Entnahme des Eigentümers buchen: QuickBooks und Buchhaltung

Was ist eine Entnahme des Eigentümers, und ist sie eine Betriebsausgabe?

Eine Entnahme des Eigentümers (Owner's Draw) ist Geld oder Sachwert, den ein Eigentümer für private Zwecke aus dem Unternehmen nimmt. Sie ist keine Betriebsausgabe. Der Eigentümer nimmt Gewinn heraus, deshalb sinkt sein Eigenkapital, und die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt unberührt. Buchen Sie jede private Entnahme auf ein Eigenkapitalkonto mit dem Namen „Owner's draw“ (Entnahme des Eigentümers), nie auf ein Ausgabenkonto. Publication 334 beschreibt ein Entnahmekonto als separates Konto für Geschäftseinnahmen, die für private und familiäre Ausgaben entnommen werden, auch Konto für Entnahmen oder privates Konto genannt. Außerdem sagt sie, dass ein Einzelunternehmer sein eigenes Gehalt oder private Entnahmen nicht abziehen kann.

Eine Entnahme kann ein Sachwert sein, nicht nur Bargeld. Ware, die für private Zwecke entnommen wird, wird aus den Einkäufen herausgenommen und dem Entnahmekonto belastet (Publication 334).

Dieser Ratgeber gilt für Einzelunternehmer und für Eigentümer von LLCs (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die als Einzelunternehmen oder als Personengesellschaft besteuert werden. Ihre Entnahmen folgen derselben Regel. Eine Kapitalgesellschaft, auch eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, bucht Ausschüttungen und Löhne, keine Entnahmen. Bei einer S Corporation (Form 1120-S) sind Zahlungen an einen Officer (Führungskraft) insoweit Lohn, als sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind; siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen. Für eine C Corporation (Form 1120) siehe Dividenden an Eigentümer einer C Corporation. Wenn Ihre letzte Erklärung eine Form 1120-S oder Form 1120 war, gehören Sie zu dieser Gruppe.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Entnahmen bereits auf Ausgaben, Löhne oder die Lohnabrechnung gebucht wurden
• das Jahr bereits eingereicht ist
• das Eigenkapital des Eigentümers negativ ist oder nicht zur Erklärung passt
• die LLC mehr als ein Mitglied hat

Legen Sie zuerst bereit: die Kontoauszüge für das ganze Jahr, den Kontenplan, die Erklärung des Vorjahres, die Rechtsform und bei einer LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern den Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC).

Warum erscheinen Überweisungen auf mein privates Konto als Ausgaben, und wie verhindere ich das?

Eine Überweisung erscheint als Ausgabe, weil die Gegenseite der Bankbuchung auf ein Ausgabenkonto gebucht wurde. Jede Überweisung von der Bank braucht auf der Gegenseite ein Konto. Wird eine nicht zugeordnete Überweisung auf ein privates Konto in eine Kategorie übernommen, die ungefähr passt, sinkt der Gewinn um diesen Betrag.

So verhindern Sie das:

1. Legen Sie das Entnahmekonto unter dem Eigenkapital an (siehe „Wie buche ich eine Entnahme des Eigentümers, und auf welches Konto?“).
2. Erfassen Sie im Bank-Feed jede private Überweisung an den Eigentümer als Übertrag auf das Entnahmekonto, nie als Ausgabe. Die Rückzahlung eines echten Darlehens eines Mitglieds ist eine andere Buchung; siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers.
3. Halten Sie die Vergütung des Eigentümers aus der Lohnabrechnung heraus. Ein Einzelunternehmer ist kein Arbeitnehmer des Unternehmens.
4. Zahlen Sie private Rechnungen von einem privaten Konto. Publication 583 sagt, dass Sie das Geschäftskonto nur geschäftlich nutzen und Schecks an sich selbst nur für private Entnahmen ausstellen sollen. Eine private Rechnung, die vom Geschäftskonto bezahlt wird, ist ebenfalls eine Entnahme; siehe private Ausgaben, vom Geschäftskonto bezahlt.
5. Behandeln Sie Ihre eigenen Steuerzahlungen genauso. Die US-Bundeseinkommensteuer ist kein Betriebsausgabenabzug, und die Hälfte der Selbstständigensteuer wird in der privaten Erklärung abgezogen, nicht als Betriebsausgabe. Eine Vorauszahlung vom Geschäftskonto ist eine Entnahme.
6. Sehen Sie sich die Gewinn- und Verlustrechnung jeden Monat an. Entnahmen sollten dort nicht erscheinen. Garantierte Zahlungen und andere echte Geschäftszahlungen an Mitglieder brauchen eine eigene Einstufung; siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.

Wie buche ich eine Entnahme des Eigentümers, und auf welches Konto?

Eine Entnahme gehört auf ein Eigenkapitalkonto, nie auf ein Ertrags- oder Ausgabenkonto. Nennen Sie es „Owner's draw“ oder „Owner's withdrawals“ (Entnahmen des Eigentümers). Menüs und Kontotypen unterscheiden sich je nach Software, wählen Sie daher beim Anlegen den Typ Eigenkapital. Ein Ausgabentyp würde die Entnahme wieder in die Gewinn- und Verlustrechnung bringen.

Eine LLC mit mehreren Mitgliedern sollte für jedes Mitglied ein eigenes Entnahmekonto unter dessen Kapital führen, weil die Personengesellschaft die Ausschüttungen jedes Gesellschafters getrennt meldet. Wie Sie alle Eigenkapitalkonten einrichten, steht in Eigenkapitalkonten einer LLC.

Wie unterscheidet sich eine Entnahme bei einem Einzelunternehmer, einer LLC mit einem Mitglied und einer LLC mit mehreren Mitgliedern?

Ein Einzelunternehmer und der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied haben ein Entnahmekonto und keine Zeile dafür in der Erklärung. Jedes Mitglied einer LLC mit mehreren Mitgliedern hat ein Entnahmekonto, das zu Schedule K-1 passt. Der IRS behandelt eine LLC mit einem Mitglied als Teil der Erklärung des Eigentümers, solange sie nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt, und eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern als Personengesellschaft, solange sie nichts anderes wählt. Ein Ehepaar, dem eine LLC gemeinsam als Gütergemeinschaft gehört, kann sie als beides behandeln, und der IRS akzeptiert beide Positionen. Prüfen Sie daher, welche Ihre Erklärung verwendet.

Für Mitglieder behandeln die K-1-Anleitungen Vorschüsse oder Entnahmen auf einen Anteil als laufende Ausschüttungen, die am letzten Tag des Steuerjahres der Personengesellschaft erfolgen. Die Anleitung zu Form 1065 verlangt, dass das Kapitalkonto jedes Mitglieds Entnahmen und Ausschüttungen getrennt von den Einkünften zeigt.

Eine Zahlung an ein Mitglied für Arbeit oder für die Überlassung von Kapital, die unabhängig von den Einkünften der LLC festgelegt wird, ist eine garantierte Zahlung, die die LLC in der Regel abziehen kann (Publication 541). Eine regelmäßige feste Entnahme auf den Gewinnanteil des Mitglieds kann trotzdem eine Entnahme sein; siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.

Senkt eine Entnahme meinen steuerpflichtigen Gewinn, und wird sie in meiner Erklärung gemeldet?

Eine Entnahme senkt den steuerpflichtigen Gewinn nicht. Die Steuer richtet sich nach dem Reingewinn, ob er entnommen wird oder nicht. Publication 334 ermittelt den Reingewinn, indem sie die Betriebsausgaben von den Geschäftseinnahmen abzieht, und überträgt ihn in die Erklärung des Eigentümers. Ein Einzelunternehmer oder der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied zahlt Selbstständigensteuer auf die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit mit 15,3 %, berechnet in Schedule SE, wobei der Social-Security-Anteil auf eine jährliche Bemessungsgrenze beschränkt ist (IRS).

Ein Mitglied einer LLC mit mehreren Mitgliedern kann für seinen Anteil an den Einkünften der LLC steuerpflichtig sein, ob sie ausgeschüttet werden oder nicht. Dieser Anteil kann auch der Selbstständigensteuer unterliegen (K-1, Feld 14). Die Entnahme erreicht die Erklärung des Mitglieds nur als Ausschüttung im K-1, die in der Regel keine Einkünfte ist, es sei denn, sie übersteigt die Anschaffungskosten (Basis) (siehe „Was gilt, wenn ich mehr entnehme, als das Unternehmen verdient hat?“).

Schulde ich Vorauszahlungen, wenn ich Entnahmen vornehme?

Entnahmen sind kein Lohn und unterliegen in der Regel keinem Einbehalt über die Lohnabrechnung. Eigentümer zahlen deshalb Vorauszahlungen (Estimated Tax) auf ihre erwartete Steuerschuld, nicht auf das entnommene Geld. Publication 505 sagt, dass die Vorauszahlungen Einkünfte abdecken, bei denen nichts einbehalten wird, einschließlich Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit, und dass sie neben der Einkommensteuer auch die Selbstständigensteuer abdecken.

Sie müssen in der Regel Vorauszahlungen leisten, wenn Sie nach Einbehalt und Steuergutschriften voraussichtlich mindestens $1.000 schulden und Ihr Einbehalt und Ihre Steuergutschriften nicht genug von der Steuer dieses oder des letzten Jahres abdecken. Eine Entnahme ist keine Steuerzahlung. Die Safe-Harbor-Tests, Beträge und Termine stehen in vierteljährliche Vorauszahlungen. Eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Gesellschafter muss unter Umständen auf dessen Anteil an US-Geschäftseinkünften Steuer einbehalten, auch wenn sie kein Bargeld ausschüttet (IRS); siehe Quellensteuer bei ausländischen Gesellschaftern.

Wie korrigiere ich Entnahmen, die ich bereits als Ausgaben gebucht habe?

Buchen Sie jede einzelne auf das Entnahmekonto um und prüfen Sie dann den korrigierten Gewinn gegen jede bereits eingereichte Erklärung.

1. Listen Sie die verdächtigen Posten auf: Überweisungen auf Konten des Eigentümers, Schecks an den Eigentümer, private Rechnungen, Vorauszahlungen und alles in Kategorien für Löhne, Lohnabrechnung, Sonstiges oder Vergütung des Eigentümers.
2. Ordnen Sie jeden Posten dem Kontoauszug und seinem Zweck zu. Nur private Zahlungen sind Entnahmen. Rückzahlungen von Darlehen eines Mitglieds, Erstattungen von Geschäftskosten, die das Mitglied gezahlt hat, und garantierte Zahlungen sind andere Buchungen, die ihre zugrunde liegende Ausgabe oder Verbindlichkeit behalten. Eine Zahlung an einen Lieferanten, die auf die falsche Ausgabe gebucht wurde, ist eine andere Korrektur.
3. Trennen Sie Krankenversicherung und Altersvorsorge des Eigentümers ab. Die eigenen Krankenversicherungsprämien und die eigenen Beiträge eines Einzelunternehmers zur Altersvorsorge sind keine Ausgaben in Schedule C; sie können stattdessen in Schedule 1 der Form 1040 abziehbar sein (Anleitung zu Schedule C). Wurden sie in Schedule C abgezogen, erhöht das Verschieben auf das Entnahmekonto den Gewinn. Prüfen Sie daher, ob der private Abzug geltend gemacht wurde.
4. Wenn Sie für sich selbst eine Lohnabrechnung geführt haben, wurden möglicherweise schon Erklärungen zur Lohnsteuer und eine Form W-2 (Lohnbescheinigung) eingereicht. Eine Änderung der Bücher ändert sie nicht. Lassen Sie diese Einreichungen zuerst von einem Ersteller der Steuererklärung prüfen.
5. Verschieben Sie die Entnahmen auf das Entnahmekonto. Der Gewinn steigt um die Summe.
6. Ist das Jahr eingereicht, vergleichen Sie den korrigierten Gewinn mit der Erklärung. Ein höherer Gewinn kann bedeuten, dass die Erklärung Einkommensteuer und Selbstständigensteuer zu niedrig ausgewiesen hat.

Ein Einzelunternehmer oder der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied korrigiert eine eingereichte Form 1040 mit Form 1040-X, eine für jedes Jahr. Auf Steuer, die nicht bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin gezahlt wurde, fallen Zinsen an, und auf zusätzliche Steuer, die nach Aufforderung des IRS nicht gezahlt wird, kann ein Säumniszuschlag erhoben werden; weitere Strafzuschläge sind möglich. Eine Einreichung, bevor der IRS Sie kontaktiert, vermeidet in der Regel den genauigkeitsbezogenen Strafzuschlag von 20 % (26 CFR 1.6664-2).

Eine Personengesellschaft unterliegt der zentralisierten Prüfungsregelung (Centralized Partnership Audit Regime), es sei denn, sie hat sich in einer rechtzeitig eingereichten Erklärung davon abgemeldet (Schedule B-2 zeigt das). Eine Gesellschaft, die sich abgemeldet hat, reicht laut Anleitung zu Form 1065 eine geänderte Form 1065 und geänderte K-1 für jeden betroffenen Gesellschafter ein. Eine Gesellschaft, die das nicht getan hat, reicht in der Regel statt einer Änderungserklärung und geänderter K-1 einen Antrag auf Verwaltungsanpassung (Administrative Adjustment Request, AAR) ein. Nur der Vertreter der Personengesellschaft (Partnership Representative) oder die bestimmte Person des geprüften Jahres kann ihn unterschreiben, in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach dem späteren von Einreichungsdatum der Erklärung oder nicht verlängertem Fälligkeitstermin und vor einer Notice of Administrative Proceeding (Mitteilung über ein Verwaltungsverfahren) (IRS). Ist eine der beiden Grenzen überschritten, lassen Sie den Weg von einem Ersteller der Steuererklärung prüfen.

Mehrere eingereichte Jahre, eine Erklärung einer Personengesellschaft oder ein Schreiben des IRS sind Fälle, die ein Ersteller der Steuererklärung prüfen sollte, bevor eine Buchung oder Änderung erfolgt. Eine Änderung einer Bundessteuererklärung kann auch die Erklärung des Bundesstaates betreffen; wenden Sie sich an die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.

Wer Buchungen in einem eingereichten Jahr ändert, verschiebt auch Eröffnungssalden; siehe Stichtag für den Abschluss nach eingereichten Steuererklärungen. Die Schritte zur Änderung und wie viele Jahre zurück der IRS zusätzliche Steuer in der Regel festsetzen kann, stehen in Erklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern.

Was geschieht zum Jahresende mit dem Entnahmekonto?

Die meisten Bücher schließen das Entnahmekonto zum Jahresende ins Eigenkapital ab, sodass es im neuen Jahr bei null beginnt. Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied fließen die Entnahmen und der Gewinn des Jahres ins Eigenkapital des Eigentümers. Bei einer LLC mit mehreren Mitgliedern fließen die Entnahmen jedes Mitglieds auf dessen Kapitalkonto.

Das Eigenkapital am Ende ist gleich, ob Sie das Entnahmekonto abschließen oder nicht: Anfangseigenkapital, plus eingelegtes Geld, plus Reingewinn, minus Entnahmen. Die Abschlussbuchung ist ein Buchhaltungsschritt, keine Steuereinreichung. Bei einer Personengesellschaft sollten die Bar-Entnahmen jedes Mitglieds mit den Bar-Ausschüttungen in K-1, Feld 19 übereinstimmen. Feld 19 kann auch Sachwerte und fiktive Ausschüttungen durch einen Rückgang des Anteils des Mitglieds an den Schulden der Personengesellschaft enthalten, die keine Bank-Entnahmen sind (K-1-Anleitung).

Was gilt, wenn ich mehr entnehme, als das Unternehmen verdient hat?

Eine Entnahme über dem Gewinn ist weder Ausgabe noch Verlust. Ein Einzelunternehmer oder der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied wird wie zuvor auf den Reingewinn besteuert, und die zusätzliche Entnahme senkt das Eigenkapital des Eigentümers, möglicherweise unter null; siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers.

Bei einem Mitglied einer LLC mit mehreren Mitgliedern wird Bargeld, das über die angepassten Anschaffungskosten der Beteiligung des Mitglieds hinaus ausgeschüttet wird, als Gewinn behandelt, und zwar aus dem Verkauf oder Tausch der Beteiligung. Das Kapitalkonto im K-1 kann nicht zur Berechnung der Anschaffungskosten genutzt werden; siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, in US-Dollar.

Einzelunternehmerin

Ein Unternehmen erzielt einen Gewinn von US$90.000, und seine Eigentümerin überweist im Lauf des Jahres US$60.000 auf ihr privates Konto. Die Bücher zeigen einen Gewinn von US$90.000 und eine Entnahme von US$60.000, die das Eigenkapital mindert. Sie meldet in Schedule C einen Reingewinn von US$90.000, nicht US$30.000, und die Selbstständigensteuer wird aus diesem Gewinn berechnet, nicht aus der Entnahme.

Ein Bank-Feed, auf eine Ausgabe gebucht

Eine Überweisung „Transfer to checking“ über US$2.000 wurde in einem eingereichten Jahr jeden Monat in die Kategorie „Office Expenses“ (Bürokosten) übernommen. Die Bücher und die Erklärung zeigen einen Gewinn von US$50.000. War jede dieser Überweisungen eine Entnahme, beträgt der Gewinn US$74.000, denn US$24.000 an Entnahmen wurden abgezogen. Die Umbuchung der US$24.000 auf das Entnahmekonto korrigiert die Bücher. Die eingereichte Erklärung müsste dann wahrscheinlich korrigiert werden und US$24.000 Gewinn hinzufügen, mit zusätzlicher Einkommensteuer und Selbstständigensteuer, Zinsen ab dem ursprünglichen Fälligkeitstermin und möglicherweise Strafzuschlägen.

LLC mit zwei Mitgliedern

Jedes Mitglied entnimmt monatlich US$3.000 auf sein eigenes Entnahmekonto, also US$36.000 im Jahr je Mitglied. Die LLC erzielt US$120.000, der Vertrag teilt den Gewinn zu gleichen Teilen, es gibt keine garantierten Zahlungen, und jedes Mitglied hat genug Anschaffungskosten für die Ausschüttung. Jedes Mitglied wird auf US$60.000 besteuert, ob entnommen oder nicht. Jedes K-1 zeigt US$36.000 an Ausschüttungen, und keiner der Beträge ist eine Ausgabe. Jedes Kapitalkonto steigt netto um US$24.000.

Anders in Ihrem Fall?

• Entnahmen wurden in einem bereits eingereichten Jahr als Ausgaben gebucht, Sie haben für sich selbst eine Lohnabrechnung geführt, das Eigenkapital des Eigentümers ist negativ oder passt nicht zur Erklärung, oder ein Kreditgeber oder Ersteller der Steuererklärung braucht saubere Abschlüsse: Die Korrektur ändert die Bücher, kann eine eingereichte Erklärung ändern und bestimmt, wie die Konten künftig aufgebaut sind. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung, der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung und Erklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern.
• Ihr Unternehmen ist eine Kapitalgesellschaft, oder eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird: Für eine S Corporation siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen; für eine C Corporation siehe Dividenden an Eigentümer einer C Corporation.
• Ihre LLC hat im Laufe des Jahres ihre steuerliche Einstufung geändert (ein zweites Mitglied ist eingetreten, oder sie hat den Status einer Kapitalgesellschaft oder S Corporation gewählt): Die Regeln für Entnahmen ändern sich ab dem Wirksamkeitsdatum, daher brauchen die Bücher dort einen Schnitt. Eine S-Wahl (Form 2553) muss in der Regel innerhalb von 2 Monaten und 15 Tagen nach Beginn des Jahres eingereicht werden, in dem sie wirksam wird (IRS). Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie oder ein Mitglied leben außerhalb der USA: Eine LLC mit einem Mitglied, die einem Ausländer gehört, meldet Entnahmen des Eigentümers möglicherweise in Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz); siehe sich selbst als ausländischer Eigentümer bezahlen und Quellensteuer bei ausländischen Gesellschaftern.
• Sie und Ihr Ehepartner besitzen die LLC gemeinsam in einem Bundesstaat mit Gütergemeinschaft: Der IRS akzeptiert die Behandlung als Einzelunternehmen oder als Personengesellschaft, bestätigen Sie also, welche Erklärung Sie einreichen, bevor Sie Entnahmekonten anlegen; siehe Eigenkapitalkonten einer LLC und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Eigenkapital ist nach Entnahmen negativ, oder die Konten der Mitglieder stimmen nicht mit den K-1 überein: Siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers und Kapitalkonten der Gesellschafter.
• Ihre LLC verspricht einem Mitglied eine Vergütung für Arbeit oder Kapital unabhängig vom Gewinn: Siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.
• Private Rechnungen werden direkt vom Geschäftskonto bezahlt: Siehe private Ausgaben, vom Geschäftskonto bezahlt.
• Sie haben eigenes Geld eingelegt: Siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers.
• Sie wollen wissen, wie Sie sich selbst bezahlen: Siehe sich selbst aus einer LLC bezahlen.