من كندا لا تُعدّ محفوظة في كندا. ومع إذن بحفظ السجلات في الخارج، يجب أن تبقى متاحة في كندا لمراجعة CRA عند الطلب. وبالنسبة إلى ⁦GST/HST⁩، يجب حفظ السجل في كندا، بالإنجليزية أو الفرنسية، ما لم يأذن الوزير بخلاف ذلك (قانون ضريبة المبيعات، المادة ⁦286(1.2)⁩).

ما صيغة الملفات والنسخ الاحتياطية التي تتوقعها CRA؟

يجب أن تبقى الملفات مقروءة. والنسخة التي يسلمها النشاط التجاري إلى CRA يجب أن تكون بصيغة غير مملوكة لجهة بعينها (تُفتح دون تطبيق جهة واحدة) وشائعة الاستخدام، ويمكن لبرامج CRA معالجتها (⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 7). ولا تسرد صفحات CRA عن حفظ السجلات أنواع الملفات لصور الإيصالات. وللمستندات المرسلة إليها إلكترونيًا، تسرد صفحة الرفع صيغًا منها PDF وJPG وJPEG وTIFF؛ وصيغة الرفع المقبولة لا تستوفي وحدها قواعد التصوير الضوئي.

النسخ الاحتياطية من مسؤولية النشاط التجاري. وتقول CRA أن تحتفظ بنسخ احتياطية للسجلات المحفوظة على وسائط قابلة لإعادة الكتابة حتى يمكن استعادتها بصيغة تستطيع CRA استخدامها (CRA: الصيغة المقبولة والنسخ الاحتياطية). وحيث تكون النسخ الاحتياطية طريقة الاحتفاظ، تطلب النشرة (الفقرتان 15 و17):

• نسخ احتياطية يمكن استعادتها إلى شكل صالح للاستخدام ومقروء
• وسائط موسومة بشكل فريد وسجل بما تحمله كل منها
• نسخ احتياطية لا تكتب فوق النسخ السابقة
• البرنامج اللازم لاستعادة الملفات
• اختبار دوري لإمكانية استعادة السجلات المحفوظة احتياطيًا

وإذا فُقدت السجلات الإلكترونية المطلوبة أو أُتلفت أو تضررت، تقول النشرة أن تبلغ CRA وأن تعيد إنشاء الملفات خلال مدة معقولة (الفقرة 46).

ماذا لو كان تطبيق إيصالات أو خدمة سحابية يحتفظ بنسخي الممسوحة؟

يبقى النشاط التجاري هو المسؤول. فإسناد حفظ السجلات إلى مسؤول مسك دفاتر أو محاسب أو مزوّد تخزين سحابي لا يعفي النشاط التجاري من واجبات حفظ السجلات وإمكان قراءتها والاحتفاظ بها والوصول إليها، بما في ذلك عند تغيير البرامج أو إفلاس المزوّد أو الانتقال بين المزوّدين (المذكرة 15.2، الفقرة 34؛ ⁦IC05-1R1⁩، الفقرة 19). وتعدّ المذكرة من الممارسات الجيدة أن يقدم المزوّد نسخة إلكترونية مقبولة من المعلومات المطلوبة (الفقرة 36).

ويترتب على قواعد CRA في المكان وإمكان القراءة فحصان. الأول، أين يخزن المزوّد البيانات: فالسجلات المحفوظة خارج كندا والمُنفَذ إليها من كندا لا تُعدّ محفوظة في كندا، وحفظ السجلات في الخارج يحتاج إلى إذن CRA الكتابي. ولا تبيّن صفحات CRA كيف ينطبق ذلك على خدمة بعينها، فاسأل المزوّد. والثاني، هل يستطيع النشاط التجاري تصدير كل صورة وفهرسها بشكل مقروء دون مساعدة المزوّد. وإذا لم يستطع، فقد لا يتمكن النشاط التجاري من الوفاء بواجب تقديم السجلات.

هل ما زالت الإيصالات الممسوحة تدعم ائتمانات ضريبة المدخلات في ⁦GST/HST⁩؟

يمكنها ذلك، إذا مُسحت ضمن برنامج تصوير ضوئي مقبول فتكون هي السجل، وكان الإيصال يُظهر ما يحتاجه الائتمان. فالنشاط التجاري الذي يطالب بائتمان ضريبة المدخلات يجب أن يحتفظ بنسخ من فواتير الشراء أو إيصالاته (CRA: سجلات ⁦GST/HST⁩). وتتبع سجلات ⁦GST/HST⁩ مدة الاحتفاظ نفسها وقاعدة الصيغة الإلكترونية (قانون ضريبة المبيعات، المادة 286)، وتضع المذكرة 15.2 شروط التصوير لها، بما في ذلك مسار التدقيق.

وقد تفشل الصورة الضبابية أو المقصوصة مرتين: بوصفها سجلًا مصوّرًا، وبإخفاء تفصيل يعتمد عليه الائتمان. ولمعرفة ما يجب أن يظهر في الإيصال، راجع تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات ومتطلبات إيصالات CRA.

هل أستطيع إتلاف الإيصالات قبل انقضاء السنوات الست؟

فقط بإذن كتابي من الوزير (قانون ضريبة الدخل، المادة ⁦230(8)⁩؛ قانون ضريبة المبيعات، المادة ⁦286(6)⁩). وتحذر CRA من أن إتلاف السجلات الورقية أو الإلكترونية دون إذنها قد يؤدي إلى الملاحقة القضائية (CRA: أين تحتفظ بسجلاتك). ويُقدَّم الطلب على النموذج ⁦T137⁩ أو كتابةً؛ وتجد الخطوات في مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

أما التخلص من الورق بعد تصوير ضوئي مطابق للشروط فخطوة مختلفة. فالصورة هي السجل، وتستمر مدة الاحتفاظ في السريان عليها.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. وكل المبالغ بالدولار الكندي (C$).

صور ثم مزّق الورق

مصمم يعمل لحسابه الخاص في ألبرتا يصوّر نحو 300 إيصال في السنة (مصروفات قدرها 12,000 دولار كندي) ويمزق الورق. ولا توجد موافقة مكتوبة ولا إجراء ولا سجل متابعة ولا فهرس. ولأن شروط البرنامج غير مستوفاة، فإرشاد CRA هو الاحتفاظ بالأصول، ولذلك تكون الصور نسخًا احتياطية وليست السجلات. ومن الآن فصاعدًا يحتفظ المصمم بالورق أو يبني البرنامج أولًا. وبالنسبة إلى الإيصالات التي مُزقت بالفعل، راجع المصروفات التجارية دون إيصالات.

ماسح ضوئي وبرنامج مكتوب

شركة في أونتاريو تشتري ماسحًا ضوئيًا للأعمال. يوقّع المالك موافقة مكتوبة، ويتبع مسؤول مسك الدفاتر إجراءً مكتوبًا، ويفهرس البرنامج كل صورة ويختمها، ويسجل سجل المتابعة كل دفعة ويوم إتلاف الورق. ويفحص شخص عينة من الصور كل ربع سنة، وتُحفظ الملفات احتياطيًا وتُستعاد على سبيل الاختبار. وإذا اتبعت العملية أيضًا أحدث معيار وطني، تصبح الصور السجلات الدائمة ويجوز التخلص من الورق. وإذا كانت الشركة مسجلة لدى ⁦GST/HST⁩، فإن الصور نفسها تدعم أيضًا ائتماناتها، وتطلب المذكرة 15.2 مسار تدقيق في قائمتها بدل سجل المتابعة، ولذلك تحتفظ الشركة بسجل المتابعة ومسار التدقيق. وتحتفظ بهما الشركة ست سنوات من نهاية الفترة المالية التي تتعلق بها.

فواتير الموردين الواردة بالبريد الإلكتروني

صاحب متجر في كيبك يستلم فواتير الموردين بصيغة PDF بالبريد الإلكتروني. وبالنسبة إلى ضريبة الدخل الفيدرالية، يقضي إرشاد CRA ببقاء الملفات إلكترونية ومقروءة طوال مدة الاحتفاظ، ولا تحل النسخة المطبوعة محلها. وتضع Revenu Québec (الجهة الضريبية في كيبك) قواعد سجلات خاصة بها لضريبة QST، وينبغي للنشاط التجاري في كيبك أن يراجعها بشأن سجلات QST و⁦GST/HST⁩؛ ولا تغطيها هذه الصفحة.

الوضع مختلف عندك؟

• الورق مُزّق بالفعل، أو لم تُنتج الصور ضمن برنامج تصوير ضوئي، أو لم تعد الدفاتر تطابق ما تبقى: تقول CRA إن الورق لا يُتلف إلا بعد تصوير يستوفي شروطها، ولا تبيّن صفحاتها كيف يُعامل النقص. وقد تحتاج الإيصالات إلى دعم من كشوف الحساب المصرفي وكشوف البطاقات ونسخ الموردين، وما تبقى يستحق أن ينظر فيه مسؤول مسك الدفاتر أو المحاسب. راجع المصروفات التجارية دون إيصالات ومساعدة مسك الدفاتر.
• طلبت منك CRA سجلات أو أرسلت رسالة مراجعة أو تدقيق: راجع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي. وإذا كانت الدفاتر وراء السجلات ناقصة، فراجع مساعدة مسك الدفاتر.
• تتحول إلى العمل دون ورق، أو سجلاتك مبعثرة بين الورق والتطبيقات وعدة سنوات: يجب أن يتوافق البرنامج والنسخ الاحتياطية والدفاتر معًا. راجع مساعدة مسك الدفاتر ومسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر واستكمال الدفاتر المتأخرة.
• إيصالاتك من موردين في الخارج أو بلغة أخرى: راجع فواتير الموردين والمتعاقدين الأجانب.
• بائع لا يعطيك إيصالًا سليمًا، أو تحتاج إلى معرفة ما يجب أن يُظهره الإيصال: راجع متطلبات إيصالات CRA.
• تغلق شركة أو تحتاج إلى تاريخ بدء السنوات الست: راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.
• لديك أيضًا سجلات في الولايات المتحدة: يغطي دليل الولايات المتحدة للإيصالات الممسوحة ضوئيًا قواعد IRS.