Retiro del propietario: cómo registrarlo en QuickBooks y en los libros

¿Qué es un retiro del propietario y es un gasto del negocio?

Un retiro del propietario es dinero o bienes que un propietario saca del negocio para uso personal. No es un gasto del negocio: es el propietario tomando utilidades, así que reduce su capital y nunca toca el estado de resultados. Para registrarlo, lleve cada retiro para uso personal a una cuenta de capital llamada «Retiro del propietario», nunca a una cuenta de gastos. La Publication 334 describe la cuenta de retiros como una cuenta aparte para el ingreso del negocio que se retira para pagar gastos personales y familiares, también llamada cuenta de retiros o cuenta personal. También dice que un propietario único no puede deducir su propio sueldo ni sus retiros personales.

Un retiro puede ser un bien, no solo efectivo. La mercancía que se toma para uso personal sale de las compras y se carga a la cuenta de retiros (Publication 334).

Esta página cubre a propietarios únicos y a propietarios de LLC que tributan como empresas individuales o como sociedades de personas, cuyos retiros siguen la misma regla. Una corporación, incluida una LLC que tributa como corporación, registra distribuciones y salarios, no retiros. En una corporación S (Form 1120-S), los pagos a un ejecutivo son salarios en la medida en que sean pago razonable por servicios; consulte cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Para una corporación C (Form 1120), consulte dividendos al propietario de una corporación C. Si su última declaración fue un Form 1120-S o un Form 1120, usted está en ese grupo.

Un caso no es sencillo cuando:

• los retiros ya se registraron como gastos, salarios o nómina
• el año ya se presentó
• el capital del propietario es negativo o no concilia con la declaración
• la LLC tiene más de un miembro

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios de todo el año, el plan de cuentas, la declaración del año pasado, el tipo de entidad y el acuerdo operativo de una LLC con dos o más miembros.

¿Por qué los retiros a mi cuenta personal aparecen como gastos y cómo lo evito?

Un retiro aparece como gasto porque el otro lado del asiento bancario se registró en una cuenta de gastos. Toda transferencia que sale del banco necesita una cuenta del otro lado. Cuando una transferencia sin clasificar a una cuenta personal se acepta en una categoría que parece servir, la utilidad baja por ese monto.

Para evitarlo:

1. Cree la cuenta de retiros dentro del capital (consulte «¿Cómo registro un retiro del propietario y en qué cuenta?»).
2. En la conexión bancaria, registre cada transferencia para uso personal al propietario como una transferencia a la cuenta de retiros, nunca como gasto. Reembolsar un préstamo genuino del miembro es otro asiento; consulte aporte o préstamo del propietario a su LLC.
3. Mantenga el pago al propietario fuera de la nómina. Un propietario único no es empleado del negocio.
4. Pague las cuentas personales desde una cuenta personal. La Publication 583 indica usar la cuenta del negocio solo para el negocio y emitir cheques a su nombre solo para retiros de uso personal. Una cuenta personal pagada desde la cuenta del negocio también es un retiro; consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.
5. Trate de la misma forma sus propios pagos de impuestos. El impuesto federal sobre la renta no es una deducción del negocio, y la mitad del impuesto por trabajo independiente se deduce en la declaración personal, no como gasto del negocio. Un pago de impuestos estimados enviado desde la cuenta del negocio es un retiro.
6. Revise el estado de resultados cada mes. No debe aparecer ningún retiro. Los pagos garantizados y otros pagos genuinos del negocio a los miembros necesitan su propia clasificación; consulte pagos garantizados frente a retiros de socios.

¿Cómo registro un retiro del propietario y en qué cuenta?

Un retiro pertenece a una cuenta de capital, nunca a una cuenta de ingresos o de gastos. Llámela «Retiro del propietario» o «Retiros del propietario». Los menús y los tipos de cuenta cambian según el software, así que elija el tipo capital al crearla. Un tipo gasto lo devolvería al estado de resultados.

Una LLC con varios miembros debe llevar una cuenta de retiros por cada miembro, dentro del capital de ese miembro, porque la sociedad de personas informa por separado las distribuciones de cada socio. La configuración de todas las cuentas de capital está en cuentas de capital de una LLC.

¿En qué se diferencia un retiro para un propietario único, una LLC de un solo miembro y una LLC con varios miembros?

Un propietario único y el propietario de una LLC de un solo miembro tienen una cuenta de retiros y ninguna línea para ella en la declaración. Cada miembro de una LLC con varios miembros tiene una cuenta de retiros que concilia con el K-1. El IRS trata a una LLC de un solo miembro como parte de la declaración del propietario, salvo que elija tributar como corporación, y a una LLC con dos o más miembros como sociedad de personas, salvo que así lo elija. Un esposo y una esposa que son dueños de una LLC como bienes gananciales pueden tratarla de cualquiera de las dos formas, y el IRS acepta ambas posiciones, así que confirme cuál usa su declaración.

Para los miembros, las instrucciones del K-1 tratan los adelantos o retiros a cuenta de una parte como distribuciones corrientes hechas el último día del año fiscal de la sociedad de personas. Las instrucciones del Form 1065 piden que la cuenta de capital de cada miembro muestre los retiros y las distribuciones aparte del ingreso.

Un pago a un miembro por su trabajo o por el uso de su capital, fijado sin tomar en cuenta el ingreso de la LLC, es un pago garantizado, que la LLC por lo general deduce (Publication 541). Un retiro regular y fijo a cuenta de la parte de utilidad del miembro puede seguir siendo un retiro; consulte pagos garantizados frente a retiros de socios.

¿Un retiro reduce mi utilidad gravable o se informa en mi declaración?

Un retiro no reduce la utilidad gravable. El impuesto sigue a la utilidad neta, se retire o no. La Publication 334 calcula la utilidad neta restando los gastos del negocio al ingreso del negocio y la lleva a la declaración del propietario. Un propietario único o el propietario de una LLC de un solo miembro paga el impuesto por trabajo independiente sobre las ganancias netas del trabajo independiente a 15.3%, calculado en el Schedule SE, con la parte del Seguro Social limitada a una base salarial anual (IRS).

Un miembro de una LLC con varios miembros puede deber impuesto sobre su parte del ingreso de la LLC se distribuya o no. Esa parte también puede estar sujeta al impuesto por trabajo independiente (K-1, casilla 14). El retiro llega a la declaración del miembro solo como una distribución del K-1, que por lo general no es ingreso salvo que exceda la base fiscal (consulte «¿Y si retiro más de lo que ganó el negocio?»).

¿Debo impuestos estimados cuando tomo retiros?

Los retiros no son salarios y por lo general no tienen retención de nómina, así que los propietarios pagan impuestos estimados sobre el impuesto que esperan deber, no sobre el efectivo que retiran. La Publication 505 dice que los impuestos estimados cubren el ingreso sin retención, incluido el ingreso por trabajo independiente, y cubren tanto el impuesto por trabajo independiente como el impuesto sobre la renta.

Por lo general debe pagar impuestos estimados si espera deber al menos $1,000 después de retenciones y créditos, y sus retenciones y créditos no cubrirán lo suficiente del impuesto de este año o del año pasado. Un retiro no es un pago de impuestos. Las pruebas de puerto seguro (safe harbor), los montos y las fechas están en pagos trimestrales de impuestos estimados. Una sociedad de personas con un socio extranjero puede tener que retener sobre la parte de ese socio del ingreso de negocios en EE. UU. aun cuando no distribuya efectivo (IRS); consulte retención a socios extranjeros.

¿Cómo corrijo los retiros que ya registré como gastos?

Reclasifique cada uno a la cuenta de retiros y luego compare la utilidad corregida con cualquier declaración ya presentada.

1. Haga una lista de los sospechosos: transferencias a las cuentas del propietario, cheques a nombre del propietario, cuentas personales, pagos de impuestos estimados y cualquier partida en categorías de salarios, nómina, varios o pago al propietario.
2. Compare cada uno con el estado de cuenta y su propósito. Solo los pagos de uso personal son retiros. El reembolso de préstamos del miembro, el reembolso de costos del negocio que pagó el miembro y los pagos garantizados son asientos distintos que conservan su gasto o cuenta por pagar de fondo. Un pago a un proveedor registrado en el gasto equivocado se corrige de otra forma.
3. Separe el seguro médico y los aportes de jubilación del propietario. Las primas del seguro médico de un propietario único y sus aportes a su propio plan de jubilación no son gastos del Schedule C; pueden ser deducibles en el Schedule 1 del Form 1040 (instrucciones del Schedule C). Si se dedujeron en el Schedule C, pasarlos a la cuenta de retiros aumenta la utilidad, así que verifique si se reclamó la deducción personal.
4. Si procesó nómina para usted mismo, es posible que ya se hayan presentado declaraciones de impuestos de nómina y un Form W-2. Cambiar los libros no las cambia; pida a un preparador que revise esas presentaciones primero.
5. Pase los retiros a la cuenta de retiros. La utilidad sube por el total.
6. Si el año ya se presentó, compare la utilidad corregida con la declaración. Una utilidad mayor puede significar que la declaración subestimó el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente.

Un propietario único o el propietario de una LLC de un solo miembro corrige un Form 1040 presentado con el Form 1040-X, uno por cada año. Se cobran intereses sobre el impuesto no pagado en su fecha de vencimiento original, y puede aplicar una multa por pago tardío al impuesto adicional no pagado después de que el IRS lo pida; pueden aplicar otras multas. Presentar antes de que el IRS lo contacte por lo general evita la multa por exactitud de 20% (26 CFR 1.6664-2).

Una sociedad de personas está bajo el régimen de auditoría centralizada salvo que haya optado por salir en una declaración presentada a tiempo (el Schedule B-2 lo muestra). La que sí optó por salir presenta un Form 1065 enmendado y K-1 enmendados para cada socio afectado, según las instrucciones del Form 1065. La que no optó por salir por lo general presenta una solicitud de ajuste administrativo (AAR) en lugar de una declaración enmendada y K-1 enmendados. Solo el representante de la sociedad del año revisado o la persona designada puede firmarla, por lo general dentro de 3 años después de la fecha posterior entre la de presentación de la declaración o su fecha de vencimiento sin prórroga, y antes de cualquier Notice of Administrative Proceeding (IRS). Pasado cualquiera de los dos límites, pida a un preparador que verifique el camino.

Varios años presentados, una declaración de sociedad de personas o un aviso del IRS son casos que un preparador debe revisar antes de hacer cualquier asiento o enmienda. Un cambio en una declaración federal también puede afectar la declaración estatal; comuníquese con la autoridad tributaria de su estado.

Cambiar asientos de un año presentado también mueve los saldos iniciales; consulte fecha de cierre después de presentar los impuestos. Los pasos de la enmienda, y cuántos años atrás puede el IRS determinar impuesto adicional por lo general, están en cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

¿Qué pasa con la cuenta de retiros al cierre del año?

La mayoría de los libros cierran la cuenta de retiros contra el capital al cierre del año, de modo que empieza el año nuevo en cero. Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, los retiros y la utilidad del año pasan al capital del propietario. Para una LLC con varios miembros, los retiros de cada miembro pasan a la cuenta de capital de ese miembro.

El capital final es el mismo se cierre o no la cuenta de retiros: capital inicial, más el dinero aportado, más la utilidad neta, menos los retiros. El asiento de cierre es un paso contable, no una presentación de impuestos. En una sociedad de personas, los retiros en efectivo de cada miembro deben concordar con las distribuciones en efectivo de la casilla 19 del K-1. La casilla 19 también puede incluir bienes y distribuciones presuntas por una baja en la parte del miembro en las deudas de la sociedad, que no son retiros bancarios (instrucciones del K-1).

¿Y si retiro más de lo que ganó el negocio?

Un retiro mayor que la utilidad no es un gasto ni una pérdida. Un propietario único o el propietario de una LLC de un solo miembro tributa sobre la utilidad neta como siempre, y el retiro adicional reduce su capital, quizá por debajo de cero; consulte capital negativo del propietario.

Para un miembro de una LLC con varios miembros, el efectivo distribuido por encima de la base fiscal ajustada de su participación se trata como ganancia por la venta o el intercambio de la participación. La cuenta de capital del K-1 no sirve para calcular la base; consulte las cuentas de capital de los socios.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Propietario único

Un negocio gana una utilidad de US$90,000 y su propietaria transfiere US$60,000 a su cuenta personal durante el año. Los libros muestran una utilidad de US$90,000 y un retiro de US$60,000 que reduce el capital. Ella informa una utilidad neta de US$90,000 en el Schedule C, no de US$30,000, y el impuesto por trabajo independiente se calcula sobre esa utilidad, no sobre el retiro.

Una conexión bancaria registrada en un gasto

Una «Transferencia a cuenta corriente» de US$2,000 se aceptó en Gastos de oficina todos los meses de un año presentado. Los libros y la declaración muestran una utilidad de US$50,000. Si todas esas transferencias fueron retiros, la utilidad es de US$74,000, porque se dedujeron US$24,000 de retiros. Reclasificar los US$24,000 a la cuenta de retiros corrige los libros. La declaración presentada probablemente necesitaría entonces una corrección que sume US$24,000 de utilidad, con el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente adicionales, intereses desde la fecha de vencimiento original y posiblemente multas.

LLC de dos miembros

Cada miembro retira US$3,000 al mes en su propia cuenta de retiros, US$36,000 al año cada uno. La LLC gana US$120,000, el acuerdo reparte la utilidad en partes iguales, no hay pagos garantizados y cada miembro tiene base suficiente para la distribución. Cada miembro tributa sobre US$60,000, los haya retirado o no. Cada K-1 muestra US$36,000 en distribuciones, y ninguno de los montos es un gasto. La cuenta de capital de cada uno sube US$24,000 netos.

¿Su situación es distinta?

• Los retiros se registraron como gastos en un año ya presentado, se procesó nómina para usted mismo, el capital del propietario es negativo o no concilia con la declaración, o un prestamista o preparador necesita estados limpios: la corrección cambia los libros, puede cambiar una declaración presentada y define cómo se configuran las cuentas de aquí en adelante. Empiece con ayuda con la contabilidad, la lista de verificación para regularizar la contabilidad y cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.
• Su negocio es una corporación, o una LLC que tributa como corporación: para una corporación S, consulte cómo registrar las distribuciones de una corporación S; para una corporación C, consulte dividendos al propietario de una corporación C.
• Su LLC cambió de clasificación tributaria durante el año (se sumó un segundo miembro, o eligió el estatus de corporación o de corporación S): las reglas de los retiros cambian a partir de la fecha de vigencia, así que los libros necesitan un corte ahí. Una elección S (Form 2553) por lo general debe presentarse dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año en que entra en vigor (IRS). Empiece con ayuda con la contabilidad.
• Usted o un miembro vive fuera de EE. UU.: una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera puede informar los retiros del propietario en el Form 5472; consulte cómo pagarse siendo propietario extranjero y retención a socios extranjeros.
• Usted y su cónyuge son dueños de la LLC en conjunto en un estado de bienes gananciales: el IRS acepta el trato de propietario único o de sociedad de personas, así que confirme qué declaración presenta antes de configurar las cuentas de retiros; consulte cuentas de capital de una LLC y ayuda con la contabilidad.
• El capital es negativo después de los retiros, o las cuentas de los miembros no concilian con los K-1: consulte capital negativo del propietario y las cuentas de capital de los socios.
• Su LLC promete a un miembro un pago por trabajo o capital sin importar la utilidad: consulte pagos garantizados frente a retiros de socios.
• Las cuentas personales se pagan directamente desde la cuenta del negocio: consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.
• Usted puso dinero propio: consulte aporte o préstamo del propietario a su LLC.
• Quiere saber cómo pagarse: consulte cómo pagarse desde una LLC.