Retirada do proprietário: como lançar no QuickBooks e na escrituração

O que é a retirada do proprietário e ela é uma despesa do negócio?

A retirada do proprietário é o dinheiro ou o bem que o proprietário tira do negócio para uso pessoal. Não é despesa do negócio: é o proprietário retirando lucro, então reduz o patrimônio líquido dele e nunca passa pela demonstração do resultado. Para lançá-la, registre cada saída para uso pessoal em uma conta de patrimônio líquido chamada “Retirada do proprietário” (Owner’s draw), nunca em uma conta de despesa. A Publication 334 descreve a conta de retiradas como uma conta separada para a renda do negócio retirada para pagar despesas pessoais e de família, também chamada de conta de saques ou conta pessoal. Ela também diz que um empresário individual não pode deduzir o próprio salário nem as retiradas pessoais.

A retirada pode ser um bem, não só dinheiro. Mercadoria levada para uso pessoal sai das compras e é lançada na conta de retiradas (Publication 334).

Esta página trata de empresários individuais e de proprietários de LLCs tributadas como empresa individual ou como sociedade de pessoas, cujas retiradas seguem a mesma regra. Uma corporação, inclusive uma LLC tributada como corporação, lança distribuições e salários, não retiradas. Em uma corporação S (Form 1120-S), os pagamentos a um diretor são salários na medida em que forem remuneração razoável por serviços; veja como lançar as distribuições de uma corporação S. Para uma corporação C (Form 1120), veja dividendos pagos ao proprietário de uma corporação C. Se a sua última declaração foi um Form 1120-S ou um Form 1120, você está nesse grupo.

Um caso não é simples quando:

• as retiradas já foram lançadas como despesas, salários ou folha de pagamento
• o ano já foi entregue
• o patrimônio líquido do proprietário é negativo ou não fecha com a declaração
• a LLC tem mais de um membro

Reúna primeiro: os extratos bancários do ano inteiro, o plano de contas, a declaração do ano passado, o tipo de entidade e o acordo operacional, no caso de uma LLC com dois ou mais membros.

Por que as retiradas para a minha conta pessoal aparecem como despesas e como faço para parar isso?

Uma retirada aparece como despesa porque o outro lado do lançamento bancário foi feito em uma conta de despesa. Toda transferência que sai do banco precisa de uma conta do outro lado. Quando uma transferência sem correspondência para uma conta pessoal é aceita em uma categoria que parece servir, o lucro cai nesse valor.

Para parar com isso:

1. Crie a conta de retiradas no patrimônio líquido (veja “Como lanço a retirada do proprietário e em qual conta?”).
2. Na conexão bancária, registre cada transferência para uso pessoal do proprietário como transferência para a conta de retiradas, nunca como despesa. Pagar de volta um empréstimo genuíno de um membro é outro lançamento; veja aporte ou empréstimo do proprietário à LLC.
3. Mantenha o pagamento do proprietário fora da folha de pagamento. Um empresário individual não é empregado do negócio.
4. Pague as contas pessoais com uma conta pessoal. A Publication 583 diz para usar a conta do negócio só para o negócio e emitir cheques em seu nome apenas para retiradas de uso pessoal. Uma conta pessoal paga com a conta do negócio também é retirada; veja despesas pessoais pagas com a conta do negócio.
5. Trate os seus próprios pagamentos de imposto do mesmo modo. O imposto de renda federal não é dedução do negócio, e metade do imposto de autônomo (self-employment tax) é deduzida na declaração pessoal, não como despesa do negócio. Um pagamento de imposto estimado enviado da conta do negócio é retirada.
6. Olhe a demonstração do resultado todo mês. Nenhuma retirada deve aparecer nela. Pagamentos garantidos e outros pagamentos genuínos do negócio a membros precisam de classificação própria; veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.

Como lanço a retirada do proprietário e em qual conta?

A retirada pertence a uma conta de patrimônio líquido, nunca a uma conta de receita ou de despesa. Dê a ela o nome “Retirada do proprietário” (Owner’s draw) ou “Saques do proprietário” (Owner’s withdrawals). Menus e tipos de conta variam conforme o software, então escolha o tipo patrimônio líquido ao criá-la. Um tipo despesa a colocaria de volta na demonstração do resultado.

Uma LLC com vários membros deve manter uma conta de retiradas para cada membro, dentro do capital dele, porque a sociedade informa as distribuições de cada sócio separadamente. A configuração de todas as contas de patrimônio líquido está em contas de patrimônio líquido de uma LLC.

Como a retirada difere para um empresário individual, uma LLC de um único membro e uma LLC com vários membros?

Um empresário individual e o proprietário de uma LLC de um único membro têm uma conta de retiradas e nenhuma linha para ela na declaração. Cada membro de uma LLC com vários membros tem uma conta de retiradas que fecha com o K-1. O IRS trata uma LLC de um único membro como parte da declaração do proprietário, a menos que ela opte por ser tributada como corporação, e uma LLC com dois ou mais membros como sociedade de pessoas, a menos que opte por outro regime. Marido e mulher que são proprietários de uma LLC como bem comum do casal podem tratá-la de qualquer um dos dois modos, e o IRS aceita ambos, então confirme qual deles a sua declaração usa.

Para os membros, as instruções do K-1 tratam adiantamentos ou retiradas contra uma parte do lucro como distribuições correntes feitas no último dia do ano fiscal da sociedade. As instruções do Form 1065 pedem que a conta de capital de cada membro mostre retiradas e distribuições separadas da renda.

Um pagamento a um membro por trabalho ou pelo uso de capital, definido sem relação com a renda da LLC, é um pagamento garantido, que a LLC em geral deduz (Publication 541). Uma retirada regular e fixa contra a parte do lucro do membro ainda pode ser uma retirada; veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.

A retirada reduz meu lucro tributável ou é informada na minha declaração?

A retirada não reduz o lucro tributável. O imposto segue o lucro líquido, seja ele retirado ou não. A Publication 334 calcula o lucro líquido subtraindo as despesas do negócio da receita do negócio e o leva para a declaração do proprietário. Um empresário individual ou o proprietário de uma LLC de um único membro paga imposto de autônomo sobre o ganho líquido do trabalho por conta própria, à alíquota de 15,3%, calculado no Schedule SE, com a parte do Social Security limitada a um teto salarial anual (IRS).

Um membro de uma LLC com vários membros pode ter de pagar imposto sobre a sua parte da renda da LLC seja ela distribuída ou não. Essa parte também pode estar sujeita ao imposto de autônomo (caixa 14 do K-1). A retirada chega à declaração do membro apenas como distribuição do K-1, que em geral não é renda, a menos que exceda o custo-base (basis) (veja “E se eu retirar mais do que o negócio ganhou?”).

Devo imposto estimado quando faço retiradas?

Retiradas não são salários e em geral não têm retenção na folha de pagamento, então os proprietários pagam imposto estimado sobre o imposto que esperam dever, não sobre o dinheiro que retiram. A Publication 505 diz que o imposto estimado cobre a renda não sujeita a retenção, inclusive a renda de autônomo, e cobre o imposto de autônomo além do imposto de renda.

Em geral, você deve pagar imposto estimado se espera dever pelo menos $1.000 depois da retenção e dos créditos, e se a retenção e os créditos não cobrirem uma parte suficiente do imposto deste ano ou do ano passado. Uma retirada não é pagamento de imposto. Os testes de proteção (safe harbor), os valores e as datas estão em pagamentos trimestrais de imposto estimado. Uma sociedade de pessoas com um sócio estrangeiro pode ter de reter imposto sobre a parte desse sócio na renda de negócios dos EUA, mesmo que não distribua dinheiro (IRS); veja retenção sobre sócios estrangeiros.

Como corrijo retiradas que já lancei como despesas?

Reclassifique cada uma para a conta de retiradas e depois compare o lucro corrigido com qualquer declaração já entregue.

1. Liste os suspeitos: transferências para as contas do proprietário, cheques em nome do proprietário, contas pessoais, pagamentos de imposto estimado e qualquer valor em categorias de salários, folha de pagamento, diversos ou remuneração do proprietário.
2. Confira cada um com o extrato e a finalidade. Só pagamentos de uso pessoal são retiradas. Pagamento de volta de empréstimo de membro, reembolso de custos do negócio que o membro pagou e pagamentos garantidos são outros lançamentos, que mantêm a despesa ou a conta a pagar de origem. Um pagamento a fornecedor lançado na despesa errada é outra correção.
3. Separe o plano de saúde e as contribuições de aposentadoria do proprietário. Os prêmios do plano de saúde e as contribuições para o plano de aposentadoria do próprio empresário individual não são despesas do Schedule C; podem ser dedutíveis no Schedule 1 do Form 1040 (instruções do Schedule C). Se foram deduzidos no Schedule C, passá-los para a conta de retiradas aumenta o lucro, então confira se a dedução pessoal foi pedida.
4. Se você rodou folha de pagamento para si mesmo, declarações de impostos sobre a folha e um Form W-2 podem já ter sido entregues. Mudar a escrituração não os altera; peça a um preparador que revise essas entregas primeiro.
5. Passe as retiradas para a conta de retiradas. O lucro aumenta no total.
6. Se o ano já foi entregue, compare o lucro corrigido com a declaração. Um lucro maior pode significar que a declaração subestimou o imposto de renda e o imposto de autônomo.

Um empresário individual ou proprietário de LLC de um único membro corrige um Form 1040 entregue com o Form 1040-X, um para cada ano. Cobram-se juros sobre o imposto não pago até o vencimento original, e uma multa por atraso no pagamento pode se aplicar ao imposto adicional não pago depois que o IRS o cobra; outras multas podem se aplicar. Entregar antes de o IRS entrar em contato com você em geral evita a multa relacionada à precisão de 20% (26 CFR 1.6664-2).

Uma sociedade de pessoas fica sob o regime de auditoria centralizada, a menos que tenha optado por sair em uma declaração entregue no prazo (o Schedule B-2 mostra isso). A que optou por sair entrega um Form 1065 retificador e K-1s retificadores para cada sócio afetado, conforme as instruções do Form 1065. A que não optou em geral entrega um pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request, AAR) em vez de uma declaração retificadora e de K-1s retificadores. Só o representante da sociedade do ano revisado, ou a pessoa designada, pode assiná-lo, em geral em até 3 anos depois da data mais tardia entre a data de entrega da declaração e o vencimento sem prorrogação, e antes de qualquer Notice of Administrative Proceeding (IRS). Passado qualquer um dos dois limites, peça a um preparador que confira o caminho.

Vários anos já entregues, uma declaração de sociedade de pessoas ou um aviso do IRS são casos que um preparador deve revisar antes de qualquer lançamento ou retificação. Uma mudança em uma declaração federal também pode afetar a declaração estadual; entre em contato com o órgão de impostos do seu estado.

Mudar lançamentos em um ano já entregue também altera os saldos iniciais; veja data de fechamento depois da entrega dos impostos. Os passos da retificação, e quantos anos para trás o IRS em geral pode lançar imposto adicional, estão em como retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.

O que acontece com a conta de retiradas no fim do ano?

A maioria das escriturações fecha a conta de retiradas contra o patrimônio líquido no fim do ano, então ela começa o novo ano zerada. Para um empresário individual ou LLC de um único membro, as retiradas e o lucro do ano vão para o patrimônio líquido do proprietário. Para uma LLC com vários membros, as retiradas de cada membro vão para a conta de capital dele.

O patrimônio líquido final é o mesmo, feche você a conta de retiradas ou não: patrimônio líquido inicial, mais o dinheiro aportado, mais o lucro líquido, menos as retiradas. O lançamento de fechamento é uma etapa da escrituração, não uma entrega de imposto. Em uma sociedade de pessoas, as retiradas em dinheiro de cada membro devem concordar com as distribuições em dinheiro da caixa 19 do K-1. A caixa 19 também pode incluir bens e distribuições presumidas por redução da parte do membro nas dívidas da sociedade, que não são retiradas bancárias (instruções do K-1).

E se eu retirar mais do que o negócio ganhou?

Uma retirada acima do lucro não é despesa nem prejuízo. Um empresário individual ou proprietário de LLC de um único membro continua sendo tributado sobre o lucro líquido, e a retirada extra reduz o patrimônio líquido do proprietário, possivelmente para abaixo de zero; veja patrimônio líquido negativo do proprietário.

Para um membro de uma LLC com vários membros, o dinheiro distribuído acima do custo-base ajustado da participação do membro é tratado como ganho na venda ou permuta da participação. A conta de capital do K-1 não pode ser usada para calcular o custo-base; veja contas de capital dos sócios.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Empresário individual

Um negócio tem lucro de US$90.000 e sua proprietária transfere US$60.000 para a conta pessoal ao longo do ano. A escrituração mostra lucro de US$90.000 e uma retirada de US$60.000 que reduz o patrimônio líquido. Ela informa lucro líquido de US$90.000 no Schedule C, não US$30.000, e o imposto de autônomo é calculado sobre esse lucro, não sobre a retirada.

Uma conexão bancária lançada em despesa

Uma “Transferência para conta corrente” de US$2.000 foi aceita em Despesas de escritório (Office Expenses) todos os meses de um ano já entregue. A escrituração e a declaração mostram lucro de US$50.000. Se todas essas transferências eram retiradas, o lucro é de US$74.000, porque US$24.000 de retiradas foram deduzidos. Reclassificar os US$24.000 para a conta de retiradas corrige a escrituração. A declaração entregue provavelmente precisaria então de uma correção que acrescente US$24.000 de lucro, com o imposto de renda e o imposto de autônomo adicionais, juros desde o vencimento original e possivelmente multas.

LLC com dois membros

Cada membro retira US$3.000 por mês para a própria conta de retiradas, US$36.000 por ano cada um. A LLC ganha US$120.000, o acordo divide o lucro em partes iguais, não há pagamentos garantidos e cada membro tem custo-base (basis) suficiente para a distribuição. Cada membro é tributado sobre US$60.000, retirados ou não. Cada K-1 mostra US$36.000 em distribuições, e nenhum dos valores é despesa. A conta de capital de cada um sobe US$24.000 em termos líquidos.

E no seu caso?

• Retiradas foram lançadas como despesas em um ano já entregue, rodou-se folha de pagamento para você mesmo, o patrimônio líquido do proprietário é negativo ou não fecha com a declaração, ou um credor ou preparador precisa de demonstrações limpas: a correção muda a escrituração, pode mudar uma declaração entregue e define como as contas ficam configuradas daqui para a frente. Comece pela ajuda com escrituração contábil, pela lista de verificação para limpar a escrituração e por como retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.
• Seu negócio é uma corporação, ou uma LLC tributada como corporação: para uma corporação S, veja como lançar as distribuições de uma corporação S; para uma corporação C, veja dividendos pagos ao proprietário de uma corporação C.
• Sua LLC mudou de classificação fiscal durante o ano (entrou um segundo membro, ou ela optou pelo regime de corporação ou de corporação S): as regras de retirada mudam a partir da data de vigência, então a escrituração precisa de um corte nessa data. A opção pelo regime S (Form 2553) em geral deve ser entregue em até 2 meses e 15 dias depois do início do ano em que passa a valer (IRS). Comece pela ajuda com escrituração contábil.
• Você ou um membro mora fora dos EUA: uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira pode ter de informar as retiradas do proprietário no Form 5472; veja como se pagar sendo proprietário estrangeiro e retenção sobre sócios estrangeiros.
• Você e seu cônjuge são proprietários da LLC em um estado de bens comuns do casal (community property): o IRS aceita o tratamento como empresa individual ou como sociedade de pessoas, então confirme qual declaração você entrega antes de configurar as contas de retiradas; veja contas de patrimônio líquido de uma LLC e a ajuda com escrituração contábil.
• O patrimônio líquido está negativo depois das retiradas, ou as contas dos membros não fecham com os K-1s: veja patrimônio líquido negativo do proprietário e contas de capital dos sócios.
• Sua LLC promete a um membro um pagamento por trabalho ou por capital, sem relação com o lucro: veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.
• Contas pessoais são pagas direto da conta do negócio: veja despesas pessoais pagas com a conta do negócio.
• Você colocou dinheiro seu no negócio: veja aporte ou empréstimo do proprietário à LLC.
• Você quer saber como se pagar: veja como se pagar por uma LLC.