Sahibin Çekimi: QuickBooks'ta ve Defterlerde Nasıl Kaydedilir

Sahibin çekimi nedir ve işletme gideri midir?

Sahibin çekimi, bir sahibin kişisel kullanım için işletmeden çektiği para veya mülktür. İşletme gideri değildir: sahibin kâr almasıdır; bu yüzden sahibin özkaynağını düşürür ve gelir tablosuna hiç girmez. Kaydetmek için kişisel amaçlı her çekimi gider hesabına değil, “Owner's draw” adlı bir özkaynak hesabına işleyin. Publication 334, çekim hesabını kişisel ve aile giderlerini ödemek için çekilen işletme gelirinin ayrı hesabı olarak tanımlar; buna çekimler hesabı ya da kişisel hesap da denir. Ayrıca şahıs işletmesi sahibinin kendi maaşını veya kişisel çekimlerini indiremeyeceğini söyler.

Çekim yalnızca nakit değil, mülk de olabilir. Kişisel kullanım için alınan mallar alımlardan düşülür ve çekim hesabına yazılır (Publication 334).

Bu sayfa, çekimlerin aynı kurala tabi olduğu şahıs işletmesi sahiplerini ve şahıs işletmesi ya da ortaklık olarak vergilendirilen LLC sahiplerini kapsar. Şirket olarak vergilendirilen LLC dahil bir şirket, çekim değil dağıtım ve ücret kaydeder. S şirketinde (Form 1120-S) yöneticiye yapılan ödemeler, hizmet karşılığı makul ücret olduğu ölçüde ücrettir; bkz. S şirketi dağıtımlarının kaydı. C şirketi (Form 1120) için bkz. C şirketi sahip temettüleri. Son beyannamenizde Form 1120-S veya Form 1120 varsa bu gruptasınız.

Aşağıdaki durumlarda işiniz basit değildir:

• çekimler zaten gider, ücret veya bordro olarak kodlanmış
• yıl için beyanname verilmiş
• sahip özkaynağı negatif ya da beyannameyle uyuşmuyor
• LLC'nin birden fazla üyesi var

Önce toplayın: tüm yılın hesap özetleri, hesap planı, geçen yılın beyannamesi, kuruluş türü ve iki veya daha fazla üyeli LLC için faaliyet sözleşmesi.

Kişisel hesabıma yapılan çekimler neden gider olarak görünüyor ve bunu nasıl durdururum?

Bir çekim, banka kaydının diğer tarafı gider hesabına işlendiği için gider olarak görünür. Bankadan çıkan her transferin diğer tarafında bir hesap olmalıdır. Eşleşmeyen kişisel hesap transferi yaklaşık uyan bir kategoriye kabul edildiğinde, kâr o tutar kadar düşer.

Durdurmak için:

1. Çekim hesabını özkaynak altında oluşturun (bkz. “Sahibin çekimini nasıl ve hangi hesapta kaydederim?”).
2. Banka akışında (bank feed) kişisel amaçlı her transferi sahibe yapılan transfer olarak çekim hesabına kaydedin, asla gider olarak değil. Gerçek bir üye kredisinin geri ödenmesi farklı bir kayıttır; bkz. sahibin katkısı mı kredisi mi.
3. Sahip ücretini bordro dışında tutun. Şahıs işletmesi sahibi işletmenin çalışanı değildir.
4. Kişisel faturaları kişisel hesaptan ödeyin. Publication 583, işletme hesabını yalnızca işletme için kullanmanızı ve kendinize yazılan çekleri yalnızca kişisel kullanım için yapılan çekimler için kullanmanızı söyler. İşletme hesabından ödenen kişisel fatura da bir çekimdir; bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler.
5. Kendi vergi ödemelerinize de aynı şekilde davranın. Federal gelir vergisi işletme indirimi değildir ve serbest çalışma vergisinin yarısı işletme gideri olarak değil, kişisel beyannamede indirilir. İşletme hesabından gönderilen tahmini vergi ödemesi bir çekimdir.
6. Gelir tablosuna her ay bakın. Üzerinde hiç çekim görünmemeli. Üyelere yapılan garantili ödemeler ve diğer gerçek işletme ödemeleri ayrı sınıflandırma gerektirir; bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.

Sahibin çekimini nasıl ve hangi hesapta kaydederim?

Çekim bir özkaynak hesabına aittir, gelir veya gider hesabına asla. Adını “Owner's draw” ya da “Owner's withdrawals” koyun. Menüler ve hesap türleri yazılıma göre değişir; oluştururken özkaynak türünü seçin. Gider türü, çekimi yeniden gelir tablosuna sokar.

Çok üyeli bir LLC, ortaklık her ortağın dağıtımlarını ayrı bildirdiği için her üyenin sermayesi altında üye başına bir çekim hesabı tutmalıdır. Tüm özkaynak hesaplarının kurulumu LLC özkaynak hesapları rehberindedir.

Çekim, şahıs işletmesi sahibi, tek üyeli LLC ve çok üyeli LLC için nasıl farklıdır?

Şahıs işletmesi sahibinin ve tek üyeli LLC sahibinin tek bir çekim hesabı vardır ve beyannamede çekim için satır yoktur. Çok üyeli LLC'nin her üyesinin K-1 ile eşleşen bir çekim hesabı vardır. IRS, tek üyeli LLC'yi şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe sahibinin beyannamesinin parçası, iki veya daha fazla üyeli LLC'yi ise seçmedikçe ortaklık sayar. Bir LLC'yi müşterek mal olarak birlikte elinde tutan evli çift onu her iki şekilde de ele alabilir ve IRS iki tutumu da kabul eder; bu yüzden beyannamenizin hangisini kullandığını doğrulayın.

Üyeler için K-1 talimatları, payın karşılığında yapılan avansları veya çekimleri ortaklığın vergi yılının son gününde yapılmış cari dağıtımlar sayar. Form 1065 talimatları her üyenin sermaye hesabında çekimlerin ve dağıtımların gelirden ayrı gösterilmesini ister.

LLC'nin gelirine bakılmadan belirlenen, bir üyeye iş veya sermaye kullanımı karşılığı ödeme garantili ödemedir ve LLC bunu genellikle indirir (Publication 541). Üyenin kâr payına karşılık düzenli sabit bir çekim yine de çekim olabilir; bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.

Çekim vergilendirilebilir kârımı düşürür mü, beyannamede bildirilir mi?

Çekim vergilendirilebilir kârı düşürmez. Vergi, çekilsin veya çekilmesin net kârı izler. Publication 334 net kârı işletme gelirinden işletme giderlerini çıkararak hesaplar ve sahibin beyannamesine taşır. Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC sahibi, serbest çalışmadan elde edilen net kazanç üzerinden %15,3 oranında serbest çalışma vergisi öder; bu Schedule SE'de hesaplanır ve Social Security kısmı yıllık ücret tavanıyla sınırlıdır (IRS).

Çok üyeli bir LLC'nin üyesi, LLC'nin gelirindeki payı için dağıtılsın veya dağıtılmasın vergi ödemekle yükümlü olabilir. Bu pay ayrıca serbest çalışma vergisine de tabi olabilir (K-1 Box 14). Çekim üyenin beyannamesine yalnızca K-1 dağıtımı olarak ulaşır; bu, maliyet esasını aşmadıkça genellikle gelir değildir (bkz. “İşletmenin kazandığından fazla çekersem ne olur?”).

Çekim yaptığımda tahmini vergi öder miyim?

Çekimler ücret değildir ve genellikle bordro stopajı yoktur; bu yüzden sahipler çektikleri nakit üzerinden değil, beklenen vergi borçları üzerinden tahmini vergi öder. Publication 505, tahmini verginin serbest çalışma geliri dahil stopaja tabi olmayan geliri kapsadığını ve gelir vergisinin yanı sıra serbest çalışma vergisini de kapsadığını söyler.

Stopaj ve kredilerden sonra en az $1.000 borçlanmayı bekliyorsanız ve stopajınız ile kredileriniz bu yılın ya da geçen yılın vergisinin yeterli bir kısmını karşılamayacaksa genellikle tahmini vergi ödemeniz gerekir. Çekim bir vergi ödemesi değildir. Güvenli liman testleri, tutarlar ve tarihler üç aylık tahmini vergi ödemeleri rehberindedir. Yabancı ortağı olan bir ortaklık, nakit dağıtmasa bile o ortağın ABD işletme gelirindeki payı üzerinden stopaj yapmak zorunda kalabilir (IRS); bkz. yabancı ortak stopajı.

Zaten gider olarak kaydettiğim çekimleri nasıl düzeltirim?

Her birini çekim hesabına yeniden sınıflandırın, sonra düzeltilmiş kârı zaten verilmiş bir beyannameyle karşılaştırın.

1. Şüphelileri listeleyin: sahibin hesaplarına transferler, sahibe ödenen çekler, kişisel faturalar, tahmini vergi ödemeleri ve ücret, bordro, çeşitli veya sahip ücreti kategorilerindeki her şey.
2. Her birini hesap özetiyle ve amacıyla eşleştirin. Yalnızca kişisel amaçlı ödemeler çekimdir. Üye kredisi geri ödemeleri, üyenin ödediği işletme giderlerinin geri ödenmesi ve garantili ödemeler farklı kayıtlardır ve altlarındaki gideri veya borcu korur. Yanlış gidere kodlanmış bir tedarikçi ödemesi farklı bir düzeltmedir.
3. Sahibin sağlık sigortasını ve emeklilik katkılarını ayırın. Şahıs işletmesi sahibinin kendi sağlık sigortası primleri ve kendi emeklilik planı katkıları Schedule C gideri değildir; bunun yerine Form 1040'ın Schedule 1'inde indirilebilir olabilir (Schedule C talimatları). Schedule C'de indirildilerse çekim hesabına taşımak kârı artırır; bu yüzden kişisel indirimin talep edilip edilmediğini kontrol edin.
4. Kendiniz için bordro yürüttüyseniz bordro vergi beyannameleri ve Form W-2 zaten verilmiş olabilir. Defterleri değiştirmek bunları değiştirmez; önce bir hazırlayıcıya bu beyanları inceletin.
5. Çekimleri çekim hesabına taşıyın. Kâr toplam kadar artar.
6. Yıl için beyanname verildiyse düzeltilmiş kârı beyannameyle karşılaştırın. Daha yüksek kâr, beyannamenin gelir vergisini ve serbest çalışma vergisini olduğundan düşük gösterdiği anlamına gelebilir.

Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC sahibi, verilmiş bir Form 1040'ı her yıl için bir tane olmak üzere Form 1040-X ile düzeltir. Asıl son tarihte ödenmeyen vergiye faiz işler ve IRS talep ettikten sonra ödenmeyen ek vergiye geç ödeme cezası uygulanabilir; başka cezalar da uygulanabilir. IRS sizinle iletişime geçmeden önce beyanname vermek genellikle %20 oranındaki doğruluğa bağlı cezadan kaçınmayı sağlar (26 CFR 1.6664-2).

Süresinde verilmiş bir beyannamede bundan çıkmayı seçmediyse (Schedule B-2 bunu gösterir), ortaklık merkezi denetim rejimine tabidir. Çıkmayı seçen ortaklık, Form 1065 talimatları uyarınca etkilenen her ortak için düzeltilmiş Form 1065 ve düzeltilmiş K-1'ler verir. Seçmeyen ortaklık ise genellikle düzeltme beyannamesi ve düzeltilmiş K-1'ler yerine idari düzeltme talebi (administrative adjustment request, AAR) verir. Bunu yalnızca incelenen yılın ortaklık temsilcisi veya belirlenmiş kişi imzalayabilir; genellikle beyannamenin verildiği tarih veya uzatılmamış son tarih hangisi daha geçse ondan sonra 3 yıl içinde ve herhangi bir Notice of Administrative Proceeding'den önce (IRS). Bu sınırlardan birini aştıysanız yolu bir hazırlayıcıya kontrol ettirin.

Birkaç verilmiş yıl, bir ortaklık beyannamesi veya bir IRS bildirimi, herhangi bir kayıt ya da düzeltme yapılmadan önce hazırlayıcının inceleyeceği durumlardır. Federal beyannamede yapılan değişiklik eyalet beyannamesini de etkileyebilir; eyalet vergi idarenizle iletişime geçin.

Verilmiş bir yıldaki kayıtları değiştirmek açılış bakiyelerini de oynatır; bkz. vergiler verildikten sonra kapanış tarihi. Düzeltme adımları ve IRS'nin ek vergiyi genellikle kaç yıl geriye dönük tarh edebileceği işletme gideri hatalarında beyannamenin düzeltilmesi rehberindedir.

Yıl sonunda çekim hesabına ne olur?

Çoğu defter yıl sonunda çekim hesabını özkaynağa kapatır, böylece yeni yıla sıfırdan başlar. Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC için yılın çekimleri ve kârı sahibin özkaynağına gider. Çok üyeli LLC'de her üyenin çekimleri o üyenin sermaye hesabına gider.

Çekim hesabını kapatsanız da kapatmasanız da kapanış özkaynağı aynıdır: açılış özkaynağı, artı konan para, artı net kâr, eksi çekimler. Kapanış kaydı bir muhasebe adımıdır, vergi beyanı değildir. Ortaklıkta her üyenin nakit çekimleri K-1 Box 19'daki nakit dağıtımlarla uyuşmalıdır. Box 19 ayrıca mülk dağıtımlarını ve üyenin ortaklık borcundaki payının azalmasından doğan farazi dağıtımları da içerebilir; bunlar banka çekimi değildir (K-1 talimatları).

İşletmenin kazandığından fazla çekersem ne olur?

Kârı aşan çekim ne gider ne zarardır. Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC sahibi eskisi gibi net kâr üzerinden vergilendirilir ve fazla çekim sahibin özkaynağını, belki sıfırın altına, düşürür; bkz. negatif sahip özkaynağı.

Çok üyeli bir LLC'nin üyesi için, üyenin payının düzeltilmiş maliyet esasını aşan dağıtılan nakit, payın satışından veya değişiminden doğan kazanç sayılır. K-1'deki sermaye hesabı maliyet esasını hesaplamak için kullanılamaz; bkz. ortak sermaye hesapları.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyladır.

Şahıs işletmesi sahibi

Bir işletme US$90.000 kâr eder ve sahibi yıl boyunca kişisel hesabına US$60.000 aktarır. Defterler US$90.000 kâr ve özkaynağı azaltan US$60.000 çekim gösterir. Sahip Schedule C'de net kârı US$30.000 değil, US$90.000 olarak bildirir ve serbest çalışma vergisi çekimden değil, bu kârdan hesaplanır.

Gider olarak kodlanan banka akışı

Verilmiş bir yılın her ayında US$2.000 tutarındaki bir “Transfer to checking” kaydı Ofis Giderleri (Office Expenses) hesabına kabul edildi. Defterler ve beyanname US$50.000 kâr gösteriyor. Bu transferlerin hepsi çekimse kâr US$74.000 olur; çünkü US$24.000 tutarındaki çekimler indirilmiştir. US$24.000'ı çekim hesabına yeniden sınıflandırmak defterleri düzeltir. Verilmiş beyannamenin ise büyük olasılıkla US$24.000 kâr ekleyen bir düzeltmeye ihtiyacı olur; bu düzeltme ek gelir vergisi ve serbest çalışma vergisi, asıl son tarihten itibaren faiz ve olası cezalar getirir.

İki üyeli LLC

Her üye kendi çekim hesabına ayda US$3.000, yani yılda kişi başı US$36.000 çeker. LLC US$120.000 kazanır, sözleşme kârı eşit böler, garantili ödeme yoktur ve her üyenin dağıtım için yeterli maliyet esası vardır. Her üye, çekilsin veya çekilmesin US$60.000 üzerinden vergilendirilir. Her K-1 dağıtım olarak US$36.000 gösterir ve hiçbiri gider değildir. Her sermaye hesabı net US$24.000 artar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çekimler beyanname verilmiş bir yılda gider olarak kaydedildi, kendiniz için bordro yürütüldü, sahip özkaynağı negatif ya da beyannameyle uyuşmuyor ya da bir kredi veren veya hazırlayıcı temiz mali tablolara ihtiyaç duyuyor: düzeltme defterleri değiştirir, verilmiş bir beyannameyi değiştirebilir ve bundan sonra hesapların nasıl kurulacağını belirler. Muhasebe kayıtları desteği, muhasebe kayıtlarını temizleme kontrol listesi ve işletme gideri hatalarında beyannamenin düzeltilmesi ile başlayın.
• İşletmeniz bir şirket ya da şirket olarak vergilendirilen bir LLC: S şirketi için bkz. S şirketi dağıtımlarının kaydı; C şirketi için bkz. C şirketi sahip temettüleri.
• LLC'niz yıl içinde vergi sınıfını değiştirdi (ikinci bir üye katıldı ya da şirket veya S statüsünü seçti): çekim kuralları yürürlük tarihinden itibaren değişir, bu yüzden defterlerin orada bir kesim yapması gerekir. S seçimi (Form 2553) genellikle yürürlüğe gireceği yılın başından sonraki 2 ay 15 gün içinde verilmelidir (IRS). Muhasebe kayıtları desteği ile başlayın.
• Siz veya bir üye ABD dışında yaşıyorsunuz: yabancı sahipli tek üyeli bir LLC sahip çekimlerini Form 5472'de bildirebilir; bkz. yabancı sahip olarak kendinize ödeme ve yabancı ortak stopajı.
• Siz ve eşiniz, müşterek mal (community property) eyaletinde bir LLC'ye birlikte sahipsiniz: IRS şahıs işletmesi veya ortaklık işlemini kabul eder; bu yüzden çekim hesaplarını kurmadan önce hangi beyannameyi verdiğinizi doğrulayın; bkz. LLC özkaynak hesapları ve muhasebe kayıtları desteği.
• Çekimlerden sonra özkaynak negatif ya da üyelerin hesapları K-1'lerle uyuşmuyor: bkz. negatif sahip özkaynağı ve ortak sermaye hesapları.
• LLC'niz bir üyeye kâra bakılmadan iş veya sermaye karşılığı ödeme vaat ediyor: bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.
• Kişisel faturalar doğrudan işletme hesabından ödeniyor: bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler.
• Kendi paranızı koydunuz: bkz. sahibin katkısı mı kredisi mi.
• Kendinize nasıl ödeme yapacağınızı öğrenmek istiyorsunuz: bkz. LLC'den kendinize ödeme.