Dành cho ai
- Người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ có kỳ lương cuối tháng 12 được trả vào tháng 1
- Doanh nghiệp chốt năm theo sổ dồn tích, hoặc theo sổ tiền mặt nhưng có bên cho vay hay nhà đầu tư dùng số liệu dồn tích
- S corporation, hợp danh và doanh nghiệp gia đình có chủ sở hữu hoặc người thân trong bảng lương
Không đề cập ở đây
- Chuyển tờ khai từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích, hoặc chọn phương pháp kế toán
- Bút toán cho cả một kỳ lương, và các tài khoản nợ lương không xóa được
- Sửa một kỳ lương bị sai
- Khai thuế khấu trừ và thuế thất nghiệp của tiểu bang
- Chốt năm lương tại Canada
Lương cuối tháng 12 trả vào tháng 1 thuộc năm nào?
Luật thuế lương tính tiền lương vào năm trả. Sổ sách tiền mặt và tờ khai theo phương pháp tiền mặt cũng làm như vậy. Sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp dồn tích tính vào năm làm việc. Với công việc làm trong tháng 12 và trả vào tháng 1, hai cách cho hai câu trả lời khác nhau.
Hướng dẫn Form 941 yêu cầu khai thuế lương theo ngày trả lương, không theo ngày khoản thuế phát sinh hay ngày nộp tiền. Publication 15 nêu rằng quy tắc nộp thuế tính theo ngày trả lương, không theo thời điểm khoản thuế phát sinh về mặt kế toán. Hướng dẫn Form W-2 có ví dụ: công việc làm từ ngày 13 đến ngày 26 tháng 12 và trả vào ngày 1 tháng 1 được ghi vào Form W-2 của năm sau.
| Phương pháp tiền mặt | Phương pháp dồn tích | |
|---|---|---|
| Tiền lương trong sổ sách | Tháng 1, ngày trả lương | Tháng 12, khi công việc được làm |
| Khoản khấu trừ tiền lương trên tờ khai | Năm trả lương | Năm làm việc, trừ khi áp dụng quy tắc về bên liên quan hoặc quy tắc trả trễ |
| Tiền lương trên Form W-2 | Năm trả lương | Năm trả lương |
| Form 941 và khoản nộp thuế | Ngày trả lương | Ngày trả lương |
| Thuế khấu trừ của nhân viên | Khấu trừ vào ngày trả lương | Khấu trừ vào ngày trả lương; không bao giờ là chi phí của bạn |
Đối với thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare và thuế thu nhập khấu trừ, tiền lương được coi là đã trả khi được trả hoặc khi nhân viên có thể rút dùng không bị hạn chế, dù sau đó mới đổi séc (26 CFR 31.3121(a)-2; 26 CFR 31.3402(a)-1(b)). Đó chính là ngày trả lương.
Tờ khai nhìn chung theo phương pháp bạn vẫn dùng đều đặn trong sổ sách, và nếu khác thì phải có hồ sơ chứng minh (26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4); sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt). Một số doanh nghiệp cũng không được dùng tờ khai theo phương pháp tiền mặt, chẳng hạn C corporation có tổng doanh thu vượt mức giới hạn; hướng dẫn đó nêu rõ ai bị loại. Khoản khấu trừ theo phương pháp trên tờ khai.
Trường hợp đơn giản: doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt ghi lương tháng 1 vào tháng 1 và không cần bút toán cuối năm; doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích ghi một bút toán ngày 31 tháng 12 rồi đảo bút toán đó vào ngày 1 tháng 1. Trường hợp không còn đơn giản khi bảng lương có chủ sở hữu hoặc người thân, khi sổ sách theo dồn tích nhưng tờ khai theo tiền mặt, khi kỳ lương tháng 1 bị ghi đủ số tiền chồng lên khoản dồn tích tháng 12, hoặc khi có tiền nghỉ phép hay tiền thưởng cuối năm. Từng trường hợp được giải thích bên dưới.
Hãy chuẩn bị các giấy tờ sau trước khi ghi bất kỳ bút toán nào:
- Bảng kê lương của kỳ lương cuối tháng 12 và kỳ lương đầu tháng 1, kèm ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày trả lương của từng kỳ.
- Phương pháp kế toán ghi trên tờ khai năm ngoái.
- Các bút toán ngày 31 tháng 12 của năm ngoái, để nhận ra bút toán bị ghi trùng.
- Danh sách chủ sở hữu và người thân có tên trong bảng lương, kèm tỷ lệ sở hữu của họ.
- Chính sách nghỉ phép và tiền thưởng, cùng số dư còn phải trả.
Với sổ sách tiền mặt, tôi ghi nhận tiền lương vào lúc nào?
Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt ghi nhận tiền lương vào ngày trả lương. Kỳ lương từ ngày 15 đến ngày 28 tháng 12, trả vào ngày 3 tháng 1, là chi phí của tháng 1, dù công việc được làm trong tháng 12.
Trên tờ khai theo phương pháp tiền mặt, khoản khấu trừ được tính vào năm đã trả (Publication 538; 26 CFR 1.461-1(a)(1)).
Phần thuế lương do người sử dụng lao động chịu là một khoản thuế, và tờ khai theo phương pháp tiền mặt khấu trừ khoản này vào năm đã nộp (26 CFR 1.461-1(a)(1)). Phần mềm tính lương thường ghi thuế của người sử dụng lao động vào ngày trả lương. Với kỳ lương trả vào những ngày cuối tháng 12 nhưng nộp thuế vào tháng 1, khoản khấu trừ theo phương pháp tiền mặt cho phần thuế đó nhìn chung rơi vào năm nộp, nên tờ khai có thể lệch đôi chút so với sổ sách.
Bên cho vay hoặc nhà đầu tư muốn tháng 12 phản ánh đúng chi phí lao động của tháng 12 sẽ cần số liệu dồn tích. Phần sau trình bày bút toán; sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt giải thích cách kết hợp sổ dồn tích với tờ khai theo phương pháp tiền mặt.
Với sổ sách dồn tích, tôi ghi tiền lương tháng 12 chưa trả và xóa khoản này vào tháng 1 như thế nào?
Ngày 31 tháng 12, hãy ghi tiền lương tháng 12 thành một khoản chi phí và một khoản nợ phải trả. Sang tháng 1, hãy xóa khoản nợ phải trả thay vì ghi chi phí lần nữa. Phương pháp dồn tích ghép chi phí vào năm phát sinh (Publication 538).
- Tính phần của tháng 12 trong kỳ lương đầu tháng 1. Với nhân viên lương theo giờ, dùng số giờ làm đến hết ngày 31 tháng 12. Với nhân viên lương cố định, lấy số ngày làm việc trong tháng 12 chia cho số ngày làm việc của kỳ lương, rồi nhân với tổng tiền lương.
- Cộng thêm thuế lương của người sử dụng lao động trên số tiền đó. Thuế An sinh Xã hội do người sử dụng lao động chịu là 6,2% và thuế Medicare là 1,45% trên tiền lương (Publication 15). Cộng thêm thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang theo thuế suất của bạn.
- Ghi bút toán ngày 31 tháng 12. Ghi nợ chi phí tiền lương và chi phí thuế lương. Ghi có tiền lương dồn tích và thuế lương dồn tích, là các khoản nợ phải trả.
- Tránh ghi trùng vào tháng 1. Cách thông thường: đảo bút toán ngày 31 tháng 12 vào ngày 1 tháng 1, rồi để kỳ lương tháng 1 được ghi vào chi phí như mọi khi. Cách khác: ghi phần của tháng 12 trong kỳ lương tháng 1 vào các tài khoản dồn tích, và chỉ ghi phần còn lại vào chi phí.
- Kiểm tra kết quả. Sau ngày trả lương tháng 1, tiền lương dồn tích và thuế lương dồn tích của kỳ lương đó phải bằng không.
Thuế An sinh Xã hội và thuế thất nghiệp liên bang dừng lại ở mức tiền lương chịu thuế hằng năm (số liệu của năm thuế trên trang này: $184.500 và $7.000; mức của thuế An sinh Xã hội được công bố lại mỗi năm, còn mức của FUTA được ấn định trong 26 U.S.C. 3306(b)(1)), và tiền lương được tính vào năm trả (Publication 15). Vì vậy, tiền lương tháng 12 trả vào tháng 1 bắt đầu tính từ đầu theo mức của năm mới, kể cả với nhân viên đã vượt các mức này trong năm làm việc. Hãy dùng mức đã công bố của năm mới, và mức tiền lương chịu thuế thất nghiệp của tiểu bang bạn (có thể khác), để tính thuế dồn tích.
Tôi phải ghi dồn tích những chi phí lương nào, và khoản nào không phải của tôi?
Hãy ghi dồn tích những gì bạn nợ cho công việc của tháng 12, gồm cả thuế lương do bạn chịu. Không bao giờ coi khoản thuế khấu trừ của nhân viên là chi phí của bạn.
| Khoản mục | Ghi dồn tích vào ngày 31 tháng 12? | Lý do |
|---|---|---|
| Tổng tiền lương cho công việc của tháng 12 | Có | Bạn nợ họ vì công việc đã làm xong. Thuế khấu trừ được trừ từ số tiền này khi bạn trả lương. |
| Thuế thu nhập, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare khấu trừ của nhân viên | Không phải chi phí riêng | Đó là tiền của nhân viên, được trừ khỏi tiền lương vào ngày trả lương (hướng dẫn Form 941). |
| Thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động | Có, trong sổ sách | Đây là chi phí của bạn. Luật đánh thuế này trên tiền lương đã trả (26 U.S.C. 3111), nên IRS chưa ghi nhận gì cho đến ngày trả lương. |
| Thuế thất nghiệp của người sử dụng lao động | Có, trong sổ sách | Đây là chi phí của bạn trên tiền lương. Dùng thuế suất ghi trên bảng kê lương hoặc thông báo của tiểu bang. |
| Phúc lợi do người sử dụng lao động trả, phát sinh trong tháng 12 | Có, nếu còn nợ | Đây là chi phí của bạn. Khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí đủ điều kiện cho năm làm việc được coi là đã trả vào ngày cuối của năm đó nếu nộp chậm nhất vào hạn nộp tờ khai, kể cả thời gian gia hạn (26 U.S.C. 404(a)(6)). Các kế hoạch phúc lợi khác có quy tắc riêng (Publication 538 dẫn đến Publication 15-B). |
| Tiền nghỉ phép đã tích lũy và tiền thưởng cuối năm | Xem bên dưới | Thời điểm tính thuế của các khoản này có thời hạn riêng. |
Trên tờ khai theo phương pháp dồn tích, tiền lương tính theo thời gian làm việc, nhưng thuế lương của người sử dụng lao động tính theo thời điểm thanh toán: khoản khấu trừ cho một khoản thuế phải chờ đến khi thuế được nộp (26 CFR 1.461-4(g)(6)). Có một ngoại lệ cho các khoản chi đều đặn, lặp lại, đã biết số tiền vào cuối năm và được trả trước 8½ tháng sau khi kết thúc năm (hoặc trước ngày nộp tờ khai đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn, nếu ngày đó đến sớm hơn) (Publication 538; 26 CFR 1.461-5). IRS đã quyết định rằng người sử dụng lao động dùng phương pháp dồn tích và áp dụng ngoại lệ này có thể khấu trừ thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare và thuế thất nghiệp liên bang trong năm làm việc, trên tiền lương cuối năm đã dồn tích trong năm đó và trả vào năm sau (Revenue Ruling 2007-12, bổ sung cho Revenue Ruling 96-51). Ngoại lệ này là một phương pháp kế toán. Doanh nghiệp có thể áp dụng từ năm đầu tiên phát sinh loại chi phí đó, còn doanh nghiệp đang khấu trừ thuế lương vào lúc nộp thì cần IRS chấp thuận mới được đổi (26 CFR 1.461-5(d)(1); chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích cho biết cách nộp hồ sơ đổi phương pháp).
Khoản nộp Form 941, tiền lương trên W-2 và thuế khấu trừ thuộc năm nào?
Cả ba đều theo ngày trả lương, bất kể sổ sách hay tờ khai dùng phương pháp nào. Tiền lương trả vào ngày 3 tháng 1 cho công việc của tháng 12 là tiền lương quý 1 trên Form 941 và là tiền lương năm mới trên Form W-2.
- Form 941: Người nộp thuế theo lịch hằng tháng ghi khoản thuế phải nộp vào tháng trả lương. Người nộp thuế theo lịch hai lần mỗi tuần (semiweekly) ghi vào ngày trả lương trên Schedule B. Cả hai đều không dùng ngày thuế phát sinh hay ngày nộp tiền (hướng dẫn Form 941; hướng dẫn Schedule B). Tiền lương trả từ tháng 1 đến tháng 3 thuộc tờ khai của quý đầu tiên.
- Khoản nộp thuế: Thời hạn nộp thuế bắt đầu tính từ ngày trả lương. Người nộp thuế theo lịch hằng tháng nộp thuế của các kỳ lương tháng 1 chậm nhất là ngày 15 của tháng sau. Người nộp thuế theo lịch hai lần mỗi tuần nộp chậm nhất vào thứ Tư hoặc thứ Sáu của tuần sau, tùy ngày trong tuần của ngày trả lương (Publication 15).
- Form W-2: Các mục được ghi dựa trên tiền lương đã trả trong năm dương lịch (hướng dẫn W-2).
- Thuế khấu trừ: Thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare của nhân viên được thu bằng cách trừ vào tiền lương khi trả (26 U.S.C. 3102).
Form 941 của quý thứ tư sẽ không hiển thị tiền lương đã dồn tích nhưng chưa trả vào ngày 31 tháng 12. Thuế của người sử dụng lao động đã dồn tích chỉ xuất hiện trong hồ sơ IRS từ ngày trả lương tháng 1, vì vậy hãy đối chiếu khoản dồn tích với bảng kê lương, không đối chiếu với số dư tại IRS.
Là người nộp thuế theo phương pháp dồn tích, tôi có được khấu trừ tiền lương tháng 12 trả vào tháng 1 trên tờ khai của năm nay không?
Nhìn chung là được, nếu tờ khai dùng phương pháp dồn tích và người nhận không phải là bên liên quan. Người sử dụng lao động dùng phương pháp dồn tích được khấu trừ tiền lương khi nghĩa vụ đã xác định và đã phát sinh thực tế về kinh tế (bạn nợ tiền lương và công việc đã làm xong); với dịch vụ, điều đó xảy ra khi nhân viên làm việc (Publication 538; 26 CFR 1.461-4(d)(2)). Công việc làm trong tháng 12 là chi phí của tháng 12, dù ngày trả lương là tháng 1.
Ba trường hợp có thể đẩy khoản khấu trừ sang năm trả:
- Tờ khai dùng phương pháp tiền mặt. Khi đó khoản khấu trừ thuộc năm trả.
- Người nhận là chủ sở hữu hoặc người thân được trả sau. Quy tắc về bên liên quan áp dụng (26 U.S.C. 267(a)(2)), được giải thích bên dưới.
- Trả trễ. Tiền lương của năm làm việc mà nhân viên nhận sau ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm được coi là thù lao hoãn lại, và được khấu trừ vào năm nhân viên đưa khoản đó vào thu nhập (26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2; 26 U.S.C. 404(a)(5)). Khoản nhận được chậm nhất vào thời điểm đó không bị coi là hoãn lại. Tiền nghỉ phép đã được xác lập quyền có thời hạn riêng, nêu bên dưới.
Nếu sổ sách theo dồn tích còn tờ khai theo tiền mặt, khoản khấu trừ theo tờ khai. Cách kết hợp đó có phù hợp hay không được giải đáp trong sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt.
Điều gì thay đổi nếu người nhận là chủ sở hữu hoặc người thân?
Bên trả dùng phương pháp dồn tích không được khấu trừ khoản tiền nợ một bên liên quan dùng phương pháp tiền mặt cho đến khi khoản đó được trả và người nhận đưa vào thu nhập (26 U.S.C. 267(a)(2); Publication 538). Mối quan hệ được xét vào ngày cuối cùng của năm thuế của bên trả. Nếu chủ sở hữu hoặc người thân khai theo phương pháp tiền mặt, như hầu hết cá nhân, thì khoản khấu trừ của bên trả dùng phương pháp dồn tích cho tiền lương tháng 12 trả vào tháng 1 rơi vào năm trả, không phải năm làm việc. Nếu người nhận khai theo phương pháp dồn tích, hoặc được trả trước cuối năm, thì quy tắc trì hoãn này không áp dụng. Trả trong vòng 2½ tháng sau khi hết năm không đưa khoản khấu trừ về năm làm việc, và việc chấm dứt mối quan hệ sau khi hết năm cũng vậy (26 CFR 1.267(a)-2T, đoạn (b), Answer 5).
| Bên trả | Ai được coi là bên liên quan |
|---|---|
| C corporation | Cá nhân sở hữu hơn 50% giá trị cổ phiếu, tính cả cổ phiếu do gia đình họ sở hữu, nên thành viên gia đình của chủ sở hữu đó cũng được tính (26 U.S.C. 267(b)(2), (c)(2), (c)(4)). |
| S corporation | Bất kỳ cổ đông nào, dù tỷ lệ nhỏ đến đâu, và gia đình của người đó (26 U.S.C. 267(e)(1)) |
| Hợp danh | Bất kỳ thành viên hợp danh nào có phần vốn hoặc phần lợi nhuận, và gia đình của người đó (26 U.S.C. 267(e)(1)) |
| Doanh nghiệp một chủ (bên trả là cá nhân) | Vợ/chồng, anh chị em, cha mẹ hoặc tổ tiên khác, con hoặc hậu duệ khác (26 U.S.C. 267(b)(1), (c)(4)) |
Công ty dịch vụ cá nhân (personal service corporation, định nghĩa tại section 441(i)(2)) và các chủ sở hữu là nhân viên của công ty luôn được coi là bên liên quan (26 U.S.C. 267(a)(2)).
Sổ sách vẫn ghi dồn tích tiền lương vào tháng 12. Chỉ khoản khấu trừ phải chờ. Form W-2, thuế khấu trừ và khoản nộp thuế đều theo ngày trả lương đối với mọi nhân viên.
Thành viên hợp danh là trường hợp khác. Thành viên hợp danh nhận khoản chi trả đảm bảo (guaranteed payments) không được coi là nhân viên đối với việc khấu trừ thuế (26 CFR 1.707-1(c)). Quy tắc trì hoãn đối với bên liên quan không áp dụng cho khoản chi trả đảm bảo của hợp danh, trong phạm vi section 707(c) bao quát chúng (26 U.S.C. 267(e)(4)). Xem khoản chi trả đảm bảo so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
Còn tiền nghỉ phép đã tích lũy và tiền thưởng cuối năm thì sao?
Trên tờ khai theo phương pháp dồn tích, tiền nghỉ phép đã tích lũy và tiền thưởng cuối năm mỗi loại có thời hạn khấu trừ riêng.
Tiền nghỉ phép. Sổ sách ghi dồn tích tiền nghỉ phép đã tích lũy mà doanh nghiệp còn nợ. Trên tờ khai, tiền nghỉ phép nhân viên đã tích lũy được khấu trừ cho năm tích lũy nếu được trả trong năm đó, hoặc nếu quyền nhận đã được xác lập thì trả trong vòng 2½ tháng sau khi kết thúc năm. Nếu trả muộn hơn, khoản này được khấu trừ vào năm thực trả (Publication 538).
Tiền thưởng cuối năm. Người sử dụng lao động dùng phương pháp dồn tích chỉ được khấu trừ tiền thưởng cho năm làm việc nếu nghĩa vụ đã được xác định vào cuối năm. IRS đã quyết định rằng một quỹ thưởng có tổng mức tối thiểu được xác định trước cuối năm đáp ứng điều kiện này, dù số tiền của từng người được ấn định sau (Revenue Ruling 2011-29). Trong chương trình của ruling này, nhân viên phải còn làm việc vào ngày trả thưởng, phần thưởng bị mất quyền nhận được chia cho các nhân viên khác, và việc trả diễn ra ngay sau khi hết năm. Ruling chỉ bàn về việc có phát sinh nghĩa vụ hay không, và chỉ với loại chương trình đó. Khoản thưởng mà người sử dụng lao động có thể hủy sau khi hết năm cần được xem xét kỹ hơn. Khoản thưởng trả sau ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm được coi là thù lao hoãn lại và nhìn chung được khấu trừ vào năm trả.
Tiền thưởng cho chủ sở hữu hoặc người thân tuân theo quy tắc bên liên quan nêu trên, trừ khi được trả trước cuối năm. Năm ghi trên W-2, thuế khấu trừ và khoản nộp thuế đều theo ngày trả lương.
Bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 phải thể hiện gì, và tôi kiểm tra bằng cách nào?
Với sổ sách dồn tích, bảng cân đối ngày 31 tháng 12 thể hiện tiền lương dồn tích, thuế lương dồn tích của người sử dụng lao động, và tiền nghỉ phép hoặc tiền thưởng dồn tích dưới dạng nợ phải trả. Bảng này cũng thể hiện thuế khấu trừ và thuế còn nợ trên tiền lương đã trả nhưng chưa nộp. Sổ sách tiền mặt không có tiền lương dồn tích hay thuế lương dồn tích, nên chỉ có nhóm thứ hai xuất hiện.
Thuế thu nhập khấu trừ và phần thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare của nhân viên là tiền giữ hộ cho chính phủ. Người chịu trách nhiệm nộp các khoản này mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với 100% số tiền chưa nộp (26 U.S.C. 6672). IRS nhìn chung có 3 năm để ấn định khoản phạt này; xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
Để đối chiếu khoản dồn tích với bảng kê lương đầu tiên của tháng 1:
- Lấy tổng tiền lương và ngày của kỳ lương trong bảng kê đầu tiên của tháng 1.
- Tính phần của tháng 12, theo giờ hoặc theo ngày làm việc, và thuế của người sử dụng lao động trên phần đó.
- So với khoản dồn tích ngày 31 tháng 12. Giải thích mọi chênh lệch, chẳng hạn tăng lương, giờ làm thêm hay sai số làm tròn.
- Sau khi kỳ lương tháng 1 được ghi sổ, xác nhận tiền lương dồn tích và thuế lương dồn tích của kỳ lương đó bằng không. Còn số dư nghĩa là bút toán bị trùng hoặc chia sai.
- Đối chiếu cả năm: tổng tiền lương trên các bảng kê lương của năm, cộng khoản dồn tích tiền lương cuối năm, trừ khoản dồn tích tiền lương cuối năm trước, bằng chi phí tiền lương trong sổ sách dồn tích.
Nếu khoản trùng nằm trong một năm đã chốt sổ hoặc đã nộp tờ khai, hãy xác định tờ khai dùng phương pháp nào và thu nhập chịu thuế có thay đổi không trước khi ghi bút toán sửa. Tài khoản nợ lương không xóa được hướng dẫn cách xóa tài khoản và khi nào việc dọn dẹp phải lùi về các năm đã chốt.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Cửa hàng bán lẻ dùng phương pháp tiền mặt
Một cửa hàng bán lẻ dùng phương pháp tiền mặt có kỳ lương từ ngày 15 đến ngày 28 tháng 12. Tổng tiền lương là $10.000, trả vào ngày 3 tháng 1. Sổ sách ghi khoản lương này vào tháng 1. Form W-2 ghi vào năm mới, và thời hạn nộp thuế bắt đầu tính từ ngày 3 tháng 1. Sổ tháng 12 không có chi phí lương nào cho hai tuần đó, nên lợi nhuận tháng 12 trông cao hơn mức thực kiếm, còn tháng 1 thấp hơn. Bên cho vay so sánh các tháng sẽ thấy sự chênh lệch này.
LLC tư vấn dùng phương pháp dồn tích
Một LLC tư vấn dùng sổ dồn tích có $6.000 tiền lương cho công việc từ ngày 22 đến ngày 31 tháng 12, trả vào ngày 7 tháng 1. Bảng lương này không có chủ sở hữu hay người thân. Thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động ở mức 7,65% là $459. Thuế thất nghiệp được bỏ qua để số liệu đơn giản. Với tiền lương trả vào tháng 1, các khoản thuế này bắt đầu tính theo mức của năm mới, nên một bút toán dồn tích thực tế sẽ cộng thêm.
| Ngày | Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|---|
| 31 tháng 12 | Chi phí tiền lương | 6.000 | |
| 31 tháng 12 | Chi phí thuế lương | 459 | |
| 31 tháng 12 | Tiền lương dồn tích | 6.000 | |
| 31 tháng 12 | Thuế lương dồn tích | 459 | |
| 1 tháng 1 | Tiền lương dồn tích | 6.000 | |
| 1 tháng 1 | Thuế lương dồn tích | 459 | |
| 1 tháng 1 | Chi phí tiền lương | 6.000 | |
| 1 tháng 1 | Chi phí thuế lương | 459 |
Ngày 7 tháng 1, kỳ lương được ghi như bình thường: tiền lương $6.000 và thuế lương $459 vào chi phí, và bút toán đảo ngày 1 tháng 1 triệt tiêu chúng. Chi phí tháng 1 cho các ngày của tháng 12 bằng không, và các tài khoản dồn tích về lại bằng không.
Nếu tờ khai của LLC dùng phương pháp dồn tích, $6.000 tiền lương là khoản khấu trừ của tháng 12. Khoản thuế $459 của người sử dụng lao động cũng là khoản khấu trừ của tháng 12 nếu LLC đã áp dụng ngoại lệ cho khoản chi định kỳ đối với thuế lương, vì thuế được nộp trong thời hạn của ngoại lệ. Nếu không, thuế được khấu trừ khi nộp. Với tờ khai theo phương pháp tiền mặt, cả hai rơi vào năm mới. Dù cách nào, Form W-2 và Form 941 cũng thể hiện tiền lương vào tháng 1.
S corporation dùng phương pháp dồn tích có tiền thưởng cho chủ sở hữu
Một S corporation dùng phương pháp dồn tích ghi dồn tích khoản thưởng $20.000 cho chủ sở hữu vào tháng 12 và trả vào ngày 10 tháng 3, trong vòng 2½ tháng sau khi hết năm. Sổ sách ghi chi phí vào tháng 12. Chủ sở hữu là cổ đông khai theo phương pháp tiền mặt, nên khoản khấu trừ của công ty phải chờ đến lần trả tháng 3, dù khoản trả nằm trong 2½ tháng. Tờ khai của năm làm việc không có khoản khấu trừ nào cho khoản này, và tờ khai năm sau khấu trừ $20.000. Form W-2 của chủ sở hữu và thuế khấu trừ theo ngày trả tháng 3. Cuối năm, sổ sách và tờ khai lệch nhau $20.000, và bảng đối chiếu cho thấy chênh lệch này đảo lại khi khoản thưởng được trả. Nếu công ty dùng phương pháp tiền mặt trên tờ khai, khoản khấu trừ cũng rơi vào tháng 3. Các dữ kiện khác sẽ làm kết quả thay đổi. Khoản thưởng trả trước cuối năm tránh được sự chậm trễ. Chủ sở hữu dùng phương pháp dồn tích cũng tránh được, nhưng khoản thưởng trả sau ngày 15 tháng 3 vẫn bị coi là thù lao hoãn lại (xem quy tắc trả trễ ở trên).
Trường hợp của bạn có khác không?
- Sổ sách và tờ khai của bạn dùng phương pháp khác nhau, có chủ sở hữu hoặc người thân trong bảng lương, hoặc kỳ lương tháng 1 bị ghi chồng lên khoản dồn tích: tờ khai dùng phương pháp nào, tỷ lệ sở hữu của từng chủ sở hữu ảnh hưởng thế nào đến khoản khấu trừ, và cách sửa một năm đã ghi hai lần, đều cần đặt sổ sách và tờ khai đã nộp cạnh nhau để xem. Hãy nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn muốn chuyển từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
- Bạn chưa chắc phương pháp nào phù hợp với doanh nghiệp: xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
- Bạn cần bút toán cho cả một kỳ lương: xem bút toán tiền lương.
- Tài khoản nợ lương không xóa được: xem tài khoản nợ lương không xóa được.
- Một kỳ lương sai số tiền hoặc sai ngày: xem sửa lỗi khi tính lương.
- Bạn đưa chính mình hoặc nhân viên đầu tiên vào bảng lương: xem thiết lập bảng lương. Chủ sở hữu LLC một thành viên có thêm quy tắc riêng trong tiền lương từ chính LLC một thành viên của bạn.
- Năm tài chính của bạn không kết thúc vào ngày 31 tháng 12: Form W-2 và Form 941 vẫn theo năm dương lịch, còn sổ sách và tờ khai của bạn chốt theo ngày kết thúc năm của riêng bạn. Xem năm tài chính hay năm dương lịch.
- Nhiều năm chốt lương cuối năm bị thiếu hoặc sai: xem làm bù sổ sách quá hạn và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thuế suất Medicare cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế; không có giới hạn mức lương tính thuế | 1,45% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Mức lương chịu thuế thất nghiệp liên bang cho mỗi nhân viên Tiền lương đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm dương lịch | $7.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Ngoại lệ khoản định kỳ: ngày muộn nhất để thời điểm phát sinh kinh tế xảy ra sau khi kết thúc năm Thời điểm phát sinh kinh tế (economic performance) phải xảy ra trước ngày này hoặc ngày nộp tờ khai đúng hạn (kể cả gia hạn), tùy ngày nào sớm hơn; khoản nợ cũng phải được xác lập vào cuối năm, lặp lại thường xuyên và được xử lý nhất quán, và (trừ thuế, vì kiểm tra đối ứng được coi là đã đáp ứng) không trọng yếu hoặc được đối ứng tốt hơn | 8½ tháng sau khi kết thúc năm | IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán (ngoại lệ cho các khoản định kỳ) Đã kiểm tra |
| Hạn nộp thuế lương hằng tháng tại Hoa Kỳ Người sử dụng lao động mới nộp Form 941 thông thường bắt đầu với lịch nộp hằng tháng; áp dụng quy tắc nộp vào ngày làm việc kế tiếp | Ngày 15 của tháng sau | IRS: Publication 15 Đã kiểm tra |
| Tiền công của một năm làm việc nhận sau ngày này được coi là thù lao hoãn chi (khoảng thời gian 2½ tháng) Tiền lương hoặc tiền thưởng cuối năm nhận sau ngày 15 của tháng dương lịch thứ 3 sau khi kết thúc năm thuế của người sử dụng lao động mà trong đó dịch vụ được thực hiện được coi là hoãn nhận thù lao; người sử dụng lao động chỉ có thể bác bỏ giả định này bằng cách chứng minh rằng việc chậm trễ là không thể tránh và không thể lường trước vào cuối năm; khoản nhận vào hoặc trước ngày này không bị coi là hoãn | Ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm | GovInfo: 26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2 (quy định tạm thời) Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ sở hữu giá trị cổ phiếu mà trên mức đó công ty chỉ được khấu trừ khoản thù lao dồn tích nợ chủ sở hữu khi đã thực trả Section 267(a)(2) và (b)(2): cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp (có quy cho gia đình theo 267(c)) hơn 50 phần trăm giá trị cổ phiếu đang lưu hành của công ty | Hơn 50% | US Code: 26 U.S.C. 267 Đã kiểm tra |
| Thời hạn khấu trừ tiền nghỉ phép dồn tích đã xác lập quyền cho năm phát sinh Người sử dụng lao động dùng phương pháp dồn tích: tiền nghỉ phép nhân viên đã tích lũy được khấu trừ cho năm phát sinh nếu được trả trong năm đó hoặc, nếu đã xác lập quyền, trong khoảng thời gian này; nếu trả muộn hơn thì khấu trừ vào năm thực tế trả | 2½ tháng sau khi kết thúc năm | IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán (thời điểm phát sinh kinh tế, tiền nghỉ phép) Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Thông thường tính từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai và ngày 15 tháng 4 kế tiếp; không có giới hạn ấn định thuế đối với tờ khai chưa nộp | 3 năm | IRS: Sổ tay tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 538, kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: hướng dẫn chung cho Form W-2 và Form W-3
- IRS: hướng dẫn cho Form 941
- IRS: hướng dẫn cho Schedule B (Form 941)
- IRS: Revenue Ruling 2011-29, tiền thưởng chi cho một nhóm nhân viên
- IRS: Revenue Ruling 2007-12, thuế lương của người sử dụng lao động trên tiền lương dồn tích cuối năm
- US Code: 26 U.S.C. 267, quy tắc đối ứng với bên liên quan
- US Code: 26 U.S.C. 404, thời điểm khấu trừ đối với khoản chi trả hoãn lại
- US Code: 26 U.S.C. 3111, thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động
- US Code: 26 U.S.C. 3102, thuế của nhân viên được thu từ tiền lương khi trả
- US Code: 26 U.S.C. 3306, mức tiền lương chịu thuế thất nghiệp liên bang
- US Code: 26 U.S.C. 6672, không thu và không nộp thuế
- GovInfo: 26 CFR 1.461-1, quy tắc chung về năm tính khoản khấu trừ
- GovInfo: 26 CFR 1.461-4, phát sinh thực tế về kinh tế (economic performance)
- GovInfo: 26 CFR 1.461-5, ngoại lệ cho khoản chi định kỳ
- GovInfo: 26 CFR 1.446-1, phương pháp kế toán và hồ sơ
- GovInfo: 26 CFR 1.404(b)-1T, khoản chi trả làm hoãn việc nhận thù lao
- GovInfo: 26 CFR 31.3121(a)-2, thời điểm trả tiền lương
- GovInfo: 26 CFR 31.3402(a)-1, thuế thu nhập được khấu trừ khi tiền lương được trả
- GovInfo: 26 CFR 1.267(a)-2T, khoản khấu trừ giữa các bên liên quan (tạm thời)
- GovInfo: 26 CFR 1.707-1, khoản chi trả đảm bảo cho thành viên hợp danh
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.