Phạt vì không lưu hồ sơ kinh doanh: sổ sách kém tốn kém thế nào

Không lưu hồ sơ kinh doanh có bị phạt tiền không?

Phần lớn doanh nghiệp không bị phạt một khoản cố định chỉ vì sổ sách lộn xộn. Luật yêu cầu phải có sổ sách và hồ sơ đủ để xác định tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (26 CFR 1.6001-1), và hậu quả của việc làm chưa đủ đến qua các quy định khác.

Ngoại lệ chính là công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và phải nộp Form 5472: không nộp tờ khai này hoặc không lưu hồ sơ theo yêu cầu thì bị phạt cố định $25.000 (IRS: Hướng dẫn Form 5472). Xem hồ sơ mà LLC do người nước ngoài sở hữu phải lưu.

Thứ gần nhất với một chế tài chỉ nhắm vào hồ sơ, áp dụng cho các doanh nghiệp khác, là thông báo hồ sơ không đạt (notice of inadequate records). Nếu kiểm tra viên của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) thấy hồ sơ của doanh nghiệp không đạt, họ có thể gửi thông báo này, yêu cầu một bản trình bày hành động khắc phục trong vòng 6 tháng, rồi kiểm tra lại. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa tuân thủ đầy đủ, sổ tay của IRS nói rằng nên cân nhắc thêm biện pháp cưỡng chế, chẳng hạn tiền phạt (IRM 4.10.3.19).

Trường hợp không còn đơn giản khi thư của IRS yêu cầu hồ sơ mà bạn không thể cung cấp, nhiều năm sổ sách bị chậm, tổng số trên Form 1099 hoặc nền tảng thanh toán cao hơn sổ sách của bạn, hoặc một tờ khai nộp trễ đã bị phạt. Thư có ngày phải trả lời, và ngày đó vẫn áp dụng dù sổ sách chưa sẵn sàng, nên hãy ghi nhận ngày này trước tiên. Nếu bạn đã trả tiền phạt, phần bên dưới về việc đó là khoản phạt nào sẽ xếp các loại phạt theo tên. Hãy gom sao kê ngân hàng và thẻ của mọi tài khoản, mọi Form 1099, các tờ khai đã nộp, thông báo của IRS, báo cáo bán hàng và giấy tờ vay trước khi quyết định bước tiếp theo.

Khoản khấu trừ tôi không chứng minh được sẽ ra sao, và tòa án có thể ước tính không?

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có thể từ chối khoản khấu trừ đó, làm tăng phần lợi nhuận bị tính thuế. Doanh nghiệp là bên phải chứng minh: IRS gọi đây là trách nhiệm chứng minh các mục ghi, khoản khấu trừ và kê khai trên tờ khai, và nói rằng bạn phải chứng minh được một số yếu tố của chi phí thì mới được khấu trừ (IRS: Lưu giữ hồ sơ).

Chỉ có bằng chứng đã thanh toán thì chưa đủ để chứng minh khoản khấu trừ. Một dòng ngân hàng hoặc thẻ chỉ cho thấy tiền đã ra khỏi tài khoản; hãy giữ hóa đơn hoặc phiếu bán hàng cho thấy chi phí phát sinh cho hoạt động kinh doanh (Publication 583).

Với chi phí thông thường, tòa án đôi khi cho thẩm phán ước tính một số tiền hợp lý (quy tắc Cohan, đặt theo tên một vụ kiện năm 1930) khi người nộp thuế chứng minh được chi phí đã phát sinh nhưng không chứng minh được con số chính xác. Tòa vẫn đòi bằng chứng thuyết phục, và quy tắc này không áp dụng cho chi phí đi lại, quà tặng hay xe (National Taxpayer Advocate). Vì kết quả phụ thuộc vào bằng chứng và tòa án, đây là phương án dự phòng không chắc chắn.

Những dòng nào trên Schedule C hay bị hỏi nhiều nhất có trong các khoản chi phí trên Schedule C mà IRS thắc mắc.

Những chi phí nào cần bằng chứng chính xác: chi phí đi lại, quà tặng và xe?

Không được khấu trừ chi phí đi lại, quà tặng hay tài sản liệt kê (listed property) như xe dùng cho kinh doanh nếu bạn không chứng minh bằng hồ sơ đầy đủ, hoặc bằng chứng đủ để củng cố lời khai của chính bạn (26 U.S.C. 274(d)). Loại xe mà tính chất của nó khó có khả năng được dùng cho mục đích cá nhân quá ít (xe sử dụng phi cá nhân đủ điều kiện, qualified nonpersonal use vehicle) nằm ngoài các quy tắc nghiêm ngặt này (26 U.S.C. 274(d) và (i)). Số tiền ước chừng hoặc ước tính không đạt yêu cầu (Publication 463).

Bảng này mô tả trường hợp khai theo chi phí thực tế. Nếu đủ điều kiện, mức phụ cấp bữa ăn tiêu chuẩn cho bữa ăn khi đi công tác hoặc mức dặm tiêu chuẩn (standard mileage rate) cho chi phí xe sẽ thay cho việc chứng minh chi phí thực tế. Bạn vẫn phải chứng minh chuyến đi hoặc số dặm kinh doanh, kèm ngày và mục đích. Các mức cố định này không phải là số ước tính (26 CFR 1.274-5(j); Publication 463).

Cần có biên lai hoặc chứng từ tương tự cho chỗ ở khi đi công tác và cho mọi khoản chi khác từ $75 trở lên. Phương tiện đi lại được miễn nếu chưa thể có biên lai ngay (Publication 463). Ngưỡng bằng đô la này thuộc quy tắc về chi phí đi lại, quà tặng và xe, không áp dụng cho chi phí thông thường. Các khoản đi lại, quà tặng và xe nhỏ hơn vẫn cần ghi lại số tiền, thời gian, địa điểm và mục đích.

Hồ sơ lập vào thời điểm phát sinh hoặc gần đó có sức nặng hơn bản kê khai lập sau (Publication 463). Cách giữ và dựng lại nhật ký có trong nhật ký số dặm phải ghi những gì và dựng lại nhật ký số dặm; chuyến đi có ngày dành cho việc riêng có trong chuyến công tác có ngày cá nhân.

Hồ sơ của tôi bị mất hoặc không đầy đủ: tôi có dựng lại được không?

Được, nếu việc mất nằm ngoài khả năng kiểm soát của bạn. Nếu bạn không thể xuất trình biên lai vì lý do ngoài tầm kiểm soát, như hỏa hoạn, lũ lụt hay tổn thất rủi ro khác, bạn có thể chứng minh khoản khấu trừ bằng cách dựng lại hồ sơ hoặc chi phí (Publication 463). Quy tắc này viết cho những mất mát bạn không thể ngăn được. Nếu hồ sơ đơn giản là chưa từng được lưu, hồ sơ của bên thứ ba vẫn hữu ích, nhưng quy tắc không hứa rằng IRS sẽ chấp nhận. Hãy ghi rõ hồ sơ nào là hồ sơ dựng lại, kèm ngày bạn lập và nguồn bạn dùng để dựng; đừng ghi lùi ngày, và hãy giữ bản gốc.

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) soạn danh sách này cho trường hợp thiên tai, nhưng danh sách nêu các hồ sơ của bên thứ ba có thể cho thấy thu nhập và chi phí ở bất kỳ chỗ trống nào (IRS: dựng lại hồ sơ):

• Thu nhập: sao kê ngân hàng, vì tiền gửi vào phải phản ánh sát doanh số, cùng các tờ khai liên bang, tiểu bang và địa phương của các năm trước, báo cáo thuế bán hàng và tờ khai thuế lương.
• Chi phí và hàng tồn kho: bản sao hóa đơn của nhà cung cấp, tốt nhất là từ ít nhất một năm trước.
• Tờ khai các năm trước: bảng sao kê thuế (transcript) (công cụ trực tuyến chỉ có hồ sơ cá nhân; doanh nghiệp dùng đường khác) và Form 4506 để xin bản sao, có thu phí sử dụng ngoài các trường hợp thiên tai.

Với khoản đi lại, quà tặng hoặc xe mà hồ sơ chưa đầy đủ, bạn cần lời khai của chính mình với chi tiết cụ thể cùng bằng chứng hỗ trợ khác. Chi phí, thời gian, địa điểm và ngày cần bằng chứng trực tiếp hoặc bằng giấy tờ, như lời khai của người làm chứng hoặc hóa đơn đã thanh toán; mục đích kinh doanh và mối quan hệ có thể dựa trên bằng chứng gián tiếp, như tính chất công việc của bạn (Publication 463).

Xem biên lai bị mất cho chi phí kinh doanh và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

IRS có thể tự tính thu nhập của tôi khi sổ sách bị thiếu không?

Có. Khi phương pháp kế toán của doanh nghiệp không phản ánh rõ thu nhập, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có thể tính thu nhập chịu thuế theo một phương pháp có phản ánh rõ (26 U.S.C. 446(b)). Sổ tay của kiểm tra viên nói rằng các phương pháp gián tiếp chính thức phù hợp khi sổ sách và hồ sơ bị thiếu hoặc chưa đầy đủ, khi phát hiện điểm bất thường, hoặc khi phân tích tài chính của bạn cho thấy dòng tiền không cân đối. Sổ tay nêu năm phương pháp: nguồn và sử dụng vốn, tiền gửi ngân hàng và chi tiêu tiền mặt, mức cộng thêm vào giá vốn (markup), đơn vị và khối lượng, và giá trị tài sản ròng (IRM 4.10.4).

Ba giới hạn đáng chú ý:

• Kiểm tra viên cần có dấu hiệu hợp lý cho thấy có khả năng thu nhập chưa được khai. Kiểm soát nội bộ yếu, hoặc trộn lẫn tài khoản ngân hàng cá nhân và kinh doanh, tự chúng chưa đủ để áp dụng một phương pháp chính thức; sổ tay còn yêu cầu có điểm bất thường trong sổ sách, và liệt kê việc phân tích tài chính không cân đối được vào các dấu hiệu (IRM 4.10.4).
• Kết quả không cần chính xác tuyệt đối, nhưng phải hợp lý so với các sự kiện.
• Tiền gửi từ khoản vay, quà tặng hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn không phải là thu nhập, nhưng phương pháp tiền gửi ngân hàng bắt đầu từ mọi khoản tiền gửi trong tài khoản kinh doanh và cá nhân, nên chính hồ sơ mới cho thấy từng khoản là gì.

Khi hoàn toàn không có sổ sách, sổ tay yêu cầu kiểm tra viên tìm hiểu xem sổ sách đã từng tồn tại hay chưa và, nếu đã bị hủy, ai hủy, vì sao và khi nào (IRM 4.10.4).

Sổ sách kém có dẫn đến tiền phạt liên quan đến độ chính xác không?

Có thể, khi Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) phát hiện khoản nộp thiếu và quy cho sơ suất hoặc khai thiếu đáng kể. Tiền phạt bằng 20% của phần nộp thiếu đó (IRS: Phạt liên quan đến độ chính xác).

Tiền phạt này và tiền phạt gian lận dân sự bên dưới chỉ áp dụng khi đã nộp tờ khai. Tờ khai thay thế mà IRS lập cho bạn theo section 6020(b) không tính, nhưng tờ khai gốc bạn nộp trễ sau khi IRS liên hệ thì có thể bị phạt (26 U.S.C. 6664(b); IRM 20.1.5.3.2). Các năm chưa nộp tờ khai thì bị phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ; xem bổ sung các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Quy định nêu rằng sơ suất bao gồm việc không lưu giữ sổ sách và hồ sơ đầy đủ hoặc không chứng minh đúng các khoản mục (26 CFR 1.6662-3(b)). Vì vậy, khoản khấu trừ bị từ chối do thiếu chứng minh có thể kéo theo tiền phạt. Bỏ sót thu nhập đã có trên tờ khai thông tin, như Form 1099, cũng được liệt kê là dấu hiệu mạnh của sơ suất.

Khai thiếu đáng kể là một căn cứ riêng. Cách xác định tùy theo người nộp tờ khai (IRS: Phạt liên quan đến độ chính xác):

Lý do chính đáng và thiện chí có thể xóa tiền phạt liên quan đến độ chính xác. IRS xem xét nỗ lực của bạn để khai đúng thuế, mức độ phức tạp của vấn đề, kinh nghiệm của bạn, và các bước bạn đã làm để hiểu nghĩa vụ hoặc nhờ giúp đỡ (IRS: Xóa phạt). Tiền phạt cũng bị tính lãi. Việc dựa vào cố vấn, và cách xin xóa phạt, có trong nhân viên ghi sổ sai sót và ai chịu tiền phạt.

Tôi đã nộp tiền phạt thuế vì không theo kịp việc ghi sổ: đó là khoản phạt nào?

Hãy xem tên trên thông báo. Nhiều khoản phạt khác nhau có thể xảy ra sau sổ sách yếu; có khoản liên quan đến chính hồ sơ, có khoản chỉ liên quan đến thời hạn hoặc khoản nộp.

Việc sổ sách đơn giản là bị chậm không nằm trong các ví dụ của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) về lý do hợp lệ để được miễn phạt nộp tờ khai trễ hoặc nộp thuế trễ. Các ví dụ gồm hỏa hoạn và thiên tai, không thể lấy được hồ sơ, và bệnh nặng. IRS xét từng trường hợp theo hoàn cảnh cụ thể, và lý do chính đáng không áp dụng cho mọi khoản phạt, chẳng hạn tiền phạt nộp thiếu thuế tạm tính (IRS: Xóa phạt).

Cũng có thể có hình thức xóa phạt không phụ thuộc vào lý do. Xóa phạt lần đầu, mà IRS đang thay bằng diện miễn tự động cho các tờ khai mới hơn, xét ba năm trước đó đã tuân thủ đúng hạn và áp dụng cho tiền phạt nộp tờ khai trễ, nộp thuế trễ và nộp khoản thuế lương trễ (IRS: Xóa phạt theo thủ tục hành chính). Bạn có đủ điều kiện hay không, và cách yêu cầu, có trong tiền phạt nộp tờ khai doanh nghiệp trễ.

Gia hạn chỉ dời hạn nộp tờ khai, không dời hạn trả thuế (IRS: Nộp tờ khai trễ). Hai khoản phạt nộp trễ chồng lên nhau ở những tháng mà cả hai cùng áp dụng, và mức tối thiểu áp dụng cho Form 1040 hoặc 1120 trễ quá 60 ngày; các số tiền này, cùng số tiền cho tờ khai hợp danh và S corporation, có trong cùng hướng dẫn đó.

Nếu ra tòa, ai phải chứng minh điều gì?

Nhìn chung người nộp thuế phải chứng minh các khoản khấu trừ. Nghĩa vụ này chỉ chuyển sang Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) đối với một vấn đề về sự kiện nếu bạn đưa ra bằng chứng đáng tin cậy và còn đáp ứng ba điều kiện: bạn đã tuân thủ các yêu cầu chứng minh, bạn đã lưu mọi hồ sơ bắt buộc, và bạn đã hợp tác với các yêu cầu hợp lý của IRS. Hợp danh, công ty hoặc quỹ tín thác còn phải đạt một phép thử về quy mô theo Internal Revenue Code, xét giá trị tài sản ròng và số nhân viên (26 U.S.C. 7491(a), 26 U.S.C. 7430(c)(4)). Vì vậy sổ sách yếu gây thiệt hai lần: khoản khấu trừ có thể không đứng vững về nội dung, và quy tắc chuyển nghĩa vụ chứng minh nằm ngoài tầm với.

Với cá nhân, IRS phải đưa ra bằng chứng cho thấy tiền phạt được áp dụng (26 U.S.C. 7491(c)); điều này không phụ thuộc vào hồ sơ của bạn và không bao gồm hợp danh hay công ty.

Khi nào việc thiếu hồ sơ có thể trở thành tội hình sự?

Chỉ khi việc đó là cố ý. Cố ý không lưu hồ sơ là tội nhẹ (misdemeanor) theo section 7203, có thể bị phạt tiền, tù tối đa một năm, hoặc cả hai (26 U.S.C. 7203). Sổ tay của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) coi đây là một tội riêng. Cố ý nghĩa là tự nguyện, chủ tâm vi phạm một nghĩa vụ pháp lý đã biết: một hành vi không làm có chủ đích, khác với sự vô ý, sơ ý hoặc sơ suất (IRM 9.1.3). Chỉ riêng việc sổ sách lộn xộn hoặc chưa đầy đủ thì không phải là tội.

Sổ tay nói rằng sẽ suy ra là cố ý nếu động cơ che giấu là một phần của việc không lưu hồ sơ, và khoản thiếu hụt đáng kể do việc đó gây ra là yếu tố quan trọng đối với khả năng bị kết tội (IRM 9.1.3). Các nguồn được dẫn ở đây không đưa ra con số về tần suất các vụ liên quan đến hồ sơ bị truy tố.

Hồ sơ giả mạo là vấn đề khác với hồ sơ bị thiếu. Cố ý nộp cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) một tài liệu mà mình biết là sai về điểm quan trọng là một tội riêng (26 U.S.C. 7207), và sổ tay liệt kê việc có hai bộ sổ, ghi sai, sửa tài liệu và hủy hồ sơ trong số các hành vi có thể dẫn đến cáo buộc trốn thuế (IRM 9.1.3). Cáo buộc cố ý không lưu hồ sơ nhìn chung phải được đưa ra trong vòng 3 năm kể từ khi vi phạm; với trốn thuế và với bản kê khai sai hoặc tài liệu gian dối thì giới hạn là 6 năm (26 U.S.C. 6531). Đó chỉ là giới hạn hình sự; thời gian để ấn định thuế và tiền phạt dân sự là riêng, và có trong thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.

Tiền phạt gian lận dân sự là 75% phần nộp thiếu do gian lận, và thay cho tiền phạt liên quan đến độ chính xác đối với phần đó (26 U.S.C. 6662(b)). Khi Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) xác lập được gian lận ở một phần, toàn bộ khoản nộp thiếu được coi là gian lận trừ khi người nộp thuế chứng minh ngược lại (26 U.S.C. 6663). Sổ tay về gian lận của IRS liệt kê các dấu hiệu như nhiều bộ sổ hoặc không có hồ sơ, không lưu hồ sơ đầy đủ, ghi sai, tài liệu ghi lùi ngày, từ chối cung cấp hồ sơ, và hủy hồ sơ, đặc biệt ngay sau khi cuộc kiểm tra bắt đầu. Sổ tay nói không có dấu hiệu nào riêng lẻ quyết định rằng có gian lận (IRM 25.1.2).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Chi phí tiền mặt không có biên lai

Một chủ doanh nghiệp chăm sóc cảnh quan có doanh thu US$300.000 khấu trừ US$40.000 chi phí tiền mặt và không có biên lai nào. Nếu Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) từ chối toàn bộ, US$40.000 lợi nhuận nữa bị tính thuế. Với thuế suất kết hợp giả định của thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh là 30%, đó là khoảng US$12.000 thuế tăng thêm, và khoản phạt 20% trên số đó là US$2.400, cộng tiền lãi. Sơ suất là một căn cứ dẫn đến khoản phạt này; khai thiếu đáng kể là căn cứ khác. Số thuế đúng không thể vượt khoảng US$90.000 (30% doanh thu), nên khoản thiếu US$12.000 vượt ngưỡng "mức cao hơn trong hai mức: 10% số thuế đúng hoặc US$5.000", và tiền phạt có thể áp dụng mà không cần kết luận có sơ suất, trừ khi IRS chấp nhận lý do chính đáng. Bản sao của nhà cung cấp và hóa đơn công việc vẫn có thể chứng minh một phần số tiền; một lần rút tiền ngân hàng chỉ cho thấy tiền đã ra khỏi tài khoản, nên từng khoản phải được đối chiếu với thứ nó đã mua. Hãy bắt đầu thu thập ngay; ngày phải trả lời trong thư của IRS vẫn áp dụng.

Đi lại không có nhật ký

Một chuyên gia tư vấn tự kinh doanh khai US$15.000 chi phí đi lại nhưng không giữ nhật ký hay lịch trình. Chi phí đi lại cần có số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh của từng chuyến, và số ước tính không được chấp nhận. Sao kê thẻ, bản sao hóa đơn khách sạn và vé máy bay, lịch hẹn và hóa đơn gửi khách hàng có thể củng cố thời gian, địa điểm và mục đích. Nếu không có những thứ này, toàn bộ khoản khai là khoản dễ bị từ chối nhất.

Biên lai bị cháy trong hỏa hoạn

Biên lai giấy của một chủ sở hữu bị cháy trong một vụ hỏa hoạn. Sự mất mát nằm ngoài tầm kiểm soát của chủ sở hữu, nên quy tắc dành cho hồ sơ bị hủy hoại được áp dụng. Chủ sở hữu có thể dựng lại cả năm từ sao kê ngân hàng, bản sao của nhà cung cấp, tờ khai đã nộp và một bản giải trình bằng văn bản về chuyện đã xảy ra, và Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) quyết định bằng chứng đó đã đủ hay chưa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• IRS yêu cầu hồ sơ mà bạn không thể cung cấp, hoặc bạn nhận được thư báo kiểm tra thuế: thư có ngày phải trả lời, và Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) nói hãy hành động đúng hạn (IRS: Hiểu thông báo hoặc thư của bạn), nên hãy bắt đầu ngay, đừng đợi đến khi sổ sách được dựng lại xong. Cách một cuộc kiểm tra diễn ra, và bạn có bao lâu để phản hồi, có trong IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ, còn ý nghĩa của một thông báo có trong thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp. Có nên dựng lại các năm trước hay không là quyết định nên đưa ra cùng hỗ trợ ghi sổ.
• Sổ sách của bạn chậm đến mức tờ khai đã trễ hoặc đã bị phạt: xem bổ sung sổ sách quá hạn và bổ sung các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Nên nộp tờ khai nào trước, và có đáng để khiếu nại một khoản phạt hay không, là những quyết định nên đưa ra cùng hỗ trợ ghi sổ.
• Tổng số trên Form 1099 hoặc nền tảng thanh toán của bạn cao hơn sổ sách: xem đối chiếu doanh số và khoản chi trả. Chênh lệch là do thời điểm, phí, hoàn tiền hay thu nhập chưa khai là câu hỏi nên giải quyết cùng hỗ trợ ghi sổ.
• Nhân viên ghi sổ sai sót gây ra khoản phạt: xem nhân viên ghi sổ sai sót và ai chịu tiền phạt.
• Bạn đang cân nhắc tự ghi sổ hay thuê người giúp: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
• Bạn cần biết phải lưu hồ sơ bao lâu: xem thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.
• Doanh nghiệp do người nước ngoài sở hữu và đã bỏ sót Form 5472: xem các hồ sơ nộp bị bỏ sót của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt.