Multas por não manter registros da empresa nos EUA: o que custa

Existe multa por não manter os registros da empresa?

Para a maioria das empresas nos EUA, não há multa fixa só por contabilidade bagunçada. A lei exige livros e registros suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1), e o custo de ficar abaixo disso vem de outras regras.

A principal exceção é a empresa dos EUA de propriedade estrangeira que entrega o Form 5472 (declaração informativa de empresa americana de propriedade estrangeira): não entregá-lo ou não manter os registros que ele exige gera uma multa fixa de $25.000 (IRS: instruções do Form 5472). Veja registros que uma LLC de propriedade estrangeira deve manter.

Para as demais empresas, o que mais se aproxima de uma sanção só por falta de registros é o aviso de registros inadequados (notice of inadequate records). O examinador que considera inadequados os registros de uma empresa pode enviá-lo, pedir uma declaração de ação corretiva em até 6 meses e fazer um novo exame depois. Se a empresa ainda não estiver cumprindo as regras de forma substancial, o manual diz que se justifica considerar medidas adicionais, como multas (IRM 4.10.3.19).

O caso deixa de ser simples quando uma carta do IRS pede registros que você não tem, vários anos estão atrasados, os totais dos informes 1099 ou das plataformas de pagamento superam a sua contabilidade, ou uma declaração atrasada já gerou multa. A carta tem uma data de resposta, e ela vale mesmo que a contabilidade não esteja pronta; por isso, anote-a primeiro. Se você já pagou uma multa, a seção abaixo sobre qual multa foi a sua as classifica pelo nome. Reúna extratos bancários e de cartão de todas as contas, todos os informes 1099, as declarações entregues, os avisos do IRS, os relatórios de vendas e os documentos de empréstimos antes de decidir o que fazer.

O que acontece com uma dedução que não consigo comprovar, e um tribunal pode estimá-la?

O IRS pode negá-la, o que aumenta o lucro tributado. O ônus é da empresa: o IRS chama isso de responsabilidade de comprovar os lançamentos, as deduções e as informações de uma declaração, e diz que você deve conseguir provar certos elementos de uma despesa para deduzi-la (IRS: manutenção de registros).

Comprovante de pagamento sozinho não prova uma dedução. Um lançamento no banco ou no cartão mostra que o dinheiro saiu da conta; guarde a fatura ou o recibo de venda que mostra que o custo foi da empresa (Publication 583).

Para uma despesa comum, os tribunais às vezes permitiram que o juiz estimasse um valor razoável (a regra Cohan, nome de um caso judicial de 1930) quando o contribuinte prova que o custo existiu, mas não consegue provar o valor exato. Mesmo assim, os tribunais exigem provas convincentes, e a ideia não alcança viagens, presentes nem carros (National Taxpayer Advocate). Como o resultado depende das provas e do tribunal, é um recurso incerto.

Quais linhas do Schedule C geram mais perguntas está em despesas do Schedule C que o IRS questiona.

Quais despesas exigem prova exata: viagens, presentes e custos de carro?

Nenhuma dedução é permitida para viagens, presentes ou bens listados, como um carro usado no negócio, a menos que você a comprove com registros adequados ou com provas suficientes que corroborem a sua própria declaração (26 U.S.C. 274(d)). Um veículo que, por sua natureza, dificilmente seria usado mais do que um pouco para fins pessoais (um veículo de uso não pessoal qualificado) fica fora dessas regras rígidas (26 U.S.C. 274(d) e (i)). Valores aproximados ou estimados não valem (Publication 463).

A tabela descreve pedidos com base no custo real. Se você se qualifica, o valor-padrão para refeições em viagem ou a taxa-padrão por milha para custos de carro substitui a prova dos custos reais. Você ainda precisa provar a viagem ou as milhas de negócio, com datas e finalidade. Essas taxas fixas não são estimativas (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463).

Espera-se um recibo ou comprovante semelhante para hospedagem em viagem e para qualquer outra despesa de US$75 ou mais. O transporte é dispensado quando o recibo não está facilmente disponível (Publication 463). Esse limite em dólares vale para essas regras de viagem, presentes e carro, não para despesas comuns. Itens menores de viagem, presentes e carro ainda precisam ter registrados o valor, a data, o local e a finalidade.

Registros feitos na hora ou perto dela têm mais peso do que uma declaração preparada depois (Publication 463). Como manter e reconstruir um diário está em o que um diário de quilometragem deve incluir e como reconstruir um diário de quilometragem; viagens com dias pessoais estão em viagens de negócios com dias pessoais.

Perdi registros ou eles estão incompletos: posso reconstruí-los?

Sim, quando a perda foi além do seu controle. Se você não consegue apresentar um recibo por motivos fora do seu controle, como incêndio, enchente ou outro sinistro, pode comprovar uma dedução reconstruindo seus registros ou despesas (Publication 463). A regra foi escrita para perdas que você não poderia evitar. Quando os registros simplesmente nunca foram mantidos, registros de terceiros ainda ajudam, mas nada na regra garante que o IRS os aceite. Identifique o registro reconstruído como reconstruído, com a data em que o fez e a partir do que foi feito; não coloque data retroativa e guarde os originais.

O IRS escreveu esta lista para desastres, mas ela cita registros de terceiros que podem mostrar rendimentos e custos em qualquer lacuna (IRS: como reconstruir registros):

• Renda: extratos bancários, porque os depósitos devem refletir de perto as vendas, além de declarações federais, estaduais e locais anteriores, relatórios de imposto sobre vendas e declarações de imposto sobre a folha.
• Custos e estoque: cópias de faturas de fornecedores, de preferência de pelo menos um ano atrás.
• Declarações anteriores: transcrições (a ferramenta online cobre registros de pessoas físicas; uma empresa usa outro caminho) e o Form 4506 para pedir cópias, que tem uma taxa de uso fora dos casos de desastre.

Para um item de viagem, presente ou carro com registros incompletos, você precisa de uma declaração própria com detalhes específicos mais outras provas de apoio. Custo, momento, local e data exigem prova direta ou documental, como o depoimento de uma testemunha ou uma conta paga; a finalidade comercial e a relação podem se apoiar em provas circunstanciais, como a natureza do seu trabalho (Publication 463).

Veja recibos perdidos de despesas da empresa e como reconstruir a contabilidade a partir de extratos bancários.

O IRS pode calcular a minha renda sozinho quando falta contabilidade?

Sim. Quando o método contábil de uma empresa não reflete claramente a renda, o IRS pode calcular a renda tributável por um método que a reflita (26 U.S.C. 446(b)). O manual dos examinadores diz que os métodos indiretos formais se aplicam quando livros e registros estão ausentes ou incompletos, quando há irregularidades ou quando a análise das suas finanças mostra fluxos de caixa que não fecham. Ele cita cinco: origem e aplicação de recursos, depósitos bancários e gastos em dinheiro, markup, unidades e volume, e patrimônio líquido (IRM 4.10.4).

Três limites importam:

• O examinador precisa de um indício razoável de que provavelmente há renda não declarada. Controles internos fracos, ou misturar contas bancárias pessoais e da empresa, não bastam por si sós para justificar um método formal; o manual também exige irregularidades nos livros e lista, entre os sinais, uma análise financeira que não fecha (IRM 4.10.4).
• O resultado não precisa ser exato, mas deve ser razoável à luz dos fatos.
• Depósitos de dinheiro de empréstimo, presentes ou transferências entre as suas próprias contas não são renda, mas o método dos depósitos bancários parte de todos os depósitos em contas da empresa e pessoais; por isso, são os registros que mostram o que cada um foi.

Quando não há livro nenhum, o manual manda o examinador descobrir se os livros chegaram a existir e, se foram destruídos, quem os destruiu, por quê e quando (IRM 4.10.4).

Contabilidade ruim aciona a multa por imprecisão?

Pode acionar, quando o IRS encontra um pagamento a menos e o atribui a negligência ou a uma subavaliação substancial (substantial understatement). A multa é de 20% dessa parte do pagamento a menos (IRS: multa por imprecisão).

Essa multa, e a multa civil por fraude mais adiante, só se aplicam quando uma declaração foi entregue. Uma declaração substituta que o IRS prepara por você pela seção 6020(b) não conta, mas uma declaração original que você entrega atrasada depois de o IRS entrar em contato pode sofrê-las (26 U.S.C. 6664(b); IRM 20.1.5.3.2). Anos sem declaração enfrentam, em vez disso, multas por atraso na entrega e no pagamento; veja como regularizar declarações da empresa não entregues.

O regulamento diz que negligência inclui não manter livros e registros adequados ou não comprovar os itens corretamente (26 CFR 1.6662-3(b)). Assim, uma dedução negada por falta de prova pode vir com a multa. Deixar de fora uma renda que consta de uma declaração informativa, como o Form 1099, também está listado como um forte sinal de negligência.

Uma subavaliação substancial é um gatilho separado. O teste depende de quem entrega a declaração (IRS: multa por imprecisão):

Causa razoável e boa-fé podem remover a multa por imprecisão. O IRS examina seus esforços para informar o imposto correto, a complexidade da questão, a sua experiência e as medidas que você tomou para entender a obrigação ou buscar ajuda (IRS: alívio de multas). Também há juros sobre multas. Como se apoiar em um consultor e como pedir a remoção estão em erros do responsável contábil e quem paga as multas.

Paguei multas de imposto porque não consegui manter a escrituração em dia: qual multa foi?

Confira o nome no aviso. Várias multas diferentes podem decorrer de uma contabilidade fraca; algumas são sobre os próprios registros e outras só sobre prazos ou depósitos.

Contabilidade que simplesmente estava atrasada não está entre os exemplos do IRS de motivos válidos para perdoar o atraso na entrega ou no pagamento. Os exemplos incluem incêndios e desastres naturais, impossibilidade de obter registros e doença grave. O IRS julga cada caso pelos fatos, e a causa razoável não vale para todas as multas, como a multa de imposto estimado (IRS: alívio de multas).

Pode existir um alívio que não depende do motivo. O first-time abatement (abatimento de primeira vez), que o IRS está substituindo por uma isenção automática para declarações mais recentes, exige três anos anteriores de conformidade no prazo e cobre as multas por não entregar, não pagar e não depositar (IRS: alívio administrativo de multas). Se você se qualifica e como pedir estão em multas por atraso nas declarações da empresa.

Uma prorrogação adia a data de entrega, não a de pagamento (IRS: multa por não entregar a declaração). As duas multas por atraso se sobrepõem nos meses em que ambas se aplicam, e há um mínimo para o Form 1040 ou 1120 entregue com mais de 60 dias de atraso; esses valores, e os das declarações de sociedades de pessoas e de corporações S, estão no mesmo guia.

Se eu for parar no tribunal, quem precisa provar o quê?

Em geral, o contribuinte precisa provar as deduções. Esse ônus passa para o IRS, numa questão de fato, apenas se você apresentar provas confiáveis e também cumprir três condições: cumpriu os requisitos de comprovação, manteve todos os registros exigidos e cooperou com os pedidos razoáveis do IRS. Uma sociedade de pessoas, corporação ou trust também deve passar por um teste de tamanho definido no Código (Internal Revenue Code), que considera o patrimônio líquido e o número de empregados (26 U.S.C. 7491(a), 26 U.S.C. 7430(c)(4)). Registros fracos, portanto, custam duas vezes: a dedução pode cair no mérito, e a regra de inversão do ônus fica fora de alcance.

Para uma pessoa física, o IRS precisa apresentar provas de que uma multa se aplica (26 U.S.C. 7491(c)); isso não depende dos seus registros e não vale para uma sociedade de pessoas nem para uma corporação.

Quando a falta de registros pode virar crime?

Só quando a falha é intencional (willful). Deixar de manter registros intencionalmente é um delito de menor gravidade (misdemeanor) pela seção 7203, punível com multa, até um ano de prisão, ou ambos (26 U.S.C. 7203). O manual do IRS trata isso como um crime à parte. Intenção (willfulness) significa a violação voluntária e consciente de um dever legal conhecido: uma falha deliberada, diferente de uma acidental, inadvertida ou negligente (IRM 9.1.3). Livros desorganizados ou incompletos não são crime só por isso.

O manual diz que a intenção será presumida se um motivo de ocultação fizer parte da falha em manter registros, e que uma insuficiência substancial causada pela falha é um fator importante na probabilidade de condenação (IRM 9.1.3). As fontes citadas aqui não dão nenhum número sobre a frequência com que casos de registros são processados.

Registros falsificados são um problema diferente de registros ausentes. Entregar ao IRS intencionalmente um documento sabidamente falso em ponto relevante é um crime à parte (26 U.S.C. 7207), e o manual lista contabilidade paralela, lançamentos falsos, documentos alterados e registros destruídos entre as condutas que podem sustentar uma acusação de evasão (IRM 9.1.3). Uma acusação por deixar de manter registros intencionalmente geralmente deve ser feita em até 3 anos do delito; para evasão e para declarações falsas ou documentos fraudulentos, o limite é de 6 anos (26 U.S.C. 6531). Esse é só o limite criminal; o prazo para lançar imposto e multas civis é outro e está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

A multa civil por fraude é de 75% da parte do pagamento a menos devida a fraude, e substitui a multa por imprecisão nessa parte (26 U.S.C. 6662(b)). Quando o IRS comprova a fraude em uma parcela, o pagamento a menos inteiro é tratado como fraude, a menos que o contribuinte prove o contrário (26 U.S.C. 6663). O manual de fraude do IRS lista indicadores como vários conjuntos de livros ou nenhum registro, falta de registros adequados, lançamentos falsos, documentos com data retroativa, recusa em disponibilizar registros e destruição de registros, sobretudo logo depois de um exame começar. Ele diz que nenhum indicador isolado determina que há fraude (IRM 25.1.2).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Despesas em dinheiro sem recibos

Um paisagista com US$300.000 de receita deduz US$40.000 de despesas em dinheiro e não tem recibos. Se o IRS negar tudo, US$40.000 a mais de lucro são tributados. Com uma alíquota combinada presumida de 30% de imposto de renda e de autônomo, isso dá cerca de US$12.000 de imposto adicional, e uma multa de 20% sobre ele é de US$2.400, mais juros. Negligência é um caminho para essa multa; uma subavaliação substancial é outro. O imposto correto não pode passar de cerca de US$90.000 (30% da receita); assim, a diferença de US$12.000 fica acima do limite de subavaliação substancial, o maior valor entre 10% do imposto correto e US$5.000, e a multa pode se aplicar sem uma conclusão de negligência, a menos que o IRS aceite a causa razoável. Cópias de fornecedores e faturas de serviços ainda poderiam comprovar parte do valor; um saque bancário mostra apenas que o dinheiro saiu da conta, então cada um precisa ser ligado ao que comprou. Comece a reunir os documentos agora; o prazo de resposta de uma carta do IRS continua valendo.

Viagem sem diário

Um consultor autônomo pede US$15.000 de viagens, mas não manteve diário nem roteiro. A viagem exige o valor, as datas, o local e a finalidade comercial de cada viagem, e uma estimativa não é aceita. Extratos do cartão, cópias de hotel e de passagens aéreas, registros de agenda e faturas de clientes podem corroborar o momento, o local e a finalidade. Sem eles, o pedido inteiro é o mais exposto.

Recibos perdidos em um incêndio

Os recibos em papel de um proprietário queimam em um incêndio. A perda estava fora do controle do proprietário, então se aplica a regra para registros destruídos. O proprietário pode conseguir reconstruir o ano a partir de extratos bancários, cópias de fornecedores, declarações entregues e uma explicação escrita do que aconteceu, e o IRS decide se essa prova basta.

E no seu caso?

• O IRS pediu registros que você não tem, ou chegou uma carta de auditoria: a carta tem uma data de resposta, e o IRS diz para agir até a data de vencimento (IRS: como entender seu aviso ou carta); por isso, comece agora, e não depois de reconstruir a contabilidade. Como um exame funciona e quanto tempo você tem para responder estão em auditoria do IRS em uma pequena empresa, e o significado de um aviso está em aviso do IRS para a sua empresa. Decidir se reconstrói os anos primeiro é uma decisão a tomar com ajuda de escrituração contábil.
• Sua contabilidade está tão atrasada que uma declaração está atrasada ou já foi multada: veja como atualizar a contabilidade atrasada e como regularizar declarações da empresa não entregues. Qual declaração vem primeiro, e se vale a pena contestar uma multa, são decisões a tomar com ajuda de escrituração contábil.
• Os totais do seu 1099 ou da plataforma de pagamentos são maiores que os da sua contabilidade: veja como conciliar vendas e repasses. Se a diferença é de época, taxas, reembolsos ou renda não declarada é uma questão a resolver com ajuda de escrituração contábil.
• Um erro do responsável contábil causou a multa: veja erros do responsável contábil e quem paga as multas.
• Você está pesando entre fazer a própria contabilidade e contratar ajuda: veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.
• Você precisa saber por quanto tempo guardar os registros: veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.
• A empresa é de propriedade estrangeira e deixou de entregar o Form 5472: veja declarações de proprietários estrangeiros não entregues e multas.