Retrait du propriétaire : l'inscrire dans QuickBooks

Qu'est-ce qu'un retrait du propriétaire, et est-ce une dépense d'entreprise?

Un retrait du propriétaire est de l'argent ou un bien que le propriétaire sort de l'entreprise pour son usage personnel. Ce n'est pas une dépense d'entreprise : le propriétaire prélève des profits, ce qui réduit ses capitaux propres sans jamais toucher l'état des résultats. Pour l'inscrire, imputez chaque prélèvement à usage personnel à un compte de capitaux propres nommé « Retrait du propriétaire », jamais à un compte de dépenses. La Publication 334 décrit un compte de retraits comme un compte distinct où l'on inscrit les revenus d'entreprise retirés pour payer des dépenses personnelles et familiales, aussi appelé compte de prélèvements ou compte personnel. Elle précise aussi qu'un entrepreneur individuel ne peut pas déduire son propre salaire ni ses retraits personnels.

Un retrait peut être un bien, et pas seulement de l'argent. La marchandise prise pour usage personnel est retirée des achats et imputée au compte de retraits (Publication 334).

Cette page vise les entrepreneurs individuels et les propriétaires de LLC imposées comme une entreprise individuelle ou une société de personnes, dont les retraits suivent la même règle. Une société, y compris une LLC imposée comme une société, inscrit des distributions et des salaires, pas des retraits. Pour une société de type S (formulaire 1120-S), les paiements à un dirigeant sont des salaires dans la mesure où ils sont une rémunération raisonnable pour des services; voyez inscrire les distributions d'une société de type S. Pour une société de type C (formulaire 1120), voyez les dividendes versés au propriétaire d'une société de type C. Un formulaire 1120-S ou 1120 dans votre dernière déclaration signifie que vous appartenez à ce groupe.

Un cas n'est pas simple quand :

• des retraits ont déjà été classés dans les dépenses, les salaires ou la paie
• l'année est déjà produite
• les capitaux propres du propriétaire sont négatifs ou ne concordent pas avec la déclaration
• la LLC compte plus d'un membre

À rassembler d'abord : les relevés bancaires de toute l'année, le plan comptable, la déclaration de l'an dernier, le type d'entité et la convention d'exploitation d'une LLC de deux membres ou plus.

Pourquoi mes prélèvements vers mon compte personnel apparaissent-ils comme des dépenses, et comment l'éviter?

Un prélèvement apparaît comme une dépense parce que l'autre côté de l'écriture bancaire a été imputé à un compte de dépenses. Chaque sortie d'argent de la banque exige un compte de l'autre côté. Quand un transfert non rapproché vers un compte personnel est accepté dans une catégorie qui semble assez proche, le bénéfice baisse de ce montant.

Pour l'éviter :

1. Créez le compte de retraits dans les capitaux propres (voyez « Comment inscrire un retrait du propriétaire, et dans quel compte? »).
2. Dans le flux bancaire, inscrivez chaque transfert à usage personnel au propriétaire comme un transfert vers le compte de retraits, jamais comme une dépense. Le remboursement d'un véritable prêt d'un membre est une autre écriture; voyez apport ou prêt du propriétaire à sa LLC.
3. Gardez la rémunération du propriétaire hors de la paie. Un entrepreneur individuel n'est pas un employé de l'entreprise.
4. Payez les factures personnelles avec un compte personnel. La Publication 583 indique d'utiliser le compte de l'entreprise seulement pour l'entreprise et de faire des chèques à votre ordre seulement pour des retraits à usage personnel. Une facture personnelle payée avec le compte de l'entreprise est aussi un retrait; voyez les dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.
5. Traitez de la même façon vos propres paiements d'impôt. L'impôt fédéral sur le revenu n'est pas une déduction d'entreprise, et la moitié de l'impôt sur le travail autonome se déduit dans la déclaration personnelle, et non comme une dépense d'entreprise. Un paiement estimatif envoyé du compte de l'entreprise est un retrait.
6. Consultez l'état des résultats chaque mois. Aucun retrait ne doit y figurer. Les paiements garantis et les autres véritables paiements d'entreprise aux membres demandent leur propre classement; voyez paiements garantis et retraits des associés.

Comment inscrire un retrait du propriétaire, et dans quel compte?

Un retrait va dans un compte de capitaux propres, jamais dans un compte de revenus ou de dépenses. Nommez-le « Retrait du propriétaire » ou « Prélèvements du propriétaire ». Les menus et les types de comptes varient selon le logiciel; choisissez donc le type capitaux propres à la création. Un type dépense le remettrait dans l'état des résultats.

Une LLC à plusieurs membres devrait tenir un compte de retraits par membre, sous le capital de ce membre, parce que la société de personnes déclare séparément les distributions de chaque associé. La création de tous les comptes de capitaux propres est décrite dans les comptes de capitaux propres d'une LLC.

En quoi un retrait diffère-t-il pour un entrepreneur individuel, une LLC à membre unique et une LLC à plusieurs membres?

Un entrepreneur individuel et le propriétaire d'une LLC à membre unique ont un seul compte de retraits, sans ligne correspondante dans la déclaration. Chaque membre d'une LLC à plusieurs membres a un compte de retraits qui correspond à l'annexe K-1. L'IRS traite une LLC à membre unique comme une partie de la déclaration du propriétaire, à moins qu'elle ne choisisse d'être imposée comme une société, et une LLC de deux membres ou plus comme une société de personnes, sauf choix contraire. Des conjoints qui détiennent ensemble une LLC comme bien communautaire peuvent la traiter de l'une ou l'autre façon, et l'IRS accepte les deux positions; confirmez donc celle que votre déclaration utilise.

Pour les membres, les instructions de l'annexe K-1 traitent les avances ou les prélèvements sur une part comme des distributions courantes faites le dernier jour de l'année d'imposition de la société de personnes. Les instructions du formulaire 1065 demandent que le compte de capital de chaque membre montre les retraits et les distributions séparément du revenu.

Un paiement à un membre pour son travail ou l'usage de son capital, fixé sans égard au revenu de la LLC, est un paiement garanti, que la LLC déduit généralement (Publication 541). Un retrait fixe et régulier sur la part des bénéfices du membre peut quand même être un retrait; voyez paiements garantis et retraits des associés.

Un retrait réduit-il mon bénéfice imposable ou est-il déclaré dans ma déclaration?

Un retrait ne réduit pas le bénéfice imposable. L'impôt suit le bénéfice net, prélevé ou non. La Publication 334 calcule le bénéfice net en soustrayant les dépenses d'entreprise des revenus d'entreprise et le reporte dans la déclaration du propriétaire. Un entrepreneur individuel ou le propriétaire d'une LLC à membre unique paie l'impôt sur le travail autonome sur le revenu net tiré du travail autonome, au taux de 15,3 %, calculé à l'annexe SE, la partie sécurité sociale étant limitée à un plafond annuel de salaire (IRS).

Un membre d'une LLC à plusieurs membres peut devoir l'impôt sur sa part du revenu de la LLC, qu'elle soit distribuée ou non. Cette part peut aussi être assujettie à l'impôt sur le travail autonome (case 14 de l'annexe K-1). Le retrait n'atteint la déclaration du membre que sous forme de distribution à l'annexe K-1, ce qui n'est généralement pas un revenu, sauf si elle dépasse le coût de base (voyez « Et si je retire plus que ce que l'entreprise a gagné? »).

Dois-je un impôt estimatif quand je prends des retraits?

Les retraits ne sont pas des salaires et n'ont généralement aucune retenue sur la paie; les propriétaires paient donc un impôt estimatif sur l'impôt qu'ils prévoient devoir, et non sur l'argent qu'ils retirent. La Publication 505 indique que l'impôt estimatif vise les revenus non soumis à une retenue, y compris le revenu de travail autonome, et qu'il couvre l'impôt sur le travail autonome autant que l'impôt sur le revenu.

Vous devez généralement payer un impôt estimatif si vous prévoyez devoir au moins 1 000 $ après les retenues et les crédits, et que vos retenues et vos crédits ne couvriront pas une part suffisante de l'impôt de cette année ou de l'an dernier. Un retrait n'est pas un paiement d'impôt. Les critères de la règle refuge, les montants et les dates figurent dans les paiements trimestriels d'impôt estimatif. Une société de personnes qui compte un associé étranger peut devoir retenir de l'impôt sur la part de cet associé du revenu d'entreprise américain, même si elle ne distribue aucune somme (IRS); voyez la retenue sur les associés étrangers.

Comment corriger des retraits que j'ai déjà inscrits comme dépenses?

Reclassez chacun dans le compte de retraits, puis comparez le bénéfice corrigé avec toute déclaration déjà produite.

1. Dressez la liste des suspects : transferts vers les comptes du propriétaire, chèques à l'ordre du propriétaire, factures personnelles, paiements d'impôt estimatif, et tout ce qui se trouve dans les catégories salaires, paie, divers ou rémunération du propriétaire.
2. Faites correspondre chacun au relevé et à son objet. Seuls les paiements à usage personnel sont des retraits. Les remboursements de prêts d'un membre, les remboursements de coûts d'entreprise payés par le membre et les paiements garantis sont d'autres écritures, qui gardent leur dépense ou leur dette sous-jacente. Un paiement à un fournisseur imputé à la mauvaise dépense se corrige autrement.
3. Mettez de côté l'assurance maladie et les cotisations de retraite du propriétaire. Les primes d'assurance maladie et les cotisations au régime de retraite d'un entrepreneur individuel ne sont pas des dépenses de l'annexe C; elles peuvent être déductibles à l'annexe 1 du formulaire 1040 (instructions de l'annexe C). Si elles ont été déduites à l'annexe C, les déplacer vers le compte de retraits augmente le bénéfice; vérifiez donc si la déduction personnelle a été demandée.
4. Si vous avez fait une paie pour vous-même, des déclarations de charges sociales et un formulaire W-2 ont peut-être déjà été produits. Modifier les livres ne les change pas; faites d'abord examiner ces déclarations par un préparateur.
5. Déplacez les retraits vers le compte de retraits. Le bénéfice augmente du total.
6. Si l'année est produite, comparez le bénéfice corrigé avec la déclaration. Un bénéfice plus élevé peut signifier que la déclaration a sous-évalué l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome.

Un entrepreneur individuel ou le propriétaire d'une LLC à membre unique corrige un formulaire 1040 produit au moyen du formulaire 1040-X, un par année. Des intérêts s'appliquent sur l'impôt non payé à sa date d'échéance initiale, et une pénalité de paiement tardif peut s'appliquer à l'impôt supplémentaire non payé après la demande de l'IRS; d'autres pénalités peuvent s'appliquer. Produire avant que l'IRS ne prenne contact avec vous évite généralement la pénalité liée à l'exactitude de 20 % (26 CFR 1.6664-2).

Une société de personnes relève du régime de vérification centralisée, sauf si elle s'en est exclue dans une déclaration produite à temps (l'annexe B-2 l'indique). Celle qui s'en est exclue produit un formulaire 1065 modifié et des annexes K-1 modifiées pour chaque associé touché, selon les instructions du formulaire 1065. Celle qui ne s'en est pas exclue produit généralement une demande de rajustement administratif (AAR) plutôt qu'une déclaration modifiée et des annexes K-1 modifiées. Seul le représentant de la société de personnes de l'année examinée, ou la personne désignée, peut la signer, généralement dans les 3 ans suivant la plus tardive des deux dates : celle de la production de la déclaration ou la date d'échéance sans prolongation, et avant tout avis de procédure administrative (IRS). Si l'une ou l'autre limite est dépassée, faites vérifier la marche à suivre par un préparateur.

Plusieurs années produites, une déclaration de société de personnes ou un avis de l'IRS sont des cas qu'un préparateur doit examiner avant toute écriture ou modification. Un changement à une déclaration fédérale peut aussi toucher la déclaration d'État; communiquez avec l'agence fiscale de votre État.

Modifier des écritures dans une année produite déplace aussi les soldes d'ouverture; voyez la date de clôture après la production des déclarations. Les étapes de modification, et le nombre d'années pour lesquelles l'IRS peut généralement établir un impôt supplémentaire, se trouvent dans modifier une déclaration après des erreurs de dépenses d'entreprise.

Que devient le compte de retraits en fin d'année?

La plupart des livres clôturent le compte de retraits dans les capitaux propres en fin d'année, de sorte qu'il repart à zéro la nouvelle année. Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, les retraits et le bénéfice de l'année vont dans les capitaux propres du propriétaire. Pour une LLC à plusieurs membres, les retraits de chaque membre vont dans le compte de capital de ce membre.

Les capitaux propres de clôture sont les mêmes, que vous clôturiez ou non le compte de retraits : capitaux propres d'ouverture, plus les apports, plus le bénéfice net, moins les retraits. L'écriture de clôture est une étape de tenue de livres, et non une production fiscale. Pour une société de personnes, les retraits en argent de chaque membre doivent concorder avec les distributions en argent de la case 19 de l'annexe K-1. La case 19 peut aussi inclure des biens et des distributions réputées liées à une baisse de la part du membre dans la dette de la société de personnes, qui ne sont pas des retraits bancaires (instructions de l'annexe K-1).

Et si je retire plus que ce que l'entreprise a gagné?

Un retrait supérieur au bénéfice n'est ni une dépense ni une perte. Un entrepreneur individuel ou le propriétaire d'une LLC à membre unique est imposé sur le bénéfice net comme avant, et le retrait excédentaire réduit les capitaux propres du propriétaire, peut-être sous zéro; voyez les capitaux propres négatifs du propriétaire.

Pour un membre d'une LLC à plusieurs membres, l'argent distribué au-delà du coût de base rajusté de sa participation est traité comme un gain provenant de la vente ou de l'échange de la participation. Le compte de capital de l'annexe K-1 ne peut pas servir à calculer le coût de base; voyez les comptes de capital des associés.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Entrepreneure individuelle

Une entreprise réalise un bénéfice de 90 000 $ US et sa propriétaire transfère 60 000 $ US vers son compte personnel au cours de l'année. Les livres montrent un bénéfice de 90 000 $ US et un retrait de 60 000 $ US qui réduit les capitaux propres. Elle déclare un bénéfice net de 90 000 $ US à l'annexe C, et non de 30 000 $ US, et l'impôt sur le travail autonome se calcule à partir de ce bénéfice, et non du retrait.

Un flux bancaire imputé à une dépense

Un « virement vers le compte chèques » de 2 000 $ US a été accepté dans les frais de bureau chaque mois d'une année produite. Les livres et la déclaration montrent un bénéfice de 50 000 $ US. Si chacun de ces transferts était un retrait, le bénéfice est de 74 000 $ US, car 24 000 $ US de retraits ont été déduits. Reclasser les 24 000 $ US dans le compte de retraits corrige les livres. La déclaration produite devrait alors probablement être corrigée pour ajouter 24 000 $ US de bénéfice, avec l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome supplémentaires, des intérêts depuis la date d'échéance initiale et peut-être des pénalités.

LLC de deux membres

Chaque membre retire 3 000 $ US par mois dans son propre compte de retraits, soit 36 000 $ US par année chacun. La LLC gagne 120 000 $ US, la convention répartit le bénéfice à parts égales, il n'y a aucun paiement garanti, et chaque membre a un coût de base suffisant pour la distribution. Chaque membre est imposé sur 60 000 $ US, prélevés ou non. Chaque annexe K-1 indique 36 000 $ US de distributions, et aucun des deux montants n'est une dépense. Chaque compte de capital augmente de 24 000 $ US net.

Votre situation est différente?

• Des retraits ont été inscrits comme dépenses dans une année déjà produite, une paie a été faite pour vous-même, les capitaux propres du propriétaire sont négatifs ou ne concordent pas avec la déclaration, ou un prêteur ou un préparateur a besoin d'états propres : la correction modifie les livres, peut modifier une déclaration produite et détermine la façon de configurer les comptes à partir de maintenant. Commencez par l'aide en tenue de livres, la liste de vérification pour nettoyer les livres et modifier une déclaration après des erreurs de dépenses d'entreprise.
• Votre entreprise est une société, ou une LLC imposée comme une société : pour une société de type S, voyez inscrire les distributions d'une société de type S; pour une société de type C, voyez les dividendes versés au propriétaire d'une société de type C.
• Votre LLC a changé de régime fiscal en cours d'année (un deuxième membre s'est joint, ou elle a choisi le statut de société ou de société de type S) : les règles des retraits changent à la date d'effet; les livres ont donc besoin d'une coupure à cette date. Un choix de société de type S (formulaire 2553) doit généralement être produit dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année où il prend effet (IRS). Commencez par l'aide en tenue de livres.
• Vous ou un membre vivez hors des États-Unis : une LLC à membre unique détenue par un étranger peut déclarer les retraits du propriétaire au formulaire 5472; voyez vous payer comme propriétaire étranger et la retenue sur les associés étrangers.
• Vous et votre conjoint détenez ensemble la LLC dans un État de bien communautaire : l'IRS accepte le traitement d'entrepreneur individuel ou de société de personnes; confirmez donc quelle déclaration vous produisez avant de configurer les comptes de retraits. Voyez les comptes de capitaux propres d'une LLC et l'aide en tenue de livres.
• Les capitaux propres sont négatifs après les retraits, ou les comptes des membres ne concordent pas avec les annexes K-1 : voyez les capitaux propres négatifs du propriétaire et les comptes de capital des associés.
• Votre LLC promet à un membre une rémunération pour son travail ou son capital, sans égard au bénéfice : voyez paiements garantis et retraits des associés.
• Des factures personnelles sont payées directement avec le compte de l'entreprise : voyez les dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.
• Vous avez investi votre propre argent : voyez apport ou prêt du propriétaire à sa LLC.
• Vous voulez savoir comment vous payer : voyez vous payer à partir d'une LLC.