שכר שנצבר בסוף השנה: משכורות דצמבר ששולמו בינואר

לאיזו שנה שייכים שכר סוף דצמבר ששולם בינואר?

לפי דיני מסי השכר, שכר נספר בשנה שבה הוא שולם. הנהלת חשבונות בשיטת מזומן ודוח בשיטת מזומן עושים אותו דבר. הנהלת חשבונות בשיטת צבירה, ודוח בשיטת צבירה, סופרים אותו בשנה שבה העבודה בוצעה. כשעבודה של דצמבר משולמת בינואר, שתי התשובות שונות.

ההוראות לטופס 941 קובעות שמדווחים על מס שכר לפי תאריך תשלום השכר, ולא לפי תאריך צבירת ההתחייבות או ביצוע ההפקדה. פרסום 15 קובע שכללי ההפקדה נגזרים מתאריך תשלום השכר ולא ממועד צבירת המס לצורכי חשבונאות. ההוראות לטופס ⁦W-2⁩ נותנות דוגמה: עבודה בין 13 ל-⁠26 בדצמבר ששולמה ב-⁠1 בינואר נרשמת בטופס ⁦W-2⁩ של השנה הבאה.

לצורכי ביטוח לאומי, מדיקר וניכוי מס הכנסה במקור, שכר נחשב ששולם כשהוא משולם בפועל או כשהוא עומד לרשות העובד למשיכה ללא הגבלה, גם אם השיק נפדה מאוחר יותר (⁦26 CFR 31.3121(a)-2⁩; ⁦26 CFR 31.3402(a)-1(b)⁩). זה מועד התשלום.

דוח המס עוקב בדרך כלל אחרי השיטה שבה משתמשים באופן קבוע בהנהלת החשבונות, וכל הבדל דורש רישומים שתומכים בו (⁦26 CFR 1.446-1(a)(1)⁩, ⁦(a)(4)⁩; הנהלת חשבונות בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן). דוח בשיטת מזומן גם סגור בפני עסקים מסוימים, כמו חברת C שמעל תקרת התקבולים ברוטו; המדריך הזה מפרט מי הם. הניכוי נקבע לפי השיטה שבדוח.

במקרה פשוט, עסק בשיטת מזומן רושם את שכר ינואר בינואר ללא רישום בסוף השנה, ועסק בשיטת צבירה רושם פקודה אחת ב-⁠31 בדצמבר והופך אותה ב-⁠1 בינואר. המקרה אינו פשוט כשבעלים או קרוב משפחה נמצאים בשכר, כשהספרים בשיטת צבירה והדוח בשיטת מזומן, כשהשכר של ינואר נרשם במלואו נוסף על צבירה של דצמבר, או כשמעורבים דמי חופשה או בונוס סוף שנה. כל אחד מהמקרים האלה מוסבר בהמשך.

לפני שרושמים משהו, אספו:

• את דוחות השכר המרוכזים של סוף דצמבר ושל תחילת ינואר, עם תאריכי ההתחלה, הסיום והתשלום של כל תקופת שכר.
• את שיטת החשבונאות שמופיעה בדוח המס של השנה שעברה.
• את הרישומים של 31 בדצמבר מהשנה שעברה, כדי לזהות כפילות.
• רשימה של הבעלים וקרובי המשפחה שנמצאים בשכר, עם שיעורי הבעלות שלהם.
• את מדיניות החופשה והבונוסים, עם היתרות שחייבים.

בהנהלת חשבונות בשיטת מזומן, מתי רושמים שכר?

עסק בשיטת מזומן רושם שכר במועד התשלום. תקופת שכר מ-⁠15 עד 28 בדצמבר ששולמה ב-⁠3 בינואר היא הוצאה של ינואר, גם אם העבודה נעשתה בדצמבר.

בדוח בשיטת מזומן לוקחים ניכויים בשנה שבה שילמו (פרסום 538; ⁦26 CFR 1.461-1(a)(1)⁩).

חלק המעסיק במס השכר הוא מס, ודוח בשיטת מזומן מנכה אותו בשנה שבה שולם (⁦26 CFR 1.461-1(a)(1)⁩). תוכנת שכר רושמת בדרך כלל את מס המעסיק במועד התשלום. כששכר משולם בימים האחרונים של דצמבר אבל המס מופקד בינואר, ניכוי מס המעסיק בשיטת מזומן חל בדרך כלל בשנת ההפקדה, ולכן הדוח עשוי להיות שונה מעט מהספרים.

מלווה או משקיע שרוצים שדצמבר יישא את עלות העבודה של דצמבר רוצים נתוני צבירה. הסעיף הבא מראה את הרישום; הנהלת חשבונות בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן מסביר איך משלבים אותם עם דוח בשיטת מזומן.

בהנהלת חשבונות בשיטת צבירה, איך רושמים שכר דצמבר שלא שולם ואיך סוגרים אותו בינואר?

רשמו את שכר דצמבר כהוצאה וכהתחייבות ב-⁠31 בדצמבר. בינואר סגרו את ההתחייבות ואל תרשמו את ההוצאה שוב. שיטת צבירה מתאימה הוצאות לשנה שבה נוצרו (פרסום 538).

1. חשבו את החלק של דצמבר בריצת השכר הראשונה של ינואר. לעובדים בשכר שעתי, השתמשו בשעות שנעבדו עד 31 בדצמבר. לעובדים במשכורת חודשית, חלקו את ימי העבודה בדצמבר בימי העבודה בתקופת השכר, והכפילו בשכר הברוטו.
2. הוסיפו את מס השכר של המעסיק על השכר הזה. ביטוח לאומי של המעסיק הוא ⁦6.2%⁩ ומדיקר הוא ⁦1.45%⁩ מהשכר (פרסום 15). הוסיפו מס אבטלה פדרלי ומדינתי לפי השיעורים שלכם.
3. רשמו פקודה ב-⁠31 בדצמבר. חייבו את הוצאות השכר ואת הוצאות מס השכר. זכו את השכר שנצבר ואת מסי השכר שנצברו, שהם התחייבויות.
4. מנעו כפילות בינואר. הדרך הנפוצה: הפכו את פקודת 31 בדצמבר ב-⁠1 בינואר, ואז תנו לריצת השכר של ינואר להירשם להוצאה כרגיל. הדרך השנייה: רשמו את החלק של דצמבר מריצת ינואר כנגד החשבונות שנצברו, ורק את היתר להוצאה.
5. בדקו את התוצאה. אחרי מועד התשלום בינואר, השכר שנצבר ומסי השכר שנצברו של אותה ריצה צריכים להיות אפס.

ביטוח לאומי ומס אבטלה פדרלי נעצרים בבסיסי שכר שנתיים (מוצגים לשנת המס של העמוד הזה: ⁦$184,500⁩ ו-⁠⁦$7,000⁩; הבסיס של הביטוח הלאומי נקבע מחדש בכל שנה, והבסיס של FUTA קבוע ב-⁦26 U.S.C. 3306(b)(1)⁩), ושכר נספר בשנה שבה הוא משולם (פרסום 15). לכן שכר דצמבר ששולם בינואר נספר מול הבסיסים של השנה החדשה, גם אצל עובד שכבר עבר אותם בשנת העבודה. השתמשו בבסיסים שפורסמו לשנה החדשה, ובבסיס השכר למס אבטלה במדינה שלכם, שיכול להיות שונה, כדי לחשב את המס שנצבר.

אילו עלויות שכר צוברים, ואילו אינן שלכם?

צברו את מה שאתם חייבים על עבודת דצמבר, כולל מסי השכר שלכם כמעסיקים. אל תתייחסו לניכוי במקור מהעובד כאל עלות שלכם.

בדוח בשיטת צבירה, שכר עוקב אחרי תקופת העבודה, אבל מס השכר של המעסיק עוקב אחרי התשלום: ניכוי של מס מחכה עד ששילמו את המס (⁦26 CFR 1.461-4(g)(6)⁩). חריג חל על עלויות קבועות וחוזרות שחייבים בסכום ידוע בסוף השנה ומשלמים עד ⁦8½⁩ חודשים לאחר סוף השנה (או עד מועד הגשת דוח מוגש בזמן, כולל הארכות, אם הוא מוקדם יותר) (פרסום 538; ⁦26 CFR 1.461-5⁩). IRS פסק שמעסיק בשיטת צבירה שמשתמש בחריג רשאי לנכות את הביטוח הלאומי, המדיקר ומס האבטלה הפדרלי שלו בשנת העבודה, על שכר סוף שנה שנצבר באותה שנה ושולם בשנה הבאה (Revenue Ruling 2007-12, שמרחיב את Revenue Ruling 96-51). החריג הוא שיטת חשבונאות. עסק יכול לאמץ אותו בשנה הראשונה שבה הוא נושא בסוג כזה של עלות, ועסק שכבר מנכה מס שכר במועד התשלום צריך הסכמה של IRS כדי לשנות (⁦26 CFR 1.461-5(d)(1)⁩; מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה מראה איך מגישים שינוי שיטה).

לאיזו שנה שייכים הפקדות טופס 941, שכר ב-⁠⁦W-2⁩ וניכוי במקור?

שלושתם עוקבים אחרי מועד התשלום, בכל שיטה שבה הספרים או הדוח משתמשים. שכר שנוסף ב-⁠3 בינואר על עבודת דצמבר הוא שכר של הרבעון הראשון בטופס 941 ושכר של השנה החדשה בטופס ⁦W-2⁩.

• טופס 941: מפקידים בלוח חודשי רושמים את החבות בחודש שבו שולם השכר. מפקידים בלוח דו-שבועי רושמים אותה ב-⁠Schedule B ביום התשלום. אף אחד מהם לא משתמש בתאריך הצבירה או בתאריך ההפקדה (ההוראות לטופס 941; ההוראות ל-⁠Schedule B). שכר ששולם בין ינואר למרץ שייך לדוח הרבעון הראשון.
• הפקדות: שעון ההפקדה מתחיל ביום התשלום. מפקיד בלוח חודשי מפקיד את המס על ימי תשלום בינואר עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר מכן. מפקיד בלוח דו-שבועי מפקיד עד יום רביעי או יום שישי שאחרי, לפי היום בשבוע שבו שולם השכר (פרסום 15).
• טופס ⁦W-2⁩: הרישומים מבוססים על שכר ששולם במהלך שנה קלנדרית (ההוראות לטופס ⁦W-2⁩).
• ניכוי במקור: ביטוח לאומי ומדיקר של העובד נגבים בניכוי מהשכר בעת תשלומו (⁦26 U.S.C. 3102⁩).

טופס 941 לרבעון הרביעי לא יציג שכר שנצבר ולא שולם ב-⁠31 בדצמבר. מס מעסיק שנצבר מופיע ברישומי IRS רק ממועד התשלום בינואר, ולכן קשרו את הצבירה לדוח השכר המרוכז ולא ליתרה אצל IRS.

כמי שעובד בשיטת צבירה, אפשר לנכות בדוח של השנה הזאת שכר דצמבר ששולם בינואר?

בדרך כלל כן, אם הדוח בשיטת צבירה ומקבל התשלום אינו צד קשור. מעסיק בשיטת צבירה מנכה שכר כשההתחייבות קבועה והביצוע הכלכלי התרחש (אתם חייבים את התשלום והעבודה נעשתה), ובשירותים זה קורה כל עוד העובד עובד (פרסום 538; ⁦26 CFR 1.461-4(d)(2)⁩). עבודה של דצמבר היא עלות של דצמבר, גם כשיום התשלום חל בינואר.

שלושה דברים יכולים להעביר את הניכוי לשנת התשלום:

• הדוח בשיטת מזומן. אז הניכוי הוא בשנת התשלום.
• מקבל התשלום הוא בעלים או קרוב משפחה שמשולם לו מאוחר יותר. כלל הצדדים הקשורים חל כאן (⁦26 U.S.C. 267(a)(2)⁩), ומוסבר בהמשך.
• התשלום מאוחר. תשלום על שנת העבודה שהעובד מקבל אחרי היום ה-⁠15 בחודש ה-⁠3 אחרי סוף השנה נחשב בחזקה לתגמול נדחה, ומנוכה בשנה שבה העובד כולל אותו בהכנסתו (⁦26 CFR 1.404(b)-1T⁩, Q&⁦A-2⁩; ⁦26 U.S.C. 404(a)(5)⁩). תשלום שהתקבל עד המועד הזה אינו נחשב נדחה. לדמי חופשה שהבשילו יש חלון משלהם, בהמשך.

אם הספרים בשיטת צבירה והדוח בשיטת מזומן, הניכוי עוקב אחרי הדוח. השאלה אם השילוב הזה מתאים נענית בהנהלת חשבונות בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

מה משתנה אם מקבל התשלום הוא בעלים או קרוב משפחה?

משלם בשיטת צבירה אינו יכול לנכות שכר שחייב לצד קשור שמדווח בשיטת מזומן עד שהשכר משולם והמקבל כולל אותו בהכנסתו (⁦26 U.S.C. 267(a)(2)⁩; פרסום 538). הקשר נבחן ביום האחרון של שנת המס של המשלם. אם הבעלים או קרוב המשפחה מדווחים בשיטת מזומן, כפי שרוב היחידים עושים, הניכוי של משלם בשיטת צבירה על שכר דצמבר שלהם ששולם בינואר חל בשנת התשלום ולא בשנת העבודה. אם מקבל התשלום מדווח בשיטת צבירה, או שהשכר שולם עד סוף השנה, הדחייה אינה חלה. תשלום בתוך ⁦2½⁩ חודשים אחרי סוף השנה אינו מחזיר את הניכוי לשנת העבודה, וגם סיום הקשר אחרי סוף השנה אינו מחזיר אותו (⁦26 CFR 1.267(a)-2T⁩, פסקה (b), Answer 5).

חברת שירותים אישיים (כהגדרתה בסעיף ⁦441(i)(2)⁩) והעובדים הבעלים שלה נחשבים תמיד צדדים קשורים (⁦26 U.S.C. 267(a)(2)⁩).

הספרים עדיין צוברים את השכר בדצמבר. רק הניכוי מחכה. טופס ⁦W-2⁩, הניכוי במקור וההפקדות עוקבים אחרי מועד התשלום לגבי כל עובד.

שותף שונה. שותף שמקבל תשלומים מובטחים אינו נחשב עובד לצורכי ניכוי במקור (⁦26 CFR 1.707-1(c)⁩). הדחייה לפי כלל הצדדים הקשורים אינה חלה על תשלומים מובטחים של שותפות, במידה שסעיף ⁦707(c)⁩ מכסה אותם (⁦26 U.S.C. 267(e)(4)⁩). ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים.

מה לגבי דמי חופשה שנצברו ובונוסים לסוף השנה?

לדמי חופשה שנצברו ולבונוסים לסוף השנה יש חלון ניכוי משלהם בדוח בשיטת צבירה.

דמי חופשה. הספרים צוברים חופשה שהעובדים צברו והעסק חייב להם. בדוח, דמי חופשה שהעובדים צברו מנוכים בשנה שבה נצברו אם שולמו במהלך השנה, או אם הזכות להם הבשילה, בתוך ⁦2½⁩ חודשים לאחר סוף השנה. אם שולמו מאוחר יותר, הם מנוכים בשנה שבה שולמו בפועל (פרסום 538).

בונוסים לסוף השנה. מעסיק בשיטת צבירה יכול לנכות בונוס על שנת העבודה רק אם ההתחייבות קבועה עד סוף השנה. IRS פסק שמאגר בונוסים שהסכום המינימלי הכולל שלו נקבע לפני סוף השנה עומד במבחן הזה, גם אם הסכומים לכל עובד נקבעים מאוחר יותר (Revenue Ruling 2011-29). בתוכנית שבפסק, עובד היה צריך להיות מועסק במועד התשלום, בונוס שנפסל עבר לעובדים האחרים, והתשלום נעשה זמן קצר אחרי סוף השנה. הפסק עוסק רק בעצם קיום ההתחייבות, ורק בתוכנית מהסוג הזה. בונוס שהמעסיק יכול לבטל אחרי סוף השנה מחייב בדיקה מדוקדקת יותר. בונוס ששולם אחרי היום ה-⁠15 בחודש ה-⁠3 אחרי סוף השנה נחשב בחזקה לתשלום נדחה, ובדרך כלל מנוכה בשנה שבה שולם.

בונוס לבעלים או לקרוב משפחה כפוף לכלל הצדדים הקשורים שלמעלה, אלא אם שולם עד סוף השנה. שנת ⁦W-2⁩, הניכוי במקור וההפקדות עוקבים אחרי מועד התשלום.

מה צריך להופיע במאזן ב-⁠31 בדצמבר, ואיך בודקים?

בהנהלת חשבונות בשיטת צבירה, 31 בדצמבר מציג כהתחייבויות שכר שנצבר, מס שכר של מעסיק שנצבר, וכל חופשה או בונוס שנצברו. הוא מציג גם את הניכוי במקור ואת המס על שכר ששולם כבר אבל טרם הופקד. בהנהלת חשבונות בשיטת מזומן אין שכר שנצבר או מס שכר שנצבר, ולכן מופיעה רק הקבוצה השנייה.

מס ההכנסה שנוכה במקור וחלק העובד בביטוח הלאומי ובמדיקר מוחזקים עבור הממשלה. אדם שאחראי להעביר אותם ובמזיד אינו מעביר יכול להיות אחראי אישית ל-⁠⁦100%⁩ מהסכום שלא שולם (⁦26 U.S.C. 6672⁩). בדרך כלל יש ל-⁠IRS 3 שנים להעריך אותו; ראו קנס השבת כספי נאמנות.

כדי לבדוק את הצבירה מול דוח השכר המרוכז הראשון של ינואר:

1. קחו את שכר הברוטו ואת תאריכי תקופת השכר מהדוח המרוכז הראשון של ינואר.
2. חשבו את החלק של דצמבר, לפי שעות או לפי ימי עבודה, ואת מס המעסיק עליו.
3. השוו את התוצאה לצבירה של 31 בדצמבר. הסבירו כל פער, כמו העלאה בשכר, שעות נוספות או הפרש עיגול.
4. אחרי שריצת השכר של ינואר נרשמת, ודאו שהשכר שנצבר ומסי השכר שנצברו של אותה ריצה הם אפס. יתרה שנשארה מעידה על כפילות או על פיצול שגוי.
5. סגרו את השנה: שכר ברוטו בדוחות השכר המרוכזים של השנה, ועוד צבירת השכר בסוף השנה, פחות צבירת השכר בסוף השנה הקודמת, שווה להוצאות השכר בהנהלת חשבונות בשיטת צבירה.

אם הכפילות נמצאת בשנה שכבר נסגרה או הוגשה, קבעו באיזו שיטה הדוח השתמש ואם ההכנסה החייבת משתנה לפני שרושמים פקודת תיקון. התחייבויות שכר שלא נסגרות מסביר איך סוגרים את החשבון ומתי ניקוי מגיע אחורה לשנים סגורות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

קמעונאי בשיטת מזומן

קמעונאי בשיטת מזומן משלם שכר עבור תקופה מ-⁠15 עד 28 בדצמבר. שכר הברוטו הוא ⁦$10,000⁩, ושולם ב-⁠3 בינואר. הספרים מציגים את השכר בינואר. טופס ⁦W-2⁩ מפרט אותו בשנה החדשה, ושעון ההפקדה מתחיל ב-⁠3 בינואר. הספרים של דצמבר לא מציגים עלות שכר על שני השבועות האלה, ולכן הרווח של דצמבר נראה גבוה ממה שהחודש הרוויח, והרווח של ינואר נמוך. מלווה שמשווה חודשים רואה את התנודה הזאת.

LLC ייעוץ בשיטת צבירה

LLC לייעוץ בהנהלת חשבונות בשיטת צבירה חייבת ⁦$6,000⁩ שכר על 22 עד 31 בדצמבר, ששולמו ב-⁠7 בינואר. אין בעלים או קרוב משפחה בשכר הזה. ביטוח לאומי ומדיקר של המעסיק בשיעור ⁦7.65%⁩ מגיעים ל-⁦$459⁩. מסי האבטלה הושמטו כדי לפשט את המספרים. על שכר ששולם בינואר הם נספרים מול הבסיסים של השנה החדשה, ולכן צבירה אמיתית מוסיפה אותם.

ב-⁠7 בינואר ריצת השכר נרשמת כרגיל: שכר של ⁦$6,000⁩ ומס שכר של ⁦$459⁩ נרשמים להוצאה, והיפוך 1 בינואר מבטל אותם. ההוצאה של ינואר על ימי דצמבר היא אפס, והחשבונות שנצברו חוזרים לאפס.

אם הדוח של ה-⁠LLC בשיטת צבירה, ⁦$6,000⁩ השכר הם ניכוי של דצמבר. גם ⁦$459⁩ מס המעסיק הם ניכוי של דצמבר אם ה-⁠LLC אימצה את חריג ההוצאה החוזרת למס שכר, כי המס משולם בתוך חלון החריג. בלי החריג, המס מנוכה כשהוא משולם. בדוח בשיטת מזומן, שניהם חלים בשנה החדשה. בכל מקרה, טופס ⁦W-2⁩ וטופס 941 מציגים את השכר בינואר.

חברת S בשיטת צבירה עם בונוס לבעלים

חברת S בשיטת צבירה צוברת בדצמבר בונוס של ⁦$20,000⁩ לבעלים ומשלמת אותו ב-⁠10 במרץ, בתוך ⁦2½⁩ חודשים מסוף השנה. הספרים מציגים את ההוצאה בדצמבר. הבעלים הוא בעל מניות שמדווח בשיטת מזומן, ולכן הניכוי של החברה מחכה לתשלום במרץ, אף שהוא בוצע בתוך ⁦2½⁩ חודשים. הדוח לשנת העבודה לא מציג בגינו ניכוי, והדוח של השנה הבאה לוקח את ⁦$20,000⁩. טופס ⁦W-2⁩ של הבעלים והניכוי במקור עוקבים אחרי מועד התשלום במרץ. הספרים והדוח שונים ב-⁦$20,000⁩ בסוף השנה, ובהתאמה רואים את הפער מתהפך כשהבונוס משולם. אילו החברה השתמשה בשיטת מזומן בדוח, הניכוי היה חל גם הוא במרץ. עובדות אחרות משנות את התוצאה. בונוס ששולם עד סוף השנה נמנע מהדחייה. בעלים בשיטת צבירה נמנע ממנה גם הוא, אבל בונוס ששולם אחרי 15 במרץ עדיין ייחשב בחזקה לתשלום נדחה (ראו כלל התשלום המאוחר למעלה).

המצב שלכם שונה?

• הספרים והדוח משתמשים בשיטות שונות, בעלים או קרוב משפחה בשכר, או ששכר ינואר נרשם נוסף על צבירה: באיזו שיטה הדוח משתמש, איך שיעור הבעלות של כל בעלים משנה את הניכוי, ואיך מתקנים שנה שנרשמה פעמיים, כל אלה דורשים את הספרים ואת הדוח שהוגש זה לצד זה. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם רוצים לעבור משיטת מזומן לשיטת צבירה, או חזרה: ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.
• אינכם בטוחים איזו שיטה מתאימה לעסק: ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.
• אתם צריכים את פקודת היומן לריצת שכר שלמה: ראו פקודות יומן לשכר.
• חשבונות התחייבויות שכר לא נסגרים: ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות.
• ריצת שכר הייתה עם סכום או תאריך שגויים: ראו תיקון טעות בשכר.
• אתם מכניסים את עצמכם או עובד ראשון לשכר: ראו הקמת שכר. לבעלים של LLC עם בעלים יחיד יש כללים נוספים בשכר מה-⁠LLC שלכם עם בעלים יחיד.
• שנת הכספים שלכם לא מסתיימת ב-⁠31 בדצמבר: טופס ⁦W-2⁩ וטופס 941 נשארים בשנה קלנדרית, בעוד הספרים והדוח נסגרים בסוף השנה שלכם. ראו שנת כספים או שנה קלנדרית.
• חסרים או שגויים חיתוכי שכר של סוף שנה במשך כמה שנים: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.