Mangelhafte Buchhaltung in den USA: Strafzuschläge und Kosten

Gibt es eine Strafe, wenn ich keine Geschäftsunterlagen führe?

Für unordentliche Bücher allein gibt es bei den meisten Unternehmen keine Pauschalstrafe. Das Gesetz verlangt Bücher und Unterlagen, die Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachweisen (26 CFR 1.6001-1). Die Folgen, wenn sie fehlen, ergeben sich aus anderen Regeln.

Die wichtigste Ausnahme ist eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz, die Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) einreicht: Wer sie nicht einreicht oder die dafür vorgeschriebenen Unterlagen nicht führt, muss mit einem pauschalen Strafzuschlag von $25.000 rechnen (IRS: Anleitung zu Form 5472). Siehe Unterlagen, die eine LLC in ausländischem Besitz führen muss.

Einer reinen Unterlagenstrafe für andere Unternehmen kommt am nächsten die Mitteilung über unzureichende Unterlagen. Findet ein Prüfer die Unterlagen eines Unternehmens unzureichend, kann er eine solche Mitteilung senden, innerhalb von 6 Monaten eine Erklärung über Abhilfemaßnahmen verlangen und danach eine weitere Prüfung ansetzen. Hält das Unternehmen die Vorgaben dann immer noch nicht im Wesentlichen ein, sind laut Handbuch weitere Durchsetzungsmaßnahmen wie Strafzuschläge angezeigt (IRM 4.10.3.19).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn ein IRS-Schreiben Unterlagen verlangt, die Sie nicht vorlegen können, mehrere Jahre im Rückstand sind, die Summen aus Form 1099 oder von Zahlungsplattformen höher sind als Ihre Bücher oder für eine verspätete Steuererklärung bereits ein Zuschlag angefallen ist. Ein Schreiben nennt eine Antwortfrist, und sie gilt auch dann, wenn die Bücher nicht fertig sind. Notieren Sie sie deshalb zuerst. Haben Sie bereits einen Zuschlag gezahlt, ordnet der Abschnitt weiter unten dazu, um welchen Zuschlag es sich handelte, die Zuschläge nach ihrem Namen. Sammeln Sie vor jeder Entscheidung Konto- und Kartenauszüge für jedes Konto, jede Form 1099, eingereichte Steuererklärungen, IRS-Schreiben, Verkaufsberichte und Darlehensunterlagen.

Was passiert mit einem Abzug, den ich nicht belegen kann, und kann ein Gericht ihn schätzen?

Der IRS kann ihn streichen, wodurch der besteuerte Gewinn steigt. Die Beweislast trägt das Unternehmen: Der IRS nennt es die Pflicht, die Angaben, Abzüge und Aussagen in einer Steuererklärung nachzuweisen, und sagt, dass Sie bestimmte Merkmale einer Ausgabe belegen können müssen, um sie abzuziehen (IRS: Führung von Unterlagen).

Ein Zahlungsnachweis allein belegt keinen Abzug. Ein Bank- oder Karteneintrag zeigt nur, dass Geld das Konto verlassen hat; bewahren Sie die Rechnung oder den Kassenbon auf, die zeigen, dass die Kosten für das Unternehmen entstanden sind (Publication 583).

Bei einer gewöhnlichen Ausgabe haben Gerichte manchmal einen Richter einen angemessenen Betrag schätzen lassen (Cohan-Regel, benannt nach einem Gerichtsfall von 1930), wenn der Steuerpflichtige belegt, dass die Kosten entstanden sind, den genauen Betrag aber nicht nachweisen kann. Die Gerichte verlangen dennoch überzeugende Beweise, und der Gedanke gilt nicht für Reisen, Geschenke oder Fahrzeuge (National Taxpayer Advocate). Weil das Ergebnis von den Beweisen und vom Gericht abhängt, ist dies nur ein unsicherer Notanker.

Welche Zeilen der Schedule C (Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit) die meisten Rückfragen auslösen, steht in Ausgaben in der Schedule C, die der IRS hinterfragt.

Welche Ausgaben brauchen einen genauen Nachweis: Reisen, Geschenke und Fahrzeugkosten?

Für Reisen, Geschenke oder Wirtschaftsgüter mit gemischter Nutzung (Listed Property) wie ein geschäftlich genutztes Fahrzeug ist kein Abzug zulässig, wenn Sie ihn nicht mit ausreichenden Unterlagen oder mit hinreichenden Beweisen belegen, die Ihre eigene Aussage stützen (26 U.S.C. 274(d)). Ein Fahrzeug, das seiner Art nach voraussichtlich nur in geringem Umfang privat genutzt wird (ein Qualified Nonpersonal Use Vehicle), fällt nicht unter diese strengen Regeln (26 U.S.C. 274(d) und (i)). Geschätzte oder ungefähre Beträge werden nicht anerkannt (Publication 463).

Die Tabelle beschreibt Abzüge nach tatsächlichen Kosten. Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, ersetzt die Standard Meal Allowance (Verpflegungspauschale) für Reiseverpflegung oder die Standard Mileage Rate (Pauschale pro Meile) für Fahrzeugkosten den Nachweis der tatsächlichen Kosten. Die Reise oder die geschäftlich gefahrenen Meilen mit Datum und Zweck müssen Sie weiterhin belegen. Diese festen Sätze sind keine Schätzungen (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463).

Ein Beleg oder ein ähnlicher Nachweis wird erwartet für die Unterkunft auf Reisen und für jede andere Ausgabe ab $75. Beim Transport entfällt er, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres erhältlich ist (Publication 463). Diese Betragsgrenze gehört zu den Regeln für Reisen, Geschenke und Fahrzeuge, nicht zu gewöhnlichen Ausgaben. Kleinere Positionen bei Reisen, Geschenken und Fahrzeugen müssen trotzdem mit Betrag, Zeit, Ort und Zweck festgehalten werden.

Aufzeichnungen, die zeitnah entstehen, haben mehr Gewicht als eine später erstellte Aussage (Publication 463). Wie Sie ein Fahrtenbuch führen und rekonstruieren, steht in Was ein Fahrtenbuch enthalten muss und Ein Fahrtenbuch rekonstruieren; Reisen mit privaten Tagen behandelt Geschäftsreisen mit privaten Tagen.

Meine Unterlagen sind verloren oder unvollständig: Kann ich sie rekonstruieren?

Ja, wenn der Verlust außerhalb Ihrer Kontrolle lag. Können Sie einen Beleg aus Gründen außerhalb Ihrer Kontrolle nicht vorlegen, etwa wegen eines Brandes, einer Überschwemmung oder eines anderen Schadensfalls, können Sie einen Abzug belegen, indem Sie Ihre Unterlagen oder Ausgaben rekonstruieren (Publication 463). Die Regel ist für Verluste geschrieben, die Sie nicht verhindern konnten. Wurden Unterlagen schlicht nie geführt, helfen Unterlagen Dritter zwar weiter, die Regel verspricht aber nicht, dass der IRS sie anerkennt. Kennzeichnen Sie einen neu aufgebauten Nachweis als rekonstruiert, mit dem Datum seiner Erstellung und den Quellen, aus denen er entstand; datieren Sie ihn nicht zurück, und bewahren Sie die Originale auf.

Der IRS hat diese Liste für Katastrophen geschrieben, sie nennt aber Unterlagen Dritter, die Einnahmen und Kosten in jeder Lücke belegen können (IRS: Unterlagen rekonstruieren):

• Einnahmen: Kontoauszüge, da die Einzahlungen die Verkäufe weitgehend abbilden sollten, außerdem frühere Bundes-, Staats- und Gemeindesteuererklärungen, Sales-Tax-Berichte und Lohnsteuererklärungen.
• Kosten und Warenbestand: Kopien von Lieferantenrechnungen, möglichst mindestens ein Jahr zurück.
• Frühere Steuererklärungen: Transcripts (das Online-Tool deckt private Unterlagen ab; ein Unternehmen nutzt einen anderen Weg) und Form 4506 für Kopien, wofür außerhalb von Katastrophenfällen eine Gebühr anfällt.

Fehlen bei einer Reise, einem Geschenk oder einem Fahrzeug Teile der Unterlagen, brauchen Sie Ihre eigene Aussage mit konkreten Angaben sowie weitere belegende Beweise. Kosten, Zeit, Ort und Datum erfordern unmittelbare oder urkundliche Beweise, etwa eine Zeugenaussage oder eine bezahlte Rechnung; geschäftlicher Zweck und geschäftliche Beziehung können sich auf Indizien stützen, etwa die Art Ihrer Tätigkeit (Publication 463).

Siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben und Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Kann der IRS meine Einkünfte selbst ermitteln, wenn meine Bücher fehlen?

Ja. Spiegelt die Gewinnermittlungsmethode eines Unternehmens die Einkünfte nicht klar wider, darf der IRS das steuerpflichtige Einkommen nach einer Methode berechnen, die das tut (26 U.S.C. 446(b)). Das Handbuch für Prüfer sagt, die förmlichen indirekten Methoden passen, wenn Bücher und Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, wenn Unregelmäßigkeiten auftreten oder wenn eine Analyse Ihrer Finanzen Geldflüsse zeigt, die nicht aufgehen. Es nennt fünf: Mittelherkunft und Mittelverwendung (Source and Application of Funds), Bankeinzahlungen und Bargeldausgaben, Aufschlagsmethode (Markup), Mengen- und Einheitenmethode (Unit and Volume) sowie Vermögenszuwachsrechnung (Net Worth) (IRM 4.10.4).

Drei Grenzen sind wichtig:

• Der Prüfer braucht einen vernünftigen Anhaltspunkt dafür, dass nicht gemeldete Einkünfte wahrscheinlich sind. Schwache interne Kontrollen oder das Vermischen privater und geschäftlicher Bankkonten rechtfertigen für sich allein keine förmliche Methode; das Handbuch verlangt zusätzlich Unregelmäßigkeiten in den Büchern und nennt unter den Anzeichen eine Finanzanalyse, die sich nicht ausgleichen lässt (IRM 4.10.4).
• Das Ergebnis muss nicht genau sein, aber angesichts der Tatsachen vernünftig.
• Einzahlungen von Darlehensgeld, Geschenken oder Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten sind keine Einkünfte; die Methode der Bankeinzahlungen geht aber von allen Einzahlungen auf geschäftlichen und privaten Konten aus, sodass erst Ihre Unterlagen zeigen, was jede einzelne war.

Gibt es überhaupt keine Bücher, soll der Prüfer laut Handbuch klären, ob je Bücher existiert haben und, falls sie vernichtet wurden, wer sie wann und warum vernichtet hat (IRM 4.10.4).

Löst schlechte Buchhaltung den Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit aus?

Das kann sein, wenn der IRS eine Nachzahlung feststellt und sie Fahrlässigkeit oder einer wesentlich zu niedrig angegebenen Steuer (Substantial Understatement) zuschreibt. Der Strafzuschlag beträgt 20 % dieses Teils der Nachzahlung (IRS: Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit).

Dieser Strafzuschlag und der zivilrechtliche Betrugszuschlag weiter unten gelten nur, wenn eine Erklärung eingereicht wurde. Eine Ersatzerklärung, die der IRS nach Abschnitt 6020(b) für Sie erstellt, zählt nicht; eine ursprüngliche Erklärung, die Sie verspätet nach einer Kontaktaufnahme des IRS einreichen, kann sie aber nach sich ziehen (26 U.S.C. 6664(b); IRM 20.1.5.3.2). Für nicht eingereichte Jahre fallen stattdessen Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge an; siehe Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.

Nach der Verordnung gehört zur Fahrlässigkeit auch, keine ordentlichen Bücher und Unterlagen zu führen oder Posten nicht ordnungsgemäß zu belegen (26 CFR 1.6662-3(b)). Ein Abzug, der mangels Beleg gestrichen wird, kann daher den Strafzuschlag nach sich ziehen. Auch das Weglassen von Einkünften, die auf einer Informationserklärung wie Form 1099 ausgewiesen sind, wird als starkes Anzeichen für Fahrlässigkeit aufgeführt.

Eine wesentlich zu niedrig angegebene Steuer ist ein eigener Auslöser. Der Test hängt davon ab, wer die Erklärung einreicht (IRS: Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit):

Ein triftiger Grund (Reasonable Cause) und guter Glaube können den Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit entfallen lassen. Der IRS prüft Ihre Bemühungen, die richtige Steuer anzugeben, die Komplexität der Frage, Ihre Erfahrung und die Schritte, die Sie unternommen haben, um Ihre Pflicht zu verstehen oder Hilfe zu holen (IRS: Erlass von Zuschlägen). Auf Zuschläge werden ebenfalls Zinsen erhoben. Zum Verlass auf einen Berater und dazu, wie Sie die Entfernung beantragen, siehe Fehler des Buchhalters und wer die Zuschläge zahlt.

Ich habe Steuerzuschläge gezahlt, weil ich mit der Buchhaltung nicht nachkam: Um welchen Zuschlag ging es?

Prüfen Sie den Namen auf dem Schreiben. Auf schwache Bücher können mehrere verschiedene Zuschläge folgen; manche betreffen die Unterlagen selbst, andere nur den Zeitpunkt oder die Einzahlungen.

Bücher, die einfach im Rückstand waren, gehören nicht zu den Beispielen des IRS für gültige Gründe, eine verspätete Einreichung oder Zahlung zu entschuldigen. Zu den Beispielen zählen Brände und Naturkatastrophen, die Unmöglichkeit, an Unterlagen zu kommen, und schwere Krankheit. Der IRS beurteilt jeden Fall nach seinen Tatsachen, und ein triftiger Grund gilt nicht für jeden Zuschlag, etwa nicht für den Zuschlag für zu niedrige Vorauszahlungen (IRS: Erlass von Zuschlägen).

Es kann auch einen Erlass geben, der nicht vom Grund abhängt. First-Time Abatement (Erlass beim ersten Verstoß), das der IRS für neuere Erklärungen durch eine automatische Befreiung ersetzt, verlangt drei frühere Jahre mit pünktlicher Einhaltung der Pflichten und erfasst Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge und Zuschläge für verspätete Einzahlung (IRS: Verwaltungsmäßiger Erlass von Zuschlägen). Ob Sie die Voraussetzungen erfüllen und wie Sie den Antrag stellen, steht in Zuschläge für verspätete Unternehmenssteuererklärungen.

Eine Fristverlängerung verschiebt den Einreichungstermin, nicht den Zahlungstermin (IRS: Verspätungszuschlag). Die beiden Zuschläge überschneiden sich in Monaten, in denen beide gelten, und für Form 1040 oder 1120 gilt ein Mindestbetrag, wenn die Erklärung mehr als 60 Tage zu spät kommt; diese Beträge sowie die Beträge für Erklärungen von Personengesellschaften und S Corporations stehen im selben Ratgeber.

Wer muss vor Gericht was beweisen?

Der Steuerpflichtige muss die Abzüge in der Regel selbst beweisen. Die Beweislast geht bei einer Tatsachenfrage nur dann auf den IRS über, wenn Sie glaubhafte Beweise vorlegen und zusätzlich drei Bedingungen erfüllen: Sie haben die Nachweisanforderungen erfüllt, alle vorgeschriebenen Unterlagen geführt und angemessenen Anfragen des IRS Folge geleistet. Eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft oder ein Trust muss außerdem einen im Gesetz festgelegten Größentest bestehen, der auf das Nettovermögen und die Zahl der Arbeitnehmer abstellt (26 U.S.C. 7491(a), 26 U.S.C. 7430(c)(4)). Schwache Unterlagen kosten daher doppelt: Der Abzug kann in der Sache scheitern, und die Regel zur Verlagerung der Beweislast ist außer Reichweite.

Bei einer Privatperson muss der IRS Beweise dafür vorlegen, dass ein Zuschlag greift (26 U.S.C. 7491(c)); das hängt nicht von Ihren Unterlagen ab und gilt nicht für eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft.

Wann können fehlende Unterlagen zur Straftat werden?

Nur wenn das Versäumnis vorsätzlich ist. Das vorsätzliche Nichtführen von Unterlagen ist nach Abschnitt 7203 ein Vergehen (Misdemeanor), das mit einer Geldstrafe, bis zu einem Jahr Haft oder beidem geahndet wird (26 U.S.C. 7203). Das Handbuch des IRS behandelt es als eigenen Tatbestand. Vorsatz (Willfulness) bedeutet die freiwillige, absichtliche Verletzung einer bekannten gesetzlichen Pflicht: ein bewusstes Versäumnis, im Unterschied zu einem zufälligen, versehentlichen oder fahrlässigen (IRM 9.1.3). Unordentliche oder unvollständige Bücher sind allein deswegen keine Straftat.

Das Handbuch sagt, Vorsatz werde angenommen, wenn ein Verschleierungsmotiv Teil des Versäumnisses ist, Unterlagen zu führen, und dass ein erheblicher, durch das Versäumnis verursachter Fehlbetrag ein wichtiger Faktor für die Wahrscheinlichkeit einer Verurteilung ist (IRM 9.1.3). Die hier genannten Quellen enthalten keine Angabe dazu, wie oft Verfahren wegen fehlender Unterlagen verfolgt werden.

Gefälschte Unterlagen sind ein anderes Problem als fehlende. Dem IRS vorsätzlich ein Dokument vorzulegen, von dem man weiß, dass es in einem wesentlichen Punkt falsch ist, ist ein eigener Tatbestand (26 U.S.C. 7207), und das Handbuch nennt doppelte Buchführung, falsche Einträge, veränderte Dokumente und vernichtete Unterlagen als Verhalten, das den Vorwurf der Steuerhinterziehung stützen kann (IRM 9.1.3). Eine Anklage wegen vorsätzlich nicht geführter Unterlagen muss in der Regel innerhalb von 3 Jahren nach der Tat erhoben werden; für Steuerhinterziehung sowie für falsche Angaben oder betrügerische Dokumente beträgt die Frist 6 Jahre (26 U.S.C. 6531). Das ist nur die strafrechtliche Frist; die Zeit für die Festsetzung von Steuern und zivilrechtlichen Zuschlägen ist eine andere und steht in Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Der zivilrechtliche Betrugszuschlag beträgt 75 % des auf Betrug beruhenden Teils einer Nachzahlung und ersetzt für diesen Teil den Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit (26 U.S.C. 6662(b)). Sobald der IRS Betrug für einen Teil nachgewiesen hat, wird die gesamte Nachzahlung als Betrug behandelt, es sei denn, der Steuerpflichtige beweist das Gegenteil (26 U.S.C. 6663). Das Betrugshandbuch des IRS nennt Indikatoren wie mehrere Sätze von Büchern oder fehlende Unterlagen, unzureichende Unterlagen, falsche Einträge, rückdatierte Dokumente, die Weigerung, Unterlagen zugänglich zu machen, und die Vernichtung von Unterlagen, besonders kurz nach Beginn einer Prüfung. Es sagt, kein einzelner Indikator bestimme, dass Betrug vorliegt (IRM 25.1.2).

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Bargeldausgaben ohne Belege

Ein Landschaftsgärtner mit US$300.000 Umsatz zieht US$40.000 Bargeldausgaben ab und hat keine Belege. Streicht der IRS alles, werden US$40.000 mehr Gewinn besteuert. Bei einem angenommenen kombinierten Steuersatz aus Einkommensteuer und Selbstständigensteuer von 30 % sind das etwa US$12.000 zusätzliche Steuer, und ein Strafzuschlag von 20 % darauf beträgt US$2.400, zuzüglich Zinsen. Fahrlässigkeit ist ein Weg zu diesem Strafzuschlag; eine wesentlich zu niedrig angegebene Steuer ist ein anderer. Die richtige Steuer kann nicht mehr als etwa US$90.000 betragen (30 % des Umsatzes), sodass die Nachzahlung von US$12.000 über der Grenze liegt, die dem höheren Betrag aus 10 % der richtigen Steuer oder US$5.000 entspricht, und der Strafzuschlag kann ohne Feststellung von Fahrlässigkeit anfallen, es sei denn, der IRS erkennt einen triftigen Grund an. Kopien von Lieferantenunterlagen und Auftragsrechnungen könnten einen Teil des Betrags dennoch belegen; eine Bargeldabhebung zeigt nur, dass Geld das Konto verlassen hat, daher muss jede Abhebung dem zugeordnet werden, was damit gekauft wurde. Fangen Sie jetzt an zu sammeln; die Antwortfrist eines IRS-Schreibens gilt trotzdem.

Reisekosten ohne Aufzeichnungen

Ein selbstständiger Berater macht US$15.000 Reisekosten geltend, hat aber weder ein Protokoll noch einen Reiseplan geführt. Reisen brauchen Betrag, Daten, Ort und geschäftlichen Zweck jeder einzelnen Reise, und eine Schätzung wird nicht anerkannt. Kartenabrechnungen, Kopien von Hotel- und Flugbelegen, Kalendereinträge und Kundenrechnungen können Zeit, Ort und Zweck belegen. Ohne sie ist der gesamte Abzug am stärksten gefährdet.

Belege bei einem Brand verloren

Die Papierbelege eines Eigentümers verbrennen bei einem Brand. Der Verlust lag außerhalb der Kontrolle des Eigentümers, daher greift die Regel für zerstörte Unterlagen. Der Eigentümer kann das Jahr möglicherweise aus Kontoauszügen, Lieferantenkopien, eingereichten Steuererklärungen und einer schriftlichen Erklärung des Vorfalls rekonstruieren, und der IRS entscheidet, ob dieser Nachweis genügt.

Anders in Ihrem Fall?

• Der IRS hat Unterlagen angefordert, die Sie nicht vorlegen können, oder ein Prüfungsschreiben ist eingetroffen: Das Schreiben nennt eine Antwortfrist, und der IRS sagt, Sie sollen bis zum Fälligkeitstermin handeln (IRS: Ihr Schreiben oder Ihre Mitteilung verstehen); fangen Sie daher jetzt an, nicht erst nach der Rekonstruktion der Bücher. Wie eine Prüfung abläuft und wie viel Zeit Sie zur Antwort haben, steht in IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen, und die Bedeutung eines Schreibens in IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen. Ob Sie die Jahre zuerst rekonstruieren, entscheiden Sie am besten mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher sind so weit im Rückstand, dass eine Erklärung verspätet ist oder bereits ein Zuschlag angefallen ist: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen. Welche Erklärung zuerst kommt und ob es sich lohnt, einen Zuschlag anzufechten, entscheiden Sie am besten mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Summen aus Form 1099 oder von Zahlungsplattformen sind höher als Ihre Bücher: siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen. Ob die Lücke auf Timing, Gebühren, Erstattungen oder nicht gemeldete Einkünfte zurückgeht, klären Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der Fehler eines Buchhalters hat den Zuschlag verursacht: siehe Fehler des Buchhalters und wer die Zuschläge zahlt.
• Sie überlegen, die Buchhaltung selbst zu machen oder Hilfe zu engagieren: siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter engagieren.
• Sie müssen wissen, wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen: siehe Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.
• Das Unternehmen gehört Ausländern und hat Form 5472 versäumt: siehe Versäumte Meldungen von Unternehmen in ausländischem Besitz und Zuschläge.