İşletme Kayıtlarını Tutmamanın Cezaları ve Bedeli

İşletme kayıtlarını tutmamanın cezası var mı?

Çoğu işletmeye düzensiz defterler yüzünden tek başına sabit bir ceza kesilmez. Yasa, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini ortaya koymaya yetecek defter ve kayıt tutmanızı şart koşar (26 CFR 1.6001-1); bu şarta uymamanın bedeli başka kurallar üzerinden gelir.

Başlıca istisna, Form 5472 veren yabancı sahipli ABD şirketidir: bu formu vermemek veya gerektirdiği kayıtları tutmamak, $25.000 tutarında sabit bir ceza getirir (IRS: Form 5472 talimatları). Bkz. yabancı sahipli LLC'nin tutması gereken kayıtlar.

Diğer işletmeler için yalnızca kayıtlara bağlı yaptırıma en yakın şey, yetersiz kayıt bildirimidir (notice of inadequate records). Bir işletmenin kayıtlarını yetersiz bulan IRS denetçisi bu bildirimi gönderebilir, 6 ay içinde düzeltici eylem beyanı isteyebilir ve ardından yeni bir inceleme yapabilir. İşletme hâlâ yeterince uyum sağlamıyorsa, el kitabına göre ceza gibi ek yaptırımların değerlendirilmesi gerekir (IRM 4.10.3.19).

IRS yazısı sizin üretemeyeceğiniz kayıtlar istiyorsa, birkaç yıl geride kalmışsanız, Form 1099 (ödeme bilgi belgesi) veya ödeme platformu toplamları defterlerinizi aşıyorsa ya da geç verilen bir beyanname zaten ceza getirmişse durum basit değildir. Yazının bir yanıt tarihi vardır; defterler hazır olmasa da bu tarih geçerlidir, bu yüzden önce onu not edin. Zaten ceza ödediyseniz, aşağıdaki “hangi ceza” bölümü cezaları adlarına göre ayırır. Ne yapacağınıza karar vermeden önce her hesabın banka ve kart hesap özetlerini, her Form 1099'u, verilmiş beyannameleri, IRS bildirimlerini, satış raporlarını ve kredi belgelerini toplayın.

Kanıtlayamadığım bir indirime ne olur, mahkeme tutarı tahmin edebilir mi?

IRS indirimi reddedebilir; bu da vergilenen kârı artırır. İspat yükü işletmededir: IRS bunu, bir beyannamedeki kayıtları, indirimleri ve beyanları belgeleme sorumluluğu olarak adlandırır ve bir gideri indirebilmek için giderin bazı unsurlarını kanıtlayabilmeniz gerektiğini söyler (IRS: Kayıt tutma).

Ödeme kanıtı tek başına indirim kanıtı değildir. Banka veya kart kaydı paranın hesaptan çıktığını gösterir; maliyetin işletme için doğduğunu gösteren faturayı veya satış fişini saklayın (Publication 583).

Olağan bir giderde mahkemeler zaman zaman, vergi mükellefi giderin yapıldığını kanıtlayıp kesin tutarı kanıtlayamadığında hâkimin makul bir tutar takdir etmesine izin vermiştir (1930 tarihli bir mahkeme davasından gelen adıyla Cohan kuralı). Mahkemeler yine de ikna edici kanıt ister ve bu yaklaşım seyahat, hediye ve araç giderlerini kapsamaz (National Taxpayer Advocate). Sonuç kanıta ve mahkemeye bağlı olduğundan, bu güvenilmez bir yedek yoldur.

Schedule C'nin hangi satırlarının en çok soru çektiği IRS'nin sorguladığı Schedule C giderleri rehberinde.

Hangi giderler kesin kanıt ister: seyahat, hediye ve araç giderleri?

Seyahat, hediye veya iş için kullanılan araba gibi listelenmiş mülk (listed property) için, yeterli kayıtlarla ya da kendi beyanınızı doğrulayan yeterli kanıtla belgelemediğiniz sürece indirim kabul edilmez (26 U.S.C. 274(d)). Yapısı gereği kişisel amaçla yalnızca az kullanılabilecek araç (nitelikli kişisel olmayan kullanım aracı) bu sıkı kuralların dışındadır (26 U.S.C. 274(d) ve (i)). Yaklaşık veya tahmini tutarlar kabul edilmez (Publication 463).

Tablo gerçek maliyet taleplerini anlatır. Şartları sağlıyorsanız, seyahat yemekleri için standart yemek ödeneği veya araç giderleri için standart mil oranı gerçek maliyetlerin kanıtının yerini alır. Yine de seyahati veya iş milini tarihler ve amaçla birlikte kanıtlamanız gerekir. Bu sabit oranlar tahmin sayılmaz (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463).

Seyahat sırasındaki konaklama için ve $75 veya üzerindeki diğer her gider için makbuz ya da benzeri bir belge beklenir. Makbuza hemen ulaşılamıyorsa ulaşım için aranmaz (Publication 463). Bu dolar sınırı bu seyahat, hediye ve araç kurallarına aittir; olağan giderlere değil. Daha küçük seyahat, hediye ve araç kalemlerinde de tutar, zaman, yer ve amaç kaydedilmelidir.

Olayın olduğu sırada veya hemen sonra tutulan kayıtlar, sonradan hazırlanan beyandan daha çok ağırlık taşır (Publication 463). Kaydın nasıl tutulacağı ve yeniden oluşturulacağı bir mil kaydında bulunması gerekenler ve mil kaydını yeniden oluşturma rehberlerinde; kişisel günler içeren geziler ise kişisel günler içeren iş gezileri rehberinde.

Kayıtlarım kayıp veya eksik: yeniden oluşturabilir miyim?

Evet, kayıp kontrolünüz dışında olduysa. Yangın, sel veya başka bir kaza gibi kontrolünüz dışındaki nedenlerle makbuz gösteremiyorsanız, kayıtlarınızı veya giderlerinizi yeniden oluşturarak indirimi kanıtlayabilirsiniz (Publication 463). Kural, önleyemeyeceğiniz kayıplar için yazılmıştır. Kayıtlar hiç tutulmadıysa üçüncü taraf kayıtları yine de yardımcı olur, ancak kuralda IRS'nin bunları kabul edeceğine dair bir söz yoktur. Yeniden oluşturduğunuz kaydı yeniden oluşturulmuş olarak belirtin; hazırlama tarihini ve neye dayanarak hazırlandığını yazın. Geriye tarih atmayın ve asılları saklayın.

IRS bu listeyi afetler için yazmış, ancak her boşlukta gelir ve maliyetleri gösterebilecek üçüncü taraf kayıtlarını sayıyor (IRS: kayıtları yeniden oluşturma):

• Gelir: banka hesap özetleri (mevduatlar satışları yakından yansıtmalıdır) ile önceki federal, eyalet ve yerel beyannameler, satış vergisi raporları ve bordro vergisi beyannameleri.
• Maliyetler ve stok: tedarikçi faturalarının kopyaları; mümkünse en az bir yıl geriye giden.
• Geçmiş beyannameler: transkriptler (çevrimiçi araç kişisel kayıtları kapsar; işletme başka bir yol kullanır) ve kopyalar için Form 4506; afet dışı durumlarda bunun bir kullanım ücreti vardır.

Kayıtları eksik bir seyahat, hediye veya araç kaleminde, belirli ayrıntılar içeren kendi beyanınıza ek olarak başka destekleyici kanıt gerekir. Maliyet, zaman, yer ve tarih için tanık ifadesi veya ödenmiş fatura gibi doğrudan ya da belgeye dayalı kanıt gerekir; işin amacı ve ilişki ise işinizin niteliği gibi dolaylı kanıta dayanabilir (Publication 463).

Bkz. işletme giderleri için kayıp makbuzlar ve banka hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma.

Defterlerim yoksa IRS gelirimi kendisi hesaplayabilir mi?

Evet. İşletmenin muhasebe yöntemi geliri açıkça yansıtmıyorsa IRS, vergilendirilecek geliri bunu yansıtan bir yöntemle hesaplayabilir (26 U.S.C. 446(b)). IRS denetçi el kitabı, resmî dolaylı yöntemlerin defter ve kayıtların eksik veya yarım olduğu, düzensizlik bulunduğu ya da mali durum analizinde nakit akışlarının tutmadığı durumlarda uygun olduğunu söyler. Beş yöntem sayar: fonların kaynağı ve kullanımı, banka mevduatları ve nakit harcamalar, kâr payı ekleme (markup), birim ve hacim, net değer (IRM 4.10.4).

Üç sınır önemlidir:

• Denetçinin, beyan edilmemiş gelir olasılığına dair makul bir işaret bulması gerekir. Zayıf iç kontroller ya da kişisel ve işletme banka hesaplarının karıştırılması tek başına resmî bir yöntemi haklı çıkarmaz; el kitabı ayrıca defterlerde düzensizlik arar ve dengelenemeyen bir mali analizi de belirtiler arasında sayar (IRM 4.10.4).
• Sonucun kesin olması gerekmez, ancak olgular ışığında makul olmalıdır.
• Kredi parası, hediye veya kendi hesaplarınız arasındaki transferler gelir değildir; ama banka mevduatları yöntemi hem işletme hem kişisel hesaplardaki tüm mevduatlardan yola çıkar, bu yüzden her birinin ne olduğunu gösteren şey kayıtlardır.

Hiç defter yoksa el kitabı, denetçiye defterlerin hiç var olup olmadığını, yok edildilerse bunu kimin, neden ve ne zaman yaptığını araştırmasını söyler (IRM 4.10.4).

Kötü muhasebe, doğrulukla ilgili cezayı tetikler mi?

Tetikleyebilir; IRS bir eksik ödeme bulur ve bunu ihmale ya da önemli ölçüde eksik beyana bağlarsa. Ceza, eksik ödemenin o kısmının %20 oranındadır (IRS: Doğrulukla ilgili ceza).

Bu ceza ve aşağıdaki hile cezası (civil fraud penalty) yalnızca beyanname verilmişse uygulanır. IRS'nin 6020(b) maddesi uyarınca sizin yerinize hazırladığı yedek beyanname (substitute return) sayılmaz; ancak IRS size ulaştıktan sonra geç verdiğiniz asıl beyanname bu cezaları taşıyabilir (26 U.S.C. 6664(b); IRM 20.1.5.3.2). Hiç verilmemiş yıllarda bunun yerine geç beyan ve geç ödeme cezaları uygulanır; bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini telafi etme.

Düzenleme, ihmalin yeterli defter ve kayıt tutmamayı ya da kalemleri gereği gibi belgelememeyi kapsadığını söyler (26 CFR 1.6662-3(b)). Dolayısıyla kanıt eksikliği yüzünden reddedilen bir indirim ceza getirebilir. Form 1099 gibi bir bilgi beyannamesinde görünen gelirin beyan edilmemesi de ihmalin güçlü işaretleri arasında sayılır.

Önemli ölçüde eksik beyan ayrı bir tetikleyicidir. Ölçüt, beyanı kimin verdiğine göre değişir (IRS: Doğrulukla ilgili ceza):

Makul sebep ve iyi niyet, doğrulukla ilgili cezayı ortadan kaldırabilir. IRS doğru vergiyi beyan etme çabanıza, konunun ne kadar karmaşık olduğuna, deneyiminize ve yükümlülüğünüzü anlamak veya yardım almak için attığınız adımlara bakar (IRS: Ceza affı). Cezalara da faiz işler. Bir danışmana güvenmek ve kaldırılmasını nasıl isteyeceğiniz muhasebe sorumlusu hataları ve cezaları kimin ödediği rehberinde.

Muhasebe kayıtlarına yetişemediğim için vergi cezası ödedim: bu hangi cezaydı?

Bildirimdeki ada bakın. Zayıf defterlerin ardından birkaç farklı ceza gelebilir; bazıları kayıtların kendisiyle, bazıları yalnızca zamanlama veya yatırmalarla ilgilidir.

Sadece geride kalmış defterler, IRS'nin geç beyanı veya geç ödemeyi affetmek için verdiği geçerli neden örnekleri arasında değildir. Örnekler yangınları ve doğal afetleri, kayıtlara ulaşamamayı ve ağır hastalığı içerir. IRS her dosyayı kendi olgularına göre değerlendirir ve makul sebep, tahmini vergi cezası gibi her ceza için geçerli değildir (IRS: Ceza affı).

Nedene bağlı olmayan af da bulunabilir. IRS'nin yeni beyannameler için otomatik bir muafiyetle değiştirmekte olduğu ilk kez ceza affı (first-time abatement), önceki üç yılda zamanında uyum arar ve geç beyan, geç ödeme ve geç yatırma cezalarını kapsar (IRS: İdari ceza affı). Hak kazanıp kazanmadığınız ve nasıl talep edeceğiniz geç verilen işletme beyannamesi cezaları rehberinde.

Uzatma beyan tarihini erteler, ödeme tarihini değil (IRS: Geç beyan cezası). İki geç ceza, ikisinin de uygulandığı aylarda çakışır; Form 1040 veya 1120 beyannamesi şu süreden fazla gecikmişse asgari bir tutar uygulanır: 60 gün. Bu tutarlar ile ortaklık ve S şirketi beyannamelerinin tutarları aynı rehberdedir.

Mahkemeye giderse kim neyi ispat etmek zorunda?

İndirimleri genel olarak vergi mükellefi kanıtlamak zorundadır. Yük, olgusal bir konuda ancak inandırıcı kanıt sunarsanız ve ayrıca üç şartı karşılarsanız IRS'ye geçer: belgeleme şartlarına uydunuz, gerekli tüm kayıtları tuttunuz ve IRS'nin makul taleplerine işbirliği yaptınız. Ortaklık, şirket veya trust ayrıca Kanun'da belirlenen, net değere ve çalışan sayısına bakan bir büyüklük ölçütünü de karşılamalıdır (26 U.S.C. 7491(a), 26 U.S.C. 7430(c)(4)). Yani zayıf kayıtlar iki kez bedel öder: indirim esastan düşebilir ve ispat yükünün geçmesi kuralı erişilemez olur.

Bireylerde, bir cezanın uygulandığına dair kanıtı IRS getirmek zorundadır (26 U.S.C. 7491(c)); bu sizin kayıtlarınıza bağlı değildir ve ortaklık veya şirketi kapsamaz.

Eksik kayıtlar ne zaman suç olabilir?

Yalnızca ihmal kasıtlıysa. Kayıt tutmayı kasten ihmal etmek, 7203. madde uyarınca bir hafif suçtur (misdemeanor); para cezası, en çok bir yıl hapis ya da ikisi birden öngörülür (26 U.S.C. 7203). IRS el kitabı bunu ayrı bir suç olarak ele alır. Kasıt, bilinen bir yasal ödevin gönüllü ve bilerek ihlali demektir: bilinçli bir ihmal; kazara, dikkatsizlikle veya ihmalle yapılandan farklıdır (IRM 9.1.3). Düzensiz veya eksik defterler tek başına suç değildir.

El kitabına göre, kayıt tutmamanın bir parçası gizleme saikıysa kasıt çıkarım yoluyla kabul edilir ve ihmalden doğan önemli bir eksiklik mahkûmiyet olasılığında önemli bir etkendir (IRM 9.1.3). Burada anılan kaynaklar, kayıt davalarının ne sıklıkla kovuşturulduğuna dair bir rakam vermez.

Sahte kayıtlar, eksik kayıtlardan farklı bir sorundur. IRS'ye önemli bir noktada yanlış olduğunu bildiği bir belgeyi kasten vermek ayrı bir suçtur (26 U.S.C. 7207); el kitabı çifte defter, sahte kayıt, değiştirilmiş belge ve yok edilmiş kayıtları kaçakçılık suçlamasını destekleyebilecek davranışlar arasında sayar (IRM 9.1.3). Kayıt tutmamayı kasten ihmal suçlamasının genellikle suçtan sonra 3 yıl içinde açılması gerekir; kaçakçılık ile yanlış beyanlar veya hileli belgeler için sınır 6 yıldır (26 U.S.C. 6531). Bu yalnızca cezai sınırdır; verginin ve hukuki cezaların tarh süresi ayrıdır ve işletme kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı rehberindedir.

Hile cezası, hileden doğan eksik ödeme kısmının %75 oranındadır ve o kısımda doğrulukla ilgili cezanın yerini alır (26 U.S.C. 6662(b)). IRS bir kısımda hileyi ortaya koyduktan sonra, vergi mükellefi aksini kanıtlamadıkça eksik ödemenin tamamı hile sayılır (26 U.S.C. 6663). IRS hile el kitabı şu göstergeleri sayar: birden fazla defter takımı veya hiç kayıt olmaması, yeterli kayıt tutmama, sahte kayıtlar, geriye tarihli belgeler, kayıtları sunmayı reddetme ve kayıtları, özellikle inceleme başladıktan hemen sonra, yok etme. Hilenin varlığını tek bir göstergenin belirlemediğini de söyler (IRM 25.1.2).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Makbuzu olmayan nakit giderler

Geliri US$300.000 olan bir peyzajcı, makbuzu olmayan US$40.000 nakit gider indirir. IRS hepsini reddederse US$40.000 daha fazla kâr vergilendirilir. Varsayılan %30'luk birleşik gelir ve serbest meslek vergisi oranında bu yaklaşık US$12.000 ek vergidir ve üzerine %20 ceza US$2.400 eder; faiz ayrıca eklenir. İhmal bu cezaya giden bir yoldur; önemli ölçüde eksik beyan başka bir yoldur. Doğru vergi yaklaşık US$90.000 (gelirin %30'u) tutarını aşamaz, dolayısıyla US$12.000'lık eksik, doğru verginin %10'u ile US$5.000'dan büyük olanın üzerindedir ve IRS makul sebebi kabul etmedikçe ceza ihmal tespiti olmadan da uygulanabilir. Tedarikçi kopyaları ve iş faturaları tutarın bir kısmını yine de destekleyebilir; banka çekimi yalnızca paranın hesaptan çıktığını gösterir, bu yüzden her biri neyin alındığıyla eşleştirilmelidir. Şimdi toplamaya başlayın; IRS yazısındaki yanıt tarihi yine geçerlidir.

Kaydı olmayan seyahat

Serbest çalışan bir danışman, kayıt veya güzergâh listesi tutmadan US$15.000 seyahat gideri talep eder. Seyahatte her gezinin tutarı, tarihleri, yeri ve iş amacı gerekir; tahmin kabul edilmez. Kart hesap özetleri, otel ve havayolu kopyaları, takvim kayıtları ve müşteri faturaları zamanı, yeri ve amacı destekleyebilir. Bunlar olmadan talebin tamamı en çok risk altındaki kalem olur.

Yangında kaybolan makbuzlar

Bir işletme sahibinin kâğıt makbuzları yangında yanar. Kayıp sahibin kontrolü dışındadır, bu yüzden yok olan kayıtlar kuralı uygulanır. Sahip, yılı banka hesap özetlerinden, tedarikçi kopyalarından, verilmiş beyannamelerden ve olanları anlatan yazılı bir açıklamadan yeniden oluşturabilir; bu kanıtın yeterli olup olmadığına IRS karar verir.

Durumunuz farklı mı?

• IRS, sizin üretemeyeceğiniz kayıtlar istedi ya da bir denetim yazısı geldi: yazının bir yanıt tarihi vardır ve IRS son tarihe kadar harekete geçmenizi söyler (IRS: Bildiriminizi veya yazınızı anlama); bu yüzden defterler yeniden oluşturulana kadar beklemeyin, hemen başlayın. Bir incelemenin nasıl yürüdüğü ve yanıt için ne kadar süreniz olduğu küçük bir işletmenin IRS denetimi rehberinde, bir bildirimin anlamı ise işletmenize gelen IRS bildirimi rehberinde. Önce yılları yeniden oluşturup oluşturmama kararını muhasebe kayıtları desteği ile birlikte verin.
• Defterleriniz o kadar geride ki bir beyanname geç kaldı ya da zaten ceza kesildi: bkz. gecikmiş defterleri telafi etme ve verilmemiş işletme beyannamelerini telafi etme. Önce hangi beyannamenin verileceği ve bir cezaya itiraz etmeye değip değmeyeceği, muhasebe kayıtları desteği ile birlikte verilecek kararlardır.
• Form 1099 veya ödeme platformu toplamlarınız defterlerinizden yüksek: bkz. satışlar ile ödemelerin mutabakatı. Farkın zamanlamadan, ücretlerden, iadelerden mi yoksa beyan edilmemiş gelirden mi kaynaklandığı, muhasebe kayıtları desteği ile netleştirilecek bir sorudur.
• Cezaya muhasebe sorumlusunun hatası yol açtı: bkz. muhasebe sorumlusu hataları ve cezaları kimin ödediği.
• Kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmakla yardım almak arasında karar veriyorsunuz: bkz. kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı.
• Kayıtların ne kadar süre saklanacağını bilmeniz gerekiyor: bkz. işletme kayıtlarını ne kadar süre saklamalı.
• İşletme yabancı sahipli ve Form 5472'yi vermedi: bkz. kaçırılan yabancı sahip beyanları ve cezalar.